NEGOZIO ELETTRONICO Manuale Punto Ordinante · - processo con firma digitale - indice 1 il negozio...

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DOCUMENTO ED INFORMAZIONI PER CIRCOLAZIONE ED USO ESCLUSIVAMENTE INTERNI

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NEGOZIO ELETTRONICO

Manuale

Punto Ordinante

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- Processo CON FIRMA DIGITALE -

INDICE

1 IL NEGOZIO ELETTRONICO 3

2 PUNTO ORDINANTE 4

2.1 ABILITAZIONE PUNTO ORDINANTE 4

3 PROCESSO D’ACQUISTO DEI BENI/SERVIZI PRESENTI NEI NEGOZI ELETTRONICI 5

3.1 ACCESSO AL SISTEMA SAP 5 3.2 POTERI DEL PUNTO ORDINANTE 8 3.3 PROCESSO DI CREAZIONE DELL’ORDINE A CURA DEL PO 9 3.3.1 ACCESSO AI CATALOGHI CONVENZIONI 9 3.3.2 CREAZIONE ED INVIO CARRELLO 10 3.3.3 ELABORARE L’ORDINE DI ACQUISTO 18 3.4 FIRMA DELL’ORDINE 19 FASE 1 - STAMPA IN FORMATO PDF DELL’ORDINE A CURA DEL PO 19 FASE 2 - PUNTO ORDINANTE FIRMA DIGITALMENTE 20 FASE 3 - PO CARICA A SISTEMA L’ORDINATIVO FIRMATO PER L’INVIO AL FORNITORE 21 3.5 GESTIONE DELL’ODA CREATO DA APO (CASO PARTICOLARE) 21

4 GESTIONE ENTRATA MERCE 22

4.1 PROPOSTA ENTRATA MERCE DA PARTE DEL FORNITORE (FACOLTATIVA) 22 4.1.1 ACCETTARE COMPLETAMENTE LA PROPOSTA ENTRATA MERCI 23 4.1.2 RIFIUTARE TOTALMENTE LA PROPOSTA ENTRATA MERCI 23 4.1.3 MODIFICARE LA PROPOSTA ENTRATA MERCI. 23 4.2 REGISTRAZIONE ENTRATA MERCE 24

5 VISUALIZZAZIONE E DOWNLOAD DEI DOCUMENTI FIRMATI 27

6 RIEPILOGO MAIL NEL NEGOZIO ELETTRONICO 27

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1 IL NEGOZIO ELETTRONICO Il presente documento illustra il processo di gestione del Negozio Elettronico, descrivendo in dettaglio i passi che il Punto Ordinante deve effettuare sul sistema SAP-SRM per la formalizzazione della richiesta d’Acquisto dei beni/servizi (mediante il riempimento di un Carrello virtuale) e la registrazione delle consegne della fornitura effettuate dal Fornitore.

Obiettivo dell’attivazione delle funzionalità del Negozio Elettronico è consentire, al maggior numero possibile di Amministrazioni\Enti\altro, la condivisione dei vantaggi derivanti dalla stipula di Convenzioni per l’approvvigionamento di beni e servizi a condizioni di favore.

In particolare, il Negozio Elettronico potrà ospitare diverse tipologie di Convenzioni:

convenzioni stipulate da strutture organizzative della PAT o della Centrale Acquisti a favore della Pubblica Amministrazione\Enti\altro che hanno diritto a fruirne

convenzioni stipulate da singoli Enti\Servizi\altro per se stessi, e che utilizzano il Negozio Elettronico semplicemente come piattaforma tecnologica per snellire i processi d’Acquisto interni di beni/servizi previsti dalla convenzione specifica.

Il processo di gestione del Negozio Elettronico è composto dalle fasi elencate di seguito:

I soggetti coinvolti all’interno del processo del Negozio Elettronico, sono:

Gestore del Negozio: si occupa dell’attivazione e gestione del Negozio Elettronico nel sistema SAP-SRM (creazione/modifica Contratto e Catalogo). Provvede all’abilitazione degli utenti a sistema, fornendo i codici d’accesso.

Ente appaltante (committente): in caso di Convenzione “riservata”, vale a dire stipulata dal singolo Ente per se stesso, questi autorizza le domande di registrazione delle amministrazioni che intendono aderire alla Convenzione, e richiede al Gestore del Negozio di abilitarle all’accesso nel sistema SAP SRM.

Punto Richiedente: si occupa della richiesta d’Acquisto dei beni/servizi presenti nei Negozi elettronici mediante il riempimento del Carrello, ed inoltre registra le consegne della fornitura effettuate dal Fornitore.

Assistente Punto Ordinante: l’Assistente può creare, modificare oppure solamente approvare la richiesta d’Acquisto (Carrello); gestisce l’entrata merci se crea egli stesso il carrello e rileva le modifiche all’Ordine fatte dal Fornitore; emette l’Ordine di Acquisto qualora sia abilitato all’emissione di ordini firmati dal Punto Ordinante.

