1. L’ARCHIVIO STORICO · 3 Registro 5 -6 2 Delibere Giunta 1871 -1875 4 Registro 7 -8 2...

CORSO DI ARCHIVISTICA TECNICA E INFORMATICA (mod. A)

Prof.ssa Cecilia Tasca

Tutor: Dott.ssa Eleonora Todde

a.a. 2016-2017

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1. L’ARCHIVIO STORICO

Il materiale archivistico destinato a conservazione permanente viene versato

dall'amministrazione produttrice all'archivio storico competente.

Tutti i documenti che entrano nell'archivio storico dovrebbero essere formalmente

registrati in un registro dei versamenti. L'archivista deve ricevere un modulo di

versamento che deve riassumere i dati relativi ai documenti versati e contenga

l'autorizzazione o notifica di versamento. In linea generale deve essere predisposto un

verbale con un elenco di consistenza realizzato secondo uno preciso schema:

- numero progressivo

- titolo

- numero dei pezzi

- tipologia del materiale

- estremi cronologici.

I documenti acquisiti vengono ordinati secondo il principio di provenienza (non

confondere i documenti di un fondo con quelli di un altro fondo) e il principio

dell'ordine originario (in conformità all'ordine dato dall'ente produttore).

Una volta presa coscienza del materiale e aver fatto l'ordinamento si procederà alla

sua descrizione in modo da fornire gli strumenti di ricerca e consultazione.

L’ordinamento tende a ristabilire le connessioni interne alla struttura di un archivio

che conferiscono un significato specifico ai singoli documenti.

Fasi del riordinamento:

1. attraverso i registri di protocollo si verificherà l’esistenza dei documenti

protocollati e la loro corretta collocazione archivistica, segnando con un

foglietto quelli assenti;

2. la schedatura delle singole unità con l’indicazione di alcuni dati essenziali

(denominazione dell’ente che ha posto in essere il volume/fascicolo/registro,

indicazione dell’oggetto o della natura del documento, date estreme, segnature

archivistiche originali);

3. il raggruppamento delle schede per ente;

4. la ricostituzione della serie in base alle segnature archivistiche;




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5. spostamento materiale delle unità archivistiche dal fondo esaminato alla

riorganizzazione sulla base delle segnature archivistiche, secondo l’ordine

istituito nelle schede;

6. quando una serie è costituita da documenti sciolti, per cui non risulta un

criterio originario di aggregazione, i documenti si dispongono in ordine

cronologico;

7. disposizione delle serie secondo l’ordine originario qualora questo sia mai

esistito ed è fondatamente ricostruibile. Qualora non sia possibile ricostituire

l’ordine delle serie si seguirà un ordine di massima:

- le disposizioni di carattere generale sull’organizzazione e sul

funzionamento dell’ente

- le decisioni degli organi deliberanti

- gli atti amministrativi (atti conclusivi redatti secondo le forme prestabilite)

o le sentenze per gli organi giudiziari, o gli atti conclusivi di qualsiasi

istituzione si tratti

- il complesso delle pratiche che costituiscono l’attività istituzionale

dell’ente

- la documentazione di natura finanziaria, fiscale o contabile (se si tratta di

un organo con funzioni finanziarie queste serie costituiranno l’attività

istituzionale dell’ente)

- i fascicoli del personale

- i registri di protocollo e le rubriche

- le serie complete precedono gli spezzoni e le miscellanee.

8. sostituzione dei vecchi faldoni con buste nuove, riportando nella costa anche

le vecchie segnature archivistiche operazione chiamata condizionatura.

Per approfondimenti:

- P. CARUCCI, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma

1983




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2. I MEZZI DI CORREDO ARCHIVISTICI

I mezzi di corredo si dividono in:

- mezzi di corredo primari (si riferiscono agli archivi propri e si attengono

compiutamente alla descrizione archivistica) → elenchi, guide, inventari

- mezzi di corredo sussidiari (forniscono un sostegno a livello di gestione delle

registrazioni effettuate) → indici, rubriche, repertori

- mezzi di corredo complementari (utili per la paleografia e la diplomatica) →

sunti, regesti, trascrizioni

- mezzi di corredo atipici (attengono a scritture per le quali non è possibile

verificare la sussistenza del vincolo naturale, vengono considerati come

raccolte) → schedari, data base, cataloghi

Gli strumenti per la ricerca:

possono descrivere, spesso analiticamente, parti o settori di un archivio senza un

intervento complessivo o nel rispetto della struttura organica dell'archivio stesso

(concetto serie) ma i documenti vengono raggruppati per temi, derivanti dalle

esigenze specifiche delle ricerche.




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2.1 I MEZZI DI CORREDO PRIMARI: GLI ELENCHI

L'elenco è una lista con indicazione più o meno sommaria della documentazione

compresa in ciascuna busta o dei registri di un fondo non riordinato, secondo l'ordine

in cui di fatto si trovano le singole unità. → definizione della Carucci

L'assenza di ordine come elemento distintivo e indispensabile per la creazione

dell'elenco non è sempre un aspetto così fondamentale: infatti esistono archivi che pur

essendo riordinati presentano il solo elenco al posto della guida o dell'inventario.

Il carattere di provvisorietà che sembra venire dalla definizione della Carucci non è

legittimato se pensiamo agli elenchi di consistenza, di deposito, di versamento che

nascono per determinate esigenze archivistiche e rimangono immutate. Si può

accettare questa provvisorietà solo se vediamo l'elenco come un mezzo scientifico di

primo livello e che successivamente troviamo un mezzo più solido come l'inventario.

Tra le varie tipologie di elenchi una prima distinzione viene effettuata tra gli elenchi

generali e gli elenchi speciali: i primi sono realizzati in modo autonomo e hanno lo

scopo di descrivere sia singolarmente (in modo analitico) sia in raggruppamenti (in

modo sommario) le unità archivistiche; i secondi hanno una funzione di

completamento di alcune pratiche definite principali.

Elenchi generali è un mezzo in prevalenza descrittivo, che si riferisce a

documentazione archivistica ordinata o disordinata, il cui fine fondamentale è quello

di consentire all’archivista tutte quelle attività in grado di capire la consistenza del

materiale. Solitamente hanno, quindi, un uso interno e una finalità pratica e di ricerca

per gli operatori del settore.

Elenchi speciali essendo creati come supporto e completamento di pratiche

documentarie considerate primarie, hanno una caratterizzazione strumentale e non

vengono prodotti esclusivamente per la descrizione del materiale a fini consultativi.

Tra gli elenchi speciali abbiamo diverse tipologie:

- elenchi di consistenza: sono maggiormente autonomi, rispondono alla primaria

necessità di comprendere l’intera struttura dell’archivio nelle sue varie

articolazioni. Si tratta sostanzialmente di un elemento descrittivo provvisorio (un

primo passo verso la compilazione di un mezzo di corredo più completo come

l’inventario).

- elenchi di trasferimento: vengono realizzati in occasione dello spostamento della

documentazione sia all’interno dello stesso soggetto produttore che all’esterno.

