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Compiti e organizzazioneCompiti e organizzazionedell’economatodell’economato

L’economato è il reparto che deve provvedere all’acquisto e garantire la disponibilità delle merci necessarie all’attività dell’azienda

È un reparto presente solo nelle aziende che adottano una gestione accentrata degli ordini

Dimensioni e organizzazione del reparto dipendono dal sistema di ristorazione attuato, dal numero di pasti serviti, dalla frequenza e dai tempi di rifornimento

Ufficio acquisti e contabilità

Area ricevimento merci

Area controllo merci

Area stoccaggio (zona a temperatura ambiente / a temperatura controllata)

Dispensa

Capoeconomo

Addetto al controllo

Dispensiere

Magazziniere

I localiI locali Gli addettiGli addetti

La pianificazione degliLa pianificazione degliacquistiacquisti

Piano acquisti da stilare sulla base del volume di lavoro previsto (determinabile con metodo storico o previsionale)e dei menu proposti

Standard o specifica di acquisto da redigere per ogni prodotto indicando:

qualità caratteristiche misure / grammature prezzo

Tecniche di acquistoTecniche di acquisto

Prodotti deperibili: acquisti secondo necessità (logica del just in time)

Prodotti di lunga conservazione: lotto economico d’acquisto (quantità che consente di ottenere la più favorevole combinazione fra costi di approvvigionamento e di mantenimento)

Prodotti di supporto: periodo fisso di riordino

Canali di approvvigionamentoCanali di approvvigionamento

Acquisto al dettaglio Acquisto diretto dal produttore Acquisto tramite rappresentante Acquisto tramite grossisti o GDO Acquisto cash & carry Acquisto centralizzato Acquisto per contratto Acquisto on line

Criteri di scelta dei fornitoriCriteri di scelta dei fornitori

Affidabilità, solidità ed efficienza organizzativa Varietà dell’offerta Rapporto qualità/prezzo Rispetto delle normative, certificazioni volontarie Sicurezza igienica Modalità e tempi di consegna Termini di pagamento Termini di resa per merci non conformi all’ordine Servizi aggiuntivi (assistenza, clausole speciali)

Movimentazione merciMovimentazione merci

Ordinazionipreferibilmente per iscritto (fax, e-mail)

Ricevimentocontrollare quantità, qualità e rispondenza dei prodotti all’ordine

Stoccaggioa spazio fisso / a spazio variabile / a metodo misto

Distribuzionesecondo il metodo FIFO (First In, First Out)

La gestione delle scorteLa gestione delle scorte

Le scorte devono essere sempre mantenute a un livello superiore alla scorta minima e inferiore alla scorta massima, evitando situazioni di stock out o di over stock

È utile applicare la gestione a punto d’ordine, che consiste nell’effettuare un nuovo ordine non appena il quantitativo delle scorte risulta pari al

punto d’ordine lead time consumo giornaliero scorta minima

La valorizzazione delleLa valorizzazione dellegiacenzegiacenze

Costo standard (acquisti a prezzo bloccato)

Criterio dei costi specifici(individuazione del lotto di appartenenza di ogni prodotto)

Metodo della media ponderata(calcolata sui vari costi d’acquisto) 

Metodo FIFO (al costo degli ultimi acquisti)

Metodo LIFO (al costo dei primi acquisti)

Metodo HIFO (al costo degli acquisti più convenienti)

ModulisticaModulisticain uso nel reparto economatoin uso nel reparto economato

Tra le altre scritture ricordiamo: schede per le specifiche di acquisto schede per gli ordini di acquisto registro carico e scarico schede inventario buoni prelevamento fogli consumi note di trasferimento libro merci eliminate

I software gestionali di magazzino semplificano le registrazioni