1 Università degli Studi di Trieste Servizio Bibliotecario dAteneo Michele Codaglio – maggio 2005...

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Università degli Studi di Università degli Studi di TriesteTrieste

Servizio Bibliotecario Servizio Bibliotecario d’Ateneod’Ateneo

Michele Codaglio – maggio 2005

RILEVAZIONE DATI 2004RILEVAZIONE DATI 2004

2

IntroduzioneIntroduzione

All’inizio del 2005 è stata effettuata una All’inizio del 2005 è stata effettuata una rilevazione dati sui servizi, il lavoro e il rilevazione dati sui servizi, il lavoro e il personale delle biblioteche SBA e di personale delle biblioteche SBA e di alcune biblioteche di dipartimentoalcune biblioteche di dipartimento

La rilevazione è avvenuta in parte La rilevazione è avvenuta in parte mediante le procedure automatizzate e in mediante le procedure automatizzate e in parte grazie alla collaborazione dei parte grazie alla collaborazione dei direttori e dei responsabili delle direttori e dei responsabili delle bibliotechebiblioteche

3

Obbiettivi e finalità Obbiettivi e finalità della Rilevazione Datidella Rilevazione Dati

Mantenere e migliorare il modello per Mantenere e migliorare il modello per misurare i carichi di lavoro, in uso dal misurare i carichi di lavoro, in uso dal 1999 per le biblioteche SBA1999 per le biblioteche SBA

Impostare un sistema informativo per Impostare un sistema informativo per monitorare l’attività di SBAmonitorare l’attività di SBA

Confrontarsi con le esperienze degli altri Confrontarsi con le esperienze degli altri Atenei italianiAtenei italiani

Fornire strumenti di valutazione con il fine Fornire strumenti di valutazione con il fine ultimo di migliorare i servizi offerti da SBAultimo di migliorare i servizi offerti da SBA

4

Nelle prossime slide verranno presentati alcuni Nelle prossime slide verranno presentati alcuni risultati della rilevazione dati 2004 (senza risultati della rilevazione dati 2004 (senza

nessuna pretesa di completezza)nessuna pretesa di completezza)

0

100

200

300

400

500

600

02

46

810

0

50

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1 2 3 4 5 6 7 8

-100

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100

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50100150200250300350400450

1

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6

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5

Le biblioteche oggetto di Le biblioteche oggetto di indagineindagine

1. Biblioteca Centrale di Medicina2. Biblioteca di Architettura3. Biblioteca di Economia4. Biblioteca di Filosofia e Lingue5. Biblioteca di Gorizia6. Biblioteca di Psicologia7. Biblioteca di Scienze della Formazione8. Biblioteca di Scienze dell'Antichita'9. Biblioteca di Scienze Matematiche10.Biblioteca Generale11.Biblioteca Scuola di Lingue12.Biblioteca Socio-Politica13.Biblioteca Tecnico Scientifica14.Biblioteca del Dip. di Scienze Economiche e

Statistiche15.Biblioteca del Dip. di Storia e Storia dell'Arte

6

Bacino di utenza di Bacino di utenza di UniTS UniTS

e delle altre università e delle altre università italianeitaliane

UniTS

0

20.000

40.000

60.000

80.000

100.000

120.000

140.000

StudentiStudenti

7

Utenza istituzionale delle Utenza istituzionale delle biblioteche UniTSbiblioteche UniTS

Personale ASS e AOU

4.164

Docenti 2.000

Personale T.A. 800

Studenti 27.422

ASS = Azienda per i Servizi SanitariASS = Azienda per i Servizi SanitariAOU = Azienda Ospedaliera UniversitariaAOU = Azienda Ospedaliera Universitaria

8

Utenza reale delle Utenza reale delle biblioteche SBAbiblioteche SBA**

Per dettagli sulla tipologia dei lettori delle biblioteche SBA cfr. Per dettagli sulla tipologia dei lettori delle biblioteche SBA cfr. http://www.biblio.units.it/DOC/Misurazione%20e%20valutazione/Rilevazione%20dati%202004/Tipologihttp://www.biblio.units.it/DOC/Misurazione%20e%20valutazione/Rilevazione%20dati%202004/Tipologia%20utenti%20SBA%202004.xlsa%20utenti%20SBA%202004.xls

