Alleanza degli Ospedali Italiani nel Mondo · Il Segretariato di Assistenza Tecnica riceve le...

Alleanza degli Ospedali

Italiani nel Mondo Segretariato di Assistenza Tecnica

MANUALE DEL SERVIZIO DI TELECONSULTO

MANUALE DEL TELECONSULTO Codice: M SEGRETARIATO DI ASSISTENZA TECNICA

Pag. 2 di 44 Vers.: 1. 8 S A T / I C T / M A N U A L E _ T E L E C O N S U L T O

Segretariato di Assistenza Tecnica – tel. 003906 59942348 – fax 003906 59942086 - e-mail [email protected]

A cura di Paola Monari

Documenti di riferimento 1. Progetto IPOCM (www.ipocm.ministerosalute.it) 2. Studio di fattibilità della rete dei centri sanitari italiani nel

mondo (www.ipocm.ministerosalute.it). 3. Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia

di dati personali” G.U. n. 174 29/7/2003 – Supplemento ordinario n. 123.

4. Microsoft® Windows™ “Guida all’utilizzo”. 5. E-Works - Ew2 Videoconferencing software “Manuale d’uso

utente” versione 2.2.0 - 2005

Revisioni

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SOMMARIO 1. INTRODUZIONE........................................................................................................................4 2. STRUTTURA ORGANIZZATIVA DEL TELECONSULTO ...................................................5

2.1 Flussi informativi .................................................................................................................5 2.2 Specifiche di posta elettronica del servizio.........................................................................6 2.3 Configurazione hardware e software per le postazioni di lavoro IPOCM...........................7 2.4 Banca dati.............................................................................................................................8

3. ISTRUZIONI PER L’ISTALLAZIONE ...................................................................................11 4. UTILIZZO DEL TELECONSULTO.........................................................................................17

3.1 Configurazione...................................................................................................................17 3.2 Liste dei teleconsulti ..........................................................................................................21 3.3 Messaggi di servizio...........................................................................................................24 3.4 Creazione di una scheda di richiesta di teleconsulto..........................................................26 3.5 Compilazione di una scheda di risposta.............................................................................33 3.6 Visualizzazione del rapporto del teleconsulto IPOCM......................................................35 3.7 Stampa di un rapporto del teleconsulto..............................................................................36 3.7 Stampa di un rapporto del teleconsulto..............................................................................36 3.8 Versione Server del teleconsulto........................................................................................37 3.9 Versione con funzione di videoconsulto............................................................................39

INDICE DELLE FIGURE Figura 1 – Scelta della lingua ........................................................................................................................................... 11 Figura 2 – Finestra di avvio dell’installazione.................................................................................................................. 12 Figura 3 – Accettazione del contratto di licenza............................................................................................................... 12 Figura 4 – Inserimento della chiave di installazione......................................................................................................... 13 Figura 5 –Scelta del collegamento ai programmi ............................................................................................................. 13 Figura 6 – Creazione dell’icona sul desktop..................................................................................................................... 14 Figura 7 – Esecuzione installazione.................................................................................................................................. 14 Figura 8 – Messaggio di avviso ........................................................................................................................................ 15 Figura 9 – Finestra di installazione completata ................................................................................................................ 15 Figura 10 – Finestra di configurazione – cartella generale ............................................................................................... 19 Figura 11 – Finestra di configurazione – cartella server................................................................................................... 19 Figura 12 – Finestra di configurazione – cartella server - autenticazione......................................................................... 20 Figura 13 – Connessioni alternative ................................................................................................................................. 20 Figura 14 – Modifica di una connessione ......................................................................................................................... 21 Figura 15 – Finestra di avvio del teleconsulto .................................................................................................................. 22 Figura 16 – Finestra per la compilazione e invio di messaggi di servizio ........................................................................ 25 Figura 17 – Compilazione scheda di richiesta .................................................................................................................. 26 Figura 18 – Compilazione dell’esame obiettivo ............................................................................................................... 27 Figura 19 – Finestra per l’inserimento del codice ICD9-CM ........................................................................................... 28 Figura 20 – Compilazione della terapia farmacologica .................................................................................................... 29 Figura 21 – Finestra per l’inserimento di allegati ............................................................................................................. 30 Figura 22 – Esempio di visualizzazione degli allegati...................................................................................................... 31 Figura 24 – Visualizzazione elenco allegati ..................................................................................................................... 33 Figura 25 - Visualizzazione scheda di richiesta arrivata................................................................................................... 34 Figura 26 – Scheda di risposta.......................................................................................................................................... 35 Figura 27 – Lista dei teleconsulti inoltrati ........................................................................................................................ 30 Figura 28 – Richiesta di videoconsulto............................................................................................................................. 30 Figura 29 – Risposta ad una richiesta di prenotazione videoconsulto .............................................................................. 31 Figura 30 – Invito ad un videoconsulto ............................................................................................................................ 42 Figura 31 - Visualizzazione del videoconsulto ................................................................................................................. 43




INTRODUZIONE Il presente documento contiene la descrizione tecnica del servizio di teleconsulto asincrono del

progetto IPOCM (Integrazione e Promozione degli ospedali e dei Centri sanitari italiani nel Mondo), il manuale di installazione e la guida utente del pacchetto di posta elettronica per la realizzazione del servizio.

Il servizio di teleconsulto asincrono del progetto IPOCM, così come descritto nei requisiti

dallo Studio di fattibilità della rete telematica IPOCM e successivamente specificato nel progetto esecutivo dal Segretariato di Assistenza Tecnica dell’Alleanza, prevede il colloquio via posta elettronica su rete Internet per l’invio di una richiesta di teleconsulto da parte di un medico di un Centro sanitario nel mondo e per la ricezione della risposta redatta a cura del medico del Centro di riferimento per la specifica patologia, per il tramite del Segretariato.

Tale colloquio è reso possibile dall’utilizzo del pacchetto di posta elettronica specializzato per il teleconsulto asincrono fornito dal Segretariato, che deve essere installato sulle postazioni di lavoro dei medici che partecipano al progetto IPOCM a cura di ciascun Centro sanitario dell’Alleanza. I livelli di servizio del teleconsulto IPOCM prevedono che il Centro di riferimento invii al Segretariato una risposta ad un teleconsulto entro 72 ore lavorative dal momento della ricezione della richiesta dallo stesso.

La banca dati del servizio di teleconsulto asincrono IPOCM rispetta la normativa in materia di diritto alla riservatezza ed alla protezione dei dati sanitari e dei dati sensibili vigente in Italia in riferimento alle informazioni ivi contenute, allegati inclusi (rif. documento: Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di dati personali). In particolare, i dati sanitari trasmessi con un teleconsulto IPOCM sono anonimi, secondo la definizione di cui all’art. 4 del citato Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di dati personali: dato che in origine o in seguito di trattamento non può essere associato ad un interessato identificato o identificabile.




