ANCONA 19 E 20 OTTOBRE 2012 Role plaing esperienziale ... · diagramma di pareto ... le risorse...

Dott. de Flandre Nicola Direttore di Commessa

Servizio Assistenza Domiciliare Coop. O.S.A. – ASL FG

Esperto di Project Management

Implementazione ed Attuazione di Progetti per il

Miglioramento del Servizi Sanitari

PROJECT

MANAGEMENT

ANCONA

19 E 20 OTTOBRE 2012

Role – plaing esperienziale:

ATTUAZIONE DI UN PROGETTO DI NURSING

PROJECT

MANAGEMENT

Consiste nel destrutturare tutte le linee di

attività, individuando per prima

l’obiettivo e non dimenticando mai la

QUALITA’, utilizzando strumenti, metodi

e tecniche fondamentali.




PROJECT

MANAGEMENT

IL CICLO

PLAN – DO – CHECK – ACT (Deming Cycle)

Con l’ausilio di Strumenti di Problem Analysis




PROJECT

MANAGEMENT

CREAZIONE ED IMPLEMENTAZIONE

DI UN SISTEMA INFORMATIZZATO PER LA

GESTIONE DEL PROCESSO DI NURSING

NEI SERVIZI SANITARI TERRITORIALI:




“MANAGEMENT INFERMATICA WORKERS”

PROJECT

MANAGEMENT




L’idea nasce da tre fondamentali motivazioni:

1. Dalla rilevazione di alcune criticità proprie della gestione di tutto il processo

assistenziale;

2. Della esigenza di poter conoscere in dettaglio i servizi sanitari, non solo per

quanto riguarda aspetti di base come la pianta organica e i costi, ma anche

per quanto riguarda la loro attività (sia quantitativa che qualitativa), il carico

e la tipologia dei pazienti seguiti, i bisogni di salute della popolazione

afferente;

3. Da un idea innovativa, ritenuta utile e generatrice di benefici nella Gestione

del Processo di Nursing.

PROJECT

MANAGEMENT

FASE del Problem Analysis Ricerca delle cause ed identificazione delle soluzioni

Per procedere alla progettazione del

nuovo Sistema, e alle azioni di

miglioramento si è costituito un Gruppo di

Project Management composto da:

•Project Manager;

•Direttore di U.O.;

•Infermiere Coordinatore U.V.M. ;

•Fisioterapista;

•Tecnico informatico.

COSTITUZIONE DEL GRUPPO DI PROJECT MANAGEMENT




PROJECT

MANAGEMENT

PROJECT

MANAGEMENT

L’analisi e l’interpretazione dei dati raccolti (le criticità e le

cause);

Gli obiettivi;

Le risorse necessarie (umane e materiali) secondo la W.B.S.;

I costi d’attuazione;

La matrice delle responsabilità per l’attuazione del

progetto;

Il tempo di realizzazione secondo il Diagramma di Gantt o

l’analisi schematica delle azioni da compiere.

Prima di attuare il progetto, il Gruppo di Project

Management ha valutato e condiviso:




PROJECT

MANAGEMENT

FASE del Problem Setting (Analisi delle caratteristiche del problema):

La compilazione della Documentazione Sanitaria

I Sessione

0

20

40

60

80

100

120

140

160

Domanda

n. 1

Domanda

n. 2

Domanda

n. 3

Domanda

n. 4

Domanda

n. 5

Domanda

n. 6

Domanda

n. 7

83,7% 83,7%

28,4% 34%

95,7%

24,1%

90,1%

16,3% 16,3%

71,6% 66%

4,3%

75,9%

9,9%

NO

SI

TABELLA DATI SI NO

Domanda n. 1 La prima pagina della cartella è compilata in tutte le parti che richiedono una risposta chiusa?

118 23

Domanda n. 2 La prima pagina della cartella è compilata in tutte le parti che richiedono una risposta aperta?

118 23

Domanda n. 3 La scheda evoluzione delle ferite è compilata un tutte le sue parti? (risposte chiuse)

40 101

Domanda n. 4 La tabella di valutazione secondo Norton è compilata in tutte le sue parti? (risposte chiuse)

48 93

Domanda n. 5 Sul diario infermieristico è sempre registrata la data?

135 6

Domanda n. 6 Sul diario infermieristico è sempre registrata l'ora?

34 107

Domanda n. 7 Sul diario infermieristico sono registrate tutte le prestazioni previste nel PAI?

