Mendeley, dal social bookmarkingal reference management

Uno strumento innovativo per la gestione delle citazioni bibliografiche

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I software di citazione bibliografi-ca, o reference management soft-ware, sono sempre più ricchi, dif-fusi e variegati, fedeli al ritmo disviluppo delle tecnologie orientatealla documentazione. Il mondo bi-bliotecario, che intorno alla fun-zione della bibliografia costruisceuna della sue pratiche centrali, fabene a guardare da vicino a questistrumenti.1

I software di gestione delle citazio-ni possono essere sommariamenteraggruppati sotto due grandi cate-gorie: i prodotti commerciali (End-Note, ProCite, RefWorks, ecc.) cheuniscono alle alte funzionalità unsupporto continuativo e autorevo-le da parte di grandi aziende, e iprodotti gratuiti, leggeri, di facileutilizzo e maggiormente orientati alweb. Il più famoso fra questi è si-curamente Zotero2, prodotto opensource creato dalla George MasonUniversity (Virginia, Usa), mentre ilpiù noto esponente del primo grup-po è forse EndNote di ThomsonReuters.3

In un panorama che sembra radu-nare le attenzioni intorno a questidue grandi poli, si inserisce Men-deley, un valido strumento che staraccogliendo ampi consensi, purnon essendo né legato al nome diun colosso scientifico né al ferven-te mondo dell’open source.4

Mendeley nasce nel 2007 ed è di-sponibile come versione beta dal 2008.La versione più recente a oggi (di-cembre 2010) è la 0.9.8.1. È unsoftware multipiattaforma: può es-

sere installato su sistemi operativiWindows, Mac e GNU/Linux. Il plugin di integrazione con il wordprocessor è compatibile sia conMicrosoft Word sia con OpenOffi-ce Writer.5

Mendeley viene distribuito gratui-tamente, tuttavia non è un softwa-re open source, come un equivo-co non ancora dissipato continua afar credere comunemente,6 ma èproprietario. L’azienda fondatrice,Mendeley Limited, con sede a Lon-dra, prevede una formula commer-ciale di tipo graduale. Il pacchettobase, completo di tutte le funzioni,è disponibile gratuitamente. Le op-zioni aggiuntive, disponibili a pa-gamento tramite un abbonamentomensile, consentono di aumentarela capienza dello spazio web in cuicondividere le proprie citazioni e digestire un numero più alto di gruppie connessioni. È disponibile ancheun custom plan, una personalizza-zione completa fatta di comune ac-cordo con l’azienda.

Dal web al desktop, e ritorno

I software di reference managementgeneralmente si compongono ditre elementi fondamentali: un da-tabase di citazioni, una funzione diimport per alimentare la propriaraccolta con le referenze bibliogra-fiche individuate sul web o da al-tre fonti, e un plugin per l’integra-zione con il word processor checonsenta di utilizzare le citazioni

all’interno del proprio lavoro, for-mattandole secondo gli stili cita-zionali appropriati; questa funzio-nalità è detta cite while you write(CWYW), “cita mentre scrivi”. Men-deley mantiene questa architettu-ra, puntando sull’integrazione frail web, luogo da cui si raccolgonoe in cui si condividono le citazio-ni, e il desktop, spazio locale di ge-stione della propria “libreria”. L’iter previsto da Mendeley è pres-sappoco il seguente: l’utente checompie le proprie ricerche bibliogra-fiche sul web cattura le citazioni in-teressanti direttamente dal browser ele salva nello spazio online. Qui creauna raccolta, più o meno visibile aseconda delle modalità che analizze-remo in seguito, associata al suoprofilo. Sincronizzando lo spazio on-line con la libreria locale ospitata dalclient, può gestire più comodamentei file e i metadati degli articoli cattu-rati. Dal client procede poi a inserirele citazioni nel proprio lavoro, se-condo gli stili citazionali previsti. L’architettura di Mendeley quindiconsente di procedere senza solu-zione di continuità dal mondo webal proprio desktop. Questa siner-gia è parte fondante del prodotto:nonostante il client locale sia mol-to efficiente, il centro dell’attività inMendeley è il web.

