Codice di Condotta Sostenibile

02 Maggio 2017

Vision 2020 e l’obiettivo di offrire Soluzioni e materiali che migliorano la vita sono, per ognuno di noi in Sibelco, la stella polare che ci guida e aiuta ad essere sempre allineati e al tempo stesso esprimono il nostro spirito ambizioso. Sono questi i principi che guideranno la nostra azienda nel corso dei prossimi anni, aiutandoci a diventare un'impresa globale orientata ai mercati, in grado di offrire soluzioni e materiali, di garantire standard Operationally Excellent, capace di promuovere una cultura distintiva e a dare sempre il massimo in tutto quello che facciamo.

Abbiamo un obiettivo: offrire Soluzioni e materiali che migliorano la vita. Tenere fede a questa mission significa svolgere la nostra attività in modo sostenibile e responsabile per creare un valore per tutti i nostri stakeholder che duri nel tempo. Per aiutarci a realizzare tutto ciò, è con sommo orgoglio che vi presento il Codice di Condotta Sostenibile. Si tratta di un documento che illustra i principi fondamentali alla base delle nostre attività, indicandoci la direzione da seguire quando lavoriamo per Sibelco o per suo conto.

Ogni giorno, ciascuno di noi è responsabile del proprio comportamento e deve rispettare il nostro valore principe, la sicurezza, adottando un comportamento coerente con quattro principi: Costruire relazioni positive, Far sentire la propria voce, Esplorare possibilità e Mantenere le promesse.

Il Codice di Condotta Sostenibile è stato concepito quale strumento al nostro servizio, per perseguire gli obiettivi di Vision 2020, promuovendo al contempo una cultura aziendale distintiva. Mi aspetto che tutti in Sibelco rispettino i principi di questo Codice, a prescindere dal ruolo che rivestiamo o dal nostro luogo di lavoro.

Non vedo l'ora di lavorare insieme a voi alla costruzione di valori che durino nel tempo.

Jean-Luc Deleersnyder Chief Executive Officer

Il nostro modo di lavorare

Maggio 2017

Il Codice Il Codice di Condotta Sostenibile di Sibelco (il Codice) ratifica il nostro impegno per l’adozione di pratiche commerciali etiche e per svolgere le nostre attività in modo sostenibile e responsabile, in conformità al nostro obiettivo di offrire Soluzioni e materiali che migliorano la vita.

Il Codice è stato concepito come strumento di supporto per le nostre mansioni quotidiane, affinché possiamo svolgerle a norma di legge, in conformità al nostro Obiettivo e nel rispetto di Vision 2020.

Tutti noi ci impegniamo ad agire nel pieno rispetto delle leggi e delle normative dei Paesi in cui operiamo.

Il Codice si applica a tutto il nostro personale, indipendentemente dalla funzione e dal luogo di lavoro, così come a chiunque agisca per nostro conto. Anche i rappresentanti e i consulenti di Sibelco o terze parti che agiscono per nostro conto sono tenuti a rispettare i principi del Codice nell’esercizio della loro mansioni.

Rispettiamo gli standard e i principi stabiliti nel Codice nell’esercizio delle nostre attività, anche nell’ambito nel quadro delle iniziative in joint-venture per quanto riguarda le attività di nostra competenza. Applichiamo questi standard e questi principi a tutti i nostri rapporti, inclusi quelli con i nostri clienti, fornitori, comunità e altri stakeholder, governi, enti pubblici e colleghi.

Siamo tutti tenuti a partecipare, se richiesto, alle iniziative di formazione sul Codice. Lo scopo delle attività formative è quello di approfondire aspetti pratici e spiegare in modo concreto in che modo il Codice aiuta a lavorare in modo etico, responsabile e sostenibile.

Ci avvaliamo di verifiche, sia interne che esterne, realizzate in loco finalizzate a monitorare la corretta attuazione del Codice, nonché delle politiche e delle procedure che lo integrano.

L'Executive Committee è responsabile dell’attività di monitoraggio sulla conformità al Codice.

La divisione di Audit interno e l’Ufficio Legale sono responsabili di segnalare all'Executive Committee tutte le criticità emerse.

Gestione delle violazioni del CodiceQuando veniamo a conoscenza di una violazione del Codice e/o di qualsiasi altra politica, arrestiamo la violazione provvedendo a segnalarla.

Quando osserviamo o veniamo a conoscenza di un comportamento non conforme al Codice o a una politica aziendale è nostro compito far sentire la nostra voce. Nessuno di noi sarà soggetto a ritorsioni o punizioni per aver segnalato in buona fede una violazione, presunta o reale che sia.

