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Nuove tecnologie e gestione dei flussi documentali.

L’archivio corrente: dal protocollo tradizionale alla

gestione informatica dei documenti, degli archivi e dei

flussi documentali

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ARCHIVIO: complesso di documenti prodotti o acquisiti da un ente o da una persona durante lo svolgimento della propria attività.

Costituisce un complesso unitario, un unicum che si articola in 3 fasi:

1. Archivio corrente: documenti attivi, in corso di trattazione.2. Archivio di deposito: documenti semiattivi, ancora utili per

finalità amm/ve , ma non più necessari per l’attività corrente3. Archivio storico: documenti storici, relativi ad affari esauriti,

selezionati per conservazione permanente.

L’archivio e le sue fasi

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•AMMINISTRATIVA: complesso di documenti legati all’attività del produttore (documenti che devono essere prodotti e conservati in modo da garantire la certezza del diritto)

“Il Registro di protocollo tenuto da un pubblico ufficio fa fede della data di ricevimento e spedizione ed ha natura di atto pubblico” (sentenza Cassazione penale 6.10.1987)

•CULTURALE: memoria istituzionale in prospettiva storica,

testimonianza certa ed autentica di un’attività

Duplice valenza dell’archivio

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Registro di protocollo

• In origine il termine “Protocollo” indicava il registro usato per la trascrizione degli atti notarili

• Da qui l’attuale significato di registro in cui vengono annotati e classificati giornalmente i documenti in partenza ed in arrivo da parte di amministrazioni pubbliche e aziende private

• Il numero di protocollo progressivo

da 1 a n per ogni anno, viene assegnato

al documento e riprodotto sul medesimo

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Gestione integrataL’archivio è nello stesso tempo

strumento gestionale e bene culturale; ne discende la necessità della gestione integrata tra Amministratine produttrice e Amministrazione archivistica (Soprintendenze Archivistiche per gli archivi degli enti pubblici e dei privati, Archivi di Stato per gli archivi statali)

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•Legge 1409/63 pone le basi della tutela per archivi degli uffici dello Stato, archivi degli enti pubblici e privati

•DL 490/1999 T.U. beni culturali parte dal principio che i beni archivistici (comprendenti archivi dello Stato, degli enti pubblici e archivi privati dichiarati) sono BENI CULTURALI

•D.lgs. 42/2004 Codice “Urbani” dei Beni CulturaliArt. 10 fanno parte dei beni culturali archivi dello Stato e degli enti pubblici, archivi privati che rivestano interesse storico particolarmente importante

Legislazione di tutela degli archivi

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RD 35/25.1.1900 Regolamento per gli uffici di registratura e archivio delle Amm/ni Centrali, definisce l’impianto del modello italiano della gestione dei documenti

•Stabilisce norme molto precise su registrazione (comprese le regole per tipologie particolari, quali circolari, decreti, ruoli, statiche), classificazione, formazione dei fascicoli, passaggio dall’archivio corrente a quello di deposito e storico (Archivio Generale del Regno), scarto.

•Vi sono descritti oltre al registro di protocollo vero e proprio (per cui sono fissate in modo molto particolareggiato le caratteristiche estrinseche e le modalità di registrazione) , altri strumenti e repertori indispensabili per questi uffici: repertorio dei fascicoli, giornali delle spedizioni, scadenziario, raccolte decreti, circolari ecc

Legislazione protocolloIl modello del R.D. 35/1900

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•Negli ultimi decenni la produzione di una grande quantità di documentazione, che presenta inoltre una grande complessità, determina una fase critica, in cui gli uffici hanno nei confronti del loro patrimonio documentario un atteggiamento di trascuratezza.

•Si presta poca attenzione all’archivio considerato come attività residuale, da affidare a personale di basso profilo, in particolare viene in molti casi abbandonata l’operazione della classificazione; ne consegne la non corretta confermazione di archivi.

