ACQ – ALEI

WORKSHOP C/O MADE EXPO del 18/10/2012

Le gare telematiche con chiamata da albo per gli acquisti di lavori edili ed impiantistici. L’esperienza di Poste Italiane.

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1) Premesse

2) Albo Fornitori

3) Vendor rating

2

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3

Il modello organizzativo adottato dalla Funzione ACQUISTI di Posteitaliane, in coerenza con

l’assetto organizzativo aziendale, si sviluppa in cinque linee d’acquisto che effettuano gli

approvvigionamenti per conto delle altre Divisioni secondo una logica di cliente/fornitore interno.

Per gli Acquisti di lavori, di servizi immobiliari e di logistica, vista la specificità territoriale del

fabbisogno, si è resa necessaria la presenza di 9 Strutture dislocate su tutto il territorio

nazionale:

Premesse Introduzione

Acquisti Beni e servizi immobiliari

Programmazione e Acquisti di

servizi

ACQUISTI

Acquisti Lavori edili ed

impiantistici

Acquisti di Logistica

Acquisti Information &

Comm.Technology

Assistenza normativa processi

d’acquisto

Nuclei Acquisti Territoriali

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Le nove Strutture Territoriali sono gestite a livello centrale dall’Area Acquisti Lavori che quindi ha

anche un ruolo di coordinamento delle attività di acquisto con l’obiettivo di:

• Analizzare e consolidare i fabbisogni e sviluppare i relativi piani di acquisto;

• Stabilire criteri e metodologie di controllo delle performance operative (tempi, iter di

approvvigionamento, tipologie di contratto, etc.) e dei saving di acquisto;

• Supportare lo sviluppo, la diffusione e la gestione di strumenti di supporto ai processi di

acquisto (ad es.:Posteprocurement);

• Monitorare la normativa in materia di lavori e curare l’aggiornamento e la diffusione della

normativa interna e degli standard documentali presso le Strutture Territoriale;

• Sviluppare progetti innovativi per il miglioramento delle attività di acquisto;

• Sviluppare e presidiare il processo di Vendor Rating.

Premesse 4

5 Linee Centrali Con il compito di gestire le attività strategiche a maggior valore aggiunto.Acquisti > 400 K/€

9 Strutture TerritorialiAcquisti caratterizzati da elevata specificità del fabbisogno e dal prevalente uso di fonti di approvvigionamento locali.Acquisti < 400 K/€

Configurazione Acquisti

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5Premesse

Le caratteristiche di forte standardizzazione e serialità degli interventi su tutto il territorio nazionale degli acquisti di lavori di Posteitaliane, hanno consentito di adottare come strategia principale di acquisto uno strumento innovativo di contrattazione, l’ "Accordo Quadro", a discapito del classico acquisto "Spot" (mediamente in un anno vengono appaltati circa 8.000 interventi per un importo medio (lordo saving) di € 14.500 nel caso di Accordi Quadro, e circa 100 interventi per un importo medio di € 500.000 nel caso di Appalti Spot ).

L’Accordo Quadro ha contribuito a rendere più proficuo il rapporto tra l’azienda e i propri clienti grazie alla flessibilità e possibilità di personalizzazione del prodotto/servizio che lo caratterizzano. Inoltre si riduce notevolmente l’impatto delle attività amministrative.Il tipico processo d’acquisto SPOT, infatti, applicato per ogni RDA (anche di modesto importo) e suddiviso in 8 micro attività:

causa a inefficienza dei processi di acquisto, con elevati tempi di attraversamento ed elevati costi interni, dovuti alla eccessiva frammentazione di RdA ed alle prassi operative adottate.

