Aspetti della scrittura Aspetti della scrittura nella Pubblica Amministrazione nella Pubblica Amministrazione

Dott.ssa Ilaria ComarDott.ssa Ilaria Comar

FACOLTA’ DI LETTERE E FILOSOFIA

MASTER IN COMUNICAZIONE PUBBLICA E POLITICA

Analisi di un documento amministrativo originale.

Esercizi di riformulazione.

Confronto e discussione

Il primo dovere del comunicatore pubblico:

scrivere chiaro

Il secondo dovere del comunicatore pubblico:

scrivere efficace

Lei non ha presentato i documenti...

Si informa che la S. V. non ha provveduto a presentare i documenti...

È possibile controllare quanto ho scritto nel registro delle chiamate dell'ufficio.

Di quanto suesposto è possibile effettuare un riscontro nel registro delle chiamate dell'ufficio.

Vi invitiamo, se non lo avete già fatto, a inviare all'ufficio Protocollo entro il prossimo 23 giugno quanto di seguito richiesto: …

Si invitano le SS.LL., qualora non abbiano già provveduto, a far pervenire all’ufficio in epigrafe, al fine di dare corso ai successivi adempimenti amministrativi, entro e non oltre il 23 giugno p.v., quanto di seguito richiesto:

In tutta la zona indicata, come in tutto il centro di Paperopoli, gli impianti sono vecchi e inadatti alle nuove esigenze della città.

Tutta la zona indicata, così come tutta la parte centrale dell'abitato di Paperopoli, presenta le stesse problematiche dovute alla vetustà degli impianti che non rispondono alle attuali esigenze.

TIPOLOGIA DEI TESTI (Sabatini)

TESTI MOLTO VINCOLANTI

a) scientifici

b) tecnici

c) giuridici

TESTI MEDIAMENTE VINCOLANTI

TESTI POCO VINCOLANTI

a) divulgativi

b) espositivi

c) informativi

d) genericamente informativi

a) letterari in prosa

b) letterari in poesia

QUESTIONI DI METODO

Aspetti di superficie della testualità coesione

Aspetti di logica profonda del testo coerenza

COMUNE DI SERVIZIO U.O. Prot. n. data

Sig.ra Maria Neri Via Verdi 1

Cap Città OGGETTO: Riduzione due occupanti – comunicazioni. A seguito di verifica anagrafica da cui è emerso che Bianchi Elena, intestataria della tassa rifiuti urbani per l’immobile di Via Verdi 1 piano 5 interno 5 mq 80, dove usufruisce della riduzione due occupanti dal 1997, è deceduta in data 8/7/1999, poiché la S.V. risulta ivi residente dal 31/12/1999 ed il Suo nucleo familiare è composto da n. 3 persone già dal 14/9/1999 (Neri Giovanni, Neri Maria e Neri Mario), La invitiamo a mettersi urgentemente in contatto con l’Ufficio scrivente, entro un mese dal ricevimento della presente, per regolarizzare tale posizione, cessando la tassa a nome Bianchi Elena ed iscrivendosi conseguentemente, ai sensi della Legge xy.Ricordandole che gli orari di ricevimento al pubblico sono il lunedì e il mercoledì dalle ore 8,30 alle ore 12,30 e il giovedì pomeriggio dalle ore 15 alle ore 17, Le porgiamo distinti saluti.

Il Funzionario U.O.

Mario Rossi

LA COMUNICAZIONE (Jakobson)

Destinatario Mittente

Canale

Codice

Messaggio

Contesto

COMUNE DI SERVIZIO U.O.  Prot. n. data

Sig.ra Maria Neri Via Verdi 1

Cap Città OGGETTO: Riduzione due occupanti – comunicazioni.  A seguito di verifica anagrafica da cui è emerso che Bianchi Elena, intestataria della tassa rifiuti

urbani per l’immobile di Via Verdi 1 piano 5 interno 5 mq 80, dove usufruisce della riduzione due occupanti dal 1997, è deceduta in data 8/7/1999, poiché la S.V. risulta ivi residente dal 31/12/1999 ed il Suo nucleo familiare è composto da n. 3 persone già dal 14/9/1999 (Neri Giovanni, Neri Maria e Neri Mario), La invitiamo a mettersi urgentemente in contatto con l’Ufficio scrivente, entro un mese dal ricevimento della presente, per regolarizzare tale posizione, cessando la tassa a nome Bianchi Elena ed iscrivendosi conseguentemente, ai sensi della Legge xy.

