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COMANDO MILITARE AUTONOMO SICILIA

SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE

Manuale di Gestione

del Protocollo Informatico

(art. 5 DPCM 31 ottobre 2000)

ISTRUZIONI PER IL CORRETTO FUNZIONAMENTO

DEL SERVIZIO

Edizione 2015

1

SOMMARIO MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI

DOCUMENTI E DELL'ARCHIVIO DEL COMANDO MILITARE

AUTONOMO SICILIA

10 1. PRINCIPI GENERALI

1.1 AMBITO DI APPLICAZIONE E ORGANIZZAZIONE 10

1.3 INDIVIDUAZIONE DELL'AREA AORGANIZZATIVA

OMOGENEA E RELATIVE UO 10

1.4 INDIVIDUAZIONE DEL RESPONSABILE DEL SERVIZIO E

COMPITI 10

1.5 CONSERVAZIONE DELLE COPIE DI RISERVA 11

1.6 TUTELA DEI DATI PERSONALI 12

1.7 CASELLA DI POSTA ELETTRRONICA ISTITUZIONALE 12

1.8 CASELLA DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA 12

1.9 SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI 13

1.10 ACCREDITAMENTO DELL'AOO ALL'IPA 13

14 2. ELIMINAZIONE DEI PROTOCOLLI DIVERI DAL PROTOCOLLO

IINFORMATICO

2.1 PIANO DI ATTUAZIONE 14

15 3. SICUREZZA

3.1 GENERALITA' 15

3.2 FORMAZIONE DEI DOCUMENTI – ASPETTI DI

SICUREZZA 15

33 GESTIONE DOCUMENTI INFORMATICI 16

3.4 TRASMISSIONE E INTERSCAMBIO DEI DOCUMENTI

INFORMATICI 16

3.5 ACCESSO AI DOCUMENTI INFORMATICI 17

3.6 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 18

2

19 4. MODALITA' DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER

LO SCAMBIO DEI DOCUMENTI

4.1 DOCUMENTO RICEVUTO 19

4.2 DOCUMENTO INVIATO 19

4.3 DOCUMENTO INTERNO 19

4.4 DOCUMENTO INFORMATICO 20

4.5 DOCUMENTO ANALOGICO - CARTACEO 20

4.6 FORMAZIONE DEI DOCUMENTI – ASPETTI OPERATIVI 20

4,7 USO DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA 21

23 5. DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI

DOCUMENTI

5.1 GENERALITA' 23

5.2 FLUSSO DEI DOCUMENTI RICEVUTI DALL'AOO 23

5.3 FLUSSO DEI DOCUMENTI INVIATI DALL'AOO 26

28 6. REGOLE DI SMISTAMENTO ED ASSEGNAZIONE DEI

DOCUMENTI RICEVUTI

6.1 SMISTAMENTO, ASSEGNAZIONE E PRESA IN CARICO 28

6.2

ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI IN

FORMATO DIGITALE 28

6.3

ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI IN

FORMATO CARTACEO 28

6.4 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI 29

30 7.

UO RESPONSABILI DELLE ATTIVITA' DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO, DI ORGANIZZAZIONE E DI TENUTA DEI DOCUMENTI

7.1 SERVIZIO ARCHIVISTICO 30

31 8.

ELENCO DEI DOCUMENTI ESCLUSI DALLA PROTOCOLLAZIONE E DEI DOCUEMNTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE

8.1 DOCUMENTI ESCLUSI 31

8.2

DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE

PARTICOLARE 31

32 9. SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE, FASCICOLAZIONE E PIANO DI CONSERVAZIONE

9.1 TITOLARIO O PAINO DI CLASSIFICAZIONE 32

3

9.2 FASCICOLI 32

34 10. MODALITA' DI PRODUZIONE E DI CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO INFORMATICO

10.1 UNICITA' DEL PROTOCOLLO INFORMATICO 34

10.2 REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO 34

10.3 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 34

10.4

ELEMENTI FACOLTATIVI DELLE REGISTRAZIONI DI

PROTOCOLLO 35

10.5 SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI 36

10.6

ANNULLAMENTO DELLE REGISTRAZIONI DI

PROTOCOLLO 37

10.7

CASI PARTICOLARI DI REGISTRAZIONE DI

PROTOCOLLO 37

10.8 REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO 39

41 11. MODALITA' DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA

11.1 IL REGISTRO DI EMERGENZA 40

11.2

MODALITA' DI APERTURA DEL REGISTRO DI

EMERGENZA 40

11.3

MODALITA' DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI

EMERGENZA 40

11.4

MODALITA' DI CHIUSURA E RECUPERO DEL REGISTRO

DI EMERGENZA 41

44 12. ALLEGATI

12.1 DEFINIZIONI 44

12.2 NORMATIVA DI RIFERIMENTO 45

12.3

ARTICOLAZIONE DI CIASCUNA UNITA'

ORGANIZZATIVA (UO) NELL'AMBITO DELL'AOO 48

12.4 REGOLAMENTO INTERNO SUL SERVIZIO POSTALE 54

12.5 FLUSSO SINOTTICO DELLA POSTA IN ENTRATA 56

12.6 FLUSSO SINOTTICO DELLA POSTA IN USCITA 57

12.7 REGOLE ASSEGNAZIONE DOCUMENTI 58

12.8 ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI 59

12.9

ATTRIBUZIONI DI FUNZIONI CONNESSE CON IL

SERVIZIO DI PROTOCOLLO INFORMATICO 63

4

12.10 ELEMENTI DELLA SEGNATURA 67

12.11 GESTIONE DEL REGISTRO DI EMERGENZA 68

12.12

LINEE GUIDA PER L'INSERIMENTO DEI DATI NEL

PROTOCOLLO INFORMATICO 69

5

COMANDO MILITARE AUTONOMO SICILIA

ATTO DI APPROVAZIONE

Approvo la pubblicazione del documento “Manuale di Gestione

del Protocollo Informatico”. - Edizione 2015

Palermo, 03 LUG. 2015

7

ELENCO DI DISTRIBUZIONE

SEGRETERIA DEL GENERALE COMANDANTE COPIA N° “1” SEGRETERIA DEL GENERALE VICE COMANDANTE COPIA N° “2” CAPO DI STATO MAGGIORE COPIA N° “3” UFFICIO AMMINISTRAZIONE COPIA N° “4” UFFICIO PERSONALE E RFC COPIA N° “5” UFFICIO AFFARI GENERALI COPIA N° “6” UFFICIO LOGISTICO COPIA N° “7” UFFICIO COMUNICAZIONE COPIA N° “8” SEZIONE SICUREZZA COPIA N° “9” SEZIONE PPB COPIA N° “10” SEZIONE SEGRETERIA PROT. INF. E FLUSSI DOC COPIA N° “11” SEZIONE C3I COPIA N° “12” REPARTO DI SUPPORTO GENERALE COPIA N° “13” COMANDO ALLA SEDE COPIA N° “15” UFFICALE DI SERVIZIO AL COMANDO COPIA N° “16” COMMISSIONE PERMANENTE LIQUIDAZIONE DANNI (CPALD) COPIA N° “17” CIRCOLO RICREATIVO DIPENDENTI DELLA DIFESA COPIA N° “18” CIRCOLO UFFICIALI DI PALERMO COPIA N° “19” CIRCOLO SOTTUFFICIALI DI PALERMO COPIA N° “20” CIRCOLO UNIFICATO DI MESSINA COPIA N° “21”

Sul sito WEB del Comando è pubblicato analogo documento in formato digitale “pdf”.

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REGISTRAZIONE DELLE AGGIUNTE E VARIANTI

1

2

3

4

5

9

ABBREVIAZIONI

Per facilitare la consultazione della presente direttiva, si riporta il riepilogo delle abbreviazioni utilizzate all’interno di essa:

AOO Area Organizzativa Omogenea CIRC Circolare AIPA 7 maggio 2001 AIPA/CR/28 CNIPA Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica

Amministrazione DPCM Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 DPR 445/00 Decreto del Presidente della Repubblica 445/2000 DPR 428/98 Decreto del Presidente della Repubblica 428/98 IPA Indice delle Pubbliche Amministrazioni Manuale Manuale di Gestione PEC Posta Elettronica Certificata PI Protocollo Informatico RDP Registrazione di Protocollo RDS Responsabile del Servizio di protocollo informatico RE Registro di emergenza RPA Responsabile del Procedimento Amministrativo SDP Segnatura di Protocollo UO Unità Organizzativa UU Ufficio Utente

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1. PRINCIPI GENERALI

1.1 Ambito di applicazione e Organizzazione

Il presente manuale di gestione dei documenti è redatto ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000. Descrive le regole tecniche per il protocollo informatico e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del relativo servizio. Esso descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi del Comando Militare Autonomo SICILIA con sede in Palermo, Piazza del Parlamento n. 5, a partire dal 31 MAGGIO 2015. Su indicazione del Responsabile del Servizio, di seguito sono definiti i tempi, le modalità, le misure organizzative e tecniche relative alla eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax e, in generale, dei protocolli diversi del protocollo informatico.

1.3 Individuazione dell’ Area Organizzativa Omogenea e relative UO Per la gestione dei documenti l’amministrazione individua un’unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) – con codice E24502 – denominata Comando Militare Autonomo SICILIA che è composta dall’insieme di tutte le UO articolati come riportato nell’allegato “12.3” All’interno della AOO il sistema di protocollazione è unico. Nell’unica AOO è istituito un servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi. Nel medesimo allegato sono riportati la denominazione, il codice identificativo della AOO e l’insieme delle UO che la compongono con la loro articolazione. All’interno della AOO il sistema di protocollazione è centralizzato per la corrispondenza in entrata, mentre è decentralizzato, per la corrispondenza in uscita, attraverso tutte le UO che svolgono anche i compiti di protocollo. L’allegato “12.3” è suscettibile di modifica in caso di inserimento di nuove UO o di riorganizzazione delle medesime. Le modifiche sono proposte ai vertici dell’amministrazione dal RDS d’intesa con il responsabile del sistema informativo e con il responsabile della tutela dei dati personali. L’amministrazione si riserva la facoltà di autorizzare, in via transitoria e del tutto eccezionale, altri UO allo svolgimento dell’attività di protocollazione. Tale “decentramento” da un punto di vista operativo segue le indicazioni stabilite nel presente Manuale e sarà sottoposto al controllo del responsabile del protocollo informatico. Nelle UO sarà utilizzato il medesimo sistema di numerazione di protocollo e l’operatore incaricato dell’attività di protocollazione dovrà essere abilitato dal RDS che ha anche il compito di vigilare sulla corretta esecuzione delle attività.

1.4 Individuazione del Responsabile del Servizio e Compiti A capo del servizio per la gestione del protocollo informatico è posto un Ufficiale, con il compito di gestire il protocollo informatico, i flussi documentali e gli archivi , ai sensi dell’art. 61, comma 1, del testo unico. Nell’allegato “12.3”, sono riportati::

i dati identificativi dell’Area;

il nominativo del Responsabile del Servizio [ art. 61, comma 2, del testo unico];

il nominativo del Vicario del Responsabile del Servizio nei casi di vacanza, assenza o

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impedimento di questi [cfr. art. 3, comma 1, lettera b), DPCM 31ottobre 2000];

il nominativo dell’ Amministratore di sistema del ProMil;

il nominativo del Vicario dell’Amministratore di sistema del Promil;

Al Responsabile del Servizio sono assegnati i compiti di cui all’art. 61,comma 3, del testo

unico. In particolare:

predispone lo schema del manuale di gestione del protocollo informatico con la descrizione dei criteri e delle modalità di revisione del medesimo;

attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni;

garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente;

garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo;

si assicura che le copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supporto informatico vengano custoditi in luoghi sicuri e differenti;

garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del testo unico e le attività di gestione dell’archivio di cui agli articoli 67, 68 e 69 dello stesso;

autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;

vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati;

provvede all’apertura e chiusura del registro di protocollazione di emergenza.

Per la parte strettamente tecnica, si avvale dell’Amministratore del ProMil, che ha la possibilità di effettuare operazioni ordinarie (salvataggio - backup) e/o straordinarie sul sistema; ad esempio il ripristino del sistema a seguito di eventuali interruzioni, il monitoraggio delle operazioni compiute, la predisposizione delle autorizzazioni di accesso al sistema, modifiche o integrazioni al titolario.

Al Responsabile del Servizio compete il costante aggiornamento di tutti gli allegati al presente manuale.