Mendeley Web

Il primo requisito per incomincia-re è non a caso la registrazione on-

Enrico Franceseefrancese@gmail.com

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coli attinenti alla nostra area di stu-dio, consentendo non solo di sco-prire articoli utili, ma anche di met-terci in contatto con altri utenti im-pegnati in analoghi campi di ricer-ca ed esplorare le loro librerie, even-tualmente giungendo alla scopertadi interessanti diramazioni di lettu-re. Nello spazio web si possonocercare articoli come persone; il si-stema può importare i contatti dalproprio indirizzo email, mandandoinviti a unirsi al network (con unfunzionamento analogo a quello diFacebook) o può dare dei suggeri-menti sulla base dei propri interes-si disciplinari (figure 1 e 2). Il pro-filo online, nelle ultime versioni, haaggiunto piccole funzionalità chelo portano sempre più verso il mon-do dei social network: ad esempio

line da parte dell’utente. La regi-strazione è gratuita e consente discaricare il client e installare le com-ponenti. Sul sito viene creato unprofilo dell’utente, che è persona-lizzabile secondo diversi livelli didettaglio: campo di studi, pubbli-cazioni, riconoscimenti, informazio-ni biografiche, curriculum vitae e,naturalmente, informazioni di con-tatto. Inserendo informazioni rela-tive alla propria carriera, al proprioambito di studi ecc., è possibiledisporre di una “vetrina” dei pro-pri interessi e risultati professiona-li e di ricerca.Lo stesso profilo, inoltre, costitui-sce un nodo per la creazione di co-munità e gruppi di lavoro. Sulla ba-se delle proprie informazioni, il si-stema evidenzia le citazioni di arti-

ogni utente può pubblicare brevimessaggi di testo, e condividerli coni propri contatti. Mendeley prose-gue insomma la tradizione del so-cial bookmarking portandolo dalpiano dei generici contenuti web aquello delle citazioni bibliografiche.7

Condivisione delle citazioni: i gruppi

L’interazione fra gli utenti avvieneprincipalmente attraverso la condi-visione delle citazioni, effettuata tra-mite la gestione dei gruppi. I gruppi sono “un modo semplicedi collaborare con i colleghi crean-do una collezione di documenti con-divisa. I gruppi consentono ai mem-bri di assemblare una lista di arti-coli e condividere le annotazioni”8

Ci sono tre tipi di gruppi, distintidalle diverse opzioni di visibilità econdivisione:– gruppi privati (private groups): i

gruppi privati sono visibili soloai membri, che possono condivi-dere gli articoli e le annotazioni;9

– gruppi chiusi (invite-only groups):questi gruppi sono visibili al pub-blico: ogni utente, anche senzaautenticazione, può consultare on-line la collezione di citazioni, cheè raggiungibile pubblicamente tra-mite un URL. Però l’alimentazio-ne della collezione è consentitasolo agli utenti invitati apposi-tamente dall’amministratore del gruppo;10

– gruppi aperti (open groups): si trat-ta di collezioni pubbliche apertealla partecipazione di tutti gliutenti autenticati. Chiunque puòunirsi e contribuire alla collezio-ne. Con questo tipo di gruppi èpossibile dare vita a vaste colle-zioni disciplinari community-ba-sed. Il principio della collabora-zione dal basso, proprio di pro-getti come Wikipedia, può in que-sto caso manifestarsi nella costru-zione di bibliografie scientifiche.

Tutti i gruppi hanno associato un

Fig. 2 – Mendeley web: ricerca articoli e suggerimenti

Fig. 1 – Mendeley Web: ricerca e import dei contatti

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feed RSS che consente di seguiregli aggiornamenti. Queste funzioni, come si può ve-dere, sono utili anche per una bi-blioteca, che può raccogliere, gestiree pubblicare per i propri utenti bi-bliografie selezionate, magari conl’apporto e il controllo di membridella comunità scientifica di riferi-mento.11

Import ed export dei dati

Il database di citazioni, come det-to, ha due “incarnazioni”: lo spazioweb e l’applicazione locale, chia-mata Mendeley Desktop. Una fun-zione di sync (sincronizzazione) con-sente di tenere allineate le due ba-si dati, in modo da poter disporresempre della lista aggiornata dellecitazioni. Ci sono diversi modi di alimentarela libreria. Il metodo principale è dato dal WebImporter, che consente di cattura-re i metadati della citazione indivi-duata durante la ricerca sulle basidati web. Il Web Importer funzio-na come i primi pulsanti di catturadi Connotea o Citeulike: uno scriptJavascript cammuffato da book-mark del browser permette di leg-gere i metadati presenti nella pagi-na web e indirizzarli allo spazioweb di Mendeley. Come i citati soft-ware di social bookmarking, ancheMendeley supporta una lista ridot-ta di siti e piattaforme.12