1. STRUTTURA ORGANIZZATIVA DEL TELECONSULTO

2.1 Flussi informativi

Il Segretariato di Assistenza Tecnica riceve le richieste dagli ospedali italiani nel mondo, le invia al medico del Centro di riferimento in Italia con una procedura di routing basata sugli indici di patologia resi disponibili da tali Centri e sull’entità delle code di attesa sulle risposte e, viceversa, restituisce le risposte al richiedente. Il pacchetto per il teleconsulto asincrono IPOCM è fornito nella versione Client che permette il colloquio con il Segretariato di Assistenza Tecnica, così come previsto dallo “Studio di fattibilità della rete dei centri sanitari italiani nel mondo”. Tuttavia, tenendo conto di eventuali esigenze organizzative di quei Centri sanitari che ne facciano richiesta, tali Centri potrebbero utilizzare una versione Server del pacchetto che permetta al referente di inoltrare i teleconsulti alle postazioni dei medici specialisti del Centro stesso. In tal caso le postazioni Client dialogheranno esclusivamente con la postazione Server ed il Segretariato comunicherà esclusivamente con quest’ultima. Tutte le problematiche inerenti all’installazione del pacchetto sulle postazioni dei medici ed al funzionamento interno del servizio sono in carico al Centro sanitario, ferma restando la collaborazione del Segretariato a tal fine. Il Segretariato inoltra le richieste di teleconsulto in base alla “matrice di routing” dei codici ICD9-CM negoziata con i Centri sanitari in Italia.

Centro di riferimentoCentro di riferimento

Centro di riferimentoCentro di riferimento Centro sanitario Centro sanitario

Centro sanitario Centro sanitario

ServerServer Client

Client Client

Client

Segretariato

Centro di riferimentoCentro di riferimento

Centro di riferimentoCentro di riferimentoCentro sanitarioCentro sanitario

Centro sanitario Centro sanitario

Segretariato




2.2 Specifiche tecniche del servizio Il pacchetto di posta elettronica per il teleconsulto versione Client deve essere istallato sul PC del medico e deve essere correttamente configurato secondo le indicazioni fornite dal presente manuale. Nel progetto IPOCM, esso utilizza una mailbox dedicata al colloquio con il Segretariato di Assistenza Tecnica. L’ indirizzo e-mail di tale mailbox avrà la seguente nomenclatura:

[email protected] dove: - nome: può essere il nome mnemonico dell’ospedale oppure del reparto oppure del medico; - dominiorete: sarà il nome del dominio di rete del server di posta dell’ospedale oppure dell’ISP esterno; analogamente all’indirizzo del Segretariato di Assistenza Tecnica: [email protected] Il pacchetto per il teleconsulto utilizza:

• in trasmissione la porta 25 del server di posta dell’ ISP o interno al Centro sanitario, con protocollo SMTP o ESMTP;

• in download la porta 110 del server di posta dell’ ISP o interno al Centro sanitario con protocollo POP3.

I teleconsulti sono messaggi strutturati in XML (eXtended Markup Language) in formato testo. L’attuale versione del pacchetto non gestisce in arrivo transcodifiche MIME o HTML.

Centro sanitario

[email protected]

SAT

SERVER di posta

MAILBOX

S. I. Centro sanitario

LAN

ADSL RReettee IINNTTEERRNNEETT

SERVER di posta

MAILBOX

Segretariato dell’’Alleanza

SERVER Posta ISP

MAILBOX

[email protected]@dominioisp.xx




Il pacchetto preleva dal server i messaggi di teleconsulto e, se l’operazione va a buon fine, li inserisce nella lista “Arrivati” e li cancella dalla mailbox. Ogni altro tipo di messaggio diverso da un teleconsulto o da un messaggio di servizio non viene riconosciuto e lasciato nella mailbox sul server. Il pacchetto non legge, quindi, i teleconsulti scaricati in locale sulla postazione di lavoro IPOCM da un altro strumento di posta elettronica. Dunque, in particolare, per le mailbox su server di posta interno del Centro sanitario, è necessario che, qualora la mailbox fosse aperta con un altro strumento (per esempio Microsoft Outlook), tale strumento sia configurato in modo da non memorizzare in locale i messaggi di teleconsulto e i messaggi di servizio IPOCM. Qualora ciò dovesse accidentalmente accadere, riconfigurare correttamente la mailbox o lo strumento di posta e inviare un messaggio di servizio al Segretariato di Assistenza Tecnica. Il Segretariato provvederà a inoltrare una copia dei teleconsulti persi, qualora non fosse possibile effettuare una operazione di recupero (tramite, per esempio, un redirect). Si raccomanda, per l’ottimizzazione del servizio, di effettuare periodiche operazioni di manutenzione della mailbox, cancellando eventuali messaggi di errore, comunicazioni del server e quant’altro diverso da messaggi di teleconsulto e da messaggi di servizio in formato testo, allo scopo di prevenire eventuali sospensioni del servizio dovute, per esempio, ad overflow della capacità della mailbox o a blocco del download a causa della presenza di teleconsulti in formato diverso dal formato testo (in particolare trascodificati in HTML). Si raccomanda di controllare eventuali limitazioni sul tipo e sulla dimensione degli allegati in entrata alla mailbox e, nel contempo, si raccomanda di trasmettere allegati zippati. Si raccomanda di istallare il software di updating (SCR) non appena ricevuto dal Segretariato, con le stesse modalità dell’istallazione base. Ove prevista l’istallazione dell’SCR relativo al teleconsulto con le funzionalià di videoconsulto, si raccomanda di verificare l’apertura delle porte TCP 8081 e UDP da 50000 a 65000 in numero ottimale per il raggiungimento delle performance adeguate di trasmissione multimediale. Inoltre, verificare che l’utente abbia i privilegi di Amministratore e che le impostazioni del browser Internet consentano il download e l’avvio di ActiveX.

2.3 Configurazione hardware e software per le postazioni di lavoro IPOCM

Il pacchetto può essere installato su una postazione di lavoro IPOCM che ha le caratteristiche

seguenti. Desk Top

• PC desktop con motherboard per microprocessore Intel Pentium IV con

frequenza di almeno1800 MHz o equivalente, audio integrato e rete Lan integrata con almeno 4 porte USB di tipo 2.0

• memoria cache Level-2 di tipo write-back di almeno 256 KB; • Kit multimediale composto da una coppia di altoparlanti esterni e microfono;




• modulo di memoria da almeno 256 MB di tipo SDRAM DIMM; • Hard disk con capacità di almeno 80 GB, Eide UDMA 133 7500 rpm; • Controller grafico di tipo dual head; almeno 32 MB di memoria RAM DDR e

risoluzione di almeno 1600 x 1200 con 16,7 milioni di colori a 85 Hz. • Doppio ventilatore • Tastiera • Mouse

Periferiche:

• Unità floppy disk • Lettore tipo standard Bootable CD-ROM a velocità almeno 32x • Video a colori flat screen da almeno 19” • Unità combo DVD e masterizzatore velocità di almeno 24x per CD-R, 12x per

CD-RW e 40x per lettura, di capacità almeno 650MB • Web-cam • Modem • Stampante b/n • Scanner A4 • Fotocamera digitale almeno 3.0 MPixel e zoom ottico 3X • Gruppo di continuità di almeno 550 Watt per mantenimento in funzione per

almeno 30 minuti

Prodotti software

• Sistema Operativo Microsoft Windows 2000 Pro (o XP) • Software Microsoft Office 2000 • Browser • Software di protezione antivirus • WinZip/Unzip • Acrobat Reader

Mailbox

• Capacità mailbox maggiore o uguale a 50 Mb. • Capacità di invio e ricezione per messaggio di almeno 8 Mb. • Gestione protocolli SMTP (o ESMTP) e POP3. • Antivirus e antispam