1.5 Conservazione delle copie di riserva Nell'ambito del servizio di gestione informatica del protocollo, al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo, almeno al termine della giornata lavorativa, va riversato, nel rispetto della normativa vigente, su supporti informatici rimovibili. Tali supporti rimovibili sono conservati dalla stessa persona che ha realizzato il riversamento. Per questo motivo l'amministrazione ha nominato un responsabile della conservazione delle copie di riserva riportato nell'allegato “12.10.4” Le procedure di riversamento e custodia delle copie, sono illustrate nel piano di sicurezza del MdG.

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1.6 Tutela dei dati personali L’amministrazione titolare dei dati di protocollo e dei dati personali – comuni, sensibili e/o giudiziari – contenuti nella documentazione amministrativa di propria pertinenza dà attuazione al dettato del decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 con atti formali aventi rilevanza interna ed esterna.

Relativamente agli adempimenti interni specifici, gli addetti autorizzati ad accedere al sistema protocollo informatico e a trattare i dati di protocollo veri e propri, sono stati incaricati dal titolare dei dati e, se nominato, dal responsabile.

Relativamente agli adempimenti esterni, l’amministrazione si è organizzata per garantire che i certificati ed i documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni riportino le sole informazioni relativi a stati, fatti e qualità personali previste da leggi e regolamenti e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite; inoltre l’amministrazione certificante, in caso di accesso diretto ai propri archivi, rilascia all’amministrazione procedente apposita autorizzazione in cui vengono indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali ai sensi della normativa vigente.

Le regole e le modalità operative stabilite dall’amministrazione sono riportate successiva SEZIONE III “ misure di sicurezza adottate”.

In relazione alla protezione dei dati personali trattati al proprio interno l’amministrazione dichiara di avere ottemperato a quanto previsto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, con particolare riferimento:

al principio di necessità nel trattamento dei dati;

al diritto di accesso ai dati personali da parte dell’interessato;

alle modalità del trattamento e ai requisiti dei dati;

all’informativa fornita agli interessati ed al relativo consenso quando dovuto;

alla nomina degli incaricati del trattamento, per gruppo o individualmente;

alle misure minime di sicurezza.

1.7 Casella di Posta Elettronica Istituzionale L'AOO è dotata di una casella di posta elettronica istituzionale attraverso cui trasmette e riceve documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo, affidata alla responsabilità:

del Servizio di Protocollo per la corrispondenza in ingresso;

a tutti gli uffici (UO) per la corrispondenza in uscita.

Il Servizio di Protocollo procede alla lettura, almeno una volta al giorno, della corrispondenza ivi pervenuta e adotta gli opportuni metodi di conservazione in relazione alle varie tipologie di messaggi ed ai tempi di conservazione richiesti.

1.8 Casella di Posta Elettronica Certificata (PEC)

L'AOO è dotata di una casella di posta elettronica certificata per la corrispondenza, sia in

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ingresso che in uscita, pubblicata sull'indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Tale casella costituisce l'indirizzo virtuale della AOO.

1.9 Sistema di classificazione dei documenti Con l'inizio della attività operativa del protocollo è adottato un unico “Titolario di classificazione”, redatto dallo Stato Maggiore dell’Esercito. Si tratta di un sistema logico che suddivide i documenti secondo la funzione esercitata, permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi argomenti o a medesimi procedimenti amministrativi. L’aggiornamento del titolario avverrà a cura dello Stato Maggiore dell’Esercito.

1.10 ACCREDITAMENTO DELL'AOO ALL'IPA

L'AOO nell'ambito degli adempimenti previsti è accreditata presso l'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) tenuto e reso pubblico dal CNIPA fornendo le seguenti informazioni che individuano la AOO stessa con l'indicazione:

della denominazione;

del nominativo del RDS;

dell'indirizzo della sede principale;

della casella di posta elettronica certificata.

L'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) è accessibile tramite il relativo sito internet da parte di tutti i soggetti pubblici o privati. L'A.D. comunica tempestivamente all'IPA ogni successiva modifica delle credenziali di riferimento e la data in cui la modifica stessa sarà operativa in modo da garantire l'affidabilità dell'indirizzo di posta elettronica.

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2. ELIMINAZIONE DEI PROTOCOLLI DIVERSI DAL PROTOCOLLO INFORMATICO

2.1 Piano di attuazione Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti sono eliminati tutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico [cfr. art. 3, comma 1, lettera d), DPCM 31 ottobre 2000].

Rimangono tuttavia in vigore i registri di protocollo per la corrispondenza “CLASSIFICATA” e per quella contenente la dicitura “INFORMAZIONI NON CLASSIFICATE CONTROLLATE”.

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3. SICUREZZA

Generalità Al fine di assicurare la sicurezza del sistema informatico dell’AOO, la riservatezza delle informazioni registrate nelle banche dati, l’univoca identificazione degli utenti interni ed esterni, si adottano le misure tecniche e organizzative di seguito specificate:

protezione periferica della intranet dell’AOO;

protezione dei sistemi di accesso e conservazione delle informazioni;

assegnazione ad ogni utente del sistema di gestione del protocollo e dei documenti, di una credenziale di identificazione pubblica (user ID), di una credenziale riservata di autenticazione (password) e di un profilo di autorizzazione;

cambio delle password con frequenza almeno trimestrale durante la fase di esercizio;

piano di continuità del servizio con particolare riferimento alla esecuzione e alla gestione delle copie di riserva dei dati e dei documenti da effettuarsi con frequenza giornaliera;

conservazione a cura dell’Amministratore di Sistema delle copie di riserva dei dati e dei documenti, in locali diversi da quelli in cui è installato il server di esercizio;

gestione delle situazioni di emergenza informatica attraverso l’utilizzo di un server ausiliario nel quale riversare l’ultima copia di backup per il proseguo dell’attività;

impiego e manutenzione di un adeguato sistema antivirus e di gestione dei “moduli” (patch e service patch) correttivi dei sistemi operativi;

cifratura dei dati sensibili e giudiziari contenuti in elenchi, registri o banche dati, tenuti con l’ausilio di strumenti elettronici, allo scopo di renderli temporaneamente inintelligibili anche a chi è autorizzato ad accedervi e permettendo di identificare gli interessati solo in caso di necessità;

impiego delle misure precedenti anche di supporti cartacei di banche dati idonee a rilevare lo stato di salute e la vita sessuale;

archiviazione giornaliera, in modo non modificabile, delle copie del registro di protocollo, dei file di log del sistema, di rete e applicativo contenenti le informazioni sulle operazioni effettuate da ciascun utente durante l’arco della giornata, comprese le operazioni di backup e manutenzione del sistema.

I dati personali registrati nel log del sistema operativo, del sistema di controllo degli accessi e delle operazioni svolte con il sistema di protocollazione e gestione dei documenti utilizzato saranno consultati solo in caso di necessità dal RDS e dal titolare dei dati e, ove previsto dalle forze dell’ordine.

Formazione dei documenti – Aspetti di sicurezza I documenti dell’AOO sono prodotti con l’ausilio di applicativi di videoscrittura o text editor che possiedono i requisiti di leggibilità, interscambiabilità, non alterabilità, immutabilità nel

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tempo del contenuto e della struttura. I documenti informatici prodotti dall’ AOO con altri prodotti di text editor sono convertiti, prima della loro sottoscrizione con firma digitale, nei formati standard (PDF, XML, e TIFF) come previsto dalle regole tecniche per la conservazione dei documenti, al fine di garantire la leggibilità per altri sistemi, la non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l’immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura del documento. Per attribuire una data certa a un documento informatico prodotto all’interno di una AOO si applicano le regole per la validazione temporale e per la protezione dei documenti informatici di cui al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 gennaio 2004 (regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici). L’esecuzione del processo di marcatura temporale avviene utilizzando le procedure previste dal certificatore accreditato, con le prescritte garanzie di sicurezza; i documenti così formati, prima di essere inviati a qualunque altra stazione di lavoro interna all’AOO, sono sottoposti ad un controllo antivirus onde eliminare qualunque forma di contagio che possa arrecare danno diretto o indiretto all’AOO.

3.3 Gestione documenti informatici

Il sistema operativo del server che ospita i file utilizzati come deposito dei documenti è configurato in modo tale da consentire:

l’accesso esclusivamente al server del protocollo informatico in modo che qualsiasi altro utente non autorizzato non possa mai accedere ai documenti al di fuori del sistema di gestione documentale

la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da garantire l’identificabilità dell’utente stesso. Tali registrazioni sono protette al fine di non consentire modifiche non autorizzate.

Il sistema di gestione informatica dei documenti:

garantisce la disponibilità, la riservatezza e l’integrità dei documenti e del registro di protocollo;

garantisce la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata ed in uscita;

fornisce informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e gli atti dalla stessa formati al fine dell’adozione del provvedimento finale;

consente il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;

consente, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di “privacy” con particolare riferimento al trattamento dei dati sensibili e giudiziari;

garantisce la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato.

3.4 Trasmissione e interscambio dei documenti informatici Come previsto dalla normativa vigente, i dati e i documenti trasmessi per via telematica sono di proprietà del mittente sino a che non sia avvenuta la consegna al destinatario. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali, i dati, i certificati ed i documenti trasmessi all’interno della AOO o ad altre pubbliche amministrazioni, contengono soltanto le

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informazioni relative a stati, fatti e qualità personali di cui è consentita la diffusione e che sono strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono trasmesse. Il server di posta certificata del fornitore esterno (provider) di cui si avvale l’amministrazione, (o, in alternativa, del servizio disponibile all’interno dell’amministrazione/AOO) oltre alle funzioni di un server SMTP tradizionale, svolge anche le seguenti operazioni:

accesso all’indice dei gestori di posta elettronica certificata allo scopo di verificare l’integrità del messaggio e del suo contenuto;

tracciamento delle attività nel file di log della posta;

gestione automatica delle ricevute di ritorno.

Lo scambio per via telematica di messaggi protocollati tra AOO di amministrazioni diverse presenta, in generale, esigenze specifiche in termini di sicurezza, quali quelle connesse con la protezione dei dati personali, sensibili e/o giudiziari come previsto dal decreto legislativo del 30 giugno 2003, n. 196. 3.4.1 All'esterno della AOO (interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico)

Per interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico si intende la possibilità di trattamento automatico, da parte di un sistema di protocollo ricevente, delle informazioni trasmesse da un sistema di protocollo mittente, allo scopo di automatizzare anche le attività ed i processi amministrativi conseguenti (articolo 55, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e articolo 15 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 21 novembre 2000, n. 272). La trasmissione dei documenti informatici, firmati digitalmente e inviati attraverso l’utilizzo della posta elettronica è regolata dalla circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28. 3.4.2 All'interno della AOO

Gli uffici dell'amministrazione (UO) si scambiano i documenti informatici protocollati attraverso l'utilizzo dell'opzione “INVIA” ovvero “INOLTRA DOCUMENTO” previsto dall'applicativo.

3.5 Accesso ai documenti informatici Il controllo degli accessi è assicurato utilizzando le credenziali di accesso autorizzato (user id e password) IP basato sulla profilazione degli utenti in via preventiva. La profilazione preventiva consente di definire le abilitazioni/autorizzazioni che possono essere effettuate/rilasciate ad un utente del servizio di protocollo e gestione documentale.

3.5.1 Utenti interni all'AOO

I livelli di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di gestione informatica dei documenti sono attribuiti dal RDS dell’AOO. Tali livelli si distinguono in: abilitazione alla consultazione, abilitazione all’inserimento, abilitazione alla cancellazione e alla modifica delle informazioni.

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3.6 Conservazione dei documenti informatici La conservazione dei documenti informatici avviene con le modalità e con le tecniche specificate nella deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11.

3.6.1 Conservazione dei documenti informatici e delle registrazioni di protocollo

Il responsabile della conservazione digitale:

adotta le misure necessarie per garantire la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione digitale e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione, utilizzando gli strumenti tecnologici e le procedure descritte nelle precedenti sezioni;

assicura il pieno recupero e la riutilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni precedenti in caso di aggiornamento del sistema di conservazione;

definisce i contenuti dei supporti di memorizzazione e delle copie di sicurezza;

verifica periodicamente, con cadenza non superiore ai cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento del contenuto dei supporti.

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4. MODALITA' DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LO SCAMBIO DEI DOCUMENTI

Il presente capitolo fornisce indicazioni sulle modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all'interno ed all'esterno dell'AOO. Nell'ambito del processo di gestione documentale, il documento amministrativo, in termini operativi, è classificabile in:

ricevuto;

inviato;

interno.

