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Microsoft Access

Microsoft Access è un DBMS integrato che consente la gestione di DataBase relazionali ed in particolare permette: La creazione e la modifica di Relazioni L’interrogazione di DB (creazione di Query) La creazione di una gradevole interfaccia utente e di

modelli per la stampa di risultati (Report) La creazione di procedure personalizzate (Macro e

Moduli) scritte in VBA per la gestione e la manipolazione dei DB

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Aspetto di Microsoft Access

Nome del Database

Schede per la visualizzazionedelle componenti del DB

Nome delle tabelleo degli altri oggetti

Barre degli strumenti

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Barra degli strumenti Database

Nuovo Salva Anteprima

di stampa

Taglia Incolla Analizza Proprietà Nuovo oggetto Guida

Apri Stampa Controllo ort. Copia formato Collegamenti Codice Relazioni

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Icone nella finestra Database

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Creazione delle tabelle di un Database

Le relazioni in Access prendono il nome di Tabelle Per creare le tabelle di un database è possibile

utilizzare l’Autocomposizione Tabelle L’Autocomposizione però è molto limitativa!! Vedremo quindi ora come creare “manualmente”

le Tabelle di un DB

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Creazione di Tabelle 1/2

Cliccare sulla scheda tabella e scegliere Nuovo. Scegliere poi Visualizzazione Struttura

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Creazione di Tabelle 2/2

Verrà visualizzata una nuova finestra in cui è necessario seguire la seguente procedura: Digitare un nome di campo (attributo); Specificare un tipo di dati Ripetere i precedenti punti per i campi successivi Salvare la Tabella chiudendo la finestra di

Visualizzazione Struttura

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Scelta dei tipi di campo

I tipi di campo devono essere rappresentativi dei dati che successivamente andranno memorizzati

Tra i possibili tipi una menzione particolare la merita il tipo Contatore. E’ un tipo numerico che viene automaticamente incrementato. Adatto per le chiavi primarie di tipo codice.

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Creazione di Tabelle – Ancora sui campi 1/5

I campi testo possono contenere fino a 255 caratteri

Se nella casellina formato specifico un >, tutti i caratteri diventeranno maiuscoli indipendentemente da come li inserisco

La maschera di input va generalmente autocomposta. E’ utile qualora si voglia inserire per esempio il CF,o un CAP.

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Creazione di Tabelle – Ancora sui campi 2/5

Etichetta è una descrizione che sostituisce in nome del campo nella visualizzazione delle maschere

E’ possibile specificare poi se l’immissione di un valore è obbligatoria, se è consentita lunghezza zero, ecc… .

Se il campo è indicizzato viene definita una chiave secondaria su tale campo. (Non ha effetto sulla possibilità di effettuare ricerche, solo sulla loro efficienza)

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Creazione di Tabelle – Ancora sui campi 3/5

Il tipo di campo Memo consente di inserire fino a 64000 caratteri. Utile per descrizioni lunghe.

Le opzioni sono identiche ai campi testo Il campo numerico deve essere utilizzato quando

sono raccolti dati utilizzati successivamente in calcoli

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Creazione di Tabelle – Ancora sui campi 4/5

Per specificare la dimensione di un campo numerico (quanto occupa la sua rappresentazione) è necessario specificare se il numero deve essere a precisione doppia (numeri decimali particolarmente piccoli e con molte cifre dopo la virgola), a precisione singola (meno numeri dopo la virgola, byte (numeri da 0 a 255), Intero (da –32768 a 32767) o Intero lungo (interi più grandi

E’ importante non sprecare memoria, è necessario quindi essere parsimoniosi con la dimensione dei campi

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Creazione di Tabelle – Ancora sui campi 5/5

Il campo data consente di immettere sia date che ore in vari formati

Il campo SI/NO è molto utile. E’ consigliabile specificare in questo caso una etichetta e scegliere anche un formato significativo (Sì/No, Vero/Falso, On/Off)

