1Antonio Aprile

Civitanova Marche, 17 giugno 2005

Dr. Antonio AprileDirettore Generale ASUR Marche

Il sistemadelle responsabilità condivise

“Non sono le specie più fortiquelle che sopravvivono

e nemmeno le più intelligenti,ma quelle maggiormente in grado

di rispondere al cambiamento”C. DARWIN

2Antonio Aprile

Il ProgettoIl Progetto

CambiamentoCambiamentoe diffusione e diffusione

CulturaCulturaAziendaleAziendale

AdeguamentoAdeguamentoSistemiSistemi

RidefinizioneRidefinizioneStrutturaStruttura

ProfiliProfiliCompetenzeCompetenze

RidisegnoRidisegnoProcessiProcessi

DEFINIZIONE DELDEFINIZIONE DELMODELLO MODELLO

ORGANIZZATIVO E DI ORGANIZZATIVO E DI FUNZIONAMENTOFUNZIONAMENTO

DEFINIZIONE DELDEFINIZIONE DELMODELLO MODELLO

ORGANIZZATIVO E DI ORGANIZZATIVO E DI FUNZIONAMENTOFUNZIONAMENTO

PROGETTAZIONE IMPLEMENTAZIONE

3Antonio Aprile

Il PercorsoIl Percorso

Linee di indirizzo e priorità di intervento

Mappatura e criticità processi

chiave

Ridefinizione processi

Disegno dei possibili modelli

organizzativi

Fase I (Gen-Set 04) Fase II e III (Ott-Feb 04)

Disegno Disegno interventi interventi organizzativiorganizzativi

Riproget-Riproget-tazionetazione

Analisi dei Analisi dei principali principali processiprocessi

Diagnosi Diagnosi strategico- strategico-

organizzativaorganizzativa

• Verifica dell’attuale Verifica dell’attuale modello modello organizzativo e di organizzativo e di relazione con il relazione con il Sistema RegioneSistema Regione

• Valutazione delle Valutazione delle coerenza tra coerenza tra strategia e modello strategia e modello organizzativoorganizzativo

• Proseguimento Proseguimento analisi e analisi e mappatura dei mappatura dei principali principali processi (Anno processi (Anno 2003)2003)

• Valutazione Valutazione dell’efficacia dell’efficacia organizzativa dei organizzativa dei principali principali processiprocessi

• Rielaborazione dei Rielaborazione dei processi processi decisionali e delle decisionali e delle linee procedurali e linee procedurali e relazionali relazionali

• Ottimizzazione dei Ottimizzazione dei flussi per flussi per incrementare incrementare produttività e produttività e efficienzaefficienza

• Definizione Definizione delle azioni delle azioni correttive e di correttive e di innovazione innovazione organizzativa organizzativa conseguenti la conseguenti la riprogettazione riprogettazione dei processidei processi

Incontro con i Sindacati 5-02 4Antonio Aprile

Program ManagementProgram Management

Program ManagementProgram ManagementProgram ManagementProgram Management

Avvio attivitàAvvio attività Sviluppo e Sviluppo e Implementazione Implementazione

Controllo e Controllo e reportingreporting

• Creazione GdL• Condivisione obiettivi

e metodologia• Stesura Progetto

• Effettuazione attività

• Attività di controllo e monitoraggio

• Alimentazione del processo

Project ManagementProject ManagementProject ManagementProject Management

MicrostruttureMicrostruttureCompetenzeCompetenze

ProcessiProcessi

5Antonio Aprile

6Antonio Aprile

ProblematicheProblematiche

La questione della medicina

Dalla medicina tradizionale alla medicina olistica Dal generalismo allo specialismo Dalla medicina individuale alla medicina “organizzata” Da una visione romantica ad una problematica

Problematiche emergenti per le organizzazioni sanitarie

Come conciliare esigenze di autonomia ed esigenze di coordinamento organizzativo?

Come conciliare la responsabilizzazione individuale con le esigenze di cooperazione poste dall’evoluzione delle medicina moderna?

Quale ruolo per il management? La scarsezza delle risorse non è la fonte del problema: semplicemente lo

rende più acuto e pressante!!

