LA GESTIONE DELLE RIUNIONI

Venerdì 4 novembre 2016

Villa Concordia

Barbara Vettorato

DEFINIZIONE DI RIUNIONE

La riunione è uno strumento di

comunicazione, uno scambio di informazioni

tra più persone per raggiungere insieme un

obiettivo comune

Barbara Vettorato

Per essere EFFICACE richiede una attenzione

sistemica sia a livello dei contenuti, sia a

quello delle relazioni

Per essere EFFICIENTE richiede il

contenimento dei costi delle risorse

impiegate: tempo, “costo del lavoro”,

strumenti impiegati

Barbara Vettorato

TAPPE ORGANIZZATIVE DI UNA RIUNIONE

1) La Programmazione:

Definire l’obiettivo della riunione;

Stabilire se è necessaria una riunione;

Determinare il tipo di riunione;

Selezionare e scegliere i partecipanti

(attenzione al numero);

Definire il programma/agenda di lavoro (O.D.G.);

Stabilire la logistica (sala, strumenti necessari, confort, spostamenti,

disposizione partecipanti);

Programmazione dei tempi (di inizio e fine, oltre che le pause);

Fare le convocazioni.Barbara Vettorato

CHECK-LIST DI VERIFICA

PRE-RIUNIONE

- Quali sono gli obiettivi della riunione?

- E’ necessaria una riunione per realizzare questi obiettivi?

- Chi può contribuire concretamente al raggiungimento degli obiettivi

partecipando alla riunione?

- Chi l’ha indetta?

- Di che tipo di riunione si tratta?

-Chi la conduce?

- Chi stende il verbale della riunione?

- Sono stati dettagliati i diversi argomenti all’ordine del giorno?

-I locali, le Attrezzature didattiche e i materiali sono adeguati al tipo

di riunione e al numero dei partecipanti?

- La convocazione è stata fatta con il dovuto anticipo?

- E ’stato fornito per tempo il materiale necessario per la riunione?

Barbara Vettorato

2) LA CONDUZIONELE ABILITA’ DEL CONDUTTORE

• Iniziare la riunione in orario esplicitando gli obiettivi;

• saper ascoltare gli altri;

•favorire una comunicazione fluida e democratica;

•Garantire a tutti i partecipanti la possibilità di intervenire

e di esprimere liberamente le proprie idee;

•Evitare ogni valutazione delle idee o delle opinioni;

•Fornire stimoli e suggerimenti “aperti” quando sono presenti lunghe pause;

•Avere sempre presenti gli obiettivi della riunione evitando deviazioni;

•Limitare gli interventi irrilevanti, fuori tema o troppo lunghi invitando alla

sintesi;•riassumere, integrare e finalizzare i vari contributi, verificando

periodicamente l’andamento della riunione;

• terminare la riunione in orario facendo sintesi di quanto emerso;Barbara Vettorato

I BISOGNI DEI

PARTECIPANTI

di sicurezza

di considerazione

di partecipazione

Barbara Vettorato

COMPORTAMENTI CHE IL CONDUTTORE DEVE EVITARE

incoraggiare i partecipanti a rivolgersi a lui

direttamente;

Assumere atteggiamenti moraleggianti e esprimere giudizi di valore;

Parteggiare per qualcuno dei partecipanti;

esibire la propria opinione sulle osservazioni dei partecipanti;

fare discorsi lunghi;

Mettere in ridicolo e in imbarazzo qualche partecipante;

Assumere atteggiamenti difensivi e rifiutare le critiche;

Trarre conclusioni affrettate;

Assumere atteggiamenti da esperto;Barbara Vettorato

LA DINAMICA DELLA RIUNIONE

Ogni riunione si articola in tre fasi:

1) L’INIZIO (argomenti preliminari)

Se le persone che partecipano non si conoscono il

conduttore dovrà preoccuparsi di:

- presentare ogni membro agli altri;

- Dichiarare gli obiettivi della riunione, il tempo

concesso ed infine discutere coi partecipanti le

regole cui attenersi.