Anche questi sono considerati provvisori in quanto la loro funzione principale è

di fornire l’ordine del materiale durante lo spostamento. È auspicabile che siano

realizzati in forma analitica (ogni singola unità), perché una modalità sommaria

non garantirebbe la stessa precisione nell’individuazione dei pezzi.

- elenchi di deposito: sono parte integrante dei verbali di deposito del materiale




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archivistico che vengono compilati quando il proprietario di un archivio

trasferisce ad un altro soggetto, che solitamente ha una differente natura

giuridica, il solo possesso del bene, mantenendo invece la proprietà. Lo scopo è

di conoscenza quantitativa del materiale.

- elenchi di versamento: sono parte integrante dei verbali di versamento, ossia

quell’attività con cui si trasferisce sia il possesso che la proprietà del materiale

archivistico tra due soggetti che, solitamente, hanno la stessa natura giuridica

(sostanzialmente sono due settori dello stesso soggetto produttore). Sono

strutturati per dare conoscenza quantitativa del materiale.

- elenchi di donazione “inter vivos”: sono parte integrante di atti liberali (ad

esempio le donazioni), cioè quelle operazioni in cui si trasferisce, a titolo

gratuito, sia il possesso che la proprietà del materiale archivistico tra due

soggetti, in seguito ad un loro accordo spontaneo. Anche questi elenchi hanno lo

scopo di conoscenza quantitativa della documentazione.

- elenchi di trasferimento “mortis causa”: sono parte integrante di quegli atti

relativi all’espressione delle ultime volontà (ad esempio i testamenti) in cui si

può trasferire sia il possesso che la proprietà. Il loro scopo è di conoscenza

quantitativa del materiale.

- elenchi di alienazione: sono parte integrante degli atti contrattuali, nei quali si

trasferisce, a titolo oneroso, sia il possesso che la proprietà di un bene

archivistico. Lo scopo dell’elenco è di descrizione quantitativa del materiale.

- elenchi di scarto: sono inseriti nei verbali predisposti per ottenere l’eliminazione

del materiale archivistico.




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Tipologie di elenchi:

1. elenco analitico le unità archivistiche sono descritte singolarmente, ad

ognuna di esse viene assegnato un unico ed autonomo numero progressivo

2. elenco sommario le unità archivistiche sono descritte seguendo il criterio

della serie, quindi per raggruppamenti di più pezzi, a cui viene assegnato un

unico numero progressivo, pur avendo più numeri di corda

3. elenco misto unisce il modo analitico e quello sommario all’interno dello

stesso elenco e sono usati alternativamente.

Struttura degli elenchi (elementi basilari):

- numero progressivo (può essere dell’elenco e di corda);

- tipologia delle unità archivistiche carte sciolte (buste, filze, faldoni) e carte

legate (registri, libri);

- consistenza;

- denominazione;

- estremi cronologici.

Struttura degli elenchi (elementi aggiuntivi degli elenchi di scarto):

- peso parziale e complessivo della documentazione;

- motivi.




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ELENCO ANALITICO

n. progressivo

di Elenco

Tipologia

dell’unita

Consistenza Denominazione Estremi

cronologici

1 Registro 1 Delibere Consiglio 1871-1874



4 Busta 1 Atti deliberazioni 1871

5 Busta 1 Atti deliberazioni 1872-1875

6 Registro 1 Delibere Giunta 1871-1873

7 Registro 1 Delibere Giunta 1874-1875

8 Registro 1 Contabilità Mastro 1871-1874

9 Registro 1 Contabilità Mastro 1875-1878

10 Busta 1 Contabilità

carteggio

1871-1874


carteggio

1875-1876


carteggio

1877-1878

13 Busta 1 c.s. 1875-1877

14 Busta 1 c.s. 1878-1885

ELENCO SOMMARIO

n.

progressivo

di Elenco

Tipologia N. di

corda


cronologici

1 Registro 1-3 3 Delibere Consiglio 1871-1878

2 Busta 4-5 3 Atti deliberazioni 1871-1875

3 Registro 6-7 2 Delibere Giunta 1871-1875

4 Registro 8-9 2 Contabilità Mastro 1871-1878

5 Busta 10-12 4 Contabilità

carteggio

1871-1878

6 Busta 13-14 5 c.s. 1878-1885




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ELENCO MISTO

n.

progressivo

di Elenco

Tipologia N. di

corda


cronologici

1 Registro 1-3 3 Delibere Consiglio 1871-1878

2 Busta 4 1 Atti deliberazioni 1871

3 Registro 5-6 2 Delibere Giunta 1871-1875

4 Registro 7-8 2 Contabilità Mastro 1871-1878

5 Busta 9 1 Contabilità

carteggio

1871-1872

6 Busta 10 1 c.s. 1873-1875




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2.2 I MEZZI DI CORREDO PRIMARI: LE GUIDE

Definizione del Lodolini: “la guida descrive l’archivio sulla base della storia delle

istituzioni che hanno prodotto la documentazione”.

Definizione della Carucci: “uno strumento per la ricerca che descrive

sistematicamente, in maniera più o meno dettagliata, i fondi conservati in uno o

diversi istituti archivistici”.

Tipologie di guide archivistiche:

- guide generali internazionali, nazionali e locali

- guide speciali

- guide singolari

- guide tematiche

- guide topografiche.

Guide generali

Descrivono in un unico contesto logico e uniforme più archivi che sono conservati

presso istituzioni o enti. Questi enti possono essere qualificati sia come archivi di

concentrazione sia come soggetti con il compito di custodire permanentemente la

propria documentazione.

Solitamente gli archivi sono censiti, analizzati e infine descritti nella loro complessità.

Guide generali internazionali è quanto di più ampio possa esistere nella

descrizione del panorama archivistico. I principali problemi derivano dalle differenti

impostazioni teoriche, metodologiche e pratiche esistenti tra i vari stai. Non solo:

esistono anche differenze terminologiche all’interno delle varie discipline.

ESEMPIO: la Guide International des Archives viene strutturata sulla base di un

questionario con quattro tematiche principali, a loro volta articolate in 21 domande:

1. la natura, i luoghi di conservazione e le strutture concernenti l’organizzazione

delle differenti categorie di archivi (pubblici, privati, ecclesiastici);

2. i regolamenti relativi alle forme di conservazione, con particolare riferimento

alle modalità previste per l’eliminazione della documentazione (limiti

cronologici e tipologie documentaria);

3. facilitazioni per la consultazione e la fruizione degli archivi (riproduzioni

fotografico, valore giuridico e procedure usate);

4. aspetti tecnici riguardanti la sicurezza degli archivi (restauro, autorità

scientifiche preposte e stato dei risultati scientifici raggiunti).

Guide locali hanno una dimensione territoriale più delimitata rispetto a quella

nazionale.




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Guide speciali

Sono quei mezzi di corredo che hanno ad oggetto l’illustrazione di archivi che

possono essere conservati da un lato presso gli istituti di concentrazione, che

comunque devono essere considerati nella loro autonomia, sia presso la sezione

separata degli stessi soggetti produttori.

Guide singolari

Sono quei mezzi di corredo che illustrano la documentazione realizzata dai singoli

soggetti produttori, siano o no gli attuali conservatori del materiale. Sono concepite

per la descrizione di singoli archivi, ossia di documentazione organica realizzata da

singoli soggetti produttori.