7Antonio Aprile

8Antonio Aprile

Complessità progettualiComplessità progettuali

Soluzioni per il coordinamento

La standardizzazione delle conoscenze e delle competenze La supervisione diretta (management, il dipartimento) La standardizzazione dei processi (percorsi diagnostici terapeutici – EBM) I ruoli integratori (case management, UTAP) I meccanismi informali (gruppi, teams, task force)

Soluzioni per il controllo

Controllo basato sugli output (epidemiologia clinica) e sugli outcomes (outcomes research)

Controllo di clan

9Antonio Aprile

La mappa delle professionalitàLa mappa delle professionalità

Area amministrativa

Profili amministrativi (contabili, GRU, operativi) Profili manageriali (laurea triennale in economia e gestione dei servizi sanitari,

master di I e II livello)

Area tecnica

Profili ingegneristici (ingegneria clinica e technology assenssment) Profili informatici (ICT) Profili scientifici (fisici nucleari per la gestione dei ciclotroni e della PET; biologi,

etc)

Area sanitaria Laurea specialistica in Medicina Generale e Chirurgia e Odontoiatria Oltre 30 scuole di specializzazione 4 classi di laurea triennale delle professioni sanitarie 22 diversi Cdl triennali per infermieri, tecnici e altre figure professionali Master di I livello (dirigenza)

10Antonio Aprile

L’Evoluzione del Sistema SanitarioL’Evoluzione del Sistema Sanitario

Fare cosepiù

economiche

Farele cosemiglior

i

Farele cosebene

Farele cosegiuste

Fare bene

le cosegiuste

11Antonio Aprile

La GovernanceLa Governance

La “buona” governance di obiettivi “multilivello” e

“plurisoggettivi” è una sfida in atto da vincere per dare maggiore

efficacia alle politiche e per rafforzare il ruolo di governo,

valorizzando le forme di partenariato e di sussidiarietà.

Il perseguimento degli obiettivi di governo richiede pertanto

di sperimentare e consolidare forme di governance che

favoriscano l’efficacia delle politiche pubbliche, con particolare

attenzione alla interazione tra i soggetti coinvolti nel conseguimento dei risultati e degli outcome programmatici attesi.

12Antonio Aprile

La GovernanceLa Governance

La peculiarità, già in buona parte attuale, del “governo aziendale”:

pone l’enfasi non tanto sul “fare” quanto sul “far accadere” con il necessario concorso di una molteplicità di soggetti;

da “controllabilità” a “corresponsabilità”;

sposta il baricentro dell’attenzione sulla rete di relazioni che tra tali soggetti si instaurano e che determina, a seconda delle diverse connotazioni che può assumere, esiti differenti in ordine all’attuazione delle politiche e al conseguimento dei risultati attesi.

13Antonio Aprile

La GovernanceLa Governance

La “governance”si compone attorno a tre variabili di fondo:

le relazionirelazioni tra i soggetti interagenti o concorrenti nella realizzazione delle politiche pubbliche;

gli strumentistrumenti e le regole per gestire efficacemente tali relazioni (spostando l’attenzione dalla logica “normante” alla logica “negoziale”;

i processiprocessi di attivazione e abilitazione dei soggetti coinvolti e delle reti di relazioni che li interconnettono.

14Antonio Aprile

I vecchi (e in gran parte ancora attuali)I vecchi (e in gran parte ancora attuali)modelli organizzativi e la connessa polverizzazione dei ruolimodelli organizzativi e la connessa polverizzazione dei ruoli

Gerarchizzazione

Numero elevato di livelli (polverizzazione dei profili professionali)

Cultura delle funzioni (genericità delle aree funzionali)

Gestione del potere gerarchico

Ricerca del “rischio zero”

Proceduralizzazione (steccati e barriere)

Delega a “responsabilità limitata”

Leadership “specialistica” (invece che manageriale)

15Antonio Aprile

PARADIGMA CLASSICO

Struttura gerarchica con funzioni specializzate

Coordinamento attraverso flussi verticali

Competenze specialistiche

La vecchia OrganizzazioneLa vecchia Organizzazione

16Antonio Aprile

La vecchia OrganizzazioneLa vecchia Organizzazione

Sono e saranno validi modelli organizzativi a “schema fisso” per far fronte ad aspettative in evoluzione sempre più accelerata e più profonda?

