Access

Database

Un database è un insieme di informazioni correlate a un oggetto o a uno scopo particolare, ad esempio la registrazione degli ordini dei clienti o la gestione di una raccolta musicale. Le informazioni sono memorizzate in tabelle separate (ma che possono essere relazionate, "legate" fra loro). In seguito possono essere ricercate, stampate, rielaborate ... 

All'apertura di Access appare una finestra di dialogo con varie opzioni:

clicca sull'opzione "Apri un database esistente“

Clicca sul nome del database presente nella lista sottostante

Conferma su "OK"

Clicca sul Menu File - Nuovo Nella "sezione" Generale

clicca sull'icona Database vuoto e conferma con OK

Dai un nome al database e salvalo nella cartella desiderata

Apparirà la finestra Database...

Una tabella contiene le informazioni che volete archiviare, un insieme di dati relativi a un argomento specifico, ad esempio prodotti o fornitori.Immagina una tabella come un foglio di Excel (con righe e colonne).

Ogni riga della tabella è chiamata Record (ad esempio la tabella Clienti contiene informazioni su un singolo nominativo).

Ogni colonna è chiamata Campo (nel caso della tabella Clienti vi saranno campi come IDCliente, Nome Cliente, Indirizzo, Città, Provincia, Telefono, ...).

Utilizzando una tabella separata per ogni argomento, i dati verranno memorizzati solo una volta rendendo così il database più efficiente e limitando gli errori di inserimento dei dati. Molte tabelle di Access hanno un campo detto chiave primaria che consente di definire univocamente un record.Collegando questo campo a chiave primaria con un campo univoco di una seconda tabella (chiave esterna), creiamo una relazione tra tabelle.

 

Abbiamo appena terminato la creazione delle tabelle del nostro Archivio Dipendenti suddividendo i dati in funzione dell'argomento, ottenendo così quattro gruppi di informazioni rispettivamente sui dipendenti, sulle mansioni, sulle polizze e sulle qualifiche. Ora dobbiamo collegarle le une alle altre!

Per collegare i dati tra le tabelle occorre definire tra di esse una relazione per mezzo di un campo comune, presente cioè in entrambe le tabelle.Per avere, ad esempio, informazioni sui dipendenti per i quali sono state stipulate determinate polizze, occorre definire una relazione tra la tabella Polizze e quella Dipendenti attraverso il campo comune Codice Polizza.La relazione è del tipo uno-a-molti, perché viene collegato un record della tabella Polizze con più record della tabella Dipendenti. In questo caso, la tabella Polizze viene definita tabella primaria, mentre quella Dipendenti viene definita tabella secondaria.

Per definire una relazione tra la tabella Polizze e la tabella Dipendenti: Premi il pulsante (Relazioni).

Come puoi osservare, Access apre automaticamente la finestra di dialogo Mostra tabella poiché è la prima volta che creiamo delle relazioni tra due tabelle del nostro database.

Per definire la prima relazione tra le tabelle Dipendenti (già selezionata) e Polizze: Premi il pulsante Aggiungi per

aggiungere la tabella Dipendenti. Seleziona la tabella Polizze. Premi il pulsante Aggiungi. Premi il pulsante Chiudi.

All'interno della finestra Relazioni appaiono ora le tabelle che abbiamo selezionato in precedenza.Possiamo osservare che i campi Codice dipendente della tabella Dipendenti e Codice polizza di quella Polizze sono visualizzati in grassetto, perché sono stati definiti come chiave primaria delle rispettive tabelle.

Per creare una relazione tra le due tabelle, utilizziamo il campo comune Codice polizza (evidenziato in giallo) che, nella tabella Dipendenti, prende il nome di chiave esterna.

Definiamo ora una relazione tra le due tabelle, accertandoci che i campi da collegare contengano lo stesso tipo di dati.Per definire la relazione è necessario: Selezionare con il mouse il campo

Codice polizza di Polizze. Trascinare la selezione fino al

Codice polizza di Dipendenti. Rilasciare il tasto del mouse.