127 14

EVIDENZA DELLE CRITICITA’ RISCONTRATE

CON IL MODELLO ATTUALE


Servizio Assistenza Domiciliare Coop. O.S.A. – ASL FG Esperto di Project Management

0

20

40

60

80

100

120

140

160

Domanda n. 8

Domanda n. 9

Domanda n. 10

Domanda n. 11

Domanda n. 12

Domanda n. 13

Domanda n. 14

92,2%

71%

97,9%

70,2%

25,5%

80,1% 85,8%

7,8%

29%

2,1%

29,8%

74,5%

19,9% 14,2%

NO

SI

TABELLA DATI SI NO

Domanda n. 8 Sul diario infermieristico le registrazioni relative alle prestazioni sono leggibili?

130 11

Domanda n. 9 Sul diario infermieristico le registrazioni sono pertinenti rispetto alla evoluzione del piano di cura?

101 41

Domanda n. 10 Sul diario infermieristico è presente sempre la firma dell'operatore?

138 3

Domanda n. 11 Sul diario infermieristico è presente sempre la firma leggibile dell'operatore?

99 42

Domanda n. 12 Tutti i moduli che compongono la cartella sono tenuti in ordine cronologico?

36 105

Domanda n. 13 La tabella di trasmissione dei dati di fine mese è compilata correttamente in tutte le sue voci?

113 28

Domanda n. 14 La tabella di trasmissione dei dati di fine mese è trasmessa nei tempi previsti dal sistema informativo?

121 20

PROJECT

MANAGEMENT


La compilazione della Documentazione Sanitaria

II Sessione

EVIDENZA DELLE CRITICITA’ RISCONTRATE

CON IL MODELLO ATTUALE




L’analisi e l’interpretazione dei dati raccolti riguardanti la

documentazione sanitaria ha evidenziato le seguenti criticità:

N° elevate di cartelle non compilate correttamente nelle parti delle risposte aperte;

N° elevate di mancata registrazione dell’ora di accesso;

N° elevato di registrazioni non leggibili;

N° elevato di registrazioni non pertinenti rispetto

all’evoluzione del piano di cura;

N° elevato di casi in cui i moduli che compongono la cartella

non sono tenuti in ordine cronologico.

PROJECT

MANAGEMENT


La compilazione della Documentazione Sanitaria:

LE CRITICITÀ




IL METODO DEL BRAINSTORMING

PROJECT

MANAGEMENT





DIFFICOLTA’ NEL CONTROLLO E NELLA GESTIONE DEL PROCESSO DI NURSING

Metodi e Tecniche di misurazione

Processi di organizzazione

Tecnologia Informazione

Rapporti Operatori/

Utenti

Risorse Umane

Ambiente

Procedure e Protocolli

Diagramma di Ishikawa

PROJECT

MANAGEMENT



Servizio Assistenza Domiciliare Coop. O.S.A. – ASL FG Esperto di Project Management

PROJECT

MANAGEMENT

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

N CAUSE

Assenza di strumenti elettronici informatizzati

1

Impossibilità di effettuare controlli sull’andamento del Servizio in tempo reale

2

3 Impossibilità di realizzare interventi correttivi in tempo reale

4 Impossibilità di programmazione

5 Altro

FASE del Problem Analysis Diagramma di PARETO




LA CAUSA PIU’ DETERMINANTE E AGGREDIBILE RISULTA ESSERE:

L’ASSENZA DI STRUMENTI ELETTRONICI INFORMATIZZATI

DECISION TAKING (obiettivo generale):

scopo generale del processo di informatizzazione dei Servizi Sanitari è quello di fornire uno strumento adeguato a rispondere alle esigenze di efficienza delle risorse impiegate e di efficacia degli interventi attuati dai Servizi stessi.

PROBLEM SOLVING (obiettivi specifici):

1. Effettuare controlli sull’andamento del Servizio;

2. Controllare i costi;

3. Fare valutazioni rispetto agli standard di efficienza ed efficacia;

4. Realizzare analisi di benchmarking;

5. Realizzare interventi correttivi o migliorativi;

6. Programmare gli interventi;

7. Ottimizzare le risorse;

8. Fornire uno strumento di fondamentale importanza per i vari settori della ricerca scientifica.

FASE PLAN (pianificare)

GLI OBIETTIVI

PROJECT

MANAGEMENT




PROJECT

MANAGEMENT

A. RISORSE UMANE B. RISORSE MATERIALI

PROGETTO PER LA CREAZIONE E L’IMPLEMENTAZIONE DI UN SISTEMA INFORMATIZZATO PER LA GESTIONE DEL

PROCESSO DI NURSING

A.1 DETERMINAZIONE DELLE LINEE DI ATTIVITA’

