ACI DELL’ALTOMILANESE

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IL DIVIDENDO DELL’EFFICIENZAFEBBRAIO 2013

COMUNI DELL’AGGREGAZIONECOMUNI DELL’AGGREGAZIONE

I Comuni che si sono aggregati e hanno ottenuto il finanziamento regionale sono:

ARCONATE, BUSCATE, CASOREZZO, CASTANO PRIMO, CUGGIONO, DAIRAGO, MAGNAGO,

PARABIAGO e ROBECCHETTO CON INDUNO

CAPOFILA è il Comune di Parabiago.

METODOLOGIA PER LA RILEVAZIONE METODOLOGIA PER LA RILEVAZIONE DEI DATI E DEGLI INDICATORIDEI DATI E DEGLI INDICATORI

Le slide che seguono illustrano la metodologia per la rilevazione di dati e indicatori adottata dal Comune di Parabiago e replicata su tutti comuni dell’aggregazione.

All’atto dell’approvazione del progetto preliminare da parte dell’aggregazione, molto sinceramente, non avevamo grandissime idee su come sviluppare il tema del dividendo dell’efficienza richiesto da Regione Lombardia.

FASE PRELIMINAREFASE PRELIMINARE

Al momento della presentazione del progetto preliminare, il concetto dividendo per noi era assimilabile all’uguaglianza:

DIVIDENDO DELL’EFFICIENZA = RISPARMI


SUCCESSIVO REINVESTIMENTO DEI RISPARMI PER ULTERIORI SVILUPPI, ANALOGHI A

QUELLI DI PROGETTO

Non è stata posta attenzione sulla metodologia di calcolo del dividendo ex-ante o ex-post.

Intervenuta l’approvazione, da parte della Regione, del progetto preliminare ed iniziato il lavoro di messa a punto del progetto esecutivo per la successiva validazione dello stesso, incontrando i referenti regionali in cabina di regia, abbiamo iniziato, come credo tutti voi, a porre l’attenzione su cosa intendeva la Regione Lombardia per dividendo dell’efficienza.


Presso il nostro Ente, in data 29/3/2012 con delibera di Giunta è stato approvato il piano triennale di razionalizzazione e riqualificazione delle spese 2012 – 2014.Alla costruzione del provvedimento ho attivamente concorso unitamente al nostro organismo di valutazione e alla struttura di staff che si occupa di valutazione


CABINA DI REGIA DEL 13/04/2012 Devo dire comunque che, sia alla presentazione avvenuta in data 13/4/2012, sia durante gli incontri successivi, la nostra conoscenza riguardo la tematica in oggetto “ il calcolo del dividendo dell’efficienza” era cambiata!


CABINA DI REGIAPIANO TRIENNALE DI RAZIONALIZZAZIONE E

RIQUALIFICAZIONE DELLE SPESE

I concetti alla base del calcolo del dividendo erano ormai conosciuti, la metodologia da seguire e gli obbiettivi anche.


Il piano della razionalizzazione:

1.Partendo da una situazione fotografata in un momento x

2.Introducendo un’azione di razionalizzazione

3.Si ipotizza il raggiungimento nel momento x+1 di un target di miglioramento ed un “risparmio”. (in questo caso = riduzione dei costi)

4.Giunti al momento x+1 attraverso “osservatori istituzionali” interni e esterni si certifica l’effettivo risparmio conseguito rifotografando la situazione e confrontando il target ipotizzato ex-ante con quello effettivo ex-post


REPORT INIZIALE DEL DIVIDENDO

=

FOTOGRAFIA SITUAZIONE ANNO X DEL PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE

La metodologia utilizzata nel calcolo del dividendo è la stessa sperimentata sul campo con il piano di razionalizzazione.

Sfruttando il parallelismo con il piano di razionalizzazione:


Le fasi seguite sono state:

1. CREAZIONE DI UN GRUPPO DI LAVORO INTERNO;

2. IL COINVOLGIMENTO DEGLI ATTORI INTERNI;

3. PROCEDURA PER LA RACCOLTA DEI DATI;

4. DIVULGAZIONE MODELLI;

5. RACCOLTA DATI;

6. COMPILAZIONE DATI DIVIDENDO.

LA METODOLOGIALA METODOLOGIA

1 – Creazione di un gruppo di lavoro interno1 – Creazione di un gruppo di lavoro interno con lo scopo di estrarre dal progetto i procedimenti sensibili e utili per realizzare un dividendo per i diversi attori coinvolti (stakeholders).

LA METODOLOGIA LA METODOLOGIA

LA METODOLOGIA LA METODOLOGIA

ESEMPIO GRUPPO DI LAVORO: Dirigente Responsabile dei Servizi Informativi; Dirigente Responsabile del Servizio Organizzazione; Responsabile del servizio dei Sistemi Informativi; Personale interno all’Ente coinvolto nella redazione del

progetto.