Access apre automaticamente la finestra Modifica Relazioni.La parte superiore della finestra mostra le tabelle ed il campo comune scelti per la relazione.In particolare l'elenco Tabella/query indica la tabella primaria che costituisce il lato "uno" della relazione (nel nostro caso la tabella Polizze), mentre quello Tabella/query correlata mostra la tabella secondaria, ovvero il lato "molti" della relazione (nel nostro caso la tabella Dipendenti).

Nella parte inferiore della finestra Modifica Relazioni è possibile scegliere se applicare o meno l'integrità referenziale.L' integrità referenziale è un insieme di regole che: determinano se e come sia possibile

eliminare o modificare i dati delle tabelle secondarie;

impediscono di modificare erroneamente i dati della tabella primaria richiesti dalla tabella correlata.

L'integrità referenziale impedisce in particolare nel nostro caso che si possa:

aggiungere un nuovo dipendente nella tabella Dipendenti, con un codice polizza diverso da quelli presenti nella tabella Polizze, ovvero con un valore della chiave esterna diverso da quelli della tabella primaria;

modificare o eliminare il valore del codice di una polizza nella tabella Polizze se lo stesso valore è presente nella tabella Dipendenti.

Esaminiamo le due scelte che si attivano quando si applica l'integrità referenziale.Aggiorna campi correlati a catena indica che modificando il codice di una polizza nella tabella Polizze (la tabella primaria), vengono aggiornati automaticamente tutti i record corrispondenti nella tabella Dipendenti (la tabella secondaria).

Elimina record correlati a catena indica che cancellando un record nella tabella primaria, tutti i record ad esso corrispondenti, della tabella correlata, verranno cancellati automaticamente.Quindi, eliminando una polizza dalla tabella Polizze, saranno cancellati, previa conferma, tutti i dati relativi ai dipendenti che hanno stipulato quella polizza.

Per attivare la scelta di aggiornamento dei campi correlati: Seleziona l'opzione Aggiorna campi correlati

a catena. Premi il pulsante Crea

Ora che abbiamo definito la nostra relazione, è possibile visualizzare le informazioni relative a tutti i dipendenti che abbiano stipulato una determinata polizza.Nella tabella polizze viene aggiunta una piccola colonna contenente il simbolo + in corrispondenza di ogni record.

Per vedere quali dipendenti hanno stipulato ad esempio la polizza Infortunio impiegato occorre:

•Fare clic sul simbolo + del record Infortunio impiegato.

Per tornare alla situazione di partenza basta fare clic sul simbolo - .

Sono così visualizzati i record della tabella Dipendenti associati adinfortunio impiegato.

Dalla finestra Database aperta clicca sulla scheda Tabelle

Clicca sul pulsante Nuovo Scegli l'opzione Visualizzazione struttura e premi OK

In Visualizzazione Struttura di una tabella vai alla prima riga vuota

Digita il nome del campo (sino a 64 caratteri, vietati ". ! ' [ ]" all'inizio)

Premi Invio per scegliere il Tipo dati

Premendo Invio passi alla colonna Descrizione (il testo immesso in questo spazio verrà visualizzato nella barra di stato al momento dell'immissione dati)

Per passare al pannello delle proprietà dei dati premi F6

Se ti serve memorizzare dati in forma numerica, puoi scegliere il tipo numerico nella colonna Tipo dati.

Servono a memorizzare dati nella forma Sì/No, Vero/Falso, On/Off. Sono utili per ridurre i rischi di possibili inserimenti errati in quanto offrono una scelta limitata di opzioni (Si o No appunto).