Tipologie di acquisto

1Definizione

RdA

2Pianificazione

acquisto

3Invio RDO ai fornitori

4Analisi Offerte

5Scelta del fornitore

6Verifica

Possesso requisiti

7Contrattualizza-

zione

8Emissione

ODA

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6Premesse Tipologie di acquisto

Sono state individuate quindi le seguenti tipologie di acquisto:

1. ACCORDI QUADRO GENERICI: per l’appalto di interventi caratterizzati da basso/medio livello di complessità realizzativa e valore economico ma ad alto valore strategico per il raggiungimento degli obiettivi aziendali (Adeguamenti normativi, Interventi urgenti su segnalazione ASL, Ristrutturazioni, Implementazione impianti di condizionamento dell’aria e sicurezza perimetrale degli uffici postali - Implementazione delle sale consulenza all’interno degli uffici postali). Questa tipologia di interventi copre circa il 50% del fabbisogno complessivo annuo;

2. ACCORDI QUADRO SPECIALISTICI: per l’appalto di interventi di elevata specializzazione e caratterizzazione tecnica e da un medio/alto valore economico (Rifacimento delle coperture - Bonifica da amianto - Impianti di sicurezza presso gli uffici postali - Control Room – Impianti Fotovoltaici);

3. ACCORDI QUADRO STANDARDIZZATI: per l’appalto di lavori altamente standardizzati da realizzare sulle tre tipologie più consistenti di immobili: Uffici Postali, Centri di lavorazione della posta, Uffici direzionali ;

4. ACCORDI QUADRO CENTRI LOGISTICI: per l’appalto di lavori caratterizzati da elevato livello di complessità realizzativa e valore economico da realizzare nei Centri di Meccanizzazione Postale,;

5. APPALTI SPOT: per l’appalto di lavori di consistente valore economico ed elevata specificità (Ristrutturazioni e rifacimento facciate di edifici storici - Adeguamenti normativi complessi - Realizzazione Data Center ).

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7Premesse Criteri di aggiudicazione

Il criterio di aggiudicazione utilizzato da Posteitaliane per l’aggiudicazione degli appalti è quello del prezzo più basso rispetto all’importo posto a base di gara attraverso:

a) Offerta a prezzi unitari (c.d. gara spot)ovverob) Ribasso su elenchi prezzi di Poste (accordi quadro)

Nel caso di Accordo Quadro suddiviso in Lotti l’offerta presentata è valida per tutti i Lotti con la formazione di un’unica graduatoria, essendo i lotti non cumulabili. I singoli Lotti sono attribuiti seguendo l’ordine di grandezza degli stessi.

Per evitare un’impennata dei ribassi offerti, con il rischio evidente di aggiudicare l’opera ad un’impresa che non è in grado, con il ribasso offerto, di portare a termine il progetto e/o di pagare i propri dipendenti (responsabilità in solido della Stazione Appaltante), si è reso necessario adottare una metodologia, integrata con il portale acquisti online e sviluppata in concorso con il Politecnico di Torino che consente di verificare tutte le offerte presentate per una determinata gara, di individuare quelle eventualmente anomale e di aggiudicare la gara all’effettivo miglior offerente. In alternativa si fa ricorso all’esclusione automatica delle offerte anomale (c.d. taglio delle ali)

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8Premesse Verifica congruità dell’offerta

La verifica della congruità dell’offerta viene effettuata :

1) in prima analisi rispetto al massimo ribasso rilevato sulla banca dati di Poste Italiane relativamente ad offerte ricevute per appalti simili già realizzati ed andati a buon fine. Se la migliore offerta risulterà in linea con il dato di riferimento si procederà ad aggiudicare;

2) in seconda analisi, rispetto ai valori di progetto ed al prezzo di mercato ( valori medi delle offerte valide ricevute) nei confronti delle voci di prezzo che arrivano a concorrenza di almeno il 75% dell’opera, ovvero, a tutte le voci comprese nell’“Interventi tipo”, in caso di Accordo Quadro.

La verifica sarà effettuata analizzando le singole voci di prezzo offerte disaggregandole neiconfronti degli elementi costitutivi delle stesse, rispetto ai valori percentuali dichiarati in sededi offerta, quali:

• manodopera• materiali• spese generali• utile dell’Impresa

secondo le seguenti fasi:

• Valutazione della congruità del prezzo di mercato.• Valutazione del costo della manodopera• Valutazione della congruità dell’organizzazione aziendale• Valutazione dell’utile

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9Premesse Esempio

Si riporta di seguito un esempio di aggiudicazione attraverso procedura aperta comunitaria in

modalità telematica per l’Appalto di progettazione ed esecuzione dei lavori di manutenzione

straordinaria presso un immobile patrimoniale di Poste Italiane sulla base del progetto definitivo

posto in gara.

