Enterprise Content Management

Overview

Bfly è la soluzione tecnologica per la gestione digitale dei documenti.

Una piattaforma di Enterprise Content Management basata sulla tecnologia open source Alfresco.

Bfly permette di acquisire, archiviare, organizzzare e condividere, in modo facile e veloce, tutti i documenti e i contenuti che transitano in un’organizzazione, grazie alle caratteristiche che rendono unica la piattaforma: framework open source indipendenza dal numero delle postazioni tecnologie avanzate versione web, mobile, touch, cloud  facilità di utilizzo e interfaccia user friendly

TUTTO IN UN CLIC

Cos’è Bfly

Web Content Management

Protocollo DigitPA

Email & PEC Manager

Gestione documentale Web & Mobile

Conservazione Sostituiva

Firma Digitale e Marca Temporale

Servizi di postalizzazione H2H

Moduli Bfly

Gestione documentale

Firma DigitaleL’applicazione può essere interfacciata con i comuni sistemi di firma digitale, necessari per poter attribuire valore legale ad un documento

Documenti è possibile classificare il documento che si vuole archiviare con una tipologia specifica

Parametriad ogni “Tipo Documento” si possono associare dei parametri per indicizzare il documento e per ricercarlo

Protocolloal documento archiviato può essere assegnato

un protocollo univoco

Scansionel’archiviazione può essere effettuata tramite

uno scanner collegato al Pc

Uploadl’archiviazione può essere effettuata tramite

l’upload da qualsiasi fonte (Locale, LAN, WEB..)

Gestione cartelleLa creazione delle cartelle avviene di base stabilendone un nome, un titolo e una descrizione, ma volendo è possibile attribuire vari parametri

Gestione fileI file vengono archiviati tramite upload da qualsiasi fonte, scegliendo il tipo di documento e definendo gli attributi legati alla tipologia di documento scelto.

Sui file si possono compiere numerose azioni:

• Versioning• Avviare un workflow• Assegnare dei permessi• Spostare/Eliminare/Copiare/Scaricare

Ricerca documenti e Collaboration

Ricerca Full text: permette di filtrare i documenti indicizzati attraverso una parola contenuta nel testo o parte di essa

Ricerca avanzata: permette di sfruttare i parametri attribuiti in fase di archiviazione per filtrare i documenti

Info documento: è possibile visualizzare, tra i documenti frutto di una ricerca, tutte le informazioni attribuite a quel documento in fase di archiviazione

Una delle caratteristiche distintive del Bfly è il modulo di Collaboration che si integra nella classica gestione documentale:

Organizzazione dei contenuti in spazi di lavoro che possono essere strutturati e accessibili da diversi gruppi di utenti

Collaborazione fra utenti sui contenuti appartenenti ad uno spazio

Calendario condiviso delle attività

Comunicazione tra gli utenti mediante forum e funzionalità di discussione associate ai contenuti

Check-in/out: per la modifica in parallelo dei documenti da parte di un gruppo di lavoro

Versioning: per mantenere traccia delle modifiche effettuate su un documento editato da diversi autori

Gestione del workflow documentale

Workflow

Il workflow, o flusso di lavoro, è l’automatizzazione di un processo, di un business process, o parte di esso, costituito da una serie di attività elementari da eseguire per raggiungere un determinato risultato.

La gestione dei Workflow all'interno di Bfly automatizza i processi di lavoro all’interno di una struttura, aumentandone l’efficienza e migliorando il controllo sul flusso del lavoro.

Il wokflow permette di organizzare, gestire e controllare il flusso documentale in maniera completamente informatizzata.

Il modulo workflow di Bfly utilizza un tool grafico che consente di costruire in modo rapido e semplice l’algoritmo dei processi aziendali. E’ possibile definire le diverse operazioni, sotto forma di uno schema in cui le diverse fasi del processo e le differenti condizioni devono essere rispettate.

Modulo Protocollo DigitPA

Bfly consente di ottemperare alla normativa DigitPA (ex CNIPA) in materia di protocollazione informatica.

