Analisi delle risorse: budget

Risorse economiche (budget)

In linea teorica la formazione del budget dovrebbe seguire un percorso del genere: il bibliotecario fissa degli obiettivi, sulla base dei quali fa una previsione di spesa, da negoziare con l’amministrazione.

Analisi delle risorse: budget

Elementi da tenere presenti: prezzo dei libri che varia a seconda della

tipologia editoriale e dell’ambito disciplinare abbonamenti in corso completamento di opere in continuazione dati sull’utilizzo delle raccolte (quali ambiti

sono stati più usati)

Analisi delle risorse: budget

Il complesso di queste informazioni dovrebbe consentire di ripartire le somme a disposizioni secondo le priorità e le esigenze più pressanti.

Analisi delle risorse: personalePersonale Due aspetti: le specifiche competenze di chi dovrà

occuparsi della crescita delle raccolte la ricaduta che la stessa crescita ha sulla

gestione complessiva delle risorse umane.

Analisi delle risorse: personaleRilevazione dei cosiddetti carichi

di lavoro

Significa analizzare i processi di lavoro, scomponendoli nella varie attività e misurare le ore lavorative necessarie per concludere un ciclo (ad esempio tempo medio impiegato per effettuare un prestito, per catalogare un libro, per condurre a termine un ordine di acquisto, etc.).

Analisi delle risorse: personale Esempio di un flusso di attività

relativo alle procedure di acquisizione

Nota L’esempio comprende le attività di tipo più

tecnico e quelle gestionali e non tutta la fase preparatoria di analisi che abbiamo visto, né quella progettuale che come vedremo coinvolge in senso lato tutta la biblioteca.

Analisi delle risorse: personaleProposte Individuazione delle novità editoriali e/o

documenti che possono interessare Raccolta delle eventuali proposte da parte

degli utenti Eventuali altre informazioni (in una biblioteca

universitaria, i programmi dei corsi) Raccolta di eventuali proposte di doni o cambi Verifica degli abbonamenti da rinnovare e dei

cambi continuativi

Analisi delle risorse: personaleControlli

Controllo bibliografico degli elenchi formatisi al punto precedente

Controllo sul posseduto e nell’archivio degli ordini ancora pendenti

Analisi delle risorse: personaleValutazione

Applicazione dei criteri di valutazione per la selezione del materiale Analisi dei doni ed eventualmente restituzione

Risposta alle proposte degli utenti (registro dei desiderata, tradizionale o automatizzato)

Analisi delle risorse: personaleOrdinazione

Inserimento dati nell’archivio degli ordini

Verifica delle disponibilità finanziarie Scelta del fornitore ed eventuale

richiesta di preventivo Emissione degli ordini veri e propri

Analisi delle risorse: personaleGestione dell’archivio degli ordini

Controllo periodico degli ordini Solleciti ai fornitori Eventuali disdette di ordini

(abbonamenti)

Analisi delle risorse: personaleRicezione del materiale

Controllo del materiale arrivato Aggiornamento dell’archivio

Eventuali reclami

Inventariazione

Emissione delle fatture Inventariazione Timbratura e apposizione del numero di

inventario

Analisi delle risorse: personale

Smistamento Scelta delle priorità per la catalogazione Invio del materiale alla collocazione,

cartellinatura, catalogazione Segnalazione a chi ha proposto l’acquisto

(uffici interni o utenti) dell’arrivo.

Raccolta dei dati a fini statistici e valutativi.

Analisi delle risorse: personale Una volta chiarito il flusso di attività

relativo alla procedura di acquisizione, si tratta di calcolare i tempi per l’espletamento e di conseguenza il numero di unità di personale necessario alla quantità di acquisizioni che si presume di poter effettuare.

Ovviamente un parametro da tener presente è anche l’effettiva disponibilità di risorse umane.

Analisi delle risorse: personaleCompetenze avere conoscenze specifiche in campo

bibliografico conoscere la produzione editoriale e il

funzionamento del circuito della distribuzione documentaria

saper valutare la pertinenza e l’utilità dei singoli documenti attraverso metodologie diverse (griglie di valutazione, recensioni, contatti personali con biblioteche che hanno le stesse caratteristiche)

possedere una buona cultura generale in alcuni casi anche una buona conoscenza in

singoli ambiti disciplinari.

Analisi delle risorse: personaleCompiti Seguire la produzione editoriale nelle varie

aree, e quindi conoscere e sapere utilizzare tutti i mezzi a disposizione (bibliografie, cataloghi, bollettini editoriali, segnalazioni nelle riviste specializzate, etc.)

Curare materialmente gli acquisti, sulla base delle linee programmatiche decise dalla biblioteca

Analisi delle risorse: personale Verificare la correttezza e la congruità

della collocazione assegnata al documento (nel caso di scaffali aperti) e della catalogazione

Verificare lo stato di obsolescenza delle raccolte

Promuovere iniziative per far conoscere le raccolte (percorsi tematici, vetrine con le ultime novità, etc.)

Coordinarsi con i colleghi responsabili di altri settori, in particolare con il reference.

Analisi delle risorse: spazio

Anche per il discorso sullo spazio si profilano sue tipi

di problemi. Il primo di carattere tecnico pratico è quello

relativo alla gestione dello spazio a disposizione e implica quindi una sua razionale divisione per assegnare a ciascuna attività della biblioteca uno spazio fisico adeguato, compreso quindi quello destinato ai documenti fisici.

