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MANUALE GESTIONE FAX

FaxMaker non verrà più utilizzato, i client non verranno disinstallati dai pc per consentire la consultazione dell’archivio, siete pregati di spostare i fax nelle cartelle locali di archivio.

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L’utente potrà trovare i fax, che il centralino ha girato, all’interno di Outlook Express nella cartella FAX – Posta in arrivo

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Per inviare un fax da qualsiasi applicazione, è sufficiente selezionare la stampante Hylafax e premere il tasto OK.

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Si apre il client di trasmissione fax, è possibile inserire direttamente il numero di fax a cui si vuole inviare il fax, premendo Invio il numero viene visualizzato nel riquadro inferiore

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Se si vuole consultare la rubrica aziendale cliccare su Rubrica e verrà visualizzata, è possibile ordinare per la colonna desiderata, cliccando sull’intestazione. Si può filtrare l’elenco utilizzando le caselle poste in alto. Ogni nominativo può essere associato a un Proprietario (EG, CRINOS) ad una divisione (Marketing, Amministrazione, etc), ad una categoria (Distributore, etc).

Per inserire un nuovo nominativo cliccare su “Nuovo Contatto”.

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Facendo doppio click sull’azienda viene visualizzata la maschera del dettaglio dell’anagrafica. Sono presenti i campi: Azienda, Nome, Dipartimento, Fax, Telefono, E-mail, Cellulare, Categorie, Divisioni, Proprietari.Cliccando sul bottone a fianco della Categoria o Divisioni o Proprietari viene visualizzata la maschera che permette di associare o inserire una nuova voce selezionando la casella a fianco della categoria / divisione / proprietario.

Questa struttura dei dati permette di inserire un solo nominativo anche se lo stesso serve a più aziende o divisioni.

I cambiamenti vengono memorizzati solo se si preme il bottone “Salva” sulla maschera “Dati Contatto”.

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Per inviare il fax a più contatti contemporaneamente si possono selezionare più nominativi cliccando sulla riquadro a fianco del nominativo che diventirà rosso e poi cliccare su “Aggiungi a selezione”. É anche possibile selezionare tutti i nominativi visualizzati tramite il tasto “Seleziona tutti”. I nominativi selezionati vengono visualizzati nella machera “Invio Hylafax”, per rimuovere un nominativo fare un doppio click sullo stesso. Tramite i tre elenchi a discesa posizionati sulla maschera “Rubrica” è possibile filtrare l'elenco dei nominativi basandosi sulle categorie, divisioni, proprietari.

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Per Inviare i fax ai numeri selezionati premere sul tasto Invia, verrano visualizzati i messaggi relativi al processo di trasmissione al server dello stesso.

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Per ogni fax inviato viene trasmessa sia la conferma di accodamento con in allegato l'immagine del fax trasmesso, sia il risultato della trasmissione. L'id job permette di associare la conferma di accodamento e il risultato della trasmissione.

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RACCOMANDAZIONI:

LA RUBRICA E’ UNA RISORSA COMUNE !!!

fare attenzione quando si modifica un numero o si elimina un nominativo. Se voglio eliminare un nominativo della mia divisione mi basta deselezionare la divisione non eliminare il nominativo!Se voglio inserire un altro numero di fax relativo ad una azienda già presente in elenco, è possibile inserirlo associandolo ad un contatto diverso o inserendo una nota che spieghi il perché di un secondo inserimento.

Se voglio inoltrare il fax ricevuto ad ad un nominativo interno all’azienda devo scegliere Inoltra da Outlook Express e digitare l’indirizzo in questo formato: iniz.nome.cognome@fax.local (es. p.pianezza@fax.local). Il destinatario ritroverà il fax nella casella Fax di OE.Se invece lo voglio inoltrare ad una persona esterna all’azienda dovrò cambiare il mittente (casella DA:) e inserire l’indirizzo di posta elettronica. Il destinatario riceverà una mail con l’allegato TIFF del fax.