Anche in caso di dubbio e laddove il processo decisionale illustrato nel Codice non aiuti a chiarire i nostri dubbi, è nostro compito segnalare comunque la violazione.

Possiamo segnalare le nostre preoccupazioni a un Supervisor o a un Manager. Tuttavia, qualora non fossimo a nostro agio o nel caso in cui i consigli del Supervisore non dovessero risultare soddisfacenti, possiamo rivolgerci direttamente ai rappresentanti dell’Ufficio Legale, delle Risorse Umane o all'Audit Interno.

Altrimenti, possiamo trasmettere la segnalazione via email al seguente indirizzo: ethicalhelpline@sibelco.com.

Tutte le informazioni inviate conformemente alla politica in materia di segnalazione delle violazioni (Whistleblowing) saranno trattate in modo del tutto riservato, nella misura massima consentita ai sensi di legge e compatibilmente alle esigenze investigative.

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A chi segnalare eventuali dubbi: Il nostro Supervisore o Manager

Rappresentante dell’Ufficio Legale

Rappresentante delle Risorse Umane

Rappresentante dell'Audit interno

Helpline per problemi etici: ethicalhelpline@sibelco.com

Aree tematiche del Codice1. Un posto di lavoro sano e sicuro

La sicurezza rappresenta il nostro valore cardine e siamo determinati a garantire l’incolumità dei nostri dipendenti e contractors quando si trovano presso le nostre strutture.

La conoscenza capillare da parte dei dipendenti dei nostri programmi di sicurezza è una componente essenziale delle iniziative adottate dalla società per gestire e tenere sotto controllo i rischi più elevati. La loro esperienza concreta fornisce preziosi contributi pratici all’elaborazione delle nostre iniziative in materia di sicurezza e salute e allo sviluppo di programmi ideati e attuati in modo congiunto con il personale stesso.

La partecipazione diretta del nostro personale è anche il segreto dell’iniziativa di Sibelco “Going for Zero”, un approccio alla sicurezza che fonde gli standard di sicurezza globali, le nostre regole salvavita e la formazione sul campo per fare di ogni dipendente un leader della sicurezza.

L’obiettivo è quello di garantire un ambiente di lavoro sano e sicuro che garantisca l’incolumità delle persone. Tale obiettivo viene perseguito attraverso la gestione attiva di tutti i potenziali fattori di rischio dell’ambiente di lavoro, nel quale tutti ci sentiamo responsabili per la sicurezza dei nostri colleghi.

2. Una cultura distintiva

Le persone sono un elemento imprescindibile del successo di Sibelco e la nostra cultura è parte integrante della nostra strategia. Consolideremo i nostri punti di forza per sviluppare una cultura coerente capace di attirare, coinvolgere e trattenere i talenti migliori.

Lavoriamo insieme per tenere fede alla nostra ambizione di dar vita a una cultura distintiva, cioè:

• Fare di Sibelco l’azienda di cui tutti vogliamo far parte

• Instillare un senso di appartenenza e orgoglio nei nostri dipendenti

• Fare di Sibelco l’espressione del nostro modo di comportarci, il cuore della nostra cultura distintiva, e per questo far sì che siano incorporati nei nostri processi comuni (selezione, performance management, promozioni, sviluppo, gratifiche)

• Garantire che i mangers di Sibelco siano altamente qualificati e in grado di aiutare ognuno a crescere e a dare il proprio prezioso contributo individuale

• Fare della nostra cultura un fattore determinante e tangibile dei risultati individuali e collettivi

• Promuovere lo spirito di inclusione e valorizzazione della diversità

• Far sì che i nostri dipendenti siano i primi sponsor di Sibelco

3. Modello delle Condizioni di Lavoro e Diritti Umani

Inclusività, Rispetto e Diversità

Valorizziamo e promuoviamo la diversità e ci impegniamo a dar vita a un ambiente inclusivo, in cui ognuno si senta pienamente rispettato, trattato in modo equo e con dignità. Le differenze di età, origine culturale, abilità e disabilità fisiche, razza, religione, genere, orientamento sessuale e molte altre, tra i nostri dipendenti rappresentano un valore aggiunto per la nostra cultura distintiva e ci aiutano a raggiungere i nostri obiettivi.

Sviluppo professionale

Riconosciamo l’importanza del contribuito dei nostri dipendenti al successo di Sibelco e siamo impegnati a guidarli, formarli e aiutarli nella loro crescita. Cerchiamo sempre di attirare i talenti migliori, offrendo loro l’opportunità di crescita.