In presenza di strumenti e tecnologie sempre più sofisticate e di costo decrescente?

Sussisterà ancora l’attuale prevalente importanza delle funzioni e dei poteri rispetto ai ProgettiProgetti e ai ProcessiProcessi?

17Antonio Aprile

C’è bisogno di una nuova organizzazione basata su:C’è bisogno di una nuova organizzazione basata su:

Stile di leadership

Coinvolgimento

Definizione dei ruoli e delle responsabilità

Meccanismi decisionali

Strumenti conoscitivi

Sistemi incentivanti

Pianificazione

Controllo della gestione

Comunicazione efficace

18Antonio Aprile

Organizzazione del lavoroOrganizzazione del lavoro

ORGANIZZAZIONE ORIZZONTALE

Flussi di attività interfunzionali

Lavoro in Team

Competenze diversificate

Sviluppo Unità Operative Integrate

Controllo dei Processi

Soddisfazione del Cliente interno ed esterno

19Antonio Aprile

I nuovi modelli organizzativiI nuovi modelli organizzativi

L’azienda vale quanto valgono i suoi progetti

Sono elementi fondamentali percreare o mantenere

VANTAGGIO COMPETITIVOVANTAGGIO COMPETITIVO

La qualità e quantità dei progettiLa qualità e quantità dei progetti

l’impegno a dedicarvi risorsel’impegno a dedicarvi risorse

la capacità di realizzarlila capacità di realizzarli

20Antonio Aprile

Diffusione delle competenzeDiffusione delle competenze

AllargamentoAllargamento ParcellizzazioneParcellizzazione

ComunicazioneComunicazione InformazioneInformazione

Ripetitività dei compitiRipetitività dei compiti

Facilitazione della crescita individualeFacilitazione della crescita individuale

Invece cheInvece che

Invece cheInvece che

Invece cheInvece che

21Antonio Aprile

CoinvolgimentoCoinvolgimento

Obiettivi condivisiObiettivi condivisi Obiettivi impostiObiettivi imposti

Sistema premianteSistema premiante BonusBonus

ControlloControllo

ResponsabilizzazioneResponsabilizzazione

Invece cheInvece che

Invece cheInvece che

Invece cheInvece che

22Antonio Aprile

LeadershipLeadership

MotivazioneMotivazione ObbedienzaObbedienza

ConsensoConsenso AssensoAssenso

Comando e controlloComando e controllo

Attribuzione e Assunzione di ResponsabilitàAttribuzione e Assunzione di Responsabilità

Invece cheInvece che

Invece cheInvece che

Invece cheInvece che

23Antonio Aprile

CapoCapo

aa

ControlloreControllore

IndividualismoIndividualismo

AutoritarismoAutoritarismo

Competizione internaCompetizione interna

dada

Non trasparenzaNon trasparenza

Cultura dei “compiti”Cultura dei “compiti”

Coordinatore/FacilitatoreCoordinatore/Facilitatore

Gruppo di lavoroGruppo di lavoro

Guida/FacilitatoreGuida/Facilitatore

CollaborazioneCollaborazione

Cultura dei “ruoli”Cultura dei “ruoli”

AutorevolezzaAutorevolezza

Apertura/ComunicazioneApertura/Comunicazione

LeadershipLeadership

24Antonio Aprile

CollaborareCollaborare

Capire cheCapire che Il successo non è individuale madell’insiemeIl successo non è individuale madell’insieme

Capire cheCapire che “Gli altri” hanno problemi che seRisolti contribuiscono al successodell’insieme

“Gli altri” hanno problemi che seRisolti contribuiscono al successodell’insieme

Capire cheCapire che Competenza più umiltà fanno il“cocktail” vincente che ispira lafiducia degli “altri”

Competenza più umiltà fanno il“cocktail” vincente che ispira lafiducia degli “altri”

Significa:Significa:

25Antonio Aprile

CollaborareCollaborare

AccettareAccettare Di mettere in discussione le proprieidee e il proprio modo di lavorareDi mettere in discussione le proprieidee e il proprio modo di lavorare

AccettareAccettare Di discutere i propri errori così comequelli degli altri, non per decidere chicolpevole ma per non commetterli più