Guide tematiche

Può essere assimilata alla categoria degli strumenti di ricerca: il materiale viene

organizzato secondo il principio della pertinenza e non della provenienza. La

documentazione viene quindi riunita secondo un ordine che corrisponde alle materie.

Il vincolo naturale è presente solo a livello settoriale.

Guide topografiche

La finalità è diretta alla conoscenza della collocazione fisica del materiale e non alle

caratteristiche della documentazione. Può seguire principalmente due direttive:

1. descrizione del materiale stanza per stanza, realizzando la numerazione

progressiva delle stanze, il numero dello scaffale, il numero del palchetto, il

titolo della serie, gli estremi cronologici e il numero complessivo dei pezzi

collocati;

2. titolo della serie, estremi cronologici, consistenza, stanza, scaffale, palchetto.

GUIDA GENERALE DEGLI ARCHIVI DI STATO

Pubblicata tra il 1981 e il 1984.

È articolata in cinque volumi: quattro sono dedicati all’Archivio centrale dello Stato e

agli Archivi di Stato posti in ordine alfabetico (di seguito troviamo anche le Sezioni di

Archivio di Stato), l’ultimo volume a repertori delle magistrature periferiche degli

Stati preunitari e dello Stato italiano e agli indici.

Sezione introduttiva

Riporta i dati essenziali utili per la comprensione del percorso compiuto e per la

realizzazione degli elementi tecnici utili alla utilizzazione corretta:

- una breve nota sulla composizione della Redazione centrale (indicazione di

coloro coordinato e realizzato l’iniziativa);

- sommario del volume (indice generale dei diversi settori e dei diversi capitoli)

- presentazioni (interventi dei vari ministri per i beni culturali e del Direttore

generale degli Archivi di Stato);

- le abbreviazioni;

- le opere citate in forma abbreviata;




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- le raccolte di leggi citate in forma abbreviata.

Sezione descrittiva

- introduzione (finalità della Guida Generale, evoluzione degli Archivi di Stato, guida

ai fondi);

- illustrazione degli archivi italiani

- elementi descrittivi (sede dell’archivio, consistenza totale del materiale, laboratorio

di fotoriproduzione, curatori delle voci, indici sommari dei fondi, notizie storiche ed

istituzionali relative all’archivio preso in esame, descrizione dei singoli fondi

archivistici)




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2.3 I MEZZI DI CORREDO PRIMARI: L’INVENTARIO

L’inventario è il mezzo di corredo per eccellenza perché comprende tutti gli aspetti

conoscitivi dell’archivio (da quelli introduttivi, a quelli descrittivi, con indicazioni

bibliografiche e indicizzazioni).

La stesura dell’inventario è una operazione che è inevitabilmente legata al

riordinamento del materiale.

Definizioni di inventario

Archivisti olandesi Müller, Feith e Fruin paragonano l’inventario ad una

guida compilata a fini pratici che dia un prospetto generale del contenuto

dell’archivio.

Alla fine dell’Ottocento la maggior parte della documentazione proveniente

dagli antichi regimi non era conosciuta per cui era più utile una panoramica

generale del materiale, piuttosto che la singola descrizione di tutto quello che

era contenuto all’interno di un archivio.

Virgilio Giordano sostiene che l’inventario consista nella rilevazione

ordinata e completa di tutte le serie di documenti costituenti l’archivio; serve

per trovare ogni singolo documento ma anche a garantire l’integrità delle serie

archivistiche conservate.

Leopoldo Cassese l’inventario è una scrittura nella quale vengono elencati

gli atti nella loro entità (non si considera la qualità ma solo la quantità).

Elio Lodolini l’inventario è il mezzo di corredo necessario per trovare la

documentazione che interessa, indica le competenze, la struttura, l’evoluzione

dell’istituzione che ha prodotto il materiale.

Paola Carucci l’inventario è lo strumento fondamentale per eseguire le

ricerche: descrive tutte le unità che compongono un archivio ordinato.

Giorgetta Bonfiglio Dosio per inventario si intende il mezzo di corredo

redatto al termine di un processo critico di riordinamento di un archivio, in cui

gli elementi essenziali sono l’introduzione, la descrizione e gli indici.

Le finalità di un inventario sono:

- quelle di rappresentare in forma organica la documentazione in vista di una

sua fruizione;




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- di individuare e riportare tutti gli elementi storici, sociali, culturali che

attengono al soggetto produttore e alla società esterna che con esso è entrata in

contatto.

Deve possedere una struttura molto articolata con alla base il principio della

oggettività. I settori essenziali, trascurando gli indici di corredo, sono individuati

nelle introduzioni e nelle descrizioni.

In base alla dottrina casanoviana l’elemento fondante è la sezione descrittiva proprio

perche per trovare la documentazione è necessaria una precisa ed esauriente

descrizione dei pezzi. Secondo la dottrina cencettiana il valore principale viene dato

alle introduzioni, che permettono di conoscere la struttura profonda dell’archivio.

Sia le note introduttive, che le sezioni descrittive, che gli indici devono essere

bilanciate perché tutte contribuiscono a rappresentare l’archivio come un’unica realtà

organica.




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L’INVENTARIO: ELEMENTI STRUTTURALI ESSENZIALI

1. SEZIONE DELLE INTRODUZIONI GENERALI

1.1. Introduzione storica e istituzionale generale

1.2. Introduzione storica e istituzionale particolare

2. SEZIONE DELLE INTRODUZIONI ARCHIVISTICHE

2.1. Nota archivistica introduttiva

2.2. Cappelli alle serie

3. SEZIONE DELLA DESCRIZIONE

3.1. Elementi marginali

3.2. Intitolazioni

3.3. Elementi estrinseci

3.4. Vecchie segnature

3.5. Elementi intrinseci

4. SEZIONE DELLE DATAZIONI

4.1. Datazione topica

4.2. Datazione cronologica

5. SEZIONE BIBLIOGRAFICA

5.1. Nota bibliografica archivistica

5.2. Bibliografia generale

6. SEZIONE TAVOLE SIMBOLICHE E DI RAFFRONTO

6.1. Tavole delle abbreviazioni

6.2. Tavole di raffronto

7. SEZIONE INDICI

7.1. Indici dei nomi

7.2. Indici generali




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L’INVENTARIO: SEZIONE DELLE INTRODUZIONI GENERALI

Preliminarmente bisogna acquisire tutte gli elementi che hanno contribuito alla

formazione, gestione e conservazione dell’archivio:

- conoscenza del soggetto produttore in relazione alla sua origine, alla sua

struttura e alle sue competenze;

- conoscenza delle funzioni svolte dal soggetto produttore in relazione alla sua

struttura amministrativa, burocratica e istituzionale;

- conoscenza del contesto storico generale in cui ha operato il soggetto

produttore;

- conoscenza del contesto istituzionale, giuridico e amministrativo generale in

cui ha operato il soggetto produttore;

- conoscenza dei rapporti pratici, giuridici e amministrativi intercorsi tra il

soggetto produttore e la realtà esterna;

- conoscenza delle vicende formative e gestionali dell’archivio in ogni sua

parte.