Ma in seguito……

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Un’inversione di tendenza si determina, con le nuove normative di

riforma della P.A., finalizzate ad operare un profondo cambiamento migliorando il rapporto cittadino-istituzioni e la qualità del servizio con obiettivi di:

•Trasparenza ed imparzialità dell’azione amministrativa (l. 241/90)

•Valutazione dei risultati e controllo di gestione, dovere di comunicazione interna ed esterna (d. lgs 29/93)

•Decentramento: conferimento funzioni agli enti locali, in base a principi di sussidarietà, adeguatezza,completezza(d. lgs 112/98)

•Semplificazione dei procedimenti

•Riorganizzazione delle Amministrazioni (d. lgs 300/99)

Riforma P. A.

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Per la realizzazione di questa complessa trasformazione, l’applicazione delle nuove tecnologie nei sistemi documentari costituisce un elemento indispensabile, in quanto strumento per:

•Attuare la trasparenza

•Incrementare qualità del servizio

•Migliorare efficienza dell’azione amministrativa

•Sorreggere processi decisionali

Informatizzazione

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Al fine di aggiornare la normativa vigente in materia, ferma ad RD 35/1900, il legislatore ha predisposto un nuovo quadro normativo, mantenendo i principi generali delle garanzie giuridiche e cogliendo le possibilità offerte dalle nuove tecnologie, con il fine di perseguire gli obiettivi individuati per la riforma della PA.

•DPR 428/98 regolamento gestione protocollo informatico da parte PPAA (poi confluito nel DPR 445/2000) stabilisce i requisiti del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, nonché disposizioni sugli archivi di deposito e storici

GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI E PROTOCOLLO INFORMATICO

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DPCM 31.10.2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 428/99

Determina in modo dettagliato le condizioni necessarie per il corretto funzionamento del protocollo informatico: adeguamento organizzativo (AOO, nomina responsabile, eliminazione protocolli multipli, funzioni obbligatorie); requisiti per la sicurezza del sistema per l’accesso interno ed esterno, modalità per lo scambio e l’interoperatività; gli strumenti per il funzionamento del sistema (piano classificazione e manuale di gestione)

GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI E PROTOCOLLO INFORMATICO

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DPR 445/2000 Testo unico in materia di documentazione amministrativa: raccoglie e coordina tutte le disposizioni vigenti riguardanti la formazione, tenuta, conservazione e gestione degli atti da parte degli uffici della P.A.

Molti articoli abrogati dal CAD Codice Amministrazione Digitale d. lgs 82/2005

D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445

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D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445- Struttura

E’ articolato in sette capi:• Capo I – Definizione e ambiti di applicazione• Capo II – Documentazione amministrativa –

disposizioni su documento amministrativo e informatico, trasmissione di documentazione, autenticazione, la firma digitale, la legalizzazione di firme e fotografie

• Capo III - Semplificazione della documentazione amministrativa - le istanze, i certificati, l’acquisizione diretta di documenti, l’esibizione di documenti, le dichiarazioni sostitutive

• Capo IVCapo IV - - Sistema di gestione informatica di documentiSistema di gestione informatica di documenti• Capo V – Controlli• Capo VI – Sanzioni• Capo VII – Disposizioni finali

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D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 – Capo IV

Sistema di gestione informatica dei documenti (6 sezioni)

Gestione informatica dei documenti(Sezione I – artt. 50-57)

Accesso ai documenti e alle informazioni del sistema(Sezione II – artt. 58-60)

• Registrazione di protocollo con sistemi informatici

• Criteri uniformi di classificazione e archiviazione

• Informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti formati nell’adozione dei provvedimenti finali

• Accesso degli utenti interni • Accesso esterno

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D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 – Capo IVSistema di gestione informatica dei documenti

Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti(Sezione III – artt. 61-63)

Sistema di gestione dei flussi documentali(Sezione IV – artt. 64-66)

• Istituzione del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi

• Gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati

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Sistemi di Gestione dei flussi documentaliSezione IV – Organizzazione

