Come avviare

l’organizzazione di

un’azienda più

flessibile

Allineamento

• Cosa vi suggerisce il termine flessibilità?

Breve ripasso

sull’organizzazione aziendale

Organizzazione aziendale:

- Struttura

- - Integrazione

- - Differenziazione

- Cultura

- Strategia

Flessibilità = velocità di

cambiamento della struttura

organizzativa

Wow! Farò

un

ristorante

Wow! Farò

un altro

ristorante

Specializzazione e dispersione

Integrazione e tensioni Il cameriere non

segna le bevande

nella comanda.

I tavoli rimangono

sporchi e i clienti

si lamentano

Non riesco a

pulire in

tempo

Non capisco la

scrittura della

comanda!

Cosa serve?

L’integrazione è la forza centripeta che deve tenere

uniti i ruoli aziendali nel tempo e che bilancia la forza

centrifuga dei ruoli verso la specializzazione.

Un processo che standardizzi l’integrazione nella

struttura organizzativa.

Domande

• Quali differenze avvertite tra l’esempio che ho

appena esposto e la vostra esperienza

personale?

• Chi ha fatto esperienza di riunioni aziendali?

• Il meeting ha coinvolto quali ruoli?

• Il meeting ha prodotto nuove azioni o nuovi

progetti?

• Abbiamo usato il meeting per modificare delle

procedure?

A che serve? +

• Per integrare i processi

aziendali e le strategie

• Per ridurre gli sprechi di

tempo.

Quali pericoli può aiutarci a

evitare? -

• Perché il “capo” non può

integrare e mettere a

sistema tutte le informazioni

che l’economia complessa

mette a disposizione.

Il primo passo è quindi…

Definire la

vision aziendale

Il secondo passo è quello di…

Definire i ruoli

Una differenza palese con il

modello tradizionale

• Nel modello tradizionale si creano vincoli per

evitare che accadano fattispecie astratte, in

un sistema flessibile si lascia libera l’energia

affinchè si intervenga solo quando il caso

concreto si realizza.

• In altri termini: vietato dire: “si, ma poi…”

Tensione

La tensione è la distanza tra “ciò che è” e “ciò che potrebbe

essere meglio”. E’ la situazione concreta (positiva o

negativa) che deve essere trattata.

Può essere qualunque argomento e lo dobbiamo distinguere

in due grandi categorie:

1) Tensioni su progetti e prossime azioni

2) Tensioni sui ruoli

Esempi

• Fatemi alcuni esempi di tensione irrisolte

in questa azienda.

• Come li affrontate?

• Quante volte si riesce a risolvere?

I punti chiave del ruolo Mission (lo scopo)

Chiarisce l’identità e l’intenzione di un ruolo, di una cerchia o di una

organizzazione. Lo scopo orienta l’azione di un ruolo, anche in assenza di

accountabilities, politiche, strategie, priorità o di risorse esplicitamente definite.

Domains (Domini, proprietà)

Similare ad un diritto di proprietà, un dominio centralizza il controllo di una

risorsa e lo rende esclusivo di un ruolo. Definisce al tempo stesso i limiti della

delega. Ad esempio, un ruolo “social network” potrebbe avere il dominio

“Account aziendale Twitter”. Un ruolo non può avere effetto sui domini degli

altri senza il loro esplicito permesso.

Accountabilities (Responsabilità)

Attività che va eseguita ripetutamente nel tempo. Ad esempio, nel caso del

ruolo “social network”: pubblicare del contenuto pertinente su Twitter.

Un focus sul dispendio

energetico del design E’ importante disegnare solo ciò che richiede il

minimo di energia. La realtà è così complessa

che non è possibile anticipare i fenomeni. E’

quindi inutile progettare prima che il problema si

sia generato, giungendo al tempo in cui si

potrebbe manifestare, il mondo potrebbe essere

radicalmente diverso. E’ fondamentale creare un

sistema atto a gestire tempestivamente i

problemi emergenti.

• Mission: Assicurare qualità e innovazione

• Domini: ricettario

• Responsabilità: variare il menù con frequenza mensile

• Mission: non sbagliare i conti

• Domini: cassa e deposito banca

• Responsabilità: far pagare ciò che il cliente ha ordinato

• Mission: andare incontro alle esigenze del cliente

• Domini: /

• Responsabilità: verificare che le bevande siano sempre presenti al

tavolo. Dettare il timing al cuoco.

• Mission: far si che il cliente si trovi a suo agio in un ambiente pulito

• Domini: /

• Responsabilità: effettuare le pulizie su base giornaliera

Meeting Tattico

Tour d’inclusione

Revisione della check list

Revisione degli indicatori (KPI)

Nuove sui progetti

Definizione dell’ordine del giorno

Triage dei punti all’ordine del giorno

Tour di chiusura

Frequenza settimanale, durata media: un’ora

I risultati dell’attività tattica

• Costante miglioramento delle azioni e dei

progetti

• Comprensione dei limiti della struttura

organizzativa attuale.

Riunione di Governance

• Tour d’inclusione

• Punti di gestione del meeting

• Stabilire l’ordine del giorno

• Discussione dei punti

• Tour di chiusura

Frequenza bimestrale, durata media: due ore

I risultati dell’attività di

governance

• Costante miglioramento della struttura

organizzativa.

In conclusione

• Vision

• Mission per ogni ruolo

• KPI per ogni gruppo e loro verifica

settimanale

• Aggiornamento dinamico dei ruoli

Per assicurare un’organizzazione flessibile:

Il maggiore limite al buon esito

del progetto:

• Vision non chiara

• Difficoltà a delegare

• Resistenze al cambiamento

• Illusione di riuscire ad effettuare il

cambiamento in tempi troppo rapidi