Oggetto dell’appalto: Appalto integrato (prevalente; OG2 VI – scorporabile: OG11 V)

Importo complessivo a base gara: circa 14 mln/€ (di cui circa 0,6 mln/€ per oneri di sicurezza)

Criterio di aggiudicazione: Massimo ribasso su importo posto a base di gara (offerta a prezzi unitari)

Ditte invitate: n° 23

Ditte partecipanti: n° 23

Durante la fase di verifica amministrativa dei documenti contenuti nella Busta di qualifica,

sono stati esclusi dalle fasi successive di gara 2 concorrenti:

Concorrenti

Motivazione

Xmancata presentazione dell’Istanza di ammissione (file danneggiato e firma digitale non presente) della mandante.

Ymancato raggiungimento dei requisiti economici richiesti per le categorie e classi INDICATE NEL Disciplinare di gara.

Dati di Gara

Vengono, quindi, ammessi alla fase

successiva di Apertura della Busta

economica n° 21 concorrenti.

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10Premesse Esempio

Esito di gara Concorrenti Ribasso offerto %

Esito

A 42,009 ESCLUSA IN SEDE DI GARA

B 41,083 ESCLUSA IN SEDE DI GARA

C 37,370 ESCLUSA IN SEDE DI GARA

D 36,908 ESCLUSA IN SEDE DI GARA

E 35,944 ESCLUSA IN SEDE DI GARA

F 33,817 AGGIUDICATARIA

G 33,280

H 33,185

I 33,028

L 32,640

M 32,113

N 31,264

O 30,900

P 24,770

Q 23,747

R 22,098

S 21,855

T 21,815

U 17,407

V 15,009

Z 12,904

È stata svolta una verifica di congruità

delle prime cinque migliori offerte

risultate anomale, ovvero che superano

la soglia di anomalia calcolata (media

ribassi + 1/5 della stessa media).

Tali offerte, alla luce delle verifiche

effettuate rispetto ai prezzi che

concorrono a formare il 75% dell’importo

totale dell’opera, sono risultate

eccessivamente basse e non congrue

nei confronti del costo della

manodopera.

Soglia anomalia:

35,037%

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1) - Premesse

2) - Albo Fornitori

3) - Vendor rating

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In data 01.02.2009 è stato istituito l’Albo Fornitori di Posteitaliane per la categoria Lavori Edili

ed Impiantistici, gestito in modalità online attraverso il portale www.posteprocurement.it.

Albo fornitori Introduzione

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13Albo fornitori

Principali caratteristiche:

GESTIONE ON-LINE → la procedura di iscrizione e delle successive fasi di mantenimento

online della qualificazione consentono un monitoraggio continuo dei requisiti di iscrizione;

CORRISPETTIVO DI QUALIFICAZIONE → Pagamento di una quota conteggiata in

funzione del numero di categorie lavori - fasce di appaltabilità - ambito geografico prescelti;

GARE ON LINE ad INVITO → Affidamento degli appalti mediante l’utilizzo del portale

Posteprocurement;

MECCANISMO DI ROTAZIONE → la selezione automatizzata dei fornitori da invitare

basata su criteri oggettivi garantisce la massima trasparenza e par condicio tra tutte le ditte

iscritte;

FIRMA DIGITALE → Consente la totale eliminazione dell’uso della carta, anche per la

sottoscrizione delle offerte e delle lettere commerciali;

VENDOR RATING → Adozione di un sistema che monitora il comportamento del fornitore

sin dalla fase di partecipazione alla gara e per tutta la fase di esecuzione delle opere.

