Briefing iniziale nuovi progetti FP7 Unità Progettazione e rendicontazione progetti di ricerca Area...

Briefing iniziale nuovi progetti FP7

Unità Progettazione e rendicontazione progetti di ricerca

Area Ricerca - Unità progettazione e rendicontazione progetti di ricerca

Per una corretta gestione e rendicontazione del progetto di ricerca e per evitare errori nell’esposizione dei costi che possono comportare anche, nei casi più gravi, la restituzione all’UE di parte del finanziamento occorre dall’inizio del progetto:

- Instaurare un costante rapporto di collaborazione con Segreteria di Dipartimento e Area Ricerca

- Condividere le informazioni inerenti al progetto

La gestione della documentazione del progetto


1) Predisporre presso il Dipartimento un raccoglitore cartaceo dedicato al progetto in cui inserire:

Informazioni contrattuali UE:

- Contratto con la Commissione UE firmato (grant agreement) e modifiche (amendments)

- Form A firmato (in caso di partecipante)

- Allegato tecnico (Annex I) e eventuali modifiche

- Consortium Agreement firmato

Informazioni finanziarie:

- Copia di eventuali richieste al coordinatore/Commissione UE per trasferimenti di budget da una categoria all’altra o tra partecipanti

- Copia dei Financial Statements presentati (FORM C)

- Copia della corrispondenza relativa all’accettazione da parte della Commissione UE dei costi dichiarati


Informazioni finanziarie:

- Copia dei certificati di Audit necessari per il progetto (contributo EU≥375.000€)

- Copia della documentazione relativa alla selezione della società certificatrice (richiesta del servizio, preventivi, accettazione del servizio)

- Copia del Report periodico del progetto (scientifico/finanziario)


La gestione della documentazione

del progetto

Costi del personale:

- Copia dei curricula dei ricercatori/personale tecnico rendicontato sul progetto, firmati dagli stessi

- Copia di tutti i contratti temporanei dei ricercatori o personale tecnico che lavorano sul progetto

- Per i borsisti o assegnisti anche la copia del bando e la lettera di assegnazione

La gestione della documentazione

del progetto

Costi del personale:

- Copia dei time sheets di tutte le persone rendicontate sul progetto firmati dalle stesse e controfirmati dal responsabile scientifico

- Copia dei compensi/ricevute /fatture/cedolini per le persone rendicontate sul progetto per la durata dell’impegno sul progetto e documentazione comprovante il pagamento

Acquisti di beni o servizi:- Copia degli ordini ai fornitori- Copia dei documenti di trasporto- Verbali di collaudo- Fatture e documenti di pagamento

Subcontratti:- Evidenza della procedura di selezione del

subcontraente- Copia delle fatture- Evidenza dei risultati ottenuti dal

subcontractor



Missioni: - Meetings periodici: copia delle agende dei

meetings/minute - Partecipazione a seminari/convegni: copia del programma

dell’evento e dei papers presentati- Eventuali autorizzazioni della Commissione UE per viaggi

extra UE se non previsti nell’allegato tecnico- Carte d’imbarco e tutta la documentazione giustificativa

Sul modulo di missione VM devono essere sempre menzionati il nome del progetto, la motivazione (es meeting

annuale, riunione scientifica progetto, etc) e possibilmente il wp di riferimento


File elettronico del progetto:

Raccogliere anche in un file elettronico dedicato al progetto tutta la documentazione disponibile in formato elettronico

Article 3 – Duration and start date of the projectQuesto articolo indica la durata complessiva del

progetto (es 36 mesi) e la sua data di inizio (es. 01/01/2010).

N.B.: solo i costi generati durante la vita del progetto sono eleggibili. La data di inizio del progetto determina il periodo di eleggibilità dei costi.

Eccezione per i costi relativi alla preparazione dei reports finali, certificati di audits finali: possono essere sostenuti entro 60 giorni dalla conclusione del progetto

Progetti collaborativi – Il Grant Agreement

Article 4 – Reporting periods and language of reports

Indica i periodi di rendicontazione del progetto:

P1: from month 1 to month 18P2: from month 19 to the last month of the

project

Da tenere sotto controllo per sapere quando è il momento di rendicontare

Progetti collaborativi – Il Grant Agreement

I pagamenti

a) Pre-finanziamento pari al 160% del contributo EU medio per periodo per

progetti con più di due periodi di rendicontazione.Versato al coordinatore entro 45 gg dall’entrata in

vigore del contratto UE

Dal pre-finanziamento è dedotto il 5% del contributo EU è destinato al Fondo di Garanzia

Il 10% del contributo EU è versato con l’ultimo pagamento

b) Pagamenti intermedi Al termine di ciascun periodo di rendicontazione

sulla base dei costi accettati dalla Commissione UE

c) Pagamento finale Alla conclusione del progetto per l’ultimo periodo di

rendicontazione + restituzione del 5% sul Fondo di Garanzia + eventuali aggiustamenti.