Introduzione storica e istituzionale generale

Ha lo scopo di illustrare il contesto storico e istituzionale generale nel quale il

soggetto produttore ha svolto la sua attività.

La nota introduttiva non ha carattere di saggio storico, ma deve essere un elemento

rappresentante della situazione storica e istituzionale generale con l’intento di rendere

più facile la conoscenza dell’archivio.

Deve essere corredata da un apparato critico valido scientificamente: nel testo

verranno segnalate le notizie storiche e istituzionali e in nota le indicazioni delle fonti

bibliografiche e delle fonti archivistiche utilizzate. Per le fonti bibliografiche è

fondamentale la citazione delle pagine e per le fonti archivistiche le collocazioni

complete, con l’indicazione delle rispettive carte.

Introduzione storica e istituzionale particolare

Si tratta di una introduzione che illustra più direttamente la storia, la struttura

organizzativa, le funzioni e l’attività del soggetto produttore, sia in base al proprio

sviluppo territoriale sia in base ai rapporti esterni.

È fondamentale l’acquisizione di nozioni di storia locale e di storia municipale.




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L’INVENTARIO: SEZIONE DELLE INTRODUZIONI ARCHIVISTICHE

La nota archivistica introduttiva ha come oggetto le vicende dell’archivio: si inizia

dalla sua origine, i criteri costitutivi, le forme strutturali, per poi passare al rapporto

con le attività del soggetto produttore e concludere con le modalità di conservazione.

Si segnalano le condizioni generali in cui si trova un archivio prima dell’intervento di

riordinamento, la qualità dei supporti; inoltre si illustrano i criteri di riordinamento

adottati, le prospettive descrittive e le soluzioni tecniche adottate.

Deve, quindi, specificare tutto il percorso che l’archivista ha praticato durante le

attività di riordino e di inventariazione.

Il cappello è una particolare introduzione che appartiene alla fase descrittiva e che è

posta sopra ogni raggruppamento. Ha finalità illustrative della realtà storica,

istituzionale e burocratica del soggetto che ha direttamente prodotto una determinata

serie.

Devono comparire tutti gli elementi relativi all’origine, all’attività e alla eventuale

cessazione delle funzione del soggetto che ha prodotto il materiale, considerando le

disposizioni normative.

È costituito dal titolo della serie alla quale si riferisce e da un testo illustrativo, in cui

si esplicano le caratteristiche della documentazione (tipo, specificità, uniformità,

difformità, irregolarità, etc.).

Il cappello non può mai mancare in quanto fornisce con immediatezza gli elementi

basilari della serie.

Le citazioni bibliografiche devono essere limitate e dirette alle fasi procedurali e

formative della documentazione, non al suo contenuto. Hanno una particolare

importanza i collegamenti con le fonti archivistiche, soprattutto quelle normative,

inserite tra parentesi nel testo. Nel cappello viene formalmente esplicata la natura del

vincolo archivistico: poiché si illustrano le serie che costituiscono un complesso

archivistico, viene messo in evidenza il nesso presente tra la documentazione.

Vengono quindi indicati i collegamenti tra le singole carte che hanno portato alla

formazione del fascicolo, poi alla busta, alla serie e ai collegamenti tra le varie serie.




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L’INVENTARIO: LE DESCRIZIONI

La sezione delle descrizioni è rivolta alla conoscenza effettiva della documentazione,

in riferimento agli elementi quantitativi e qualitativi. La descrizione può avvenire con

sistemi tradizionali (schede cartacee) oppure con il supporto delle nuove tecnologie

(semplice programma di scrittura oppure dei programmi specifici per

l’inventariazione); la scelta della tipologia dipende essenzialmente:

- dalle caratteristiche della struttura della documentazione (consistenza del

fondo, qualità delle unità archivistiche, carte sciolte oppure carte legate);

- finalità che si vogliono perseguire: stabilire il livello di analiticità con cui si

vuole realizzare l’inventario;

- le conoscenze culturali, tecniche e scientifiche di chi opera per la

realizzazione dell’inventario.

La registrazione è la base del lavoro di descrizione, di conseguenza la scheda

archivistica è l’elemento base della parte descrittiva dell’inventario. Gli ambiti che

caratterizzano la scheda (ambiti tecnici e aspetti contenutistici) devono essere

quantitativamente delimitati e bilanciati tra di loro.

Il primo ambito descrittivo è costituito da uno spazio in cui inserire il titolo della serie

o del raggruppamento documentario a cui appartengono le unità archivistiche che si

stanno descrivendo. Può contenere sia l’indicazione del titolo del fondo, delle serie e

delle sottoserie qualora ci si trovi davanti ad un archivio di ampie strutture.

L’intitolazione dei raggruppamenti viene individuata a seguito delle indagini

preliminari sul materiale. Nella tipologia informatica si ha anche l’indicazione del

proprietario, del luogo di collocazione fisica del materiale, il titolo dell’archivio e il

titolo della serie. Solitamente alla conclusione del lavoro l’intitolazione seriale non ha

bisogno di cambiamenti.

In alto si realizza una casella in cui si appone il numero provvisorio che ha carattere

progressivo, che dovrebbe comunemente seguire l’intera documentazione (secondo

una numerazione generale che è detta a catena o a corda). La segnatura può anche

attribuirsi alle partizioni e quindi alle singole serie. Quando, al termine del lavoro, il

dato viene posto esternamente nella costola dell’unità archivistica viene individuato

con il termine tecnico di segnatura (elemento base ai fini della collocazione, della sua

individuazione e del suo riconoscimento).

Alla fine della redazione della schedatura su un cartoncino verrà apportata la

segnatura e tale cartoncino verrà inserito all’interno della documentazione: in questo

modo si avrà l’abbinamento tra i due elementi.




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Nell’attività di registrazione bisogna indicare tutti i dati necessari a descrivere il

singolo pezzo. Si hanno quindi cinque sezioni interne che possono avere

caratteristiche descrittive più o meno estese. L’articolazione di queste sezioni è la

seguente:

- intitolazioni

- elementi estrinseci

- vecchie segnature

- elementi intrinseci

- datazioni.

Nelle prime tre sezioni e nella quinta l’archivista svolge un’attività essenzialmente

descrittiva (segnalazioni di tipologie con caratteristiche tecniche e di sintesi

statistica); la quarta sezione affronta elementi contenutistici ed entrano in merito

anche le capacità dell’archivista.

Ogni sezione ha una propria autonomia anche se tra le diverse sezioni esistono strette

correlazioni.

1. LE INTITOLAZIONI

Il primo momento di riconoscimento nella descrizione delle singole unità è

rappresentato dall’apposizione dei titoli. Il titolo se è stato apposto contestualmente

alla nascita, alla formazione o alla confezione del pezzo, ha caratteristiche di

originalità e naturalezza: in questo caso rappresenta fedelmente la realtà oggettiva.

La prima distinzione da fare è tra le:

- intitolazioni reali immediatezza nei confronti del contenuto

- intitolazioni apparenti rappresentano aspetti troppo specifici o troppo generici del

contenuto.