A.2 INDIVIDUAZIONE DEL PERSONALE

A.1.1 INTERPRETAZIONE DEI DATI

A.1.2 INDIVIDUAZIONE DELLE CAUSE

A.1.3 RICERCA

A.1.4 STESURA DEL PROGETTO X APPROVAZIONE

A.1.5 ELABORAZIONE DATABASE

A.1.6 GESTIONE FLUSSI INFORMATIVI

A.1.7 IMMISSIONE IN RETE NUOVI STRUMENTI

A.1.8 MISURAZIONE DI ANALISI E MIGLIORAMENTO

A.1.9 VERIFICA FINALE

A.1.10 DIFFUSIONE DEI RISULTATI

A.2.1 DIRETTORE U.O. PROJ ECT MANAGER

A.2.2 INFERMIERE COORDINATORE U.V.M.

A.2.3 FISIOTERAPISTA

A.2.4 TECNICO INFORMATICO

A.2.5 PROFESSIONISTI SANITARI TERRITORIALI

B.1 LOCALI PER LE RIUNIONI

B.1.1 SCELTA DEI LOCALI

B.2 SISTEMI TECNOLOGICI ED INFORMATICI

B.2.1 PERSONAL COMPUTER CON COLLEGAMENTO IN RETE

B.2.2 SCELTA ED ACQUISTO HW E SW

B.2.3 SCANNER E STAMPANTE

B.2.4 FOTOCOPIATORE

B.3 MATERIALE DI CANCELLERIA

B.3.1 ORDINE MATERIALE DI CANCELLERIA

B.3.2 RITIRO MATERIALE DI CANCELLERIA

B.2.5 PALMARI CON COLLEGAMENTO IN RETE




LE RISORSE UMANE E MATERIALI CON I COSTI DI ATTUAZIONE DEL PROGETTO

RISORSE UMANE COSTO RISORSE MATERIALI COSTO

PROJECT MANAGER € 4.500,00 ACQUISTO SOFTWARE € 250,00

DIRETTORE U.O. € 3.500,00 ACQUISTO PALMARI CON COLLEGAMENTO IN RETE

€ 7.500,00

INFERMIERE COORDINATORE U.V.M.

€ 2.500,00 MATERIALE DI CANCELLERIA € 100,00

FISIOTERAPISTA € 1.500,00

TECNICO INFORMATICO € 9.000,00

TOTALE COSTI RISORSE UMANE

€ 21.000,00 TOTALE COSTI RISORSE MATERIALI

€ 7.850,00

TOTALE COSTO ATTUAZIONE PROGETTO € 28.850,00

PROJECT

MANAGEMENT

FASE PLAN (pianificare) IL BUDGET




CHI 1

.1

1.2

.1

1.2

.2

1.2

.3

1.2

1

2

3.1

3

.2

3.3

3

PR

OG

ET

TO

CHE

COSA ATTIVITA' Project Manager

Direttore U.O.

Infermiere Coordinatore

U.V.M.

Fisioterapista

Tecnico Informatico

Direzione del Progetto R R

Individuazione delle cause R R C C I

Pianificazione delle attività R C

Interpretazione dei dati R R C C

Elaborazione del progetto R C C C I Elaborazione nuovi strumenti elettronici informatizzati

I C C C R Elaborazione nuova procedura I C R R C Misurazione di analisi e miglioramento R R C C C

PROJECT

MANAGEMENT

FASE PLAN (pianificare)

FASE CHECK (verificare) : MATRICE DELLE RESPONSABILITA’

R = RESPONSABILE;

C= COLLABORATORE;

I = INFORMATO




PROJECT

MANAGEMENT

FASE PLAN (pianificare) /FASE CHECK (verificare) :

ANALISI SCHEMATICA DELLE AZIONI DA COMPIERE

SPECIFICHE AZIONE 1 AZIONE 2 AZIONE 3 AZIONE 4 AZIONE 5 AZIONE 6 AZIONE 7 AZIONE 8 AZIONE 9 AZIONE 10

COSA? Interpretazione dei dati

Individuazione delle cause

Elaborazione progetto ed acquisizione approvazione

Ricerca SCIENTIFICA

Elaborazione nuovi strumenti elettronici

Gestione flussi informativi

Immissione in rete nuovi strumenti infermierisitici

Misurazione di analisi e miglioramento

Verifica finale Diffusione dei risultati

CHI? Project Manager e Direttore U.O.

Project Manager e Direttore U.O.

Project Manager e Direttore U.O.