Individuazione Aree Organizzative Omogenee (art. 50)

• AOO: uffici che presentano esigenze di gestione della doc/ne omogenee e adottano quindi criteri uniformi di classificazione e archiviazione

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•Istituzione Servizio per la gestione informatica dei documenti, lussi documentali e archivi (art. 52)

•Nomina del Responsabile del Servizio (funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica acquisita a seguito dei processi di formazione

Sistemi di Gestione dei flussi documentaliSezione IV – Organizzazione

E’ un ufficio ad alta centralità organizzativa con personale qualificato, che costituisce l’interfaccia competente dell’Amm/ne archivistica per affrontare le problematiche archivistiche

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Compiti:

•Garantire corretta formazione e tenuta del sistema documentario mediante definizione dei criteri di registrazione, piani di classificazione, della modalità di segnatura, ed elaborazione del manuale di gestione

•Definire livello di accesso e abilitazioni alle funzioni della procedura

•Autorizzare operazioni di annullamento

•Assicurare adeguata conservazione dei documenti e degli strumenti di gestione

Servizio per la gestione informatica dei documenti e degli archivi

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Sistemi di Gestione dei flussi documentaliSezione IV – art. 53-56– Registrazione

Finalità: fornire testimonianza giuridica dell’esistenza dei documenti, della data di spedizione e di arrivo, della rete di relazione che lega i documenti nel contesto dell’organizzazione archivistica.

Elementi della registrazione: • Numero di protocollo (automatico, immodificabile)• Data registrazione (automatico, immodificabile)• Mittente/destinatario ( immodificabile)• Oggetto ( immodificabile)• Data e numero del documento ricevuto (se disponibili)• Impronta del doc. informatico (immodificabile)

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Sistemi di Gestione dei flussi documentaliSezione IV – art. 53-56– Registrazione

Segnatura di Protocollo Apposizione o associazione all’originale del doc. in modo permanente e

non modificabile delle seguenti informazioni:• Numero progressivo di protocollo• Data di registrazione• Identificazione dell’AOOInclude anche:• Indice classificazione• Codice Ufficio cui il doc. è assegnatoVa effettuata contemporaneamente alla registrazioneRequisiti di sicurezza• Produzione registro giornaliero• Operazione registrazione effettuata in un’unica soluzione• Annullamento delle informazioni immodificabili, con memorizzazione

degli annullamenti e lettura dei dati annullati

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Gestione informatica dei documenti Sezione II - art. 59 – Accesso esterno

Le informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti possono essere utilizzate per

l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi (artt. 22 e ss. legge 241/1990)

Accesso anche per via telematica (d.p.r. 12 aprile 2006, n. 184 – regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi - art. 13 )

Ricerca, visualizzazione delle informazioni e dei documenti attraverso gli Uffici relazioni con il pubblico

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Sicurezza (artt. 61-63)

• Salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile

• Copie di sicurezza in luoghi differenti e sicuri• Leggibilità dei dati: le informazioni relative a fascicoli

riguardanti procedimenti chiusi, di cui il responsabile ha autorizzato il trasferimento devono essere sempre consultabili

• Conservazione sostitutiva: i dati relativi alla gestione informatica costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione ed organizzazione dei documenti oggetto di riproduzione sostitutiva

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Sicurezza (artt. 61-63)

• Registro di emergenza (art. 63)• Ogni volta che per cause tecniche non è possibile utilizzare le

procedure informatiche, il responsabile autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza.

• Sul registro vanno riportate causa, data e ora dell’inizio dell’interruzione e del ripristino delle funzionalità

• La sequenza numerica deve garantire l’identificazione univoca dei documenti

• Le informazioni sono inserite nel sistema informatico, che provvede a creare un collegamento tra numero di emergenza e numero di protocollo informatico.