I campi oggetto OLE consente di introdurre videoclip, audioclip, ecc…

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Creazione di chiavi 1/2

E’ necessario specificare la chiave/le chiavi primaria

Selezionare, dopo aver specificato tutti i campi, quali di questi devono essere chiave (con le classiche regole di selezione)

Selezionare il pulsante caratterizzato dalla chiave sulla Barra degli Strumenti

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Creazione di chiavi 2/2

Attenzione: una volta definita una chiave primaria ed inseriti dei dati nel database, potrebbe risultare impossibile eliminare la chiave definita e cambiarla assegnando un altro campo

Notare quindi l’importanza della fase di progettazione concettuale

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Visualizzazione foglio dati – 1/2

La prima interazione possibile con le Tabelle (inserimento o modifica di dati) è quella di passare dalla visualizzazione struttura alla visualizzazione Foglio Dati (esiste un apposito pulsante sulla Barra Strumenti)

Il passaggio da un tipo di visualizzazione all’altra ci porta dall’intensione all’estensione della relazione

Per modificare i dati è sufficiente agire come in un Foglio di Excel

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Visualizzazione foglio dati – 2/2

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Modifica della struttura

Per modificare la definizione di una Tabella è necessario selezionarla dall’elenco e visualizzarla in modalità Struttura

E’ possibile aggiungere, eliminare o modificare i campi

Attenzione, la modifica della struttura può causare la perdita dei dati

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Campi indicizzati 1/2

Le ricerche tramite query possono essere velocizzate indicando ad Access di indicizzare alcuni campi

Se durante la creazione di una tabella sappiamo già che alcuni campi non chiave saranno oggetto di ricerche è conveniente indicizzare il campo

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Campi indicizzati 2/2

Per indicizzare un campo seguire la seguente procedura: Selezionare il campo Cliccare nella Barra degli strumenti sul pulsante indice

L’effetto della trasformazione non immediato ne’ visibile, è solo una questione di efficienza

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Specifica delle corrispondenze tra relazioni 1/3

Dalla finestra di visualizzazione del DB scegliere Strumenti + Relazioni

Aggiungere tutte le Tabelle create attraverso l’apposito tasto. Tutte le tabelle appaiono in uno schema in cui sono visibili, per ognuna, i campi

Trascinare la chiave straniera di ogni tabella sulla chiave primaria della tabella associata

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Specifica delle corrispondenze tra relazioni 2/3

Apparirà una finestra in cui è specificato il tipo di relazione

E’ necessario selezionare il controllo per il vincolo di integrità referenziale e se si desidera che modifiche o eliminazioni abbiano effetto in cascata

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Specifica delle corrispondenze tra relazioni 3/3

L’identificazione automatica del tipo di relazione non funziona sempre

Access sosterrà sempre che si tratti di relazioni uno a molti (o di una relazione non definita)

Per modificare una relazione precedentemente inserita è necessario fare doppio click sull’arco di relazione

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Query

Le query sono richieste di ricerche di dati Access risponde alle query raccogliendo e

visualizzando tutti i record che soddisfano i criteri di ricerca definiti

Il risultato di una query è a sua volta una tabella, potrà quindi essere utilizzata per specificare ulteriori ricerche

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Tipi di query

Access consente di eseguire i seguenti tipi di query: Di selezione Con parametri Di comando

Tutte le query sono basate sul linguaggio SQL (Standard Query Language) che a sua volta si basa sull’algebra relazionale

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Standard Query Language

Si pronuncia sequel SQL mette a disposizione una serie di comandi

per la manipolazione di tabelle (creazione, modifica, cancellazione) e per il reperimento delle stesse

Parleremo in particolare del comando SELECT, predominante nelle query di Access

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Comando SELECT 1/2

La sintassi del comando SELECT è: SELECT <attr1>,…,<attrn> FROM <tab1>,…<tabn>

[WHERE condizione]

