6. gestión del costo

SEDIPRO UNMSM GESTIÓN DEL COSTO

CURSO DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Gestión del Costo

Ing. Jorge Poma Deza


• Incluye los procesos relacionados con planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

GESTIÓN DE LOS COSTOS

2Gestión de los Costos del Proyecto

SEDIPRO UNMSM GESTIÓN DEL COSTO3Gestión de los Costos

Determinar el

Presupuesto

Planificar la Gestión de los Costos

Estimar los Costos

Controlar los Costos

Gestión de los Costos

Monitoreo y Control


Descripción de los procesos

Plan de Gestión de

Costos

• Establece las políticas, Procedimientos y Documentación para la planificación, administración, gastos y controlar los costos del proyecto.

Estimación de Costos

• Desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.

Determinación del

Presupuesto

• Agregar los costos estimados a las actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de coste autorizado.

Control de Costos

• Seguimiento de la situación del proyecto para actualizar los costos de los proyectos y la gestión de los cambios a la línea base de costo.


Es el proceso que establece las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto

y controlar los costos del proyecto.

Planificar la Gestión de los Costos

Entradas

Herramientas y Técnicas

SalidasPlan para la Dirección

del Proyecto

Factores Ambientales dela Empresa

Plan para la Gestión de los Costos

Plan para la gestión de los costos

Acta de Constitución del Proyecto

Juicio de expertos

Técnicas Analíticas

Activos de los Procesos de la Organización

5Gestión de los Costos

Reuniones

I. Planificar la Gestión de los Costos


• Línea base del alcance, línea base del cronograma, otra información.

1. Plan para la Dirección del Proyecto

• Resumen del presupuesto y requisitos para la aprobación del proyecto.

2. Acta de Constitución del Proyecto

• INFLUENCIAS: Cultura y estructura de la organización, condiciones del mercado, tasas de cambio de divisas, información comercial, sistema de información.

3. Factores Ambientales de la Empresa

• INFLUENCIAS: Procedimientos de control financiero, información histórica y bases del conocimiento de lecciones aprendidas, políticas.

4. Activos de los Procesos de la Organización


Planificar la Gestión de los Costos - ENTRADAS


Juicio de Expertos• Aporta una perspectiva valiosa sobre el

entorno así como orientar sobre la conveniencia o no de combinar métodos y cómo conciliar entre ellos.

Técnicas Analíticas• Selección de opciones estratégicas para

la financiación del proyecto tales como auto-financiación, financiación a través de acciones, o financiación mediante deuda.

Reuniones• Director de proyectos, patrocinador,

miembros del equipo, determinados interesados.

Planificar la Gestión

de los Costos




• Describe la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los costos del proyecto. Los procesos de gestión de costos, así como sus herramientas y técnicas asociadas, se documentan en el plan de gestión de los cotos. El plan podría establecer los siguiente: • Unidades de medida.• Nivel de precisión.• Nivel de exactitud.• Enlaces con los procedimientos de la organización.• Umbrales de control.• Reglas para la medición del desempeño.• Formatos de los informes.• Descripciones de los procesos.• Detalles adicionales

1. Plan de Gestión de los Costos

8

Planificar la Gestión de los Costos - SALIDAS



Proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.

Estimar los CostosEntradas


SalidasPlan de gestión de los

costosPlan de gestión de los

recursos humanos

Estimación de costos de las actividades

Base de las estimaciones

Juicio de Expertos

Estimación Análoga

Estimación Paramétrica

Factores ambientales de la empresaActivos de los procesos de la organización


Actualizaciones a los documentos del

proyecto

Línea base del alcance

Cronograma del proyecto

Registro de riesgos Estimación Ascendente

Estimación por tres valores

Análisis de Reserva

Costo de la CalidadSoftware de Gestión

Análisis de Ofertas de proveedores

Técnicas grupales de toma de decisiones

II. Estimar los Costos


• Describe la forma en que se gestionarán y controlarán los costos del proyecto. Incluye el método utilizado y el nivel de exactitud requerido.

1. Plan de Gestión de los Costos

• Proporciona los atributos de la dotación de personal del proyecto, los salarios y las compensaciones/reconocimientos correspondientes, componentes necesarios para la estimación de costos.

2. Plan de Gestión de los Recursos Humanos

• Consta del enunciado del alcance del proyecto, estructura de desglose del trabajo, diccionario de la EDT/WBS.

3. Línea Base del Alcance


7.2 Estimar los Costos - ENTRADAS


• El tipo y la cantidad de recursos, así como la cantidad de tiempo de utilización de dichos recursos, son los factores principales para determinar el costo del proyecto.