Divieto di Lavoro Forzato

Vietiamo qualunque forma di lavoro forzato nell’ambito di tutte le nostre attività e condanniamo ogni forma di schiavitù. Non tolleriamo alcun trattamento disumano dei dipendenti, comprese eventuali forme di abuso psico-fisico.

Divieto di Lavoro Minorile

Ci impegniamo ad astenerci dal ricorso al lavoro minorile nell’ambito delle nostre attività e non lo permettiamo ai nostri Contractors c/o i nostri siti.

Rispettiamo l’età minima di lavoro riconosciuta a livello internazionale nell’ambito di tutte le nostre attività o persino requisiti più restrittivi in termini di età minima laddove sia previsto in certi paesi.

Divieto di Discriminazioni e molestie

Vietiamo e siamo impegnati a eliminare ogni forma di discriminazione illecita, diretta o indiretta, nell’ambito di tutte le decisioni lavorative.

Cerchiamo di garantire ai nostri dipendenti un ambiente di lavoro sicuro e libero da qualunque forma di discriminazione o intimidazione.

Tutti i dipendenti, effettivi o potenziali, sono valutati in base al merito, all’esperienza professionale, ai requisiti in materia di comportamento, alle competenze e alle prestazioni passate.

Adottiamo un sistema retributivo basato sul merito, che esclude qualsiasi forma di discriminazione in base al genere o a qualunque altro fattore non professionale, al momento di definire i criteri salariali.

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Rispetto delle normative in materia di salario minimo e orario di lavoro

Ci impegniamo a rispettare le normative e gli standard in materia di salario minimo ed orario di lavoro.

4. Governance e conformità ai Requisiti di Legge

Registrazione e comunicazione trasparenti

Teniamo la nostra contabilità in modo scrupoloso, nel pieno rispetto della normativa e dei regolamenti in vigore nei Paesi in cui operiamo. I nostri libri contabili riflettono i dati finanziari correnti, nel pieno rispetto degli International Finance Reporting Standards (IFRS). Informiamo i nostri azionisti su tutti i fatti e le iniziative dell’azienda e sulle questioni che possono essere di loro interesse attraverso i nostri processi di governance, i reports e le circolari.

Utilizzo dei Beni Aziendali

Adottiamo tutte le misure e le precauzioni necessarie per tutelare da eventuali rischi o danni i beni di proprietà dell’azienda, siano essi materiali, quali attrezzature e impianti, o immateriali, quali fondi, proprietà intellettuale, inventari, risorse informatiche, informazioni e dati aziendali.

Privacy dei dati

Rispettiamo tutte le leggi in materia di privacy dei dati.

Riservatezza, Proprietà Intellettuale Sistemi informativi, E-mail e Social Media

Sibelco ha posto in essere una serie di politiche che disciplinano la riservatezza, la proprietà intellettuale, i sistemi informativi, l’uso della posta elettronica e dei social media. I dipendenti sono tenuti a comprendere e a rispettare tali politiche.

5. Gestione delle relazioni commerciali

Il Cliente al centro

Il nostro obiettivo è offrire ai nostri clienti soluzioni e materiali e per far questo cerchiamo di conoscerli a fondo, così come i loro processi e le loro esigenze, presenti e future, cercando di superare le loro stesse aspettative. A tal fine uniamo la nostra competenza tecnica con una spiccata attenzione ai clienti e cercando di comprendere realmente i loro progetti e le loro ambizioni.

Concorrenza leale

Competiamo in modo corretto cercando di vincere eticamente, astenendoci da qualunque pratica commerciale illecita o concorrenza sleale.

Condanniamo qualunque forma di condotta anti-concorrenziale e qualunque tipo di comportamento sleale o ingannevole e ci impegniamo a rispettare le norme antitrust vigenti nei Paesi in cui operiamo.

Divieto di concussione e corruzione

Ci impegniamo ad agire in modo professionale, equo e all’insegna dell’integrità, nell’ambito di tutti i nostri rapporti e delle trattative commerciali che conduciamo, ovunque ci ritroviamo, vietando ogni forma di concussione e corruzione.

Non diamo, offriamo o promettiamo vantaggi o qualunque altra cosa di valore allo scopo di influenzare un funzionario o pubblico ufficiale, un dipendente di un partner commerciale di Sibelco, esistente o potenziale, o di un concorrente per conseguire o mantenere un affare o un vantaggio commerciale.

Conflitto d’ interessi

Ogni dipendente dovrebbe perseguire sempre il migliore interesse di Sibelco. Non partecipiamo, direttamente o indirettamente, ad attività che possano comportare un conflitto tra i nostri interessi personali, o di familiari o parenti, e gli interessi di Sibelco.