2.4 Banca dati I messaggi di teleconsulto hanno una struttura XML (eXtended Markup Language) in formato testo. All’invio e alla ricezione di un teleconsulto, i dati contenuti nelle schede strutturate del pacchetto installato sulle postazioni IPOCM, descritte nei capitoli successivi, assieme ai dati relativi al traffico della postazione, popolano una banca dati locale in Access. La banca dati dell’Alleanza contiene,




ovviamente, le informazioni relative a tutti i teleconsulti asincroni inviati e ricevuti sulla rete IPOCM ed ai rispettivi dati di traffico. A titolo di esempio, si riportano le seguenti informazioni presenti nella banca dati. TELECONSULTI INVIATI E RICEVUTI: Identificatore del teleconsulto Identificatore del caso clinico Identificatore caso già trattato Identificatore videoconsulto Codice e Nome del Centro sanitario richiedente Codice e Nome del Centro sanitario rispondente Nome e Cognome operatore richiedente Nome e Cognome operatore rispondente Data e ora di ricezione richiesta Data e ora di lettura richiesta Data e ora di invio richiesta Data e ora di ricezione risposta Data e ora di lettura risposta Data e ora di invio risposta Stato della richiesta in relazione ai livelli di servizio Dimensione messaggio Allegati Cifratura Priorità richiesta Specialità richiesta Sesso Età Peso Altezza Descrizione anamnesi Descrizione esame obiettivo strutturato in:

Stato psichico Cute e mucose Testa e collo Torace Addome Schiena ed arti Regioni inguinocrurali Atti eplorativi

Descrizione diagnosi Codice e descrizione ICD9-CM Descrizione terapia farmacologica in corso strutturata per:

Principi attivi dosaggio Posologia Modalità di somministrazione

Descrizione terapia farmacologica precedente strutturata per: Principi attivi




Dosaggio Posologia Modalità di somministrazione

Descrizione altre terapie in corso Descrizione altre terapie precedenti Descrizione quesito diagnostico Descrizione diagnosi in risposta Codice e descrizione ICD9 - CM della diagnosi in risposta Descrizione terapia consigliata Descrizione approfondimenti consigliati MESSAGGI DI SERVIZIO E DI PRENTAZIONE VIDEOCONSULTI Identificatore del messaggio Data e ora di ricezione Data e ora di invio Centro di invio Centro di ricezione Oggetto del messaggio Cifratura Descrizione messaggio Dimensione del messaggio Allegati ALLEGATI: Identificatore del file Identificatore del messaggio a cui il file è allegato Nome del file Estensione del file Dimensione del file Contenuto del file classificato per:

Diagnostica per immagini Diagnostica su tracciato Refertazione Altro




2. ISTRUZIONI PER L’ISTALLAZIONE

Le istruzioni di seguito riportate si riferiscono ad una installazione del pacchetto su una postazione di lavoro IPOCM di un Centro sanitario, con equipaggiamento hardware e software come descritto nel presente manuale.

Inserire il CD-ROM del software nel drive per CD-ROM. Si apre automaticamente la finestra per la scelta della lingua desiderata (Fig 1). Il software è rilasciato per essere installato sulle postazioni di lavoro del progetto IPOCM che prevedono un sistema operativo Windows 2000 Professional oppure Windows XP. Per effettuare l’ installazione sono necessari i diritti di amministratore di sistema. Qualora la finestra d’installazione non si aprisse in modo automatico, aprire “Risorse del computer” e fare click due volte sulla periferica CD-ROM, da qui andare nella cartella e fare click due volte sul file “Setup.exe”. Per informazioni di base sull’utilizzo del programma Windows, si rimanda al documento: Microsoft® Windows™, Guida all’utilizzo. Figura 1 – Scelta della lingua




Figura 2 – Finestra di avvio dell’installazione

Avviare l’installazione facendo click sul pulsante “Avanti” (Fig.1). Procedere rispondendo alla domanda di accettazione del contratto di licenza del pacchetto software (Fig. 3) Figura 3 – Accettazione del contratto di licenza




Inserire la chiave di installazione (Fig. 4) costituita da una sequenza di numeri e lettere (eventualmente maiuscole e minuscole) fornita insieme al CD-ROM e fare click sul tasto “Avanti”. Figura 4 – Inserimento della chiave di installazione

. Viene visualizzato il nome della cartella di default. Per installare il software nella cartella di default, fare click sul pulsante sul tasto “Avanti” della Fig. 5, altrimenti selezionare una diversa scelta nell’elenco presentato. Figura 5 –Scelta del collegamento ai programmi




Fare click sul tasto “Avanti” della Fig. 6 per creare l’icona del teleconsulto asincrono sul desktop. Figura 6 – Creazione dell’icona sul desktop

La fase di preparazione dell’installazione è terminata. Fare click sul tasto “Installa” della Fig. 7 per avviare l’installazione.

Figura 7 – Esecuzione installazione




Ha inizio l’installazione. Qualora compaia la finestra indicata in Fig. 8, fare un click sul tasto “Si”. Figura 8 – Messaggio di avviso

Al termine dell’installazione, compare il messaggio di installazione completata (Fig. 9), fare click sul tasto “Fine” per chiudere la finestra e lanciare l’applicazione. Figura 9 – Finestra di installazione completata




Sul desktop sarà presente l’icona del teleconsulto asincrono.

AVVERTENZA Nel caso sia presente una precedente installazione del pacchetto, essa va rimossa con l’utilizzo della funzione “Installa/rimuovi” del pannello di controllo di Windows e con la successiva cancellazione nella directory C:\programmi della cartella del pacchetto di teleconsulto .




3. UTILIZZO DEL TELECONSULTO

Il pacchetto di teleconsulto permette di: • elaborare ed inviare una richiesta di teleconsulto asincrono, per il tramite del Segretariato di

Assistenza Tecnica dell’Associazione “Alleanza degli ospedali nel mondo”, a un Centro di riferimento;

• ricevere, per il tramite del Segretariato, le richieste di teleconsulto da un Centro sanitario richiedente ed elaborare le relative risposte;

• ricevere le risposte, per il tramite del Segretariato, elaborate da un Centro di riferimento dell’Alleanza.

L’ applicazione si presenta come un semplice client di posta in lingua italiana, con un aiuto in linea per la traduzione nelle quattro lingue straniere più diffuse nei Centri sanitari (inglese, spagnolo, portoghese e francese). La traduzione dell’interfaccia è attivabile facendo click con il tasto destro sul titolo che si desidera tradurre. Per lanciare il pacchetto, fare due volte click sull’icona sul desktop.

3.1 Configurazione

Subito dopo l’installazione del pacchetto, la prima attività da compiere è la Configurazione per il colloquio con il server di posta elettronica. La configurazione si effettua scegliendo la voce di menù della pagina di avvio: Setup - Configurazione. Nella cartella “Generale” (Fig. 10) devono essere inseriti:

• Il nome del Centro ricercandolo nel menù a tendina. • Il numero progressivo univoco della postazione di lavoro su 4 cifre (per esempio: qualora

siano utilizzate due o più postazioni per il progetto IPOCM inserire 0001 per la prima, inserire 0002 per la seconda ecc.).

• L’indirizzo di e-mail della mailbox utilizzata per il teleconsulto (per esempio: [email protected] )

• L’indirizzo di e-mail del Segretariato (preimpostato).