4. Cronograma del Proyecto

• Para tener en cuenta los costos de mitigación de los riesgos. Los riegos que pueden ser amenazas u oportunidades.

5. Registro de Riesgos

• INFLUENCIAS: Condiciones del mercado y la información comercial de dominio público.

6. Factores Ambientales de la Empresa

• INFLUENCIAS: Políticas de estimación de costos, plantillas, información histórica y lecciones aprendidas.



7.2 Estimar los Costos - ENTRADAS


Costos Directos e IndirectosCostes atribuibles, directa o indirectamente, a la prestación del servicio o elaboración del producto:

· Costes directos: son los costes relacionados específica y exclusivamente con un producto o servicio.

· Costes indirectos: aquellos que no son específicos y exclusivos de un servicio.


Costos fijos y variablesCostos que dependen o no del volumen de producción:

· Costos fijos: son independientes del volumen de producción y están normalmente relacionados con gastos en inmovilizado material.

· Costos variables: incluyen aquellos costes que dependen del volumen de producción.


Costo de Capital y Costo de OperaciónElementos de los costos

Costes que dependen del horizonte temporal:

• Costes de capital: que proviene de la amortización del inmovilizado material o inversiones a largo plazo.

• Costes de operación: son los costes asociados al funcionamiento diario de la organización TI.


Juicio de Expertos• Aporta una perspectiva valiosa sobre el entorno. Puede

orientar en relación a métodos de estimación

Estimación Análoga• Usa los valores como el alcance, costo, duración de

proyecto similares previos como la base para estimar.

Estimación Paramétrica• Utiliza una relación estadística entre los datos históricos

relevantes y otras variables (costo, duración).Estimación Ascendente• Consiste en estimar los costos de paquetes de trabajo o

actividades y acumularlos en el componente inmediato superior.

Estimación por tres valores• La exactitud de las estimaciones de costos de una actividad

puede mejorarse tomando en cuenta la incertidumbre y el riesgo.

Estimar los

Costos




Análisis de Reserva• Incluye reservas para contingencias para tener en cuenta en la

incertidumbre sobre el costo.

Costo de la Calidad (COQ)• Se usa los supuestos relativos a los costos de la calidad

para preparar la estimación de costos de las actividades.

Software de Gestión de Proyectos• Las aplicaciones software, hojas de cálculo

informatizadas, simulaciones y herramientas estadísticas, se utilizan para agilizar la estimación.

Análisis de Ofertas de Proveedores• Análisis de cuánto debe costar el proyecto sobre la base

de las ofertas de proveedores calificados.

Técnicas Grupales de Toma de Decisiones• Enfoques grupales como la tormenta de ideas, las técnicas

Delphi o de grupo nominal.

Estimar los

Costos



SEDIPRO UNMSM GESTIÓN DEL COSTO18

Estimación AscendenteEjemplo:

18



Proyecto$50

Presupuesto$65

Presupuesto

1.1.1$2

1.1.2$4

1.1.3$3

1.1.4$1

Actividades

1.1$10

1.2$20

1.3$5

1.2$20

Paquetes de trabajo

Cta Control 1 $35

CtaControl 2$15

Cuenta Control

Reserva Gestión“Imprevistos”

$10Reserva

Contingencias“Riesgos

residuales”$5

Línea Base$55

íAgregación de costos


• Evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se requieren para completar el trabajo del proyecto. Pueden presentarse en resumen o en detalle.

1. Estimación de Costos de las Actividades

• La cantidad y el tipo de detalles adicionales que respaldan la estimación de costos varían en función del área de aplicación. Los detalles de respaldo para la estimación incluye:• Documentos de los fundamentos de las estimaciones.• Documentos de todos los supuestos utilizados.• Documentos de todas las restricciones conocidas.• Indicar el rango de estimados posibles.• Indicar el nivel de confiabilidad del estimado final.

2. Base de las Estimaciones

• INCLUYE: El registro de riesgos.3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto


7.2 Estimar los Costos - SALIDAS


Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o de los paquetes de trabajo para establecer

una línea base de costo autorizada.

Determinar el Presupuesto

Entradas


SalidasPlan de gestión de los

costosLínea base de costos

Requisitos de financiamiento del

proyectoLínea base del

alcance

Agregación de costos

Estimación de costos

Análisis de reservas

Juicio de expertos


Cronograma del proy.