Le intitolazioni si distinguono in base alla loro collocazione:

- intitolazioni esterne hanno una forma piuttosto sintetica, comunque

permettono un immediato riconoscimento della materia contenuta dal pezzo e

anche il soggetto istituzionale che ha prodotto la documentazione; a loro

possono avere varie collocazioni (sul piatto anteriore Tit. est.; sulla costola

Tit. est. cost.; sul piatto posteriore Tit. est. post.)

- intitolazioni interne hanno una maggiore estensione e possono avere varie

collocazioni (recto della prima carta quando si tratta di documentazione legata

e solitamente sono apposte prima dell’inizio della registrazione delle scritture

da parte degli uffici Tit. int.; nelle carte successive Tit. int. C. 18 r)




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- intitolazioni inesistenti non vi sono apposizioni di tali elementi in nessuna

delle parti dell’unità archivistica (si scrive Senza Titolo).

I titoli incompleti o deteriorati devono essere riportati nella loro condizione reale

attuale, solo sciogliendo le abbreviazioni segnalate, senza proporre integrazioni o

modificazioni.

I titoli vanno identificati anche in base all’individuazione del momento in cui sono

stati prodotti:

- coeve quando si è accertato che la produzione del pezzo e l’apposizione del titolo

sia avvenuta nello stesso tempo;

- moderne quando rappresentano il risultato di un’attività posteriore alla redazione

archivistica.

Tit. est. frontespizio esterno

Tit. int. frontespizio interno

Tit. est. cost. titolo esterno in costola

Tit. est. post. titolo esterno posteriore

Tit. int. post. titolo interno posteriore

Tit. est. mod. titolo esterno moderno

Tit. int. mod. titolo interno moderno

Tit. est. cost. mod. titolo esterno in costola moderno

Tit. est. post. mod. titolo esterno posteriore moderno

Tit. int. post. mod. titolo interno posteriore moderno

La trascrizione dei titoli deve essere integrale e fedele, deve rispettare l’altezza delle

lettere riproducendo le maiuscole e le minuscole (anche se assegnate erroneamente o

irregolarmente), deve tenere conto dell’andamento delle scritture (l’andata a capo va

segnalato con l’inserimento del segno /), qualora esistano dei dubbi di attribuzione in

presenza di errori di scrittura va segnalato con (sic).

Quando si è davanti a raggruppamenti di documentazione non è sempre facile

predisporre un’unica intitolazione ed è agevole solo in caso di intitolazioni simili dei

vari pezzi. In questo caso si trova un’unica indicazione valida per tutti (registrazione

sommaria):

(Tit. est. e mod.) Riformagioni pubbliche tutte le unità hanno la stessa intitolazione

Riformagioni pubbliche




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Quando si hanno serie composte da pezzi con titoli diversi si inseriscono le

ceterature:

(Tit. est. mod.) Confinazioni Diverse. A-F

2. GLI ELEMENTI ESTRINSECI

La registrazione degli elementi estrinseci si riferisce agli aspetti fisici dell’unità

archivistica (tipologia del pezzo, natura del supporto, formato e consistenza,

legatura).

Tipologia

Due tipologie primarie di unità archivistica:

- le carte sciolte

- le carte legate.

L’attribuzione delle due diverse tipologie deve essere riferita al momento della loro

origine e non a eventuali momenti successivi che potrebbero averne condizionato la

natura.

Carte sciolte:

- carta singola (doc. sing.)

- fascicolo (fasc.)

- busta (b.)

- filza (fil.)

- volume

- mazzo e fascio

Carte legate:

- registro

- libro

- quaderno

- spezzone

- vacchetta o bacchetta

- bastardello

- brogliaccio

Supporto

Con il termine supporto si indica la tipologia del materiale scrittorio:

- cartaceo (cart.)

- membranaceo (membr.)

- pergamenaceo (perg.)




a.a. 2016-2017

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- papiraceo (papir.)

- microfilm (m.film d./s. duplicazione/sostituzione)

- copie fotografiche (cop. fotogr.)

- fotocopie (foto.c)

- videocassette e audiocassette (cass. vid. e cass. aud.)

- cd e dvd

Dimensioni

I pezzi archivistici sono individuabili in base a tre aspetti: la base del piatto, l’altezza

del piatto e la larghezza della costola.

Il primo metodo (di plurisecolare tradizione) di esprimere le dimensioni parte dalle

misure del folio che aveva delle particolari dimensioni, solitamente 70x50. Quando si

voleva realizzare un registro in folio, i fogli venivano piegati una sola volta nel lato

più lungo. Si poteva ulteriormente piegare per avere fogli più piccoli: in questo modo

si aveva un pezzo di circa 25x35 e veniva chiamato e indicato con la dicitura in 4°.

Con una ulteriore piegatura si otteneva in 8°.

Attualmente si utilizza la misurazione millimetrica e centimetrica.

Cartolazione

La cartolazione consiste nell’apposizione nell’unità archivistica di un numero

progressivo in ogni carta (in alto a destra). Il numero viene assegnato solo alla parte

anteriiore, quindi nel recto, mentre in quella posteriore, o verso, non compare nulla.

La paginazione invece prevede un numero in ogni pagina.

Hanno lo scopo di fornire l’esatta conoscenza della consistenza dell’unità archivistica

e consentire anche una corretta fruizione.

Nelle carte legate:

- tutte le pagine vanno numerate ad esclusione di quelle di guardia o di

risguardo (quelle dove non sono presenti ambiti destinati alla scrittura);

- se non sono state numerate le carte iniziali vanno numerate integrando

elementi diversi;

- se non risultano numerate quelle finali si procede con la numerazione

originale segnalando le carte con numerazione moderna (cc 148-158 n.m.);

- se sono presenti due numerazioni originarie vanno mantenute entrambe e

distinte;

- l’indicazione in scheda deve sempre riportare gli estremi (cc. 1-160).




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Nelle carte sciolte:

- le buste composte da documenti singoli possono essere cartolate con un’unica

numerazione progressiva;

- le buste composte da complessi di documenti singoli talvolta presentano una

numerazione progressiva per documento;

- buste composte da fascicoli devono essere cartolate secondo un’unica

numerazione, eventualmente si avrà una propria numerazione progressiva per

i fascicoli;

- buste realizzate con il sistema protocollare mantengono la numerazione

progressiva di protocollo.

Gli allegati

Sono scritture secondarie che giustificano la loro esistenza in quanto dipendenti dalle

scritture principali. Occupa una posizione ben precisa: unito con uno spillo nella parte

anteriore del documento, oppure nella parte posteriore.

Nel momento della cartolazione o della paginazione bisogna individuare gli allegati

per poter essere registrati. Solitamente si appone il segno +, la segnatura del

documento principale, una barra / e il numero degli allegati.

Reg. cart. in 4°, di cc. 1-32 + 12/4

Busta cart. in 4°, di cc. 1-250 + 25/4, 65/3

Carte doppie

Solitamente si riferiscono a pezzi che nascono legati in cui si ha la ripetizione di un

numero di carta o di pagina. L’archivista deve effettuare la segnalazione iniziando

con + poi il numero della pagina, un tratto (-) e il numero della carta che è stato

omesso con l’aggiunta dell’esponente °

Reg. cart. in 4°, di cc. 1-32 + 7-2°

Carte mancanti

In caso di carte mancanti va indicato lo spezzone raggruppando le carte con

l’indicazione dei numeri estremi e di quelli centrali in ordine progressivo

Reg. cart. in 4°, di cc. 9-80; mancano le cc. 1-8, 15, 28-32, 45, 60

Legatura

Con l’indicazione della legatura si completa la descrizione degli elementi estrinseci

dell’unità archivistica (il condizionamento esterno dell’unità).

