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“Il sistema di controllo organizzativo”

4 marzo 2008

Programmazione e Controllo

Università degli Studi di Cagliari

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Agenda

ObiettivoObiettivo: analisi delle funzioni di programmazione e controllo nelle organizzazioni.

MetodologiaMetodologia: adozione dei principi, dei modelli e degli strumenti del controllo organizzativo e dell’approccio per processi.

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Sommario

• Il sistema di controllo organizzativo.

• Il sistema centrale di controllo.

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Il sistema di controllo organizzativo di Flamholtz

Ambiente

Cultura organizzativa

Struttura organizzativa

Sistema centrale di controllo

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Natura e ruolo del controllo organizzativo

Influenzare il comportamento delle persone per accrescere la probabilità che indirizzino i loro sforzi verso il raggiungimento degli obiettivi organizzativi.

Obiettivi individuali =

Obiettivi di gruppo =

Obiettivi organizzativi

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La cultura organizzativa

Cultura organizzativa

I valori

I convincimenti

Leregole

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La struttura organizzativa

I ruoli

La definizione

dei ruoli

Struttura organizzativa

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Il sistema centrale di controllo nelle imprese (A)

Sistema della pianificazione 1.1 Fini 1.2 Scopi

Operazioni

Sistema delle misurazioni 3.1 sistema contabile 3.2 sistema informativo

Sistema di valutazione e ricompensa

5.1 val. delle performance 5.2 sistema delle ricompense

1

3

5

2Decisioni

e azioniRisultati

Feedback correttivo

Feedback valutativo

Feedback correttivo

4.2

4.1

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PIANIFICAREPIANIFICARE significa porre in essere un processo decisionale volto a definire i finifini (obiettivi a medio-lungo termine) e gli scopiscopi (obiettivi a breve-medio) dell’organizzazione e le modalità per raggiungerli.

Formulazioni ampie di ciò che un’organizzazione vuole raggiungere

nelle varie aree.

Formulazione quantitativa dei fini pianificati, assegnando alle

diverse aree responsabilità e risorse (programmazione).

FINIFINI

SCOPISCOPI

La pianificazione

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PIANIFICAZIONEPIANIFICAZIONE

PROGRAMMAZIONE

PROGETTAZIONE

ORGANIZZAZIONE

BUDGETING

Rappresentazione grafica delle attività per determinare le risorse e i tempi necessari per realizzare il processo di creazione di utilità.

Attività tesa a quantificare le decisioni assunte in sede di pianificazione, programmazione e progettazione.

La pianificazione aziendale

Persone e Gruppi con mansioni, ruoli,

obiettivi e risorse

Sistema di scelte organizzate e tempificate

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Rappresentano il sistema operativo, ossia l’insieme di attività specificate nei ruoli organizzativi e poste in essere per il raggiungimento degli obiettivi organizzativi anteriormente definiti.

OPERAZIONIOPERAZIONI

Through

Costituiscono il processo che, impiegando certe risorse (input) porta alla produzione di valore (output) per soddisfare i bisogni degli stakeholder (outcome).

Input

Output

Outcome

Le operazioni

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Processo che consiste nell’assegnazione di numeri per rappresentare determinati aspetti del comportamento e della performance organizzativa.

La sua funzione (ex-ante, in fieri, ex-post) è quella di provocare efficaci scelte di gestione ed azioni di correzione di decisioni sbagliate e di risultati non conformi agli obiettivi.

La misurazione

Scarsa funzione informativa della

contabilità pubblica.

Necessità di individuarenuovi strumenti e criteri

(accrual basis).

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FEEDBACKFEEDBACK

Effetti sui processi di decisione e di esecuzione delle informazioni prodotte dalla misurazione dei risultati.

CorrettivoCorrettivo ValutativoValutativo

Azioni di correzione che modificano i processi esecutivi.

Azioni di correzione che modificano i processi decisionali.

Il feedback

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La valutazione e le ricompense

è un processo che ha per oggetto la formulazione di giudizi

quantitativi e qualitativi della performance degli individui facenti parte dell’organizzazione;

gioca un ruolo critico nei controlli ex-ante: è un tentativo di motivare le persone a sforzarsi di raggiungere gli scopi organizzativi prima dell’inizio delle attività;

gioca un ruolo critico nei controlli ex-post: è un tentativo di influenzare azioni future rinforzando o punendo un comportamento già tenuto;

può essere utilizzata in modo strategico per motivare le persone nelle direzioni desiderate;

fornisce i dati di base per l’amministrazione delle ricompense.

La funzione di VALUTAZIONEVALUTAZIONE:

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1) Valutazioni basate sul giudizio (soggettive): dei supervisori dei pari grado; dei subordinati; del valutato

(autovalutazione); degli psicologi o dei centri di

valutazione.

2) Misurazioni organizzative (oggettive): misure finanziarie; misure fisiche; misure quantitative

esprimenti giudizi di valore.

1) Metodi di classificazione (misure di intervalli);

2) metodi comparativi (misure ordinali o ordini di graduatoria);

3) metodi descrittivi (misure nominali; es. relazioni, liste di controllo, ecc.)

La valutazione e le ricompense

FONTIFONTI METODIMETODI

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La valutazione e le ricompense

I sistemi di RICOMPENSARICOMPENSA, componenti del sistema centrale di controllo, hanno lo scopo di stimolare e motivare le persone affinché tengano comportamenti diretti al raggiungimento degli obiettivi organizzativi (incentivo ex-ante) ovvero di rinforzare certi comportamenti compiuti (incentivi ex-post).

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La valutazione e le ricompense

Tre TIPITIPI di sistemi di ricompensa:

Sistema di retribuzione

Sistema di promozione

Sistema di apprezzamento

Forniscono ricompense tangibili

Fornisce ricompense intangibili

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Criteri operativi e modalità di valutazione delle performance dirigenziali

MODELLO

METODOLOGIA

Modello del Sistema di controllo organizzativo

Basare la valutazione sulla sintesi dei risultati del controllo

di gestione e sugli aspetti comportamentali.

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La metodologia

Dimensione quantitativa

Dimensione qualitativa

Giudizio di valutazione

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Gli strumenti della valutazione (1)

1. Pianificazione annuale e pluriennale2. Piano degli obiettivi per entità organizzativa3. Budget economico per entità organizzativa4. Sistema di misurazioni finanziarie e sanitarie5. Report dei risultati del controllo di gestione6. Report dei comportamenti organizzativi

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Gli strumenti della valutazione (2)

1. Regolamento per la valutazione2. Manuale di valutazione3. Relazione annuale del valutando4. Scheda di proposta di valutazione del superiore5. Prospetto di determinazione dei punteggi6. Valutazione del Nucleo di Valutazione

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La procedura di valutazione

1. Avvio della procedura di valutazione.2. Redazione della relazione di autovalutazione.3. Partecipazione del valutando alla valutazione.4. Proposta di valutazione del diretto superiore del valutando.5. Formulazione della valutazione da parte del Nucleo di Valutazione.6. Adempimenti della Direzione.

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La metodologia (Dimensione quantitativa)

Misure del perseguimentodegli obiettivi assegnati

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La metodologia (Dimensione qualitativa)

Misure che esprimonole modalità dei comportamenti dirigenziali