Ricordandole che gli orari di ricevimento al pubblico sono il lunedì e il mercoledì dalle ore 8,30 alle ore 12,30 e il giovedì pomeriggio dalle ore 15 alle ore 17, Le porgiamo distinti saluti.

Il Funzionario U.O.

Mario Rossi

GESTIONE DELL’AUTORE

Notevole incoerenza:

Comune di….. – Servizio ……- U.O. prima persona plurale: invitiamo, porgiamo l’Ufficio scrivente Mario Rossi

GESTIONE DELL’AUTORE

La invitiamo a mettersi urgentemente in contatto con l’Ufficio scrivente

Monte dei Paschi di Siena

La dipendenza presso la quale è aperto il suo conto è a disposizione per ogni ulteriore informazione e chiarimento.

INPS

Gli uffici dell'Inps sono a sua disposizione per qualsiasi informazione o chiarimento.

Comune di …

Per qualsiasi informazione contattare l’Ufficio xy…

AUTORE

interruttore della comunicazione

modi di presentarsi dell’AUTORE

modo diretto: io sottoscritto

modo indiretto: l’IMPERSONALE

modo diretto: pronome io + verbo alla prima persona

modo diretto: nome + verbo alla terza persona

COMUNE DI …Provincia di …Settore …

OGGETTO: Domanda per rilevatore.

Informo che il Comune dovrà avvalersi, nel corso del corrente anno, di rilevatori per i censimenti della popolazione, delle abitazioni e dell’industria che si terranno ad Ottobre.Nella scelta dei rilevatori deve essere data la precedenza al personale dipendente di ruolo che avrà dato la propria disponibilità nel termine stabilito.I compiti di rilevatore dovranno essere svolti al di fuori dell’orario di lavoro.Gli interessati potranno inoltrare domanda.Informazioni più dettagliate saranno fornite dal Dott.Verdi.

Luogo e dataIL VICE – SEGRETARIO

Mario Rossi

GESTIONE DELL’AUTORE

MOVIMENTO PER LA VITA E CENTRO DI AIUTO ALLA VITA DI ….DOMANDA DI AMMISSIONE

Io sottoscritto/a _________________________________________Nato/a a ____________________ il _______________________Residente in ________________ Via _______________________

PREMESSO

a) di essere a conoscenza di finalità e mezzi di Cotesta Associazione del cui statuto ho preso visione, e di condividerli;b) di essere disposto ad impegnarmi in favore degli scopi perseguiti dal Sodalizio ed a contribuire economicamente alle spese di esso nella misura della quota associativa annua;

CHIEDOdi essere ammesso come socio ordinario all'associazione.

Data firma

GESTIONE DELL’AUTORE

COMUNE DIProvincia di

Settore

BANDO PER L’ASSUNZIONE A TEMPO DETERMINATO ……………………….IL DIRIGENTE DEL PRIMO SETTORE, RAG. MARIO ROSSI----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------RENDE NOTOche----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

luogo e dataIL DIRIGENTE

(Rag. Mario Rossi)

GESTIONE DELL’AUTORE

Si fa riferimento alla nota in oggetto con la quale codesta Amministrazione chiede precisazioni circa l'erogazione dei buoni pasto al personale a tempo parziale verticale.

Si ribadisce comunque il principio che all'applicazione delle clausole contrattuali ed alla interpretazione delle medesime devono direttamente provvedere le singole Amministrazioni, in virtù dell'autonoma responsabilità gestionale di cui alle norme del dlgs. n.29/93.

Per opportuna conoscenza e norma si trasmette la nota xyz del …….. con la quale sono stati formulati chiarimenti in ordine alla questione specificata in oggetto.

