“LA PRATICA E IL Certification POLISWEBknowledgecenter.kleos.wolterskluwer.com/wp-content/... ·...
14
Technical Certification “LA PRATICA E IL POLISWEB”
Transcript of “LA PRATICA E IL Certification POLISWEBknowledgecenter.kleos.wolterskluwer.com/wp-content/... ·...
Technical Certification
“LA PRATICA E IL POLISWEB”
Kleos | La pratica e il polisweb
1
Sommario
1- IL MODULO PRATICHE .................................................................................................................................. 2
LA PRATICA DI KLEOS ......................................................................................................................... 2 1.1
1.1.1 IL RIQUADRO DELLA PRATICA ........................................................................................................ 3
1.1.2 LE SCHEDE AGGIUNTIVE ................................................................................................................ 5
1.1.3 LA SCHEDA PARCELLAZIONE .......................................................................................................... 6
LE FUNZIONI SULLE PRATICHE ........................................................................................................... 6 1.2
LA RICERCA DELLE PRATICHE ............................................................................................................. 8 1.3
2 - IL MODULO POLISWEB ............................................................................................................................... 10
Kleos | La pratica e il polisweb
2
1- IL MODULO PRATICHE
LA PRATICA DI KLEOS 1.1
Kleos è un Sistema per la completa gestione dell’attività di uno studio legale. Il fulcro è il fascicolo, ossia la
pratica “virtuale”, dove gestire tutte le informazioni, note, contatti, scadenze, documenti, attività afferenti
ad essa. Kleos consente di creare nuove pratiche in diversi modi, ovvero cliccando sul pulsante “Nuova
pratica” nel menu principale, sul pulsante “Nuova pratica” nella schermata del menu pratiche, e tramite il
menu contestuale, cliccando con il tasto destro del mouse nella schermata delle pratiche.
Dopo aver scelto la tipologia, l’unico campo obbligatorio è il nome della pratica. Per creare una pratica in
pochi istanti, è sufficiente scrivere il nome e confermare, anche se si suggerisce di immettere i dati delle
parti e le informazioni di dettaglio, così da gestire al meglio i passaggi richiesti dall’iter stesso della pratica.
Kleos | La pratica e il polisweb
3
1.1.1 IL RIQUADRO DELLA PRATICA
La finestra della pratica contiene fino a sei segnalibri: Documenti, Agenda, Scadenze, Attività, Parcellazione
e Calcoli per avere una visione d’insieme di tutti gli elementi che caratterizzano il fascicolo e per utilizzare
per ognuno di essi tutte le funzioni presenti e richiamabili nei singoli moduli.
La prima schermata generale contiene quattro riquadri per memorizzare le informazioni generali, i membri
dello studio, le parti e i campi aggiuntivi. Il riquadro “Note” è disponibile in tutti i segnalibri della finestra.
La testata del fascicolo contiene le informazioni generali della pratica, come il tipo, il riferimento e la
descrizione.
Il riquadro “membri dello studio” include i rapporti fra i colleghi che collaborano alla lavorazione della
pratica.
Il menu “Membri dello Studio”, posto nell’angolo in alto a destra, permette di:
aggiungere un nuovo membro dello Studio alla pratica
modificare il ruolo del membro dello Studio selezionato che partecipa alla pratica,
rimuovere il membro dello Studio selezionato dalla pratica
Kleos | La pratica e il polisweb
4
Il riquadro “Parti” contiene i nominativi dei soggetti coinvolti. È possibile definire diversi tipi di soggetti e
diversi collegamenti tra le anagrafiche. Per esempio, è possibile impostare, dal comando “Aggiungi
Avvocato”, la controparte e l’avvocato della controparte come soggetti correlati fra loro.
Il menu del riquadro delle parti è posto nell’area inferiore del fascicolo. È possibile eseguire le seguenti
operazioni:
Aggiungere un Soggetto. Questa opzione apre una finestra di dialogo per definire un soggetto della pratica, selezionando il tipo di parte e l’eventuale ruolo processuale (dato fondamentale per eseguire correttamente il deposito telematico). È possibile creare una nuova anagrafica se non è già registrata nella rubrica.