Il documento amministrativo, in termini tecnologici, è classificabile in:

informatico;

analogico.

4.1 Documento ricevuto

Per documenti ricevuti si intendono i documenti che hanno rilevanza giuridico-probatoria, acquisiti dall’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni. I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all’Amministrazione, ritirati o acquisiti dagli addetti al Servizio di protocollo informatico, attraverso:

il servizio postale;

la consegna diretta agli uffici/sezioni (UO);

E-Message.

Documento inviato Per documenti inviati si intendono i documenti che hanno rilevanza giuridico-probatoria prodotti dal personale delle UO nell’esercizio delle proprie funzioni. La registrazione dei documenti in partenza è effettuata dal personale designato dal Responsabile delll'UO ed è incaricato anche delle operazioni di creazione e della gestione del fascicolo relativo al procedimento amministrativo.

Documento interno Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra le diverse Unità Organizzative (UO) dell’Area Organizzativa Omogenea (AOO). I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio sono quelli redatti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all’attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, e, come tali, devono essere protocollati secondo le disposizioni previste nelle sezioni seguenti. La registrazione dei documenti interni è affidata al personale designato dal Responsabile

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delll'UO ed è incaricato anche delle operazioni di creazione e gestione del fascicolo relativo al procedimento amministrativo.

Documento informatico Per documento informatico si intende qualsiasi supporto informatico contenente dati o informazioni aventi efficacia probatoria, cioè la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, così come previsto dall’art. 3 della legge 23 dicembre 1993, n. 547. I documenti dell’Amministrazione sono di norma prodotti con sistemi informatici, ai sensi dell’articolo 3 del D.Lgs. 12 febbraio 1993, n. 39.

La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni contenute nel testo unico e nel Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 4 aprile 2006. n.159).

I documenti informatici prodotti dall’Amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato per la loro redazione, prima della sottoscrizione con firma digitale, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente in materia di archiviazione [cfr. art. 6, della Deliberazione AIPA n. 24/98].

Per la formazione dei documenti informatici per i quali non è prescritta la sottoscrizione, fermo restando l’impiego dei formati standard validi per l’archiviazione, si utilizzano i servizi di riconoscimento, autenticazione e crittografia disponibili sulla rete dell’Amministrazione.

4.5 Documento analogico - cartaceo

Per documento analogico si intende un documento amministrativo “formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiches, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video) su supporto non digitale”. Di seguito faremo riferimento ad un documento amministrativo cartaceo che può essere prodotto sia in maniera tradizionale (come, ad esempio, una lettera scritta a mano o a macchina), sia con strumenti informatici (ad esempio, una lettera prodotta tramite un sistema di videoscrittura o text editor) e poi stampata. In quest’ultimo caso si definisce “originale” il documento cartaceo, nella sua redazione definitiva, perfetta ed autentica negli elementi sostanziali e formali comprendente tutti gli elementi di garanzia e di informazione del mittente e destinatario, stampato su carta intestata e dotato di firma autografa. Un documento analogico può essere convertito in documento informatico tramite opportune procedure di conservazione sostitutiva.

4.6 Formazione dei documenti – aspetti operativi

I documenti dell’amministrazione sono prodotti con sistemi informatici come previsto dalla vigente normativa. Ogni documento formato per essere inoltrato all’esterno o all’interno in modo formale:

tratta un unico argomento indicato in maniera sintetica ma esaustiva a cura dell’autore nello spazio riservato all’oggetto;

è riferito ad un solo protocollo;

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può far riferimento a più fascicoli.

Le firme (e le sigle se si tratta di documento analogico) necessarie alla redazione e perfezione giuridica del documento in partenza devono essere apposte prima della sua protocollazione. Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti informatici sono definite dai responsabili delle singole UO. Il documento deve consentire l’identificazione dell’amministrazione mittente attraverso le seguenti informazioni:

la denominazione e il logo dell’amministrazione;

l’indicazione completa della AOO e dell’UO che ha prodotto il documento;

l’indirizzo completo dell’amministrazione (via, numero, CAP, città, provincia);

il numero di telefono/fax della UO.

Il documento deve inoltre recare almeno le seguenti informazioni:

luogo di redazione del documento;

la data, (giorno, mese, anno);

il numero di protocollo;

il numero degli allegati, se presenti;

l’oggetto del documento;

se trattasi di documento digitale, firma elettronica avanzata o qualificata da parte dell’istruttore del documento e sottoscrizione digitale del RPA e/o del responsabile del provvedimento finale;

se trattasi di documento cartaceo, sigla autografa dell’istruttore e sottoscrizione autografa del Responsabile del Procedimento Amministrativo (RPA) e/o del responsabile del provvedimento finale.

Per agevolare il processo di formazione dei documenti informatici e consentire, al tempo stesso, la trattazione automatica dei dati in essi contenuti, l’AOO rende disponibili per via telematica moduli e formulari elettronici validi ad ogni effetto di legge.

Uso della Posta Elettronica Certificata La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.

La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata mediante la posta elettronica certificata, equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta ed ha valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno.

La data e l'ora di trasmissione e ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili a terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche.

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Allo scopo di effettuare la trasmissione di un documento utilizzando l'interoperabilità dei sistemi di protocollo, è necessario eseguire le seguenti operazioni:

redigere il documento con un sistema di video scrittura;

inserire i dati del destinatario (denominazione, indirizzo, casella di posta elettronica);

firmare il documento;

assegnare il numero di protocollo in uscita al documento firmato;

associare l'immagine del documento alla registrazione di protocollo tramite l'operazione di scansione

inviare il messaggio contenente il documento firmato e protocollato in uscita alla casella di posta certificata del destinatario.

L'utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) consente di:

conoscere in modo inequivocabile la data e l'ora di trasmissione;

garantire l'avvenuta consegna all'indirizzo di posta elettronica dichiarato dal destinatario;

Gli automatismi sopra descritti consentono, in prima istanza, la generazione e l'invio in automatico di “ricevute di ritorno” costituite da messaggi di posta elettronica generati dal sistema della AOO ricevente. Ciascun messaggio di ritorno si riferisce ad un solo messaggio protocollato.

Il termine “certificata” si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.

I gestori certificano quindi con le proprie “ricevute” che:

il messaggio è stato spedito;

il messaggio è stato consegnato;

il messaggio non è stato alterato.

In ogni avviso inviato dai gestori è apposto un riferimento temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Se il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.

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DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI

5.1 Generalità Il presente capitolo descrive il flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni. Per il flusso pratico dei documenti si rimanda all’allegato “12.4” (Regolamento interno sul servizio postale).

5.2 Flusso dei documenti ricevuti dall'AOO

Provenienza esterni dei documenti

I documenti che sono trasmessi da soggetti esterni all'amministrazione sono, oltre quelli richiamati nel capitolo precedente, i telefax, i telegrammi e i supporti digitali rimovibili. Questi documenti sono recapitati al Servizio di Protocollo designata. I documenti che transitano attraverso il Servizio Postale sono consegnate quotidianamente al Servizio di Protocollo L’operazione di protocollazione per i documenti in arrivo (vds. flusso documentale in allegato “12.5”) è effettuata centralmente presso il Servizio di Protocollo Informatico. I documenti registrati, a seconda della tipologia del documento stesso, vengono posti in visione al vertice competente (Comandante, Vice Comandante,Capo di Stato Maggiore) per il successivo inoltro alle UO di competenza che procedono all’individuazione del responsabile del procedimento amministrativo (RPA) il quale è incaricato anche delle operazioni di classificazione e di fascicolazione. 5.2.2 Provenienza di documenti interni

Per sorgente interna dei documenti si intende qualunque Responsabile del Procedimento Amministrativo che invia formalmente la propria corrispondenza ad altra UO della stesa AOO. Il documento è di tipo digitale e viene recapitato via informatica attraverso la rete interna. 5.2.3 Ricezione dei documenti informatici sulla casella di posta istituzionale

Di norma la ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite: la casella di posta elettronica istituzionale che è accessibile solo al Servizio di Protocollo in cui si è organizzata l'AOO. L’indirizzo della casella di posta elettronica istituzionale attivata per il Comando Militare Autonomo Sicilia è la seguente: [email protected] . Quando i documenti informatici pervengono al Servizio di Protocollo, la stessa unità, procede alla registrazione di protocollo.

mailto:[email protected]

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Nel caso in cui venga recapitato per errore un documento indirizzato ad altro destinatario lo stesso è restituito al mittente con le modalità che saranno successivamente illustrate. L'operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con le modalità previste dalle regole tecniche vigenti recanti standard del formato dei documenti, modalità di trasmissione, definizione dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le AOO e associate ai documenti protocollati. Essa comprende anche i processi di verifica dell'autenticità, della provenienza e dell'integrità dei documenti stessi. Alla ricezione del documento interoperabile il Servizio di Protocollo destinatario provvede a stampare il documento elettronico ricevuto, apponendo la “segnatura di protocollo adesiva” ed assumere la stampa come documento cartaceo in originale. Quindi tale documento è protocollato, smistato, assegnato, gestito e tenuto come un documento originale. L'addetto protocollatore controlla quotidianamente i messaggi pervenuti nella casella di posta istituzionale e verifica se sono da protocollare. 5.2.4 Ricezione dei documenti cartacei a mezzo posta convenzionale

I documenti pervenuti transitano attraverso il Servizio Postale che provvede a : a. suddividere la corrispondenza per Uffici, in base alle competenze; b.porre detti documenti in visione al relativo vertice di riferimento (Comandante/Vice

Comandante/ Capo di Stato Maggiore); c. recapitarle al Servizio di Protocollo. 5.2.5 Errata ricezione dei documenti cartacei

Nel caso in cui pervengano per errore documenti indirizzati ad altre AOO:

a) se la busta non viene aperta e rimane integra, si invia alla AOO corretta;

b) se la busta viene aperta per errore, il documento è protocollato in entrata e in uscita inserendo nel campo oggetto una nota del tipo “documento pervenuto per errore” e si invia alla AOO destinataria apponendo sulla busta la dicitura “Pervenuta ed aperta per errore”. 5.2.6 Attività di protocollazione dei documenti

Superati tutti i controlli precedenti, i documenti sono protocollati e segnati nel protocollo generale secondo gli standard e le modalità dettagliate nel capitolo 10 (Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico) del presente manuale. 5.2.7 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti informatici

La ricezione dei documenti comporta l'invio al mittente della ricevuta legata al servizio di protocollazione informatica. La notifica al mittente dell'avvenuto recapito del messaggio è assicurato dal servizio di posta elettronica istituzionale utilizzato dall'AOO con gli standard specifici. 5.2.8 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti cartacei

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Gli addetti al Servizio di Protocollo non possono rilasciare ricevute per i documenti che non sono soggetti a regolare protocollazione.

Quando il documento cartaceo è consegnato direttamente dal mittente o da altra persona incaricata ed è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l'avvenuta consegna, il Servizio Postale che lo riceve è autorizzato a:

fotocopiare la prima pagina del documento;

apporre sulla copia realizzata il timbro dell'amministrazione con la data e l'ora di arrivo e la sigla dell'operatore.

5.2.9 Conservazione delle rappresentazione digitali di documenti cartacei

I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura, sono acquisiti in formato immagine attraverso un processo di scansione.

Il processo di scansione avviene in diverse fasi:

acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto da più pagine, corrisponda un unico file;

verifica della leggibilità e della qualità delle immagini acquisite;

collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non modificabile;

I documenti cartacei dopo l'operazione di riproduzione in formato immagine sono conservate presso l'archivio centralizzato dell'AOO ed inviati solo in formato elettronico alle UO destinatarie. Gli allegati/annessi particolari (Libretti Personali, Stato di Servizio, elaborati tecnici, ecc.) non vengono riprodotti in formato immagine e, prima dell'inoltro della relativa lettera di accompagnamento, sarà apposta nell'apposito campo l'annotazione: ”Allegato/annesso da ritirare presso il Servizio di Protocollo” . Qualora l'UO, nell'espletamento del proprio mandato istituzionale ha necessità di acquisire il documento ricevuto in “originale” potrà richiederlo al competente Servizio Protocollo. Di tale documento viene fotocopiata la prima pagina e sulla copia realizzata è apposto apposito timbro di ricevuta con la data di ritiro e la firma del nominativo cui questi viene consegnato. 5.2.10 Classificazione, assegnazione e presa in carico dei documenti

Gli addetti del Servizio di Protocollo provvedono ad inviare il documento al responsabile dell'UO di destinazione. Quest'ultimo:

esegue una verifica di congruità in base alle proprie competenze;

in caso di errore il documento è riassegnato all'UO corretta;

in caso di verifica positiva, provvede a smistare il documento al proprio interno e lo assegna al personale all'uopo preposto per la classificazione, fascicolazione e trattazione.