Con la presente si invita quindi l'Amministrazione Comunale a rivedere il bando escludendo il limite massimo di scelta a 5 categorie. Certi della Vostra disponibilità e collaborazione, fiduciosi nel volere accogliere benevolmente la nostra richiesta, ringraziando anticipatamente si inviano i nostri migliori saluti.

FORMA PASSIVA

SOGGETTO LOGICO

SOGGETTO GRAMMATICALE

Ci sono casi in cui è meglio usare

la forma passiva

quando per cortesia si vuole attenuare un giudizio negativo

Malgrado i ripetuti solleciti, l’ufficio non ha rispettato i tempi previsti per la presentazione del progetto

Malgrado i ripetuti solleciti, i tempi previsti per la presentazione del progetto non sono stati rispettati (dall’ufficio)

quando il soggetto logico è meno importante dell’azione

(Il portone verrà chiuso alle 18)

COERENZA nella gestione dell’AUTORE

INDISPENSABILE

forma diretta (io)

SCALA DI

PERSONALIZZAZIONE

DELLA COMUNICAZIONE

antropomorfizzazione

(questo ufficio)

forma impersonale (si)

La rappresentanza organica

“Le persone fisiche titolari degli uffici o organi non vengono in considerazione quali soggetti giuridici diversi ed estranei all’ente ma, nell’esercizio delle loro funzioni, diventano parte integrante di esso, configurandosi come elementi strutturali dell’organizzazione dell’ente”.

FORMA IMPERSONALE FORMA PASSIVA+

SI COMUNICA CHE IL DOCUMENTO DOVRA’ ESSERE CONSEGNATO...

SI COMUNICA CHE IL DOCUMENTO

Le comunico Le comunicoCHE LEI deve consegnare il documentoCHE LEI deve consegnare il documento

FORMA ATTIVA FORMA ATTIVA+

COMUNE DI SERVIZIO U.O.  Prot. n. data

Sig.ra Maria Neri Via Verdi 1

Cap Città OGGETTO: Riduzione due occupanti – comunicazioni.  A seguito di verifica anagrafica da cui è emerso che Bianchi Elena, intestataria della tassa rifiuti

urbani per l’immobile di Via Verdi 1 piano 5 interno 5 mq 80, dove usufruisce della riduzione due occupanti dal 1997, è deceduta in data 8/7/1999, poiché la S.V. risulta ivi residente dal 31/12/1999 ed il Suo nucleo familiare è composto da n. 3 persone già dal 14/9/1999 (Neri Giovanni, Neri Maria e Neri Mario), La invitiamo a mettersi urgentemente in contatto con l’Ufficio scrivente, entro un mese dal ricevimento della presente, per regolarizzare tale posizione, cessando la tassa a nome Bianchi Elena ed iscrivendosi conseguentemente, ai sensi della Legge xy.

Ricordandole che gli orari di ricevimento al pubblico sono il lunedì e il mercoledì dalle ore 8,30 alle ore 12,30 e il giovedì pomeriggio dalle ore 15 alle ore 17, Le porgiamo distinti saluti.

Il Funzionario U.O.

Mario Rossi

GESTIONE DEL DESTINATARIO

Incoerente l’uso del Lei: c’è scarto tra ricordandole e La invitiamo, Le porgiamo Mancanza di una formula di esordio (Gentile signora / Gentile signora Rossi) Uso del SV Scarto fra SV e Suo e fra Suo e lei

GESTIONE DEL DESTINATARIO

DESTINATARIO

dimensione sociale

della comunicazione

parti strutturali della lettera relative al DESTINATARIO

INDIRIZZO INTERNO

FORMULA DI CHIUSURA

FORMULA DI ESORDIO

tu

lei

Lei

S.V.

