Il caso

 

La Zootecnica Group S.p.A. distribuisce medicinali veterinari, prodotti ed attrezzature per zootecnia e veterinaria, alimenti ed accessori per

animali da compagnia ad allevamenti, ambulatori, cliniche veterinarie, farmacie e grossisti.

La vendita diretta al Pubblico viene effettuata nei Pet Shop a marchio "Amici Pet&Co." e nei Jump&Ride STORE distribuiti in tutte le filiali con

orari di apertura che tengono conto delle esigenze della clientela.La distribuzione dei numerosi prodotti in assortimento è capillare

mediante corrieri che garantiscono consegne rapide e puntuali. Per gli acquisti diretti, i professionisti del settore possono contare  sul

Cash&Carry della sede di San Donato Milanese, progettato per le loro esigenze.

dal sito www.lazootecnica.com  

Tipologia di documenti gestiti

• Fatture attive• Documenti di Trasporto (DDT)• Giornale Bollato• Giornale di Magazzino• Schede contabili (partitari)

2

Un esempio del volume di documenti gestiti nei primi 10 mesi del 2016:

58.000 Fatture Clienti77.000 Documenti di Trasporto   

è il software utilizzato per la gestione della documentazione e della conservazione elettronica

Alcuni aspetti di gestione funzionale

Archiviazione:automatica col servizio di Spool Recognition attraverso

la tecnica del file accompagnatorio (txt)utilizzo del Servizio Barcode Connector per il recupero di

DDT firmate e archiviazione in Arxivar come allegato al documento originale

utilizzo del Servizio Barcode Connector per il recupero di fatture attive firmate e archiviazione in Arxivar in

sostituzione del documento originale

Fatturazione PA con il modulo IX di ArxivarConservazione Elettronica su IXCE in house

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Archiviazione Ciclo Attivo

4

Le DDT emesse e le Fatture Attive conferiscono automaticamente in formato pdf nel sistema

Arxivar. Tutti i documenti .pdf, originati dall’Erp Dynamics NAV, sono corredati di un file accompagnatorio, in formato .txt, che viene utilizzato per generare il

profilo documentale.

Spool Recognition Pro Il modulo di Arxivar che

permette di gestire in maniera automatica il ciclo attivo dei

documenti aziendali, dall'archiviazione alla

spedizione, dalla fascicolazione al reperimento di informazioni di

profilo direttamente dall'ERP

Dynamics NAVErp

L’ERP genera il documento .pdf con file accompagnatorio .txt in

una cartella condivisa

+

1 2SPOOL RECOGNITION monitora la cartella, genera il profilo e

archivia il documento

Spool Recognition

Gestione barcode su DDT e Fatture Attive

5

Le DDT e le Fatture Attive sono generate dall’Erp con barcode incorporato.

Una volta firmate per accettazione, esse vengono riportate sul sistema Arxivar e ricollegate automaticamente al proprio

documento originale.

Dynamics NAVErp

L’ERP genera il documento .pdf con barcode incorporato

1

2BARCODE CONNECTOR associa il documento al

suo profilo originale

Barcode ConnectorIl modulo di Arxivar che permette di identificare

univocamente un documento attraverso il codice barcode, così da poterlo archiviare fisicamente

assegnandolo ad un profilo precedentemente creato.

Il documento cartaceo viene firmato per accettazione e dematerializzato

3

La fatturazione alla Pubblica Amministrazione attraverso il modulo IX

6

Caratteristica fatture PA

• il contenuto è rappresentato in un file XML, secondo un formato predefinito e accettato dal SdI;

• l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura;

• la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco (codice IPA) dell'ufficio destinatario della fattura.

Il modulo IX di Arxivar si pone come software di

intermediazione per la gestione dei flussi da e

verso il SdI

Nasce già in formato XML

dall’Erp

Conservazione elettronica

7

Firma digitale dei documenti

Generazione di un pacchetto di versamento

Inoltro dell’Hash all’ente preposto per l’apposizione della

marcatura temporale (ove previsto dalla legge)

Inoltro dell’Hash all’ente

preposto per l’apposizione

della marcatura temporale

Memorizzazione del pacchetto sulla cartella del server adibita a

repository

1

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4

5

6

7

Trasformazione del pacchetto di versamento in pacchetto di archiviazione e apposizione

della firma digitale

Archiviazione ottica dei documenti in formato pdf (o formato xml per le fatture PA), completi del proprio

profilo documento

Fatture PA

Fatture attive

Giornale di Magazzino

Giornale Bollato

Schede contabili

DDT

La firma dei documenti per la conservazione viene effettuata sul portale IXCE in automatico attraverso il certificato remoto

Cosign del Responsabile Legale