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LA GESTIONE ASSOCIATA DELLO SPORTELLO UNICO COMPRENSORIALE PER LE

ATTIVITA’ PRODUTTIVE

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lo Sportello Unico del Comune di Forlì è strutturato su un modello di “SPORTELLO LEGGERO”

sulla base di questo modello organizzativo, per la realizzazione di uno sportello associato su ambito

comprensoriale si può parlare di “ASSOCIAZIONE PROCEDIMENTALE”“ASSOCIAZIONE PROCEDIMENTALE”

la struttura è responsabile del coordinamento di procedimenti distinti, che restano di competenza di

Amministrazione o Uffici diversi, talvolta esterni al Comune

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associazione procedimentale in quanto:

influisce sull’aspetto procedurale, nel senso che lo sportello capofila interviene per la gestione di alcune fasi del procedimento unico , nonché per la condivisione degli standard di attività e dei software in dotazione

non influisce sull’aspetto organizzativo dei singoli Comuni, i quali sono chiamati ad istituire il proprio Sportello Unico

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in cosa consiste la gestione associata?

A) GESTIONE DELLE CONFERENZE DI SERVIZIO E AUDIZIONI IN CONTRADDITTORIO, presso lo sportello capofila, nei casi previsti dall’art. 4, 5 e 6 del D.P.R. 447/1998, in cui sia prevista la partecipazione di altre Amministrazioni

B) CONDIVISIONE DEGLI STANDARD OPERATIVI elaborati dallo sportello capofila per la propria attività (flussi procedimentali, documenti tipo, modulistica, banche dati, intese, convenzioni …)

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i livelli operativi della rete comprensoriale

1) lo sportello unico del comune capofila

2) gli sportelli unici locali (attività di

front-office e di impulso sul back- office)

3) i collaboratori di zona per i seguenti ambiti:

C. M. APPENNINO FORLIVESE e per i Comuni

di Bertinoro, Castrocaro T. e Terra del Sole,

Forlimpopoli

C. M. ACQUACHETA

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i principali compiti dello sportello capofila

organizza il procedimento unico, le procedure operative di

gestione

elabora la modulistica

predispone intese / convenzioni con altre PA

implementa le procedure informatizzate ed agisce sulla banca

dati dei procedimenti

gestisce le conferenze di servizi/audizioni in contraddittorio

(funzioni di segreteria) del procedimento unico

svolge altre mansioni relative alla gestione associata

(funzionamento organi ecc..)

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i compiti principali degli sportelli locali: front-office

gestiscono direttamente il rapporto con le imprese del proprio territorio

svolgono un’attività informativa nei confronti del cliente-impresa

individuano i procedimenti da attivare a seguito delle richieste del cliente-impresa, acquisendo la documentazione necessaria

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i compiti principali degli sportelli locali: back-office

avviano il procedimento unico e lo concludono una volta acquisite le necessarie autorizzazioni o verbali di conferenza

nei casi in cui sia richiesta la conferenza di servizi, trasmettono allo sportello capofila l’elenco delle pratiche da trattare in quella sede

garantiscono la presenza in conferenza per la trattazione delle proprie pratiche

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i compiti dei collaboratori di zona

svolgono attività di affiancamento ed assistenza agli operatori presso i singoli comuni (caricamento pratiche / istruttoria….)

implementano le procedure informatizzate in conformità alle realtà organizzative locali

adeguano le banche dati degli endoprocedimenti, su suggerimento dei comuni, in caso di necessità dovute a normative o prassi locali

adeguano le banche dati relative alle aree produttive per la localizzazione delle imprese

adeguano le banche dati delle opportunità di finanza agevolata

si rapportano periodicamente con lo sportello capofila per gli aspetti tecnico-procedurali

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i vantaggi per i comuni

OGNI COMUNE:

cura direttamente il rapporto con i propri clienti

usufruisce del materiale predisposto e testato dal comune capofila (schede descrittive degli endoprocedimenti, banche dati, software, manuale delle procedure operative, ecc.)

beneficia di una riduzione dei carichi di lavoro, in quanto le attività organizzative sono svolte dallo sportello capofila

è agevolato nella definizione di pratiche complesse e “sollevato” dal dover concludere singolarmente accordi con le Amministrazioni esterne

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altri vantaggi per i comuni

usufruisce dell’attività di affiancamento ed assistenza dei collaboratori di zona

ottimizzazione ed uniformazione di procedure, modulistica, convenzioni per l’intero ambito forlivese, con ricadute sulla semplificazione dei rapporti

apprezzabile opportunità per le PA esterne di avere un unico referente per la definizione di intese ed un’unica sede per lo svolgimento delle conferenze di servizi

definizione di autonome iniziative di marketing territoriale, visualizzabili congiuntamente nello spazio web

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ampliamento banca dati dei procedimenti amministrativi riportante le informazioni descrittive sul procedimento (riferimenti normativi nazionali e locali, documentazione da richiedere, diritti e oneri, cause e modalità di attivazione)

ampliamento banca dati modulistica relativa a tali procedimenti

nuovo software di gestione del procedimento unico (spunweb)

nuovo portale contenente:

banca dati delle aree produttive, riportante informazioni sulle caratteristiche delle aree per l’insediamento di attività;

banca dati delle opportunità di finanza agevolata, di iniziativa nazionali, regionale e locale;

manuale delle procedure operative, che illustra le attività gestionali da compiere nelle distinte fasi del procedimento unico (vedi figura successiva)

funzioni di prossimo trasferimento

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Il manuale delle procedure operative

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avvio della gestione associata

fase di avvio: consegna degli strumenti operativi per la gestione del procedimento unico e la configurazione degli sportelli locali per l’accesso al nuovo software di gestione dello sportello unico (Spunweb)

fase di miglioramento e messa a regime

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Diagramma di flusso del procedimento semplificato

Legenda:

SPUN : Sportello Unico per le Imprese

PPAA : Pubbliche Amministrazioni

AVVIO

ATTIVITA’

DECISIONE

CONCLUSIONE

COLLEGAMENTO

Presentazione domanda

Immissione dati

nell'archivio informatico

Spun Locale avvia

l'istruttoria

pubblicitΰ domanda

Spun locale richiede a PA

atti / autorizzazioni

spun capofila convoca

conferenza di servizi

necessita variante

urbanistica?

Spun locale rigetta l'istanza

Tutte le PA hanno

risposto?

Tutte le risposte sono

positive?

Spun locale

autorizza

Spun locale emette diniego

spun capofila convoca

conferenza di servizi

Spun locale comunica il diniego al richiedente

conferenza di servizi

L'inte-ressato richiede conferenza di

serv.?

Conf. di serv.:

pronuncia positiva?

Deve variarsi lo strumento

urbanistico?

Consiglio comunale approva?

no si no

si

si

si

si

no

no

no

no

no

si

si

no

si

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attività svolte (triennio 2000-2003)

banca dati dei procedimenti amministrativi relativi ad attività di commercio, pubblici esercizi, artigianato, carburanti, agricoltura

modulistica relativa a tali procedimenti, nonché documenti-tipo per la definizione delle fasi procedimentali

software di gestione dei suddetti procedimenti (Highway)

attività formativa sul procedimento unico (vedi pagina successiva)

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Assemblea dei comuni e delle comunità montane

organo di indirizzo e controllo

Comitato di coordinamento e miglioramento delle procedure organo tecnico per la semplificazione ed ottimizzazione dell’attività

Ufficio di segreteria compiti attinenti alla convocazione e gestione delle conferenze

gli organi della gestione associata