5.2.11 Conservazione dei documenti e dei fascicoli nella fase corrente

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All'interno di ciascuna UO sono stati individuati e formalmente incaricati gli addetti responsabili della :

classificazione del documento sulla base del titolario di classificazione dell'Esercito Italiano;

organizzazione e tenuta dei fascicoli “attivi” (e chiusi in attesa di riversamento nell'archivio di deposito) e alla conservazione dei documenti al loro interno.

5.3 Flusso dei documenti inviati dall'AOO 5.3.1 Sorgente interna dei documenti

Per sorgente interna (all'AOO) dei documenti si intende l'unità organizzativa (UO) mittente che invia la corrispondenza nelle forme e nelle modalità più opportune ad altra AOO, ovvero ad altra UO della stessa AOO.

Per documenti in partenza s'intendono quelli prodotti dal personale degli uffici (vds. flusso documentale in allegato “12.6”) dell'AOO nell'esercizio delle proprie funzioni avente rilevanza giuridico-probatoria e destinati ad essere trasmessi ad altra AOO, ovvero ad altro ufficio (UO) della stessa AOO. 5.3.2 Verifica formale dei documenti

Ogni UO è autorizzata dall'AOO per il tramite del RDS a svolgere attività di registrazione di protocollo e apposizione della segnatura per la corrispondenza in uscita. Di conseguenza tutti i documenti originali da spedire, siano essi informatici o analogici, sono direttamente protocollati e spediti dalle UO. Le UO provvedono ad eseguire al loro interno le verifiche di conformità della documentazione predisposta per essere trasmessa con le stesse modalità descritte nel capitolo precedente. 5.3.3 Registrazione di protocollo e segnatura

La protocollazione e la segnatura della corrispondenza in partenza, sia esso in formato digitale che in formato analogico, è effettuata direttamente dalle singole UO abilitati in quanto collegati al sistema di protocollo informatico dell'AOO a cui appartengono. Le attività di registrazione degli elementi obbligatori e degli elementi accessori del protocollo e la relativa segnatura della missiva da inviare sono effettuate dal personale designato dal responsabile dell'UO. 5.3.4 Trasmissione dei documenti informatici

I documenti informatici sono trasmessi all'indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta istituzionale 5.3.5 Trasmissione dei documenti cartacei a mezzo posta

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L'UO provvede direttamente alla trasmissione “fisica” del documento in partenza e alla spedizione del documento, di norma il giorno lavorativo in cui è stato protocollato. 5.3.6 Trasmissione dei documenti cartacei a mezzo telefax

Sul documento trasmesso via fax può essere apposta la dicitura: ”La trasmissione via fax del presente documento non prevede l'invio del documento originale”. Solo su richiesta del destinatario verrà trasmesso anche l'originale. Le ricevute dell'avvenuta trasmissione sono trattenute dalla UO che ha effettuato la trasmissione.

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6. REGOLE DI SMISTAMENTO ED ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI

6.1 Smistamento, assegnazione e presa in carico L'attività di smistamento consiste nell'operazione di recapitare un documento protocollato e segnato ai responsabili di ciascun UO, attraverso funzioni specifiche del sistema di protocollo informatico. Quest'ultimi, dopo averne preso visione, provvedono ad accettarli ed assegnarli al proprio personale dipendente, oppure in caso di errore a smistare la notifica ad altro UO. Con l'assegnazione (vds. Allegato “12.7”) si provvede al conferimento della responsabilità del procedimento amministrativo ad un soggetto fisico. Nel caso in cui venga recapitato per errore un documento indirizzato ad altra UO destinataria, lo stesso è inviato dal responsabile ricevente all'UO competente con la seguente annotazione:”documento pervenuto per errore - non di competenza di questo Ufficio/Sz. Autn.. Il responsabile dell'UO competente è incaricato della gestione del procedimento a cui il documento si riferisce e prende in carico il documento. I termini per la definizione del procedimento amministrativo decorrono comunque dalla data di protocollazione. Il sistema di gestione informatica dei documenti memorizza tutti i passaggi, conservando, per ciascuno di essi, l'identificativo dell'utente che effettua l'operazione, la data e l'ora di esecuzione. La traccia risultante definisce, ai fini normativi e regolamentari, i tempi del procedimento amministrativo ed i conseguenti riflessi sotto il profilo della responsabilità.

6.2 Assegnazione dei documenti ricevuti in formato digitale I documenti ricevuti dall'AOO per via telematica, o comunque disponibili in formato digitale, sono assegnati alle UO competenti al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo. Alla ricezione di tale tipologia di documento il Servizio di Protocollo destinatario provvede a stampare il documento elettronico ricevuto, apponendo la “segnatura di protocollo adesiva” ed assumere la stampa come documento cartaceo in originale. I destinatari del documento lo ricevono esclusivamente in formato digitale.

6.3 Assegnazione dei documenti ricevuti informato cartaceo I documenti ricevuti dall'amministrazione in formato cartaceo, successivamente acquisiti in formato immagine con l'ausilio dello scanner, una volta concluse le operazioni di registrazione, segnatura e di assegnazione, sono fatti pervenire al personale di competenza attraverso la rete interna. L'originale cartaceo viene conservato dal Servizio Protocollo.

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Il responsabile dell'UO/UU può visualizzare i documenti, attraverso l'utilizzo dell'applicazione di protocollo informatico e in base alle abilitazioni previste potrà:

● visualizzare gli estremi del documento;

● visualizzare il contenuto del documento;

● individuare come assegnatario il personale competente sulla materia oggetto del documento.

La “presa in carico” dei documenti informatici viene registrata dal sistema in modo automatico e la data di ingresso dei documenti negli Uf./Sz.Aut. di competenza coincide con la data di assegnazione degli stessi. Il ritiro giornaliero della corrispondenza “annessa/allegata” al documento originale in arrivo da parte delle UO avviene presso il Servizio Protocollo ricevente nei seguenti orari:.

● dal lunedì al giovedì dalle ore 14:30 alle ore 15:30;

● il venerdì dalle ore 09:00 alle ore 10:00.

6.4 Modifica delle assegnazioni Nel caso di assegnazione errata, l'UO che riceve il documento comunica l'errore all'operatore che ha erroneamente inoltrato il documento, che procederà ad una nuova assegnazione. Nel caso in cui un documento assegnato erroneamente ad un UU afferisca a competenze attribuite ad altro UU della stessa UO, l'abilitazione al relativo cambio di assegnazione è attribuita al responsabile dell'UO medesimo o a persona da questi incaricata. Il sistema di gestione informatica del protocollo tiene traccia di tutti i passaggi memorizzando l'identificativo dell'utente che effettua l'operazione con la data e l'ora di esecuzione.

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7. UO RESPONSABILI DELLE ATTIVITA' DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO, DI ORGANIZZAZIONE E DI TENUTA DEI DOCUMENTI

Il presente capitolo individua le unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all'interno della AOO in base al modello organizzativo adottato dall'Amministrazione. Relativamente alla organizzazione e alla tenuta dei documenti dell'amministrazione all'interno dell'AOO è istituito il servizio archivistico e sono definite le strutture dedicate alla conservazione dei documenti.

7.1 Servizio archivistico

Il servizio archivistico (vds. Allegato “12.8”) è funzionalmente integrato nel servizio per la tenuta del protocollo informatico. Alla guida del servizio archivistico è preposto personale all'uopo incaricato. Il nominativo del relativo responsabile è riportato nell'allegato “12.9.2” (Responsabile del servizio archivistico)

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8. ELENCO DEI DOCUMENTI ESCLUSI DALLA PROTOCOLLAZIONE E DEI DOCUEMNTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE

8.1 Documenti esclusi Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e di altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni, fatture, certificazioni non meccanizzate, certificati di servizio personale militare e civile, certificati situazioni retributive e contributive personale, registro delle presenze, certificati medici, preventivi di terzi, telegrammi e corrispondenza varia diretta “ad personam”, richieste di congedi ordinari/straordinari, permessi vari , licenze delle varie tipologie, decreti presidenziali, ministeriali, dirigenziali e la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque rilevanza amministrativa.

8.2 Documenti soggetti a registrazione particolare

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo e sono soggetti a registrazione particolare i documenti “classificati” e i documenti riportanti la dicitura “informazioni non classificate controllate”.

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9. SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE, FASCICOLAZIONE E PIANO DI CONSERVAZIONE

9.1 TITOLARIO O PIANO DI CLASSIFICAZIONE 9.1.1 Titolario

Il piano di classificazione è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti d'archivio in base alle funzioni e alle materie di competenza dell'AOO. Il piano di classificazione si suddivide in voci di I livello, II livello, III livello, IV livello. La voce di I livello individua per lo più funzioni primarie e di organizzazione dell'AOO (macrofunzioni); le successive voci corrispondono a specifiche competenze che rientrano concettualmente nella macrofunzione descritta dalla voce di I livello, articolandosi gerarchicamente tra loro in una struttura ad albero rovesciato. Il titolario è uno strumento suscettibile di aggiornamento: esso deve infatti descrivere le funzioni e le competenze dell'AOO, soggette a modifiche in forza di leggi e dei regolamenti statali e/o regionali. L'aggiornamento del titolario compete esclusivamente al vertice dell'amministrazione. Dopo ogni modifica del titolario, il RDS provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all'operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche. 9.1.2 Classificazione dei documenti

La classificazione è l’operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle funzioni e alle competenze dell’Amministrazione (AOO). Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione facente parte del piano di conservazione dell’archivio. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli UO dell’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al titolario d’archivio.

9.2 FASCICOLI 9.2.1 Fascicolazione dei documenti

I documenti assunti a protocollo nel Sistema informatico e classificati sono riuniti in fascicoli. Ogni documento, dopo la sua classificazione, viene inserito nel fascicolo di riferimento. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo o, all’occorrenza, sottofascicolo, secondo l’ordine cronologico di registrazione. 9.2.2 Apertura del fascicolo

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Qualora un documento dia luogo all’avvio di un nuovo procedimento amministrativo, in base all’organizzazione dell’ente, il soggetto preposto, provvede all’apertura di un nuovo fascicolo. La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di “apertura” che comprende la registrazione di alcune informazioni essenziali:

● indice di classificazione, (cioè titolo, classe, sottoclasse, etc.);

● numero del fascicolo;

● oggetto del fascicolo, individuato sulla base degli standard definiti dall’ AOO;

● data di apertura del fascicolo; Il fascicolo di norma viene aperto all’ultimo livello della struttura gerarchica del titolario. 9.2.3 Chiusura del fascicolo

Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare. La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto. Esso viene archiviato rispettando l’ordine di classificazione e la data della sua chiusura. Gli elementi che individuano un fascicolo sono gestiti dal soggetto di cui al paragrafo 9.2.2, primo capoverso.

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10. MODALITA' DI PRODUZIONE E DI CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO INFORMATICO

10.1 UNICITA' DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

Nell'ambito della AOO il registro di protocollo è unico e la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e rigidamente progressiva. Essa si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 0000001 all’inizio dell’anno successivo.

Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi dell’articolo 57 del testo unico. Nel caso di numerazione di lunghezza inferiore, il numero deve essere preceduto da zeri di riempimento. La numerazione di protocollo è unica, sia per i documenti in entrata che per quelli in uscita.

Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro. La documentazione che non è stata registrata presso il Servizio di Protocollo viene considerata giuridicamente inesistente presso l'amministrazione.

10.2 REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO

IL RDS provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno [cfr. art. 53, comma 2, del testo unico]. Tali stampe dovranno essere convalidate dal RDS con l'apposizione della firma sui fogli relativi a ciascuna giornata e curarne la conservazione. Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro giornaliero informatico di protocollo è riversato, al termine della giornata lavorativa, su supporti di memorizzazione non riscrivibili i quali sono conservati in luogo sicuro a cura di un soggetto (responsabile della conservazione delle copie) appositamente nominato dall'AOO diverso dal RDS ai sensi dell'art. 7 comma 5 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 ottobre 2000.

10.3 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO Per ogni documento ricevuto o spedito dall'Amministrazione, è effettuata una registrazione di protocollo, consistente nella memorizzazione dei dati obbligatori.

Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’articolo 53, comma 3, del testo unico.