La modifica di un nome di campo può essere fatta in Visualizzazione Struttura ma anche in Visualizzazione Foglio dati.Quando apri una tabella (in Visualizzazione Foglio Dati) è molto facile rinominare un campo (colonna) facendo:doppio click sull'intestazione della colonna Menu Formato - Rinomina colonna

Clic destro sulla colonna e attivando Rinomina colonna

In Visualizzazione Struttura devi:

1. cliccare (e rilasciare il tasto del mouse) sulla casella

grigia alla sinistra del nome del campo

2. quando appare un triangolino con vertice verso destra,

premi il tasto Canc

In Visualizzazione Foglio Dati:

1. clicca il tasto destro del mouse sull'intestazione di

colonna

2. scegli l'opzione Elimina colonne

Apri la tabella con il pulsante Apri viene visualizzato il Foglio Dati

di solito nel primo campo vi è un campo Contatore (quindi automatico)che non bisogna modificare. Premere quindi il tasto Tab per saltare al campo successivo (in questo esempio Nome comune) digita le informazioni e premi Tab per andare al campo successivo (MAIUSC-Tab per andare al campo precedente) se sono presenti campi di tipo Sì/No, premi la barra spaziatrice per attivare o disattivare il valore premi Tab quando sei nell'ultima cella per salvare il record e aggiungere una linea (record) nuova

clicca nel campo in cui devi cercare clicca sul pulsante apparirà la seguente finestra di dialogo

digita (nella casella Trova) la parola da cercare imposta come cercare (Tutto, Su, Giù) imposta il tipo di confronto clicca sul pulsante Trova primo (ed eventualmente

su Trova successivo per continuare la ricerca) alla fine della tabella Access ti indicherà

che ha raggiunto la fine della tabella

Fare click nel campo (e prima riga) dove è presente l'informazione da correggere (sostituire) Attiva Menu Modifica - Sostituisci (scorciatoia Ctrl-S) Digita, nella casella Trova, il testo da cercare e ...

... nella casella Sostituisci con il testo da immettere clicca sul pulsante Trova successivo per iniziare la ricerca se Access trova una corrispondenza ti evidenzia il campo e ..

... se questo è il campo da sostituire premi il pulsante Sostituisci se vuoi cercare un'altra corrispondenza premi Trova successivo premi il tasto Chiudi per terminare le sostituzioni

Apri la tabella clicca il pulsante destro sull'intestazione della

colonna da ordinare

seleziona Ordinamento crescente (1,2,3,a,B,c,D, ... y,Z) o decrescente.In alternativa puoi cliccare sui pulsanti di ordinamento crescente e decrescente

Clicca sulla casella di selezione record

premi il tasto Canc (alla successiva finestra di dialogo premi Sì per confermare oppure No per annullare l'operazione)

E' una rappresentazione a video di un modulo su carta.

In una maschera sono presentati i vari record che compongono la tabella.

Viene visualizzato un record alla volta (ma con un clic del mouse si può ritornare alla modalità Foglio dati).

Vi sono tre modi per creare una maschera:

• Maschera standard,

• Autocomposizione maschera,

• Visualizzazione struttura.

L'autocomposizione offre uno dei metodi più semplici per creare una maschera. Apri la scheda Maschera Clicca su Nuovo (oppure Ctrl-U)

Seleziona Autocomposizione maschera e nella casella combinata scegli la tabella contenente i dati. Premi OK.

Includi i campi che ti interessa visualizzare nella maschera (ricorda che il pulsante ">" aggiunge il campo selezionato mentre il pulsante ">>" li aggiunge tutti)

Clicca Avanti e scegli il layout (come si deve presentare a video) desiderato.

Clicca Avanti e scegli i colori.

Clicca Avanti e dai un nome alla maschera (Access usa come default il nome della tabella su cui si basa la maschera). Clicca Fine. Se hai lasciato attivato l'opzione Apri la maschera per visualizzare o immettere informazioni, la maschera apparirà a video (dove puoi eventualmente modificarla).