Punto Ordinante: è responsabile della modifica e dell’emissione dell’Ordine di Acquisto.

Fornitore: conferma la fornitura richiesta e propone eventuali modifiche dell’Ordine (quantità e data di consegna); può proporre l’entrata merce indicando le quantità consegnate e la data di consegna effettiva.

Gestione entrata merce

Gestione Ordine

Emissione Ordine

Creazione carrello

ProcessoAbilitazione Punti Ordinanti

Pubblicazione Catalogo

Realizzazione/ Aggiornamento Negozio

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2 PUNTO ORDINANTE Nei capitoli seguenti sono descritti i processi/attività che interessano gli utenti con il ruolo di “Punto Ordinante”, in particolare:

il Processo di abilitazione dei Punti Ordinanti (sezione 2.1);

la Richiesta d’Acquisto dei beni/servizi presenti nei negozi elettronici mediante il riempimento del Carrello (creazione del Carrello) (sezione 3.2);

ricezione richieste di approvazione carrelli creati dagli Assistenti Punti Ordinanti (sezione 3.5);

Ordine d’Acquisto firmato digitalmente e accettazione Conferma Ordine inviata dal Fornitore (sezione 3.4);

registrazione delle consegne della fornitura effettuate dal Fornitore (sezione Errore. L'origine riferimento non è stata trovata.);

la gestione messaggi (sezione 6).

2.1 ABILITAZIONE PUNTO ORDINANTE

La fase di registrazione al Sistema di E-procurement consente di accedere ai servizi telematici resi disponibili sul sito Mercurio per gli Enti registrati.

La richiesta di registrazione avviene attraverso la compilazione di un modulo scaricabile dal sito Mercurio (Figura 1 - Modulo registrazione utente). Nell’area Manualistica del Sito Mercurio vi è la documentazione di supporto a disposizione degli utenti. I diversi manuali, liberamente scaricabili e consultabili, illustrano le diverse funzionalità presenti a Sistema. Si rimanda quindi al sito per accedere alle informazioni relative alla compilazione.

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Figura 1 - Modulo registrazione utente

A fronte dei dati forniti in sede di registrazione, il Gestore del Sistema provvederà all’invio delle utenze di primo accesso al sistema di E-procurement con cui l’utente registrato potrà accedere ai servizi richiesti in fase di registrazione.

3 PROCESSO D’ACQUISTO DEI BENI/SERVIZI PRESENTI NEI NEGOZI ELETTRONICI

3.1 ACCESSO AL SISTEMA SAP

L’accesso al sistema SAP-SRM avviene attraverso il sito internet http://www.mercurio.provincia.tn.it, Cliccando alla sezione “Convenzioni”, sarà visualizzata la pagina di logon.

L’accesso alla pagina principale è preceduto dalla richiesta di conferma relativa ai “Certificati” (vedi

Figura 2 - Conferma Certificati). Cliccare sul bottone “Sì”.

Figura 2 - Conferma Certificati

Inserire le proprie utenze (Utente e Password) e cliccare il tasto “Logon” per accedere al sistema SAP-SRM (Figura 3 - Pagina di Logon).

IMPORTANTE:

Da questo momento in poi in ogni attività eseguita sul sistema SAP-SRM non usare mai il tasto “Indietro” del browser di internet, ma utilizzare gli appositi link nelle pagine ove previsti dal sistema. Per evitare l’utilizzo del tasto “indietro” del browser di Internet sono stati temporaneamente disabilitati i pulsanti standard e la barra degli Indirizzi.

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Figura 3 - Pagina di Logon

Entrati correttamente nel sistema SAP-SRM si visualizza, nella parte sinistra della schermata, il menù che permette di accedere alle varie funzionalità dell’utente “Punto Ordinante” (Figura 4 - Schermata iniziale POErrore. L'origine riferimento non è stata trovata.).

Figura 4 - Schermata iniziale PO

In particolare, è composto da:

Acquisti

Carrello Acquisti

Crea Carrello

Crea Modello std Carrello

Inserire Utenza

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Ordine di acquisto

Elaborare Ordine d'Acquisto (OdA)

Emettere Ordine d’Acquisto

Gestione Firma Digitale OdA

Gestione Conferma Ordine d'Acquisto

Visualizzazione Documenti Firmati

Entrata merci

Conferma Entrata Merci

Corrispondenza

Gestione Notifiche

Gestione Messaggi

Nella parte centrale della schermata sono presenti i link per accedere velocemente alle funzionalità indicate sopra.

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3.2 POTERI DEL PUNTO ORDINANTE

Nella rappresentazioni che seguono si visualizzano i processi di creazione del carrello/Ordine a cura delle varie figure previste.