Ciascuna registrazione di protocollo contiene, almeno, i seguenti dati obbligatori [cfr. articolo 53, comma 1, del testo unico]:

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numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

mittente che ha prodotto il documento, registrato in forma non modificabile;

destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

classificazione. 10.3.1 Documenti informatici

La registrazione di protocollo di un documento informatico è eseguita dopo che l’operatore addetto ne ha verificato l’autenticità, la provenienza e l’integrità. Nel caso di documenti informatici in partenza, questa verifica è estesa alla validità amministrativa della firma [cfr. Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28].

Per i documenti informatici è prevista la registrazione delle stesse informazioni indicate per quelli su supporto cartaceo, con l’aggiunta, tra i dati obbligatori, dell’impronta del documento informatico, generata impiegando la funzione di hash SHA-1 e registrata in forma non modificabile [cfr. articolo 53, comma 1, lettera f), del testo unico].

La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati [cfr. articolo 15, commi 1 e 2, DPCM 31 ottobre 2000].

Il calcolo dell’impronta previsto nell’operazione di registrazione di protocollo è effettuato per tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto [cfr. art. 17, comma 1, DPCM 31 ottobre 2000]. 10.3.2 Documenti analogici (cartacei e supporti rimovibili)

I documenti analogici sono ricevuti e trasmessi con i mezzi tradizionali della corrispondenza.

La registrazione di protocollo di un documento analogico cartaceo ricevuto viene sempre eseguita in quanto l'AOO ha la funzione di registrare l'avvenuta ricezione.

Nel caso di corrispondenza in uscita o interna, l'UO esegue la registrazione di protocollo dopo che il documento ha superato tutti i controlli formali sopra richiamati.

10.4 ELEMENTI FACOLTATIVI DELLE REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO

I dati facoltativi sono modificabili senza la necessità di annullare la registrazione di protocollo, fermo restando che il sistema informatico di protocollo registra tali modifiche.

Di seguito vengono riportati gli elementi facoltativi finalizzati alla conservazione e gestione della documentazione:

data di arrivo;

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luogo di provenienza, o di destinazione, del documento;

tipo di documento;

mezzo di ricezione/spedizione (ordinaria, espressa, corriere, raccomandata, telefax, ecc.);

numero degli allegati;

descrizione sintetica degli allegati;

estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione;

mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione;

ufficio di competenza;

copie per conoscenza.

10.5 SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo [cfr. art. 55, comma 2, del testo unico]. La segnatura di protocollo è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Gli elementi che caratterizzano la segnatura sono riportati nell'allegato “12.10” (Elementi della segnatura) 10.5.1 Documenti informatici

I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD) reso disponibile dall’AIPA [cfr. art. 18, del DPCM 31 ottobre 2000 e Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28].

Le informazioni minime incluse nella segnatura sono quelle elencate negli articoli 9 e 19 del DPCM 31 ottobre 2000, e precisamente:

codice identificativo dell'Area Organizzativa Omogenea (AOO);

data di protocollo;

numero di protocollo;

oggetto del documento;

mittente;

destinatario o destinatari.

Nel caso di documenti informatici in partenza, si possono specificare opzionalmente anche le seguenti informazioni [cfr. art. 19, DPCM 31 ottobre 2000]:

persona o ufficio destinatario;

identificazione degli allegati;

informazioni sul procedimento e sul trattamento.

La struttura ed i contenuti del file di segnatura di protocollo di un documento informatico sono conformi alle disposizioni tecniche di cui alla Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28. 10.5.2 Documenti cartacei

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La segnatura di protocollo di un documento cartaceo è realizzata attraverso l’apposizione o l’associazione al documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo per consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono:

codice identificativo dell’AD;

codice identificativo del dell'Area Organizzativa Omogenea (AOO);

numero di protocollo e data del documento.

La registrazione e la segnatura costituiscono un’operazione unica e contestuale avente entrambe la natura di atto pubblico

10.6 ANNULLAMENTO DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO La necessità di modificare – anche un solo campo tra quelli obbligatori della registrazione di protocollo, registrati in forma non modificabile – per correggere errori verificatisi in sede di immissione manuale di dati o attraverso l'interoperabilità dei sistemi di protocollo mittente e destinatario, comporta l'obbligo di annullare l'intera registrazione di protocollo. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nel registro informatico del protocollo e sono evidenziate dal sistema con un simbolo o una dicitura [cfr. art. 54, del testo unico].

L’operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguita con le modalità di cui all’articolo 8 del DPCM 31 ottobre 2000. L'annullamento di una registrazione di protocollo deve essere richiesto con specifica nota, adeguatamente motivata, indirizzata al RDS. Solo il RDS è autorizzato ad annullare, ovvero dare disposizioni di annullamento delle registrazioni di protocollo.

10.7 CASI PARTICOLARI DI REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO 10.7.1 Documenti cartacei in partenza con più destinatari

Qualora i destinatari siano in numero maggiore di uno, la registrazione di protocollo è unica. 10.7.2 Documenti cartacei ricevuti a mezzo telegramma

I telegrammi vanno di norma inoltrati al Servizio di protocollo come documenti senza firma, specificando tale modalità di trasmissione nel sistema di protocollo informatico. 10.7.3 Documenti cartacei ricevuti a mezzo telefax

Il documento ricevuto a mezzo telefax è un documento analogico a tutti gli effetti. Il documento trasmesso da chiunque tramite fax, qualora ne venga accertata la fonte di provenienza, soddisfa il requisito della forma scritta e la sua trasmissione non deve essere seguita dalla trasmissione dell'originale. I documenti ricevuti via fax dalle UO devono essere inviati al Servizio Protocollo Informatico per la protocollazione. La segnatura viene apposta sul documento e non sulla copertina di trasmissione.

Qualora pervengano all’Amministrazione, successivamente per posta, gli originali,

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ad essi sono attribuiti lo stesso numero e la stessa data di protocollo assegnati ai relativi fax. 10.7.4 Protocollazione di documenti inerenti a gare di appalto confezionati su supporti

cartacei.

La corrispondenza riportante l’indicazione “offerta” - “gara d’appalto” o simili, o comunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma viene protocollata in arrivo con l’apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili, e inviata all’ufficio interessato. Dopo l’apertura delle buste sarà cura dell’UO che gestisce la gara d’appalto riportare gli estremi di protocollo indicati sulla confezione esterna su tutti i documenti in esse contenuti. Per motivi organizzativi l'Ufficio Amministrazione è tenuto ad informare preventivamente il RDS in merito alle scadenze delle gare. 10.7.5 Documenti non firmati

L'operatore di protocollo attesta la data, la forma e la provenienza per ogni documento. Le lettere anonime, pertanto, devono essere protocollate e identificate come tali, con la dicitura “Mittente sconosciuto o anonimo” e “Documento non sottoscritto”. Per le stesse ragioni le lettere con mittente, prive di firma, vanno protocollate e vengono identificate come tali. E' poi compito dell'UO di competenza valutare se il documento privo di firma debba ritenersi valido e come tale trattato dal'ufficio assegnatario. 10.7.6 Protocollazione dei messaggi di posta elettronica convenzionale

Considerato che l'attuale sistema di posta elettronica non certificata non consente una sicura individuazione del mittente, questa tipologia di corrispondenza è trattata nei seguenti modi:

in caso di invio, come allegato, di un documento scansionato e munito di firma autografa, quest'ultimo è trattato come un documento inviato via fax fermo restando che il RPA deve verificare la provenienza certa del documento; in caso di mittente non verificabile, il RPA valuta caso per caso l'opportunità di trattare il documento inviato via e-mail;

in caso di invio di una e-mail contenente un testo non sottoscritto quest'ultima sarà considerata come missiva anonima.

10.7.7 Differimento delle registrazioni

Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate nella giornata di arrivo e comunque non oltre le quarantotto ore dal ricevimento degli atti. Eccezionalmente, il Responsabile del Servizio può differire con apposito provvedimento la registrazione di protocollo dei documenti ricevuti, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d’arrivo. Il protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo. 10.7.8 Corrispondenza personale

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La corrispondenza nominativamente intestata non è aperta e viene consegnata al destinatario il quale, dopo averne preso visione, se valuta che i documenti ricevuti non siano personali, è tenuto a trasmetterli al Servizio Protocollo Informatico per la registrazione dei documenti in arrivo. 10.7.9 Integrazioni documentarie

L'addetto al protocollo non è tenuto a controllare la completezza formale e sostanziale della documentazione pervenuta, ma è tenuto in ogni caso a registrare il documento ed eventuali allegati. Tale verifica spetta all'UO assegnataria che, qualora reputi necessario acquisire documenti che integrino quelli già pervenuti, provvede a richiederli al mittente indicando con precisione l'indirizzo al quale inviarli e specificando che la mancata integrazione della documentazione pervenuta comporta l'interruzione o la sospensione del procedimento.

10.8 REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO 10.8.1 Attribuzione del protocollo

Al fine di assicurare l'immodificabilità dei dati e dei documenti soggetti a protocollo, il servizio di protocollo è realizzato attraverso l'apposizione di un riferimento temporale come previsto dalla normativa vigente. Come previsto dalla normativa in materia di tutela dei dati personali, gli addetti al protocollo adottano tutti gli accorgimenti necessari per la tutela dei dati sensibili/giudiziari non inserendoli nel campo “oggetto” del registro di protocollo. 10.8.2 Registro informatico di protocollo

Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro giornaliero informatico di protocollo è riversato, al termine della giornata lavorativa, su supporti di memorizzazione non riscrivibili [cfr. art. 7, comma 5, DPCM 31 ottobre 2000] i quali sono conservati a cura dell’Amministratore del PROMIL. 10.8.3 Tenuta delle copie del registro di protocollo

E' compito del responsabile della conservazione dei documenti provvedere alla verifica del contenuto dei supporti prodotti dall'addetto incaricato1 e provvedere alle operazioni relative al trasferimento su supporto non rimovibile delle copie del registro di protocollo. Una copia dei supporti è conservata nella cassaforte sita nel locale “aula informatica” della Caserma “R.Pilo”. Il nominativo dell'incaricato al relativo servizio è riportato nell'allegato “12.10.4” (Responsabile della conservazione delle copie di riserva) _______

1 Il responsabile della conservazione e l'addetto incaricato della produzione delle copie su supporti rimovibili

non riscrivibili coincidono con l'Amministratore del PROMIL.

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11. MODALITA' DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA

11.1 IL REGISTRO DI EMERGENZA Qualora non fosse disponibile fruire del servizio di protocollo informatico per una interruzione accidentale o programmata, l'AOO è tenuta ad effettuare le registrazioni di protocollo sul registro di emergenza. Qualora nel corso di un anno non venga utilizzato il registro di emergenza, il RDS annota sullo stesso il mancato uso. Le registrazioni di protocollo effettuate sul registro di emergenza sono identiche a quelle eseguite su registro di protocollo generale. Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attributo un nuovo numero di protocollo, continuando la numerazione del protocollo raggiunta al momento dell'interruzione del servizio. A tale registrazione è associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione riportati sul protocollo di emergenza. I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano, pertanto, due numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo generale. La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo. La gestione del registro di emergenza è illustrata nell'allegato “12.11” (Gestione registro di emergenza).

11.2 MODALITA' DI APERTURA DEL REGISTRO DI EMERGENZA

Il RDS assicura che, ogni qualvolta per cause tecniche non è possibile utilizzare la procedura informatica, le operazioni di protocollo sono svolte manualmente sul registro di emergenza, sia esso cartaceo o informatico, su postazioni di lavoro operanti fuori linea. Prima di autorizzare l'avvio dell'attività di protocollo sul registro di emergenza, il RDS imposta e verifica la correttezza della data e dell'ora relativa al registro di emergenza su cui occorre operare. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione del funzionamento del protocollo. Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre le ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il RDS autorizza l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana.

11.3 MODALITA' DI UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA

Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul relativo registro il numero totale di operazioni registrate manualmente. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, garantisce comunque l'identificazione univoca dei documenti registrati nell'ambito del sistema documentario dell'AOO.

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11.4 MODALITA' DI CHIUSURA E RECUPERO DEL REGISTRO DI EMERGENZA

E' compito del RDS verificare la chiusura del registro di emergenza. E' compito della persona delegata dal RDS riportare dal registro di emergenza al sistema di protocollo le registrazioni relative ai documenti protocollati manualmente, entro cinque giorni dal ripristino delle funzionalità del sistema. Una volta ripristinata la piena funzionalità del servizio di protocollo informatico, il RDS provvede alla chiusura del registro di emergenza annotando, sullo stesso il numero delle registrazioni effettuate e la data e l'ora di chiusura.