Attiva la scheda Maschere Clicca su Nuovo Seleziona Visualizzazione Struttura nella casella di riepilogo Scegli la tabella da cui prelevare i dati e premi OK e vedrai ...

Con la maschera aperta clicca sul pulsante Elenco campi Apparirà l'elenco dei campi...

Trascina il campo da inserire sulla maschera Sposta il puntatore del mouse sulla maschera (sotto la barra Corpo) e lascia il pulsante

Attivare lo strumento Etichetta Trascinare il puntatore del mouse sulla maschera sino a disegnare un riquadro della larghezza desiderata Rilasciare il tasto e scrivere il testo

Seleziona l'etichetta del campo Premi Invio per modificare il testo Premi Backspace per cancellare la vecchia

etichetta, scrivi la nuova etichetta e premi Invio

Ora puoi trascinare la maniglia in basso a destra per ridimensionare lo spazio del testo

Dalla finestra Database, clicca sulla scheda Maschere Clicca sulla maschera desiderata e clicca sul pulsante Apri (oppure doppio click sulla maschera da aprire) ... ... oppure clicca sul pulsante Struttura se devi modificare la maschera

Apri la maschera collegata ai dati della tabella da modificare

Clicca sul pulsante Nuovo record o clicca sul campo contenente le informazioni da modificare

Premi Tab per passare al campo successivo o MAIUSC-Tab per passare al campo precedente

Aggiungendo un nuovo record o "navigando" fra i record, le informazioni vengono automaticamente archiviate

Quando premi Tab, per passare da un campo all'altro, segui l'ordine di immissione dei campi stessi sulla maschera. Quando cancelli, inserisci o sposti campi, l'ordine viene ad essere modificato. Per impostare l'ordine di sequenza dei campi secondo le tue esigenze:

Apri la maschera Passa in Visualizzazione maschera Seleziona il campo di inizio sequenza Attiva le Proprietà Clicca sulla scheda Altro Con l'opzione Seleziona con tabulazione puoi scegliere se premendo Tab ci si può fermare in questo campo Se hai imposta a Si l'opzione Seleziona con tabulazione, nella casella Ordine di spostamento digita il numero d'ordine Seleziona un altro campo e dai un numero d'ordine maggiore Salva le modifiche apportate

Dopo aver costruito la struttura delle tabelle, immesso i dati e creato le maschere per la visualizzazione e il data entry (immissione dati), una delle operazioni più importanti è quella di poter trovare le informazioni desiderate in una tabella.

Le Query (interrogazioni) sono adatte a tale scopo.

Un'interrogazione viene effettuata sotto forma di esempio (da qui il termine Query By Example-QBE). Una query trova tutti i record che corrispondono a certe condizioni (criteri). I criteri possono includere più campi e più tabelle.

Le query possono essere utilizzate per:

• mostrare record specifici (e ordinati in un certo modo)

• aggiornare campi con nuove informazioni

• visualizzare, contemporaneamente, record provenienti da tabelle diverse

• aggiungere informazioni da una tabella all'altra

• rimuovere dati o record selezionati da una tabella

Sono disponibili tre tipi di Query:

Query di selezioneQuery di selezione Permette di selezionare record che soddisfano determinati criteri. Tutti i record selezionati vengono visualizzati in un foglio dati.

Query a campi incrociatiQuery a campi incrociati Usata per rappresentare graficamente i dati di una o più tabelle. Serve a visualizzare tendenze e generare prospetti riassuntivi su gruppi di record. E' disponibile un'autocomposizione.

Query di azioneQuery di azione Usata per aggiungere, modificare, cancellare gruppi di record che soddisfano a determinati criteri. Per le sue possibilità è necessaria un'attenzione particolare.

La Query di selezione è la query più comune.

Apri il database desiderato e clicca sulla scheda Query.

Clicca su Nuovo.

Attiva l'opzione Visualizza struttura e clicca su OK.

