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AURORAAmministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico

PROGETTO AURORA

Le raccomandazioni per l’oggetto e per il software

Paolo Franzese

Ministero per i beni e le attività culturaliDirezione generale per gli archivi

Napoli, 2 aprile 2009


La redazione dell’oggetto del

documento

Aspetti generali


Funzioni dell’oggetto del documento

1) Collegare il documento al fascicolo;

2) Collegare il documento con il mittente o con il destinatario;

3) Fornire elementi per la ricerca;

4) Contribuire a identificare il documento.

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Inconvenienti di una redazione scorretta o inefficace dell’oggetto

• Non si capisce di cosa tratta il documento.

• Non si capisce perché il documento sta in un determinato fascicolo o che relazione ha con gli altri documenti del fascicolo.

• Non è chiara la relazione del documento con il suo autore.

• Il documento non si trova.

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L’oggetto e la descrizione del contenuto

• Poiché l’oggetto rappresenta il contenuto di un documento, esso è regolato dalle norme generali della descrizione archivistica.

• Poiché si riferisce a un singolo documento, l’oggetto svolge la funzione di rappresentare l’individualità del documento e quindi ciò che lo differenzia rispetto agli altri documenti compresi nel medesimo fascicolo.

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L’oggetto del documento è una sorta di titolo e quindi un testo

Fra i principi costitutivi di un testo, hanno un particolare rilievo:

1) La coesione (rapporti grammaticali e collegamenti fra i componenti del testo);

2) La coerenza (connessione fra i contenuti e continuità semantica o di senso);

3) L’accettabilità (il ricevente si aspetta che il testo sia coeso e coerente);

4) L’informatività (grado d’informazione contenuta nel testo);

5) L’intertestualità (rapporto con altri testi).5


Analisi e interpretazione del contenuto (1)

Poiché un documento in arrivo entra a far parte dell’archivio dell’ente ricevente, occorre che, nel registrarlo, questo renda:

1) comprensibile e autoesplicativo il suo contenuto;

2) ricercabile il documento.

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Analisi e interpretazione del contenuto (2)

Per queste ragioni, se l’oggetto del documento in entrata non ha idonei requisiti di chiarezza, l’addetto al protocollo non deve accettarlo così com’è e deve redigere invece un nuovo oggetto:

1) Analizzando il contenuto del documento;

2) Interpretando il contenuto, cioè costruire un modello per comprenderlo e spiegarlo.

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L’oggetto e le funzioni del documento (1)

Affinché possa fare da supporto ai processi decisionali dell’amministrazione, il documento svolge due tipi di funzioni:

• Funzione giuridico – amministrativa Il documento registrato deve offrire gli elementi necessari

per accertare la volontà del mittente e l’attività amministrativa che ne ha determinato l’esistenza.

• Funzione comunicativa Perché risulti utile e efficace, il documento deve essere in

grado di comunicare informazioni su situazioni e determinazioni.

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L’oggetto e le funzioni del documento (2)

Per svolgere queste funzioni, l’oggetto deve:

1) riflettere l’espressione della volontà dell’autore e il procedimento di cui fa parte.

2) essere coerente, chiaro, autoesplicativo, pertinente, misurato, efficace.

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La redazione dell’oggetto del

documento

Regole particolari


In quale forma esprimere il contenuto del documento?

In quale ordine disporre le informazioni?

• Frase o periodo con verbi in forma esplicita.

Esempio: L’Archivio di Stato di … chiede un finanziamento per realizzare un progetto di valorizzazione.

• Stile nominale, con elementi informativi disposti secondo un ordine logico e senza nessi sintattici espliciti.

Esempio: Valorizzazione. Archivio di Stato di … Richiesta di finanziamento.

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Come si fa a rendere reperibile il documento attraverso l’oggetto?1) Collocando nell’oggetto termini che, secondo il

parere dell’addetto al protocollo, richiamino concetti significativi e condivisi;

2) Collocando nell’oggetto parole chiave selezionate da una lista (vocabolario controllato);

3) Collocando in uno specifico campo parole chiave selezionate da una lista (vocabolario controllato).

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L’oggetto è il risultato dell’analisi e dell’interpretazione del documento

• Prima di accettare e di riportare l’oggetto del documento da protocollare, occorre analizzarne il contenuto e verificarne i requisiti di pertinenza e di esaustività.

• L’oggetto deve essere concepito in modo da riflettere il legame logico fra il documento e il fascicolo. 13


Documento e fascicolo

• Riflettere il nesso logico con il fascicolo di appartenenza non significa attribuire al documento lo stesso nome del fascicolo.

• In ogni caso oggetto del documento e denominazione del fascicolo non possono coincidere, perché si riferiscono rispettivamente a un singolo documento e ai nessi esistenti in una molteplicità di documenti.

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Tutela della privacy

Nell’elaborare l’oggetto, bisogna inserire dati personali identificativi proporzionali alle finalità della registrazione.

Chiede l’aspettativa volontaria dal servizio a decorrere dal 1° febbraio 2008.

non Richiesta di concessione aspettativa volontaria dal servizio per gravi motivi di salute a seguito dell’incidente automobilistico del 24 gennaio 2008 a decorrere dal 1° febbraio 2008.

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Evitare riferimenti normativi muti

L’oggetto è un testo informativo e autoesplicativo.

I riferimenti normativi, quindi, devono essere indicati in forma estesa e chiara.

Comunica il mancato accertamento medico legale nei confronti del dipendente Bianchi Giovanni.

non Legge 6 agosto 2008, n. 133. 16


Descrizione degli allegati

In considerazione dell’importanza amministrativa e giuridico-probatoria degli allegati, la descrizione di questi non deve

essere compresa in quella del documento, ma deve essere effettuata in campi

appositamente predisposti.

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La scelta del software

Criteri


Requisiti per la compatibilità con una corretta impostazione archivistica (1)

RS1 Conservare memoria degli elementi identificativi di un corrispondente, variati nel corso del tempo.

RS3 Visualizzare tutti i documenti collegati alla denominazione di un corrispondente.

RS7 Obbligo di inserire almeno 30 caratteri nel campo riguardante l’oggetto e disponibilità di un numero non limitato di caratteri per l’indicazione del corrispondente e dell’oggetto.

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Requisiti per la compatibilità con una corretta impostazione archivistica (2)

RS9 Disponibilità di un campo in cui inserire parole chiave, selezionandole da un thesaurus.

RS11 Possibilità di indicare il numero degli allegati del documento e di descriverli separatamente.

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