Base de estimaciones

Calendarios de recursos

Registro de riesgos


proyecto

Relaciones históricas

Conciliación del límite de financiamiento

7.3 Determinar el Presupuesto

Acuerdos

Activos de los procesos de la organización


• Describe la manera en que se gestionarán y controlarán los costos del proyecto..

1. Plan de gestión de los costos

• Incluye el enunciado del alcance, EDT y el diccionario de la EDT.2. Línea Base del Alcance

• Se suman para obtener una estimación de costos de cada uno de los paquetes de trabajo.

3. Estimación de Costos de las Actividades

• Supuestos básicos adoptados relacionados con la inclusión o exclusión de los cotos indirectos y otros costos del presupuesto.

4. Base de las Estimaciones

• Fechas de planificación de inicio y finalización de las actividades, los hitos, los paquetes de trabajo y las cuentas de control.

5. Cronograma del Proyecto


7.3 Determinar el Presupuesto - ENTRADAS


• Información sobre qué recursos se asignan al proyecto y en qué momento de asignan.

6. Calendarios de Recursos

• Para tener en cuenta los costos correspondientes a las respuestas frente a riesgos.

7. Registro de Riesgos

• Información del contrato y los costos asociados a los productos, servicios o resultados que serán adquiridos.

8. Acuerdos

• INFLUYEN: Políticas, procedimientos y guías existentes relacionadas a la elaboración de presupuestos de costos; herramientas y métodos para la preparación de informes.



7.3 Determinar el Presupuesto - ENTRADAS


Agregación de Costos• Se suman los costos de los paquetes de trabajo para

obtener el costo del componente de nivel superior, tales como las cuentas de control y finalmente para todo el proyecto

Análisis de Reserva• Reservas de contingencia: Son para cambios no

planificados, pero necesarios.• Reservas de gestión del proyecto: Son para

cambios no planificados al alcance y al costo del proyecto.

Juicio de Expertos• Otras unidades dentro de la organización ejecutante,

consultores, interesados, clientes, asociaciones profesionales y técnicas, grupos industriales.

Determinar El

Presupuesto




Relaciones Históricas• Estimaciones paramétricas o analógicas para

desarrollar modelos matemáticos que permitan predecir los costos totales del proyecto.

Conciliación del Límite de Financiamiento• El gasto de fondos debe conciliarse con los

límites de financiamiento comprometidos en relación con la financiación del proyecto.

• Una variación entre el límite de financiamiento y gastos planificados se puede necesitar reprogramar el trabajo para equilibrar dicha tasa de gastos.

Determinar El

Presupuesto




Análisis de ReservasEjemplo:

25




• Versión aprobada del presupuesto por fases del proyecto, excluida cualquier reserva de gestión. Se usa como base para medir, supervisar y controlar el rendimiento, normalmente representado en una curva S.

1. Línea Base de Costos

• Se derivan de la línea base de costos, que incluirá los gastos proyectados y las deudas anticipadas. Los fondos totales incluyen la LB del costo más las reservas de gestión.

2. Requisitos de Financiamiento del Proyecto

• INCLUYE: Registro de riesgos, estimación de costos de las actividades y el cronograma del proyecto.

3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto


7.3 Determinar el Presupuesto - SALIDAS


Línea Base de Costo, Gasto y Requisitos de Financiamiento

27


Presupuesto del Proyecto – Por Fase y Por Entregable


Presupuesto del Proyecto – Por fase y por tipo de recursos


Presupuesto por Semana


Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar los costos del mismo y gestionar posibles cambios a la línea base de

costos.

Controlar los CostosEntradas


SalidasPlan para la dirección

del proyecto

Requisitos de financiación del

proyecto

Información de desempeño del trabajo

Pronósticos de costos

Gestión del valor ganadoPronósticos

Datos de desempeño del trabajo

Activos de los procesos de la organización


Solicitudes de cambios

Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)

Revisiones del desempeño

Software de Gestión de Proy.

7.4 Controlar los Costos

Análisis de reservas

Actualizaciones al plan para la dirección del

proyecto


proyecto

Actualizaciones a los activos de los procesos

de la organización


1. Plan para la Dirección del Proyecto

• Contiene la línea base de costos y el plan de gestión de los costos.

2. Requisitos de Financiamiento del Proyecto

• Incluyen gastos proyectados y deudas anticipadas.

3. Datos de Desempeño del Trabajo

• Incluyen información sobre el avance del proyecto, como las actividades que han comenzado, su avance y los entregables que se han completado.


• INFLUYE: Políticas, procedimientos y guías existentes relacionadas con el control de costos; herramientas y métodos de monitoreo.