Di discutere i propri errori così comequelli degli altri, non per decidere chicolpevole ma per non commetterli più

AccettareAccettare Che anche “gli altri” possono fare delle“cose belle” e dargliene attoChe anche “gli altri” possono fare delle“cose belle” e dargliene atto

Significa:Significa:

26Antonio Aprile

Collegare ed integrare le componenti del sistemaCollegare ed integrare le componenti del sistema

I professionisti con i professionisti

Le unità operative ed i servizi dello stesso dipartimento e tra dipartimenti

Le direzioni zonali con Distretti e Ospedali

Strutture nello stesso edificio

Strutture collocate in province diverse

Strutture zonali con strutture private

Strutture zonali con strutture comunali

27Antonio Aprile

Autonomia e integrazione delle componenti del sistemaAutonomia e integrazione delle componenti del sistema

Co-progettazione

Co-programmazione

Co-produzione

Valutazione alle diverse scale

Decentramento livelli decisori (decide chi fa)

28Antonio Aprile

La ReteLa Rete

una recinzione, che difendeche difende

la rete del tennis, che separache separa

la ragnatela, che intrappolache intrappola

ecc………..

NON E’NON E’

il World Wide Web, che mette che mette in relazionein relazione

la rete del trapezista, che che salvasalva

la rete antigrandine, che che proteggeprotegge

la rete del colino, che filtrache filtra

ecc………..

E’E’

29Antonio Aprile

I CANALI COMUNICATIVI (PROTOCOLLI, PROGETTI, PERCORSI, ECC.) IN GRADO DI DARE UN VALORE SOSTANZIALE (E NON SOLAMENTE FORMALE) ALLE STRUTTURE PRECEDENTEMENTE DEFINITE E

PER MIGLIORARNE LA VALIDITA’DEL MODELLO ORGANIZZATIVO E OPERATORI

Ogni sistema a rete si caratterizza per presentare tre elementi portanti strettamente interconnessi e concomitanti:

LA RETE IN SENSO PROPRIO, OVVERO TUTTE LE CONDIZIONI E REALIZZAZIONI CHE PERMETTANO

DI MANTENERE LE MIGLIORI CONDIZIONIPER GARANTIRE LA PRODUZIONE DI SERVIZI

I POLI O NODI DELLA RETE, IL LORO ASSETTO STRUTTURALE E FUNZIONALE

30Antonio Aprile

La Situazione dei Sistemi Informativi SanitariLa Situazione dei Sistemi Informativi Sanitari

Automazione ad isole

Assenza di banche dati centralizzate con la storia clinica dei pazienti

Infrastrutture di comunicazione interaziendali inadeguate

non stimolo ma ostacolo al cambiamento

31Antonio Aprile

Gestione dell’Informazione

Governo ClinicoStrumenti e competenze

Linee Guida

Risk Management

Clinical Audit

Outcomes Measurement

Formazione Continua

Med

icin

a B

asat

a su

gli

esit

i

EfficienzaClinica

32Antonio Aprile

I ProfessionistiI Professionisti

““Attribuiscono maggior valore al riconoscimento professionale Attribuiscono maggior valore al riconoscimento professionale

che a quello ottenuto dall’organizzazione eche a quello ottenuto dall’organizzazione e

reagiscono meglio se il controllo viene esercitatoreagiscono meglio se il controllo viene esercitato

da loro omologhi, piuttosto che da un’ autorità gestionaleda loro omologhi, piuttosto che da un’ autorità gestionale

o da norme organizzative»o da norme organizzative»

33Antonio Aprile

Il primo, quello medico, fa diretto riferimento a un sistema di regole tecnico-professionali a loro volta vincolate da norme sia di natura etica sia legale, che hanno come sfondo il mantenimento di un rapporto corretto con il paziente.

Il secondo, quello economico-gestionale deriva, invece, dall’accettazione di specifiche regole tecnico-economiche che sono sintetizzabili nel perseguimento di un equilibrio di bilancio in grado di promuovere l’autoconservazione e lo sviluppo del sistema organizzativo.