* Punti di servizio SBA che gestiscono il prestito automatizzato* Punti di servizio SBA che gestiscono il prestito automatizzato

Studenti universitari

85,8%

Dipendenti UTS (docenti e non)

5,0%

Altre categorie 2,1%

Utenti esterni 7,1%

9

44

ORE

media delle ore di apertura settimanale dei punti media delle ore di apertura settimanale dei punti di servizio SBAdi servizio SBA

AperturaApertura

(l’obbiettivo è un’apertura di almeno 50 ore (l’obbiettivo è un’apertura di almeno 50 ore settimanali)settimanali)

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AccessibilitàAccessibilità

9.744 mq9.744 mq Superficie totaleSuperficie totale

4.580 mq4.580 mq Superficie accessibile al Superficie accessibile al pubblicopubblico

38.934 ml38.934 ml Scaffalatura totaleScaffalatura totale

11.349 ml11.349 ml Scaffalatura aperta al Scaffalatura aperta al pubblicopubblico

1.1191.119 Posti di letturaPosti di lettura

8888 Pc e terminali destinati al Pc e terminali destinati al pubblicopubblicoNota: i dati si riferiscono alle 15 biblioteche oggetto di rilevazione Nota: i dati si riferiscono alle 15 biblioteche oggetto di rilevazione

datidati

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AccessibilitàAccessibilità

Nota: i dati si riferiscono alle 15 biblioteche oggetto di rilevazione Nota: i dati si riferiscono alle 15 biblioteche oggetto di rilevazione datidati

metri accessibili 11.349

metri accessibili 4.580

metri non accessibili 27.585

metri non accessibili 5.164

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

scaffalatura

superficie

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PrestitiPrestiti

137.223

101.283

prestiti totali prestiti automatizzati

Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di TriesteNota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste

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Prestiti interbibliotecari Prestiti interbibliotecari Document DeliveryDocument Delivery

Per maggiori dettagli cfr. Per maggiori dettagli cfr. http://www.biblio.units.it/DOC/Misurazione%20e%20valutazione/Rilevazione%20dati%202004/PIB%20http://www.biblio.units.it/DOC/Misurazione%20e%20valutazione/Rilevazione%20dati%202004/PIB%20DD%202004.xlsDD%202004.xls

914

1.460

1.867

2.516

-

500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

PIB attivi PIB passivi DD attivi DD passivi

Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di TriesteNota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di TriesteAttivi = prestiti in entrata; Passivi = prestiti in uscitaAttivi = prestiti in entrata; Passivi = prestiti in uscita

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Ricerche bibliograficheRicerche bibliograficheCorsi di orientamento Corsi di orientamento

per l’utenzaper l’utenza

1.0611.061 Ricerche bibliograficheRicerche bibliografiche

3030 Corsi di orientamento per Corsi di orientamento per l’utenzal’utenza

100100 Ore di corsi per l’utenzaOre di corsi per l’utenza

429429 Partecipanti a corsi di Partecipanti a corsi di orientamentoorientamento

Nota: i dati si riferiscono alle 15 biblioteche oggetto di rilevazione Nota: i dati si riferiscono alle 15 biblioteche oggetto di rilevazione datidati

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Risorse bibliograficheRisorse bibliografiche

1.684.6891.684.689 VolumiVolumi

4.4264.426 Periodici Periodici cartaceicartacei

8.0008.000 Periodici Periodici elettronicielettronici

8585 Banche datiBanche dati


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Periodici Periodici elettronicielettronici

8.0008.000 É il numero dei periodici É il numero dei periodici elettronici accessibili dalla elettronici accessibili dalla rete universitariarete universitaria

100.000100.000 È circa il numero dei full-È circa il numero dei full-text scaricati nel 2004text scaricati nel 2004

