Presentazione del Piano Strategico2007-2012 della Sapienza Università di Roma

(versione 2.0) a cura di Giuseppe Foti

Incontro con il Collegio dei Direttori di dipartimentoRoma, 16 ottobre 2007

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Perchè un piano strategico

• Per i numerosi cambiamenti occorsi nel sistema universitario che attribuiscono al management universitario nuovi compiti

• Per la necessità di impostare processi decisionali e sistemi informativi in grado di guidare le scelte degli amministratori, in un contesto competitivo e sottoposto a continui cambiamenti e in cui diventa “rilevante” la capacità di soddisfare la domanda degli utenti e dei portatori d’interessi

• Per avviare una riflessione sul medio-lungo termine (come vogliamo essere tra 5/10 anni) ed evitare che l’organizzazione sia assorbita solo dai risultati a breve termine

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Perchè un piano strategico

• Per dare una risposta di largo respiro alla legge sulla

programmazione triennale delle università

• Per gestire nel modo migliore l’articolazione in atenei

federati

• La Sapienza ha quindi intrapreso la strada della

pianificazione strategica dotandosi di un Nucleo di

valutazione ad hoc per individuare con chiarezza criticità

da affrontare e linee di sviluppo nel medio periodo

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L’avvio dei lavori

• Il Nucleo ha operato con il continuo supporto della direzione amministrativa e dei responsabili di governo dell’Università, coinvolti in tutte le fasi di elaborazione e revisione dei risultati che man mano si venivano delineando

• La scelta delle modalità di attuazione del piano è stata motivata da un’approfondita analisi delle pratiche in uso presso le maggiori università straniere e del contesto italiano

• Per la complessità del sistema Sapienza e per la novità dell’impresa è stato scelto un approccio tradizionale dall’alto verso il basso (top-down) tipico di una strategia deliberata

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Articolazione del piano strategico

Le macrofasi della pianificazione strategica

Le ultime due macrofasi rappresentano il ciclo di pianificazione a regime

Revisione e stesura del piano strategico(ogni anno successivo)

Monitoraggio, revisione e messa a puntodel ciclo di pianificazione

Avvio sperimentalePrima stesura del piano strategico

CICLO DELLA PIANIFICAZIONE STRATEGICA

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L’attuazione del piano: due macrofasi

Il processo di redazione della prima versione del piano strategico dell’università è stato suddiviso, a sua volta, in due fasi principali:

•Innesco del ciclo di elaborazione

•Elaborazione della strategia

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Innesco del ciclo di elaborazione

L’innesco del ciclo di elaborazione ha previsto le seguenti fasi:

• definizione della Missione, cioè del senso generale dell’attività

istituzionale

• definizione della Visione, cioè di come dovrà essere la Sapienza a

conclusione dell’arco di tempo considerato dal piano

• dichiarazione dei Valori guida

• individuazione dei Portatori di interessi

• definizione e attuazione della struttura organizzativa responsabile

della stesura del piano e di tutti i soggetti che dovranno essere

coinvolti

• indicazione delle principali scadenze temporali del processo

• elaborazione dei criteri per la stesura del piano

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Elaborazione della strategia

L’elaborazione della strategia ha previsto le seguenti fasi:• analisi dell’ambiente esterno e del quasi-mercato dell’istruzione e

della ricerca universitaria (esame degli aspetti demografici, dello sviluppo economico, dei vincoli esterni quali il quadro legislativo, le politiche di sostegno, la riduzione tendenziale del finanziamento pubblico ecc.)

• analisi dell’ambiente interno con individuazione dei punti di forza, dei punti critici, nonché delle opportunità che si presentano e delle minacce che possono venire dall’esterno

• selezione del tipo di strategia, cioè degli obiettivi strategici e delle azioni necessarie per perseguirli

• individuazione degli obiettivi quantitativi e degli indicatori per le attività di monitoraggio

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Il ciclo completo

Processo di sviluppo del piano strategico

Quali sono le condizioni per avere successo?

I fattori critici di successo nel sistema universit

Definizione obiettivi e azioni per raggiungerli

Scelta degli indicatori di valutazione

Accorpamento delle azioni e analisi dettagliata

Individuazione, analisi e allocazione delle risorse

Sintesi del piano strategico

Quali sono i rischi e le opportunit esterne?

Quali sono le qualit e i problemi interni?

Punti di forza e criticit dellÕistituzione

Le opportunit e le minacce esterne

Analisi e confronto con Enti analoghi

(Benchmarking)

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Gli strumenti utilizzati: 1) l’analisi SWOT

Fattori interni Fattori esterni

Forze (S) Debolezze (W)

Opportunità (O)

Strategie (SO): Strategie che usano i punti di forza per trarre vantaggio

dalle opportunità

Strategie (WO): Strategie che traggono

vantaggio dalle opportunità superando le debolezze

Minacce (T) Strategie (ST): Strategie

che usano i punti di forza per evitare le minacce

Strategie (WT): Strategie che rendono minime le debolezze ed evitano le minacce

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Lo svolgimento dell’analisi SWOT

• Lo schema mette in relazione tra loro le caratteristiche interne (forze o debolezze) con le opportunità e le minacce che si generano all’esterno nell’ambiente-mercato di riferimento

• Da ogni schema SWOT, generato per le diverse aree di analisi (Ricerca, Didattica, Servizi e Governance) sono stati estratti quattro diversi gruppi di azioni strategiche

• Si è così ottenuta una lista degli obiettivi e la sequenza delle azioni strategiche associate a ciascun obiettivo

• Ad obiettivi e azioni è stato associato un indicatore di priorità per orientare il processo di allocazione di risorse

• La produzione della tabella ordinata “obiettivi-azioni-priorità” è stata la chiave di volta della stesura del piano

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Gli strumenti utilizzati: 2) i fattori critici di successo

• Per ottenerli occorre rispondere a due domande:

– Chi sono e cosa vogliono i nostri interlocutori (portatori di interessi)?