In base ai materiali usati si hanno diverse tipologie:

- cartone

- cartoncino




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- carta

- pergamena

- notarile

- mezza pergamena

- pelle

- mezza pelle

- cuoio

- tela

- mezza tela

- seta, legno o altri materiali.

In caso la legatura non esista si scrive “leg. non esiste” oppure “leg. senza cop.”,

lasciando intuire che il pezzo è ancora legato ma si è persa la coperta.

3. VECCHIE SEGNATURE

La segnatura è una sequenza di simboli numerici o alfabetici, posta sulla costola

dell’unità archivistica che ha la funzione di individuare l’unità e di determinarne la

classificazione e la collocazione nell’ambito dell’organizzazione dell’archivio.

Con il termine vecchia si indica quella segnatura posta prima (non per forza originale)

della nuova che viene assegnata a seguito dell’inventariazione.

Possibili soluzioni di assegnazione:

- criterio numerico realizza numerazioni a catena e una linea omogenea di

comportamento (grandi archivi in cui non si deve tener conto della suddivisione in

serie)

- criterio alfabetico in archivi di medie e piccole dimensioni oppure per la

descrizione di singole serie archivistiche.

4. ELEMENTI INTRINSECI

Organizzazione in tre sezioni della parte descrittiva degli elementi intrinseci:

- il primo settore è destinato ad ospitare le registrazioni relative al contenuto

principale;

- il secondo settore è destinato alla descrizione degli elementi concernenti il

contenuto secondario;

- il terzo settore è destinato a riportare tutte quelle indicazioni che attengono ai

contenuti accessori.

5. DATAZIONI

La datazione topica può essere semplice (indica il solo nome del paese o della città)

oppure complessa (se comprende ulteriori annotazioni):

- Roma




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- Roma, presso il Convento dei frati francescani.

La datazione cronologica può essere parziale o totale:

- datazioni cronologiche parziali semplici si riferiscono a documenti singoli

che sono parte di un’unità archivistica complessa, che hanno un’unica data di

redazione

(lettera di Mario Rossi; Milano, 12 aprile 1954)

- datazioni cronologiche parziali complesse si riferiscono a documenti

singoli che hanno due o più date

(Copialettere di Mario Rossi; Milano, 12 aprile 1954 – 18 giugno 1955)

- datazioni cronologiche totali si riferiscono ai limiti cronologici assoluti

appartenenti ad ogni unità archivistica

(Copialettere di Mario Rossi; Milano, 1954-1955)

- l’assenza di datazioni cronologiche si indica con la sigla “s.d.” (senza

datazione).




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L’INVENTARIO: LA BIBLIOGRAFIA E LE TAVOLE

Nella bibliografia generale si riportano tutte le opere consultate e utilizzate per

realizzare l’inventario: verranno specificate le opere utilizzate e citate nel contesto,

nelle introduzioni, nei cappelli e nelle fasi di registrazione.

Le opere possono essere inserite rispettando l’ordine alfabetico degli autori oppure

l’ordine cronologico delle singole pubblicazioni, iniziando da quella più vecchia per

arrivare alla più recente.

La nota bibliografica archivistica è invece dedicata esclusivamente alle pubblicazioni

attinenti alla produzione archivistica direttamente collegata con la documentazione in

esame. Attraverso una presentazione con commento, si mettono in evidenza le opere

che sono risultate significative per il lavoro svolto.

Per quanto riguarda le tavole delle abbreviazioni, usando quella presente nella Guida

Generale degli Archivi di Stato Italiani, abbiamo tre tipologie:

- quelle con carattere strettamente tecnico in ambito archivistico

f. foglio

ff. fogli

ms. manoscritto

fasc. fascicolo

perg. pergamena

- quelle che corrispondono a parole di uso diffuso

mons. monsignore

card. cardinale

es. esempio

- quelle che si riferivano a provvedimenti normativi, con attinenza al periodo

post unitario

d.l. decreto legge

d. lgt. decreto luogotenenziale

d.m. decreto ministeriale

d.p.c.m. decreto del presidente del consiglio dei ministri

d.p.r. decreto del presidente della repubblica




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r.d. regio decreto

Generalmente negli inventari analitici, in cui si descrivono le singole unità

archivistiche, troviamo le tavole dei raffronti: il rapporto tra le vecchie segnature e

quelle finali.




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L’INVENTARIO: GLI INDICI

Gli indici appartengono ai mezzi archivistici sussidiari che, assieme ai repertori e alle

rubriche, hanno la funzione di integrare e di completare gli elenchi, le guide e gli

inventari (i mezzi di corredo primari).

Abbiamo tre tipologie:

- Indici generali;

- Indici speciali;

- Indici analitici.

Indici generali ha lo scopo di indicare sinteticamente le ripartizioni interne e la

corrispondente pagina.

Ad esempio si indicano i titoli generali dei capitoli (si dice di tipo sommario) oppure

si arriva alla descrizione anche dei livello inferiori (di tipo analitico).

Nella Guida Generale degli Archivi di Stato Italiani abbiamo un “sommario del

volume” dove compaiono la citazione dei nomi degli Archivi di Stato in ordine

alfabetico e la rispettiva pagina all’interno del volume.

Indici speciali sono forme si schematizzazione che riguardano la struttura interna

del materiale analizzato, non prendendolo comunque in considerazione nella sua

particolarità.

Nella Guida Generale degli Archivi di Stato Italiani si hanno due modalità descrittive

di indici speciali:

- abbiamo un sommario che precede la descrizione di ogni Archivio di Stato;

comprende, tra titolo e pagina di riferimento, le introduzioni e la descrizione

dei singoli fondi (sempre seguendo le periodizzazioni e le suddivisioni interne

in cui il materiale è stato ripartito);

- abbiamo un indice dei fondi posto a conclusione delle informazioni su ogni

Archivio di Stato, che comprende sia l’elenco dei fondi in ordine alfabetico

sia per raggruppamenti tematici, sia riportando i fondi singoli.




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Indici analitici solitamente elenca, in ordine alfabetico, i nomi delle persone, dei

luoghi e delle istituzioni o delle cose notevoli. Nel settore archivistico si predilige la

realizzazione di un indice unico comprendente più categorie.

In generale gli indici analitici possono essere suddivisi in tre tipologie:

- indici semplici quelli dove immediatamente accanto al lemma abbiamo il

numero della pagina o del dato di riferimento

esempio:

Corsano, 456

- indici semi ragionati tra il lemma e il dato abbiamo 1-3 parole che hanno

una funzione illustrativa del lemma;

esempio:

Corsano, paese di, 456

- indici ragionati tra il lemma e il dato, contengono delle parole (in numero

maggiore di tre) che forniscono sinteticamente una chiara illustrazione del

contenuto della documentazione

esempio:

Corsano, organi deliberativi ed esecutivi di governo, 456

Con l’accostamento tra lemmi contribuisce a presentare la

documentazione nella sua struttura generale e quindi offre una

maggiore rappresentazione del complesso organico del materiale. Il

rischio, con lemmi non abbastanza contraddistinti, potrebbe essere di

rendere difficoltosa la fase consultiva.