Per vedere le statistiche degli accessi ai periodici elettronici cfr. Per vedere le statistiche degli accessi ai periodici elettronici cfr. http://www.biblio.units.it/Statistiche/

La pagina contiene anche un’analisi degli accessi per aree La pagina contiene anche un’analisi degli accessi per aree tematichetematiche

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Banche datiBanche dati

8585 É il numero delle banche É il numero delle banche dati accessibili dalla rete dati accessibili dalla rete universitariauniversitaria

Per vedere le statistiche degli accessi (sessioni e ricerche) alle Per vedere le statistiche degli accessi (sessioni e ricerche) alle banche dati cfr. banche dati cfr. http://www.biblio.units.it/Statistiche/BD.asp

40 su CD-Rom40 su CD-Rom

45 in rete45 in rete

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Chi lavora in biblioteca?Chi lavora in biblioteca?

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In quanti siamo?In quanti siamo?

144144 É il numero di persone che a É il numero di persone che a vario titolo hanno lavorato vario titolo hanno lavorato nelle biblioteche nelle biblioteche universitarie nel 2004 universitarie nel 2004 (escluso il personale della (escluso il personale della cooperativa)cooperativa)

111,41111,41 É il numero di persone FTE* É il numero di persone FTE* che a vario titolo hanno che a vario titolo hanno lavorato nelle biblioteche lavorato nelle biblioteche universitarie nel 2004universitarie nel 2004Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di TriesteNota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste

* FTE= Full Time Equivalent, ovvero 1.500 ore lavorative * FTE= Full Time Equivalent, ovvero 1.500 ore lavorative annueannue

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Chi lavora in Chi lavora in biblioteca?biblioteca?

Persone per Stato giuridico (esclusa Persone per Stato giuridico (esclusa cooperativa)cooperativa)


37

1

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712 14

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DIPARTIMENTI FACOLTA SBA STUDENTI "150ORE"

VOLONTARISERVIZIO

CIVILE

ASS

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FTE per Stato giuridicoFTE per Stato giuridico


13,26 15,36

1,00

68,04

0,705,00

8,05

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30,00

40,00

50,00

60,00

70,00

80,00

COOPERATIVA DIPARTIMENTI FACOLTA SBA STUDENTI "150ORE"

VOLONTARISERVIZIO

CIVILE

ASS

Chi lavora in Chi lavora in biblioteca?biblioteca?

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Di che area siamo?Di che area siamo?

N. persone per Stato giuridico e area N. persone per Stato giuridico e area funzionalefunzionale

AREA FUNZIONALE

Area Amministrativa

Area Biblioteche

Servizi Generali

Area Tecnica

Altro Totale

DIPARTIMENTI 22 7 1 7 37

FACOLTA’ 1 1

SBA 14 50 5 4 73

ASS 6 8 14

STUDENTI "150 ORE" 7 7

VOLONTARI SERVIZIO CIVILE 12 12

Totale 42 57 7 11 27 144


23Nota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di TriesteNota: i dati si riferiscono a tutta l’Università di Trieste

Di che categoria Di che categoria siamo?siamo?

CATEGORIA

B C D EP Altro Totale

DIPARTIMENTI 1 20 15 1 37

FACOLTA’ 1 1

SBA 6 53 13 1 73

ASS 6 8 14

STUDENTI “150 ORE” 7 7

VOLONTARI SERVIZIO CIVILE 12 12

TOTALI 8 73 34 2 27 144

N. persone per Stato giuridico e N. persone per Stato giuridico e categoriacategoria


Quanto pesiamo?Quanto pesiamo?

Personale Biblioteche

14%

Altro personale

UniTS86%


Quanto si lavora?Quanto si lavora?

11.91211.912 ordini gestitiordini gestiti

23.29923.299 inventariazioniinventariazioni

32.76332.763 catalogazionicatalogazioni

4.4264.426 periodici gestitiperiodici gestiti

137.223137.223 prestitiprestiti

Alcuni numeri sulla gestione Alcuni numeri sulla gestione biblioteconomica nel 2004...biblioteconomica nel 2004...