Introduzione

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L’Albo Fornitori di Lavori Edili ed Impiantistici al termine della suo periodo di validità ha

presentato i seguenti dati (a titolo esemplificativo riferiti alla cat. OG11):

Albo fornitori

Fornitori qualificati: 570

“Vecchio” Albo

Ambito territoriale N° fornitori con sede legale nell’area indicata

N° fornitori iscritti per la OG11 che hanno espresso preferenza per operare nelle aree indicate

Classe 1 Classe 2 Classe 3 Classe 4 Classe 5 Classe 6 Classe 7

ABRUZZO 22 96 85 121 71 52 25 14BASILICATA 8 78 65 105 65 47 25 14CALABRIA 13 45 41 97 56 44 23 13CAMPANIA 101 93 77 94 56 45 23 13EMILIA ROMAGNA 34 94 82 124 71 53 26 14FRIULI V.G. 10 50 43 107 64 50 27 14LAZIO 118 156 132 126 72 55 28 14LIGURIA 10 60 53 116 67 52 26 14LOMBARDIA 55 81 72 126 74 55 28 14MARCHE 10 82 71 119 69 53 26 14MOLISE 5 75 62 110 67 49 25 14PIEMONTE 18 61 55 118 68 53 26 14PUGLIA 28 85 72 108 67 50 27 14SARDEGNA 9 33 31 92 55 44 23 13SICILIA 51 68 54 90 54 43 23 14TOSCANA 31 111 93 124 71 52 26 14TRENTINO 5 45 40 105 62 48 26 13UMBRIA 10 99 84 118 68 53 27 14VALLE D’AOSTA 37 33 103 60 46 25 14VENETO 32 70 61 118 69 55 28 14TOTALE 570

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15Albo fornitori

Gare espletate con chiamata da albo: 669 per una media annua di circa 190

“Vecchio” Albo

Categoria prevalente

N° gare espletate

OG11 346OG1 239OG2 23OS28 13OS30 12OS8 11OG12 9OS5 9OS4 6OS3 1Totale 669

Le gare svolte si suddividono in due tipologie:

• SPOT• ACCORDI QUADRO

Ciascun Accordo Quadro si suddivide in due o più lotti che vengono aggiudicati fornitori diversi.

Fornitori mai invitati

I fornitori non invitati risultano:

• Privi di qualifiche adeguate (Es.:Ditte qualificate per appalti < 150.000

• Titolari di SOA per categorie non pertinenti (OS6, OS5, OS4, OG12…)

N° fornitori

N° inviti

77 0

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N° fornitori

N° inviti

280 da 1 a 10130 Da 11 a 2072 da 21 a 4011 da 42 a 67

N° fornitori

N° gare/lotti

aggiudicati

203 0244 da 1 a 5

40 da 6 a 106 da 11 a 18

Fornitori invitati almeno una volta

I fornitori maggiormente invitati:

• Sono stati selezionati per gare su territori (Nord Est, Centro Nord) con scarsa numerosità di ditte locali;

• Sono quelli iscritti in concomitanza con l’entrata in vigore dell’albo.

Albo fornitori “Vecchio” Albo

Aggiudicazioni

Motivi più frequenti di mancata aggiudicazione:

• Esclusione dalle gare per inosservanze delle Regole di partecipazione

• Offerta non competitiva

L’applicazione del Vendor Rating consentirà di individuare aree di miglioramento.

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1. Incremento del livello di partecipazione delle Imprese: azzeramento delle gare “deserte”

(o con un unico partecipante) rispetto al periodo pre-albo, rapporto imprese

partecipanti/imprese invitate superiore al 70%;

2. Consistente miglioramento della qualità degli interventi e dei tempi di realizzazione,

netta riduzione delle perizie di variante e suppletive;

3. Condizioni di “sana” concorrenza a vantaggio delle aziende meglio organizzate e più

competitive; Importo dei lavori contrattualizzati aderente ai reali valori di mercato;

4. Contenimento dei tempi di attraversamento delle procedure di affidamento rispetto a

quelli necessari per l’espletamento delle procedure aperte e “neutralizzazione” degli effetti,

sui tempi di gara, prodotti dal terzo decreto correttivo al codice in tema di offerte

anormalmente basse (art. 86 e seguenti del codice) grazie all’introduzione della metodologia

di valutazione dell’anomalia integrata alla RDO;

5. Riduzione dei costi interni e di quelli derivanti da pubblicazione su GURI e quotidiani

sostenuti per le procedure aperte;