AVVERTENZA Il Segretariato riconosce un teleconsulto IPOCM solo se inviato dall’indirizzo di e-mail comunicato dal Centro sanitario. Nella cartella “Server” (Fig. 11) devono essere impostati:

• Gli indirizzi IP di posta elettronica comunicati dall’ISP (Internet Service Provider), rispettivamente per la posta in uscita (SMTP) e per la posta in arrivo (POP3). Tali indirizzi possono essere sia indirizzi IP numerici che alias; se la postazione di lavoro è collegata su LAN ad un server di posta interno al Centro sanitario, vanno inseriti gli indirizzi IP del server in uscita e di quello in arrivo.

• L’account e la password per il collegamento al server di posta oppure, se la postazione è su LAN, l’account e la password di rete.

• Spuntare “Autorizzazione server in uscita”, se il server di posta in uscita necessita di autorizzazione. In questo caso, il tasto “Config…” offre la possibilità di utilizzare per l’autenticazione i parametri del server di uscita oppure i parametri del server in arrivo, o, ancora, dà la possibilità di introdurre altri parametri eventualmente necessari per l’accesso al server di posta in uscita (Fig. 12).

Se il PC utilizza una LAN per dialogare con il server di posta, non bisogna effettuare alcuna altra operazione di configurazione, altrimenti bisogna scegliere una connessione di accesso remoto, tipicamente via modem (tra quelle che compariranno automaticamente, se già configurate da pannello di controllo di Windows). Viene, inoltre, data la possibilità di crearne una nuova utilizzando il tasto “Crea connessione” (Figg. 13 – 14). La cartella “Programma” offre la possibilità di impostare la velocità della trasmissione dei messaggi al server di posta, in funzione del tipo di connessione che si utilizza. Dalla cartella “Connessione al server” è, inoltre, possibile scegliere la lunghezza del timeout di connessione al server, impostata di default ad 1 minuto, ed è possibile scegliere ogni quanto tempo effettuare in automatico l’operazione di invia/ricevi, impostata di default ogni 120 minuti. E’, comunque, in ogni momento possibile effettuare l’operazione di ricezione dei teleconsulti presenti nella mailbox e l’invio dei messaggi nella lista di uscita, facendo click sul tasto “Invia/ricevi” della barra. Al termine delle operazioni di configurazione, inviare un messaggio di servizio al Segretariato di Assistenza Tecnica, per segnalare l’avvenuta messa in linea del Centro e l’indirizzo e-mail su cui il Centro riceverà i teleconsulti dal Segretariato (qualora fosse diverso dalla mailbox di uscita).




Figura 10 – Finestra di configurazione – cartella generale

Figura 11 – Finestra di configurazione – cartella server




Figura 12 – Finestra di configurazione – cartella server - autenticazione

Figura 13 – Connessioni alternative




Figura 14 – Modifica di una connessione

3.2 Liste dei teleconsulti

All’avvio dell’applicazione del teleconsulto viene mostrata la finestra in Fig.15. Nella parte superiore della finestra vi è il Menù delle funzioni.

• “Posta”, per attivare da menù le funzioni di ricezione ed invio su rete, di compilazione di un teleconsulto e di riduzione ad icona in basso a destra dello schermo.

• “Setup”, per configurare il prodotto, disconnettere dalla rete e attivare il TaskBar (icona in basso a destra dello schermo).

• “Help”, per visualizzare le informazioni e per inviare effettuare il reset dei file di log. Dopo l’attivazione del TaskBar o della “riduzione ad icona”, l’eventuale arrivo di nuovi teleconsulti produce la visualizzazione di un’icona di avviso della presenza di un nuovo teleconsulto nella lista “Arrivati”. Sono, inoltre, disponibili quattro tasti per le azioni più frequenti:

• “Invia/Ricevi” per la ricezione da mailbox di teleconsulti e di messaggi di servizio e per la trasmissione al server di posta elettronica di teleconsulti e di messaggi di servizio presenti nella lista “In uscita”.

• “Nuovo quesito” per la compilazione di una scheda di richiesta di teleconsulto.




• “Nuovo msg servizio” per la compilazione di un messaggio di servizio da inviare al Segretariato o alla postazione Server del Centro.

• “Esci” per chiudere il pacchetto (si raccomanda di controllare che la lista dei teleconsulti “In uscita” sia vuota.)

Facendo click sul menu di sinistra (“Arrivati”, “Inviati”, “In Uscita”, “Bozze”, “Eliminati”), viene visualizzata, al centro della pagina, la relativa lista di teleconsulti. Ciascun teleconsulto è formato da una scheda di richiesta unita ad una scheda di risposta. La scheda di richiesta viene compilata dal Centro sanitario richiedente e può essere completata eventualmente con allegati. Durante tale compilazione, la scheda di risposta è disabilitata. La scheda di risposta viene compilata dal Centro rispondente (tipicamente un Centro di riferimento) e può essere completata, eventualmente, con allegati. Durante tale compilazione, la scheda di richiesta è visualizzabile ma non modificabile e può contenere degli allegati che si possono salvare su file in una cartella dell’hard disk o altra periferica. Il teleconsulto completo (C) comprende la scheda di richiesta senza allegati e la scheda di risposta, eventualmente con allegati, che possono essere salvati su file in una cartella dell’ hard disk o altra periferica. Entrambe le schede non sono più modificabili. Ciascuna lista di teleconsulti presente al centro dello schermo (“Arrivati”, “Inviati”, “In Uscita”, “Bozze”, “Eliminati”), permette di visualizzare alcune informazioni relative alla priorità, alla presenza di allegati, al tipo di teleconsulto (Richiesta o Completo di risposta) al numero d’ordine (inserito in automatico dal Centro richiedente il teleconsulto), al mittente, all’operatore, alla specialità e alla data e ora di trasmissione. Ciascun teleconsulto è univocamente individuato dal numero d’ordine e dal codice del Centro sanitario richiedente. La lista dei teleconsulti può essere visualizzata in ordine crescente o decrescente, facendo click sui campi della barra. Figura 15 – Finestra di avvio del teleconsulto




I teleconsulti della lista “Arrivati” sono stati trasmessi dal Segretariato di Assistenza Tecnica, oppure inoltrati dal Server dello stesso Centro sanitario. I teleconsulti arrivati e non ancora letti sono evidenziati in neretto. Tale lista contiene:

• Le richieste ( R ) di teleconsulto per i quali il Segretariato di Assistenza Tecnica richiede una risposta entro 72 ore lavorative. In caso di difficoltà tecniche od organizzative, inviare un messaggio di servizio al Segretariato generandolo dal menù “Help”, indicando il numero del teleconsulto e il codice del Centro richiedente. Facendo click due volte sul singolo teleconsulto, esso può essere visualizzato. Selezionando con un click un teleconsulto, esso può essere visualizzato, eliminato oppure inserito/disinserito dai teleconsulti non letti (neretto) utilizzando il tasto destro del mouse. Le richieste di teleconsulto, una volta visualizzate, possono essere salvate nella lista “Bozze”, a meno degli allegati. Gli allegati alla richiesta di teleconsulto possono essere salvati, invece, su file, in una cartella dell’hard disk o altra periferica e possono essere visualizzati.

