PIER ANDREA TOSETTO

EVENTI AGGREGATIVIEVENTI AGGREGATIVI

EVENTI AGGREGATIVIEVENTI AGGREGATIVII CONGRESSI ASSOCIATIVI

I CONGRESSI ASSOCIATIVI

PIER ANDREA TOSETTO

Scelta della sede, Scelta della sede, dei fornitori, dei fornitori, negoziazione negoziazione

e contrattualisticae contrattualistica

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COME SI PROCEDE PER INDIVIDUARE

UNA SEDE

COME SI PROCEDE PER INDIVIDUARE

UNA SEDE

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C&VBInternetPubblicazioni di settoreCatene alberghiereAssociazioni

ProfessionaliReferenze da colleghiFIERE di settore

LE FONTILE FONTI

- Conoscere i diversi tipi di sedi e di strutture - Saper valutare pro e contro sull’utilizzo

di ciascuna struttura - Stilare una lista di domande utili

per la ricerca e selezione della sede- Essere in grado di preparare una RFP

“richiesta di proposta”- Conoscere gli elementi base di un contratto

OBIETTIVIOBIETTIVI

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Per organizzare bene un Congresso ….

BISOGNA DARE IN NUMERI BISOGNA DARE IN NUMERI

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7 W7 W

1. WHO2. WHAT3. WHEN4. WHERE5. WHY6. WHOOPS7. WOW

1. WHO2. WHAT3. WHEN4. WHERE5. WHY6. WHOOPS7. WOW

la pianificazione strategica è alla base

della pianificazione logistica

la pianificazione strategica è alla base

della pianificazione logistica

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9 Passi9 Passi1. Determinare gli obiettivi 2. Raccogliere dati storici3. Stabilire gli spazi utili4. Identificare interessi ed aspettative dei partecipanti5. Selezionare la destinazione6. Scegliere le sedi7. Valutare ed ispezionare di nuovo le sedi8. Creare una RFP 9. Prenotare la sede/struttura

Scopi del meeting Ascoltare le esigenze

degli stakeholderScegliere l’ambientazione

DETERMINARE GLI OBIETTIVIDETERMINARE GLI OBIETTIVIDETERMINARE GLI OBIETTIVIDETERMINARE GLI OBIETTIVI

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Obiettivi del committenteObiettivi dell’evento

Obiettivi dei partecipanti

Obiettivi del committenteObiettivi dell’evento

Obiettivi dei partecipanti

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DETERMINARE GLI OBIETTIVIDETERMINARE GLI OBIETTIVIDETERMINARE GLI OBIETTIVIDETERMINARE GLI OBIETTIVI

Obiettivi formativi

Obiettivi finanziari

Obiettivi di socializzazione

Obiettivi di riconoscimento

Obiettivi di motivazione

Obiettivi formativi

Obiettivi finanziari

Obiettivi di socializzazione

Obiettivi di riconoscimento

Obiettivi di motivazione

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RACCOGLIERE I DATI STORICIRACCOGLIERE I DATI STORICIlavoriamo sul passatolavoriamo sul passato

RACCOGLIERE I DATI STORICIRACCOGLIERE I DATI STORICIlavoriamo sul passatolavoriamo sul passato

Numero dei partecipantiInformazioni demograficheQuantità camere degli allotmentBudget e performance finanziariaSpazi necessari al CongressoNecessità per il F&BSpazi per l’area espositivaTempistica dei servizi

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STABILIRE GLI SPAZI UTILISTABILIRE GLI SPAZI UTILIlavoriamo sul futurolavoriamo sul futuro

STABILIRE GLI SPAZI UTILISTABILIRE GLI SPAZI UTILIlavoriamo sul futurolavoriamo sul futuro

Stabilire gli spazi utili vuol dire determinare lo SPAZIO FISICO ed elaborare il MEETING PROFILE