Albo fornitori Obiettivi raggiunti

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6. Ulteriore spinta verso l’integrazione di tutto il processo d’acquisto tramite un unico

strumento (il portale) che raccoglie tutte le informazioni inerenti le fasi di predisposizione

della gara (RDA, capitolati, Progetti, richieste chiarimenti, verbali sopralluoghi, nomina

Commissione…), svolgimento della gara (RdO, valutazione dell’anomalia, verbali,

aggiudicazione, …), contrattualizzazione e post gara ( casellari, carichi pendenti, polizze,

contratti, subappalti, atti aggiuntivi, …) messi a disposizione di tutti i buyer, delle funzioni

utilizzatrici e dei fornitori, tramite il modulo e-collaboration.

7. Adozione di un unico strumento (il portale) per il governo delle attività sia centrali che

eseguite territorialmente al fine di verificare l’esecuzione delle gare conformemente alla

normativa, ai regolamenti interni e agli standard in uso.

8. Il portale permette anche di soddisfare al massimo le esigenze in termini di privacy e la

disponibilità dei documenti a favore delle altre strutture aziendali eventualmente interessate

(ad esempio controllo interno).

Albo fornitori Obiettivi raggiunti

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In data 03.09.2012 è stato istituito il nuovo Albo Fornitori, anch’esso con durata triennale.

Le principali novità:

1. Istituzione di due sottocategorie all’interno delle quali il fornitore potrà qualificarsi:

Sottocategoria A: per l’affidamento prevalentemente di attività relative all’esecuzione di un

numero ristretto di interventi caratterizzati ciascuno da un importo economico e complessità

realizzativa e rilevanza tecnica medio/alta;

Sottocategoria B: per l’affidamento di più interventi di manutenzione straordinaria

programmata, ciascuno dei quali caratterizzato da importo economico ridotto e complessità

realizzativa medio/bassa, nell’ambito di un’area geografica omogenea (aggregato di

province limitrofe o ambiti regionali)

2. Eliminazione della classe NO SOA.

3. Introduzione della OHSAS 18001 (sistema di gestione della sicurezza e della salute dei

lavoratori) e SA8000 (sistema di gestione della responsabilità sociale d’impresa ed etica) tra

le certificazioni di qualità da possedere in caso di iscrizione dalla Classe III in su.

Albo fornitori “Nuovo” Albo

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4. Per l’iscrizione alla Sottocategoria A dalla II Classifica e alla Sottocategoria B dalla III

Classifica, dovranno essere soddisfatti almeno due requisiti tra quelli sotto elencati:

Attivo liquido su Passivo Corrente (Indice di liquidità immediata o AcidTest) ≥ 0,5

(indice introdotto con il nuovo albo)

Incidenza Debiti a breve su fatturato ≤ 75%

Risultato Operativo su Capitale Investito (R.O.I.) ≥ 2%

Risultato Operativo su Ricavi (R.O.S.) ≥ 4%

Valore della produzione meno costo della produzione > 0

Patrimonio netto ≥ al 5% del valore della produzione

Si farà riferimento ai dati dell’ultimo bilancio approvato e depositato indicato ai fini della

qualificazione.

Albo fornitori “Nuovo” Albo

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21Albo fornitori “Vecchio” e “Nuovo” Albo

Oggetto OLD NEW1) Categorie 10 differenti tipologie di cui 4 generali

(OG1, OG2, OG11 e OG12) e 6 specialistiche (OS3, OS4, OS5, OS6, OS28 e OS30)

11 differenti tipologie di cui 5 generali (OG1, OG2, OG9, OG11 e OG12) e 6 specialistiche (OS3, OS4, OS5, OS8, OS28 e OS30)

2) Fasce di appaltabilità

In relazione ai requisiti posseduti le aziende possono iscriversi ad una delle 4 fasce previste

Fascia 1: lavori fino a € 150.000 (classe NO SOA);

Fascia 2: lavori da € 150.001 a 516.457 (classifiche SOA I e II);

Fascia 3: lavori da € 516.458 a 2.582.254 (classifiche SOA III e IV);

Fascia 4: lavori da € 2.582.255 a 15.493.707 (classifiche SOA V, VI e VII) ;

