ARCHIVISTICA III.0 Gli standard per la descrizione ... · 1.1 Tipo di record d'autorità...
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ARCHIVISTICA III.0 Gli standard per la descrizione
archivistica in ambiente informatico. Overview
Lezione 8
DOTT.SSA SERENA FALLETTA
ISAD(G) – International Standard for Archival Description (1)
1990: ICA > Commissione per la stesura di regole di descrizione internazionali
Dichiarazione dei principi relativi alla descrizione archivistica: corpus di norme per
a. elaborazione di descrizioni coerenti, appropriate e autoesplicative b. facilitare la ricerca e lo scambio di informazioni c. rendere possibile la condivisione (integrazione e cooperazione) d. da usare in unione agli standard nazionali esistenti o come base per il loro
sviluppo
Regole generali per la descrizione archivistica con carattere sistematico, utilizzabili per qualunque documento arch. e livello di descrizione, indipendentemente dalla tipologia o dal supporto della documentazione
ISAD(G) – International Standard for Archival Description (2)
basate su principi teorici riconosciuti (respect des fonds / metodo storico)
Descriz ione archivist ica multi-livellare
Dal generale al particolare Modello gerarchico dei livelli
di ordinamento
ISAD(G) – International Standard for Archival Description (3)
REGOLE DELLA DESCRIZIONE MULTI-LEVEL:
• DESCRIZIONE DAL GENERALE AL PARTICOLARE
• INFORMAZIONI PERT INENTI AL LIVELLO DI DESCRIZIONE
• COLLEGAMENTO TRA DESCRIZIONI • N O N R I P E T I Z I O N E D E L L E
INFORMAZIONI
Ciascuna regola consiste di componenti definite: • nome dell'elemento
• enunciazione della sua funzione • enunciazione della regola • esempi
STRUTTURA ISAD: • Introduzione • Glossario • Principi generali • Aree (7) • Elementi (26) • Modelli grafici • esempi
ISAD(G) – 1. Area dell'Identificazione
Identificazione univoca (obbligatori): Ø Codice del paese (ISO 3166 –
Codes for the rapresentation of names of countries)
Ø Codice dell'istituzione archivistica Ø Segnatura locale Titolo originale / attribuito Data/e: di accumulazione / di formazione Date estreme (ISO 8601:1988: Data elements) Livello di descrizione Consistenza e supporto dell'unità
ISAD(G) – 2. Area delle informazioni sul contesto
Denominazione del soggetto produttore Ø forma standardizzata Storia istituzionale/amministrativa o nota biografica Storia archivistica Modalità di acquisizione o versamento
ISAD(G) – 3. Area delle informazioni su contenuto e struttura
Ambiti e contenuto: cronologici/geografici, tipologia documentaria, materie
Procedure, tempi e criteri di valutazione e scarto
Incrementi previsi Criteri di ordinamento: per docc. el. si
riportano info o riferimenti all'architettura di sistema
ISAD(G) – 3. Area delle informazioni su contenuto e struttura
ISAD(G) – 4. Area delle informazioni su accesso e utilizzo
Disponibilità e condizioni giuridica (durata del periodo di esclusione)
L i m i t a z i o n i a l l a riproduzione (copyright)
Lingua (ISO 639-1 e ISO 639-2: International S t a n d a r d s f o r Languages Codes) e/o scrittura (ISO 15924: International Standard for Names of Scripts)
Strumenti di ricerca
ISAD(G) – 5. Area delle informazioni su docc. collegata
Esistenza e localizzazione degli originali
Esistenza e localizzazione di copie
Uni tà d i descr i z ione collegate
Bibliografia
ISAD(G) – 6. Area delle note / 7. Area di Controllo
6. Informazioni particolari che non possono essere inserite in altre aree
7. come, quando e da chi è stata redatta la descrizione + convenzioni e data
ISAD(G) – Elementi obbligatori
Per lo scambio di informazioni a livello internazionale è da considerarsi essenziale solo un ridotto numero di elementi:
l segnatura o codice identificativo l denominazione o titolo l soggetto produttore l data/date l consistenza dell’unità di descrizione l livello di descrizione
ISAAR (CPF) – International Standard for Archival Authority Record fort Corporate Bodies, Persons and Families
Regole generali per elaborare record di autorità archivistici che descrivano enti, persone, famiglie (soggetti produttori)
RELAZIONE MOLTI A MOLTI: ad un soggetto produttore possono corrispondere più complessi archivistici e viceversa
u Arricchimento informativo u Principio della descrizione distinta ma in relazione u visione pluridimensionale che tiene conto dei processi di
sedimentazione e trasmissione u controllo della forma e del contenuto delle chiavi di
accesso
ISAAR (CPF) – Record di autorità
Il record di autorità è costituito da una denominazione (intestazione d’autorità o forma normalizzata del nome o del termine utilizzato come chiave d’accesso) e da una serie di elementi descrittivi ad essa relativi che descrivono l’entità identificata o rinviano ad altre intestazioni d’autorità.