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ALLEGATI

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12. ALLEGATI

12.1 DEFINIZIONI Ai fini del presente manuale s’intende:

per testo unico, il DPR 28 dicembre 2000, n. 445, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;

per Area Organizzativa Omogenea (AOO), un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall’Amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato (cfr. art. 2, comma 1, lettera n), del DPCM 31 ottobre 2000];

per Unità Organizzativa (UO), un ufficio o sezione dell’area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti (cfr. art. 2, lettera o), del DPCM 31 ottobre 2000];

per Ufficio Utente (UU), un ufficio dell’area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di protocollo informatico; ovvero il soggetto, destinatario del documento, così come risulta dalla segnatura di protocollo nei campi opzionali;

per Responsabile del Procedimento Amministrativo (RPA), è la persona, alla quale è stata affidata la trattazione di un affare amministrativo ivi compresa la gestione/creazione del relativo fascicolo dell’archivio corrente;

per documento amministrativo ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa [cfr. art. 1, comma 1, lettera a), del testo unico];

per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti [cfr. art. 1, comma 1, lettera b), del testo unico];

per firma digitale, il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici [cfr. art. 1, comma 1, lettera n), del testo unico];

per impronta del documento informatico, una sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita, generata mediante l’applicazione al documento di una funzione matematica di HASH che assicura l’univocità del risultato [cfr. art. 1, comma 1, lettere b) e c), del DPCM 8 febbraio 1999, recante le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell’art.3, comma 1, del DPR 513/97];

per gestione dei documenti, l’insieme delle attività finalizzate alla formazione, ricezione, registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti

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dall’Amministrazione, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato (Titolario di archivio) adottato dall’Esercito [cfr. art. 1, comma 1, lettera q), del testo unico];

per sistema di gestione informatica dei documenti, l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall’Amministrazione per la gestione dei documenti [cfr. art. 1, comma 1, lettera r), del testo unico];

per segnatura di protocollo, l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni che consentono di identificare/individuare in modo inequivocabile il documento stesso [cfr. art. 1, comma 1, lettera s), del testo unico];

per archivio corrente, la parte di documentazione relativa ai procedimenti in corso di istruttoria e di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente;

per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa a procedimenti esauriti, ma non ancora destinati alla conservazione permanente;

per archivio storico, il complesso di documenti relativi a procedimenti esauriti e destinati alla conservazione permanente;

per titolario di classificazione, uno schema generale di voci logiche che identificano le funzioni e le attività di una UO. E’ articolato in modo gerarchico al fine di identificare, secondo uno schema che va dal generale al particolare,il fascicolo;

per piano di conservazione di un archivio, il piano, integrato con il titolario di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali [cfr. art. 68, comma 1, del testo unico];

per fascicolo, l’unità di base indivisibile di un archivio che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo;

per supporto di memorizzazione, il mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni rappresentate in modo digitale, su cui l’operazione di scrittura comporti una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso [cfr. art. 1, lettera b), della Deliberazione AIPA 30 luglio 1998, n. 24, recante le regole tecniche per l’uso di supporti ottici];

per archiviazione ottica, l’operazione che genera, su di un supporto di memorizzazione, una registrazione contenente la versione iniziale di una istanza di un documento informatico [cfr. art. 1, lettera i), della Deliberazione AIPA 30 luglio 1998, n. 24];

per Servizio, il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi [cfr. art. 61, comma 1, del testo unico].

La gestione dei documenti è effettuata mediante il sistema operativo informatico denominato ProMil.

12.2 NORMATIVA DI RIFERIMENTO

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DPCM 3 DICEMBRE 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del 2005”

Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 4 aprile 2006. n.159)

Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68

Circolare maggio 2004 – CNIPA - Linee guida per l’utilizzo della firma digitale.

Deliberazione CNIPA N.11 del 19 febbraio 2004 – Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali SGD –VI reparto I° Ufficio Referente Unico del Protocollo Informatico per la Difesa (“Linee guida per l’implementazione del protocollo informatico: La registrazione e la segnatura di protocollo ed altri problemi pratici”)- Marzo 2004

SMD – Reparto TEI (Let. 155/0503/121/01-SRL1 datata 19 gennaio 2004); SMD – Reparto TEI (Direttiva SMD-I-002 “Formati di scambio di documenti di testo in

formato elettronico nell’ambito della Difesa” dell’8 luglio 2004); SMD – Reparto TEI (Direttiva SMD-I-003 “La posta elettronica in ambito Difesa” dell’8

luglio 2004); SMD – Reparto TEI (Direttiva SMD-I-004 “Il protocollo informatico in ambito Difesa”

dell’8 luglio 2004); DPCM 13 gennaio 2004 – Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la

conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici (GU n. 98 del 27 aprile 2004)

Direttiva 18 dicembre 2003 - Linee guida in materia di digitalizzazione dell’Amministrazione per l’anno 2004 (GU n. 28 del 4 Aprile 2004)

Direttiva 1999/93/CE del parlamento Europeo e del Consiglio del 13 dicembre 2003 Direttiva MIT 27 novembre 2003 - Impiego della posta elettronica nelle pubbliche

amministrazioni. (GU n. 8 del 12-1-2004) Decreto del 14 ottobre 2003 - Approvazione delle linee guida per l'adozione del

protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi. (GU n. 249 del 25-10-2003)

DLgs. N. 196 del 30 giugno 2003 - Codice in materia di protezione dei dati personali. DPR n. 137 del 7 aprile 2003 – Regolamento recante disposizioni di coordinamento in

materia di firme elettroniche a norma dell'articolo 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002,

Legge n. 289 del 27 dicembre 2002 – Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato.

Direttiva del Ministro per l'innovazione e le tecnologie, 20 dicembre 2002 - Linee guida in materia di digitalizzazione dell'amministrazione

Direttiva del Ministro per l'innovazione e le tecnologie, 9 dicembre 2002 -Trasparenza dell'azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali

DLgs n. 10 del 23 gennaio 2002 - Recepimento della direttiva 1999/93/CE sulla firma elettronica

SGD –VI reparto I° Ufficio Referente Unico del Protocollo Informatico per la Difesa (“Linee guida per l’implementazione del protocollo informatico: Riferimenti normativi ed operazioni da effettuare”)- Ottobre 2002;

SGD –VI reparto I° Ufficio Referente Unico del Protocollo Informatico per la Difesa (“Linee guida per l’implementazione del protocollo informatico: Schema esemplificativo del manuale di gestione e Nucleo Minimo di Protocollo”)- Marzo 2003

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Direttiva n. 16 gennaio 2002, Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie - Sicurezza informatica e delle telecomunicazioni nelle pubbliche amministrazioni statali

Direttiva del Ministro per la funzione Pubblica del 13 dicembre 2001 – Formazione del Personale (GU. n. 26 del 31 gennaio 2002)

Deliberazione AIPA n.42 del 13 dicembre 2001, Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - articolo 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445

Note esplicative delle regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico, Deliberazione 13 dicembre 2001, n. 42, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 296 del 21 dicembre 2001

Circolare AIPA 21 giugno 2001, n. AIPA/CR/31 (Art. 7, comma 6, del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 31 ottobre 2000, recante "Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998, n. 428" - requisiti minimi di sicurezza dei sistemi operativi disponibili

Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. AIPA/CR/28 - Articolo 18, comma 2, del DPCM 31 ottobre 2000 (GU 21 novembre 2000, n. 272) recante regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati.

DLgs n. 165 del 30 marzo 2001 - "Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche"

Circolare del 16 febbraio 2001, n. AIPA/CR/27 - art. 17 del DPR 10 novembre 1997, n. 513: utilizzo della firma digitale nelle Pubbliche Amministrazioni.

Testo unico sulla documentazione amministrativa (GU. n. 42 del 20.2.2001) DPR 28 dicembre 2000 n. - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.

Decreto del Presidente della Repubblica 8 gennaio 2001, n. 37 (Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato - n. 42, allegato 1, della legge n. 50/1999);

Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Provvedimento 8/P/2001 del 14 marzo 2001 (Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici);

Deliberazione AIPA n. 51/2000 del 23 novembre 2000 - Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell’art. 18, comma 3, del DPR 10 novembre 1997, n. 513 (GU. n. 291 del 14.12.2000)

DPCM 31 ottobre 2000 - Regole tecniche per il protocollo informatico; valido ai sensi dell’art. 78 del DPR 445/2000 (GU. n. 272 del 21.11.2000)

Decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490 (GU. n. 302 del 27.12.1999) Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, a norma dell'articolo 1 della legge 8 ottobre 1997, n. 352.

DPCM 28 ottobre 1999 Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni. (GU. n. 290 del 11.12.1999)

Decreto Legislativo 30 luglio 1999, n. 281 (Disposizioni in materia di trattamento dei dati personali per finalità storiche, statistiche e di ricerca scientifica);

DPR 20 ottobre 1998, n. 428 (GU. n. 291 del 14.12.1998)Regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo con procedura informatica.

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Deliberazione AIPA 24, 30 luglio 1998 art. 2, comma 15 della Legge 24 dicembre 1993, n. 537: Regole tecniche per l'uso di supporti ottici. (GU n. 192 del 19.8.1998)

DPR 10 novembre 1997, n. 513 Regolamento recante criteri e modalità per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici, a norma dell'art. 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59. (GU n. 60 del 13.3.1998)

Legge n. 59 del 15 marzo 1997 - Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa

Legge 31 dicembre 1996, n. 676 Delega al Governo in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali. (GU. n. 5 del 8.1.1997)

DPR 12 febbraio 1993, n. 39 Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche, a norma dell'art. 2, comma 1, lettera mm), della legge 23 ottobre 1992, n. 421. (GU. n. 42 del 10.2.1993)

DPR 27 giugno 1992, n. 352 (GU. n. 177 del 29.7.1992)Regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1990,n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi.

Legge n. 241 del 7 agosto 1990 - Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. (GU. n. 192 del 18.8.1990)

Regio Decreto 25 gennaio 1900, n. 35 (Gazz. Uff. n. 44 del 22.2.1900) Regolamento per gli uffici di registratura e di archivio delle amministrazioni centrali.

Giornale Militare Ufficiale – Dispensa n. 54 – Circolare 18/10/29 Norme per la conservazione e l’eliminazione degli atti da carteggio.

Giornale Militare Ufficiale – Dispensa n. 24 Circolare 02/05/30 Norme per la conservazione e l’eliminazione degli atti da carteggio.

Circolari del Gabinetto del Ministro del 22/11/30 e del 12/01/31 Norme per la conservazione e l’eliminazione degli atti da carteggio.

Circolare del Ministero dell’Interno 1 marzo 1937 n. 17200-2 Norme per la conservazione e l’eliminazione degli atti da carteggio.

Decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409 Norme relative all’ordinamento e al personale degli Archivi di Stato.

Decreto Legislativo 29 ottobre 1999, n. 490 Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, a norma dell'articolo 1 della legge 8 ottobre, n. 352.

Decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409.

12.3 ARTICOLAZIONE DI CIASCUNA UNITA' ORGANIZZATIVA (UO) NELL'AMBITO DELL'AOO.

Denominazione dell’Area: Comando Militare Autonomo SICILIA Codice identificativo dell’Area: M_D E25414 Data di istituzione: 31 MAGGIO 2015

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Indirizzo di posta elettronica istituzionale dell’Area: [email protected] Indirizzo di posta elettronica certificata dell’Area: [email protected] Indirizzo postale: Comando Militare Autonomo SICILIA:

- Palazzo dei Normanni-Piazza del Parlamento n. 5 – 90134 Palermo; - Caserma “Rosolino PILO”-Piazza della Vittoria n. 14-90134 Palermo.

Responsabile del Servizio:...................................................Magg. Giuseppe PIRANEO ; Vicario del RDS:..............................................................Serg. Magg. Ignazio D’ANTONI; Amministratore del Sistema informatico del Pro.Mil.:............1° Mar. Michele VELLA ; Vicario dell’ Amministratore del Sist. Inf. del Pro.Mil..1° Mar. Salvatore CELSOMINO.

Il vicario del RDS interverrà in caso di assenza del titolare,come previsto dall’art. 3 lettera b. del DPCM. In caso di contemporanea assenza del RDS e del suo vicario, anche per un solo giorno, sarà indispensabile nominare comunque, con atto formale , un dipendente dell’AOO che svolga, per il tempo strettamente necessario, il ruolo di RDS.