ESEMPIO DI ESTRAZIONE PROCEDIMENTI:

dalla voce di progetto Certificazione e autocertificazione on-line sono stati identificati i diversi certificati che potevano essere potenzialmente strumenti di creazione del dividendoCertificato di residenza;Certificato di stato famiglia;Certificato di cittadinanza;Ecc.

Per ogni procedimento, il G.d.L. ha cercato di mappare le richieste da formulare per ottenere le informazioni necessarie per la compilazione del dividendo, ipotizzando, nella fasi di sviluppo del procedimento, una serie di risposte.

Numero certificati emessi nel 2011

Numero certificati emessi nel 1° quadrimestre 2012

Descrizione fasi che costituiscono il procedimento (ad es. per il certificato di residenza: formazione certificato, stampa certificato, incasso diritti e bollo e registrazione incassi)

Numero fasi che costituiscono il procedimento (ad es. per il certificato di residenza: n. 4)

Numero fasi digitalizzati

Tempo totale di esecuzione della singola transazione da parte delle risorse PA (in hh:mm:ss)

Numero di risorse umane coinvolte nell'esecuzione del procedimento

Tempo necessario all'utente per accedere al procedimento (hh:mm:ss)


2 - Raccolta dei dati disponibili e coinvolgimento degli 2 - Raccolta dei dati disponibili e coinvolgimento degli attori interni:attori interni:

Abbiamo evitato di trasmettere il foglio di excel da compilare ed abbiamo lavorato sulle estrazioni e presunzioni fatte dal gruppo di lavoro intervistando il responsabile del servizio allo scopo di:

Reperire i dati di carattere generale Identificare e completare le diverse fasi (confermare,

validare, arricchire)Realizzare un modello di questionario per la raccolta di dati

non noti da somministrare all’utente e all’operatore interno.

METODOLOGIAMETODOLOGIA

3 - La raccolta dei dati3 - La raccolta dei dati non conosciuti ed il non conosciuti ed il coinvolgimento degli attori interni ed esterni:coinvolgimento degli attori interni ed esterni:

Successivamente si è passati alla raccolta degli elementi non conosciuti. In generale questi dati si identificano nei tempi di esecuzione delle transazioni. Lo strumento utilizzato è stato quello del questionario somministrato agli utenti in un determinato periodo oggetto di campionamento.Quello che segue è il modello utilizzato per la raccolta dati presso i servizi demografici.


ESEMPIO DI ESEMPIO DI MODELLO DI MODELLO DI

RILEVAMENTO, RILEVAMENTO, utilizzato per la utilizzato per la

raccolta dati raccolta dati presso i servizi presso i servizi

demograficidemografici


Analogamente si è operato sugli altri tempi utilizzati dal modello del dividendo, ad esempio i tempi necessari a raggiungere la sede del Comune per la richiesta del certificato.


4 – Divulgazione modelli4 – Divulgazione modelli agli altri comuni nella rilevazione:

Anche in questo caso abbiamo preferito non trasmettere il foglio di excel distribuito dalla Regione ma un modello sintetico contenente i dati essenziali necessari, e ovviamente gli strumenti per la raccolta delle informazioni dai cittadini ed operatori (questionario).


FOGLIO XLS DISTRIBUITO AI COMUNI FOGLIO XLS DISTRIBUITO AI COMUNI DELL’AGGREGAZIONEDELL’AGGREGAZIONE

DIVULGAZIONE MODELLI NEGLI ALTRI COMUNI DIVULGAZIONE MODELLI NEGLI ALTRI COMUNI

5 - Raccolta dati5 - Raccolta dati: Esempio di foglio excel distribuito ai comuni:

COMPILAZIONE DIVIDENDO COMPILAZIONE DIVIDENDO

Dopo la realizzazione delle seguenti fasi, in precedenza descritte,: CREAZIONE DI UN GRUPPO DI LAVORO INTERNO

IL COINVOLGIMENTO DEGLI ATTORI INTERNI PROCEDURA PER LA RACCOLTA DEI DATI

DIVULGAZIONE MODELLI RACCOLTA DATI

IMMISSIONE DEI DATI NEL MODELLO REGIONALE

In questo fase il G.d.L. si è interrogato anche su altre questioni, tutte di estrema rilevanza per la compilazione del modello:la stima dei costi di trasporto; la stima dei costi di postalizzazione; la stima del tempo complessivo necessario al cittadino lavoratore per presentare un’istanza ad un comune (1 ora di lavoro persa), il costo per il cittadino di quest’ora (costo medio rilevato dall’istat) ecc.

Questo momento di riflessione crediamo sia stato utile a R.L. per completare il modello stesso.