Il secondo ordine di problemi si riferisce invece alla scelta e alla gestione dell’ordinamento fisico delle raccolte, e quindi ai criteri di collocazione più adeguati al tipo di biblioteca e alla tipologia di servizio che intendiamo offrire.

Analisi delle risorse: spazio

Sotto il primo profilo e dal punto di vista specifico che ci interessa, ovvero la sistemazione delle raccolte il problema di fondo è quello di evitare improvvise crisi di capienza. Questo significa programmare nel tempo una crescita compatibile con lo spazio a disposizione.

Analisi delle risorse: spazio

In primo luogo la situazione si presenterà in modo diverso a seconda dell’organizzazione generale delle raccolte:

Scaffale aperto (con o senza la presenza anche di un magazzino)

Prevalenza del magazzino nella sistemazione

fisica delle raccolte

Analisi delle risorse: lo spazio

Lo spazio dei magazzini può essere sfruttato al massimo utilizzando ovviamente una tipologia di collocazione per formato e impiegando scaffali compact (relativamente facile il calcolo dello spazio disponibile).

Analisi delle risorse: spazio

Il modello scaffale aperto richiede maggiore spazio: Deve garantire la facilità di accesso per gli

utenti In alcune sezioni, come quella

multimediale, si dovrà tenere conto dello spazio necessario alle attrezzature, oltre che di quello necessario alla conservazione ordinata del materiale.

Analisi delle risorse: spazio

Il tipo di collocazione (per materia) utilizzato nel modello a scaffale aperto prevede inoltre l’inserimento di nuovi documenti non in coda all’esistente, ma all’interno della sequenza: di conseguenza è opportuno che gli scaffali non siano completamente riempiti, per consentire piccoli spostamenti, via via che è necessario inserire nuovi documenti.

Analisi delle risorse: spazio

Nella riflessione biblioteconomica italiana il problema della organizzazione fisica delle raccolte non ha mai avuto molta attenzione, considerato in genere un problema di carattere pratico, il cui obiettivo era essenzialmente quello di risparmiare spazio e garantire la conservazione dei documenti.

Analisi delle risorse: spazio

La biblioteca è un sistema di comunicazione, che si pone e vive come organizzazione spaziale di oggetti (documenti) portatori di segni atti a trasmettere ai destinatari informazioni in forma prevalentemente scritta

Analisi delle risorse: spazio

La soluzione che la biblioteca individua e applica per risolvere il problema spazio-documento ha ricadute anche nel rapporto fra chi utilizza la biblioteca e i documenti stessi. In altre parole il modo con cui un documento si colloca fisicamente nello spazio-biblioteca avrà ricadute preciso nel suo utilizzo da parte del lettore, inducendolo a comportamenti variabili a seconda delle scelte fatte

Analisi delle risorse: spazio

La riflessione su questo aspetto è particolarmente importante nelle biblioteche che utilizzano il modello a scaffale aperto.

Nella maggior parte dei casi, ci si è limitati ad organizzare le raccolte secondo il sistema di classificazione più noto e diffuso, la classificazione decimale Dewey, anche forse perché prospettava la possibilità di far coincidere l’ordinamento fisico con quello bibliografico, ovvero con il catalogo sistematico

Analisi delle risorse: spazio

Fra collocazione e classificazione bibliografica esista un rapporto problematico, anche nel modello di biblioteca a scaffale aperto, in cui necessariamente deve essere adottato un ordinamento sistematico.

La collocazione, infatti soddisfa l’esigenza di assegnare uno spazio riconoscibile ad un’unità fisica, mentre la classificazione bibliografica deve rappresentarne il contenuto concettuale, non necessariamente esprimibile con una sola notazione simbolica.

Analisi delle risorse: spazio

Di conseguenza è altamente probabile che tra i due momenti possa non esserci perfetta coincidenza e sovrapposizione.

In sostanza, se è scontato l’uso di uno schema per classi nell’ordinamento fisico dei libri in un sistema a scaffali aperti, meno scontato è che questo ordinamento debba necessariamente coincidere con i cataloghi semantici, che possono avere potenzialità più ampie.

Analisi delle risorse: spazio

Le esperienze più recenti, sulla base anche della riflessione e del dibattito professionale, hanno sperimentato un nuovo approccio al problema, basandosi anche sulla consapevolezza che il sistema più diffuso per la collocazione a scaffale aperto (la Dewey) può risultare ostico a utenti alle prime armi o troppo rigido per collezioni con specifiche caratteristiche.

Si stanno cioè cominciando ad usare sistemi di collocazioni pensati proprio in funzione dell’uso che gli utenti possono fare delle raccolte:

Analisi delle risorse: spazio

Sistemi semiclassificati, che tendono a superare l’eccessiva rigidità della CDD che si fonda sul concetto di disciplina: in questi casi le raccolte vengono divise in grandi macroaree pluridisciplinari, mentre la CDD può servire, come secondo elemento della collocazione, per rendere più facile e semplice la progressione interna dei documenti.

Una divisione delle raccolte per aree di interesse: è il modello che si richiama alla biblioteca tripartita, in cui l’area di ingresso o di prima informazione conterrà le novità e alcune sezioni organizzate appunto per area di interesse e non per materie (hobbies, letteratura gialla, etc.).