• I teleconsulti completati ( C ); facendo click due volte sul singolo teleconsulto, esso può

essere visualizzato. Selezionando con un click un teleconsulto, esso può essere visualizzato, eliminato oppure inserito/disinserito dai teleconsulti non letti (neretto) utilizzando il tasto destro del mouse. I teleconsulti completati non possono essere salvati nelle bozze per modifiche e ritrasmissioni. Gli allegati alla risposta possono essere salvati su file in una cartella dell’hard disk o altra periferica ed essere visualizzati.

I teleconsulti della lista “Inviati” contengono:

• Le richieste di teleconsulto compilate ed inviate dal Centro sanitario al Segretariato di Assistenza Tecnica; facendo click due volte sul singolo teleconsulto, esso può essere visualizzato o eliminato utilizzando il tasto destro del mouse. Selezionando con un click un teleconsulto, esso può essere visualizzato oppure eliminato utilizzando il tasto destro del mouse. Esso non è modificabile, ma, una volta visualizzato, può essere salvato nella lista “Bozze” assieme agli allegati, per essere eventualmente modificato ed inviato successivamente.

• Le risposte ad un teleconsulto compilate ed inviate dal Centro di riferimento al Segretariato

di Assistenza Tecnica, oppure alla mailbox del Server del Centro sanitario; facendo click due volte sul singolo teleconsulto, esso può essere visualizzato. Selezionando con un click un teleconsulto, esso può essere visualizzato oppure eliminato utilizzando il tasto destro del mouse. Le schede non sono modificabili, ma una volta visualizzato, il teleconsulto può essere salvato nella lista “Bozze” con gli allegati alla risposta, per essere eventualmente modificato nella scheda di risposta e inviato nuovamente.

I teleconsulti della lista “In uscita” contengono i teleconsulti compilati e pronti per essere trasmessi facendo click sul tasto “Invia/Ricevi”. Facendo click due volte sul singolo teleconsulto, esso può essere visualizzato. Selezionando con un click un teleconsulto, esso può essere visualizzato oppure eliminato utilizzando il tasto destro del mouse. Il teleconsulto visualizzato non è in nessun caso modificabile, ma una volta visualizzato, esso può essere salvato con le stesse modalità dei teleconsulti della lista “Inviati”.




AVVERTENZA

Controllare che la lista dei teleconsulti “In uscita” sia vuota, prima di chiudere il pacchetto per il teleconsulto IPOCM. Nel caso non lo fosse, fare click sul tasto “Invia/Ricevi” per inviare effettivamente i teleconsulti in giacenza. I teleconsulti della lista “Bozze” contengono le bozze di richieste di teleconsulto, oppure le bozze di risposte ai teleconsulti. Una volta visualizzato, esso può essere modificato e salvato nuovamente con gli aggiornamenti. Facendo click due volte sul singolo teleconsulto, esso può essere visualizzato. Selezionando con un click un teleconsulto, esso può essere visualizzato oppure eliminato utilizzando il tasto destro del mouse. Nel caso si tratti di un teleconsulto salvato dalla lista “Arrivati” o di una risposta ad un teleconsulto salvato dalla lista “Inviati”, gli allegati alla scheda di richiesta (provenienti da remoto) non compaiono nella scheda salvata e sono visualizzabili solo dal teleconsulto originale (nella lista “Arrivati” o nella lista “Inviati”) o dal file sull’hard disk o altra periferica in cui sono stati eventualmente salvati. I teleconsulti della lista “Eliminati” contengono i teleconsulti cancellati dalle liste precedenti. Facendo click due volte sul singolo teleconsulto, esso può essere visualizzato. Selezionando con un click un teleconsulto, esso può essere visualizzato, eliminato definitivamente oppure ripristinato nella lista di origine. Tutti i teleconsulti di tutte le liste, una volta visualizzati, possono essere stampati o salvati su file in una cartella dell’hard disk o altra periferica sotto forma di “Rapporto del Teleconsulto IPOCM” (Fig. 27). Per selezionare più teleconsulti da eliminare, premere il tasto <shift> e fare un click sul primo e sull’ultimo. I teleconsulti eliminati compariranno nella lista “Eliminati” da cui potranno essere cancellati definitivamente o recuperati.

3.3 Messaggi di servizio

La finestra mostrata in Fig. 16, attivabile dalla voce di menù Help – Messaggi di Servizio “Invia un messaggio di servizio al Segretariato”, permette di inviare comunicazioni al Segretariato di Assistenza Tecnica o alla postazione Server, relative al servizio di teleconsulto (per esempio avviso di interruzioni momentanee del servizio, informazioni sulla disponibilità del servizio, avvisi di anomalie software e di rete, problemi tecnici od organizzativi, richieste di chiarimenti ecc.).

A tale messaggio può essere allegato uno o più file con la stessa operatività descritta per gli allegati alle richieste di teleconsulto (cfr. § 3.4 e relative avvertenze). I messaggi arrivati sono trasmessi dal Segretariato o dalla postazione server del Centro sanitario visualizzabili dalla lista “Arrivati”. Essi provengono tutti dal Segretariato. Gli eventuali allegati possono essere archiviati e visualizzati. Ad un messaggio arrivato può essere data risposta anche utilizzando il tasto “Rispondi”.




I messaggi “Inviati” sono visualizzabili dalla lista “Inviati” e possono essere inviati nuovamente utilizzando il tasto “Re-invia”. Un nuovo messaggio può essere salvato nella lista “Bozze”, per essere ripreso nella compilazione successivamente I messaggi eliminati vengono trasferiti nella lista dei messaggi “Eliminati” da cui possono essere cancellati definitivamente oppure ripristinati. Qualunque messaggio può essere stampato utilizzando il tasto “Stampa”. Per selezionare più messaggi da eliminare definitivamente, premere il tasto maiuscole e fare un click sul primo e sull’ultimo. Figura 16 – Finestra per la compilazione e invio di messaggi di servizio




3.4 Creazione di una scheda di richiesta di teleconsulto

Per inviare una richiesta di teleconsulto occorre:

• selezionare la voce “Nuovo Quesito”, che visualizzerà la scheda mostrata in Fig. 17; • aprire un teleconsulto precedentemente inviato, salvarlo in bozze e modificarlo.

Facendo click sul tasto “Nuovo quesito” compare la scheda di Fig. 17. Trattandosi dell’invio di una richiesta di teleconsulto, la scheda di risposta risulterà disabilitata. Figura 17 – Compilazione scheda di richiesta

Il campo “Centro richiedente” viene automaticamente inserito. Perché la scheda di richiesta sia inviata, debbono essere obbligatoriamente compilati: Cognome e Nome dell’Operatore richiedente, la Specialità a cui si riferisce il teleconsulto (selezionata dal menù a tendina) ed il codice ICD9-CM. La “priorità” normale si riferisce a tempi del teleconsulto che tengono conto del fatto che il Centro sanitario di riferimento deve rispondere al Segretariato entro 72 ore lavorative della data e ora in cui ha ricevuto dallo stesso la richiesta di teleconsulto. La “priorità” alta si riferisce ad una segnalazione da parte del Centro sanitario del carattere di urgenza della richiesta di teleconsulto, che non implica in ogni caso alcun obbligo concordato da parte del Centro sanitario rispondente. Il teleconsulto è completamente anonimo.