Le slides che seguono, relativamente al CERTIFICATO DI RESIDENZA,, sono l’esempio di compilazione e i dati utilizzati con la loro spiegazione.


ESEMPIO DI COMPILAZIONE PROCEDIMENTO CERTIFICATO DI RESIDENZAESEMPIO DI COMPILAZIONE PROCEDIMENTO CERTIFICATO DI RESIDENZA

ANAGRAFICA – DATI GENERALI

Dati richiesti Modalità esecuzione dati Dato comp.

Periodo di tempo considerato Abbiamo pensato di ragionare sul periodo immediatamente antecedente la compilazione del dividendo

01/01/2012 30/04/2012

Bacino di utenza totaleUn certificato di residenza può essere richiesto da tutti i cittadini. Totale popolazione residente 27231

Numero di transazioni concluse con successo in un anno o nel tempo di vita

Dati rilevati dal registro informatico certificati 839

Numero di transazioni concluse con successo nel 'Periodo di tempo considerato'

Dati rilevati dal registro informatico certificati 203

Bacino di utenza potenzialmente interessato (% sul totale)

La percentuale è stata calcolata dividendo il totale dei certificati emessi nell’anno per il bacino di utenza totale ( 839/27231) 3,08%

Numero stati (fasi) Il numero delle fasi è stato estratto dal modello xls inviato ai vari servizi e in questo caso sono: 1- formazione certificato, 2 - stampa certificato, 3 -incasso diritti e bollo, 4- registrazione incassi

4

Di cui digitalizzatiIl numero delle fasi digitalizzate è stato definito considerando le attività svolte attraverso l’utilizzo di strumenti informatici che in questo caso sono: 1- formazione certificato, 2 - stampa certificato

2

Tempo (OPERATIVO) di esecuzione da parte delle risorse PA (in hh:mm:ss)

Tempo medio calcolato sulla base della rilevazione effettuata attraverso il modello di rilevamento utilizzando la sezione tempi di espletamento del servizio. In alcuni procedimenti è stato aggiunto anche il tempo backoffice.

0.04.25

ESEMPIO DI COMPILAZIONE SCHEDA MONITORAGGIO BACKOFFICEESEMPIO DI COMPILAZIONE SCHEDA MONITORAGGIO BACKOFFICE

Back officeNumero di Enti coinvolti (compreso l'Ente

compilante)Numero basi dati esterne indispensabili all’Ente per

verifiche intermedie

in modalità tradizionale (cartacea o PEC)

in interoperabilitàraggiunte in modalità

tradizionalein interoperabilità

1 0 0 0

Backoffice

Dati richiesti Modalità esecuzione datiDato

compilato

Numero di Enti coinvolti (compreso l'Ente compilante), in modalità tradizionale (cartacea o PEC)

L’ente coinvolto nel procedimento è solo il Comune di Parabiago, non ci sono enti in interoperabilità e inoltre non vengono utilizzate basi dati esterne.

1

Numero di Enti coinvolti (compreso l'Ente compilante), in interoperabilità

In questo caso il valore è pari a 00

Numero di Enti coinvolti (compreso l'Ente compilante), in interoperabilità

Diversamente nel procedimento “Cambio di residenza - iscrizione anagrafica da altro comune” abbiamo indicato n. 4 enti coinvolti in cooperazione: 1 – INA-SAIA, 2 – INPS, 3 – Agenzia delle Entrate, 4 – Motorizzazione.

4

ESEMPIO DI COMPILAZIONE SCHEDA MONITORAGGIO FRONTOFFICEESEMPIO DI COMPILAZIONE SCHEDA MONITORAGGIO FRONTOFFICE

Front-office


EFFICIENZA PRIMA:

Tempo di accesso (hh:mm:ss)

Tempo medio di accesso calcolato sulla base della rilevazione effettuata con l’idonea modulistica utilizzando i dati della sezione “Riservato agli utenti – Tempi di attesa agli sportelli”.

0.25.50

EFFICIENZA DURANTE: Tempo di esecuzione (hh:mm:ss)

Tempo medio di accesso calcolato sulla base della rilevazione effettuata con l’idonea modulistica utilizzando i dati della sezione “Riservato agli operatori Comunali – Tempi di espletamento del servizio”.

0.04.25

EFFICIENZA DOPO: Tempo di attesa dell'esito della pratica (hh:mm:ss)

Il valore è pari a zero nel caso di rilascio immediato del certificato. 0.00.00

EFFICIENZA DOPO: Tempo di attesa dell'esito della pratica (hh:mm:ss)

Nel caso del procedimento CDU è stato considerato pari a 10 giorni (240 ore), pari quindi al tempo necessario in media per concludere il rilascio.