Ci asteniamo da comportamenti che potrebbero dare l’impressione di un conflitto d’interessi e invitiamo sempre ad agire usando il buon senso per evitarli.

Doni, Intrattenimento ed Ospitalità

I dipendenti sono tenuti a rispettare le Policy di Sibelco in materia di doni, intrattenimenti e ospitalità.

Queste Policy vietano ai dipendenti di dare o accettare qualsiasi cosa che possa influenzare indebitamente il giudizio del beneficiario, generando un obbligo sproporzionato per restituire un favore o dando comunque l’apparenza di comportamento improprio. Enti Pubblici e Regulatory Affairs

Ci impegniamo a mantenere relazioni oneste e costruttive con governi ed enti pubblici e con i loro funzionari, che dovranno essere fondate su comportamenti eticamente irreprensibili.

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Abbiamo predisposto misure idonee a verificare la legittimità e la corretta iscrizione nei libri sociali delle imposte e delle tasse pagate, e che gli importi corrisposti ai pubblici ufficiali non configurino fattispecie di natura corruttiva.

Ci impegniamo a condividere informazioni con le autorità in modo trasparente e nel pieno rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili.

Comunicazioni Esterne

Comunichiamo con i media attraverso i nostri portavoce designati e in conformità con le nostre Policy in materia. A tal fine, tutti gli altri dipendenti devono astenersi dal rilasciare comunicazioni a titolo di rappresentanti dell’azienda senza aver prima ottenuto una debita autorizzazione.

Supply Chain sostenibile

Ci impegniamo a relazionarci con fornitori responsabili, che gestiscono i rischi, rispettano le leggi e dimostrano integrità nelle loro azioni. Ci impegniamo a stringere rapporti con fornitori che svolgono la propria attività in modo responsabile

e sostenibile.

6. Relazioni con la Comunità

Ambiente

Ci impegniamo a ridurre l’impatto delle nostre attività, dall’esplorazione alla chiusura delle miniere, al fine di contribuire alla tutela dell’ambiente in cui operiamo, adottando, a tal fine, standard comuni a livello di gruppo. Gestione delle Risorse e continuità a lungo termine

Investiamo risorse al fine di condurre l’attività estrattiva in modo responsabile ed efficiente e gestire le risorse in modo da minimizzare l’impatto sull’ambiente e massimizzare il valore delle risorse per le nostre comunità.

Pianificazione Territoriale, Recupero e Rispetto dell’Ambiente

Riconosciamo l'importanza di utilizzare il territorio, prestando la dovuta attenzione alle esigenze altrui e cerchiamo di coinvolgere gli altri nelle nostre attività durante l’intero ciclo di vita delle nostre operations.

Diamo vita a un’eredità positiva e adottiamo un approccio responsabile per lo sfruttamento del territorio, tenendo sempre presenti le istanze delle comunità locali.

Adottiamo uno standard condiviso a livello di gruppo per la chiusura delle miniere, che implementiamo prima, durante e in seguito alle nostre attività, che mira a garantire un esito sostenibile a livello sociale, ambientale ed economico dopo la cessazione delle attività.

Cerchiamo con tutte le nostre forze di tutelare l'ecosistema e prendiamo in considerazione la biodiversità e il recupero dell'habitat nel corso dell’intero processo delle nostre attività, dalla progettazione alla fase di recupero.

Progettiamo le nostre attività e le nostre Operations in armonia con l'ambiente e nel rispetto delle normative e dei regolamenti ambientali applicabili.

Monitoriamo e, dove possibile, influenziamo le norme sull’ambiente e sulla pianificazione del territorio allo scopo di garantirne la conformità con le nostre attività presenti e future.

Efficienza delle Risorse

Ci impegniamo a garantire la massima efficienza nel consumo dell’energia e delle risorse naturali.

Investiamo nei processi di riciclaggio e di smaltimento responsabile. Siamo impegnati a garantire un trattamento eco-sostenibile dei nostri rifiuti industriali, anche attraverso il riciclaggio.

Coinvolgimento della Comunità

Siamo consapevoli del nostro valore in ambito sociale e cerchiamo di svolgere un ruolo positivo nelle comunità in cui lavoriamo.

Cerchiamo con tutta la nostra forza di essere un “punto di riferimento” e di migliorare costantemente le modalità con cui contribuiamo, in modo diretto o indiretto, al benessere delle comunità, facendo ogni sforzo per stringere relazioni positive e mutuamente proficue.

Inoltre, cerchiamo in tutti i modi di contribuire all'istruzione e alla formazione delle comunità rurali interessate dalle nostre attività. Riconosciamo il valore dell’istruzione per la sostenibilità di oggi e di domani.