L’esecuzione dell’istruzione ha l’effetto di resituire la tabella formata dagli attributi <attr1,…,attrn> del prodotto delle tabelle <tab1,..tabn> che rispettano la condizione espressa in condizione

La condizione è facoltativa

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Comando SELECT 2/2

Le SELECT possono essere annidate Una SELECT restituisce una tabella, niente mi

vieta di eseguire sul risultato un’altra SELECT L’istruzione SELECT esprime in modo semplice e

naturale un’espressione dell’algebra relazionale composta con le operazioni di project, restrict e join.

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Clausola ORDER BY

La clausola ORDER BY è utilizzata per ordinare una tabella rispetto ad n attributi

ORDER BY <attr1>,…,<attrn>[DESC] La clausola ORDER BY può essere concatenata

alla SELECT SELECT … FROM … WHERE … ORDER BY

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Query di selezione 1/3

Selezionare dalla finestra Database la scheda “Query”

Scegliere Nuovo e Visualizzazione Struttura Apparirà la finestra di progettazione della query

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Query di selezione 2/3

E’ necessario aggiungere tutte le tabelle oggetto della query cliccando due volte sui nomi visualizzati

Trascinare i campi che vogliamo visualizzare nel risultato negli appositi spazi

Specificare successivamente i criteri di selezione

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Query di selezione 3/3

Cliccando con il tasto destro del mouse è possibile passare alla visualizzazione foglio dati (si vede così il risultato della query) o visualizzare il programma SQL corrispondente

Per capire l’algebra relazionale e l’SQL può essere un utile esercizio visualizzare il sorgente SQL delle query

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Specifica delle condizioni

Per specificare il criterio di ricerca devo utilizzare l’apposita colonna nella finestra di progettazione

Se devo specificare un criterio per il campo X devo scriverlo nella colonna relativa ad X

I criteri si specificano utilizzando le regole logiche già viste per Excel

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Utilizzo dei caratteri jolly

Nei criteri è possibile utilizzare i due caratteri jolly * e ?

L’asterisco corrisponde ad un numero qualsiasi di caratteri. Può essere utilizzato alle estremità della stringa di ricerca

Il punto interrogativo corrisponde a qualsiasi carattere alfabetico singolo. Può essere utilizzato in più punti diversi della stessa stringa

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Query con parametri

Le query con parametri si creano nello stesso modo delle query di selezione, l’unica differenza è nella specificazione del criterio

Se si vuol fare inserire da tastiera il dato da ricercare, va specificato come criterio, tra parentesi quadre, il testo della finestra in cui l’utente dovrà inserire il dato da ricercare

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Query con parametri

Se si vuol fare una ricerca su una anagrafica clienti in base al congome sarà sufficiente, dopo aver scelto i campi da visualizzare nella query, specificare come criterio per il cognome: [Immettere il cognome del cliente]

In questo caso non funzionano i caratteri jolly

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Caselle combinate 1/4

Le caselle combinate sono utili durante l’inserimento dei dati da parte degli utenti, perché mostrano quali sono i possibili valori da inserire per il campo. In particolare sono utili per agevolare l’utente a non violare i vincoli di integrità referenziale

Generalmente per ogni chiave straniera si definisce una casella combinata

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Caselle Combinate 2/4

Per riempire l’elenco della casella combinata è necessario creare una query, che però non apparirà nel database bensì nelle proprietà del campo chiave straniera

Quindi per creare una casella combinata per l’inserimento dati aprire la tabella in vis. Struttura e selezionare il campo chiave straniera

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Caselle combinate 3/4

Cliccare sulla scheda Ricerca e scegliere Casella combinata in visualizza controllo

Posizionarsi poi su Origine Riga e cliccare sul pulsantino …

Nella finestra di autocomposizione query aggiungere la tabella che contiene la chiave associata alla chiave straniera ed inserire nella query i campi da visualizzare nell’elenco (incluso il campo chiave)