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Sistemi di Gestione dei flussi documentaliSezione IV – art. 64

Prospettive future• Le P. A. provvedono alla gestione dei procedimenti

amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati

• i sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti amministrativi

• “Le amministrazioni determinano, autonomamente e in modo coordinato per le A.O.O., le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio”

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- Trasferimenti periodici documenti nell’archivio di deposito:

• almeno una volta all’anno il responsabile provvede a trasferire i fascicoli relativi a procedimenti conclusi in un archivio di deposito

•Trasferimento attuato rispettando l’organizzazione presente nell’archivio corrente

•Obbligo di redigere conservare elenco dei fascicoli trasferiti

- Elaborazione del piano di conservazione, integrato con il piano di classificazione, per definizione dei criteri di selezione

- Trasferimento documenti storici presso AASS o archivio storico:

I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti negli Archivi di Stato o nell’archivio storico, con strumenti che ne garantiscono l’accesso.

Sez V. Disposizioni sugli archivi (art. 67-69)

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SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA INFORMATIVO

SISTEMA DOCUMENTARIO:

Comprende

ARCHIVIO (complesso dei documenti prodotti e acquisiti nel corso dell’attività istituzionale di un soggetto) più

SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI (insieme delle attività finalizzate a registrazione, classificazione ed organizzazione dei documenti; complesso delle regole, strumenti, risorse umane e strumentali).

SISTEMA INFORMATIVO:

Comprende

sistema documentario tutte le risorse informative e le

fonti di informazione di un ente:• sito web• portali• sistema bibliotecario

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SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA INFORMATIVO

SISTEMA DOCUMENTARIO

Obiettivi del sistema di gestione dei documenti:

• fornire ad ogni struttura il necessario supporto per lo svolgimento efficiente della propria attività

• Garantire conservazione e fruizione ai fini interni e della trasparenza

SISTEMA INFORMATIVO

E’ una risorsa strategica indispensabile per un’Amministrazione

• Il sistema informativo deve poter contare su un adeguato sistema documentario, per poter essere efficiente; è il sistema documentario, infatti, la fonte primaria di informazione sull’attività dell’ente.

• La possibilità di dare risposte sui procedimenti al cittadino è strettamente connessa alla buona organizzazione del proprio sistema documentario e quindi dell’archivio

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SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA INFORMATIVO

Sistema informativo

Sistema documentario

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SISTEMA DOCUMENTARIO e SISTEMA INFORMATIVO

Sistema documentario

ARCHIVIO Sistema di gestione dei documenti

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Rappresentazione del contenuto di un atto legato all’attività di un ente pubblico o privato, o di una persona. Elemento qualificante è la relazione con l’attività, per cui i documenti prodotti nell’espletamento di una attività, sono naturalmente legati fra loro da relazioni che non si possono scindere (Vincolo archivistico).

Documento, documenti, archivi

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Tipi di documenti

In relazione allo stato di trasmissione si distinguono in:

• Spediti: trasmessi all’esterno (si conserva la minuta)

• Ricevuti: pervenuti da altri soggetti esterni

• Interni: prodotti e mantenuti all’interno dell’AOO

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FASCICOLO: raggruppamento organico di documenti relativi ad uno stesso oggetto: affare, procedimento, materia, tipologia, che si forma nel corso dell’attività amministrativa del soggetto produttore; Il fascicolo riunisce quindi tutti i documenti relativi a tali attività.

E’ identificato da un codice comprendente indice classificazione e numero progressivo del fascicolo

Ha funzione logica e fisica

I fascicoli possono essere organizzati per:

• Oggetto: documenti relativi ad un determinato oggetto (fascicoli per materia o nominativi)

• Procedimento: documenti relativi ad una specifica attività o procedimento amministrativo (identificati ai sensi della l. 241/90)

• Tipologia di forma: documenti raggruppati in base alla loro tipologia in fascicoli stabiliti secondo criteri temporali (annuali, mensili ecc.) (es circolari, ordini di servizio)

Documenti e loro aggregazioni

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Registro

•unità costituita dalla registrazione in sequenza, secondo criteri stabiliti (prevalentemente cronologici) in un’unica entità documentaria di una pluralità di atti.