COERENZA nella gestione del DESTINATARIO

INDISPENSABILE

FLESSIBILITÀ RELAZIONALE

CONCETTO CHIAVE

VOCABOLARIO FONDAMENTALE

IL LESSICO ITALIANO

VOCABOLARIO DI BASE

VOCABOLARIO COMUNE

LINGUAGGI SPECIALI

1. Il letto è in disordine. Ma sono stanco e a vederlo mi fa venire sonno lo stesso

2. Ad onta del suo disordine, il giaciglio mi spira sonno al solo vederlo a causa dell’affaticamento

3. Un’aura ipnotica promana comunque dal talamo verso di me nell’atto solo della percezione ottica catalizzata dall’astenia

T. De Mauro, Guida all’uso delle parole, Editori Riuniti, Roma 1991 (11a), pp. 149-183

FLESSIBILITÀ LESSICALE

CONCETTO CHIAVE

COMUNE DI SERVIZIO U.O.  Prot. n. data

Sig.ra Maria Neri Via Verdi 1

Cap Città OGGETTO: Riduzione due occupanti – comunicazioni.  A seguito di verifica anagrafica da cui è emerso che Bianchi Elena, intestataria della tassa rifiuti

urbani per l’immobile di Via Verdi 1 piano 5 interno 5 mq 80, dove usufruisce della riduzione due occupanti dal 1997, è deceduta in data 8/7/1999, poiché la S.V. risulta ivi residente dal 31/12/1999 ed il Suo nucleo familiare è composto da n. 3 persone già dal 14/9/1999 (Neri Giovanni, Neri Maria e Neri Mario), La invitiamo a mettersi urgentemente in contatto con l’Ufficio scrivente, entro un mese dal ricevimento della presente, per regolarizzare tale posizione, cessando la tassa a nome Bianchi Elena ed iscrivendosi conseguentemente, ai sensi della Legge xy.

Ricordandole che gli orari di ricevimento al pubblico sono il lunedì e il mercoledì dalle ore 8,30 alle ore 12,30 e il giovedì pomeriggio dalle ore 15 alle ore 17, Le porgiamo distinti saluti.

Il Funzionario U.O.

Mario Rossi

LESSICO

entro e non oltre dieci giorni dal ricevimento della presente

l’ammontare del salario il salario ammonta

a presentazione del rendiconto

per presentare il rendiconto

la non assoggettabilità del tributo

il tributo non è assoggettabile

LA NOMINALIZZAZIONE

La prevenzione del fenomeno del randagismo poggia inequivocabilmente le proprie basi sulla corretta attuazione di tutte quelle che sono le

operazioni di iscrizione obbligatoria all’anagrafe canina e delle relative operazioni di identificazione per ogni singolo cane

(tatuaggio).

La prevenzione del fenomeno del randagismo poggia inequivocabilmente le proprie basi sulla corretta attuazione di tutte quelle che sono le

operazioni di iscrizione obbligatoria all’anagrafe canina e delle relative operazioni di identificazione per ogni singolo cane

(tatuaggio).

TRATTI DELL’ITALIANO BUROCRATICO

Termini arcaici, forme colte, latinismi, espressioni latine

Neologismi e forestierismi

Eufemismi

Espressioni ridondanti

Doppie negazioni

  A seguito di verifica anagrafica da cui è emerso che Bianchi Elena, intestataria della tassa rifiuti urbani per l’immobile di Via Verdi 1 piano 5 interno

5 mq 80, dove usufruisce della riduzione due occupanti dal 1997, è deceduta in data 8/7/1999, poiché la S.V. risulta ivi residente dal 31/12/1999 ed il Suo nucleo familiare è composto da n. 3 persone già dal 14/9/1999 (Neri

Giovanni, Neri Maria e Neri Mario), La invitiamo a mettersi urgentemente in contatto con l’Ufficio scrivente, entro un

mese dal ricevimento della presente, per regolarizzare tale posizione, cessando la tassa a nome Bianchi Elenaed iscrivendosi conseguentemente, ai sensi della Legge xy.Ricordandole che gli orari di ricevimento al pubblico sono il lunedì e il mercoledì dalle ore 8,30

alle ore 12,30 e il giovedì pomeriggio dalle ore 15 alle ore 17, Le porgiamo distinti saluti.