Il “Codice caso clinico” è un valore alfanumerico attribuito dal Centro sanitario al caso clinico trattato nel teleconsulto. E’ possibile richiedere l’invio del teleconsulto allo stesso Centro di riferimento che ha già precedentemente trattato un'altra richiesta di teleconsulto spuntando “Caso già trattato” con “Sì”. Il “Codice di caso clinico precedente” è il numero del teleconsulto precedentemente inviato. Tale numero è riportato in “Scheda N.” in alto a sinistra nella visualizzazione di un teleconsulto inviato ed è anche riportato nelle descrizioni della lista dei teleconsulti inviati. I campi “Anamnesi”, “Diagnosi presunta” , “Altre terapie precedenti”, “Altre terapie in corso” e “Quesito formulato” sono campi di testo libero. Il quesito formulato si può naturalmente riferire ad una seconda opinione, ad uno specifico quesito, ad una richiesta di informazioni ecc. Tutti i campi a formato libero supportano operazioni di copia/incolla da altri testi e sono dotati di un tasto per visualizzare il contenuto in una finestra panoramica. Essi danno la possibilità di inserire fino a 3000 caratteri. La compilazione dello “Esame obiettivo” viene aiutata da un wizard mostrato in Fig. 18, per mezzo del quale è possibile seguire una procedura standard per l’inserimento delle informazioni di rilevanza rispetto alla specifica patologia. Le sezioni previste sono:

• Stato psichico • Cute e mucose • Testa e collo • Torace • Addome • Schiena ed arti • Regioni inguinocrurali • Atti eplorativi

Ciascuna sezione contiene campi che possono essere riempiti in formato libero di testo. Il tasto “Fine” mostra un’anteprima dell’intero esame obiettivo, prima della conferma definitiva, oppure ritornare alla compilazione guidata per effettuare delle modifiche Figura 18 – Compilazione dell’esame obiettivo




Facendo click sul tasto “Codice ICD9-CM”, comparirà un menù ad albero (Fig. 19) contenente i codici secondo lo standard internazionale OMS. Facendo due volte click sul codice prescelto (per esempio: 003 - ALTRE INFEZIONI DA SALMONELLA) o sul codice del capitolo di classificazione (per esempio: 001 – 009 INFEZIONI INTESTINALI), esso sarà automaticamente inserito nella scheda. Nel caso di incertezza, è possibile specificare “Nessun codice” utilizzando l’apposito tasto. Tale informazione è obbligatoria per l’invio della scheda di richiesta. Figura 19 – Finestra per l’inserimento del codice ICD9-CM

L’inserimento della Terapia farmacologia precedente o in corso viene aiutato da una compilazione guidata mostrata in Fig. 20, per mezzo della quale l’operatore ha la possibilità di inserire uno o più farmaci relativi alla terapia precedente o in corso. Per ogni farmaco è possibile inserire più Principi attivi con i relativi Dosaggi, oltre alla Modalità di somministrazione e alla Posologia. Esempio: inserimento di due farmaci, composti ciascuno da due principi attivi. Per inserire il farmaco N.1: Inserire il Principio attivo N.1 e il suo Dosaggio. Fare click su “Nuovo principio attivo”. Inserire il Principio attivo N. 2 e il suo Dosaggio. Inserire la Modalità di somministrazione e la Posologia del farmaco. Fare click su “Inserire un nuovo farmaco” e compilare il farmaco N. 2. Inserire il Principio attivo N.1 e il suo Dosaggio. Fare click su “Nuovo principio attivo”.




Inserire il Principio attivo N.2 e il suo Dosaggio. Inserire la Modalità di somministrazione e la Posologia del farmaco N.2. Per verifiche e correzioni, le freccette permettono di scorrere avanti e indietro i dati inseriti. Tutti i campi della terapia farmacologia sono obbligatori. In caso di trasmissione di informazioni incomplete sulla terapia farmacologia, utilizzare i campi “Altre terapie…” Spuntare “Nessuna Terapia” nel caso non vi fossero terapie farmacologiche da riferire. Eventuali precisazioni od informazioni possono, comunque, essere inserite nei campi a formato libero relativi alle terapie. Il tasto “Conferma” mostra un’anteprima dell’intera terapia, dalla quale è possibile confermare definitivamente oppure ritornare alla compilazione guidata. Figura 20 – Compilazione della terapia farmacologica

In Fig. 21 è mostrata la possibilità di inserire allegati da inviare insieme alla scheda di richiesta di teleconsulto. Può essere allegato qualsiasi tipo di file nei formati comunemente trasmessi per posta elettronica (.zip, .doc, .pdf,, .xls, .ppt, .gif, . jpg, . map ecc. ), contenente, per esempio, immagini da fotocamera digitale, testi e documenti, video di alcuni minuti, file DICOM ecc. Si raccomanda di allegare file zippati (estensione .zip). La lista dei file allegati può essere visualizzata facendo click sulla finestra panoramica (fig. 24). Un allegato può essere cancellato facendo click sul tasto di cancellazione oppure può essere visualizzato facendo click sul tasto di visualizzazione. In Fig. 22 viene visualizzato, per esempio, un file .jpg. La mancanza del visualizzatore adeguato dà origine ad un errore. I link a pagine web possono essere inseriti nei campi a formato libero della scheda.




AVVERTENZE SUGLI ALLEGATI

Come per ogni strumento di posta elettronica, anche per l’utilizzo del pacchetto è raccomandato di controllare le dimensioni dei file allegati e di inviare file zippati (estensione .zip). Per motivi di sicurezza, il Segretariato non riceve, in particolare, file con estensione .exe . Il teleconsulto è anonimo: si raccomanda di oscurare su qualsiasi allegato eventuali dati identificativi di pazienti, diretti o indiretti. Ove possibile e per ogni evenienza riportare, nei file o nel nome del file, il “Codice caso clinico” della scheda di teleconsulto a cui sono allegati. Per la diagnostica per immagini, includere nella immagine fotografica un “righello graduato in centimetri”. Figura 21 – Finestra per l’inserimento di allegati




Figura 22 – Esempio di visualizzazione degli allegati

Figura 23 – Richiesta di classificazione allegati prima dell’invio




In fase di invio della scheda, comparirà un menù di richiesta di classificazione degli allegati (fig. 23). Per ogni file allegato occorre specificare: - diagnostica per immagini - diagnostica su tracciato - refertazione - altro. La scheda di richiesta di teleconsulto può essere salvata nella cartella bozze, utilizzando il tasto “Salva”, per essere completata ed inviata in un secondo momento. Utilizzando il tasto “Stampa”, si ottiene un’anteprima di stampa del “Rapporto del Teleconsulto IPOCM” (Fig. 27). Esso può essere stampato in formato cartaceo, oppure può essere salvato in un file in un formato definito dall’operatore, su disco o altro supporto. Questa funzionalità permette la costituzione di un archivio dei Rapporti di teleconsulto, organizzato in cartelle, in modo personalizzato dall’operatore. La scheda di richiesta di teleconsulto è inviata al Segretariato di Assistenza Tecnica con il tasto “Invia”. Tale tasto inserisce la scheda nella posta in “Uscita” (Fig. 10).