E’ l’altro elemento che costituisce la struttura di un archivio; in quanto unità logica è indivisibile

Documenti e loro aggregazioni

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Gli Strumenti

• Sistema di classificazione (comprendente anche piano di conservazione)

Il piano di classificazione (o titolario) è uno schema generale di voci logiche, articolate in modo gerarchico (dal generale al particolare) e rispondenti ai bisogni funzionali del soggetto produttore

• Manuale di gestione

Descrive sistema di gestione e conservazione dei documenti e contiene le informazioni necessarie per il corretto funzionamento del servizio.

Strumento nuovo di organizzazione sotto il profilo regolamentare ed informatico; deve essere trasparente, reso pubblico anche in rete, perché sia noto a impiegati e cittadini.

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Descrive:

- l’ambito di applicazione: l’AOO e delle sue Unità Organizzative (Divisioni, Servizi) secondo il modello organizzativo stabilito che può essere accentrato o distribuito:

1. unificato o centralizzato (esiste un unico servizio specifico per tutta l’AOO)

2. coordinato o decentrato (nell’ambito dell’AOO all’interno del sistema documentario unico, ad ogni U. O. corrisponde un’articolazione del Servizio)

- le modalità di trattamento dei documenti in tutte le varie fasi (arrivo corriere, distribuzione, protocollazione, ecc.)

Contenuto e struttura tipo del Manuale di Gestione

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Attività indispensabile per la corretta formazione di un archivio e per garantire l’ordinata e funzionale sedimentazione dei documenti; è l’ordinamento di tutti i documenti (soprattutto quelli informatici) che costituiscono il sistema documentario, secondo un piano di classificazione predeterminato in base a principi funzionali (T.U.445/2000 art. 52 e 56)

Classificare attribuire al doc. un indice di classificazione

Fascicolare associare il doc. ad una unità archivistica (fascicolo)

CLASSIFICAZIONE

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Schema generale di voci logiche, articolate in modo gerarchico (dal generale al particolare) e rispondenti ai bisogni funzionali del soggetto produttore

Non deve basarsi alla struttura organizzativa, che è soggetta a continue trasformazioni.

Le voci si distinguono in base alla natura delle funzioni in 2 settori:

•Funzioni istituzionali (primarie) relative alla missione istituzionale e specifiche di ciascuna AOO

•Funzioni di gestione e strumentali (secondarie) relative alle attività di funzionamento (risorse umane, finanziarie, strumentali) comuni a tutte le PP.AA. E quindi condivisibili da più strutture.

PIANO di CLASSIFICAZIONE

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•E’ lo strumento di comunicazione più utilizzato per comunicare in forma scritta via internet; principale vantaggio è l’immediatezza. I messaggi possono includere testo, immagini, audio, video o qualsiasi tipo di file.

•Finalità: interoperabilità dei sistemi di protocollo delle PPAA, stabilendo modalità comuni di trasmissione.

Trasmissione dei documenti - La Posta elettronica/electronic- mail

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• Garantisce certezza spedizione e ricezione (come raccomandata con

ricevuta di ricevimento

• Invio e ricezione sono certificate in quanto il mittente riceve dal proprio gestore di posta una ricevuta di spedizione, che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione, e il gestore posta del destinatario invia al mittente ricevuta di avvenuta o mancata consegna con indicazione temporale. Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni (conservata per un periodo di 30 mesi a cura dei gestori) ha lo stesso valore giuridico delle ricevute.

La posta elettronica certificata (PEC)).