Si utilizzano tre forme tipografiche per individuare le tre tipologie di

indici:

- carattere tondo per i nomi di persona;

- carattere corsivo per i nomi di luoghi;

- carattere maiuscolo e maiuscoletto per le istituzioni.




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3. GLI STANDARD INTERNAZIONALI DI DESCRIZIONE

3.1 ISAD (G)

Nel 1994 la Commissione ad hoc per gli standard di descrizione del Consiglio

internazionale degli archivi elabora la prima edizione delle ISAD (G), ossia gli

standard di descrizione per gli archivi e la documentazione. Nel 2000 viene elaborata

e pubblicata la seconda edizione.

Lo scopo della descrizione archivistica è di identificare ed illustrare il contesto e il

contenuto della documentazione archivistica per promuoverne l’accessibilità. Il

presente standard consiste in regole generali per la descrizione archivistica che

possono essere applicate ad ogni tipo di documentazione.

Le ISAD (G) si propongono di:

- assicurare l’elaborazione di descrizioni coerenti ed auto esplicative;

- facilitare il recupero e lo scambio delle informazioni sulla documentazione

archivistica;

- permettere la condivisione d’informazione d’autorità;

- rendere possibile l’integrazione di descrizioni provenienti da differenti

istituzioni archivistiche in un unico sistema informativo unificato.

Le regole sono organizzate in 7 aree:

1. Area dell’identificazione comprende le informazioni essenziali per identificare

l’unità di descrizioni

1.1. Segnatura o codice identificativo: identificare univocamente l’unità di

descrizione e stabilire un collegamento con la descrizione che la rappresenta

(codice del paese, codice dell’istituzione archivistica, specifica segnatura

locale)

1.2. Denominazione o titolo: riportare il titolo originale (conciso) in conformità

alle regole della descrizione in più livelli al livello più elevato il nome del

soggetto produttore, a livelli inferiori l’autore del documento

1.3. Data/e: data dell’unità di descrizione

1.4. Livello di descrizione: livello dell’unità di descrizione all’interno

dell’ordinamento del fondo




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1.5. Consistenza e supporto dell’unità di descrizione (quantità, volume,

dimensione fisica): identificare e descrivere la consistenza materiale e il

supporto dell’unità di descrizione

2. Area delle informazioni sul contesto comprende le informazioni relative alla

provenienza ed alla storia della sua conservazione

2.1. Denominazione del soggetto produttore

2.2. Storia istituzionale/amministrativa, nota bibliografica

2.3. Storia archivistica

2.4. Modalità di acquisizione o versamento

Viene creato uno standard di descrizione apposito ISAAR (CPF)

3. Area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura comprende le

informazioni relative al contenuto e all’ordinamento dell’unità di descrizione

3.1. Ambiti e contenuto: illustrare sinteticamente gli ambiti cronologici e

geografici e il contenuto dell’unità di descrizione

3.2. Procedure, tempi e criteri di valutazione e scarto: fornire le informazioni

relative a tutte le operazioni di valutazione e di scarto

3.3. Incrementi previsti: segnalare gli eventuali incrementi previsti

3.4. Criteri di ordinamento: fornire informazioni sulla struttura interna,

l’organizzazione e il sistema di classificazione dell’unità di descrizione

4. Area delle informazioni relative alle condizioni di accesso ed utilizzazione

comprende le informazioni relative alla disponibilità dell’unità di descrizione

4.1. Condizioni che regolano l’accesso: fornire informazioni sulla condizione

giuridica e su altre forme di regolamentazione che limitano o condizionano

l’accesso all’unità di descrizione

4.2. Condizioni che regolano la riproduzione: segnalare tutte le limitazioni alla

riproduzione dell’unità di descrizione

4.3. Lingua e scrittura della documentazione: segnalare la lingua, la scrittura e i

sistemi di simboli utilizzati nell’unità di descrizione

4.4. Caratteristiche materiali e requisiti tecnici: fornire tutte le informazioni sulle

caratteristiche materiali e i requisiti tecnici utili ai fini dell’utilizzazione

dell’unità di descrizione




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4.5. Strumenti di ricerca: segnalare tutti gli strumenti esistenti presso l’istituto

archivistico o presso il soggetto produttore

5. Area delle informazioni relative a documentazione collegata comprende le

informazioni relative all’esistenza di altra documentazione che ha relazioni

significative con l’unità di descrizione

5.1. Esistenza e localizzazioni degli originali: qualora l’unità di descrizione sia una

copia indicare l’esistenza, la localizzazione, la disponibilità o la distruzione

dell’originale

5.2. Esistenza e localizzazioni di copie: indicare l’esistenza, la localizzazione, la

disponibilità o la distruzione delle copie dell’originale

5.3. Unità di descrizione collegate: segnalare l’esistenza di unità di descrizione

collegate

5.4. Bibliografia: indicare tutte le pubblicazioni che si riferiscono all’unità di

descrizione

6. Area delle note comprende informazioni particolari e informazioni che non

possono essere inserite in nessuna delle altre aree

6.1. Note

7. Area di controllo della descrizione comprende le informazioni relative a come,

quando e da chi la descrizione archivistica è stata redatta.

7.1. Nota dell’archivista: indicare l’autore della descrizione e le fonti consultate

7.2. Norme o convenzioni: indicare le regole e le convenzioni internazionali,

nazionali o lacali sulle quali è basata la descrizione

7.3. Data/e della descrizione: indicare quando la descrizione è stata elaborata e

modificata

A livello internazionale sono considerate essenziali solo un numero ridotto di

informazioni:

- segnatura o codice identificativo;

- denominazione o titolo;

- soggetto produttore;

- data/e;

- consistenza dell’unità di descrizione;

- livello di descrizione.




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3.2 ISAAR (CPF)

Le ISAAR (CPF) sono gli standard internazionali per i record d’autorità archivistici

di enti, persone, famiglie.

La prima edizione fu elaborata dalla Commissione ad hoc per gli standard descrittivi

del Consiglio internazionale degli archivi tra il 1993 e il 1995, e fu pubblicato nel

1996. La seconda edizione delle ISAAR viene pubblicata nel 2004.

La prima edizione conteneva tre aree (Area del controllo d’autorità, Area delle

informazioni e Area delle note), mentre la seconda edizione contiene quattro aree

(Area dell’identificazione, Area della descrizione, Area delle relazioni e Area di

controllo).

Area dell’identificazione = Area del controllo d’autorità

Area della descrizione = Area delle informazioni

Area di controllo = Area delle note

I record di autorità archivistici posso essere utilizzati per:

- descrivere enti, persone o famiglie come elementi di un sistema di descrizione

archivistico;

- sottoporre a controllo d’autorità l’elaborazione e l’uso di chiavi d’accesso alle

descrizioni archivistiche;

- documentare le relazioni fra differenti soggetti produttori e fra questi e la

documentazione da essi prodotta e/o altre risorse ad essi relative o ascrivibili.