240.00.00

29

Tempi

Tempo di accesso (hh:mm:ss)

Tempo di esecuzione (hh:mm:ss)

Tempo di trasporto (hh:mm:ss)

Altri tempi (hh:mm:ss)

Percentuale di pratiche avviate

fuori dagli orari di sportello nel

'Periodo di tempo considerato

Tempo totale

0.25.50 0.04.25 0.25.27 0.04.27 0,00% 1.00.00

Frontoffice - Tempi

Dati richiesti Modalità esecuzione datiDato

compilato

Tempo di trasporto Valore indicato dalla regione.0.25.27

Altri tempi Per differenza ipotizzando il permesso di un’ora che l’utente deve prendere. 0.04.27

Costi Risparmio

Trasporto ComunicazionePostalizzazione

Carta Stampa

Commissione per transazione bancaria

Valorizzazione economica del tempo speso dal cittadino

Altri costi

Costo totale

Risparmio sui tempi

Risparmio sui costi

€ 1,15 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 13,20€ 0,00 € 14,35 // //

Frontoffice – Costi


Trasporto I’mporto dato dalle Regione. € 1,15

ComunicazioneSarebbe l’importo dato dalla regione sul costo fax in ogni pagina. In questo caso è zero perchè il cittadino si presenta direttamente allo sportello.

€ 0,00

Postalizzazione Sarebbe l’importo dato dalla regione sul costo imbustamento e costo spedizione. In questo caso è zero. € 0,00

Carta Sarebbe l’importo dato dalla regione sul costo singolo foglio di carta. In questo caso è zero. € 0,00

Stampa Sarebbe l’importo dato dalla regione sul costo toner per ogni pagina. In questo caso è zero. € 0,00

Commissione per transazione bancaria

In questo caso è zero. € 0,00

Valorizzazione economica del tempo speso

Si è calcolata la media di paga oraria del cittadino pari a € 10,50 e si è rapportato al tempo totale. € 13,20

Altri costi In questo caso è zero. € 0,00

Costo totale E' la somma di tutti costi. € 14,35

Frontoffice - Costi Variabili


Carta Importo dato dalla regione costo singolo foglio di carta. € 0,01

Stampa Importo dato dalla regione costo toner per ogni pagina. € 0,03

Comunicazione Importo dato dalla regione costo fax in ogni pagina. In questo caso è zero perchè non inviamo fax. € 0,00

Postalizzazione Importo dato dalla regione costo imbustamento e costo spedizione. In questo caso è zero. € 0,00

Protocollazione Importo dato dalla regione costo stampa ed etichetta. In questo caso è zero. € 0,00

Totale costi variabili

E' la somma. € 0,04

Totale costi risorse umane

Sarebbe importo dato dalla regione costo di un dipendente C1 € 10,13, rapportato al tempo “Operativo di esecuzione da parte delle risorse PA” tempo “Operativo di esecuzione da parte delle risorse PA” scheda Dati Generali colonna M in questo caso tempo di esecuzione, era di scheda Dati Generali colonna M in questo caso tempo di esecuzione, era di 0.04.25. In alcuni procedimenti è stato considerato anche il tempo 0.04.25. In alcuni procedimenti è stato considerato anche il tempo necessario di backoffice.necessario di backoffice.

€ 0,72

Costi variabiliCosti risorse umane

CartaStampa

Comunicazione (ad es. invio fax)

Postalizzazione

Protocollazione

Marca temporale

AltroTotale costi variabili

Totale costi risorse umane

€ 0,01

€ 0,03 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00

€ 0,00 € 0,04 € 0,72

Quello che è stato appena illustrato è ciò che si dovrà fare per ottenere la FOTOGRAFIA nel momento “x” o lo stato di fatto e che il lavoro terminerà con la rilevazione nel periodo “x+1” e la definizione del dividendo finale con la “certificazione” di osservatori istituzionali.

E’ ovvio che l’ottenimento del dividendo scaturisce dalla messa in opera delle innovazioni previste nei singoli progetti.

E’ il caso di sottolineare che se il percorso verrà accompagnato da provvedimenti formali degli enti, certificazioni finali dei soggetti deputati a ciò (collegio e odv) l’attività sviluppata potrà essere l’oggetto dei piani di razionalizzazione degli enti.

RIFLESSIONI FINALIRIFLESSIONI FINALI

Pertanto si può concludere che IL SUCCESSO DELL’AZIONE INNOVATIVA

CONCLUSIONECONCLUSIONE

è dato da quanti utilizzeranno le nuove modalità messe a

disposizione. Successo quantificato attraverso il dividendo

rappresentato da quanto gli stakeholders otterranno in termini concreti di minori

costi.

quale avvio di un circolo virtuoso,può portare ad un beneficio per il Cittadino, per la P.A. ed anche ad un’incentivazione per il personale

coinvolto.

Grazie per l’attenzione e buon lavoro!

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