Il sistema dei valori presenti nell’ambito di una organizzazione sanitaria è duplice:

34Antonio Aprile

Ai Manager Ai Manager è affidato il compito di capire quando essere:

(solo) manager

e quando essere (anche) manager

è affidato il compito di capire quando essere:

(solo) manager

e quando essere (anche) manager

Dalla progettualità alla credibilitàcon un pizzico di umiltàDalla progettualità alla credibilitàcon un pizzico di umiltà

La leadership è «la mano invisibile» chestimola gli individui ad agire spontaneamenteper il bene dell’azienda

La leadership è «la mano invisibile» chestimola gli individui ad agire spontaneamenteper il bene dell’azienda

35Antonio Aprile

ProduzioneProduzioneProduzioneProduzione

GovernoGovernoeconomicoeconomicoaziendaleaziendale

GovernoGovernoclinicoclinico

GovernoGovernoclinicoclinico

TutelaTutelaee

CommittenzaCommittenza

36Antonio Aprile

La definizione di gruppi diversi di funzioni consente di ottenere La definizione di gruppi diversi di funzioni consente di ottenere valore, attraverso lo sfruttamento di sinergie tra ruoli distinti, legittimi valore, attraverso lo sfruttamento di sinergie tra ruoli distinti, legittimi

e complementarie complementari

SOLUZIONE ORGANIZZATIVASOLUZIONE ORGANIZZATIVA

Strutture diStrutture di

GovernoGoverno

Strutture di Strutture di

Business Business

Strutture diStrutture di

ServizioServizio

Focus sul governodi tutto il Sistema aziendale

Focus sulla gestione e sullo sviluppo del proprio Core Business

Focus sulla produzione di servizi ATL

- Definizione dell’indirizzo strategico e controllo

- Sinergie di costo

- Valorizzazione del Governo clinico

- Rafforzamento delle competenze specifiche in ottica di rete

- Sinergie di costo/ricavo

- Rafforzamento delle competenze/specializzazioni

- Sinergie di costo

37Antonio Aprile

L’Azienda ReteL’Azienda Rete

Gestisce i processiprocessi di rete

Controlla la “rete del valore” “rete del valore” e i “nodi vitali”“nodi vitali”

Configura, seleziona e tiene attive le connessioni multiple tra unità organizzative interne ed esterne (“connessioni di rete”)(“connessioni di rete”)

È’ insieme: una struttura di governo, un mercato, un sistema informativo, un sistema logistico, un sistema di comunicazione, una cultura, un sistema politico (“strutture composite e (“strutture composite e coesistenti”)coesistenti”)

38Antonio Aprile

Ciò che spinge Ciò che spinge all’accentramentoall’accentramento

Economia di scala.

Coerenza delle soluzioni.

Gestione di grandi masse critiche.

Competitività

Capacità negoziale

…

Ciò che spinge alla Ciò che spinge alla distribuzionedistribuzione

Autonomia istituzionale.

Integrazione con servizi e bisogni locali.

Differenziazione delle priorità.

Maggiore vicinanza all’utenza.

…

39Antonio Aprile

Assetto ATLAssetto ATL

Front-OfficeFront-Office SportelloSportello

Back-OfficeBack-Office Direzione AmministrativaDirezione Amministrativa

ATL DelegateATL Delegate

di strutturadi strutturaorganizzativaorganizzativa

Strutture ATL a (opportuno)presidio Zonale

Strutture ATL a (opportuno)presidio Zonale

di Zonadi ZonaTerritorialeTerritoriale

CENTROSERVIZI

CONDIVISI

CENTROSERVIZI

CONDIVISI

Strutture ATLa (opportuno) presidio

Sovrazonale

Strutture ATLa (opportuno) presidio

Sovrazonalesovrazonalesovrazonale

DIPARTIMENTO ATLDIPARTIMENTO ATL

AREE DIPARTIMENTALIAREE DIPARTIMENTALIaziendaleaziendale

Indirizzo, Coordinamento, Controllo su tutta

la rete

Indirizzo, Coordinamento, Controllo su tutta

la rete

40Antonio Aprile

Il modello organizzativoIl modello organizzativoLe funzioni tecnico-amministrativeLe funzioni tecnico-amministrative

SONO UNIFICATE A LIVELLO SOVRAZONALE LE ATTIVITA’ SONO UNIFICATE A LIVELLO SOVRAZONALE LE ATTIVITA’ CARATTERIZZATE DA:CARATTERIZZATE DA:

Omogeneità procedurali amministrative

Sviluppo di professionalità e strumenti specialistici

Conseguimento di economie di scala

RESTANO A LIVELLO ZONALE LE ATTIVITA’RESTANO A LIVELLO ZONALE LE ATTIVITA’CARATTERIZZATE DA:CARATTERIZZATE DA:

Stretta connessione con le attività operative

Necessità di personalizzazione nei tempi e nei modi di impiego

41Antonio Aprile

Modello organizzativoModello organizzativo

Presidi HDipartimenti

DistrettiDipartimenti

Personale

Acquisti

Controllo digestione

Appalti

Alberghieri

Trasporti

Calore

Gestionemagazzini

Le ZoneTerritoriali

Funzioni sovra zonaligestione ATL

Servizi gestitio terziarizzati

delegano delegano

Si articolano

42Antonio Aprile

Processi ripetitivi nel tempoSimili i vari partners (Zone Territoriali)Volumi di transazione elevatiNon necessità di vicinanza fisicaNon necessità di un’ubicazione specificaRichiesta di risposte in tempo reale non sempre elevataConoscenza dei processiProcessi e requisiti abbastanza stabili nel tempoLeggi civilistiche e fiscali che non impediscono la gestione effettuata da terziAgevolazioni fiscali o di altro tipo

Condizioni abilitanti per i Centri ServiziCondizioni abilitanti per i Centri Servizi

43Antonio Aprile

Il Centro ServiziIl Centro Servizi

Non solo prestazioni

Ma anche competenze specifiche

Il Centro Servizi diventa il soggetto erogatore che offre:

il governo delle attività clinico-assistenziali

la gestione delle procedure amministrative decentrate

la programmazione operativa dei servizi e il monitoraggio delle attività

il controllo sui livelli di spesa e sull’efficiente utilizzo delle risorse

la gestione dell’accesso ai servizi

per permettere ai Direttori di Zona, presidio/distretto di focalizzare:

44Antonio Aprile

Quale livello di servizio ?Quale livello di servizio ?

Service Level Agreement

Operational Level

Agreement

…PER FARE IN MODO CHE IL CLIENTE PENSI COSI’

COME FARLO …COSA FARE …

I’VE GOTCONFIDENCE

THEY UNDERSTAND

I BELIEVEIN THEM

I WANT TO DO MORE BUSINESS

WITH THEM

THEY WORK

CIO’ CHE CHIEDOLO FANNO SUBITO

MI FIDO DI LORO

CAPISCONO CIO’

DI CUI HO BISOGNO

CREDO NELLE

LORO CAPACITA’

VOGLIO LAVORARECON LORO

SI LAVORA IN SQUADRA

SE QUALCOSA NONFUNZIONA INTERVENGONO

SUBITO

Un buon servizio si fonda sui migliori processi gestionali,sui migliori strumenti informatici, sullo sviluppo di un team qualificato …

ma non può prescindere da una forte collaborazione fra le parti.

Eventuali lamentele sono

occasioni di miglioramento

Definire eraggiungere

high performance

Prendersi leresponsabilità

Se non funzionaattivarsi e non

imputare il problemaa terzi

Offrirequalità per

differenziarsi

Prometteree

mantenere

Vedere il mondo dalpunto di vista del

proprio cliente

Evitare lerilavorazioniSubito e bene

IT’S ENJOYABLE!SANNO ASCOLTARE

THEY KNOWWHATTHEY ARE TALKING

ABOUT

NON ESEGUONOSVILUPPANO

45Antonio Aprile

46Antonio Aprile

CLASSIFICAZIONE DELL’OPERATORE PER PROPENSIONE ALL’INNOVAZIONE (utile per impostare le strategie, perché distingue i soggetti a seconda della

propensione ad accettare soluzioni innovative)

INNOVATORI

PIONIERI

MAGGIORANZA ANTICIPATRICE

MAGGIORANZA RITARDATARIA

RITARDATARI

O

P

E

R

A

T

R

I

Psicologia dell’OperatorePsicologia dell’Operatore(OSSERVAZIONE DEL COMPORTAMENTO )(OSSERVAZIONE DEL COMPORTAMENTO )