È possibile anche importare cita-zioni – singole o a gruppi – diret-tamente dal client. Nel caso si di-sponesse di un identificativo (DOI,PMID, ArXivID), è sufficiente inse-rire quello e il sistema provvederàa cercare online i metadati associati. Mendeley accetta naturalmente an-che i formati bibliografici: importai dati contenuti in file di testo for-mattati in RIS, BibTeX, EndNoteXML.13 È anche in grado di impor-tare un’intera libreria di Zotero; èpossibile segnalare il percorso lo-

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cale del database di Zotero, se in-stallato nel proprio pc, e Mendeleysarà in grado di raccoglierne auto-maticamente le citazioni, tenendoallineati i due sistemi.È possibile dare in pasto a Mende-ley direttamente un file PDF con ilfull text dell’articolo, nel qual casoi metadati vengono estratti automa-ticamente. Analogamente si può in-dicare al software una directory delproprio pc nella quale si salvanoregolarmente i documenti: Mende-ley può così tenere d’occhio ilcontenuto della cartella, e compie-re l’harvesting dei PDF contenutiaccogliendo nel database ogni nuo-vo documento inserito. Infine, qualora fallissero tutti gli au-

tomatismi, è naturalmente sempredisponibile la possibilità di creareuna citazione da zero, compilandoa mano i campi necessari.

Mendeley Desktop

Il client desktop, che ruota intornoal database locale e ospita la libre-ria, è l’elemento di spicco dell’in-tero prodotto. Per prima cosa, Mendeley colpisceper l’interfaccia, chiara, elegante efunzionale (figura 3). Molto ben di-segnata e ben organizzata, ha fattosì che Mendeley venisse paragona-to a iTunes, il mediaplayer di Ap-ple.14 Il giudizio è sicuramente trop-

Fig. 4 – Mendeley Desktop: annotazioni e highlight del file pdf

Fig. 3 – Mendeley Desktop: vista a “tabella”.

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po generoso, ma non è del tuttofuori luogo. Mendeley è comododa usare, i dati sono presentati conchiarezza, la ricerca interna è sem-plice e immediata. Analogamentead iTunes, sono poche le opzionidi personalizzazione, ma nel corsodelle varie sperimentazioni non ab-biamo avvertito la necessità di par-ticolari interventi: un indice di sem-plicità ma non di povertà. Un me-nu a tendina permette di filtrare idocumenti per autore, tag, rivistao anno. Un campo di ricerca inve-ce permette di filtrare per testo li-bero: la presentazione dei risultatiavviene in tempo reale man manoche si digita nel campo, con il com-portamento che, come sappiamo,sta prendendo sempre più piede neimotori di ricerca, da Google agliOPAC. La presentazione dei riferimenti bi-bliografici avviene attraverso la scel-ta fra due visualizzazioni: come“tabella” e come “citazione”. La vi-sualizzazione a “citazione” ordinatutti gli elementi su più righe se-condo lo stile citazionale scelto. Lavisualizzazione per tabella, che èquella di default, divide gli elementiin pochi campi essenziali: autore,titolo, anno, pubblicazione (titolo digiornale). Questi campi sono fissie non personalizzabili: tutti gli altrielementi compaiono in una colon-na a destra, selezionando la singo-la citazione. Per ogni tipo docu-mento (articolo di rivista, paragra-fo di libro, pagina web, brevettoecc.) è possibile configurare qualicampi, oltre a quelli obbligatori,rendere visibili. Oltre agli elementi citati, la vista pertabella offre altri tre comodi indi-catori: una stellina per evidenziaredocumenti preferiti o di particola-re importanza; un pallino verde cheindica lo stato di letto/non letto diun documento; la data di aggiuntaall’interno della libreria. All’interno della propria collezione,le citazioni possono essere raggrup-pate creando apposite cartelle (fol-

der), per raccogliere e isolare i ri-ferimenti bibliografici che si vo-gliono impiegare all’interno di unospecifico lavoro. Da notare che lecartelle così create non sono delledirectory fisicamente separate dalresto della collezione, ma solo del-le strutture logiche di riferimento,come delle etichette: la citazione nonviene spostata dalla libreria princi-pale alla cartella, ma semplicementelinkata. In questo modo si ottienela più alta flessibilità senza il ri-schio della duplicazione delle no-tizie o delle disgregazione della col-lezione. Ciascuna cartella può go-dere di configurazioni personaliz-zate: l’utente può decidere le op-zioni di sync della cartella, ad esem-pio può escludere una cartella dal-la sincronizzazione con lo spazioweb, o può decidere di includereo meno i file allegati nella sincro-nizzazione.