Fascia 1: lavori fino a 516.000 (classifiche SOA I e II);

Fascia 2: lavori da € 516.001 a 2.582.000 (classifiche SOA III, III bis e IV);

Fascia 3: lavori da € 2.582.001 a 5.165.000 (classifiche SOA IV bis e V);

Fascia 4: lavori da € 5.165.001 a 15.494.000 (classifiche SOA VI, VII e VIII) ;

3) Ambito geografico

Nell’ambito di ciascuna delle 4 Fasce le aziende dovranno manifestare l’ambito geografico di interesse secondo i seguenti criteri:

Fascia 1, una o più province;Fascia 2, una o più regioni;Fascia 3, intero territorio nazionale;Fascia 4. intero territorio nazionale.

La qualificazione potrà essere richiesta:

Sottocategoria A: una o più regioni per tutte le categorie

Sottocategoria B: una o più Aree Territoriali per ciascuna categoria, purché corredate da idonea referenza.

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1) Premesse

2) Albo Fornitori

3) Vendor rating

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Il modello di valutazione ipotizzato garantisce la possibilità di monitorare le performance del fornitore lungo due diverse dimensioni, trasversali tra loro, attraverso l’introduzione dei concetti di Fase e di Categoria

Analisi a ciclo interoUtilizzata per valutare la prestazione del fornitore in relazione ad un intero contratto di lavoro attraverso la suddivisione dell’appalto nelle 3 fasi costituenti (momenti intermedi di valutazione)

Analisi degli aspetti di dettaglio

Utilizzata per il monitoraggio del comportamento del

fornitore lungo dimensioni di analisi ben definite e ricorrenti

all’interno di più fasi

Vendor Rating Introduzione

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Immediata disponibilità delle valutazioniDal termine della fase di Gara/Progettazione, saranno a disposizione dati utili a valutare la performance del fornitore senza dover attendere la chiusura dell’appalto;

Confronti più approfonditi e interventi mirati• Individuazione delle carenze della ditta rispetto alla

singola fase (es.: Gara), categoria (es.: Sicurezza) o, in dettaglio, categoria all’interno della fase (es.: Puntualità in Esecuzione)

• Attivazione di interventi in corso d’opera mirati a correggere la carenza evidenziata dal fornitore per riportare la prestazione ad un livello idoneo (c.d. politica di sviluppo delle performance)

Valutazioni flessibili in funzione delle esigenzeLa prestazione del fornitore potrà essere rilevata rispetto al singolo appalto o in relazione a più lavori effettuati in un periodo temporale

Vendor Rating Principali caratteristiche

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MIGLIORAMENTO QUALITA’ FORNITORI

Costruire una graduatoria oggettiva basata sul livello di prestazione erogata al fine di selezionare più frequentemente i fornitori qualitativamente migliori.I fornitori vengono classificati in quattro categorie:

I. 0<IVR<29: Insufficiente (due trimestri di sospensione)

II. 30<IVR<59: Mediocre (un trimestre di sospensione)III. 60<IVR<85 : NormaleIV. 86<IVR<100: Eccellente

 

Poste ha scelto di riservare, nell’invito a gare le cui liste di

fornitori sono ottenute mediante l’utilizzo del Meccanismo di

Rotazione, il 30% degli inviti (arrotondato all’unità

superiore), a fornitori con tipologia di IVR “Eccellente”,

previa effettiva presenza di fornitori con tali caratteristiche

nel risultato della ricerca.

Vendor Rating Obiettivi da raggiungere

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26Vendor Rating Obiettivi da raggiungere

MIGLIORAMENTO PROCESSI INTERNI

Strutturare in maniera oggettiva i dati per favorire lo

scambio di informazioni all’interno dell’azienda in

relazione al ciclo di interazione tra il fornitore e Poste

Italiane

Basare gli interventi penalizzanti verso i fornitori non

idonei (es.: sospensione dall’albo, risoluzione del

contratto) su valutazioni certificate dal sistema di Vendor

Rating

Acquisire dati oggettivi sulle performance in modo tale

da definire piani di sviluppo per i fornitori con prestazioni

non soddisfacenti