Kleos | La pratica e il polisweb
5
Modifica soggetto. Questa opzione apre una finestra di dialogo in cui è possibile modificare il ruolo dell’anagrafica nella pratica, includendo ulteriori indirizzi o modificando le anagrafiche collegate
Aggiungi persona collegata. Questa opzione consente di salvare un’altra anagrafica collegata alla parte selezionata, precisando il tipo di relazione fra le due
Modifica anagrafica. Questa opzione apre la finestra dell’anagrafica dove si possono modificare le informazioni relative al contatto
Mostra pratiche (attive/tutte). Questa opzione genera una ricerca avanzata per evidenziare l’elenco delle altre pratiche in cui il soggetto è definito come parte in causa
Elimina. Questa opzione consente di eliminare il contatto selezionato come parte della pratica.
1.1.2 LE SCHEDE AGGIUNTIVE
Le schede delle pratiche (ma disponibili anche per le anagrafiche e la parcellazione) consentono di
memorizzare ulteriori informazioni che lo studio è solito memorizzare in aggiunta ai campi predefiniti del
frontespizio della pratica. Le schede possono essere distinte per ciascun tipo pratica. Gli stessi campi sono
disponibili come filtri per le ricerche e come variabili per la personalizzazione dei modelli.
Per realizzare le schede aggiuntive è necessario posizionarsi nel modulo delle configurazioni e tipizzare i
campi in base alla natura delle informazioni da inserire.
Kleos | La pratica e il polisweb
6
1.1.3 LA SCHEDA PARCELLAZIONE
La terza finestra della pratica consente di memorizzare, in primis il valore della causa (dato recuperabile in
fase di deposito), e tutti i dati propedeutici alla parcellazione da parametri.
LE FUNZIONI SULLE PRATICHE 1.2
Nella parte superiore della pratica sono presenti i comandi per attivare diverse operazioni sul fascicolo:
Kleos | La pratica e il polisweb
7
Modifica. Questa opzione apre una finestra di dialogo per la modifica delle informazioni di base della pratica
Aggiorna pratica di Kleos. Consente l’aggiornamento del fascicolo con i dati Polisweb disponibili nei registri di cancelleria
Aggiungi pratica collegata. Questa opzione crea una nuova pratica che eredita la stessa posizione
archivio di quella selezionata. La funzione si propone di creare una nuova pratica con il vantaggio
del recupero delle informazioni principali del fascicolo selezionato. Il resto degli elementi del
fascicolo come i documenti, le scadenze, eventi ecc… saranno distinti per ciascuna pratica. Le
pratiche collegate si possono utilizzare in molte situazioni diverse, per esempio, si possono usare
per suddividere pratiche complesse che contengono molti documenti in pratiche più piccole, o per
gestire le cause e gli appelli come cause separate, o ancora, per gestire cause diverse ma collegate
per uno stesso cliente.
Il numero di pratiche collegate è indicato nel segnalibro generale della finestra della pratica, inoltre
anche negli altri moduli, tramite il comando “Pratiche collegate” si avrà evidenza delle informazioni
riconducibili alle collegate
Kleos | La pratica e il polisweb
8
Archivia. Questa opzione aggiorna lo stato della pratica ad archiviata
Riattiva. Questa opzione riporta lo stato di una pratica archiviata ad aperta
Duplica. Questa opzione consente di creare una nuova pratica come duplicato di quella selezionata. Tutte le informazioni e i contenuti della pratica originale vengono duplicati nella nuova, ma a differenza della funzione “collega”, viene attribuita una posizione archivia autonoma
Autorizzazioni. Questa opzione apre una finestra di dialogo per gestire i diritti di accesso degli utenti Kleos alla pratica
Elimina. Questa opzione elimina in modo permanente una pratica e tutte le informazioni che contiene. E’ necessario che la pratica sia vuota
Report. Questa opzione aprirà la finestra per la selezione dei report. Attraverso questa opzione è possibile selezionare e stampare i report relativi alle pratiche
Una parte dei comandi sono disponibili sotto il menu “Altro”
LA RICERCA DELLE PRATICHE 1.3
Accedendo al modulo pratiche, ritroveremo l’elenco di tutte pratiche salvate. Le pratiche più recenti sono
visualizzate per prime di default. È possibile personalizzare le viste secondo le preferenze di ciascun utente,
nello specifico, decidere quali colonne posizionare e il loro ordinamento, applicare filtri e raggruppamenti
(questo comportamento è applicabile a tutti moduli di Kleos).
Kleos | La pratica e il polisweb
9
Il riquadro di ricerca consente di individuare le pratiche per nome, riferimento e descrizione (si tratta dei
filtri maggiormente utilizzati). È sufficiente digitare il testo al fine di attivare automaticamente la ricerca.