Tecnico Informatico



Project Manager

Direttore U.O. e Project Manager

Direttore U.O.

DOVE? Locali Locali Locali Locali Servizio di Innovazione Tecnologica

Locali Locali Locali Locali Riunioni

Locali

Riunioni Riunioni Riunioni Riunioni Riunioni Riunioni Riunioni Riunioni

QUANDO? DAL 01/06 AL 15/06

DAL 16/06 AL 30/06

DAL 01/07 AL 15/07

DAL 16/07 AL 31/07

DAL 01/08 AL 30/11

DAL 01/06 AL 22/01

DAL 01/12 AL 15/12

01/12 AL 31/12 01/01 AL 22/01

DAL 23/01 AL 31/01

COME? Analisi statistica Strumenti di Problem Analysis

Presentazione del progetto

Ricerca scientifica applicata .

Ricerca infermieristica e ricerca informatica

Posta elettronica Riunioni con tutti i profess. della rete

Analisi statistica Analisi statistica

Riunioni con tutti i profess. della rete

PERCHE’? Dimostrabilità del problema

Individuabilità di cause prioritarie

Per ottenere la legittimazione formale

Per elaborazione di nuovi strumenti

Per elaborazione di nuovi strumenti infermieristici elettronici informatizzati

Conoscenza Per l’utilizzo di nuovi strumenti informatici di supporto all’assistenza

Per verifica di raggiungimento obiettivi intermedi

Per verifica di raggiungimento obiettivi

Per coinvolgimento e responsabilizzazione di ogni soggetto della rete




PROJECT

MANAGEMENT FASE PLAN (pianificare) /FASE CHECK (verificare) :

Diagramma di GANTT

Attività concatenate Scala temporale

Giugno Luglio Agosto Settembre Ottobre Novembre Dicembre Gennaio

ATTIVITA' SOGGETTO

COMPETENTE

ANALISI ED INTERPRETAZIONE DEI DATI

PROJECT MANAGER E DIRETTORE U.O.

INDIVIDUAZIONE DELLE CAUSE


ELABORAZIONE PROGETTO ED ACQUISIZIONE APPORVAZIONE


RICERCA SCIENTIFICA INFERMIERE COORDINATORE

ELABORAZIONE NUOVI STRUMENTI INFORMATICI

TECNICO INFORMATICO

IMMISSIONE IN RETE NUOVI STRUMENTI TECNOLIGICI

TECNICO INFORMATICO E INFERMIERE COORDINATORE

MISURAZIONE ED ANALISI DI MIGLIORAMENTO

PROJECT MANAGER

GESTIONE FLUSSI INFORMATIVI

INFERMIERE COORDINATORE

VERIFICA FINALE PROJECT MANAGER E DIRETTORE U.O.

DIFFUSIONE DEI RISULTATI

DIRETTORE U.O.




PROJECT

MANAGEMENT




PROJECT

MANAGEMENT

• Rilevare dati di avanzamento utilizzando il Diagramma di Gantt;

• Riprogrammare il progetto, se necessario, utilizzando il Diagramma di Pareto;

• Comunicare stato avanzamento progetto;

• Esaminare rischi e criticità;

• Esaminare deliverables finali;

• Analizzare livello di performance.

FASE CHECK (controllare):

COME CONTROLLARE




PROJECT

MANAGEMENT

TEMPO: Durante la gestione del progetto, il tempo effettivamente richiesto viene confrontato con il tempo previsto per eventualmente intervenire; COSTI: I costi devono comprendere gli oneri dell’intero progetto. Nella fase di controllo i costi effettivi sono confrontati con i costi a budget del progetto; QUALITA’: Il prodotto finale desiderato viene descritto il più dettagliatamente possibile. La qualità viene confrontata con queste specifiche in modo da intraprendere, se necessario, le appropriate azioni correttive.

QUANTO CONTROLLARE??? QUANDO CONTROLLARE???

MOLTO




FASE CHECK (controllare):

COSA CONTROLLARE

PROJECT

MANAGEMENT




FASE DO (fare)/FASE ACT (attuare): IL PRODOTTO FINALE PROJECT

MANAGEMENT

SISTEMA INFORMATICO USER FRIENDLY

“MANAGEMENT INFERMATICA WORKERS”




PROJECT

MANAGEMENT

PROJECT

MANAGEMENT

Project Manager

Area Progetti

Direzione Generale

Area Territoriale Area Residenziale ALTRO

PROGETTO 1

PROGETTO 2

PROGETTO 3

Organigramma a matrice




Grazie per l’attenzione

PROJECT

MANAGEMENT




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