Componenti (27 elementi descrittivi / 4 aree): l intestazioni/punti di accesso di autorità controllati e
standardizzati l descrizione del soggetto (storia biografica o
amministrativa), responsabilità e attività documentarie
l riferimenti incrociati in quanto collegamenti a descrizioni di documenti/archivi prodotti da soggetti produttori collegati
l controllo della descrizione
ISAAR (CPF) – 1. Area dell'identificazione
1.1 Tipo di record d'autorità archivistico: ente, persona, famiglia 1.2 Intestazione di autorità: forma standardizzata Scopo: Elaborare una chiave d’accesso autorizzata che identifichi univocamente un ente,
una persona, o una famiglia. Regola: Indicare la forma normalizzata del nome dell’entità descritta in conformità ad ogni
pertinente convenzione o regola nazionale e internazionale applicata dall’agenzia che ha predisposto il record d’autorità. Usare date, luoghi, giurisdizioni, professioni, appellativi ed altri qualificatori che siano appropriati a distinguere la forma autorizzata del nome da quelle di altre entità che abbiano denominazioni simili. Specificare separatamente nell’elemento Norme e/o convenzioni (5.4.3) quali regole sono state applicate
1.3 Intestazione parallela Scopo: Segnalare le varie forme sotto cui la Forma autorizzata del nome può comparire in
altre lingue o in altra/e scrittura/e Regola: Indicare la forma parallela del nome in conformità ad ogni convenzione o norma
nazionale o internazionale applicata dall’agenzia responsabile della redazione del record d’autorità, comprese le suddivisioni necessarie e/o le qualificazioni richieste da quelle convenzioni o norme. Precisare nell’elemento Norme e/o convenzioni (5.4.3) quali regole sono state applicate.
ISAAR (CPF) – 1. Area dell'identificazione
1.4 Termine/i non prescelto/i Scopo: Segnalare le forme normalizzate del nome dell’ente, della persona o della famiglia
che sono state elaborate in conformità a regole diverse rispetto a quelle utilizzate nella formulazione della forma autorizzata del nome. Ciò può facilitare la condivisione dei record d’autorità fra diverse comunità professionali.
Regola: Riportare le forme standardizzate del nome dell’entità descritta in conformità con altre convenzioni o regole. Precisare le regole e/o, se opportuno, il nome dell’agenzia che ha formulato queste forme normalizzate del nome.
1.5 Intestazione/i d'autorità correlata/e Scopo: Segnalare ogni altro nome dell’ente, persona o famiglia non utilizzato in altra parte
dell’Area dell’identificazione. Regola: Riportare gli altri nomi con i quali l’entità può essere conosciuta, quali: a) altre forme del medesimo nome, per esempio acronimi; b) altri nomi di enti, per esempio quelli derivati dal mutamento di denominazione nel corso
del tempo e le relative date; c) altri nomi di persone o famiglie, per esempio quelli derivanti dal mutamento del nome nel
corso del tempo, compresi gli pseudonimi, i nomi da ragazza, ecc., con le relative date; d) nomi e titoli pre e postnominali di persone e famiglie, per esempio titoli nobiliari od
onorifici posseduti da un singolo individuo o da una famiglia
1.6 Codice identificativo (ISO 3166 per gli Stati)
ISAAR (CPF) – 2. Area della descrizione
Informazioni sulle vicende biografiche o la storia dell'ente in formato libero o strutturato
2.1. Date di esistenza (istituzione, estinzione, scioglimento) e luogo/luoghi di esistenza (istituzione, competenza, indirizzo)
2.2. Storia 2.3. Luogo/Sedi 2.4. Stato giuridico 2.5. Funzioni e attività 2.6. Mandato, fonte di autorità (professione, ambito di
attività nel caso delle persone) 2.7. Articolazione interna/ genealogia 2.8. Contesto generale (es. nazionalità, religione)
ISAAR (CPF) – 3. Area delle relazioni/collegamenti
Identifica relazioni con altri enti, persone e/o famiglie
3.1. Titoli e identificatori delle fonti collegate
3.2. Tipologie delle fonti
3.3. Natura delle relazioni
3.4. Date delle fonti e/o delle relazioni
ISAAR (CPF) – 3. Area delle relazioni/collegamenti
ISAAR (CPF) – 3. Area delle relazioni/collegamenti
ISAAR (CPF) – 4. Area di controllo ed elementi obbligatori
Codice identificativo del record di autorità Note dell’archivista: descrivere come il record è stato redatto (notizie sulle fonti consultate) Regole o convenzioni utilizzate: informazioni sulle convenzioni s e g u i t e p e r c r e a r e i r e c o r d d’autorità Data: indicazione delle date di creazione o di aggiornamento della voce