I pagamenti

Certificato stati finanziari (form D)

Certificato obbligatorio per i beneficiari il cui contributo EU, per ciascuna richiesta di pagamento (intermedia o finale), è ≥ € 375.000.

Dopo la certificazione dei costi il conteggio riparte da 0 per le successive richieste di contributi EU sino al raggiungimento della soglia dei € 375.000.

Per i progetti che hanno durata ≤ 2 anni e che raggiungono la soglia di € 375.000 è prevista l’emissione di un solo certificato al termine del progetto

Progetto durata superiore a 2 anni:1A rendicontazioneContributo EU richiesto: € 175.000 - NO CFS

2A rendicontazioneContributo EU richiesto: € 200.000 (€ 200.000 + € 175.000=

€ 375.000) – SI’ CFS

3A rendicontazioneContributo EU richiesto: € 250.000 - NO CFS

ARITMO: contributo EU totale € 54.720 – NO CFSSAFROS: contributo EU totale € 647.800 – SI’ CFSSPACIOS: contributo EU totale € 469.820 – SI’ CFS

Certificato stati finanziari (form D)

Progetti collaborativi – FORM C

Entro 60 gg dal termine del periodo di rendicontazione ogni partecipante invia al coordinatore un report periodico comprensivo di:

- Report tecnico- Report sull’utilizzo delle risorse- FORM C (modulo finanziario) per la rendicontazione dei costi

Il report è compilato e trasmesso al coordinatore in formato elettronico e per posta in originale. La compilazione elettronica avviene tramite il portale EU FORCE previa registrazione ad ECAS (European Commission Authentication Service):

https://webgate.ec.europa.eu/cas/login?service=http%3A%2F%2Ffp6.cc.cec.eu.int%3A15001%2FFormC%2Fecas%2FforceAccessList.action&acceptStrength=STRONG

Documenti EU - rendicontazione

Documenti guida EU per la rendicontazione dei progetti collaborativi FP7:

- “Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions” (version 02/04/2009) ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf

- “Guidance Notes on Project Reporting” (version 10/11/2008) ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/project_reporting_en.pdf

Le % di finanziamento UE

• Attività di RTDContributo EU 75% dei costi

• Attività di DIMOSTRAZIONEContributo EU 50% dei costi

• Attività di MNGT, TRAINING, OTHERContributo UE 100% costi

Special transitional flat rate (60%)

Per il calcolo dei costi indiretti dei progetti collaborativi, l’Università di Verona partecipa al 7PQ con la modalità dello “Special transitional flat rate”. La percentuale del 60%, ammessa dalla Commissione Europea, é calcolata sui costi diretti (al netto di subcontratti).

(rif. nota rettorale del 7 giugno 2007, prot. n. 25898 sul sito web d’Ateneo)

Progetti collaborativi – Costi indiretti

Special transitional flat rate (60%)

Trattandosi di un flat rate, l’importo ricevuto dalla Commissione UE non deve essere rendicontato e può essere utilizzato come “salvadanaio” per il progetto

Progetti collaborativi – Costi indiretti

Progetti collaborativi – Tempo produttivo annuale

1) Nota del MUR del 03/04/2007 “Partecipazione a progetti di ricerca comunitari: modalità di calcolo del costo orario personale docente” (pubblicata sul sito d’Ateneo)

1512 ore annue (210 giorni) tempo produttivo annuo (personale docente e personale T.A. strutturato a tempo pieno)

Progetti collaborativi – Tempo produttivo annuale

8 luglio 2009 – trasmissione alla Commissione Europea (DG Research), da parte del MIUR, della nota del 3 aprile 2007 allo scopo di avvalorare le indicazioni univoche date dal Ministero alle Università italiane e rafforzarne la posizione in caso di ispezioni finanziarie (audits) della Commissione Europea

Guide Finanziarie UE (ed. 02/04/09):

“if the beneficiary uses the standard productive hours, it can not claim more hours than the standard productive hours, even if actual time spent exceeds them”.