Caso 1: nel caso primo l’impegno del Punto Ordinante è basso perché deve firmare l’Ordinativo cartaceo preparato dall’Assistente del Punto Ordinante il quale si occuperà sia dell’emissione dell’OdA a Sistema che dell’invio a mezzo fax dell’Ordine;

Caso 2: nel caso secondo l’impegno del Punto Ordinante è medio perché firma digitalmente l’Ordinativo preparato dall’Assistente del Punto Ordinante il quale si occuperà dell’emissione dell’OdA a Sistema e dell’entrata merci;

Caso 3: nel caso terzo l’impegno del Punto Ordinante è alto perché comprende tutte le funzioni che a sistema sono generalmente utilizzate dalla figura dell’Assistente, inoltre firma digitalmente l’Ordinativo e gestisce l’entrata merci;

Per ragioni di semplicità, nei seguenti paragrafi saranno descritte le operazioni che il Punto Ordinante deve effettuare nel caso 3, caso che assorbe tutte le funzioni possibili a Sistema.

N.B.: le azioni possibili per la figura di Punto Ordinate sono decise al momento della registrazione dell’utente secondo le esigenze della struttura dell’Amministrazione.

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3.3 PROCESSO DI CREAZIONE DELL’ORDINE A CURA DEL PO

Il Punto Ordinate accede al Negozio ed in base al profilo definito a sistema, visualizza i prodotti/articoli acquistabili all’interno del Catalogo.

Nel Catalogo possono essere individuati i prodotti/articoli navigando nella struttura ad albero delle categorie, oppure procedendo con una ricerca libera. Individuati i prodotti/articoli d’interesse, l’Assistente Punto Ordinate li aggiungerà al Carrello, selezionandoli ed indicandone la quantità e data di consegna richiesta.

I dati relativi ai controlli di disponibilità sulla quantità/valore residua del Contratto non sono direttamente visibili a Catalogo. In caso di richiesta di quantità maggiore del residuo (dato da totale per prodotto/articolo meno l’ordinato e meno l’impegnato), ci sarà un messaggio indicante per prodotto/articolo sia la quantità già impegnata che la residua.

I prodotti/articoli selezionati dal Catalogo verranno trasferiti nel Carrello con tutte le informazioni gestite a livello di Catalogo (ad es. Prezzo effettivo, Contratto di riferimento, ecc.).

Nella sezione “Documentazione” del Carrello sarà inoltre possibile inserire testi o allegare dei documenti.

Il Carrello, una volta creato genera l’impegno della quantità/valore richiesta. In caso di approvazione del Carrello la quantità/valore da impegnata passerà a consumata. Altri utenti non avranno la possibilità di ordinare tale quantità durante il periodo in cui essa risulta impegnata.

Dal Carrello sarà possibile verificare lo stato dei documenti successivi creati nel sistema (Ordini, Entrate Merci, Conferme d’Ordine) nonché accedere direttamente alla visualizzazione dei principali dettagli.

3.3.1 Accesso Ai Cataloghi Convenzioni

Per creare il carrello con gli ordinativi, si deve accedere dal menù “Acquisti”, sezione “Carrello Acquisti”, cliccando su “Crea Carrello”.

La schermata propone diverse possibilità di acquisto (Figura 5 - Selezione cataloghi):

a) dal Catalogo delle Convenzioni,

b) dal Catalogo ex art. 26 bis (non attivo),

c) da Merci/prestazioni interne (non attivo).

Figura 5 - Selezione cataloghi

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3.3.2 Creazione ed Invio Carrello

La creazione del carrello si compone di tre fasi, indicate nella parte alta delle singole schermate:

Fase 1 - Selezionare La Merce/ Prestazione Dal Catalogo;

Fase 2 - Creare / Controllare Carrello Acquisti;

Fase 3 - Completare ed Ordinare.

Fase 1 - Selezionare La Merce/ Prestazione Dal Catalogo

Attraverso il link “Catalogo delle Convenzioni” si accede alla sezione di ricerca nel Catalogo Elettronico (Figura 6 - Visualizzazione Categorie come Indice), nel quale è possibile navigare tra la gerarchia delle categorie merceologiche abilitate, oppure è possibile inserire un parametro di ricerca.

Nella pagina di visualizzazione delle categorie merceologiche del Catalogo sono a disposizione le seguenti funzionalità:

1) link “Aprire il catal. in una nuova finestra”: permette di aprire il Catalogo in una nuova finestra del browser;

2) menu a tendina per visualizzare le categorie secondo la gerarchia oppure ordinate alfabeticamente (vedi Figura 6 - Visualizzazione Categorie come Indice);

Figura 6 - Visualizzazione Categorie come Indice

Sel. merce/prestazione Carrello acquisti Completare e ordinare

Menù a tendina “Categorie”

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3) campo di ricerca Standard (Inserire il termine di ricerca nel campo testo “Cercare” e cliccare il tasto “Nuova Ricerca” per ricercare la merce/prestazione da inserire nel carrello);

4) link per accedere alla “Ricerca ampliata” per una funzionalità di ricerca basata su incroci di campi condizionali per ricercare la merce/prestazione da inserire nel carrello.

Posizioni del catalogo

Selezionata la categoria merceologica di interesse, si apre la schermata del riepilogo delle posizioni della merce inserita nel Catalogo (Figura 7 - Riepilogo posizioni Catalogo).