ELEMENTI OBBLIGATORI
• tipologia del
soggetto produttore • forma autorizzata del
nome • date di esistenza • codice identificativo
del record di autorità
esempio di utilizzo ISAAR per descrizione soggetto produttore: http://www.lombardiabeniculturali.it/archivi/soggetti-produttori/ente/MIDB0002E7/
ISAD(G) e ISAAR (CPF) – Relazioni
LINEE GUIDA ICA: applicare gli standard agli strumenti di ricerca
Nel novembre 1997, il Comitato sugli standard descrittivi del Consiglio internazionale degli archivi (ICA/CDS) dette vita ad un sottogruppo con il mandato di elaborare un’analisi degli strumenti di ricerca tradizionali esistenti e di proporre linee guida per la loro elaborazione e presentazione alla luce degli standard di descrizione Nel settembre 1999: Guidelines for the Preparation and Presentation of Finding Aids (trad. it.: a cura di Francesca Ricci, è stata pubblicata sulla Rassegna degli Archivi di Stato, LXIII/1 (2003),pp.335-349, e in: http://media.regesta.com/dm_0/ANAI/anaiCMS//ANAI/000/0111/ANAI.000.0111.0007.pdf) linee guida per elaborazione e presentazione descrizioni archivistiche basate sui seguenti principi: a) consentire l’accesso al materiale archivistico fornendo agli utenti informazioni relative ad esso; b) produrre strumenti di ricerca accurati, coerenti ed auto-esplicativi; c) presentare il contesto e il contenuto del materiale archivistico descritto applicando le regole della descrizione multilivellare
Il concetto di finding aid system
finding aid system: realizzazione di sistemi in cui ogni strumento (dalle tradizionali descrizioni di fondi alle liste d’autorità, gli indici, i tesauri, ecc.) sia progettato in raccordo con gli altri così da completarsi, accrescersi e supportarsi reciprocamente (es. Atlante Storico degli Archivi Italiani)
Classificare gli strumenti di ricerca sul modello ICA
a) Strumenti di ricerca che includono descrizioni a livello di fondo e/o di sub-fondo. b) Strumenti di ricerca che includono descrizioni di materiale archivistico a tutti i livelli, fino al livello del fascicolo. C1) Strumenti di ricerca con descrizioni di documenti presentati come ultimo livello della descrizione di un fondo nel suo complesso. C2) Strumenti di ricerca con descrizioni di documenti presentati come singole entità senza il contesto gerarchico di cui sono parte
NIERA (EPF) - Norme italiane per la descrizione di record di autorità (enti, persone, famiglie)
Traduzione italiana di ISAAR per produrre: - chiavi di accesso normalizzate - regole di redazione delle intestazioni Nate in seno al MIBACT, in accordo con regioni e province autonome, con la CEI, per la promozione e realizzazione del SAN La DGA, per definire i criteri di elaborazione di liste di autorità relative ai soggetti produttori d’archivio, con decreto n. 58 del 2010 ha istituito la Commissione nazionale per l’elaborazione del codice normativo per i soggetti produttori d’archivio Accolgono la necessità di descrivere separatamente le entità in relazione con la documentazione archivistica e le informazioni di contesto, collegandole con informazioni provenienti da altri ambiti descrittivi (biblioteche, musei etc.) prima sezione: regole per la compilazione del record di autorità delle entità; collegamenti e le relazioni; seconda sezione: soggetto produttore di archivi nella letteratura archivistica +allegati, elaborati e appendici
GLI ALTRI STANDARD DESCRITTIVI
ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (1)
Ø Standard per la descrizione del soggetto conservatore Ø Prima versione elaborata dal Committee on Best Practices and
Professional Standards (2007; pubbl. 2008) Ø Il soggetto conservatore come possibile punto di accesso Ø Importante per la costruzione di un sistema cui partecipano più soggetti
conservatori Ø Regole per la descrizione normalizzata dei soggetti conservatori Ø Produce anche in questo caso record di autorità
"lo scopo principale dello standard è facilitare la descrizione degli istituti la cui funzione primaria è conservare gli archivi e renderli accessibili ad un pubblico indifferenziato. Tuttavia, anche altre entità, quali istituti culturali (biblioteche, musei), imprese, famiglie o persone possono detenere archivi. Questo standard, o un appropriato sottoinsieme di suoi elementi, può essere applicato a tutte le entità che offrono accesso agli archivi "
ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (2)
STRUTTURA IN 6 AREE
Trad. Ita. http://media.regesta.com/dm_0/ANAI/anaiCMS//ANAI/000/0111/ANAI.000.0111.0008.pdf
ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings
1) area dell’identificazione a. Codice identificativo b. Forma autorizzata del nome c. Forme parallele del nome (altre lingue) d. Altri nomi e. Tipo (specificare il tipo di soggetto
conservatore secondo diversi criteri) 2) area delle informazioni relative ai contatti
a. Indirizzo b. Telefono, Fax, E-mail c. Sito web d. Responsabile
ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings
3) area della descrizione a. Contesto geografico e culturale b. Storia c. Struttura amministrativa d. Politica delle acquisizioni e. Edificio f. Fondi conservati g. Strumenti di ricerca e pubblicazioni
4) area delle informazioni relative all’accesso a. Orario di apertura al pubblico b. Condizioni di ammissione c. Accessibilità persone diversamente abili d. Modi di accesso
ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings
5) area delle informazioni relative ai servizi a. Servizio di consulenza b. Servizio di riproduzione c. Altri servizi (caffetteria, bar, boutiques, esposizioni
permanenti o temporanee) 6) area di controllo
a. Codice identificativo della descrizione b. Codice identificativo del responsabile della descrizione c. Regole e/o convenzioni d. Livello di elaborazione della descrizione e. Livello di dettaglio (descrizione elementare, media, completa) f. Data (di creazione, revisione, distruzione della scheda) g. Lingua(e) e scrittura(e) utilizzate nella descrizione
“Italiano:ita” h. Fonti consultate per la descrizione i. Note relative all’aggiornamento della descrizione (autori)
ISDF – International Standard for Describing Functions
Ø guida per la descrizione di funzioni di enti coinvolti nella produzione e nella conservazione di archivi
Ø riconduce una medesima funzione a soggetti diversi che l’abbiano esercitata nel corso del tempo, partecipando alla produzione o alla tenuta di un determinato complesso archivistico
Ø collega in modo esplicito la produzione di determinati complessi archivistici ad una specifica funzione svolta dal rispettivo soggetto produttore
Ø 26 elementi descrittivi in 4 aree
1) area dell'identificazione (chiave d'accesso normalizzata) 2) area delle informazioni sul contesto 3) area delle relazioni 4) area di controllo
Obbligatori: tipologia della funzione (1.1) forma/e autorizzata/e del nome (1.2) codice identificativo della descrizione della funzione (4.1)
Innovazioni introdotte dagli standard
Ø garantiscono la qualità e l'omogeneità delle descrizioni Ø regole per la descrizione multilivellare, con restituzione gerarchica delle
informazioni Ø teorizzazione della descrizione separata e correlata di fondi e soggetti
produttori Ø individuazione e normalizzazione degli elementi descrittivi (una
formalizzazione del contenuto delle diverse pratiche descrittive tradizionali)
STANDARD DI DESCRIZIONE TECNICI XML BASED: EAD / EAC
EAD – ENCODED ARCHIVAL DESCRIPTION (1)
Ø prima fase: necessità di scambio di informazioni: siti GOPHER Ø seconda fase: HTML e SGML: creare link tra record Ø terza fase: 1993 Berkley: DTD EAD > standard di codifica per strumenti
di ricerca elettronici
ANN Arbor Accords: lo strumento di ricerca è
composto da 1) segmento con info sullo strumento in sè
2) l'effettivo strumento (header) con informazioni
gerarchiche e aggiuntive
EAD – tappe evolutive
1a versione: 1995, con il nome di FINDAID DTD 2a versione (alpha): 1996, con il nome di EAD DTD 3a versione (beta): settembre 1996 4a versione (1.0): 1998 5a versione: settembre 2002 6a versione: SAA TCWG EAD: è in corso di definizione EAD XML Schema beta version
EAD
q modello dati (DTD/XML schema) per il dominio archivistico q composto da una struttura e da elementi descrittivi q identifica nel testo elementi come nomi o date anche ai fini
di indicizzazione q compatibile con ISAD(G) q nasce per il recupero retrospettivo di strumenti di corredo