Dalla successiva finestra di dialogo scegli la/le tabella/e su cui vuoi eseguire le ricerche e clicca sul pulsante Aggiungi.

Chiudi la finestra con Chiudi.

Nella nuova finestra che appare troverai nella parte superiore la/le tabella/e scelte

Progettata per generare prospetti riassuntivi confrontando dati prelevati da un campo con dati contenuti in un altro.

Apri il database desiderato e clicca sulla scheda Query.

Clicca sul pulsante Nuovo, scegli l'opzione Autocomposizione Query a campi incrociati e clicca su OK.

Nella successiva casella di dialogo seleziona la tabella e clicca su Avanti.

Scegli i campi da usare come intestazioni di riga con ">". Clicca su Avanti.

Scegli i campi da usare come intestazioni di colonna (col solito metodo). Fai clic su Avanti.

Contrassegna la casella Includi numero di righe. Seleziona un campo numerico e scegli la funzione Somma. Fai clic su Avanti.

Digita un nome da dare alla Query e clicca su Fine. Prima di chiudere il foglio dati risultante, ricorda di salvare la Query.

Come fare a trovare un'informazione se non ci si ricorda come è stata scritta, memorizzata? Con i caratteri jolly! I caratteri jolly più comuni sono l'asterisco (*) e il punto di domanda (?). Un asterisco rappresenta qualsiasi carattere mentre il punto di domanda rappresenta un singolo carattere.Per iniziare una nuova Query opera come al solito ma nella cella Criteri digita Like "c*" per trovare tutte le informazioni che, in quel campo, iniziano con "C". Ricorda che quando si usa un carattere jolly Access non fa differenze tra lettere maiuscole e minuscole quindi "C" o "c" sono uguali.Altri esempi possono essere:Like "*re" per trovare tutte le informazioni che finiscono per "re" Like "Ro?a" per trovare le informazioni come "Roma", "Rosa", "Roba", "Roca", "Rota", ecc. Like "?ile" per trovare "Cile", "bile", "file", ecc.

Per ricercare "questa o quella" informazioni ci serve la Query con l'operatore OR (oppure).

Per iniziare una nuova Query opera come al solito. Inizia a digitare, nella cella Criteri, una frase tipo: Like "*blu* Or like "*bianco*" e quando eseguirai la Query otterrai come risultati le informazioni che in quel campo contengono la parola "blu" oppure la parola "bianco".

Se vogliamo reperire informazioni come "tutti i clienti che vivono a Milano" e "hanno acquistato un determinato prodotto", dobbiamo eseguire ricerche con l'uso dell'operatore AND (che significa "e").

Per iniziare una nuova Query opera come al solito.Nella cella Criteri di un campo digita l'informazione da

ricercare (se non sei sicuro della correttezza, usa l'operatore Like)

Nella cella Criteri di un secondo campo digita l'altra informazione da ricercare

Il risultato della ricerca sarà una serie di record che contengono entrambe le informazioni.

Gli operatori aritmetici sono utilizzati sia per dati numerici che alfanumerici (testuali). Gli operatori aritmetici più comuni sono:= (uguale a) < (minore di) > (maggiore di) <= (minore o uguale a) >= (maggiore o uguale a) <> (diverso da)

Esempi di ricerca con operatori aritmetici:

>"F*" AND <"P*“ Trova informazione che iniziano con una lettere compresa fra la "F" e la "P“

>100 Trova informazioni con valore maggiore di 100 (il 100 non verrà tenuto in considerazione)

<=50 Trova informazioni con valore minore o uguale a 50.

>=1/1/2000Trova informazioni che nel campo Data contengono una data superiore o uguale al primo gennaio 2000. Attenzione: nei campi data l'inserimento dell'esempio viene trascritto in >=#1/1/2000#. Il simbolo # (cancelletto) indica infatti che i numeri all'interno sono date.

Between 1 and 5Trova informazione il cui valore è compreso fra (Between) 1 e 5. 