Lo scopo primario di questo standard è di fornire regole generali per la

normalizzazione delle descrizioni archivistiche dei soggetti produttori di archivio e

del contesto di produzione della documentazione archivistica. In questo modo è

possibile:

- l’accesso agli archivi e ai documenti basato sulla disponibilità di descrizioni

del contesto di produzione degli archivi che siano connesse alle descrizioni

degli archivi stessi, spesso distinti e fisicamente disgiunti;

- la comprensione da parte degli utenti del contesto di produzione ed uso di

archivi e documenti;

- precisa identificazione del soggetto produttore, che comprende la descrizione

delle relazioni fra diverse entità, ed in particolare l’illustrazione delle

trasformazioni amministrative di enti e istituzioni;




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- lo scambio delle descrizioni fra istituzioni, sistemi e reti.

Questo standard stabilisce la tipologia di informazioni che possono essere incluse in

un record d’autorità archivistico. Gli elementi sono distribuiti in 4 aree:

1. Area dell’identificazione comprende le informazioni che identificano

univocamente l’entità descritta e che definiscono chiavi d’accesso

normalizzate al record

1.1 Tipologia del soggetto produttore: specificare la tipologia del soggetto

produttore (ente, persona o famiglia)

1.2 Forma/e autorizzata/e del nome: indicare la forma normalizzata del

nome dell’entità descritta in conformità ad ogni pertinente convenzione o

regola nazionale e internazionale applicata dall’agenzia che ha

predisposto il record d’autorità

1.3 Forme parallele del nome: segnalare le varie forme sotto cui la forma

autorizzata del nome può comparire in altre lingue o scritture

1.4 Forme del nome normalizzate secondo altre regole: riportare le forma

standardizzate del nome dell’entità descritta in conformità con altre

convenzioni o regole

1.5 Altre forme del nome: segnalare le altre forme del medesimo nome

(acronimo), altri nomi di enti derivanti da un mutamento di

denominazione nel corso del tempo e relative date, nomi e titoli pre e

post nominali di persone e famiglie

1.6 Codici identificativi di enti: riportare ogni codice numerico ufficiale o

codice identificativo dell’ente e fare riferimento al tipo di classificazione

in base ai quali esso è stato assegnato

2. Area della descrizione comprende informazioni pertinenti sulla natura, il

contesto e le attività dell’entità descritta

2.1. Date di esistenza: per gli enti vanno citate le date di istituzione

- fondazione - legislazione costitutiva e le date di soppressione; per le

persone le date di nascita e morte o le date di attività

2.2. Storia: riportare in forma narrativa, o tramite cronologia, gli

eventi principali dell’esistenza, dell’attività, dei ruoli esercitati e dei

risultati ottenuti dall’entità descritta

2.3. Luoghi: riportare il nome del luogo e della giurisdizione

territoriale indicando il tipo di relazione e le relative date




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2.4. Condizione giuridica: indicare la condizione giuridica e la

tipologia dell’ente, insieme alle relative date

2.5. Funzioni, occupazioni e attività: riportare le funzioni, le

occupazioni e le attività dell’entità descritta (se necessario descrivere

la natura delle funzioni)

2.6. Mandato/fonti normative: indicare ogni documento o legge che

si configura come fonte normativa che ha poteri, funzioni e

responsabilità all’entità descritta

2.7. Struttura amministrativa/Genealogia: descrivere l’intera

articolazione dell’ente e le date di ogni trasformazione significativa

per la comprensione della modalità di gestione degli affari da parte

dell’ente

2.8. Contesto generale: fornire ogni informazione significativa sul

contesto sociale, culturale, economico, politico e storico all’interno

del quale ha operato l’entità descritta

3. Area delle relazioni nella quale sono indicate e descritte le relazioni con

altri enti, persone e/o famiglie

3.1. Nomi/codici identificativi degli enti, persone e famiglie correlate:

riportare la forma autorizzata del nome ed ogni codice identificativo

univoco dell’entità correlata

3.2. Classificazione della relazione: segnalare la categoria generale

all’interno della quale ricade la reazione (relazione gerarchica, relazione

cronologica, relazione familiare, relazione associativa)

3.3. Descrizione della relazione: riportare una descrizione della natura

della relazione esistente fra l’entità descritta e l’altra entità collegata

3.4. Data della relazione: segnalare la data d’inizio e di conclusione della

relazione

4. Area di controllo nella quale il ricordo d’autorità è identificato

univocamente e sono fornite informazioni su come, quando e da quale agenzia

il record d’autorità è stato elaborato ed aggiornato

4.1. Codice identificativo del record d’autorità: riportare un codice

identificativo univoco del record d’autorità in conformità alle convenzioni

nazionali e/o locali




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4.2. Codici identificativi dell’istituzione responsabile: riportare per intero

la forma autorizzata del nome dell’agenzia responsabile

dell’elaborazione, della revisione e della diffusione del record d’autorità

4.3. Norme e/o convenzioni: riportare le denominazioni, l’edizione o la

data di pubblicazione delle convenzioni e regole applicate

4.4. Grado di elaborazione: riportare il grado di elaborazione in cui si

trova il record d’autorità (fase preparatoria, rivista, eliminata, definitiva)

4.5. Livello di completezza: indicare se il record ha un livello di

completezza minimo, intermedio o massimo in conformità alle norme

internazionali

4.6. Data di redazione, revisione o cancellazione: riportare la data in cui

il record è stato elaborato, revisionato o eliminato

4.7. Lingua e scrittura: riportare la lingua e la scrittura utilizzata nella

compilazione del record d’autorità

4.8. Fonti: riportare le fonti consultate per la compilazione del record

d’autorità

4.9. Note sulla compilazione del record: riportare le informazioni relative

all’elaborazione e all’aggiornamento del record d’autorità (nomi dei

responsabili della compilazione)

Solo quattro elementi sono indispensabili:

- Tipologia del soggetto produttore;

- Forma/e autorizzata/e del nome;

- Date di esistenza;

- Codice identificativo del record d’autorità.

Per gli approfondimenti:

- S. VITALI, La traduzione italiana delle ISAD (G), in «Rassegna degli Archivi

di Stato», LV (1995), pp. 392-413

- S. VITALI, La traduzione italiana delle ISAAR (CPF), in «Rassegna degli

Archivi di Stato», LIX (gen. – dic. 1999), pp. 225-252




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BIBLIOGRAFIA

M. B. BERTINI, Cos'è un Archivio, Carocci, Roma 2008

G. BONFIGLIO-DOSIO, Primi passi nel mondo degli archivi, CLEUP,

Padova 2010

E. LANZA, P. GOLINELLI, Elementi essenziali di Archivistica teorica e

pratica, Patron, Bologna 2006

A. ROMITI, Archivistica generale. Primi elementi, Civita editoriale, Torre del

Lago 2003

A. ROMITI, Archivistica tecnica. Primi elementi, Civita editoriale, Torre del

Lago 2004.

1. L’ARCHIVIO STORICO · 3 Registro 5 -6 2 Delibere Giunta 1871 -1875 4 Registro 7 -8 2...

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