Abbiamo in essere programmi di coinvolgimento delle comunità per mettere a fuoco possibili motivi di preoccupazione e identificare in modo proattivo interventi per correggerli e/o mitigarli.

Selezioniamo partner e sponsorizzazioni che favoriscano il nostro obiettivo sia a livello globale, sia a livello regionale e locale, dove ci impegniamo e sosteniamo le comunità locali e gli stakeholders.

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Quando lasciamo una comunità che dipende dalla nostra attività, cerchiamo attivamente di offrire il nostro contributo per una transizione economicamente responsabile, che offra il necessario sostegno alle comunità locali e gli stakeholders. Ciò vale anche per le nuove acquisizioni e per lo sviluppo

di nuovi progetti, rispetto ai quali elaboriamo valutazioni complete e ci impegniamo attivamente con le comunità, promuovendo un dialogo continuo e duraturo e coltivando relazioni positive.

Il valore fondamentale della sicurezza

La nostra priorità assoluta è garantire la sicurezza dei nostri dipendenti, dei visitatori e dei nostri contractors. Il nostro programma “Going for Zero” mira a garantire un ambiente di lavoro sano e sicuro che garantisca l’incolumità delle persone. È responsabilità di tutti noi garantire la sicurezza dei nostri colleghi, visitatori e contractors.

Costruire relazioni positive.

Costruiamo relazioni positive basate sulla fiducia e sul rispetto reciproci. Risolviamo in modo costruttivo conflitti e problemi. Rispettiamo e offriamo sostegno ai nostri colleghi, clienti, fornitori e comunità e ci impegniamo a garantire che le nostre relazioni siano reciprocamente proficue e offrano un valore duraturo nel tempo.

Facciamo sentire la nostra voce

Affrontiamo ogni problema e partecipiamo alle discussioni in modo costruttivo. Incoraggiamo attivamente i dipendenti ad esprimere eventuali motivi di preoccupazione. Siamo aperti e trasparenti, condividiamo idee con i manager, i colleghi e le altre persone, forniamo e chiediamo riscontri puntuali. Una volta identificato un problema, facciasmo sentire la nostra voce. Noi “lo osserviamo, lo interrompiamo e lo segnaliamo”.

Esplorare le possibilità

Identifichiamo e consideriamo le alternative prima di agire. “Esplorare le possibilità” consente di guardare al di fuori del nostro team e al di là dei semplici vincoli funzionali, geografici o aziendali per trovare ispirazione e consigli da altri e migliorare il nostro business. Ci sforziamo di migliorare e diamo il benvenuto al cambiamento.

Mantenere le promesse

“Mantenere le promesse” significa identificare e focalizzare le priorità del business facendo di tutto per conseguire gli obiettivi prefissati. Siamo entusiasti ed impegnati a raggiungere gli obiettivi di Vision 2020, ci assumiamo la responsabilità delle nostre azioni e rispondiamo personalmente dei risultati raggiunti.

La nostra cultura distintiva

La cultura distintiva di Sibelco si ispira al principio fondamentale della sicurezza e a quattro comportamenti chiave. In questo modo possiamo mantenere un comportamento etico, agire nella legalità e con integrità e promuovere un processo decisionale responsabile. Tutto questo ci porta verso il nostro obiettivo, offrire Soluzioni e materiali che migliorano la vita.

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Come prendere la decisione giustaIl Codice non può affrontare tutte le sfaccettature che possono emergere durante le nostre mansioni quotidiane e, anche dopo averlo letto, potremo trovarci in situazioni dubbie. Lo schema seguente che illustra il processo decisionale ci aiuta a prendere la decisione giusta e a chiarire i nostri dubbi.

www.sibelco.com

Rispettando e applicando il Codice, tutti noi contribuiamo alla costruzione di una Sibelco sostenibile, che offre un contributo positivo alle nostre comunità e stakeholders, creando un valore che dura nel tempo.

rispetta Vision 2020 e il nostro obiettivo?

no/non sono

sicuro:fermati e chiarisci

è conforme alla nostra

cultura distintiva?

no/non sono

sicuro:fermati e chiarisci

mi sentirei a mio agio se venisse

pubblicato su un giornale?

sì:inter-rogati

no/non sono

sicuro:fermati e chiarisci

mi sentirei a mio agio a raccontarlo

ad amici, familiari e colleghi?

no/non sono

sicuro:fermati e chiarisci

no/non sono

sicuro:fermati e chiarisci

è legale?sì:

inter-rogati

no/non sono

sicuro:fermati e chiarisci

è Sicuro?sì:

inter-rogati

sì:inter-rogati

sì:inter-rogati

sì:proce-dere con

l’azione