AVVERTENZA

Per inviare definitivamente la richiesta di teleconsulto fare click sul tasto “Invia/ricevi” in alto a sinistra della pagina. Non chiudere il pacchetto prima di aver effettuato tale operazione! Durante l’operazione di invia/ricevi, qualora il collegamento sia tramite modem, verrà visualizzata la finestra della connessione di accesso remoto (Fig. 14) per l’inserimento dell’utente e/o password, altrimenti, se si dispone di un collegamento tramite LAN, la scheda viene inviata senza alcuna richiesta. Il teleconsulto inviato sarà, quindi, inserito nella cartella teleconsulti “Inviati”, con l’indicazione del numero, dell’operatore, della specialità e della data e ora di invio. Facendo due volte click su un teleconsulto della lista “Inviati”, si potranno visualizzare la scheda di richiesta e gli allegati. Esso potrà essere salvato in bozza utilizzando il testo “Salva” e potrà essere stampato oppure salvato come “Rapporto del teleconsulto IPOCM” su file (cfr. § 3.6), utilizzando il tasto “Stampa”. Esso potrà, infine, essere eliminato utilizzando il tasto destro del mouse.




Figura 24 – Visualizzazione elenco allegati

3.5 Compilazione di una scheda di risposta Le richieste di teleconsulto si trovano nella lista dei teleconsulti “Arrivati”. Tali richieste sono visualizzate con un doppio click sul teleconsulto (Fig, 25) e le risposte possono essere compilate direttamente, oppure possono essere salvate in “Bozze” e modificate ed inviate successivamente. I dati contenuti nella richiesta non sono modificabili. Gli allegati possono essere salvati e visualizzati. Il numero nella lista dei teleconsulti “Arrivati” si riferisce al numero del teleconsulto generato dal Centro sanitario emittente. Il codice del teleconsulto sarà, quindi, composto in maniera univoca dal numero della scheda, dal numero della postazione e dal codice del Centro sanitario richiedente.

Per compilare la risposta, l’operatore deve selezionare la cartella “Scheda di Risposta” (Fig. 26). I campi “Cognome” e “Nome” del medico consultato ed il codice ICD9-CM sono obbligatori. L’inserimento del codice ICD9-CM avviene con la medesima operatività descritta per la compilazione delle richieste di teleconsulto (cfr. § 3.4). I campi “ Seconda opinione sulla diagnosi presunta”, “Risposta al quesito formulato”, “Terapia farmacologia consigliata”, “Altre terapie consigliate”, “Approfondimenti diagnostici consigliati” sono a formato libero. Utilizzando il tasto di finestra panoramica si potrà visualizzare il testo. La compilazione campi è limitata a circa 3000 caratteri.




L’intero teleconsulto, composto dalla scheda di richiesta e dalla scheda di risposta con eventuali allegati, può essere salvato in “Bozze” utilizzando il tasto “Salva”. Può, inoltre, essere stampato o salvato, come “Rapporto del Teleconsulto IPOCM”, su file in una cartella dell’hard disk o altra periferica, utilizzando il tasto “Stampa” (cfr. § 3.6). Gli allegati potranno essere inseriti con le stesse modalità e tipo descritti per la richiesta di un teleconsulto. Per l’invio di allegati alla risposta valgono le stesse avvertenze relative agli allegati ad una scheda di richiesta. Quando la risposta ad un teleconsulto viene inviata, essa viene inserita nella lista “In uscita”. Utilizzando il tasto “Invia/ricevi”, essa verrà inoltrata al Segretariato di Assistenza Tecnica (eventualmente tramite la postazione Server del Centro sanitario). Figura 25 - Visualizzazione scheda di richiesta arrivata




Figura 26 – Scheda di risposta

3.6 Visualizzazione del rapporto del teleconsulto IPOCM

Un teleconsulto può essere stampato o salvato come “Rapporto del Teleconsulto IPOCM” su file in una cartella dell’hard disk o altra periferica, utilizzando il tasto “Stampa”. Facendo click sul tasto “Stampa” compare l’anteprima di stampa. La barra degli strumenti della finestra di stampa permette il salvataggio su file, dando la possibilità di scegliere il formato preferito. Questa funzione permette la realizzazione di un archivio documentale personalizzato. Di seguito è riportata un’anteprima di stampa in formato .doc .




3.7 Stampa di un rapporto del teleconsulto La stampa del rapporto di un teleconsulto contiene le seguenti informazioni: Data:21/02/05 Numero scheda 26 Scheda richiesta Centro richiedente M002-ANGOLA-HOSPITAL DA DIVINA PROVIDENCIA-LUANDA Operatore richiedente Cognome Rossi Nome Mario Priorita richiesta Normale Specialita richiesta Genetica Sesso M Eta 3 Codice caso clinico AD54Z32 Codice caso clinico prec. NO Peso Kg 20 Altezza cm. 90 Anamnesi Esame obiettivo IDC9-CM 740---759 MALFORMAZIONI GENETICHE Diagnosi presunta Terapia farmacologica precedente Altre terapie precedenti Terapia farmacologica in corso Altre terapie in corso Quesito formulato Seconda opinione Richiesta con N. 2 allegati




Scheda di risposta Centro rispondente I014 – OSPEDALE PEDIATRICO BAMBINO GESU’ - ROMA Medico consultato Cognome Bianchi Nome Carla IDC9-CM 748.60—ANOMALIE DEL POLMONE, NON SPECIFICATE Seconda opinione sulla diagnosi presunta Risposta al quesito formulato Terapia farmacologica consigliata Altre terapie consigliate Approfondimenti diagnostici consigliati Risposta con N. 3 Allegati Allegati c:\doc\Immagine.zip c:\doc\Tracciato.zip c:\doc\.Documento.zip

3.8 Versione Server del teleconsulto

La versione Server del pacchetto per i Centri sanitari dispone delle funzionalità della versione Client permettendo, nel contempo, di inoltrare i teleconsulti alle postazioni di lavoro Client e viceversa, direttamente dalla schermata di visualizzazione del teleconsulto (bottone “Inoltra”). Tale versione può essere utilizzata dai Centri sanitari che desiderino gestire le comunicazioni da/verso il Segretariato di Assistenza Tecnica da un’unica postazione prendendo totalmente in carico lo smistamento dei teleconsulti al proprio interno.

La versione Server dispone di una lista dei teleconsulti “Inoltrati” che fornisce, tra l’altro, la seguenti funzionalità di monitoraggio e verifica dello stato dell’inoltro della richiesta relativamente ai livelli di servizio di 72 ore lavorative concordati con i Centri sanitari in Italia. Tale stato è anche segnalato dalla visualizzazione in differenti colori del teleconsulto nella lista degli “Inoltrati” con riferimento allo stato di 72 ore lavorative scadute (“rosso”), di 24 ore alla scadenza (“blu”), di inoltrato da meno di 48 ore lavorative (“grassetto”), di teleconsulto completato (non evidenziato). La versione Server dispone di funzionalità aggiuntive anche di gestione ed inoltro dei messaggi di servizio e di liste di distribuzione.




Figura 27 – Lista dei teleconsulti inoltrati




3.9 Versione con funzione di videoconsulto

La versione del prodotto software con la funzione di videoconsulto permette di inoltrare al Segretariato una richiesta di prenotazione di un videoconsulto per approfondire il caso oggetto di teleconsulto con il Centro sanitario corrispondente.