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Caselle combinate 4/4

Chiudere la generazione della query e specificare come colonna associata il numero di colonna in cui appare la chiave primaria nella query

Infine scegliere quante colonne si vogliono visualizzare nella casella combinata

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Maschere

Le maschere servono per creare l’interfaccia grafica del proprio database

Ci sono vari livelli di utilizzo e di difficoltà legati alle maschere

Noi vedremo come creare delle finestre di inserimento dati, delle finestre di consultazione e dei menù

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Creazione di maschere 1/3

Durante la creazione delle maschere è lecito utilizzare l’Autocomposizione

Scegliere dalla finestra DB la scheda Maschere, successivamente cliccare su Nuovo e su Creazione Guidata Maschera

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Creazione di maschere 2/3

E’ necessario aver precedentemente creato tutte le tabelle in cui vanno inseriti i dati e tutte le query per la ricerca

Selezionare la tabella o la query oggetto della maschera ed i campi da visualizzare

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Creazione di maschere 3/3

Scegliere lo stile ed il layout della maschera e cliccare su FINE

Sulla maschera verranno all’occorrenza creati dei tasti per scorrere tra i dati visualizzati

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Creazione di maschere da Visualizzazione Struttura 1/3

Per modificare l’aspetto delle maschere create con l’autocomposizione è possibile utilizzare l’ormai consueta Visualizzazione Struttura

Per modificare l’aspetto di un oggetto cliccare con il tasto dx. del mouse sullo stesso, è possibile modificare colori, ecc…

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Creazione di maschere da Visualizzazione Struttura 2/3

Per aggiungere oggetti, come pulsanti di comando, immagini, descrizioni mediante etichette, ecc… è possibile utilizzare la Casella degli strumenti

Per inserire un pulsante, per esempio, scegliere il simbolo pulsante di comando, disegnarlo sulla maschera, e seguire le istruzioni per associargli una operazione

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Creazione di maschere daVisualizzazione Struttura 3/3

Per poter utilizzare al meglio le potenzialità delle maschere è molto utile conoscere i rudimenti della programmazione AD EVENTI e di Visual Basic

L’idea di base è che è possibile associare ad ogni azione dell’utente sulle maschere (evento) una procedura VB che esegua una serie di operazioni prestabilite

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Casella Strumenti

Etichetta

Casella di testo

Pulsanti

Casella di Riepilogo

Casella combinata

Immagine

Struttura a schede

Pulsante di comando

Sottomaschera

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Report

I report sono lo strumento messo a disposizione da Access per realizzare degli stampati contenenti i dati presenti nel database

Concettualmente la creazione dei Report è simile alla creazione delle maschere

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Creazione guidata Report 1/3

Dalla finestra database scegliere la cartella Report e cliccare su Nuovo

Scegliere successivamente Creazione Guidata Report

La creazione procede specificando quali sono i dati di origine del report (Tabelle o Query) e quali campi vanno visualizzati

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Creazione guidata Report 2/3

Scelti i dati è possibile definire dei criteri di raggruppamento. Vanno specificati eventuali campi secondo i quali raggruppare i dati

Nel nostro esempio videoteche, se si sta realizzando un report contenente i dati dei film potrebbe essere utile raggruppare i dati rispetto al genere film

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Creazione guidata Report 3/3

Per completare la creazione del Report è necessario specificare: Eventuali criteri di ordinamento dei dati (che altrimenti

vengono ordinati rispetto alla chiave primaria) Lo stile di impaginazione del report ed il suo

orientamento (orizzontale o verticale)

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Modifica di Report in Visualizzazione Struttura

Per modificare l’aspetto dei Report creati o per crearne di propri è necessario utilizzare il comando Nuovo + Visualizzazione Struttura

Si agisce successivamente utilizzando la già nota Casella degli Strumenti