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I SISTEMI DOCUMENTARI IN AMBIENTE DIGITALE

Dal documento cartaceo al documento elettronico

MARIA GUERCIO

Università di Urbino

m.guercio@mclink.it

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I TEMI

La gestione dei documenti in ambiente digitale Le criticità culturali, organizzative e tecnologiche della transizione Interventi e strumenti di supporto

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LA GESTIONE DEI DOCUMENTI IN AMBIENTE DIGITALE

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PERCHÉ LA LEGISLAZIONE SUI SISTEMI DOCUMENTARI INFORMATICI

Il sistema documentario rispecchia e sostiene l’attività amministrativa Efficienza, trasparenza ed efficacia dell’azione amministrativa richiedono

la corretta e razionale organizzazione degli archivi correnti (e di deposito) L’informatizzazione favorisce il raggiungimento di obiettivi di efficienza

e trasparenza perché assicura la rapidità della circolazione delle informazioni, ma questo avviene solo se le informazioni (soprattutto documentarie) sono ordinate e facilmente recuperabili (cioè oggetto di un sistema di classificazione coerente)

Per uno sviluppo massiccio dell’informatizzazione il legislatore è partito dai documenti in quanto oggetti diffusi e condivisi

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IL SISTEMA DOCUMENTARIO ARCHIVISTICO IN AMBIENTE DIGITALE : EDMS VS ERMS

Dalle linee guida europee (studio Moreq: www.ispo.cec.be/ida): Nella creazione di sistemi documentari informatici, è necessario

distinguere tra informazione, documento (document) e documento archivistico (record)

È necessario sviluppare sistemi informatici che:• formino (acquisiscano, gestiscano, utilizzino) e conservino

documenti e risorse informative con le modalità, gli strumenti e le procedure specifiche di ciascuna tipologia di fonte, con particolare attenzione ai documenti archivistici che richiedono attenzione ai fini dell’autenticità e dell’affidabilità della fonte

• integrino in un insieme organico e strutturato tutti gli elementi informativi disponibili sia all’interno che all’esterno del sistema documentario considerati utili al processo decisionale.

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E’ NECESSARIA LA RIQUALIFICAZIONE DEI VECCHI STRUMENTI

Per rispondere ai nuovi bisogni informativi di un’amministrazione orientata al servizio sono necessari strumenti informatici e organizzativi adeguati: strutture dedicate e risorse umane qualificate (Servizio per la gestione

dei flussi documentari) regole comuni (manuale di gestione) strumenti tradizionali progettati in una dimensione di rete a fini di

condivisione (registro di protocollo, piani di classificazione)

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REQUISITI FUNZIONALI PER LA FORMAZIONE DI UN SISTEMA DOCUMENTARIO INFORMATICO

adeguata formazione del documento identificazione certa dei documenti acquisiti/formati identificazione e mantenimento di relazioni stabili, funzionali e non

arbitrarie tra i documenti e il soggetto produttore sviluppo di funzionalità avanzate di gestione, ricerca e selezione

attraverso la riqualificazione dei piani di classificazione

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LE FUNZIONI DEL DOCUMENTO D’ARCHIVIO

esigenza di riconoscimento e riconoscibilità sociale nel tempo dei comportamenti e degli atti che hanno rilevanza giuridica.

esigenza di stabilità della memoria: il documento si sviluppa come oggetto immodificabile di auto-documentazione (esigenze di certezza giuridica, di integrità e affidabilità della memoria)

strumento di trasparenza per la verifica delle responsabilità nelle attività amministrative: tendenza alla proliferazione della produzione documentaria e alla moltiplicazione degli esemplari e delle copie

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DEFINIZIONI. IL DOCUMENTO

Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa

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DEFINIZIONI. IL DOCUMENTO INFORMATICO

La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (dpr 513/1997, oggi 445/2000 e successive modifiche in materia di firma digitale/elettronica)