7.4 Controlar los Costos - ENTRADAS


GESTIÓN DEL VALOR GANADO (EVM)Metodología utilizada para medir el rendimiento del proyecto. Integra la línea base del alcance, de costos y del cronograma, para generar la línea base para la medición del desempeño y el avance del proyecto por parte del equipo del proyecto.

Valor planificado (PV): Es el presupuesto autorizado que se ha designado para todas las tareas que fueron planeadas empezar y terminar en el momento del análisis. ¿Qué tanto trabajo se planificó?

Valor ganado (EV): Representa la suma de todo el costo del presupuesto del trabajo realizado en el momento del análisis. ¿Qué tanto trabajo actualmente se ha completado?

Costo real (AC): Costo incurrido por el trabajo llevado a cabo en el momento del análisis. ¿Qué tanto ha costado completar el trabajo actual?

33




También se monitorea las variaciones o desviaciones con respecto a la línea base aprobada:

Variación del cronograma: Es el presupuesto autorizado que se ha designado para todas las tareas que fueron planeadas empezar y terminar en el momento del análisis. ¿Qué tanto trabajo se planificó?

Variación del costo: Representa la suma de todo el costo del presupuesto del trabajo realizado en el momento del análisis. ¿Qué tanto trabajo actualmente se ha completado?

3. Costo real (AC): Costo incurrido por el trabajo llevado a cabo en el momento del análisis. ¿Qué tanto ha costado completar el trabajo actual?

34



MEDIDAS DE VARIACIÓNSe toman valores acumulados hasta la fecha. Estas medidas muestran como va el proyecto

en cuanto al avance.

Variación del costo: Es una comparación entre la cantidad de trabajo realizado durante un período de tiempo dado y lo que se gastó para ejecutarlo. Indica si el costo ha sido mayor o menor a lo presupuestado.

CV = EV – AC Si es CERO se realizó correctamente el presupuesto del proyecto. Si es POSITIVO significa que hemos GASTADO MENOS de lo presupuestado. Si es NEGATIVO significa que los COSTOS HAN SIDO MAYORES a lo presupuestado.

Variación del Cronograma: Es una comparación entre el avance obtenido en el trabajo del proyecto (expresado en costos) durante un período de tiempo dado y el avance en el trabajo que se había planeado para ser ejecutado(expresado en costos). Indica si el cronograma está adelantado o atrasado, según lo planeado para el periodo de tiempo. La formula de cálculo es:

SV = EV - PV Si es CERO, el cronograma está al día. Si es NEGATIVO el proyecto está atrasado frente al cronograma. Si es POSITIVO Usted está adelantado frente al cronograma.

SEDIPRO UNMSM GESTIÓN DEL COSTO35



INDICES DE DESEMPEÑOMuestran qué tan eficientemente está operando el proyecto.

Índice de desempeño del costo: Es el Índice de eficiencia del costo. Representa cuántas unidades de dinero de trabajo se ganaron por cada unidad de dinero que se gastó.

CPI = EV / ACSi es 1 el proyecto tiene un rendimiento igual al planeado.Si es <1, el rendimiento ha sido menor al planeado.Si es >1, el rendimiento ha sido mayor al planeado.

Índice de desempeño del cronograma: Es el Índice de eficiencia del Cronograma. Representa cuántas unidades de dinero de trabajo se ganaron en promedio de cada unidad de dinero de trabajo que estaba planeada hasta la fecha de análisis.

SPI = EV / PVSi es 1 el cronograma tiene un rendimiento igual al planeado.Si es <1, el rendimiento del cronograma es menor de lo planeado.Si es >1, el rendimiento del cronograma es mayor a lo planeado.


EJEMPLO: El gráfico emplea Curva S para representar los datos del EV para un proyecto cuyo costo excede el presupuesto y cuyo plan de trabajo está retrasado.

36




PRONÓSTICOSConforme avanza el proyecto, el equipo del proyecto puede desarrollar una proyección de la estimación a la conclusión (EAC) que puede diferir del presupuesto hasta la conclusión (BAC), la proyección de una EAC implica hacer estimaciones de condiciones y eventos futuros para el proyecto.

Método ascendente de EAC: Se basa en los costos reales y la experiencia adquirida a partir del trabajo completado y requiere que se realice una nueva estimación para el trabajo restante del proyecto.

Fórmula: EAC = AC + ETC ascendente

Está formula calcula el costo real más un nuevo estimado para el trabajo restante. Se utiliza cuando la estimación original presenta defecto fundamentales.

