Enterprise Content Management

Modulo di gestione Protocollo DigitPA

Bfly è la soluzione tecnologica per la gestione digitale dei documenti.

Una piattaforma di Enterprise Content Management basata sulla tecnologia open source Alfresco.

Bfly permette di acquisire, archiviare, organizzzare e condividere, in modo facile e veloce, tutti i documenti e i contenuti che transitano in un’organizzazione, grazie alle caratteristiche che rendono unica la piattaforma: framework open source indipendenza dal numero delle postazioni tecnologie avanzate versione web, mobile, touch, cloud  facilità di utilizzo e interfaccia user friendly

TUTTO IN UN CLIC

Cos’è Bfly

Web Content Management

Protocollo DigitPA

Email & PEC Manager

Gestione documentale Web & Mobile

Conservazione Sostituiva

Firma Digitale e Marca Temporale

Servizi di postalizzazione H2H

Moduli Bfly

Modulo di gestione Protocollo

Il protocollo informatico è un sistema che consente per ogni documento ricevuto o spedito dall’amministrazione, la registrazione in maniera automatizzata delle informazioni di protocollo e l'archiviazione dei documenti.

Permette di registrare i documenti collocandoli temporalmente in base al tempo di ricezione o di creazione e consente di classificare (in maniera univoca) i documenti archiviati all’interno del Titolario di Classificazione adottato dall’ente.

Il modulo di protocollazione insieme alla gestione elettronica dei flussi documentali:

Migliora l'efficienza interna limitando, ove possibile, l’utilizzo della carta e razionalizzando i flussi documentali all’interno dell’organizzazione

Migliora la trasparenza dei processi di business consentendo,l'accesso remoto ai contenuti informativi e al loro stato di lavorazione all’interno del processo

La registrazione di un documento consente di certificare la provenienza o la destinazione, il tipo di documento e la data di arrivo, spedizione o creazione

La protocollazione è la porta di ogni Ente. Il suo compito è archiviare tutti i documenti e i relativi fascicoli, catalogare e distribuire i documenti in modo da regolare lo svolgimento dei processi associati

La soluzione Bfly Protocollo si presenta all'utente come un portale (site) basato su Alfresco Share di cui sfrutta a pieno le caratteristiche di collaboration, di gestione documentale e di esecuzione dei workflow.

Il modulo di protocollazione sfrutta tutte le caratteristiche tipiche di Bfly quali il versionamento dei documenti, la categorizzazione, l'indicizzazione dei documenti e le potenti funzioni di ricerca, anche full-text.

 

La soluzione è dotata di un’elevata integrazione nativa con Microsoft Office per garantire l’accesso ai documenti archiviati con le stesse modalità usate ogni giorno dagli utenti.

  

Gestione elettronica documentale

Firma Digitale e Marcatura Temporale

Esecuzione di processi documentali

Scansione massiva

Collaboration Archiviazione di email PEC

Modulo di gestione Protocollo

Il modulo di protocollo è stato pensato per integrarsi facilmente con le diverse funzionalità fornite dal software di gestione documentale Bfly:

Modulo di gestione Protocollo

Modulo di gestione Protocollo

Il modulo di protocollazione estende le funzionalità di Bfly con: Archiviazione e registrazione di protocollo dei documenti rispondente alla

normativa DigitPA (ex CNIPA) Scansione dei documenti da scanner o multifunzione compatibile con lo

standard Twain direttamente nel gestore documentale con contestuale selezione della tipologia documentale, indicizzazione e selezione della cartella di destinazione

Gestione del flusso di assegnazione e notifica dei documenti protocollati con:

• Fascicolazione

• Inoltro

• Annullamento

• Rifiuto Utilizzo di molteplici sistemi di protocollo in funzione dell’organizzazione

aziendale (Organigramma, divisioni aziendali, multi-organizzazione) Apposizione da parte dell'utente, tramite la propria SmartCard, della Firma

digitale a norma sui documenti archiviati Archiviazione automatica e protocollazione delle mail sul gestore

documentale provenienti dagli account degli utenti, anche da account di PEC

Modulo di gestione Protocollo

Di seguito le principali funzionalità del modulo di protocollazione:

Nuovo Protocollo

Modulo di gestione Protocollo

Registro di protocollo

Modulo di gestione Protocollo

Fascicolazione

Modulo di gestione Protocollo

Operazioni sui protocolli

Scarica il documento sul proprio computerVisualizza il documento nel browser

Modifica la posizione del documento nel Titolario (Ri-classificazione)

Associa un documento ad una registrazione di protocollo effettuata in precedenza

Operazioni sui documenti selezionati

Annullamento di un protocollo:

Stampa della segnatura(pdf)

Stampa della ricevuta (pdf)

Modulo di gestione Protocollo

Audit delle operazioni di protocollo

Modulo di gestione Protocollo

Assegnazione documento protocollato & avvio workflow documentale

Modulo di gestione Protocollo

Vantaggi organizzativi:Automatizzazione dei processi aziendali

Puntualità e rapidità nella trasmissione dei documenti

Maggiore controllo dei documenti aziendali e nell’archiviazione dei dati sensibili

Maggiore controllo e trasparenza di gestione dei documenti e dei processi di business

Efficacia nella gestione del flusso di lavoro

Vantaggi economici:Risparmio di tempi, costi e spazi

Riduzione del costo per carta e stampe

Eliminazione del costo degli archivi cartacei

Eliminazione dei ritardi e disguidi dovuti all’inoltro cartaceo dei documenti

Riduzione dei costi di gestione della posta in entrata ed in uscita

Dematerializzazione degli archivi cartacei a beneficio del digitale

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Luca ColombaProduct ManagerCell: +39.345.4714249 E-mail: luca.colomba@desmos.eu

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