SINTASSI

ASPETTI SINTATTICI TIPICI DEI TESTI BUROCRATICI

nominalizzazione

uso diffuso delle forme nominali del verbo

lunghezza dei periodi

incisi

doppie negazioni

ESEMPI TRATTI DA SENTENZE

“è davvero di scarsa se non carente credibilità l’asserito affidamento in custodia di un così prezioso carico a persona non nota”

sentenza della Corte d’Appello di Milano (Mortara Garavelli, Le parole e la giustizia, 2001)

“L’art. 5 c. p., nella parte in cui non esclude dalla inescusabilità dell’ignoranza della legge penale l’ignoranza inevitabile, è costituzionalmente illegittimo”

sentenza della Corte costituzionale sulla “ignoranza della legge penale” (sentenza del 24-3-1998, n. 364), in Mortara Garavelli, Le parole e la giustizia, 2001

COESIONE

coerenza

intenzionalità

accettabilità

informatività

intertestualità

situazionalità

CONDIZIONI DI TESTUALITA’

(Beaugrande – Dressler)

coesione

COERENZA

intenzionalità

accettabilità

informatività

intertestualità

situazionalità

CONDIZIONI DI TESTUALITA’

(Beaugrande – Dressler)

LE TIPOLOGIE TESTUALI

espositivo-informativo

regolativo

descrittivo

argomentativo

narrativo

taglio obiettivotaglio obiettivo

dati, notizie, conoscenzedati, notizie, conoscenze

Testo informativo

contestocontesto

taglio obiettivotaglio obiettivo

direttive, prescrizioni, istruzionidirettive, prescrizioni, istruzioni

Testo regolativo

destinatariodestinatario

ASIMMETRIA DELLE CONOSCENZE

INFORMAZIONE AZIONE

La vera difficoltà nella semplificazione dei testi, in genere, e in quelli della pubblica amministrazione, in particolare, consiste dunque nell’avere ben chiara e saper rendere evidente la relazione che esiste tra parole e fatti, tra i fatti cui rinvia il testo e l’asimmetria tra le conoscenze di chi scrive e quelle di chi legge il testo.

Piemontese

separare blocco informativo e blocco separare blocco informativo e blocco regolativoregolativo

esplicitare il contenuto regolativoesplicitare il contenuto regolativo

Testo informativo-regolativoTesto informativo-regolativo

GERARCHIA DELLE INFORMAZIONI

A seguito di verifica anagrafica da cui è emerso che Bianchi Elena, intestataria della tassa rifiuti urbani per l’immobile di Via Verdi 1 piano 5 interno 5 mq 80, dove usufruisce della riduzione due occupanti dal 1997, è deceduta in data 8/7/1999, poiché la S.V. risulta ivi residente dal 31/12/1999 ed il Suo nucleo familiare è composto da n. 3 persone già dal 14/9/1999 (Neri Giovanni, Neri Maria e Neri Mario), La invitiamo a mettersi urgentemente in contatto con l’Ufficio scrivente, entro un mese dal ricevimento della presente, per regolarizzare tale posizione, cessando la tassa a nome Bianchi Elena ed iscrivendosi conseguentemente, ai sensi della Legge xy. Ricordandole che gli orari di ricevimento al pubblico sono il lunedì e il mercoledì dalle ore 8,30 alle ore 12,30 e il giovedì pomeriggio dalle ore 15 alle ore 17, Le porgiamo distinti saluti.

par. 1: informativo – regolativo una verifica anagrafica ha dimostrato che l’intestataria della tassa

rifiuti urbani per l’immobile XY è morta; questa signora godeva di una riduzione perché il suo nucleo

familiare era composto di due persone; la nuova inquilina continua a godere della riduzione anche se il

suo nucleo familiare è di tre persone; la nuova inquilina deve regolarizzare la sua posizione, cioè deve

cessare la tassa a nome della defunta e intestarsi la tassa rifiuti urbani

par. 2: informativoorario di sportello + formula di saluto

GERARCHIA DELLE INFORMAZIONI

GERARCHIA DELL’INFORMAZIONE

distribuirle ordinatamente in uno spazio di scrittura

accorpare le informazioni di contenuto omogeneo

evidenziare l’informazione principale

esplicitare ed evidenziare la prescrizione principale

Proposta di riscrittura

Gentile signora,

risulta che lei non è in regola con l’iscrizione alla tassa sui rifiuti urbani per l’appartamento di Via Verdi dove è attualmente residente. (informazione principale).