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MEETING PROFILEMEETING PROFILEMEETING PROFILEMEETING PROFILE

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report dei dati degli eventi precedenti

relativi ai servizi utilizzati, al profilo dei partecipanti,

all’occupazione alberghiera

MEETING PROFILEMEETING PROFILEMEETING PROFILEMEETING PROFILE

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quali dati raccogliere per elaborare un Meeting Profile

quali dati raccogliere per elaborare un Meeting Profile

Date da preferire

Partecipazione

Prenotazioni alberghiere

Spazi per le riunioni

Food & Beverage

Spazi espositivi

Area registrazione

Spazi accessori ed altro

IDENTIFICARE INTERESSI IDENTIFICARE INTERESSI

ED ASPETTATIVE PARTECIPANTIED ASPETTATIVE PARTECIPANTI

IDENTIFICARE INTERESSI IDENTIFICARE INTERESSI

ED ASPETTATIVE PARTECIPANTIED ASPETTATIVE PARTECIPANTI

Eventuali preferenze sulla destinazione o sulla strutturaEventuali regimi alimentariInteressi legati al profilo dei partecipanti:

età, sesso, accompagnatori, attività culturali

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Obiettivi del CongressoStabilità economica e politicaSpazi utiliSupporto delle Autorità LocaliSituazioni trasportoRotazione dei MeetingPossibile partecipazione in funzione della destinazione

1. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE1. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE1. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE1. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE

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Stagionalità/periodoPrezzoOriginalità o unicità dell’offertaOfferta territorialeAppeal turisticoPrecedenti esperienze personali o di colleghi

2. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE2. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE2. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE2. SELEZIONARE LA DESTINAZIONE

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SCEGLIERE LA SEDESCEGLIERE LA SEDE

Urbana / Periferica

(Resort)Palazzo dei Congressi AlbergoFieraLocation insolita

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Centro Congressi Conference Center Convention Center

Residenziale / Non residenzialeUniversitario / AziendaleAnnesso o interno a struttura alberghiera o resort

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Centro Congressi Conference Center Convention Center

PRO E CONTROPRO E CONTRO

CENTRO CONGRESSI / ALBERGOCENTRO CONGRESSI / ALBERGO

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1. TIPOLOGIA SALE RIUNIONI E SPAZI CONGRESSUALI

1. TIPOLOGIA SALE RIUNIONI E SPAZI CONGRESSUALI

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Sala principale o sala plenariaSale per le sessioni paralleleSale per riunioni: break-out roomSale per workshop e/o per corsiSala per Poster SessionArea espositivaArea registrazione

2. TIPOLOGIA SALE RIUNIONI E SPAZI CONGRESSUALI

2. TIPOLOGIA SALE RIUNIONI E SPAZI CONGRESSUALI

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Aree per il tempo libero e per gli incontri informali

Sale e spazi per la ristorazioneArea guardaroba Area magazzinoGreen room/hospitality room Area riservata a segreteria e ufficiALTRO

FATTORI DA TENERE IN CONSIDERAZIONE

FATTORI DA TENERE IN CONSIDERAZIONE

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- Posizione della struttura prescelta rispetto ad altre e flussi di traffico- Configurazione delle sale : dimensioni, altezza dei soffitti, massima capienza- Vicinanza ai servizi, anche per disabili- Acustica, isolamento acustico o presenza di rumori di fondo- Visibilità da parte dei presenti in sala

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- Esigenze dei Relatori e degli Speaker- Facilità di movimento da una sala all’altra, da un’area all’altra- Vie di accesso e di fuga- Accessibilità per i disabili - Attrezzature di base presenti in ciascuna sala - Tecnologie presenti in loco

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- Areazione e/o climatizzazione - Illuminazione : se idonea alle esigenze dell’evento e di facile gestione - Voltaggio, cablaggio, allacci utenze- Controllare se sono previsti piani di ristrutturazione - Verificare se è disponibile in loco personale tecnico ed a quali condizioni- C’è un buon oscuramento ?

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VALUTAZIONIE PROCEDUREVALUTAZIONI

E PROCEDURE

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- Non dimenticare la prenotazione di Break-out Room o salette per Board Meeting - Chiedere, se necessario, l’autorizzazione a portare i propri fornitori- Chiedere alla struttura se ci sono fornitori In esclusiva e per quali servizi- Area parcheggio e se custodita- La struttura fornisce nelle sale riunioni blocchi, matite, acqua … a titolo gratuito? - Valutazione dei rischi / AssicurazioniANDROIDEA

- Richiedere area per il guardaroba ed eventualmente il servizio- Verificare se esiste uno spazio espositivo - Verificare spazio per immagazzinare o gestire il materiale per l’evento in sicurezza- Adottare una corretta segnaletica- Se possibile evitare sale con specchi posti dietro lo Speaker: distraggono il pubblico

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- Verificare che ci siano aree idonee per le pause caffè e per la ristorazione- Conoscere ed incontrare lo staff della sede : condividere tutti i dettagli dell’evento- Informarsi su orari di lavoro del personale in loco e di eventuali obblighi contrattuali - Obblighi SIAE- Verificare eventuali altre manifestazioni in contemporanea

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PREPARARE UNA RFPPREPARARE UNA RFP

Che cosa è una RFP ?