Ricorrendo tale caso, l’amministratore PROMIL dovrà: a) inserire il dipendente designato nell’organigramma dell’AOO; b) assegnargli le credenziali d’accesso costituite da:

- identificativo, composto da “cognome”+“carica” (es.: cognome RDS pro-tempore); - password provvisoria (da modificare da parte dell’interessato al primo accesso) che verrà

comunicata tramite e_mail (personale); c) disabilitare temporaneamente l’RDS titolare ed il vicario; d) fare msg a tutti i referenti dell’AOO (Capi Uf/Sz. Autn.) per comunicare la nuova situazione e) al rientro del RDS titolare ripristinare le condizioni originarie.

Insieme delle Unità Organizzative che compongono l'AOO con la loro articolazione gerarchica e relativa denominazione del Servizio istituito:

1° LIVELLO 2° LIVELLO 3° LIVELLO 4° LIVELLO 5° LIVELLO

COMANDANTE

CONSULENTE

GIURIDICO LEGALE DEL COMANDANTE

SOTTUFFICIALE DI

CORPO

SEGRETERIA DEL

COMANDANTE

COMMISSIONE LIQUIDAZIONE

DANNII

COMMISSIONE ALBO

FORNITORI

UFFICIO

AMMINISTRAZIONE

SEGRETERIA

AMMINISTRAZIONE

SERVIZIO

AMMINISTRATIVO

SEZIONE

GESTIONE FINANZIARIA

SEZIONE

GESTIONE PATRIMONIALE

SEZIONE

MATRICOLA



50


SEZIONE

CONTRATTI E ACQUISTI

SEZIONE

ASSISTENZA FISCALE

VICE COMANDANTE

SEGRETERIA DEL VICE

COMANDANTE

SERVIZIO DI

PROTEZIONE E PREVENZIONE

PERSONALE A

DISPOSIZIONE DEL V_C/TE

CIRCOLO RICREATIVO DIPENDENTI

DIFESA

CIRCOLO UFFICIALI PALERMO

CIRCOLO

SOTTUFFICIALI PALERMO

CIRCOLO

UNIFICATO MESSINA

CAPO DI STATO

MAGGIORE

SEZIONE

SICUREZZA

SEZIONE SEGRETERIA, PROTOCOLLO

INFORMATICO E FLUSSI

DOCUMENTALI

SEZIONE PPB

SEZIONE C3I

REPARTO DI SUPPORTO GENERALE

RSP_COMANDO

COMPAGNIA COMANDO E

SERVIZI

PLOTONE

INFRASTRUTTURE

PLOTONE

TRASPORTI

51


UFFICIO PERSONALE

RECLUTAMENTO E FORZE DI

COMPLETAMENTO

SEGRETERIA

PERS/RFC

SEZIONE

PERSONALE MILITARE

SEZIONE

PERSONALE CIVILE

SEZIONE RECLUTAMENTO E

FORZE DI COMPLETAMENTO

SEZIONE COLLOCAMENTO

ED EUROFORMAZION

E

UFFICIO LOGISTICO

INFRASTRUTTURE E SERVITU'

MILITARI

SEGRETERIA

LOGINFR

SEZIONE

LOGISTICA

SEZIONE INFRASTRUTTURE

DEMANIO SERVITU' MILITARI

E POLIGONI

UFFICIO AFFARI

GENERALI

SEGRETERIA

AG

SEZIONE ALLOGGI

SEZIONE AFFARI

GENERALI E PRESIDIO

SEZIONE

SANITARIA E GRAVI PATOLOGIE

SEZIONE

BENESSERE E COOPERATIVE

DIRIGENTE DEL

SERVIZIO SANITARIO

52


UFFICIO

COMUNICAZIONE

SEGRETERIA

COMUNICAZIONE

SEZIONE PI/PR

BIBLIOTECA

UFFICIALE DI SERVIZIO AL COMANDO

CDO ALLA SEDE

COBAR

RSU

Codice Pro-Mil delle UO che compongono l’AOO con la loro articolazione gerarchica:

1° LIVELLO 2* LIVELLO 3° LIVELLO 4° LIVELLO 5° LIVELLO

CTE

LEGAD

SU_CORPO

SEGR_CTE

CPALD

CALFO

U.AMM

SEGR_AMM

SERV.AMM

GFIN

GPATR

MATR

CONTR

FISCO

V.CTE

SEGR_VCTE

SPP

DISP_VCTE

CRDD

CUPA

CSUPA

CUNME

CASM

SICUR

53

1° LIVELLO 2* LIVELLO 3° LIVELLO 4° LIVELLO 5° LIVELLO

SEGRE

PPB

C3I

RESUGEN

RSP_COMANDO

COMP_CDO

PL_INFR

PL_TRASP

U.PERS_RFC

SEGR_PERS

PERMIL

PERCIV

RFC

COL_EU

U.LOG

SEGR_LOG

LOG

INFR

U.AG

SEGR_AG

ALLOGGI

AG_PRES

SA_PAT

BENE_COOP

DSS

U.COM

SEGR_COM

INFOP

PI/PR

BIBLIOTECA

U_COMANDO

CDO_SEDE

COBAR

RSU

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12.4 REGOLAMENTO INTERNO SUL SERVIZIO POSTALE Flusso pratico dei documenti in arrivo e in partenza (prima e dopo la registrazione di protocollo informatico) 12.4.1 DOCUMENTI IN ARRIVO 12.4.1.1 Posta non classificata

Si intende come posta non classificata , tutta la corrispondenza , a qualsiasi titolo, in arrivo al Comando Militare Autonomo SICILIA, recapitata mediante: 1. Corriere ; 2. Posta Centrale di Palermo (prelevamento giornaliero a cura del Servizio Posta); 3. Scambio Posta fra gli EDR direttamente dipendenti dal Comando Militare Autonomo

SICILIA; 4. Centro Trasmissioni (messaggi – telefax) . 12.4.1.2 Corrispondenza contenente “informazioni non classificate controllate”

La posta contenente la dicitura “informazioni non classificate controllate” è consegnata, in plico chiuso, alla Sezione Sicurezza e non è soggetta al protocollo informatico.

12.4.1.3 Posta contenente informazioni che richiedano restrizione all'accesso dei dati

La corrispondenza contenente informazioni che richiedano restrizione all'accesso dei dati (corrispondenza contenente dati personali, identificativi, ecc.) è registrata al Servizio di Protocollo Informatico a cura dell'operatore incaricato che provvederà a:

● protocollare il documento ricevuto avendo cura di inserire l'attributo “protetto” prima della registrazione dei dati;

● inoltrare il relativo flusso documentale al responsabile dell'UO destinataria.

12.4.1.4 Corrispondneza afferente a dati sensibili e/o giudiziari

La corrispondenza che riporta l'indicazione “dati sensibili” - “dati giudiziari” - o simili, o dal cui involucro è possibile evincere che afferisce alle disposizioni prescritte dal D.Lgs.n. 196/2003, non deve essere aperta, dagli addetti del servizio posta ma recapitata al servizio Promil il cui personale è stato autorizzato con atti formali al trattamento dei dati personali. Come previsto dalla normativa in materia di tutela dei dati personali, gli addetti al protocollo adottano tutti gli accorgimenti necessari per la tutela dei dati sensibili e giudiziari non inserendoli nel campo “oggetto” del registro di protocollo e apponendo l’attributo “protetto” prima della registrazione dei dati. Il sopra menzionato documento sarà quindi ritirato dall'UO competente con le modalità previste al capitolo 6.3 . I documenti analogici contenenti i dati personali sensibili e/o giudiziari sono custoditi in modo da ridurre al minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla loro natura e alle specifiche caratteristiche del trattamento.

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12.4.1.5 Posta classificata.

Si intende “classificata” la corrispondenza munita di classifica di segretezza rilevabile dall’ involucro esterno (busta, doppia busta, bolgetta). Tale corrispondenza, diretta sempre alla Sz. Sicurezza è : dalla Sz. stessa, ritirata direttamente presso il Centro Trasmissioni ; recapitata dal Servizio Posta se ritirata presso la Posta Centrale di Palermo (di norma

“assicurate” e/o “raccomandate”) ; consegnata direttamente dal corriere abilitato se in orario di servizio ; consegnata a cura dall’Ufficiale di servizio al Comando, alla ripresa delle attività, se

ricevuta in orario non di servizio (Centro trasmissioni – Corriere abilitato) . La corrispondenza classificata non è soggetta al protocollo informatico. 12.4.1.6 Posta Speciale.

Si intende come posta speciale la corrispondenza, di norma, distinta in: Posta Celere, Assicurate e Raccomandate, la quale non deve essere aperta, dagli addetti del servizio posta ma recapitata alla Sezione Sicurezza e trattata secondo quanto anzidetto in funzione della classifica e del destinatario. 12.4.1.7 Corrispondenza consegnata direttamente alle UO

I documenti pervenuti direttamente alle UO (a mezzo corriere, in telefax, indirizzata “esclusivo per il titolare”, ecc.) affinché possano essere assunti a protocollo e quindi divenire “ufficiali” vanno consegnati al Servizio di Protocollo Informatico. 12.4.2 DOCUMENTI IN PARTENZA

Il documento in partenza è quello formato, nell’esercizio delle proprie competenze, da una UO dell’AOO e destinato ad un’altra UO all’interno dello stesso ente, ad altre AOO della stessa Amministrazione o ad altre Amministrazioni. La corrispondenza in partenza, una volta protocollata dalla UO mittente, viene consegnata al Servizio Posta, con apposita distinta in duplice copia La corrispondenza interna, protocollata secondo quanto indicato dal manuale di gestione, viene interscambiata direttamente tra le UO.

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12.5 FLUSSO SINOTTICO DELLA POSTA IN ARRIVO

Legenda :

Smista la posta classificata alla Sz. Sicurezza

Osserva l’iter previsto per Uffici e Sz. Autonome

Iter ascendente documento cartaceo

Iter discendente documento cartaceo

Flusso documentale elettronico

Dipendenza gerarchica linea diretta

Centro

Trasmissioni

Ufficiale di

Servizio

P.T.

Corrieri

Nucleo Posta

- Protocolla

- Scansiona

- Invio flussi

doc.

Capo di

Stato

Maggiore

Capo Ufficio Capo

Sezione

Assegnazione

pratica

Flusso

sinottico

posta in

uscita

Vice

Comandante Comandante

Archiviazion

e documento

cartaceo

Ufficio

Amministrazione

Uffici e Sz. Autonome

Servizio

Protocollo

- Trattazione pratica

- Classifica

- Fascicola

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12.6 FLUSSO SINOTTICO DELLA POSTA IN PARTENZA

Legenda :

Iter ascendente documento cartaceo da sottoporre alla firma

Iter discendente documento cartaceo firmato

Flusso documentale elettronico

Dipendenza gerarchica linea diretta

Capo

Sezione

Capo

Ufficio

Capo di

Stato

Maggiore

Vice

Comandante

Comandante Ufficio

Amministrazione

Inoltra flussi

documentali

ambito AOO

Ufficio Posta Spedizione

Incaricato

dell’istruzione

pratica

- Protocolla

- Scansiona

- Classifica/Fascicola

- Imbusta

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12.7 REGOLE ASSEGNAZIONE DOCUMENTI

Per assegnazione si intende l’azione di conferimento:

della Responsabilità del Procedimento Amministrativo ad un soggetto fisico; materiale documentario da lavorare.

Successivamente all’assegnazione il RPA esegue l’operazione di presa in carico del documento. La “presa in carico” dei documenti informatici viene registrata dal sistema di protocollo in modo automatico e la data di ingresso dei documenti nelle UO di competenza coincide con la data di assegnazione degli stessi.

I termini per la definizione del procedimento amministrativo che prende avvio dal documento, decorrono comunque dalla data di protocollazione. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti i passaggi, memorizzando, per ciascuno di essi, l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione con la data e l’ora di esecuzione.

Lo smistamento iniziale eseguito dal Servizio di Protocollo Informatico, avviene recapitando ai Dirigenti di ciascuna UO, attraverso funzioni specifiche del sistema di protocollo informatico, la notizia circa i documenti destinati all’UO medesimo. Questi dopo averne preso visione, provvedono ad assegnarli o a se stessi o ai propri UU/RPA per la trattazione.