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LA GESTIONE DEI DOCUMENTI

E’ la funzione di organizzazione e controllo generale e sistematico esercitata da qualsiasi soggetto sulla propria documentazione al fine di disporre del necessario supporto informativo-documentario per lo svolgimento efficiente della propria attività sia a fini interni che a fini di trasparenza amministrativa. Richiede: attendibililità del sistema documentario e dei documenti nel sistema

nella fase di formazione (organizzazione stabile,controllo sulle responsabilità, certezza dei dati sulla formazione/acquisizione dei documenti)

autenticità (integrità dei documenti e delle informazioni per l’accesso ai documenti) nello spazio (trasmissione) e nel tempo (conservazione)

accessibilità nel tempo (mantenimento della leggibilità e intelligibilità dei documenti e del sistema documentario)

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LE TRASFORMAZIONI TECNOLOGICHE DEI SISTEMI DOCUMENTARI INFORMATICI

Sviluppo di tecnologie di rete per la diffusione di informazioni e il trattamento di documenti condivisi (circolari, studi, relazioni)

Allargamento dei confini del sistema documentario non più limitato agli spazi amministrativi dell’ente, ma integrati nell’ambiente web (utenti remoti e non identificati)

Uso di sistemi di e-mail per la comunicazione interpersonale e la comunicazione amministrativa

Diffusione di documenti atipici difficilmente identificabili Opportunità di integrare risorse informative diverse al fine di perfezionare

il sistema documentario

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LE TRASFORMAZIONI ORGANIZZATIVE DEL SISTEMA DOCUMENTARIO INFORMATICO

Nuove funzioni di definizione, coordinamento e controllo con obiettivi di: facilitazione del decentramento delle funzioni operative uniformità dei criteri e delle procedure disponibilità delle informazioni documentali miglioramento delle funzionalità di inserimento dati e di reperimento diminuzione delle fasi ripetitive e ridondanti garanzia per la sicurezza e integrità del sistema documentale

Il sistema tende ad articolarsi in strutture decentrate coordinate (archivi gestionali) che “concorrono alle attività di registrazione di protocollo e archiviazione”.

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LE TRASFORMAZIONI DEGLI STRUMENTI ARCHIVISTICI IN AMBIENTE INFORMATICOla registrazione

Identificazione univoca dei documenti formati/acquisiti semplificazione e diminuzione delle attività, razionalizzazione dei

centri di “protocollazione” in base al modello organizzativo qualità, coerenza e uniformità delle registrazioni (es. mediante

dizionari controllati, gestione dell’oggetto in campi strutturati, trattamento dettagliato di allegati tecnici, controllo centralizzato delle anagrafi dei mittenti e destinatari, ecc.)

affidabilità del sistema e sicurezza (tracciamento degli accessi e gestione dei privilegi)

integrazione dei metadati identificativi con gli elementi informativi interni del documento (se opportunamente trattati con linguaggi di marcatura XML): trattamento di tipologie documentarie (schemi XML) e creazione di repository documentari di alto contenuto informativo

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OBIETTIVI DI UNA AUTOMAZIONE INTEGRATA DELLE FUNZIONI DI REGISTRAZIONE

Eliminazione delle registrazioni multiple degli stessi documenti all’interna di una medesima amministrazione (necessità di definire le AOO in modo razionale)

qualità e coerenza dell’attività di registrazione (possibilità di trattare gli oggetti con campi strutturati: es. tipologia del documento e contenuto dell’atto)

affidabilità del sistema e sicurezza integrazione dei dati di registrazione nel sistema informatico del soggetto

produttore

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LE TRASFORMAZIONI DEGLI STRUMENTI ARCHIVISTICI IN AMBIENTE INFORMATICOla classificazione/fascicolazione