Gestione dei file

La funzionalità più eclatante è sicu-ramente l’integrazione di un letto-re PDF. Ad ogni citazione è possi-bile allegare uno o più file, chevengono indicati tramite una pic-cola icona accanto alla citazionestessa. Cliccando sull’icona è pos-sibile aprire il file all’interno dellafinestra del client, in una schedaseparata. In questo modo è possi-bile consultare il documento diret-tamente all’interno di Mendeley sen-za dover ricorrere ad applicazioniesterne. Il grande pregio è che Men-deley consente di annotare ed evi-denziare il PDF, realizzando quin-di il sogno di tutti coloro che la-mentavano, prima dell’avvento de-gli e-reader interattivi, la possibili-tà di lavorare attivamente sui filePDF, altrimenti statici, senza usarecomplessi, e spesso non gratuiti,editor di PDF. È possibile compiere due interven-ti essenziali: inserire annotazioni edevidenziare il testo (figura 4).

L’highlight del testo avviene sem-plicemente evidenziando con il mou-se le righe che interessano, mante-nendo la possibilità di modificareo cancellare le evidenziazioni effet-tuate. L’inserimento delle annotazio-ni avviene con un semplice clic nelpunto prefissato del documento.Una piccola finestra dall’aspetto diun post-it consente di inserire untesto. Chiudendo il post-it, la trac-cia dell’annotazione resta visibile indue modi: una piccola icona a fu-metto nel punto del documento do-ve la si è inserita, cliccando sullaquale è possibile leggere, editare oeliminare la propria annotazione,e nella colonna di destra, insiemeai metadati del documento, sotto ilcampo “note”. Di ciascuna annota-zione vengono conservate data eora di inserimento e il nome del-l’autore. Quest’ultimo aspetto è in-teressante: le annotazioni salvatevengono trasportate attraverso lasincronizzazione con il database re-moto e sono visibili agli utenti deigruppi che eventualmente condi-vidono la citazione.La gestione integrata ed efficientedei file si rispecchia anche nellepossibilità di ordinamento e orga-nizzazione dei file stessi. Mende-ley consente di tenere ordinate ledirectory ospitanti i file associati allecitazioni. È possibile identificare unacartella nel proprio file system lo-cale in cui il sistema salva i file, edeventualmente suddividerla in sot-tocartelle decidendone la denomi-nazione (ad es. per autore, anno,periodico: il sistema metterà ognidocumento al posto giusto). A com-pletare il tutto, il sistema è in gra-do di rinominare il file utilizzandoi metadati associati, secondo unoschema definito dall’utente (ad es.“Autore - Titolo - Anno.pdf”). In que-sto modo è possibile ordinare conchiarezza tutti i file che solitamen-te circolano e vengono scaricati dalweb secondo le prassi di namingdella piattaforma di provenienza,contenenti spesso numeri di iden-

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tificativi interni o di sessione, se nondiciture generiche (ad es. “sdarti-cle.pdf”, o “download.pdf” ecc.). Lachiarezza e la coerenza di questosistema rendono la gestione dellapropria libreria locale estremamentesemplice, aiutando a tenere in or-dine anche le directory del propriocomputer, all’interno delle quali, se-condo l’esperienza di tutti noi, è fa-cilissimo perdere o duplicare i do-cumenti. Queste funzioni fanno di Mende-ley qualcosa di più di un semplicedatabase di citazioni, ma uno stru-mento di lavoro completo per lostudio e il trattamento degli artico-li scientifici.

Note

1 Non è un caso che numerosi artico-li o blog post fanno il punto della si-tuazione sulle funzionalità di questiprodotti. Citiamo per primo il più re-cente contributo su Zotero, apparso su“Biblioteche oggi”: PAOLO COLAPINTO, Zo-tero: uno strumento per il reference ma-nagement, “Biblioteche Oggi”, 28 (2010),9, p. 35-41. Il punto di riferimento perun’analisi comparativa e completa diun buon numero di prodotti è FRANCE-SCO DELL’ORSO, Bibliography Manage-ment Software: with a detailed analy-sis of some packages, 2010, <http://www.burioni.it/forum/dellorso/bms-dasp/text/index.html>. Per una pano-ramica generale e un confronto fra itools esistenti rimandiamo alla ricchis-sima e costantemente aggiornata pagi-na di Wikipedia: Comparison of refe-rence management software, <http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_reference_management_software>2 <http://www.zotero.org>. Per segna-lare un punto a favore del prodottoopen source, osserviamo che lo stes-so Mendeley utilizza parte del codicedi Zotero per il suo plugin Cite WhileYou Write. 3 Su EndNote rimandiamo ai contribu-ti di Francesco Dell’Orso su “Bibliote-che oggi”: FRANCESCO DELL’ORSO, End-Note X2 e EndNote Web 2.5, program-mi per dati bibliografici, “Biblioteche