CALCOLO DEL COSTO ORARIO:

Se il tempo produttivo annuo registrato nel time sheet è < a 1512 il costo lordo annuo si divide per 1512

Se il tempo produttivo annuo registrato nel time sheet è > a 1512 il costo lordo annuo si divide per il tempo produttivo registrato (es 1520).

Allo scopo di prevenire eventuali richieste di rimborsi da parte della Commissione UE sui costi del personale si raccomanda di non superare il tetto massimo di 1512 ore nell’esposizione del tempo produttivo annuo nei time sheets

Rendicontazione COSTI DEL PERSONALE

• Tempo produttivo annuo per la ricerca= 1512 ore – ore didattica (rif. Allegato 1 circolare 03/07/2009)

• Costo orario* ai fini della rendicontazione= costo annuale lordo (comprensivo di oneri previdenziali e fiscali)/1512

*costi del personale per la rendicontazione da richiedere con un certo anticipo alla Direzione Personale d’Ateneo tramite la Segreteria di Dipartimento

N.B. : PER CIASCUNA PERSONA RENDICONTATA SUL PROGETTO OCCORRE TENERE TRACCIA DEL DETTAGLIO DI CALCOLO PER LA DETERMINAZIONE DELL’IMPORTO ADDEBITATO SUL PROGETTO FP7 (COSTO ORARIO, ORE ADDEBITATE SUL PROGETTO FP7, IMPORTO OTTENUTO)

Rendicontazione COSTI DEL PERSONALE

Progetti collaborativi – Time sheets

Time sheetTutto il personale impegnato nel progetto FP7 (contratti permanenti e temporanei) che rendiconta il suo costo del personale deve registrare, per tutta la durata del progetto, le ore lavorate sul medesimo tramite compilazione del time sheet (allegato 2 circolare D.A. del 03/07/09)

“Only the hours worked on the project can be charged. Working time to be charged must be recorded throughout the duration of the project by timesheets, adequately supported by evidence of their reality and reliability” (FP7 Financial Guidelines, ed 02/04/09 pag 43)


I time sheets devono essere compilati dagli interessati e controfirmati dal responsabile scientifico del progetto.Se il personale impegnato su di un progetto FP7 ha

contemporaneamente altri progetti nazionali o europei in corso, la registrazione del tempo lavorato deve permettere una riconciliazione delle ore totali (full time recording per person) del tempo produttivo individuale su attività di ricerca, di didattica e altro, indicando anche le assenze per ferie o malattia.

“It is important to remember that an effective time recording system (a system that certifies the reality of the hours worked) is a requisite for the eligibility of costs” (Financial Guidelines ed. 02/04/09 pag 43)”

L’Ateneo di Verona, con la circolare del 03/07/2009, ha adottato un time sheet integrato su base giornaliera per la registrazione delle ore lavorate sui progetti FP7 e su eventuali altri progetti nazionali/europei (rif. Allegato 2 circolare 03/07/2009).

Il modello adottato è in linea con il modello di time sheet esposto nelle Guide Finanziarie FP7 (ed 02/04/2009).


Ove identificabile, l’IVA non è un costo ammissibile per la rendicontazione

Acquisti di beni o servizi in regime di non imponibilità:

In base all’art.72 D.P.R. 633/1972 per acquisti di beni e servizi con fondi europei del progetto è possibile chiedere al fornitore la non imponibilità dell’IVA per la percentuale di finanziamento UE previsto dall’attività per la quale il bene o servizio è stato acquistato (es. nel 7PQ 75% per RTD, 50% per dimostrazione, 100% per management).

L’IVA

% finanziamento UE:

- Ricerca e Sviluppo tecnologico: 75% (enti pubblici e SMEs)- Dimostrazione: 50%- Management: 100%- Training: 100%- Other: 100%

L’IVA

Esempio:Acquisto di materiale di consumo per il valore di € 5000 per attività di RTD

Valore bene non imponibile: € 3.750 (pari al 75% di 5.000)Valore bene imponibile IVA: € 1.250 (pari al 25% di 5.000)

In fase di rendicontazione è possibile imputare sul progetto il costo di un bene durevole necessario per lo svolgimento del progetto stesso. Tale valore è calcolato sulla base del COSTO STORICO del bene.

Il costo ammissibile per la rendicontazione dei beni durevoli è basato sulla quota di ammortamento del bene secondo i coefficienti annuali e periodi di ammortamento riportati nell’allegato 3 della circolare del 03/07/2009.