Nella schermata del “Riepilogo delle Posizioni”, le opzioni possibili per le singole posizioni relative al catalogo visualizzato sono le seguenti:

1) aggiungere direttamente una o più posizioni al carrello (cliccare sul bottone “Aggiungere al carrello acquisti” in basso a sinistra);

2) cliccando nella colonna “Descrizione”, sul singolo prodotto, è possibile visualizzare il dettaglio con le specifiche del contratto per ogni singola posizione e le unità ordinate, come indicato in Figura 8 - Dettaglio Posizione Catalogo.

Per poter tornare alla schermata generale delle posizioni, è sufficiente cliccare sopra alla lista, su “Riepilogo posizioni di …”.

Figura 7 - Riepilogo posizioni Catalogo

Le righe vis.te sono “posizioni” definite contrattualmente

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Figura 8 - Dettaglio Posizione Catalogo

Fase 2 - Creare / Controllare Carrello Acquisti

Selezionata la posizione di interesse, cliccare sull’icona del carrello alla fine della riga. Si apre la schermata di riepilogo posizioni del carrello, indicata in Figura 9 - Riepilogo posizioni carrello, attraverso il quale è possibile visualizzare e controllare il proprio carrello acquisti con le merci/prestazioni selezionate. Ricordiamo che si può navigare anche utilizzando la barra in testata, con gli stati del carrello 1 - 2 - 3.

Direttamente da questa schermata possono essere variate la quantità richiesta e la data di consegna.

Sel. merce/prestazione Carrello acquisti Completare e ordinare

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Figura 9 - Riepilogo posizioni carrello

Nella schermata di Riepilogo posizioni del carrello le funzionalità offerte sono:

entrare nel dettaglio della posizione (icona ),

copiare la posizione (Cliccare sull’icona ) utile per creare posizioni simili tra loro (utile per variare le date ed indirizzi di consegna),

ritornare al dettaglio posizione del Catalogo (Cliccare sull’icona ),

eliminare la posizione inserita (Cliccare sull’icona ).

Visualizzare/Modificare Il Dettaglio

Cliccando l’icona ,oppure selezionando la riga specifica nella colonna “Descrizione”, si accede alla sezione “Dettagli su posizioni”, ove troviamo il seguente elenco dei dettagli di posizione:

Dati di base,

Attribuzione costi,

Documentazione e allegati,

Indirizzo consegna/luogo prestazione,

Fonti d’acquisto/fornitori di servizi.

Data consegna

Quantità

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Figura 10 - Dettaglio del Carrello

I singoli dettagli si visualizzano esplodendo le pagine (dati di base, attribuzione dei costi, ecc.), cliccando su ogni singola posizione.

Si ricorda che la quantità ordinabile e la data di consegna richiesta (che possono essere modificate anche all’interno dei dettagli posizioni – Dati di base) sono comunque oggetto di verifiche da parte del sistema stesso. Questi ulteriori controlli consentono d’impedire ordinazioni con quantità superiore rispetto a quanto stabilito nel Contratto di riferimento del Catalogo, sul quale si sta creando il carrello (messaggio di errore indicante che per la posizione <numero posizione> disponibilità insufficiente – Valore residuo : <Valore Residuo>), o di emettere ordini con data di consegna richiesta impossibile da rispettare (“La data di cons. richiesta non può essere rispettata; prima data poss.: xx.xx.xxxx”) ed indicazione della prima data possibile).

Accedendo alla sezione “Documenti e allegati” (Figura 11 - Inserimento testi e documenti allegati), a livello di dettaglio della singola posizione del carrello, è possibile inserire del testo, visualizzabile dai Fornitori (Selezionare “Testo Fornitori”), oppure un testo interno non visibile al Fornitore (Selezionare “Appunto Interno”).

Elenco dettagli

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Figura 11 - Inserimento testi e documenti allegati

Per allegare dei documenti è sufficiente inserire una descrizione del documento stesso nel campo “Descrizione”, selezionare il documento tramite il pulsante “Cercare ed aggiungere”. Si ricorda che la dimensione di ogni allegato non potrà superare i 4 MB (megabite).

È possibile aggiungere altre posizioni rientrando nel primo passo utilizzando l’apposito tasto di navigazione “< indietro”, in basso a destra.

Terminata l’operazione di inserimento dati a livello di posizione, cliccare su “continuare” (bottone “Cont >” in basso a destra, vicino a “< indietro”) per accedere al terzo ed ultimo passo del processo di creazione del carrello.

Controllare Il Carrello

Durante le fasi di creazione del Carrello cliccare sul bottone “Controllare” per verificare la correttezza dei dati inseriti. Il messaggio visualizzato nel pop-up indica che i controlli hanno avuto esito positivo.

1 - Selezionare il documento

2 - Allegare il documento

Testo per Fornitore/Interno

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Figura 12 - Pop-up controllo

Fase 3 - Completare ed Ordinare

In questo passo è possibile ordinare il carrello acquisti o metterlo in attesa (tasto “Parcheggiare”) per ordinarlo in un momento successivo.