La classificazione intesa come organizzazione funzionale e ordinamento di tutti i documenti di un soggetto è un requisito vincolante di un sistema documentario informatico. Consente:

la corretta ed efficiente formazione di fascicoli omogenei (oggetti predefiniti di fascicoli collegati alla classificazione)

l’individuazione di responsabilità specifiche di gestione scambio automatico di metadati e documenti tra strutture diversi l’integrazione con i piani di conservazione, di sicurezza e con la gestione dei

processi il recupero rapido ed efficiente (thesauri, dizionari di campo) dei documenti sulla

base delle relazioni funzionali che si sono costituite nel corso dell’attività senza impedire:

• accorpamenti non predefiniti di documenti in base a specifiche ed estemporanee esigenze di ricerca

• creazione di relazioni multiple e di fascicoli virtuali

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SISTEMI DI REGISTRAZIONE UNICI O COORDINATI: OPPORTUNITA’

Sviluppo di funzioni di recupero di dati già presenti nel sistema informatico (ad esempio anagrafe unica e controllata dei mittenti/destinatari)

sviluppo di strumenti di ricerca sempre più sofisticati e razionali: thesauri predefiniti, dizionari controllati (ad esempio le denominazioni dei beni culturali sottoposti a vincolo)

trattamento dettagliato degli allegati (nel rispetto del vincolo documentario e archivistico)

trattamento di tipologie documentarie condivise La registrazione informatica di protocollo consente di trattare molteplici

informazioni relative al singolo documento (autore, tipologie, contenuti, ecc.) recuperabili in fase di ricerca anche per sostenere attività statistica e controllo di gestione.

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LA FUNZIONE ORGANIZZATIVA DELLA CLASSIFICAZIONE D’ARCHIVIO

La classificazione è lo strumento per la formazione dell’archivio, cioè per l’ordinamento e l’aggregazione in fascicoli di tutti i documenti prodotti e acquisiti nello svolgimento dell’attività amministrativa: mediante l’attribuzione di un indice, consente di organizzare i

documenti in fascicoli a loro volta collegati a voci generali, articolate in modo tendenzialmente gerarchico e stabilite con criteri di uniformità, che individuano funzioni, attività, tipologie di processi/procedimenti amministrativi o materie dell’unità organizzativa.

Ha, quindi, la finalità di costruire un sistema integrato di informazioni sui documenti, basato sulla loro organizzazione funzionale in unità complesse stabili nel tempo (fascicoli, registri) che riflettono il concreto lavoro amministrativo

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Attribuire al documento un codice

Inserirlo in una struttura di voci

E associarlo a una definita unità archivistica

Indice

Piano di classificazione

Fascicolo

Classificare significa

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FINALITA’ DELLA CLASSIFICAZIONE

Permette conoscenza,conoscenza, gestionegestione e ricerca efficiente e razionale ricerca efficiente e razionale dei documenti e delle informazioni associate

Consente la selezione programmata e razionaleselezione programmata e razionale dei documenti organizzati per gruppi di fascicoli omogenei

Consente la conservazione qualificataconservazione qualificata

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IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE

Schema generaleSchema generale di voci logiche

articolate in modo gerarchico stabilite in modo uniformeuniforme che identificano le funzionifunzioni e le attivitàattività di ciascuna amministrazione rispondenti ai bisogni funzionalibisogni funzionali del soggetto produttore.

(Direttiva PCM 28.10.1999)

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IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE. PRINCIPI COERENTI E FUNZIONALI

Accorpare i documenti in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi li produce e svolge le attività amministrative

Non mirare al reperimentoreperimento dei documenti per qualunque tipo di ricerca, ma al loro recupero in modorecupero in modo funzionalefunzionale rispetto alle decisioni assunte o da assumere

Acquisire una funzione di guida per gli utenti interni ed esterni al soggetto produttore

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REQUISITI DI UN PIANO DI CLASSIFICAZIONE

Struttura gerarchica delle voci (dal generale al particolare) Sistematicità e uniformità Univocità nell’assegnazione dei documenti alle voci di riferimento Rappresentatività funzionale Semplicità e facilità d’uso Esaustività