– Come possiamo soddisfare le richieste meglio degli altri?

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Stakeholder e shareholder (portatori di interessi)

Nel caso delle università essi sono:

• Ricercatori e docenti• Personale tecnico ed amministrativo• Studenti e famiglie• Istituzioni nazionali e locali • Mondo produttivo • Fornitori• Forze sociali• Forze politiche

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Gli obiettivi e le azioni strategiche

Quindi, in sintesi:• gli obiettivi del piano e le azioni strategiche per

raggiungerli sono stati costruiti a partire dalla matrice SWOT, tenendo conto della frontiera limite dei fattori critici e del posizionamento degli altri atenei che presentano dimensioni e caratteristiche comparabili con la Sapienza

• il risultato ottenuto è costituito da una lista “grezza” degli obiettivi e delle azioni strategiche, che ha richiesto un ulteriore lavoro di sintesi

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Le macroazioni strategiche

A partire dalla lista degli obiettivi e delle azioni strategiche aventi maggiore priorità, attraverso un ulteriore procedimento di sintesi che accorpa le azioni affini, eliminando ridondanze e sovrapposizioni, sono state selezionate le macroazioni strategiche

ossia

azioni più complesse che raggruppano microazioni affini o logicamente integrate tra loro.

Esse sono in realtà programmi di intervento di ampio respiro

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Le tipologie di macroazioni strategiche

• Alcune macroazioni sono processi continui (ad esempio, la macroazione che prevede la gestione di una funzione di comunicazione e di marketing strategico)

• Altre macroazioni sono processi a impulso che hanno, quindi, il profilo di progetti strategici a termine, assegnati a operatori anche esterni al quadro dirigente dell’Amministrazione (ad esempio la reingegnerizzazione dei procedimenti amministrativi)

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Le aree di intervento delle macroazioni

Le macroazioni sono state classificate in due aree di intervento:

• Macroazioni di strategia interna focalizzate su interventi di riorganizzazione, di ottimizzazione e recupero di risorse finanziarie e fisiche e di politiche del personale

• Macroazioni di strategia competitiva a forte proiezione esterna e di collaborazione con altri soggetti, focalizzate al raggiungimento di una condizione di vantaggio competitivo sui quasi-mercati dell’istruzione e della ricerca universitaria

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Le macroazioni di strategia interna

• Governance

• Gestione manageriale

• Gestione imprenditoriale e manageriale del

funzionamento

• Ottimizzazione spazi

• Strutture di accoglienza

• Innovazione tecnologica

• Riequilibrio nella distribuzione delle risorse

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Le macroazioni di strategia competitiva

• Offerta didattica

• Ricerca

• Proprietà intellettuale

• Relazioni internazionali

• Attrarre i migliori

• Comunicazione e marketing

• Rapporti con le imprese

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La condivisione con gli organi di governo

• Una prima versione del piano strategico per il periodo 2007-2012 è stato presentato agli organi di governo (Senato Accademico e Consiglio di Amministrazione) già nei mesi di marzo ed aprile

• Da questa prima presentazione è scaturita l’esigenza di ampliare la discussione e di approfondire alcune questioni critiche

• Ciò è stato fatto attraverso alcuni incontri di

approfondimento che hanno permesso di integrare e di

modificare la prima proposta di piano strategico nella

direzione indicata dagli organi di governo

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Lo stato attuale

• Dalle riflessioni emerse a valle degli incontri di approfondimento è scaturita l’attuale versione (versione 2.0) del documento di piano strategico, presentato e approvato sia dal Senato Accademico, sia dal Consiglio di Amministrazione, rispettivamente nelle sedute del 24 luglio 2007 e del 18 settembre 2007

• L’approvazione del piano strategico segna l’inizio della fase operativa

• La traduzione in termini operativi di quanto definito all’interno del piano strategico richiede una revisione della tradizionale impostazione del bilancio della Sapienza

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Lo stato attuale

• Il NVS ha avviato, insieme al Direttore Amministrativo e al

dirigente della Ragioneria, una prima riflessione sul passaggio

dalla elaborazione strategica alla fase di programmazione

operativa, anche al fine di garantire la necessaria coerenza

tra bilancio previsionale e pianificazione strategica, anche in

vista della necessità di approntare il Programma triennale

previsto dalle recenti disposizioni del MIUR

• La definizione delle Missioni e dei relativi programmi di

attuazione dovrà essere guidata dalle macroazioni definite dal

piano strategico, sia dalla disponibilità di risorse aggiuntive da

dedicare all’implementazione dei piani operativi

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Il prosieguo delle attività

• Successivamente a questa fase di individuazione dei

programmi da attuare e delle risorse da dedicare ad essi, il

Nucleo di valutazione strategica avvierà il processo critico di

monitoraggio dell’attuazione del piano strategico, con

l’obiettivo di verificare la coerenza tra quanto programmato e

realizzato e, nel caso si rilevino scostamenti, di proporre

adeguate misure correttive