Deve dunque mettersi in contatto con questo ufficio / con il personale di questo ufficio per cessare la tassa a nome della precedente intestataria, la signora Elena Bianchi, e intestare a suo nome la tassa sui rifiuti urbani (ai sensi della Legge xy). (parte regolativa)

Per far questo ha tempo un mese da quando riceve la comunicazione. Può rivolgersi al personale dell’ufficio in via XY, il lunedì e il mercoledì dalle ore 8,30 alle ore 12,30 e il giovedì pomeriggio dalle ore 15 alle ore 17. (altre informazioni)

Distinti saluti.

Si comunica che il Consiglio di Facoltà di … nella seduta del 21/02/00 ha convalidato l’ammissione al primo anno. Pertanto si invia in allegato il bollettino di CCP relativo alla seconda rata dell’anno accademico 1999/00 di L. 460.000 scadente il 30/03/00.

Si ricorda infine che in Via Napoli n. 6 presso l’Ufficio libretti potrà ritirare il libretto universitario e la tessera magnetica.

Distinti saluti

Il Responsabile del Procedimento

TESTO CHE VUOLE INFORMARE E REGOLARETESTO CHE VUOLE INFORMARE E REGOLARE

Gentile studente/studentessa (meglio: nome e cognome),

il Consiglio di Facoltà di … ha convalidato l’ammissione al primo anno nella seduta del 21/02/00.

Deve/dovrà quindi pagare la seconda rata dell’anno accademico 1999/00 utilizzando il bollettino di conto corrente postale allegato.

La rata è di L. 460.000 e la scadenza è il 30/03/00.

Potrà ritirare il libretto universitario e la tessera magnetica all’ufficio libretti in Via Napoli n. 6 dal lunedì al venerdì dalle 10 alle 12; il martedì e il giovedì l’ufficio è aperto anche nel pomeriggio dalle 15 alle 17.

Distinti saluti

Il Responsabile del Procedimento

TESTO CHE VUOLE INFORMARE E REGOLARETESTO CHE VUOLE INFORMARE E REGOLARE

OGGETTO: Riduzione due occupanti – comunicazioni. 

OGGETTO

Abilità di sintesi

Prospettiva del destinatario

OGGETTO: TEMA DI BASE

SEZIONE INFORMATIVA

SEZIONE REGOLATIVA

La veste grafica dell’oggetto:

in una riga a sé, sotto l’indirizzo interno, dopo la scritta oggetto

senza il punto alla fine del periodo

con la lettera iniziale maiuscola

• non è scritto in prospettiva del destinatario

• non esplicita la sezione informativa e quella regolativa del testo

OGGETTO

Proposta 1:

Richiesta di regolarizzare l’iscrizione alla tassa sui rifiuti solidi urbani

Oggetto originale:

RIDUZIONE DUE OCCUPANTI – COMUNICAZIONI.

Proposta 2:

Tassa sui rifiuti solidi urbani - Richiesta di regolarizzare l’iscrizione

LA COMUNICAZIONE (Jakobson)

Destinatario Mittente

Canale

Codice

Messaggio

Contesto

Difetti della scrittura professionale burocratica

difetti di organizzazione logica dei testi

difetti di prolissità a tutti i livelli di suddivisone del

testo

Dal punto di vista dell’organizzazione del testo

mettere in rilievo l’informazione principale

riunire le informazioni dello stesso tipo

esplicitare le parti di testo di contenuto regolativo

Dal punto di vista lessicale sintattico

di fronte alla fissità delle formule, delle parole oscure, dei

tecnicismi impropri: ampliare il bagaglio lessicale da usare

aggiungendovi termini concreti, semanticamente pregnanti

di fronte alla preferenza costantemente accordata alle

espressioni più lunghe: privilegiare sempre le forme brevi e

appropriate, tagliare tutto il superfluo e l’inutile (ripetizioni, incisi

ecc.)

Aspetti della scrittura Aspetti della scrittura nella Pubblica Amministrazione nella Pubblica Amministrazione

Dott.ssa Ilaria ComarDott.ssa Ilaria Comar

FACOLTA’ DI LETTERE E FILOSOFIA

MASTER IN COMUNICAZIONE PUBBLICA E POLITICA