Necessità di un processo di condivisione e di procedure di aggiornamento (soprattutto in ambiente digitale per sfruttare le potenzialità della rete)

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COMPONENTI INNOVATIVE DI UN PIANO DI CLASSIFICAZIONE

Criteri di formazione e ordinamento dei fascicoli Contenuti standard di ogni fascicolo Modalità di conservazione Modalità di accesso Responsabilità organizzativa

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QUALITÀ DEL SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE

Il sistema di classificazione adottato deve essere in grado di: garantire un facile aggiornamento e modalità dinamiche di trattamento del documento aderire alla struttura organizzativa dell’amministrazione (modelli accentrati, decentrati o

misti) definire responsabilità specifiche di formazione e tenuta dei fascicoli (ad esempio, ogni voce

finale del piano deve essere attribuita a una struttura organizzativa) integrarsi con i piani di conservazione e con il controllo dei processi amministrativi

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LA CLASSIFICAZIONE IN AMBIENTE DIGITALE

La classificazione in ambiente digitale offre nuove possibilità: recupero più rapido dell’informazione documentaria (soprattutto se

supportata da strumenti avanzati di indicizzazione) diversificazione del trattamento per tipologie documentarie (es:

creazione di un repository documentario per materiali di alto contenuto informativo, quali delibere, verbali, pareri, ecc. identificabili anche mediante l’indice di class.ne)

coerenza, qualità ed efficacia nella gestione dei dati del sistema informativo (ad esempio mediante l’eventuale predefinizione delle voci di fascicolazione, l’utilizzo di dizionari controllati e strutturati)

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IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE: OBIETTIVI OPERATIVI

CondividereCondividere fra tutte le strutture centrali e periferiche della medesima organizzazione la sezione relativa all’area gestionale

Creare “sezioni” del piano di classificazione coerenti e integratecoerenti e integrate fra loro

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NON ESISTE UN MODELLO PREDETERMINATO PER LA CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI

LE DIRETTIVE DEL DPR 445/2000:

Adottare principi di coerenza funzionale nell’ambito

delle Aree Organizzative Omogenee

Presentare modalità di articolazione uniformi

per tutta l’amministrazione

Come classificare…

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Funzionalità

Strutturazione su livelli Autonomia dalla struttura

I CRITERI PRINCIPALI

L’articolazione del piano

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Il piano di classificazione dovrebbe articolarsi su tre livelli:

Funzioni

Macroattività

Attività

Natura delle funzioni:

Istituzionali Di funzionamento

Specifiche di ciascuna area organizzativa omogenea

Attività di funzionamento comuni a tutte le PA

Attività di funzionamento comuni a tutte le PA

La strutturazione su livelli

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F u n z i o n i Istituzionali Funzionamento

Specifiche di ciascuna area organizzativa omogenea

Attività di funzionamento comuni a tutte le PA

• Gestione del personale

• Gestione amministrativo/finanziaria

• Controllo

• Sistemi informatici

• Servizi ausiliari e di supporto

• Affari legali e contenzioso

• Organizzazione

• Produzione di norme e pianificazione

• Ricerca e studio

• Produzione di atti amministrativi verso terzi

• Indirizzo e vigilanza su soggetti pubblici

• Attività specialistiche di vigilanza e controllo su terzi

• Erogazione di servizi alla collettività

• Erogazione di servizi alla persona

• Produzione e conservazione di beni

• Rapporti con l’esterno

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La classificazione adottata dalla RGS

Dalle funzioni alle macroattività

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Data la rilevanza del piano di classificazione e i limiti dei sistemi esistenti è opportuno e auspicabile per le amministrazioni pubbliche:

analizzare congiuntamente esperienze di gestione informatica dei documenti

sviluppare linee guida per la progettazione di sistemi documentari

condividere – mediante attività congiunte di esame dell’esistente e valutazione delle nuove esigenze amministrative - modelli e schemi di riferimento per lo sviluppo di piani di classificazione

Il Caso Italiano Linee Guida per la gestione documentaria

e la classificazione

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Obiettivi

Consentire un confronto di studio e di sperimentazione tra soggetti produttori di

documenti e interlocutori istituzionali

Sostenere le amministrazioni pubbliche nello sforzo di rinnovare i modi e i mezzi della comunicazione

nel settore documentario

Il progettodella Scuola Superiore della P.A.

