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AMMINISTRAZIONE DIGITALE E CONTRATTI IN FORMA ELETTRONICA
Dott. Cesare Ciabatti
Formatore e consulente in amministrazione digitale ed archiviazione elettronica
e-mail cesareciabatti@infinito.it
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Nuove disposizioni
cesareciabatti@infinito.it
Decreto crescita 2.0 Art 6 “Trasmissione di documenti per via telematica, contratti della pubblica amministrazione e conservazione degli atti notarili”Comma 3: “All'articolo 11 decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, il comma 13 e' sostituito dal seguente:« 13. Il contratto e' stipulato, a pena di nullita', con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalita' elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell'Ufficiale rogante dell'amministrazione aggiudicatrice o mediante scrittura privata. ».
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Nuove disposizioni
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Modalità operative: Trattandosi di norma inserita nel codice dei
contratti pubblici la medesima non trova applicazione per i contratti aventi ad oggetto locazioni o compravendite immobiliari oppure la costituzione di diritti reali di godimento sugli immobili (fonte ANCI);
La forma pubblica amministrativa elettronica è obbligatoria, l’unica modalità cartacea resta la scrittura privata ( fonte AVCP)
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Nuove disposizioni
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Strumenti operativi: Firma digitale del segretario comunale Accreditamento a SISTER (sistema di
trasmissione telematica dell’Agenzia del territorio)
Software UNIMOD per la creazione del M.U.I. (modello unico informatico)
PRODUZIONE DEL CONTRATTO “ELETTRONICO”
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Documento informatico
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Il CAD definisce il documento informatico come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ( art 1 lett p)).
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Documento informatico
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Autentico
Fruibile
Conservabile
Requisiti di un documento informatico giuridicamente rilevante:
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Autenticità del documento
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L’autenticità e l’integrità sono condizione necessaria affinché un documento sia giuridicamente rilevante ovvero che il fatto rappresentato sia espressione certa della volontà del suo autore.
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Fruibilità del documento
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Riproducibile
Fruibile
Affinché un documento sia utilizzabile dal destinatario occorre che sia da questo:
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Conservazione del documento
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Obblighi dell’ente: Conservare e valorizzare l’archivio in
quanto bene culturale art 10 DLgs 42/04
Mantenere l’organicità e ordinamento dell’archivio art 30 DLgs 42/04
Divieto di danneggiare, deteriorare o distruggere l’archivio
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Valore giuridico del documento
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Firma elettronica (firma
debole)
Firma elettronica
avanzata/qualificata/digi
tale
Tutti i documenti informatici soddisfano la forma scritta. Sotto il profilo probatorio sono valutabili tenuto conto che siano sottoscritti con:
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Valore giuridico del documento
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“L'idoneità del documento informatico (non firmato es. file pdf/word/open office) a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità”
Documenti digitali non firmati (Art 20 comma 1 bis CAD):
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Firma elettronica
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Firma elettronica (art 1 lett. q) Dlgs 82/05) :
“L’insieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”
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Firma digitale
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Firma elettronica avanzata o firma digitale:
Garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario ha un controllo esclusivo, che consente di rilevare l’integrità dei dati, basata su un certificato qualificato, realizzata mediante un dispositivo sicuro di firma.
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Firma digitale
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“Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata, non produce gli effetti di cui all'art. 21, comma 2, del codice, se contiene macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati.”
Art 3 comma 3 DPCM 30 marzo 2009:
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Firma digitale
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“L’apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di altro tipo di firma elettronica qualificata, basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione”
Limite di validità della firma digitale nel tempo (art. 21 comma 3):
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Data certa del documento
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Marca temporale apposta da un gestore di marche temporali (validità 20 anni)
Riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo
Riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti
Riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della PEC
Data certa (art 37 DPCM 30 marzo 2009) :
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Firma autenticata
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Art 25 CAD: “2. L'autenticazione della firma elettronica, anche mediante l'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell'eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l'ordinamento giuridico.3. L'apposizione della firma digitale da parte del pubblico ufficiale ha l'efficacia di cui all‘articolo 24 comma 2”
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Firma autenticata
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Possibili procedure : Predisporre un documento nel quale riportare
l’attestazione di autentica e firma dei contraenti più pubblico ufficiale;
Predisporre due file, scrittura privata sottoscritta dai contraenti e attestazione di autentica, creazione di un archivio compresso e firma del pubblico ufficiale;
Registrare nel registro di protocollo la scrittura privata come documento principale e l’attestazione di autentica come allegato.