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Il modello dei Il modello dei carichi di lavorocarichi di lavoro

Il modello dei carichi di lavoro è uno Il modello dei carichi di lavoro è uno strumento che misura e quantifica in strumento che misura e quantifica in termini di tempo le attività lavorative termini di tempo le attività lavorative svolte nelle bibliotechesvolte nelle biblioteche

È in uso nelle biblioteche SBA dal 1999È in uso nelle biblioteche SBA dal 1999

Cos’è?Cos’è?

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Ogni attività misurabile viene quantificata Ogni attività misurabile viene quantificata (ad es. 400 ordini gestiti nel 2004) e poi (ad es. 400 ordini gestiti nel 2004) e poi divisa per un’unità di misura prestabilita (ad divisa per un’unità di misura prestabilita (ad es 3.600 ordini annui, cioè il numero di es 3.600 ordini annui, cioè il numero di ordini che un’unità di personale FTE lavora ordini che un’unità di personale FTE lavora in un anno)in un anno)

Il risultato è la quantità di FTE necessaria Il risultato è la quantità di FTE necessaria per quella determinata attivitàper quella determinata attività

Ad es. 400/3600= 0,11 FTEAd es. 400/3600= 0,11 FTE

Come funziona?Come funziona?

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La somma dei singoli carichi concorre a La somma dei singoli carichi concorre a formare il carico di lavoro totale della formare il carico di lavoro totale della bibliotecabiblioteca

Il carico di lavoro totale viene poi Il carico di lavoro totale viene poi confrontato con il numero di personale FTE confrontato con il numero di personale FTE che ha effettivamente lavorato nella che ha effettivamente lavorato nella biblioteca al fine di evidenziare inefficienze biblioteca al fine di evidenziare inefficienze o “sofferenze” nella gestione delle risorse o “sofferenze” nella gestione delle risorse umaneumane

Come funziona?Come funziona?

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Da quest’anno sono stati inseriti ulteriori Da quest’anno sono stati inseriti ulteriori parametri per misurare altre attività e la parametri per misurare altre attività e la “complessità” del lavoro in biblioteca, ad “complessità” del lavoro in biblioteca, ad es.:es.:

NovitàNovità

i corsi di formazione seguiti dal personalei corsi di formazione seguiti dal personale in corsi di orientamento all’utenza in corsi di orientamento all’utenza

organizzati dalle bibliotecheorganizzati dalle biblioteche la partecipazione a gruppi di lavorola partecipazione a gruppi di lavoro il numero di altre strutture “servite” dalla il numero di altre strutture “servite” dalla

bibliotecabiblioteca

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Non tutte le attività lavorative della Non tutte le attività lavorative della biblioteca sono misurabili, alcune sono biblioteca sono misurabili, alcune sono complesse e solo stimabilicomplesse e solo stimabili

Non tutte le biblioteche sono uguali...Non tutte le biblioteche sono uguali... Non tutte le persone che lavorano nelle Non tutte le persone che lavorano nelle

biblioteche sono uguali...biblioteche sono uguali...

ma...ma...

LimitiLimiti

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Pur con i suoi limiti il modello dei carichi di lavoro Pur con i suoi limiti il modello dei carichi di lavoro ha il pregio di applicare criteri comuni alle ha il pregio di applicare criteri comuni alle biblioteche SBA e può essere il punto di partenza biblioteche SBA e può essere il punto di partenza per per

1.1. creare maggiore responsabilità e consapevolezza del creare maggiore responsabilità e consapevolezza del proprio lavoro tra il personaleproprio lavoro tra il personale

2.2. valutare la gestione delle risorse umanevalutare la gestione delle risorse umane3.3. focalizzare l’attenzione su aree critichefocalizzare l’attenzione su aree critiche4.4. valutare la redistribuzione delle risorse umane valutare la redistribuzione delle risorse umane

tra biblioteche e all’interno delle biblioteche tra biblioteche e all’interno delle biblioteche5.5. elaborare analisi e proiezionielaborare analisi e proiezioni

VantaggiVantaggi

Per approfondire il modello dei carichi di lavoro cfr. Per approfondire il modello dei carichi di lavoro cfr. http://www.biblio.units.it/DOC/Misurazione%20e%20valutazione/Rilevazione%20dati%202004/Carichihttp://www.biblio.units.it/DOC/Misurazione%20e%20valutazione/Rilevazione%20dati%202004/Carichi%20di%20lavoro%202004.xls%20di%20lavoro%202004.xls

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Quanto costano Quanto costano le biblioteche?le biblioteche?