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LE ATTIVITÀ DI FUNZIONAMENTO PER TUTTI GLI UFFICI DELLE PP.AA.

Pianificazione, organizzazione Indirizzo e coordinamento Programmazione Consuntivazione Organizzazione degli uffici Sistema qualità Relazioni sindacali

Informazione e comunicazione Comunicazione interna Comunicazione esterna Relazioni con il pubblico Carta dei servizi

Sistema dei controlli interni Controllo di gestione Accertamenti ispettivi

Attività di segreteria per gli organi collegiali, comitati, gruppi di lavoro Sistemi informativi

Pianificazione e sviluppo dei sistemi informativi Gestione e manut.ne sistemi informativi autom.

• Sistemi informativi gestionali• Architetture e infrastrutture• Sicurezza

Gestione del sistema documentario

Gestione delle risorse umane Assunzioni Mobilità Trattamento giuridico ed economico Attività di servizio

• Gestione presenze/assenze• Sorveglianza sanitaria• Part-time• Procedimenti di responsabilità

Codice di comportamento Cessazioni Prevenzione e protezione Trattamento di quiescenza e previdenza Contenzioso del lavoro

Formazione e aggiornamento del personale Gestione delle risorse finanziarie

Gestione del bilancio d’esercizio e rendicontazione Gestione della spesa

Gestione delle risorse strumentali Beni immobili Beni mobili Servizi Automezzi di servizio Servizi di economato Servizi di cassa Gestione servizi generali

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ALCUNE INDICAZIONI OPERATIVE - II

Il piano di classificazione deve essere integrato, ma non coincidere con l’organigramma (identificazione del rapporto tra struttura amministrativa e voci del piano)

E’ opportuno identificare l’ufficio responsabile per la conservazione dei documenti prodotti nell’ambito di ogni livello finale del piano di classificazione

E’ necessaria la elaborazione di strumenti per consentire l’accesso esterno e per l’utilizzo interno del piano (regolamento e/o manuale di gestione)

E’ opportuno definire all’interno di una organizzazione (area organizzativa omogenea) un formato condiviso dell’indice di classificazione (cioè del codice alfa-numerico attribuito al singolo documento in grado di rappresentare il fascicolo di appartenenza nell’ambito di ciascun livello finale del piano)

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La formazione dei fascicoli

Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è necessario evitare allo stesso tempo: la frammentazione non necessaria delle pratiche l’accorpamento eccessivo di documenti all’interno della stessa unità (in

particolare nel caso di uffici che svolgono un’intensa attività di corrispondenza)

la tendenza a costituire fascicoli intestati ai destinatari (invece che basati sull’analisi dei processi e funzioni)

la creazione nell’ambito dello stesso livello e senza possibili criteri identificativi di fascicoli differenziati dal punto di vista della durata: non è, ad esempio, opportuno creare per la stessa voce, senza distinzioni, fascicoli di autorizzazione per affari di diversa rilevanza e quindi destinati a tempi e modalità di conservazione diversi.