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Copie del documento
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Le copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici hanno la stessa efficacia degli originali se (art 22 CAD):
È attestata la conformità all’originale da parte di un pubblico ufficiale
È apposta la firma digitale del pubblico ufficiale
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Copie del documento
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Le copie su carta di documenti digitali hanno la stessa efficacia degli originali se (art 23 CAD):
È attestata la conformità all’originale digitale “in tutte le sue componenti” da parte di un pubblico ufficiale;
Per le PPAA anche con timbro digitale (art 23-ter)
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Copie del documento
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“La presente copia cartacea di documento informatico, composta di ____ fogli, è conforme all’originale, munito delle prescritte firme.
Il documento originale è stato memorizzato su supporto informatico nel formato ______ e riprodotto con il software ______ .
Le sottoscrizioni elettroniche sono state apposte come segue:
Da ________ con firma digitale il cui certificato n. ______ è stato rilasciato dal
Certificatore ___________ la cui verifica in data _______ alle ore ______ha avuto esito positivo .
È stata/non è stata apposta marcatura temporale in data _____ alle ore ______ presso il sistema di marcatura temporale del Certificatore ______ verificato all’indirizzo.
Luogo e data del rilascio
Firma e timbro”
Attestazione di conformità per le copie su carta di documento informatico:
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Contratti elettronici
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Forme scritte previste per i contratti soggetti all’applicazione del Codice degli appalti:
Atto pubblico notarile informatico;
Forma pubblica amministrativa “elettronica”;
Scrittura privata cartacea o informatica.
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Contratti elettronici
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La forma pubblica amministrativa “elettronica” può essere prodotta:
In originale informatico, qualora i contraenti siano dotati di firma digitale;
Altrimenti (anche i notai risulta facciano così), i contraenti e l’ufficiale rogante firmano prima il cartaceo, dopodiché si scannerizza il cartaceo e l’ufficiale rogante sottoscrive digitalmente il pdf.
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Contratti elettronici
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L'articolo 52bis della legge 89/1913:
1. Le parti, i fidefacenti, l'interprete e i testimoni sottoscrivano personalmente l'atto pubblico informatico in presenza dell’ufficiale rogante con firma digitale o con firma elettronica, consistente anche nell'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa.
2. Il notaio appone personalmente la propria firma digitale dopo le parti, l’interprete e i testimoni e in loro presenza
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Contratti elettronici
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La forma pubblica amministrativa originale digitale:
Firma digitale delle parti; Verifica della validità dei
certificati e firma da parte dell’Ufficiale rogante
Apposizione di un riferimento temporale certo
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Contratti elettronici
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La forma pubblica amministrativa elettronica: Sottoscrizione del documento su
carta; Copia per immagine su supporto
informatico come previsto dall’art 22 CAD;
Autenticazione delle firme secondo la procedura prevista dall’art 25 del CAD;
Firma digitale dell’Ufficiale rogante e riferimento temporale.
L’IMPOSTA DI BOLLO DEI CONTRATTI TELEMATICI
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Imposta di bollo
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Art 1 DM 22 febbraio 2007Per gli atti rogati, ricevuti o autenticati da notai o da altri pubblici ufficiali sottoposti a registrazione con procedure telematiche e loro copie conformi per uso registrazione scontano un’imposta di bollo forfettaria di € 45,00
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Imposta di bollo
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Il bollo forfettario comprende:
Originale Suoi allegati non soggetti a bollo sin
dall’inizio Copia per la registrazione
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Imposta di bollo
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Il bollo forfettario NON comprende: Allegati soggetti a bollo fin dall’origine
(procure, estratti, certificazioni, etc. ) Copia per il registro delle imprese Domanda per iscrizione nel registro delle
imprese Gli allegati tecnici sono assoggettati
all’imposta di bollo in caso d’uso, ovvero se presentati all’ufficio del registro ( risoluzione ADE 74/E 2009)
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Imposta di bollo
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Occorre inserire nel testo dell’atto la dicitura:
“Imposta di bollo assolta con le modalità telematiche, ai sensi del D.M. 22 febbraio 2007, mediante MODELLO Unico Informatico (M.U.I.) , per l’importo di € 45.”
LA REGISTRAZIONE DEL CONTRATTO
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Registrazione
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Registrazione secondo le modalità tradizionali
(previo accordo con la propria Agenzia delle entrate e territorio competente)
Registrazione telematica attraverso piattaforma informatica SISTER
Le opzioni possibili sono:
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Registrazione
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Due copie modello 69 debitamente compilato Documento contratto su supporto informatico
(CD o DVD) Copia analogica conforme all’originale Ricevuta modello F23 dell’imposta di registro e
di bollo relativa all’originale
Registrazione tradizionale (modalità 1):
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Registrazione
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Due copie modello 69 debitamente compilato inviate via PEC
Documento contratto firmato digitalmente inviato via PEC
Ricevuta modello F23 dell’imposta di registro e di bollo relativa all’originale
Registrazione tradizionale (modalità 2):
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Registrazione
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Due copie modello 69 debitamente compilato Copia analogica conforme all’originale Ricevuta modello F23 dell’imposta di registro e
di bollo previsto per la presentazione su carta
Registrazione tradizionale (modalità 3):
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Registrazione telematica
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La registrazione degli atti pubblici da parte dei segretari comunali (già prevista dal Provvedimento Interdirigenziale Agenzia delle Entrate - Agenzia del Territorio - Ministero della Giustizia, del 17/11/2009) avviene mediante una piattaforma WEB gestita dall'Agenzia del Territorio (SISTER).