Cosa includere in una Richiesta di Preventivo ?

Utili suggerimenti per non creare confusione

Che cosa è una RFP ?

Cosa includere in una Richiesta di Preventivo ?

Utili suggerimenti per non creare confusione

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1. RFP cosa non dimenticare1. RFP cosa non dimenticare

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- Dettagli del Congresso: LUOGO, DATE, COMITATI/SPONSOR, STORIA- Partecipanti ed Espositori: PROFILO e NUMERI- Scopo del Congresso: COSA SI RICHIEDE AL FORNITORE- Contatti: CHI FA COSA, LINEE GUIDA- Data entro la quale bisogna ricevere la proposta e come- Indicazioni dei ns. tempi per la risposta

2. RFP cosa non dimenticare2. RFP cosa non dimenticare

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Numero, tipologie di camere, upgrading, gratuitàServizi congressuali: attrezzature tecnologicheEventuali spazi espositivi e per stoccaggio materialeDate allestimento e disallestimento e tempisticheArea accoglienza e registrazioneServizi ed aree F& B (tipologia e date)

SPEC

IFIC

AR

E N

EI D

ETTA

GLI

SPEC

IFIC

AR

E N

EI D

ETTA

GLI

3. RFP cosa non dimenticare3. RFP cosa non dimenticare

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Eventuali aree per attività sociali Servizi speciali (inclusi accessi ai disabili o altro)Bozza di programmaEventuale indicazione tariffariaTariffe nette o commissionabiliProcedure e criteri di selezioneSP

ECIF

ICA

RE

NEI

DET

TAG

LISP

ECIF

ICA

RE

NEI

DET

TAG

LI

I FORNITORII FORNITORII FORNITORII FORNITORI

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Ciascun fornitore deve essere selezionato con attenzione:

potrà essere la chiave del vostro successo

Il miglior fornitore non è quello che offre il prezzo più basso, ma quello che ci garantisce

il servizio migliore al miglior prezzo

I FORNITORII FORNITORII FORNITORII FORNITORI

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Il Fornitore ideale deve essere coinvolto nel progetto,

partecipare al suo sviluppo, fidelizzato, così diventa

Partner

Sapere i propri bisogni

Conoscere le esigenze di controparte

Sapere i propri bisogni

Conoscere le esigenze di controparte

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TUTTO E’ NEGOZIABILETUTTO E’ NEGOZIABILETUTTO E’ NEGOZIABILETUTTO E’ NEGOZIABILE

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QUALI SONO GLI ELEMENTI QUALI SONO GLI ELEMENTI DELLA NEGOZIAZIONEDELLA NEGOZIAZIONE

QUALI SONO GLI ELEMENTI QUALI SONO GLI ELEMENTI DELLA NEGOZIAZIONEDELLA NEGOZIAZIONE

1.1. GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE1.1. GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE

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Flessibilità delle date StagionalitàTariffe flat per le camere, per tipologia. UpgradingAmenity, frigobar, trattamento VIP, Wi-fiNumero dei ripassi giornalieri nelle camereServizi gratuiti

2.2. GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE2.2. GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE

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Meeting set up predefinitoOrganizzazione personalizzata IN e OUT (check-in e check-out)Politica depositi e pagamentiClausole riduzioni del contingente camere Cancellazioni e penali

3.3. GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE3.3. GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE GLI ELEMENTI DI NEGOZIAZIONE

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Servizi offerti a titolo gratuito quali: piscina e centro benessere, campi sportivi Eventuali richieste di soggiorno post-evento Minimi garantiti per la ristorazione Gara tra più location o destinazioniNoleggio attrezzature o allestimenti