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LA RICERCA E IL RECUPERO DEI DOCUMENTI E DEI FASCICOLI

I documenti devono essere accorpati (fisicamente se cartacei, logicamente se elettronici) in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi produce i documenti e svolge le attività amministrative

Non si tratta di favorire il reperimento dei documenti per qualunque tipo di ricerca (che comunque potrà essere soddisfatta in ogni caso grazie a funzioni di information retrieval nel caso di sistemi informatici), ma soprattutto di recuperare i documenti in modo funzionale (per fascicoli in base al piano di classificazione) rispetto alle decisioni assunte o da assumere (in un ufficio di progettazione di opere pubbliche i fascicoli sono predisposti per progetto, in un ufficio di controllo sui finanziamenti i fascicoli possono avere come oggetto i singoli intestatari dei diversi finanziamenti anche se relativi alla stessa opera)

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CLASSIFICAZIONE E STRUTTURA ORGANIZZATIVA

Il sistema di classificazione deve adattarsi alla struttura organizzativa. In ambiente digitale si possono sviluppare: un modello accentrato (la creazione e aggiornamento del piano e il

suo utilizzo sono interamente affidati a un servizio centrale per la gestione documentale)

un modello decentrato o misto (il servizio centrale definisce la struttura generale e le linee guida per la classificazione e stabilisce le voci di I o II livello del piano)

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L’ORGANIZZAZIONE DELL’ARCHIVIO

Esistono alcuni nodi organizzativi che riguardano soprattutto la formazione dell’archivio. In particolare, un buon sistema documentario deve:

stabilire una organizzazione dell’archivio basata su criteri uniformi che garantiscano la completezza nella formazione del fascicolo.E’ opportuno prevedere una soluzione accentrata o parzialmente decentrata in base al grado di autonomia delle singole strutture: i fascicoli che contengono i documenti originali si devono formare là dove sono necessari ai fini della trattazione e dove possono essere mantenuti nella loro integrità, incluso l’inserimento dei documenti interni (spesso di maggior contenuto informativo).In ogni caso sono indispensabili una struttura responsabile per l’aggiornamento delle procedure, delle regole, degli strumenti di gestione (vedi il Servizio per il protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi previsto dall’art. 12 del dpr 428/1998)

evitare la duplicazione dei fascicoli della stessa natura e dello stesso contenuto presso unità organizzative diverse

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LA STRUTTURA DEL TITOLARIO

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(1)

(1) Tutte le voci costituenti l’ultimo livello della struttura del titolario

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LE CRITICITÀ CULTURALI, ORGANIZZATIVE E TECNOLOGICHE DELLA TRANSIZIONE

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CRITICITÀ DEI SISTEMI DOCUMENTARI INFORMATICI

organizzative (strutture, responsabilità, risorse umane) tecnologiche (definizione di architetture, valutazione dei prodotti,

monitoraggio) archivistiche (definizione dei modelli di gestione dei flussi, dei criteri e

delle procedure di formazione del sistema documentario, dei metodi per la conservazione)

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I REQUISITI FUNZIONALI MINIMI

I sistemi di gestione informatica devono essere coerenti con la natura degli oggetti trattati (registrazione, classificazione, fascicolazione, ecc.)

E’ necessario in particolare promuovere le funzionalità orientate all’integrazione che assicurino: l’identificazione univoca dei documenti e la loro organizzazione la gestione appropriata dei metadati la ricerca sia in relazione al contenuto che agli attributi identificati

e alla eventuale struttura il controllo degli accessi la gestione delle fasi di archiviazione

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CRITICITÀ DELLA FASE DI TRANSIZIONE

sistemi ibridi conservazione a lungo termine di documenti elettronici a costi accettabili

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PERCHÉ LA CONSERVAZIONE È UN PROBLEMA CRUCIALE

E’ il nodo cruciale dell’automazione in campo documentario perché richiede un cambiamento significativo rispetto alle attività tradizionali: la conservazione in ambiente digitale è una funzione attiva e continua nel tempo per la quale non c’è ancora sufficiente esperienza, né un’adeguata analisi concettuale.

I tempi degli interventi per il mantenimento della memoria si sono accorciati. La diversificazione dei prodotti non consente soluzioni univoche.