L’ammortamento di beni durevoli

Il costo ammissibile per la rendicontazione è determinato con il metodo lineare (quote costanti) in base alla seguente relazione:

(A/B) x C x D

In cui:“C” è il costo storico“B” è il periodo di ammortamento del bene in mesi“A” è il periodo di utilizzo del bene espresso in mesi“D” è la percentuale d’uso del bene per il progetto

di ricerca


Esempio:

Bene durevole: attrezzatura scientifica per la ricercaPeriodo di ammortamento: 36 mesiCosto d’acquisto: 50.000 EuroData di acquisto: 01/01/2008Durata progetto di ricerca: 01/01/2007 - 31/12/2009 (36 mesi)% di utilizzo per lo specifico progetto: 100%

(24/36) x 50.000 x 100% = € 33.333,33 = costo ammissibile complessivo per la rendicontazione


Documentazione da mantenere per la rendicontazione:

- Documentazione relativa al bene (ordine, documenti di trasporto, verbali di collaudo, fatture, contabili etc)

- Dettaglio del calcolo effettuato per la determinazione del costo ammissibile secondo l’esempio nella circolare del 03/07/2009

- Dichiarazione del responsabile del progetto sulla percentuale d’uso del bene sul progetto e schema di rilevazione

- Dichiarazione del responsabile del progetto qualora le attrezzature non fossero ubicate presso il beneficiario


Acquisto di beni strumentali

Se l’acquisto per il progetto riguarda un bene ammortizzabile, oltre alla percentuale di finanziamento UE (75%, 50%, 100% etc) prevista per l’attività del progetto, occorre tenere in considerazione il costo ammissibile del bene secondo le quote di ammortamento imputabili al progetto, a partire dalla data di acquisizione del bene, e la percentuale d’uso del bene sul progetto. La data di acquisizione del bene coincide normalmente con la sua data di consegna.

E’ pertanto necessario, in fase di ordine del bene, concordare preventivamente con il fornitore la data di consegna del bene che costituisce il riferimento necessario per il calcolo della non imponibilità I.V.A

L’IVA

Es: Acquisto di un’attrezzatura per attività di RTD

Costo storico attrezzatura: € 200.000Utilizzo del bene sul progetto: 100%Durata progetto: 36 mesi (01/01/2009-31/12/2011)Data consegna bene: 01/05/2009Periodo di ammortamento bene: 36 mesi

Calcolo costo ammissibile del bene sul progetto:(32/36) x 200.000 x 1= € 177.777,77€ 177.777,77 x 75%= € 133.333,33 valore bene non imponibile

I.V.A€ 200.000 – 133.333,33= € 66.666,67 valore bene imponibile

I.V.A

Per acquisti di beni o servizio per un valore sino ad € 258,22 il regime di non imponibilità I.V.A non è applicabile.

L’IVA

Trasferimenti di budget

Nel corso del progetto sono possibili trasferimenti di budget tra attività (es RTD, MANAGEMENT etc) e tra beneficiari senza necessità di modifiche (amendments) al Grant Agreement. E’ opportuno segnalare sempre al coordinatore i trasferimenti di budget che si intendono effettuare.

La condizione da osservare è che il lavoro del progetto sia svolto come previsto dall’Annex I (ALLEGATO TECNICO) del Grant Agreement. Il coordinatore dovrebbe verificare caso per caso e contattare il Project Officer qualora vi sia il dubbio che il trasferimento possa avere un potenziale impatto sulla descrizione del lavoro del progetto. In caso di modifica sostanziale con impatto sull’Annex I deve essere modificato il Grant Agreement.

N.B.: ATTENZIONE ALLE % DI RIMBORSO PREVISTE PER LE VARIE ATTIVITA’

NON E’ POSSIBILE ECCEDERE IL CONTRIBUTO EU MASSIMO STABILITO

Trasferimenti di budget

RTD 75%

COSTO € 100.000

MANAGEMENT

100%COSTO € 100.000

Contributo EU € 75.000




Disseminazione risultati progetto

I partecipanti ai progetti finanziati dal Settimo Programma Quadro devono utilizzare e disseminare i risultati generati dal progetto (“foreground”).

Seguire con attenzione il “piano di disseminazione del progetto” con le regole e modalità di disseminazione dei risultati del progetto (notifica al consorzio del progetto, menzione del finanziamento FP7 della Commissione Europea etc).

GRAZIE!

Unità Progettazione e Rendicontazione Progetti di ricerca

Università degli Studi di Verona

Briefing iniziale nuovi progetti FP7 Unità Progettazione e rendicontazione progetti di ricerca Area...

Documents

Transcript of Briefing iniziale nuovi progetti FP7 Unità Progettazione e rendicontazione progetti di ricerca Area...