LA DECISIONE FINALELA DECISIONE FINALE

Riunione interna e presentazione delle sedi

Presentazione al cliente

Richiesta del contratto alla sede prescelta

Negoziazione tra la struttura e l’organizzatore

Riunione interna e presentazione delle sedi

Presentazione al cliente

Richiesta del contratto alla sede prescelta

Negoziazione tra la struttura e l’organizzatore

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1.1. LA PRENOTAZIONE DELLE SALE LA PRENOTAZIONE DELLE SALE1.1. LA PRENOTAZIONE DELLE SALE LA PRENOTAZIONE DELLE SALE

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Anticipare nel contratto con l’albergo le vostre esigenze in termini di sale: avrete modo di mantenere gli spazi fino al momento di doverne rilasciare qualcuno

Prenotare le sale per le quali è previsto allestimento e disallestimento complesso su base 24 ore

Nel contratto per gli spazi sarà previsto una scadenza (release date) entro il quale confermare alla struttura le nostre esigenze in via definitiva, rilasciando gli spazi che non utilizzeremo

2.2. LA PRENOTAZIONE DELLE SALE LA PRENOTAZIONE DELLE SALE2.2. LA PRENOTAZIONE DELLE SALE LA PRENOTAZIONE DELLE SALE

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Cercate di prevedere pochi cambi nel set-up delle sale prenotate

Mettete tutto per scritto, sempre, ed in particolare le vostre esigenze riguardanti le utenze (elettricità, collegamenti web, tipo di sedute, ecc ..)

Se durante le prime riunioni con la struttura non sarete ancora in grado di definire le vostre richieste di spazi, almeno indicate l’altezza minima dei soffitti e lo spazio minimo in mq/persona

3.3. LA PRENOTAZIONE DELLE SALE LA PRENOTAZIONE DELLE SALE3.3. LA PRENOTAZIONE DELLE SALE LA PRENOTAZIONE DELLE SALE

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Cercate di ottenere la planimetria degli spazi, ma VERIFICATE sempre di persona, potrebbero esserci state modifiche

Prestate giusta attenzione alle esigenze dei relatori: podio, piattaforme , leggìo o altro

VERIFICATE, VERIFICATE ED INSERITE OGNI DETTAGLIO NEL CONTRATTO

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IL CONTRATTO IL CONTRATTO

IL CONTRATTOIL CONTRATTO

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Deve essere sempre in forma scritta; non accettare accordi verbaliDeve essere stilato nei minimi dettagliDeve essere firmato dai Responsabili di tutte le parti in causa Per i Congressi Internazionali è meglio rivolgersi ad un Legale assicurandosi una corretta traduzione

IL CONTRATTOgli elementi di baseIL CONTRATTOgli elementi di base

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Status di eventuali opzioniDettagli del congressoObiettivi ed aspettative delle parti in causa Specifica delle tariffe e dei prezziTutti i termini delle scadenze e confermeObblighi contrattuali per le parti in causaEventuali modifiche contrattuali in caso di parziale modifica o cancellazione dei servizi

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REVISIONERECESSIONEREVISIONE

RECESSIONE

ALBERGO: LE CLAUSOLEALBERGO: LE CLAUSOLEALBERGO: LE CLAUSOLEALBERGO: LE CLAUSOLE

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Allotment e tipologia camere Tariffa vendita camera Prenotazione e acconti Clausole no-show Riduzione contingente camere Commissioni, concessioniProcedure pagamentiRichieste F&B e minimi garantitiEventuali lavori di allestimento in sede

ALBERGO: LE CLAUSOLEALBERGO: LE CLAUSOLEALBERGO: LE CLAUSOLEALBERGO: LE CLAUSOLE

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Richiesta spazi congressualiClausole per eventuali danniPenalità per riduzione contingenteCondizioni e penalità per rescissione contrattoCancellazioni di serviziCoperture assicurativeAccessibilitàForo competente

buon lavoro

PIER ANDREA TOSETTO

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LA RISPOSTA AI QUESITIDEL SOUL-SEARCHING

LA RISPOSTA AI QUESITIDEL SOUL-SEARCHING

MISSIONE DELL’AZIENDAMISSIONE DELL’AZIENDA

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I PRINCIPI DI BASE DELLA COMUNICAZIONE

I PRINCIPI DI BASE DELLA COMUNICAZIONE

OGNI AZIENDA PER IL FATTO DI ESISTERE,

PROPONE DI SE’ UNA DETERMINATA IMMAGINE

OGNI AZIENDA PER IL FATTO DI ESISTERE,

PROPONE DI SE’ UNA DETERMINATA IMMAGINE

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