Spesso si ha bisogno di condividere le informazioni con qualcun altro che non possiede il PC.

I report servono a fissare le informazioni su carta.La costruzione di un report è sostanzialmente simile alla creazione di una maschera.

Si possono inoltre generare report che visualizzino subtotali di gruppi di record oppure per ogni pagina, percentuali, totali e altre informazioni riassuntive.

Si possono inoltre costruire report per varie funzioni, quali:

Etichette postali Fatture Etichette per magazzino Rubriche telefoniche e di indirizzi Analisi di vendite ed acquisti Elenchi di clienti, fornitori, materiali, videocassette, ecc.

Esistono tre modalità di autocomposizione e due report standard: ecco una breve descrizione:

Autocomposizione Report Crea un report col massimo livello di controllo. I dati possono provenire da una tabella o una Query. Si possono raggruppare record e ordinarli. Possono essere stampati report in verticale o orizzontale.

Autocomposizione Grafico Crea un report che visualizza un grafico delle informazioni selezionate da una tabella o Query. Autocomposizione Etichetta Consente di generare etichette di dimensioni standard con alimentazione continua o a foglio singolo.

Report Standard: a colonneMolto simile, come struttura, ad una maschera (ogni campo viene visualizzato in un riquadro con relativa etichetta).

Report Standard: tabulareVisualizza le etichette dei campi all'inizio di ogni pagina e i record sotto di essePer modificare un Report è sufficiente passare in Visualizzazione struttura.

Dalla finestra Database scegli la scheda Report

Clicca sul pulsante Nuovo, scegli Autocomposizione Report, la tabella o Query contenente i dati e premi OK

Scegli i campi che devono essere presenti sul report (col pulsante ">") e fai Avanti

Indica il modo in cui raggruppare i record e Avanti

Imposta il tipo di ordinamento (crescente / decrescente) e su che campo

Scegli il layout del report e Avanti

Decidi lo stile e Avanti

Dai un nome al report, se necessario attiva l'opzione Visualizza il report in anteprima e clicca su Fine

Col mouse puoi allargare o rimpicciolire la visualizzazione del report risultante (premi Chiudi per uscire)

Questa finestra è molto simile a quella relativa alle maschere (infatti numerosi strumenti e funzioni sono uguali). Clicca sulla scheda Report e poi sul pulsante Nuovo

Seleziona Visualizzazione struttura, scegli la tabella desiderata e clicca su OK

Ingrandisci, se necessario, la finestra di lavoro (finestra struttura del report) e apri l'elenco dei campi col pulsante Elenco campi

Trascina il nome del campo (e tutti quelli che desideri) nell'area corpo del report

Clicca sullo strumento Etichetta ( ) nella barra degli strumenti e clicca nell'area dell'intestazione. Digita un testo descrittivo e premi Invio. (ora puoi formattare l'etichetta, il carattere, la dimensione, ecc.)

Puoi selezionare poi tutti i campi presenti nel corpo del report e, dopo aver fatto clic sulla freccia del pulsante Aspetto, scegliere Ombreggiato.

Salva il report con un nome descrittivo

Clicca sul pulsante Visualizzazione report ( ) per osservarlo in anteprima (premi Chiudi per uscire da questa visualizzazione)

I raggruppamenti servono a stampare, riordinare, vedere le informazioni in varie modalità. Per impostare gruppi o ordinamenti:

apri un report (in seguito salvalo con un altro nome) e clicca sul pulsante Ordinamento e Raggruppamento

nella finestra di dialogo, clicca sul pulsante con la freccia per scegliere il campo su cui riordinare le informazione stampate

seleziona l'opzione Sì nelle caselle di testo Intestazione (gruppo), Piè di pagina (gruppo) e chiudi la finestra

sposta il campo (scelto per il raggruppamento) dall'area Corpo del record all'area Intestazione

salva con un altro nome il report ed eseguilo