37




Los datos del EVM pueden proporcionar numerosas EACs estadísticas, las más comunes son:

Pronóstico de la EAC para trabajo de ETC a la tasa presupuestada. Toma en cuenta los costos reales, y prevé que el trabajo según la ETC se llevará a cabo de acuerdo con el ratio presupuestado.

Fórmula: EAC = AC + (BAC – EV)• BAC: Indica el presupuesto hasta la conclusión.• EV: Indica el valor ganado.

Pronóstico de la EAC para trabajo de la ETC con el CPI actual. Asume que lo que el proyecto ha experimentado hasta la fecha puede seguir siendo esperado en el futuro. Se asume que el trabajo correspondiente a la ETC se realizará según el mismo índice de desempeño del costo (CPI) acumulativo en el que el proyecto ha incurrido hasta la fecha. Fórmula: EAC = BAC / CPI• CPI: Indica el índice de desempeño del costo.

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Pronóstico de la EAC para trabajo de la ETC considerando ambos factores, SPI y CPI. El trabajo correspondiente a la ETC se realizará teniendo en cuenta tanto al índice de desempeño del costo como el índice de desempeño del cronograma. Supone un desempeño de costos negativos a la fecha y la necesidad de que el proyecto se comprometa firmemente a respetar el cronograma.

Fórmula: EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]

• SPI: Indica el índice de desempeño del cronograma.

Estos enfoques puede ser aplicado para cualquier proyecto y proporcionará una señal de “alerta temprana” si los pronósticos para la EAC no están dentro de las tolerancias aceptables.

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ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO POR COMPLETAR (TCPI)Esta fórmula divide el trabajo que falta por hacerse por el dinero que queda para llevarlo a cabo. Responde a la pregunta: Para mantenernos dentro del presupuesto, ¿qué tasa debemos alcanzar para el trabajo restante?.

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REVISIONES DE DESEMPEÑOComparan el desempeño del costo a lo largo del tiempo, las actividades del cronograma o los paquetes de trabajo que exceden el presupuesto o que están por debajo de éste, y los fondos necesarios para completar el trabajo en ejecución.

SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOPara monitorear las tres dimensiones de la gestión del valor ganado, EVM (PV, EV y AC) para representar gráficamente tendencias.

ANÁLISIS DE RESERVASPara monitorear el estado de las reservas para contingencia y de gestión, así saber si se necesita de estas reservas o solicitar reservas adicionales.

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Ejemplo - Gestión del Valor Ganado

V = 3,000AC = 2,800EV = 2,500 CV (Variación del costo)CV = EV - ACCV = 2500 - 2800 = - 300 SV (Variación del cronograma)SV = EV - PVSV = 2500 - 3000 = - 500


1. Información del Desempeño del Trabajo

• Los valores calculados de CV,SV,CPI, SPI y VAC para los componentes de la EDT, paquetes de trabajo y cuentas de control se documentan y comunican a los interesados.

2. Pronósticos de Costos

• El valor EAC calculado o ascendente debe documentarse y comunicarse a los interesados.

3. Solicitudes de Cambio

• El análisis de desempeño del proyecto puede dar lugar a una solicitud de cambio de la línea base de costos o de otros componentes del plan para la dirección del proyecto.


7.4 Controlar los Costos - SALIDAS


4. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

• Los elementos para el plan para la dirección de proyectos son susceptibles a actualizaciones, entre otros en: Línea base de costos, Plan de gestión de los costos.5. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

• Incluyen entro otros: Estimaciones de costos, la base de las estimaciones.

6. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

• Incluyen entre otros: Las causas de las variaciones, acciones correctivas, bases de datos financieros, lecciones aprendidas procedentes del control de costos del proyecto.


7.4 Controlar los Costos - SALIDAS


PropuestosDeterminar, en los siguientes casos, si se ha gastado más o menos de lo programado y si se está avanzado o retrasado con respecto al cronograma:

• PV=800, AC=800, EV=800• PV=800, AC=600, EV=400• PV=800, AC=400, EV=600• PV=800, AC=600, EV=600• PV=800, AC=800, EV=600• PV=800, AC=800, EV=1,000• PV=800, AC=1,000, EV=1,000

• PV=800, AC=600, EV=800• PV=800, AC=1,000, EV=800• PV=800, AC=1,000, EV=600• PV=800, AC=600, EV=1,000• PV=800, AC=1,200, EV=1,000• PV=800, AC=1,000, EV=1,200


GRACIASPOR SU ATENCIÓN

6. gestión del costo

Small Business & Entrepreneurship

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