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12.8 ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI 12.8.1 Conservazione dei documenti cartacei

Dopo la scansione i documenti cartacei vengono custoditi in raccoglitori giornalieri, presso la stessa UO Protocollo. Dopo un mese (a seconda dello spazio disponibile nella UO Protocollo), occorre depositare i raccoglitori giornalieri nell’Archivio Unico della AOO. Per particolari documenti, definiti dal RDS ( quali documenti del Servizio Amministrativo, documenti Sanitari, libretti personali, ecc.), ritiro giornaliero a cura delle UO. 12.8.2 Servizio della conservazione elettronica dei documenti

Il servizio in parola è realizzato al fine di trasferire su supporto informatico rimovibile le informazioni: del protocollo informatico; della gestione dei documenti:

- relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi; - riversamento su nuovi supporti informatici per garantire nel tempo la leggibilità dei medesimi.

Il processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici, anche sottoscritti, inizia con la memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento di tale processo. Il processo di riversamento sostitutivo di documenti informatici avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico e termina con l’apposizione sull’insieme dei documenti su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo. Qualora il processo riguardi documenti informatici sottoscritti è richiesta anche l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale, da parte di un pubblico ufficiale, per attestare la conformità di quanto riversato al documento d’origine. 12.8.3 Tenuta e conservazione della documentazione dell’archivio corrente

La sezione corrente è, di norma, detenuta negli Uffici Utente componenti le UO e gestita dagli RPA in quanto trattasi di documenti in corso di lavorazione, ovvero di documenti relativi ad affari o procedimenti non ancora conclusi. La sezione corrente viene alimentata dalla corrispondenza ricevuta, inviata e/o interna relativa ad uno stesso affare conservata all’interno dei fascicoli. 12.8.4 Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito

Periodicamente, e comunque almeno una volta l’anno, il RDS, tramite il Responsabile degli Archivi e della Conservazione dei documenti, provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in una apposita sezione di deposito dell’archivio generale costituito presso appositi locali, individuati e predisposti a tal fine, dell’AOO.

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Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente. Prima di effettuare il conferimento di cui sopra, il RPA/UU procede alla verifica:

dell’effettiva conclusione ordinaria della pratica; dell’effettiva trascrizione dell’esaurimento della pratica nel registro di repertorio dei

fascicoli; del corretto aggiornamento della data di chiusura sulla camicia del fascicolo; che il materiale pronto per essere riversato sia correttamente organizzato e corredato

da strumenti che ne garantiscano l’accesso organico.

Ricevuti i fascicoli e controllato l’aggiornamento del rispettivo repertorio, il Responsabile dell’Archivio, predispone un elenco di versamento, come disposto dal testo unico, copia del quale viene fatta siglare per l’approvazione dal RDS e viene, poi, da inviare custodita al servizio archivistico, in apposito raccoglitore. L’altra copia dello stesso elenco viene conservata dal RPA che ha versato la documentazione. Il fascicolo nell’archivio di deposito viene archiviato per materia con lo stesso ordine di classificazione dell’archivio corrente e per ordine cronologico. I fascicoli del personale vanno trasferiti dall’archivio corrente all’archivio di deposito l’anno successivo a quello di cessazione dal servizio. In relazione a quanto sopra è importante ribadire che le norme sono valide sia per i flussi di documenti cartacei che per quelli informatici. Per quest’ultimi, ad esempio, si parla di fascicolo elettronico e di chiusura logica del medesimo, di repertorio elettronico, di versamento logico dell’archivio corrente in quello di deposito ma, funzionalmente tale operazione viene eseguita e resa irreversibile. 12.8.5 Versamento dei documenti nell’archivio storico

Periodicamente, sulla base dei termini stabiliti per la consultazione o alla scadenza prefissata, sono effettuate le operazioni di selezione e scarto dei fascicoli dell’archivio di deposito. La selezione è l’operazione con la quale vengono individuate le unità archivistiche da destinare all’archivio storico o da avviare allo scarto. La selezione viene effettuate nell’archivio di deposito. Per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, si applicano in ogni caso, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, sia che si tratti di supporti informatici che convenzionali. I documenti selezionati destinati alla sezione storica dell’archivio devono essere trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l’accesso secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia dei beni culturali. 12.8.6 Consultazione e movimentazione dell’archivio di deposito e storico

La richiesta di consultazione, e di conseguenza di movimentazione dei fascicoli, può avvenire solo all’interno dell’AOO. In ogni caso: le UO, per motivi di consultazione, possono richiedere in ogni momento al servizio

archivistico i fascicoli conservati nella sezione archivistica di deposito o storica; l’affidamento temporaneo di un fascicolo già versato all’archivio di deposito o storico

ad una UO/UU deve avvenire solamente per il tempo strettamente necessario all’esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo. Tale

61

affidamento temporaneo avviene solamente mediante richiesta espressa redatta in duplice copia su un apposito modello, contenente gli estremi identificativi della documentazione richiesta, il nominativo del richiedente, la UO/UU di appartenenza e la sua firma. Un esemplare della richiesta di consultazione viene conservata all’interno del fascicolo. La movimentazione viene registrata a cura del Responsabile del Servizio Archivistico in un apposito Registro di carico/scarico, dove, oltre ai dati contenuti nella richiesta, compare la data di consegna/invio e quella di restituzione, nonché delle eventuali note sullo stato della documentazione in modo da riceverla nello stesso stato in cui è stata consegnata;

il Responsabile del servizio archivistico verifica che la restituzione dei fascicoli affidati temporaneamente avvenga alla scadenza prevista.

62

12.8.7 Modulo di consultazione della Sezione di deposito e storica dell'archivio

Modulo di consultazione della Sezione di deposito e storica dell'archivio

Oggetto : Richiesta di consultazione del materiale documentario conservato nella sezione di deposito/storica presso il Servizio Archivistico del Comando Regione militare Sud in Palermo.

Scopo della consultazione: Durata indicativa della consultazione: __________ mesi Materiale da consultare: Titolo: Classe: Sottoclasse: Descrizione fascicoli:

●Oggetto del fascicolo:

●Anno di repertoriazione:

●Dal numero al numero Descrizione dei sottofascicoli:

●Oggetto del fascicolo:

●Anno di repertoriazione:

●Dal numero al numero Note: Palermo,lì L’operatore ricevente: _______________________________

Il Responsabile dell’Archivio: ________________________

63

12.9 ATTRIBUZIONI DI FUNZIONI CONNESSE CON IL SERVIZIO DI

PROTOCOLLO INFORMATICO

12.9.1 RESPONSABILE DEL SERVIZIO

RESPONSABILE DEL SERVIZIO

Nominativo

:

Magg. Giuseppe PIRANEO

Incarico

:

Responsabile del Servizio

Indirizzo

:

Piazza della Vittoria, 14 - 90100 Palermo

Telefono/Fax

:

091 2193908 (linea civile)

1672908 (linea militare)

E-MAIL

:

[email protected]

VICARIO DEL RESPONSABILE DEL SERVIZIO

Nominativo

:

Serg. Magg. Ignazio D’ANTONI

Incarico

:

Vicario del Responsabile del Servizio

Indirizzo

:


Telefono

:


167 2869 (linea militare)

E-MAIL

:

[email protected]



64

12.9.2 RESPONSABILE DEL SERVIZIO ARCHIVISTICO

RESPONSABILE DEL SERVIZIO ARCHIVISTICO

Nominativo

:

Ass. Amm. Nicola Antonino SCIORTINO

Incarico

:

Responsabile del Servizio Archivistico

Indirizzo

:


Telefono

:


167 2840 (linea militare)

E-MAIL

:

[email protected]


65

12.9.3 AMMINISTRATORE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

AMMINISTRATORE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

Nominativo

:

1° Mar. Michele VELLA

Incarico

:

Amministratore del Protocollo Informatico;

Indirizzo

:


Telefono

:



E-MAIL

:

[email protected]

VICARIO AMMINISTRATORE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

Nominativo :

1° Mar. Salvatore CELSOMINO

Incarico :

Vicario Amministratore del Protocollo Informatico

Indirizzo :


Telefono/Fax :



E-MAIL :

[email protected]



66

12.9.4 RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE DELLE COPIE DI RISERVA

RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE DELLE COPIE DI RISERVA

Nominativo :

1° Mar. Michele VELLA

Incarico

:

- Responsabile della conservazione delle copie di riserva del registro di protocollo

informatico

Indirizzo :


Telefono/Fax :



E-MAIL :

[email protected]


67

12.10 ELEMENTI DELLA SEGNATURA

Per i documenti in “entrata”, la segnatura di norma è realizzata con una etichetta autoadesiva corredata di codice a barre o, in alternativa, con un timbro tradizionale. Esempio:

IN ENTRATA

Segnatura di protocollo automatica Segnatura di protocollo manuale

Per i documenti in “uscita”, la segnatura di norma è realizzata riportando i dati della registrazione di protocollo nella riga del foglio riservato alla trascrizione del protocollo. Esempio:

IN USCITA

68

12.11 GESTIONE REGISTRO DI EMERGENZA Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo informatico, ogni evento deve essere registrato su un supporto alternativo (cartaceo), denominato Registro di emergenza (RE). Su questo registro devono essere riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione, nonché la data e l’ora del ripristino della piena funzionalità del sistema, nonché eventuali annotazioni ritenute rilevanti dal responsabile del protocollo informatico. Il registro di emergenza viene sostanzialmente a configurarsi come un repertorio del protocollo unico: ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza sarà attribuito un nuovo numero di protocollo, seguendo senza soluzioni di continuità la numerazione del protocollo unico raggiunta al momento dell’interruzione del servizio. A tale registrazione nelle note sarà associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione del relativo protocollo di emergenza. I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo unico recheranno, pertanto, due numeri: uno del protocollo di emergenza e uno del protocollo unico. Il registro di emergenza, in unico esemplare, deve essere gestito dal responsabile del Nucleo Protocollo; tutte le UO, che dovranno protocollare in entrata ed in uscita, dovranno contattare detto responsabile per l’acquisizione del numero di protocollo. Al ripristino dei servizi informatici, ogni UO, previo autorizzazione del RDS, procederà alla trascrizione nella banca dati dei protocolli utilizzati nel periodo di interruzione.

69

12.12 LINEE GUIDA PER L’INSERIMENTO DEI DATI NEL PROTOCOLLO

INFORMATICO Di seguito vengono indicate le linee guida per l’inserimento dei dati. Nomi di persona: I nomi di persona devono essere scritti facendo precedere il cognome al nome, nel caso in cui l’applicativo non preveda campi distinti per le due informazioni. Titoli di cortesia: I titoli di cortesia, onorificenza, nobiliari vanno omessi, salvo che l’applicativo non ne preveda l’inserimento in uno specifico campo. Nomi di citta’: I nomi delle citta’ e degli Enti stranieri vanno scritti nella lingua originale, tranne il nome dello Stato di appartenenza, che deve essere in lingua italiana. Nomi di ditte: prevede l’utilizzo della maiuscola solo nella prima parola del nome. Avremo quindi Ditta elaborazioni elettroniche oppure Elaborazioni elettroniche, o ancora, Societa’ per l’elaborazione elettronica. Nel caso in cui nella ragione sociale compaia un nome proprio di persona, si seguiranno, per tale norme, le indicazioni generali per i nomi propri di persona. Le Ditte utilizzano diverse modalita’ per indicare la propria ragione sociale. Inserire tale informazione in caratteri minuscoli, senza puntini di separazione: srl e NON s.r.l. o S.R.L. spa e NON s.p.a. o S.P.A.. Enti - Associazioni: Di norma la lettera maiuscola deve essere utilizzata solo per l’iniziale della denominazione. Ministeri: I Ministeri vanno scritti per esteso. Avremo così: Ministero della difesa, Ministero dell’economia e delle finanze. Altri Enti: Enti universalmente conosciuti con una sigla vanno trascritti in caratteri maiuscoli senza punti. Avremo così: ISTAT, CIPE, ecc. Universita’: Per le universita’ utilizzare la lettera maiuscola per la parola Studi, così come in uso presso tali strutture: Universita’ degli Studi di Roma. Lettere accentate: Seguendo le indicazioni della direttiva SMD-I-002, sui formati di scambio di documenti di testo in formato elettronico nell’ambito della Difesa, scrivere gli accenti con il carattere ‘ (codice ASCII 39) piuttosto che con le lettere accentate. Avremo quindi citta’ e NON città. Virgolette: Nel caso di presenza di virgolette nel nome di una associazione o di Ente, queste devono essere riportate utilizzando il carattere “ (codice ASCII 34). Avremo quindi Societa’ “Elaborazione dati”. Indicazione di Enti di secondo livello dell’A.D.: Quando un Ente ha piu’ Dipartimenti/Uffici/Divisioni, tale indicazione deve essere fornita dopo il nome dell’Ente stesso (cosi avremo Stamadifesa Reparto TEI e NON Reparto TEI Stamadifesa).

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