La fragilità dei supporti e la facilità nella manipolazione richiedono investimenti significativi in termini di controllo dei depositi e sicurezza

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… IRRISOLTO

L’obsolescenza è un fenomeno irreversibile e ambivalente: per affrontarla non si sono ancora individuati metodi condivisi, univoci, regolamentati

L’indifferenza del mercato (e qualche volta anche del legislatore e degli amministratori) per le esigenze conservative di lungo periodo è ampiamente testimoniata dall’assenza di standard internazionali, dall’insufficienza delle norme nazionali e delle procedure interne alle amministrazioni e, in Italia, dalle ridottissime risorse per la ricerca.

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…E COMPLESSO

E’ insufficiente garantire l’integrità del contenuto E’ indispensabile la tenuta:

delle caratteristiche strutturali, delle informazioni di provenienza (vincolo archivistico), delle modalità di visualizzazione

E’ opportuno assicurare il mantenimento della forma originaria,ma anche l’accesso dinamico e interattivo alle fonti

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LE RESPONSABILITA’ SONO CONDIVISE E PRECOCI

E’ necessario (per contenere i costi e garantire i risultati) intervenire precocemente sin dalla formazione dei documenti Larga parte delle informazioni che garantiscono l’accesso e la

verifica dell’autenticità sono disponibili solo nella fase attiva di produzione e gestione delle risorse digitali (es. i sistemi di classificazione, i metadati di contesto, lo schema logico dei db, la documentazione delle applicazioni, ecc.).

Sono a grave rischio tutti quei documenti che non si producono in un contesto organizzativo definito e, quindi, controllato la documentazione di natura scientifica e personale, I sistemi elettronici dinamici e interattivi (sistemi web)

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LE RESPONSABILITA’ DEI PRODUTTORI

E’ indispensabile riconoscere (in sede normativa? Nelle politiche nazionali per la conservazione?) la responsabilità degli enti produttori, che tuttavia vanno sostenuti con interventi diversificati: Standard e linee guida Training e best practice Interventi di negoziazione/sensibilizzazione oltre che normativi (il

deposito legale copre non più del 30% della produzione digitale destinata alla conservazione permanente, i documenti informatici protocollati e classificati costituiscono una percentuale ridotta dell’archivio anche nel settore pubblico)

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QUALCHE CONCLUSIONE

La conservazione a lungo termine in ambiente elettronico può assicurare esclusivamente la tenuta di copie autentiche di componenti digitali in grado di riprodurre (a richiesta dell’utente) copie autentiche di documenti informatici

IL problema dell’autenticità è centrale per i documenti correnti oggetto di migrazione tecnologica per il mantenimento e la possibile verifica dell’autenticità dei

documenti versati negli archivi storici per i documenti nella fase di trasferimento dall’ambiente di

produzione originario a quello di consultazione a fini di ricerca La verifica dell’autenticità di un documento è possibile solo ricostruendo la storia

del documento medesimo a condizione, quindi, che il documento abbia mantenuto le tracce della sua storia (come avviene nel caso di documenti cartacei durevoli e stabili): è indispensabile perciò mantenere la documentazione relativa agli interventi di migrazione effettuati nel tempo.

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INSUFFICIENZA DELLE NORME PROPOSTE

Le norme hanno un andamento non lineare. In alcuni casi si caratterizzano per la genericità delle definizioni e delle disposizioni, in altri il dettaglio tecnologico finisce per complicare e rendere inattuabile e incomprensibile l’applicazione (ad esempio nel caso delle regole sull’archiviazione ottica)

Manca una struttura concettuale chiara, condivisa e coerente, della cui rilevanza non c’è consapevolezza

Il legislatore ha avuto fretta di completare il quadro normativo e ha – erroneamente – ritenuto di poter affrontare la conservazione di lungo periodo come un “semplice” problema di migrazione e di ridurre il problema della verifica dell’autenticità nel tempo a un problema di autenticazione nella fase di formazione, trasmissione o riproduzione.