La procedura di gestione di un videoconsulto prevede, dunque, che esso possa essere

richiesto da un Centro sanitario (convocatore) esclusivamente sulla base di un teleconsulto completato o in corso. Tale prenotazione può essere inoltrata al Segretariato direttamente dalla schermata di visualizzazione della risposta al teleconsulto (nel caso dei Centri sanitari all’estero), oppure nella fase di invio di una risposta (nel caso dei Centri sanitari in Italia). Il Segretariato provvederà ad inoltrarla al Centro sanitario corrispondente (convocato) ed a gestire sia la risposta del Centro convocato verso il Centro convocatore che la procedura di generazione e trasferimento degli inviti al videoconsulto (trasmissione dei link al portale web e dati al giorno e all’ora al convocatore ed al convocato).

Le pagina principale fornisce in questa versione anche l’accesso alle liste dei messaggi

dedicati alle prenotazioni di videoconsulti. In particolare, è possibile visualizzare le schermate relative alle prenotazioni di un

videoconsulto contenuto nella cartella della lista: - Prenotazioni arrivate da un Centro in Italia che richiede un approfondimento contestualmente

all’invio di una risposta ad un teleconsulto, oppure da un Centro all’estero che richiede un approfondimento a valle della ricezione di una risposta;

- Prenotazioni scartate, che contiene la lista delle richieste/risposte di prenotazioni eliminate; - Prenotazioni inviate, che contiene la lista delle richieste di prenotazione di un videoconsulto

inviate; - Prenotazioni in uscita, che contiene una richiesta o una risposta di prenotazione fino tanto che,

facendo click sul bottone “Invia/ricevi”, la prenotazione non venga effettivamente inviata (analogamente all’invio di un teleconsulto).

E’ possibile visualizzare le schermate relative alla lista delle risposte a richieste di

prenotazione di un videoconsulto (risposte inviate). E’ possibile visualizzare le schermate relative alla lista degli inviti ad un videoconsulto, che

contengono il giorno e l’ora concordati e il link inviato dal Segretariato relativo a quel videoconsulto.

In questa versione, la visualizzazione di una risposta ad un teleconsulto include la possibilità

di fare click sul bottone “Videoconsulto”, per il quale viene visualizzata una scheda da compilare interamente con i dati relativi al giorno e all’ora proposti per lo svolgimento di un videoconsulto con i medico rispondente (fino a tre alternative). Durante la compilazione dei campi relativi ai giorni e ora, compariranno automaticamente le conversioni in ora locale in Italia e nel paese estero. Gli operatori riceveranno l’invito a partecipare al videoconsulto nel giorno e l’ora concordati all’indirizzo e-mail indicato. Analogamente, un operatore di un Centro sanitario in Italia può decidere di richiedere un videoconsulto con il medico richiedente, rispondendo affermativamente alla domanda che




automaticamente il sistema gli pone in fase di invio della risposta ad un teleconsulto, in merito alla richiesta di collegamento sincrono (videoconsulto). Figura 28 – Richiesta di videoconsulto

L’arrivo di una richiesta, di una risposta o di un invito relativi ad un videoconsulto è segnalata nella lista delle prenotazioni arrivate ed è gestita in modo analogo alla lista dei teleconsulti arrivati (grassetto e numero di prenotazioni non lette). Facendo click sulla singola prenotazione, viene visualizzata la scheda con i dati relativi alla richiesta di videoconsulto (codice di prenotazione automaticamente attribuito dal sistema, codice del teleconsulto oggetto di approfondimento, nomi del Centro sanitario convocatore e del Centro sanitario convocato). Per rispondere alla richiesta occorre selezionare il giorno e l’ora prescelti, oppure indicare che nessuna delle tre possibilità è accolta (videoconsulto rifiutato). Facendo click sul bottone “Conferma”, la risposta viene posta nella lista delle prenotazioni in uscita e sarà effettivamente inviata facendo click sul bottone “Invia/ricevi”.

Il convocatore potrà proporre nuove date, riutilizzando e rielaborando dalla lista delle prenotazioni inviate la medesima scheda.




Figura 29 – Risposta ad una richiesta di prenotazione videoconsulto

Infine la lista relativa agli “Inviti”, contiene i messaggi dal Segretariato che trasmettono l’indirizzo web (link) per l’accesso al portale per i videoconsulti, al quale l’ operatore convocatore o convocato deve collegarsi alla data e l’ora concordate, perché il videoconsulto abbia luogo. A tale indirizzo web si può accedere da qualunque postazione dotata di browser e ActiveX.

AVVERTENZA

L’operatore convocato non potrà acquisire lo stato di “connesso” fin tanto che non risulti connesso l’operatore convocatore.




Figura 30 – Invito ad un videoconsulto

AVVERTENZA

Il medico convocato non potrà connettersi al servizio fin tanto che non risulti connesso il medico convocatore. Nel giorno e l’ora concordati, facendo click sul bottone “Collegati” del messaggio di invito, oppure copiando nel campo indirizzo del browser Internet il link ivi riportato, l’operatore può accedere al portale del videoconsulto. La prima volta che un videoconsulto ha luogo da una determinata postazione, il sistema effettua il download del software (plug-in) su quella postazione. Successivamente all’istallazione automatica di tale software il sistema presenta la schermata di avvio del videoconsulto.




Figura 30 – Visualizzazione del videoconsulto

6. Di seguito si descrivono sinteticamente le macroaree di lavoro visualizzate dalla schermata del

videoconsulto. Per il dettaglio sull’operatività si rimanda al manuale E-Works - Ew2 Videoconferencing software “Manuale d’uso utente” versione 2.2.0 – 2005.

L’area in alto a sinistra dello schermo è dedicata alle immagini video riprese dalle webcam del convocatore e del convocato. L’area a sinistra dello schermo è dedicata, nell’ordine dall’alto in basso, rispettivamente a: - la chat virtuale tra i partecipanti; - il pulsante connetti/disconnetti (le due spine allacciate indicano che la connessione è avviata)

seguito dai bottoni di shortcuts. Facendo click sulle icone, l’utente può intervenire nel meeting con la modalità rappresentata dall’icona (per esempio, registrazione del consulto, utilizzo di dispositivi disponibili sulla postazione, ecc.). Le modalità di intervento a cui il partecipante è abilitato (icona attiva) è stabilita dal convocatore;

- l’elenco dei nomi dei partecipanti (il nome del Centro sanitario del convocatore e quello del Centro sanitario del convocato), a fianco dei quali compaiono le icone relative alle modalità di intervento nel meeting a cui ciascun partecipante è abilitato secondo quanto definito dal




convocatore. Il convocatore può modificare in ogni momento tali modalità agendo sulle icone stesse, oppure facendo click con il tasto destro del mouse sul nome del partecipante ed agendo sulle voci del menu contestuale (per esempio audio abilitato/disabilitato, pubblicazione sulla whiteboard abilitata/non abilitata ecc.ecc.).

L’area in basso al centro è dedicata alla visualizzazione del pannello di collaborazione (whiteboard). Su di esso possono essere visualizzati file di vario tipo, visibili contemporaneamente ai partecipanti.

L’area in basso a sinistra è dedicata ai bottoni per agire sulla pubblicazione nel pannello di collaborazione (whiteboard). I bottoni attivi sono contrassegnati delle icone relative alle azioni a cui il partecipante è abilitato. Operando su tali bottoni è possibile aprire e condividere file presenti in locale sulla postazione, così come condividere azioni su di essi (per esempio scorrere testi o indicare con la matita zone di una figura ecc.).

Alleanza degli Ospedali Italiani nel Mondo · Il Segretariato di Assistenza Tecnica riceve le...

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