È possibile aggiungere altre posizioni, cliccando “1 – Sel. Merce/prestazione”, oppure visualizzare e controllare il proprio carrello acquisti, cliccando su “2 - Carrello acquisti”.

Per completare l’ordine, basta cliccare sopra su “3 – Completare e ordinare” oppure cliccando su “Cont >” in basso a destra.

Inserire il nome del carrello nel campo “Nome del carrello acquisti”. Il sistema propone un nome formato da <nome utente> <data e ora di creazione>, ma è possibile inserire un nome differente ed aggiungere alcuni appunti da indicare all’Approvatore, nell’apposito spazio “Appunti per approvazione”.

Nella schermata, le altre funzionalità offerte sono riportate di seguito.

a) CONTROLLARE: cliccare sul bottone “Controllare”, se non già fatto nelle schermate precedenti, affinché il sistema possa effettuare tutte le verifiche. Il messaggio visualizzato nel pop - up indica che i controlli hanno avuto esito positivo (Figura 12 - Pop-up controllo).

b) PARCHEGGIARE: permette di salvare le operazioni effettuate sul Carrello. Il carrello viene messo in stato “In Attesa” ed al nome scelto viene aggiunto un codice identificativo.

c) ORDINARE: Cliccare sul pulsante “Ordinare” per confermare l’Ordine d’acquisto che dovrà essere approvato dal Punto Ordinante.

d) INDIETRO.

Lo stato del carrello può essere verificato cliccando sul link o sulla voce di menu “Controllare stato” del carrello acquisti (Figura 13 - Controllare Stato carrello dopo l'invio).

Da questa sezione può essere sempre richiamato e visualizzato. Si ricorda che “Approvato” non significa conferma definitiva dell’ordine, il quale necessità dell’approvazione definitiva con Firma Digitale del Punto Ordinate.

Sel. merce/prestazione Carrello acquisti Completare e ordinare

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Figura 13 - Controllare Stato carrello dopo l'invio

Stampa e Controllo Dello Stato Del Carrello

Dopo la creazione del carrello, cliccando sui link predefiniti sono possibili le seguenti azioni:

1 - Stampare Carrello Acquisti,

2 - Controllare stato,

3 - Creare nuovo carrello acquisti.

Il Link per la stampa del carrello visualizza il contenuto del documento in formato pdf (Figura 14 - Anteprima stampa documento).

Stampa

Azioni dopo creazione carrello

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Figura 14 - Anteprima stampa documento

3.3.3 Elaborare l’Ordine di Acquisto

Se il carrello viene creato direttamente dal Punto Ordinante, il Sistema trasforma direttamente il carrello in Ordine di acquisto.

Il PO, tramite la transazione di elaborazione dell’Ordine di Acquisto ha la possibilità di Ricercare l’Ordine di Acquisto che si è automaticamente generato dal carrello.

Si consiglia di ricercare i carrelli con stato “Approvato” e data “recente”

Per elaborare l’Ordine di Acquisto utilizzare la transazione seguente:

Menu: Ordine di Acquisto >> Elaborare Ordine di Acquisto (OdA)

Figura 15 - Elabora OdA

Ricordiamo che l’OdA può essere modificato e quindi ordinato nuovamente (Tasto: Ordinare) fino al momento prima della firma dell’Ordinativo di fornitura.

Nel documento sono riepilogate tutte le informazioni di Testata e Posizione relative all’Ordine.

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Figura 16 - Out put di Ordine d'Acquisto

3.4 FIRMA DELL’ORDINE

Per le amministrazioni i cui Punti Ordinanti sono in possesso di firma digitale il processo che si presenta è lineare.

L’Ordine viene creato in pdf, salvato sul proprio personal computer per essere firmato con apposita smart card, segue il caricamento del documento a Sistema e l’invio dello stesso al Fornitore.

Ricordiamo (caso 2) che, in alternativa, le operazioni di caricamento a Sistema e inoltro al Fornitore dell’ordine firmato digitalmente possono essere effettuate dall’APO.

Il Fornitore riceverà notifica della presenza di un nuovo ordinativo e procederà all’accettazione dello stesso, mediante il caricamento a Sistema e successivo inoltro al PO o APO della conferma d’ordine (firmata digitalmente se previsto).

Nel caso in cui l’ordine venga modificato o respinto dal Fornitore lo stesso ritorna in carico al PO o APO per una sua successiva modifica (con la generazione di una nuova versione dell’ordine) o cancellazione.