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Registrazione telematica
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nella creazione del M.U.I. (modello unico informatico) con l’applicativo UNIMOD http://www.agenziaterritorio.it/site.php?id=6188
nell’invio del plico (contenente il M.U.I.) mediante SISTER .
In pratica la registrazione telematica del contratto consiste:
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Registrazione telematica
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1. Occorre dapprima inserire i dati utente: identificarsi come “altro pubblico ufficiale” , inserire l’Ufficio dell’Agenzia delle Entrate presso cui si
registra, inserire il proprio codice fiscale (del segretario) la denominazione : segretario comunale indirizzo : del Comune convenzione bancaria : CF segretario (persona fisica) e nel
CF studio il CF del Comune (persona giuridica) IBAN della Tesoreria unica ( ABI 01000), presso cui sono
accreditati gli altri pagamenti telematici (F24 EP ecc)2. Salva e Chiudi
UNIMOD nell’operatività:
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Registrazione telematica
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Inserire n. di repertorio CF del segretario dati pubblico ufficiale dati generali del titolo: atto pubblico amministrativo atto non esente da bollo modalità di pagamento: bonifico soggetti : estremi dei firmatari registrazione e liquidazione: importo del contratto creato l’identificativo tra i “Dati negozi liquidati”, cliccare su
imponibile ed inserire codice negozio 7003 (appalto), danti ed aventi causa
tassazione entrate : codici tributo 9802 (bollo € 45) e 9814 ( registro € 168,00)
testo atto : inserire con tasti “Control e V” il testo del contratto precedentemente copiato da word.
Salva e chiudi
Creazione dell’adempimento
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Registrazione telematica
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Nuovo – plico numero invio (1) selezionare convenzione bancaria selezionare adempimento memorizzato avanti (dovrebbero apparire gli importi
dei tributi da pagare) genera
Creazione Plico:
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Registrazione telematica
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Autenticarsi su SISTER con login e password ottenute dalla procedura di abilitazione al servizio
Selezionare: presentazione documenti – modello unico Selezionare: invio di un nuovo documento Selezionare: sfoglia (per cercare nel proprio HD il
plico firmato da spedire) Scegliere tra modalità di prova o effettiva Invio Dopo qualche minuto viene restituito l’esito della
procedura con relativa ricevuta di trasmissione
Trasmissione con SISTER:
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TRASMISSIONE SISTER
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TRASMISSIONE SISTER
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TRASMISSIONE SISTER
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TRASMISSIONE SISTER
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TRASMISSIONE SISTER
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TRASMISSIONE SISTER
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CONSERVAZIONE DEL CONTRATTO ELETTRONICO
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Archiviazione elettronica
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La registrazione particolare in apposito repertorio
La conservazione permanente a cura dell’ente
Rientra tra le tipologia dei documenti unici previsti dall’art 22 comma 5 CAD
Il contratto è una tipologia di documento per il quale è prevista:
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Archiviazione elettronica
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Associazione della ricevuta di trasmissione e registrazione al contratto;
Registrazione nel registro di protocollo informatico del contratto e in allegato la ricevuta
inserimento di una copia cartacea nella raccolta dei contratti
Nell’operatività la procedura di conservazione del contratto originale digitale prevede:
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Archiviazione elettronica
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Registrazione nel registro di protocollo informatico del contratto elettronico e relativa ricevuta di registrazione per finalità amministrative;
inserimento nel repertorio dei contratti dell’originale cartaceo associato ad una copia (autenticata) della ricevuta di trasmissione per finalità archivistiche.
Per i contratti in forma elettronica ottenuti tramite acquisizione per immagine digitale di originale analogico si può procedere:
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Archiviazione elettronica
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Nomina di un responsabile della conservazione
Definizione di un manuale della conservazione
Ogni 5 anni verificare la fruibilità dei documenti informatici e nel caso attivare la procedura di riversamento sostitutivo
Per la conservazione dei documenti digitali la norma prevede ( Del CNIPA 11/04):
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Concludendo
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Il contratto d’appalto in forma elettronica è un ulteriore passo verso la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione che prevede:
La produzione, gestione e conservazione a norma di documenti digitali;
Cambiamento di mentalità nel lavoro con la diffusione di nuovi modelli organizzativi
Interventi formativi per fornire la spinta psicologica necessaria al cambiamento verso il digitale
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