La freccia in giù mostra un elenco delle ricerche utilizzate di recente e delle ricerche salvate (è consigliabile
allo studio memorizzare quelle ricorrenti per evitare di compilare ogni volta i campi).
Il form di ricerca avanzata consente di eseguire una ricerca complessa, combinando quasi tutti i campi della
struttura della pratica. Sono disponibili come filtri anche i campi che compongono le schede aggiuntive,
disponibili nella sezione “altro” anche in maniera multipla.
Kleos | La pratica e il polisweb
10
Il pulsante “Salva” aprirà una finestra di dialogo per salvare la ricerca corrente fra quelle salvate.
Dal comando “Report” sono disponibili i formati di stampa preconfigurati e non modificabili, mente si
consiglia di utilizzare il comando “Stampa Elenco” per personalizzare il layout di stampa e renderlo, dunque,
disponibile per le stampe successive (anche in formato excel).
N.B. I comandi disponibili nel modulo generale delle pratiche sono gli stessi già presentati e attivabili
all’interno del fascicolo.
2 - IL MODULO POLISWEB
Il modulo Polisweb consente di consultare gli aggiornamenti disponibili nei registri di cancelleria e di salvarli
nella pratica di Kleos, le informazioni scaricabili riguardano:
Le udienze e le scadenze
Lo storico di cancelleria e i documenti
Kleos | La pratica e il polisweb
11
Il profilo fascicolo
La funzione “Cerca in polisweb” avviene unicamente mediante autenticazione (tramite certificato e
inserimento PIN), e consente di visualizzare le informazioni relative ai procedimenti iscritti a nome
dell’Avvocato (per tale ricerca è necessario disporre di Digital Kley o smart card). Per ritrovare invece
precedenti ricerche salvate nel gestionale, utilizzare il comando: “Cerca nei dati salvati” (si ricorda che si
tratta di dati non aggiornati). Tramite il pulsante “Importa scadenza”
si procede con il salvataggio in agenda delle udienze e delle scadenze frutto della ricerca.
Il pulsante “importa o collega” consente di:
- creare ex novo una pratica in Kleos, recuperando i nomi delle parti e tutti i dettagli del procedimento.
- Aggiornare automaticamente una pratica già salvata in Kleos. N.B: Kleos è in grado di individuare la pratica precedentemente salvata, se e soltanto se, sono presenti i
seguenti dati identificativi:
- Numero di Ruolo. - Ufficio Giudiziario. - Registro. - Eventuale Sub Procedimento.
Kleos | La pratica e il polisweb
12
Se mancasse uno dei dati sopra esposti, kleos potrebbe individuare comunque il fascicolo già salvato, proponendolo all’utente per l’aggiornamento. Tali operazioni possono essere effettuate anche in maniera massima e in background, consentendo nel frattempo all’utente di continuare a lavorare in kleos.
La funzione “Aggiorna pratiche di Kleos” (disponibile anche all’interno pratica), consente l’aggiornamento da polisweb delle informazioni selezionate dall’utente (di default già spuntate). Nella modulo Polisweb, nella sezione pratiche, è disponibile una reportistica che mostra il quadro completo delle informazioni polisweb scaricate per il fascicolo.
La presenza dell’icona della cartella denota che il fascicolo, o l’evento scaricato, si riferisce a una pratica già presente in Kleos e collegata con il fasciolo polisweb.
Aprendo il fascicolo dall’apposito comando evidenziato “Apri pratica di Kleos”, si visualizzano nel tab “Fascicolo Polisweb”, le informazioni scaricate dalla cancelleria telematica e salvate nella pratica. Kleos mostrerà la data dell’ultima aggiornamento effettuato e sarà possibile consultare i registri in qualsiasi momento.
Kleos | La pratica e il polisweb
13
Dal modulo Polisweb, nello specifico nella sezione dello “Storico di Cancelleria”, e nella sezione “Polisweb” del fascicolo, è disponibile la funzione di consultazione dei documenti pubblicati. Il comando “Visualizza Documenti” consente la lettura del contenuto, mentre “Importa documento” il salvataggio in kleos; il file sarà così disponibile nella sezione documentale per successive consultazioni. Si sottolinea che anche se i dati sono stati precedentemente salvati nel fascicolo, per la consultazione dei soli documenti, è necessario procedere con l’autenticazione (a meno che siano stati già salvati fra i files della pratica).