Le fasi di firma dell’Ordine possono essere così riassunte:

Fase 1 - Stampa in formato pdf dell’Ordine a cura del PO

Fase 2 - Punto Ordinante firma digitalmente

Fase 3 - PO carica a Sistema l’ordinativo firmato per l’invio al fornitore

Fase 1 - Stampa in formato pdf dell’Ordine a cura del PO

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Il Punto Ordinate procede a generare l’Ordine di Acquisto in formato pdf che poi sarà sottoposto alla firma del Punto Ordinante. Per stampare il documento è necessario utilizzare un’apposita transazione:

Menu: Ordine di Acquisto >> Gestione Firma Digitale OdA

Figura 17 - Prepara OdA per la firma

Si genera in tal modo l’Ordine di Acquisto in pdf

NB: Il sistema segnalerà con messaggi bloccanti i seguenti casi:

a) OdA a sistema è differente da quello generato in precedenza >> generare nuovo .pdf

b) Persona non autorizzate alla firma dell’OdA perché non iscritte a Sistema

Fase 2 - Punto Ordinante firma digitalmente

La Firma digitale per l’utente Punto Ordinante è un prerequisito essenziale se si è scelto di utilizzare il negozio con il processo di firma.

La firma digitale è il dispositivo che serve per sottoscrivere i documenti informatici, i quali hanno il medesimo valore legale dei documenti cartacei. Il dispositivo di firma digitale, è costituito da una smart card che può essere letta dai pc mediante gli appositi lettori.

PO Stampa OdA (.pdf) Punto Ordinante firma

digitalmente pdf PO carica a Sistema

OdA firmato e lo invia al fornitore

PO Stampa OdA (.pdf) Punto Ordinante firma digitalmente pdf

PO carica a Sistema OdA firmato e lo invia al fornitore

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- Processo CON FIRMA DIGITALE -

Per firmare digitalmente i documenti (ordini, conferme d’ordine) si possono utilizzare differenti software. E’ ad esempio disponibile e scaricabile gratuitamente il software Dike (il versione Dike Pro permettere la firma simultanea di più documenti) sul sito della Camera di Commercio di Trento

- come firmare un documento: http://www.card.infocamere.it/guida/firmare_file.php

- come visualizzare un documento firmato:

http://www.card.infocamere.it/guida/verificare_firma.php

Fase 3 - PO carica a Sistema l’ordinativo firmato per l’invio al fornitore

Il Punto Ordinate procede a caricare a Sistema (qualora non lo faccia direttamente l’Assistente del Punto Ordinante) il documento OdA firmato digitalmente e lo INVIA direttamente al fornitore.

Per caricare a Sistema i documenti si utilizza nuovamente la transazione:

Menu: Ordine di Acquisto >> Gestione Firma Digitale OdA

Figura 18 - Carica e invia OdA firmato digitalmente

3.5 GESTIONE DELL’ODA CREATO DA APO (caso particolare)

L’OdA, può anche essere creato dall’APO e inviato per approvazione/firma Punto Ordinante. In ogni caso può essere sempre modificato prima che l’approvatore lo prenda in carico.

Il Punto Ordinante potrà quindi:

a) approvare definitivamente l’ODA e firmare digitalmente con Firma Digitale ed inviarlo al fornitore per la conferma (Il numero identificativo dell’ordine d’acquisto avrà sempre come inizio il numero 5);

b) non approvare l’ODA (rifiuto) non confermando digitalmente l’ordine;

APO Stampa OdA (.pdf)

Punto Ordinante firma PO carica a Sistema OdA firmato e lo invia al fornitore

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- Processo CON FIRMA DIGITALE -

c) modificare l’ODA (colui che ha creato il carrello/OdA, riceverà una notifica nella propria Corrispondenza a sistema, in “Gestione notifiche”, che dovrà accettare).

4 GESTIONE ENTRATA MERCE La fase di entrata merce consente di tenere traccia nel sistema dello stato di consumo della “Convenzione”; delle consegne effettuate presso i magazzini segnalati; l’erosione del contratto e di fornire dei dati per alimentare automaticamente la reportistica, riguardante i livelli di servizio del Fornitore per ciascun Ordine e Consegna. Di seguito viene esemplificato il flusso delle attività relative all’entrata merce.

Il Fornitore può proporre l’entrata merci al PR/APO/PO, cioè all’utente che ha predisposto il carrello.

Il creatore del carrello accetta la proposta di entrata merci effettuata dal Fornitore e gestisce le consegne come pattuito (evasione dell’ordine). Nel caso in cui il Fornitore non abbia effettuato alcuna proposta di entrata merci, il PR, l’APO o il PO registreranno direttamente l’entrata merci. La fase di entrata merce consente di tenere traccia nel sistema SAP SRM dello stato di consumo della “Convenzione”; delle consegne effettuate presso i magazzini segnalati; l’erosione del contratto e di fornire dei dati per alimentare automaticamente la reportistica, riguardante i livelli di servizio del Fornitore per ciascun Ordine e Consegna. Di seguito viene esemplificato il flusso delle attività relative all’entrata merce.

4.1 PROPOSTA ENTRATA MERCE DA PARTE DEL FORNITORE (Facoltativa)

L’entrata merce può essere inserita a sistema dal Fornitore, o contestualmente alla conferma dell’Ordine o in un qualsiasi momento successivo.