Barbara Vettorato

ALCUNE REGOLE da chiarire

fin dall’inizio (sorta di

contratto con i partecipanti)

- I tempi di ogni intervento (time limit) ;

- Necessità di prestare attenzione

agli interventi degli altri (ASCOLTO ATTIVO);

- Inibire espressioni aggressive rivolte all’altro

Barbara Vettorato

2) LO SVOLGIMENTO DELLA

RIUNIONE (corpo centrale della

riunione)

incoraggiare la partecipazione di tutti (con

domande aperte e manifestando rispetto e

stima nei confronti delle persone);

Superare i momenti di difficoltà (chiedendo a qualcuno di

riassumere ciò che è emerso, chiedendo chiarificazioni, proponendo un

cambiamento di procedura, invitando a fare una pausa, riportando il

gruppo all’obiettivo della riunione);

Governare il conflitto;

Gestire i “professori”;

Raggiungere una decisione;Barbara Vettorato

3) LA CONCLUSIONE

- Accertare il consenso sui risultati

raggiunti e sulle decisioni prese;

- Dettagliare i risultati e le decisioni;

- Assegnare le responsabilità di

rendere operativi i risultati (chi

deve fare che cosa, come e

quando);

- Se necessario stabilire nuova

riunione;

- Ringraziare i componenti;

- Messaggio di commiato.Barbara Vettorato

CHECK LIST DI VALUTAZIONE POST-RIUNIONE

-Sono stati raggiunti gli obiettivi della riunione?

-La riunione si è dimostrata utile e necessaria?

-I partecipanti hanno potuto contribuire liberamente e

concretamente ai risultati?

- Sono stati rispettati gli orari di inizio e di chiusura dei

lavori?

- Sede, attrezzature e materiali si sono dimostrati adeguati?

-La conduzione della riunione è stata efficace?

-E’ stato steso il verbale ed è stato successivamente inviato

ai partecipanti?

- Sono state assunte delle decisioni? Come?

-Chi è stato incaricato di darvi esecuzione?

-Si è resa necessaria un’altra riunione?

-Sono stati definiti sede, data e ordine del giorno della

prossima riunione?

Barbara Vettorato

CAUSE DI FALLIMENTO

IL CONDUTTORE

- IL SAPIENTONE

- L’OSTILE

- L’INTERFERENTE

- IL LOGORROICO

IL SINGOLO

- LO PSICOLOGO

- IL CATASTROFISTA

- IL BISBIGLIATORE

- IL DISTRATTORE SILENZIOSOBarbara Vettorato

ASSERTIVITA’

PARTECIPARE ALLE RIUNIONI: Checklist

• CHIEDETE SE NON CAPITE• SE NON SIETE D’ACCORDO, DITELO• NON FATEVI INTERROMPERE• SIATE POSITIVI, BREVI E ANDATE AL SODO• PRETENDETE UNA RISPOSTA, SE NON VE LA DANNO

• NON FATE MARCIA INDIETRO• NON SIATE D’ACCORDO CON UN PUNTO DI VISTA SOLO PERCHE’ E’ DELLA MAGGIORANZA O DI UN VOSTRO SUPERIORE

Barbara Vettorato

RIUNIONI

OBIETTIVO

COMUNICAZIONE

DURATA

PERIODICITA’

LAY OUT

PARTECIPANTIBarbara Vettorato

TIPOLOGIA DELLE RIUNIONI

BRIEFING

FORMAZIONE

INFORMATIVA

ANALITICA

CREATIVA

DECISIONALEBarbara Vettorato

BRIEFING

•Preparare operatività

•definire tattiche

•Presentare report

Prevalentemente

monodirezionale

5 – 30 minuti

•Giornaliera

•settimanale

•Saletta riunioni

•ufficio•Team di lavoro

•Gruppo omogeneo

Barbara Vettorato

INFORMATIVA

Dare informazioni

30 minuti – 2 ore

•Periodica 2 – 4 mesi

•Secondo necessità

•Sala riunioni

•Sala conferenza

•Video conferenza

•Diretti interessati

•totalitaria

Monodirezionale

Barbara Vettorato

FORMAZIONE

•Apprendere nuove competenze

•Crescere culturalmente

•Dare spunti di riflessione

4-8 ore giornaliere

•Secondo necessità

•Periodica ogni 3-6 mesi

•Sala formazione ben attrezzata •Gruppi omogenei

•Diretti interessati

Inizialmente monodirezionale, poi

bidirezionale

Barbara Vettorato

ANALITICA•Evidenziare problemi

•Dare priorità

1 – 2 ore

•Secondo necessità

•Periodica ogni 3 - 6 mesi

•Sala riunioni

•ufficio

•Diretti interessati

•Team di lavoro

•Gruppo omogeneo

Monodirezionale

Barbara Vettorato

CREATIVA

•Produrre idee

•Ricercare soluzioni

•Ricercare innovazioni

30 minuti – 1 ora

1/2

•Secondo necessità

•Saletta con tavolo

•Competenti

•creativi

Omnidirezionale attiva

Barbara Vettorato

DECISIONALE

•Prendere decisioni

•Fare scelte

30’ (+ 10’ solo che decide)

•Secondo necessità

•Saletta riunioni •Chi decide insieme ai “consiglieri”

Bidirezionale attiva

Barbara Vettorato