2.791.22.791.217 €17 €

Spesa per personaleSpesa per personale

2.478.22.478.244 €44 €

Spesa per acquisizioni Spesa per acquisizioni bibliografichebibliografiche


Per vedere i dati dell’inventariazione del materiale bibliografico nel Per vedere i dati dell’inventariazione del materiale bibliografico nel 2004 cfr. 2004 cfr. http://www.biblio.units.it/DOC/Inventario%202004/Inventario%20beni%20bibliografici%202004.xls

425.137 spesa per 425.137 spesa per MonografieMonografie2.053.107 spesa per 2.053.107 spesa per PeriodiciPeriodici

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Quanto costano Quanto costano le biblioteche?le biblioteche?

2.000

2.100

2.200

2.300

2.400

2.500

2.600

2.700

2.800

2.900

3.000

Materiale bibliografico Personale


Spesa in migliaia di euroSpesa in migliaia di euro

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ConclusioniConclusioni

L’elaborazione di L’elaborazione di indicatori sintetici*indicatori sintetici* con cui con cui confrontare le biblioteche tra loro o con altri confrontare le biblioteche tra loro o con altri sistemi bibliotecari è problematica e in alcuni sistemi bibliotecari è problematica e in alcuni casi potrebbe risultare fuorviante per vari casi potrebbe risultare fuorviante per vari motivi:motivi:

1.1. le biblioteche sono molto disomogenee tra lorole biblioteche sono molto disomogenee tra loro

2.2. le biblioteche SBA forniscono servizi anche per altre le biblioteche SBA forniscono servizi anche per altre biblioteche di Ateneo (vengono così distorti gli indici di biblioteche di Ateneo (vengono così distorti gli indici di produttività)produttività)

3.3. la rilevazione dati 2004 non è stata effettuata su tutte le la rilevazione dati 2004 non è stata effettuata su tutte le biblioteche di Ateneo (e certi indicatori hanno senso solo a biblioteche di Ateneo (e certi indicatori hanno senso solo a livello di Ateneo)livello di Ateneo)

ma...ma...

*Ad es. il tasso di penetrazione, o gli indicatori di performance, *Ad es. il tasso di penetrazione, o gli indicatori di performance, produttività, efficienzaproduttività, efficienza

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ConclusioniConclusioni

Dal prossimo anno (2007 con dati 2006) la Dal prossimo anno (2007 con dati 2006) la rilevazione dati verrà effettuata su tutte le rilevazione dati verrà effettuata su tutte le biblioteche dell’Ateneobiblioteche dell’Ateneo

Sarà così possibile migliorare e Sarà così possibile migliorare e implementare il “sistema di monitoraggio” implementare il “sistema di monitoraggio” di SBAdi SBA

Entro la fine del 2005 verrà effettuata la Entro la fine del 2005 verrà effettuata la prima Indagine sulla soddisfazione prima Indagine sulla soddisfazione dell’utenza SBAdell’utenza SBA

Per vedere il prospetto completo della rilevazione dati 2004 cfr. Per vedere il prospetto completo della rilevazione dati 2004 cfr. http://www.biblio.units.it/DOC/Misurazione%20e%20valutazione/Rilevazione%20dati%202004/rilevazione%20dati%202004.xls

Tutti i documenti linkati in questa presentazione sono disponibili a Tutti i documenti linkati in questa presentazione sono disponibili a partire dapartire da http://www.biblio.units.it/DOC

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