Il Fornitore accede al sistema e può selezionare l’Ordine d’acquisto per il quale ha precedentemente emesso una conferma d’ordine (anche con firma digitale), cercandolo ad esempio in base allo stato. Il sistema propone un documento pre-compilato di entrata merce, che egli può convalidare o modificare (data/quantità e descrizione del prodotto/articolo). Se varia la quantità, resterà aperto un documento di entrata merce per la quantità mancante e quindi dovrà accedere a sistema successivamente per completare l’entrata merce.

Il PO (se ha creato il carrello) o il alternativa i suoi PR/APO ricevono il documento d’Entrata Merce nella propria Corrispondenza a sistema, in “Gestione notifiche” (Errore. L'origine riferimento non è stata trovata.). Il numero identificativo della Proposta Entrata Merci avrà sempre come inizio il numero 7.

Figura 19 - Gestione notifiche Approvazione conferma

Per la registrazione dell’entrata del materiale, il PR, l’APO o il PO che hanno predisposto il carrello avranno 3 possibilità:

1) accettare completamente la proposta entrata merci del fornitore (paragrafo 4.1.1);

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2) rifiutare totalmente la proposta entrata merci (paragrafo 4.1.2);

3) modificare la proposta entrata merci (paragrafo 4.1.3).

4.1.1 Accettare completamente la proposta entrata merci

PR, APO o il PO (se creatori del carrello) possono confermare direttamente cliccando sull’icona verde , nella sezione Corrispondenza, “Gestione notifiche”, come riportato in Figura 19 - Gestione notifiche Approvazione conferma. Il fornitore potrà verificare la conferma.

4.1.2 Rifiutare totalmente la proposta entrata merci

PR, APO o il PO (se creatori del carrello) possono rifiutare direttamente cliccando sull’icona verde x, nella sezione “Gestione notifiche”, come riportato in Figura 19 - Gestione notifiche Approvazione conferma. Il fornitore potrà verificare il rifiuto e modificare la proposta, rinviandola per approvazione al PR/APO.

4.1.3 Modificare la proposta entrata merci.

Per modificare l’eventuale proposta inviata dal Fornitore, PR, APO o il PO (se creatori del carrello) dovranno andare nella sezione “Entrata Merci” e cliccare su “Conferma entrata merci” (Figura 20 - Modifica conferma fornitore).

Figura 20 - Modifica conferma fornitore

L’APO e il PO (se creatori del carrello) accedono anche cliccando sull’apposita funzione di “Conferma Entrata Merci” come in Figura 21 - Registrazione Entrata Merci.

Modificare

Sezione Entrata Merci

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Figura 21 - Registrazione Entrata Merci

Utilizzando gli appositi filtri (selezionare “Confermare entrata merci/acquisire prestazione”), si visualizza l’elenco delle Conferme Ordini inviate dal Fornitore (Figura 22 - Elenco Conferme Ordini).

Figura 22 - Elenco Conferme Ordini

Per ciascuna conferma d’ordine è possibile visualizzare ed eventualmente modificare il documento pre-compilato di “Conferma Entrata Merci” proposto dal Fornitore.

4.2 REGISTRAZIONE ENTRATA MERCE

Per confermare le entrate merci/prestazioni (ANCHE SENZA LA PROPOSTA ENTRATA MERCI), selezionare la transazione di Conferma Entrata Merci e selezionare “Confermare entrata merci”. Utilizzando i filtri di ricerca si visualizzano i documenti di interesse (OdA) per ognuno dei quali è possibile acquisire la conferma di

entrata merce di interesse cliccando su ; si aprirà il documento di “Conferma Entrata Merce”.

CLICCARE “Conferma

entrata merci”

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Figura 23 - Acquisire conferma Entrata Merci

Figura 24 - Acquisire conferma

Nella schermata di “Acquisire conferma” (Figura 24 - Acquisire conferma) è possibile confermare le entrate merci delle singole posizioni e quindi accedere al documento di Conferma Merce:

a) modificare eventualmente la quantità (ad es. per le conferme parziali) e altri dati,

b) dare un nome alla conferma entrata merci nel campo “Nome della Conferma”,

c) cliccare in alto su "Conferma" per terminare il processo di “Conferma Entrata Merci”.

d) cliccando sul quadratino “ultima consegna”, l’ordine potrà essere chiuso anche se la quantità non fosse completamente consegnata (‘ordine quindi risulterà saldato completamente).

E’ possibile accedere al dettaglio della Conferma selezionando l’icona (Errore. L'origine riferimento non è stata trovata.).

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- Processo CON FIRMA DIGITALE -

Figura 25 - Dettaglio conferma

Una volta “confermata”, la lista delle conferme effettuate può essere visualizzata selezionando “Visualizzare elaborare conferma” dal menu a tendina “Selezionare da” nella pagina di conferma.