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INTERVENTI E STRUMENTI DI SUPPORTO

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I RITARDI DELLE AMMINISTRAZIONI E DELLE IMPRESE

I soggetti produttori non sono preparati ad affrontare le nuove sfide: tendono ad affidarsi a risorse esterne, sperano in soluzioni informatiche possibilmente sperimentate altrove, non dispongono di profili professionali qualificati in questi settori

I dirigenti sottovalutano la complessità di questa fase di informatizzazione soprattutto in ambito documentario

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LE STRATEGIE POSSIBILI DI UNA FASE DI TRANSIZIONE

Le soluzioni vanno trovate in modo graduale e nella sperimentazione di programmi che prevedano: l’archiviazione sostitutiva nel rispetto della normativa vigente e di

programmi di migrazione in relazione ai piani di classificazione e conservazione (soluzione organizzativa, più che tecnologica)

l’adozione di procedure che determinino la produzione di copie di sicurezza o la conservazione a lungo termine dei documenti su supporti di stabilità comprovata (es. microfilm)

E’ comunque opportuno produrre documenti informatici nel caso di materiali documentari di breve durata

La scelta di intervenire su larga scala richiede l’adozione di sistemi di classificazione dettagliati che includono procedure per la conservazione e la selezione dei documenti

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LE TRASFORMAZIONI ORGANIZZATIVE DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO

Nuove funzioni di definizione, coordinamento e controllo con obiettivi di: facilitazione del decentramento delle funzioni operative uniformità dei criteri e delle procedure disponibilità delle informazioni documentali miglioramento delle funzionalità di inserimento dati e di reperimento diminuzione delle fasi ripetitive e ridondanti garanzia per la sicurezza e integrità del sistema documentale

Il sistema tende ad articolarsi in strutture decentrate coordinate (archivi gestionali) che “concorrono alle attività di registrazione di protocollo e archiviazione”.

Sono necessarie linee guida e direttive settoriali, assistenza e sostegno

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CENTRALITA’ DELLA FORMAZIONE

Nodo centrale è l’esistenza di personale in grado di: formare il sistema documentario in ambiente digitale dialogare con gli specialisti di altre discipline seguire l’evoluzione tecnologica

Nel caso delle istituzioni archivistiche si richiede inoltre: una strategia consapevole la condivisione degli obiettivi da parte di tutta la struttura

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LE INIZIATIVE DI ORIENTAMENTO IN PROGRAMMA

diffusione di best practice (www.aipa.it: gestione di un sito web articolato e aggiornato)

elaborazione di strumenti di orientamento (Gedoc2) creazione di un gruppo di lavoro presso la Scuola superiore della

p.a. per:• definire linee guida per la gestione informatica dei documenti e

uno schema condivisibile per le funzioni di auto-amministrazione,• elaborare uno schema di manuale di gestione • predisporre materiali riutilizzabili ai fini della formazione, a

partire da uno metodologia per la classificazione d’archivio Sviluppare piani di formazione coerenti (progetto AIPA, progetti

SSPA, nuovi corsi universitari orientati alla formazione di archivisti contemporanei)

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Non si tratta di rispondere a bisogni immediati, ma ai bisogni informativi anche di lungo periodo delle amministrazioni, secondo un’esigenza di continuità.

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QUALCHE INDIRIZZO

http://www.interpares.org (progetto InterPARES) http:// www.ispo.cec.be/ida (progetto Moreq) http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/ (Standard 5015.2 “Design Criteria Standard For

Electronic Records Management Software Applications” US Department of Defense)

http://ccsds.org/RP9905/RP9905.html (proposta standard OAIS) http:// sdsc.edu/NARA e http://www.npaci.edu.DICE/Pubs (progetto del

National Archives di Washington e del Supercomputer Center di S.Diego) http://www.sspa.it (Scuola superiore per la pubblica amministrazione: materiali

didattici, pagine web sulla ricerca) e http://www.aipa.it (normativa, pagine web sul protocollo)