cartacei e la loro diffusione in rete q ma è adeguato anche alla loro creazione ex novo q NON è uno standard per il contenuto dei dati (come ISAD e
ISAAR) ma una struttura in cui inserirli q è platform indipendet q è uno standard per la struttura dei dati degli strumenti di
corredo che consente interscambio e accessibilità a lungo termine
q è un formato di comunicazione
EAD - Struttura
146 elementi flessibili in 2 blocchi principali
EAD - caratteristiche
q ogni livello eredita le informazioni del livello superiore (annidamento) per non ripetere le informazioni
q può identificare nel testo elementi come nomi e date per information retrieval
q è possibile associare allo strumento di descrizione gli oggetti descritti, digitalizzati, o collegamenti ipertestuali, tramite l'elemento DAO (Digital Archival Object)
Per gl i elementi che compongono i l modello cfr. http://www.loc.gov/ead/tglib/index.html ; per le linee guida su EAD cfr. http://www.loc.gov/ead/ag/aghome.html , entrambe a cura di SAA e LC
EAC – Encoded Archival Context
q supporta la creazione di file con informazioni di contesto e autorità relative ai soggetti produttori, in parallelo con ISAAR
q modello dati per la codifica in formato XML per persone, enti e famiglie q permette il collegamento tra entità
EAC – Struttura
eacheader: elementi identificativi del record, storia del suo mantenimento, dichiarazioni su lingue, regole e fonti,
<eacid> (each identifier) identificatore univoco, obbligatorio <mainhist> (maintenance history) documenta la creazione, l’importazione, l’aggiornamento e la revisione della descrizione (obbligatorio) <languagedecl> (language declaration) opzionale <ruledecl> (rules declaration) opzionale <sourcedecl> (source declaration) opzionale, indica le fonti utilizzate <authdecl> (authority declaration) opzionale, indica eventuali liste di autorità
condesc: context description, descrizione del soggetto produttore <identity> obbligatorio, nome o i nomi assunti da un soggetto <desc> opzionale, caratteristiche del soggetto <eacrels> opzionale, descrizioni di individui, famiglie od enti collegati <resourcerels> opzionale, riferimenti a fonti o records archivistici, bibliografici o museali collegati <funactrels> opzionale, descrizioni di funzioni o attività collegate.
identity: area dell’identificazione, che contiene gli elementi necessari all’identificazione di persone, enti e famiglie (nomi e dati aggiuntivi) EAD-CPF: http://eac.staatsbibliothek-berlin.de/
Perchè usare EAD ed EAC?
v è poss ibi le e laborare quals ias i fonte di informazione archivistica per la sua diffusione in formato elettronico
v viene esplicitata una struttura di tipo gerarchico v è possibile elaborare una struttura normalizzata per
la codifica di fonti appartenenti ad una stessa tipologia
v è possibile conservare, gestire e aggiornare i dati intervenendo direttamente sul documento XML che è un semplice file di testo
v viene facilitato lo scambio di informazioni, o interoperabilità e portabilità tra dati e formati, ossia possibilità di leggere i documenti Web con qualsiasi browser e su qualsiasi piattaforma
I vantaggi di una codifica standard
u L’utilizzo di modelli dati standard permette di raccogliere all’interno di una struttura comune inventari e strumenti di ricerca di tipo tradizionale e nuove raccolte di metadati archivistici
u La raccolta e l’incremento dei dati non cambia nel tempo, e viene effettuato in base alle risorse finanziarie disponibili
u La codifica tramite XML permette l’utilizzo e l’accesso molteplice di dati informativi: § La consultazione tramite pagine HTML § L’accesso e la consultazione tramite motori di ricerca
XML § La realizzazione di output di stampa tipografici (PDF) § Il riutilizzo in altri sistemi informativi (SAN, Sistema
archivistico nazionale) u i fogli di stile XSL permettono di avere diverse modalità di
rappresentazione
Relazioni tra gli standard archivistici
Conclusioni
Ø La descrizione archivistica è un processo dinamico
Ø L'uso degli strumenti informatici ha reso evidente questo principio
Ø La descrizione è anche un processo organico e non frammentato che si misura come un insieme di oggetti complessi
Ø Senza adeguati strumenti descrittivi gli archiv i r imangono conglomerat i di informazioni inanimate e di difficile utilizzazione