Figura 26 - Visualizzare/elaborare Offerta

Si potrà controllare lo stato delle conferme:

In approvazione, quando la conferma entrata merci inviata dal fornitore e successivamente modificata o rifiutata dai PR/APO/PO, è in attesa di ulteriore conferma da parte del Fornitore;

Approvata, quando la quando la conferma entrata merci inviata dal fornitore è stata completamente confermata dai PR/APO/PO tramite la notifica di approvazione nella sezione “Gestione notifiche” (Errore. L'origine riferimento non è stata trovata.).

Inserire eventuale modifica quantità

Inserire n° Documento di Trasporto fornitore

Inserire Nome Conferma e

data effettiva arrivo merce

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5 Visualizzazione E Download Dei Documenti Firmati Per verificare ed eventualmente scaricare i documenti firmati digitalmente (Risposta conferma d’ordine del Fornitore), dal menù di sinistra, selezionane la transazione “Visualizzare Documenti firmati” (Figura 27 - Download file firmato).

Figura 27 - Download file firmato

6 RIEPILOGO MAIL NEL NEGOZIO ELETTRONICO Il processo di gestione del Negozio Elettronico prevede l’invio di varie tipologie di mail di notifica riepilogate nella tabella seguente:

Evento invio Mail Testo Mail / Task Destinatario Mail

Scadenza carrello per mancata

approvazione dopo 5 giorni

Oggetto: Notifica di mancata approvazione carrello Gentile utente, si informa che la prenotazione del carrello acquisti nr. xxx a Lei inviato per l’approvazione è scaduta. La mancata approvazione di un carrello acquisti entro 5 gg dalla data di invio all’Assistente Punto Ordinante determina la scadenza della prenotazione del valore contrattuale complessivo del carrello. Per il proseguimento delle operazioni di approvazione del carrello e trasformazione dello stesso in ordine di acquisto procedere alla modifica del carrello scaduto ovvero procedere a nuovo carrello acquisti. Il Gestore del Sistema Informatica Trentina S.p.A.

SAP SRM >> Corrispondenza

Richiesta di Approvazione del

Carrello Messaggio di notifica nella transazione “Corrispondenza”

SAP SRM >> Corrispondenza

Inserire numero

documento

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Evento invio Mail Testo Mail / Task Destinatario Mail

Rifiuto Totale del Carrello da parte

dell’Assistente Punto Ordinante

Messaggio di notifica nella transazione “Corrispondenza” SAP SRM >>

Corrispondenza

Giacenza mail o notifiche non lette

nella “Corrispondenza”

Oggetto: Messaggio di posta non letto Gentile utente, si informa che sono presenti dei messaggi non letti all’interno della propria casella di “Messaggi in Entrata” sulla piattaforma e-procurement. Per visualizzare il messaggio è possibile accedere alla piattaforma e-procurement tramite il seguente link: http://www.acquistionline.provincia.tn.it/sap/bc/gui/sap/its/bbpstart Il Gestore del Sistema Informatica Trentina S.p.A.

Posta Personale Tutti

Tabella 1 - Riepilogo Mail

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- Processo CON FIRMA DIGITALE -

INDICE TABELLE Tabella 1 - Riepilogo Mail.....................................................................................................................28

INDICE FIGURE Figura 1 - Modulo registrazione utente....................................................................................................5

Figura 2 - Conferma Certificati ...............................................................................................................5

Figura 3 - Pagina di Logon .....................................................................................................................6

Figura 4 - Schermata iniziale PO.............................................................................................................6

Figura 5 - Selezione cataloghi.................................................................................................................9

Figura 6 - Visualizzazione Categorie come Indice ...................................................................................10

Figura 7 - Riepilogo posizioni Catalogo..................................................................................................11

Figura 8 - Dettaglio Posizione Catalogo .................................................................................................12

Figura 9 - Riepilogo posizioni carrello ....................................................................................................13

Figura 10 - Dettaglio del Carrello ..........................................................................................................14

Figura 11 - Inserimento testi e documenti allegati..................................................................................15

Figura 12 - Pop-up controllo.................................................................................................................16

Figura 13 - Controllare Stato carrello dopo l'invio ...................................................................................17

Figura 14 - Anteprima stampa documento.............................................................................................18

Figura 15 - Elabora OdA ......................................................................................................................18

Figura 16 - Out put di Ordine d'Acquisto ...............................................................................................19

Figura 17 - Prepara OdA per la firma ....................................................................................................20

Figura 18 - Carica e invia OdA firmato digitalmente................................................................................21

Figura 19 - Gestione notifiche Approvazione conferma ...........................................................................22

Figura 20 - Modifica conferma fornitore ................................................................................................23

Figura 21 - Registrazione Entrata Merci.................................................................................................24

Figura 22 - Elenco Conferme Ordini ......................................................................................................24

Figura 23 - Acquisire conferma Entrata Merci.........................................................................................25

Figura 24 - Acquisire conferma.............................................................................................................25

Figura 25 - Dettaglio conferma.............................................................................................................26

Figura 26 - Visualizzare/elaborare Offerta..............................................................................................26

Figura 27 - Download file firmato .........................................................................................................27