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Page 1: Paflow assegnazione e fascicolazione dei documenti

Regione Siciliana

Assessorato

Lavori Pubblici

a cura di

Calogero Bonasia

CompIT srl

www.compit.it

PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti

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esiste solo il protocollo unico

chiamato

protocollo informatico

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DPR 28 dicembre 2000, n. 445 – art. 61

Servizio per la gestione informatica dei documentidei flussi documentali e degli archivi

● Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo

● Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea

● Le Pubbliche Amministrazioni hanno l'obbligo di registrare i documenti e di provvedere alla loro conservazione

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Lo strumento principale della Pubblica Amministrazione è il documento (per il momento in prevalenza cartaceo)

I documenti devono essere gestiti con:

● Efficacia (registrazione di protocollo)

● Efficienza (classificazione e selezione)

● Trasparenza (fascicolo e diritti d'accesso)

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Tutti gestiscono documenti: dal più alto in grado fino all'addetto al ricevimento del pubblico

L'archivistica è la disciplina che determina come devono essere custoditi e tutelati i documenti

I principi dettati dall'archivistica regolano le modalità di protocollazione e di fascicolazione di un documento

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L'archivio della Pubblica Amministrazione è unico

● Protocollo e archivio corrente (documenti correnti)

● Archivio di deposito (esauriti entro i 40 anni)

● Archivio storico (oltre 40 anni o interesse storico)

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La classificazione è un'attività che consente di organizzare tutti i documenti correnti prodotti dall'Area Organizzativa Omogenea

protocollati secondo uno schema di voci chiamato piano di classificazione (comunemente detto titolario)

che descrive l'attività del soggetto produttore identificandone funzioni e competenze

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Sono soggetti alla classificazione tutti i documenti che entrano a far parte del sistema documentale,

a prescindere da come siano pervenuti (cioè che siano documenti ricevuti o spediti o interni)

a prescindere dal supporto utilizzato (cioè cartaceo o informatico)

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La classificazione si applica contestualmente

allo svolgimento delle attività correntie mai a posteriori

in archivi già formati secondo criteri diversi

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La fascicolazione è l'attività di organizzazione logica (e fisica, nel caso di documenti cartacei) di un documento all'interno dell'unità archivistica che ne raccoglie i precedenti

la fascicolazione permette di costruire un sistema basato sull'organizzazione funzionale che riflette a concreta attività nell'ambito della Pubblica Amministrazione

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1) Nome utente

2)parola d'ordine

3) bottone per accedere al protocollo

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Carica: Dirigente

Ufficio: Unità Operativa 3

Nominativo: Giulio Cesare

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Cliccando sulle singole voci della barra dei menù si accede alle singole funzioni del programma di protocollo

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Per uscire correttamente dal programma di protocollo cliccare sull'apposita funzione “Esci dal protocollo”

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Nella “tua scrivania” trovi il riferimento informatizzato delle note cartacee pervenute al tuo ufficio

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Documenti ricevuti per “conoscenza”

Possono essere inviati dall'Ufficio di Protocollo o da chi decide di notificare una registrazione in ingresso

Oppure possono essere prodotti da particolari operazioni sul sistema di protocollo (ad esempio lo scarto dei fascicoli)

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I documenti che devono essere trattati personalmente dall'utente che sta usando il programma di protocollo in quel momento (nell'esempio Giulio Cesare Dirigente UO3)

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Sono i documenti assegnati all'ufficio cui appartiene l'utente collegato in quel momento al protocollo.

Questi documenti possono essere immaginati come in una sorta di “tavolo a buffet” dal quale ciascun appartenente alla UO3 (nell'esempio) può prelevare i documenti di competenza e lavorarli

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Il dirigente dell'ufficio accede all'elenco dei “documenti ufficio”...

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Il dirigente dell'ufficio individua i documenti che gli sono pervenuti (dall'Ufficio di Protocollo o dall'Unità Organizzativa/Area dalla quale eventualmente dipende)

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L'elenco riporta il tipo di attività da svolgere, il numero di protocollo, la data di protocollazione, l'oggetto e il mittente.

Tutte informazioni utili per verificare la rispondenza con la nota cartacea effettivamente pervenuta presso l'ufficio.

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La funzione di assegnazione viene richiamata cliccando sull'omonima voce nella colonna delle “azioni” possibili per ciascuna registrazione in carico all'ufficio

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L'elenco degli assegnatari è composto da tutti i colleghi dell'ufficio cui si appartiene e le eventuali unità operative sottostanti

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Ufficio di Protocollo

AREA 2

AREA 1

...

operatore

operatore

AREA1/UO1

operatore

operatore

AREA2/UO1AREA2/UO1

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Quando si riceve un documento da trattare (a seguito di un'assegnazione), occorre aggiornare immediatamente il sistema di protocollo.

Individuare il numero di protocollo del documento e cliccare sul comando “prendi”

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Per trattare un documento è necessario collegarlo con un fascicolo di pertinenza. Il sistema di protocollo informatico obbliga alla selezione del fascicolo.

Con la fascicolazione si completa, inoltre, il processo di “protocollazione” del documento, iniziato con l'assegnazione del numero di protocollo...

Il sistema di protocollo informatico propone all'utente una serie di fascicoli già formati e relativi all'ufficio cui si appartiene.

In alternativa, è possibile creare ex novo un fascicolo, selezionando l'argomento dal “titolario”.

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Titolario: argomenti generali che riguardano l'organizzazione dei fascicoli

Il responsabile del fascicolo è colui che lo custodisce effettivamente. Spesso coincide con il responsabile del procedimento.

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Adesso vedremo in pratica gli argomenti accennati, utilizzando un ambiente di simulazione del programma di protocollo PAFlow

Ciascuno di voi potrà accedere al simulatore utilizzando come

nome utente: il proprio cognome (in minuscolo)

password: il proprio cognome (in minuscolo)

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