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D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale

Affronta in modo organico il tema:• dell’utilizzo delle nuove tecnologie

dell’informazione e della comunicazione

• della disciplina di fondamentali principi giuridici applicabili al documento informatico e alla firma digitale

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D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale

E’ articolato in otto capi:• Capo I – Definizione, finalità e ambito di applicazione • Capo II – Documento informatico e firme elettroniche;

pagamenti, libri e scritture • Capo III - Formazione, gestione e conservazione dei documenti

informatici• Capo IV – Trasmissione informatica dei documenti• Capo V – Dati delle pubbliche amministrazioni e servizi in rete• Capo VI – Sviluppo, acquisizione e riuso di sistemi informatici

nelle pubbliche amministrazioni• Capo VII – Regole tecniche• Capo VIII – Sistema pubblico di connettività e rete

internazionale della pubblica amministrazione• Capo IX – Disposizioni transitorie finali e abrogazioni

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ORIENTAMENTO

1. La pubblica amministrazione e le nuove tecnologie: la gestione dei flussi documentali nell’evoluzione normativa

2. Gestione informatizzata dei flussi documentali - Workflow documentali

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Cosa si intende per workflow

• Workflow

• Workflow documentali

Automazione di procedure dove documenti, informazioni e attività sono trasferiti tra gli attori di un processo secondo un predefinito set di regole

Gestione informatizzata dei flussi documentali (iter dei procedimenti e flusso di lavoro) all’interno dei processi e in relazione ai procedimenti

– Oltre a gestire l’iter dei documenti, il sistema gestisce e controlla le attività del procedimento attivando le risorse necessarie per realizzarle (persone, applicazioni..)

– Facilita l’accesso da parte del cittadino

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CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella P.A.) istituito con d.lgs 196/93; opera presso PCM, per attuazione delle politiche del MIT (istituito con DPCM del 27.9.2001).

Unifica 2 organismi preesistenti:

•AIPA (Autorità Informatica per la P.A) istituita. con d. lgs 39/93,con obiettivo di dare supporto alle PPAA nell’utilizzo dei nuovi strumenti informatici.•Centro Tecnico per la Rete unitaria della P. A. RUPA istituito nel 1997 presso AIPA il (interconnessione di insieme di Domini di varie Amministrazioni in un dominio della R.U., per realizzare un insieme di servizi base, tra cui posta elettronica, per l’interoperabilità fra le

Amministrazioni)

SSPA Scuola Superiore per la Pubblica Amministrazione

Gli organismi di riferimento

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Il progetto ESPI del MIBAC

• Il progetto ESPI (estensione protocollo informatico) del Ministero per i Beni e Attività Culturali ha come obiettivo l’inserimento di tutte le strutture centrali e periferiche del Mibac in un sistema coordinato di gestione informatica dei documenti.

• Si pone come sviluppo e completamento dei primi progetti di informatizzazione del servizio di protocollo realizzati, in seguito alle innovazioni normative, a partire dalla fine degli anni ’90 presso alcune Direzioni Generali.

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Il progetto ESPI del MIBAC

• E’ un progetto modulare, in cui sono previste una serie di funzionalità, che vanno dal nucleo minimo al flusso procedimentale.

• Prevede il collegamento del sistema documentale con specifiche funzionalità, per le quali si stanno predisponendo le strutture operative, quali:

firma digitale posta elettronica certificata

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Il progetto ESPI del MIBAC

• E’ stato coordinato dalla Direzione per l’Innovazione Tecnologica, che aveva istituito un apposito gruppo di lavoro con rappresentanti (nelle persone dei responsabili del Servizio o del “focal point”) delle diverse strutture centrali, in modo da coinvolgere i vari settori del Ministero

• Introduce una notevole evoluzione organizzativa sotto il profilo sia dell’informatizzazione, sia dell’accrescimento professionale delle risorse umane.

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I modelli elaborati dal gruppo di lavoro

• Piano di classificazione: modello basato sulla individuazione delle attività e strutturato in 2 sezioni pertinenti rispettivamente le voci di funzionamento e quelle delle attività istituzionali. Sono stati messi a punto 2 modelli: uno per i 3 Dipartimenti: RIO, Beni Culturali e Paesaggio, Spettacolo e Sport e rispettive Direzioni ed uffici periferici; l’altro per il Dipartimento per i Beni Archivistici e Librari e rispettive Direzione ed Uffici periferici. I 2 modelli sono sostanzialmente omogenei nella parte relativa alle attività di funzionamento e divulgazione, mentre per la parte delle attività istituzionali di tutela presentano impostazioni parzialmente diverse.