Il processo di protocollazione permette di integrarsi totalmente con:

gestione elettronica documentale

workflow

firma digitale

Funzionalità principali:

Utilizzo di molteplici sistemi di protocollo in funzione dell’organizzazione aziendale (Organigramma, divisioni aziendali, multi organizzazione)

Gestione titolario di classificazione

Stampa giornale di protocollo esportazione (PDF) delle registrazioni di protocollo per intervallo temporale

Ricerca avanzata documenti protocollati, degli allegati, dei Fascicoli e delle voci di titolario in modalità fulltext e/o per attributi (numero di protocollo, data, oggetto, stato della registrazione).

Gestione dei ruoli con assegnazione agli utenti del sistema del ruolo di protocollista o di responsabile dell'archivio (archivista)

Modulo PEC Manager

Bfly ha sviluppato la soluzione di gestione della PEC, che semplifica, automatizza e rende accessibili tutte le operazioni legate alla gestione della propria Posta Elettronica Certificata.

La soluzione si presenta all’utente come un portale (site) basato su Alfresco Share, di cui sfrutta le potenzialità e la natura open per potersi integrare con i principali sistemi di gestione documentale.

Bfly PEC MANAGER è integrabile anche al sistema di protocollo informatico Bfly Protocollo, permettendo dunque di protocollare in maniera automatica tutta la posta certificata in entrata ed in uscita.

Il modulo è stato pensato per integrarsi facilmente con le diverse funzionalità fornite dal software di gestione documentale Bfly e dalla piattaforma di ECM Alfresco: Gestione elettronica documentale

Esecuzione di processi documentale

Protocollazione a norma DIGIT PA

Gestione automatica massiva della PEC

Download delle e-mail

Possibilità di impostare un filtro

Consultazione di tutte le e-mail inviate nella sezione Log

Estrazione delle diverse componenti del

messaggio PEC scaricato

Registrazione delle anomalie

Collaboration

Predisposizione di un invio automatico di e-mail in modalità batch

Modulo Conservazione Ottica Sostitutiva

Il modulo COS permette di attivare la conservazione sostitutiva dei documenti aziendali in modo semplice e non invasivo integrandosi con i sistemi informativi già presenti in azienda.

Come risultato si ottiene un supporto "a norma" dotato di un'apposita applicazione che ne permette la consultazione tramite un qualsiasi browser internet. L'interfaccia utente consente di eseguire la ricerca e la visualizzazione dei documenti, e la verifica delle firme e delle marche temporali previste in base alla normativa.

Documenti conservabili

La Conservazione Sostitutiva può essere effettuata su diverse famiglie di � �documenti:

Documenti fiscali Obbligatorifatture attive, fatture passive, note credito/debito, libri contabili obbligatori (giornale, IVA, inventario, beni ammortizzabili, lettere di intento)

Documenti fiscali Ausiliariordini, documenti di trasporto, partitari contabili, schede di mastro

Documenti del Personalelibri paga, libri matricola, cedolini, CUD, rilevazione presenze

Documenti Genericicontratti, corrispondenza, telegrammi, dichiarazioni

Servizi di postalizzazione – H2H

Comunicare in modo completamente digitale significa avere una gestione digitale di tutti i documenti e poter elaborare, inviare e ricevere le comunicazioni all’interno di uno stesso ed unico ambiente software. Bfly integra in modo nativo Posteonline, il servizio di posta ibrida di Poste Italiane, che consente la gestione della corrispondenza on-line in modalità remota ovvero “Host to Host” (H2H). Tale servizio può rappresentare un tassello fondamentale per la realizzazione di progetti di comunicazione integrata.

Gestione documentale, protocollo e automatizzazione dei processi aziendali

Protocollo a norma DigitPA

Gestione documentaleGestione documentale, protocollo a norma DigitPA e automazione processi aziendali

Protocollo a norma DigitPA Conservazione Sostitutiva

Gestione documentale e sviluppo processi documentali personalizzati

Gestione documentale e integrazione con i servizi di COS InfoCert

Portfolio

Bfly è già una realtà nella vita di molte aziende e PA italiane, e ogni giorno semplifica e automatizza i processi di gestione documentale e contribuisce all’innovazione del sistema produttivo.

Riassumendo

DesmosE-mail: info@desmos.eu

Luca ColombaProduct ManagerCell: +39.345.4714249 E-mail: luca.colomba@desmos.eu

Annalisa CironeDirezione CommercialeCell: +39.329.7319975 E-mail: annalisa.cirone@desmos.eu

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