oggi”, 27 (2009), 7, p. 42-47; ID., End-Note v. X3, “Biblioteche oggi”, 28 (2010),5, p. 50-54.4 Fra gli endorsements troviamo nu-merosi istituti universitari e di ricercainternazionali: spiccano fra gli altri inomi delle università di Harvard, Prin-ceton, e il MIT (http://www.mendeley.com/awards-endorsements/).5 Le sperimentazioni su cui è stato co-struito questo articolo sono state effet-tuate sui sistemi Windows Vista e Gnu/Linux Ubuntu 10.04. In entrambi i ca-si è stata testata l’integrazione conOpenOffice Writer 3.2. I browser co-involti sono stati Mozilla Firefox 3.6,Google Chrome 8 e Opera 11 .6 Sui concetti di open source e gratui-tà si veda, a titolo esemplificativo, GIO-VANNA FRIGIMELICA, La diffusione di soft-ware open source per la gestione di bi-blioteche in Italia, “Biblioteche oggi”,27 (2009), 6, p. 37-43.7 Non è questa la sede per riassumerela nota evoluzione degli strumenti disocial bookmarking. È utile evidenzia-re però la rapida trasformazione dastrumenti di condivisione di genericilink (Delicious, nato nel 2003) alla ge-stione di più complessi riferimentiscientifici. Connotea, nato nel 2004 adopera di Nature Publishing Group,evidenzia la sua vocazione scientifica,analogamente a CiteULike uscito nel-lo stesso anno. Per una generica sto-ria dei servizi di social bookmarking siveda TONY HAMMOND et al., Social Book-marking Tools (I): a general review,“D-Lib Magazine”, 11, 4(2005), <http://www.dlib.org/dlib/april05/hammond/04hammond.html>.8 Si vedano, per approfondimenti, le

dettagliatissime FAQ: <http://www.mendeley.com/faq/>.9 Nelle versioni precedenti di Mende-ley questa funzione era delegata a un’op-zione di condivisione diversa, chiama-ta “collezioni condivise” (shared col-lections).10 Nelle versioni precedenti di Mende-ley questa funzione era delegata a un’op-zione di condivisione diversa, chiama-ta “collezioni pubbliche” (public col-lections).11 È possibile trovare online, fra i variutenti di Mendeley, diversi account in-testati non a singoli individui ma aistituzioni, che fungono da raccolta diriferimenti bibliografici utili per la lo-ro comunità. I singoli utenti possonoquindi scoprire, suggerire e condivi-dere le citazioni con quella libreria.12 La lista comprende importanti piat-taforme, ma è comunque limitata: <http://www.mendeley.com/import/>. L’in-tegrazione con diverse risorse è tutta-via in costante crescita.13 Per quanto riguarda l’export dei da-ti (le singole citazioni o gruppi di ci-tazioni, selezionate dalla libreria) Men-deley prevede gli stessi tre formati diimport: RIS, EndNote XML e BibTeX.La singola citazione può essere espor-tata in testo semplice, formattata se-condo lo stile citazionale scelto, o inLaTeX. Queste le soluzioni di exportdelle citazioni: per i backup veri e pro-pri il sistema consente di creare dei fi-le compressi contenenti il dump deldatabase sqlite.14 Lo scrive Victor Keegan su “The Guar-dian”, il 3 settembre 2009, <http://www.guardian.co.uk/technology/2009/sep/03/victor-keegan-entrepreneurs>.

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Mendeley is a free cross-platform Reference Management System.Available since 2008, it stands the comparison with more famous toolslike Zotero or EndNote. This article shows its main features,which includean innovative and integrated handling system for PDF files, and a socialapproach to the web scientific communities providing collaborative toolsfor sharing and discovering research papers. Mendeley is a tool which can be exploited both by individuals and bylibraries to publish and manage shared lists of bibliographic references.

Abstract

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