• Manuale di gestione: predisposto uno schema generale che deve essere integrato d parte di ogni AOO con i dati pertinenti alla propria situazione.

I suddetti modelli sono stati pubblicati nell’apposita rubrica ESPI dell’intranet del Ministero, da dove possono essere automaticamente importati da parte degli Istituti .

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Piano di classificazione Mibac - Struttura

1. Funzionamento e divulgazione

01.00.00 - Pianificazione e Affari Istituzionali

04.00.00 - Organizzazione

07.00.00 - Informazione e Comunicazione Istituzionale

10.00.00 - Sistema dei controlli

13.00.00 - Sistemi informativi e documentari

16.00.00 - Gestione Risorse Umane

19.00.00 - Programmazione Risorse Finanziarie

22.00.00 - Gestione Risorse Finanziarie

25.00.00 - Gestione risorse Strumentali

28.00.00 - Fruizione

31.00.00 - Divulgazione

2. Tutela 34.00.00 Tutela e Protezione

37.00.00 Conservazione

40.00.00 Vigilanza Istituti culturali

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1° fase: modalità base del protocollo informatico.

Comprende le seguenti attività:

• Registrazione

• Segnatura

• Classificazione

LE TAPPE DEL PERCORSO

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LE TAPPE DEL PERCORSO

2° fase: gestione informatica documenti e flussi documentali.

Comprende• Registrazione con trattamento immagini• Assegnazione per via telematica al destinatario• Collegamento alla gestione dei procedimenti 3° fase: workflow degli iter documentali:

razionalizzazione dei processi documentali mediante informatizzazione processi relativi ai flussi documentali e integrazione con altri sistemi informativi

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Un aspetto essenziale per il buon esito dei progetti di introduzione di sistemi di gestione informatica dei documenti è la formazione del personale.

L’innovazione richiede infatti adeguati investimenti nelle risorse umane e nella formazione.

Nessuna grande trasformazione è possibile senza un parallelo processo di cambiamento del capitale umano, che costituisce una preziosa risorsa nella P.A.

FORMAZIONE

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ESPI - login

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Registrazione doc. in entrata

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Registrazione doc. uscita

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Documenti interni

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ESPI Classificazione

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Piano classificazione (titolario)

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Classificazione scelta voce titolario e fascicolo

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Creazione fascicolo

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Creazione sottofascicolo

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Piano di fascicolazione

• Nella creazione dei fascicoli è opportuno stabilire delle linee guida, con criteri chiari e condivisi

• Norme di riferimento per la corretta denominazione (elementi obbligatori, uso delle abbreviazioni, dei caratteri maiuscoli/minuscoli)

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ESPI - Assegnazione

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Struttura organizzativa dell’AOO

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Ricerche archivio corrente

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Ricerche archivio deposito

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Liste anagrafiche

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Liste - ricerca

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Repertori

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Stampa protocollo

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GLI OBIETTIVI

•Il sistema documentario (prodotto dal sistema di gestione documentale) garantisce informazione di qualità, fornendo indispensabile supporto per l’attività del soggetto produttore.

•E’ la necessaria premessa per la creazione di un sistema informativo efficace che renda disponibili dati e informazioni nella loro affidabilità ed integrità.

•E’ condizione imprescindibile per pervenire agli obiettivi di trasparenza, efficacia, efficienza e rispondere alle esigenze della comunicazione. (Rapporto tra back office-front office).

•E’ premessa necessaria alla conservazione della memoria storica

Qualche considerazione finale

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Fine

Grazie per l’attenzione

Elisabetta Reale (Responsabile Servizio Protocollo Informatico Direzione Generale Archivi)

ereale@archivi.beniculturali.it