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Maggio 2013

GuidaTraining Tracking Tool

Gestione partecipanti

Training Tracking Tool

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TTT Gestione partecipantiIndex

1. Come iscrivi i partecipanti ad una sessione?2. Come cancelli i partecipanti?3. Come ripianifichi i partecipanti?4. Come usi le funzionalità per la gestione della sessione? 4.1 Blocca/sblocca una sessione 4.2 Conferma corso 4.3 Follow up 4.4 Cancella Corso

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TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti ad una sessione? 1/3

I partecipanti possono essere iscritti in 2 momenti:

1.Quando crei una sessione

Dopo avere completato tutti gli attributi di una sessione in fondo alla pagina trovi “Vai a Gestione partecipanti”

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2. Dopo la creazione della sessione

Nel catalogo corsi cerca la sessione di tuo interesse e cliccaci sopra.

Nella popup che si aprirà seleziona Gestione Partecipanti

TTT Gestione partecipantiCome iscrivi i partecipanti ad una sessione? 2/3

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TTT Gestione partecipantiCome iscrivi i partecipanti ad una sessione? 3/3

Puoi iscrivere i partecipanti in 2 modi:

1.Primo metodo- Aggiungi partecipanti: da utilizzare quando hai pochi partecipanti da iscrivere alla sessione

2.Secondo metodo – Importa partecipanti:da utilizzare quando hai molti partecipanti da iscrivere alla sessione e vuoi fare un importazione massiva tramite file excel.

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TTT Gestione partecipantiCome iscrivi i partecipanti alla sessione? Primo metodo - aggiungi partecipanti 1/4

Clicca su Aggiungi partecipanti e cerca i partecipanti secondo i filtri di ricerca.

* Per esempio puoi cercare per cognome anche senza necessariamente mettere il cognome per intero

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TTT Gestione partecipantiCome iscrivi i partecipanti alla sessione? Primo metodo - Aggiungi partecipanti 2/4

Quando cerchi un dipendente, tutte le persone con caratteristiche simili appariranno nella ricerca.

Significa che:-Il dipendente è terminato-La sessione è bloccata-La sessione ha raggiunto la capacità massima

Il dipendente può essere iscritto

Il dipendente può essere aggiunto, ma è già stato prenotato per una sessione dello stesso corso o il dipendente ha già fatto il corso.

! Puoi anche cercare più di un dipendente alla volta. Lo troverai nella stessa lista di ricerca.

Il dipendente è iscritto in un’altra sessione nello stesso giorno/periodo

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Dopo aver selezionato uno o più dipendenti (con Ctrl + seleziona) clicca su Iscrivi partecipanti.

Clicca su Si. Un messaggio ti avvisa che in caso di selezione di un dipendente (o più di uno) con il semaforo rosso il sistema non lo inserirà nella lista di partecipanti alla sessione.

TTT Gestione partecipantiCome iscrivi i partecipanti alla sessione? Primo metodo – Aggiungi partecipanti 3/4

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Dopo aver cliccato su Aggiungi partecipanti, controlla che l’iscrizione sia andata a buon fine.

Se il flag è verde ed è presente il messaggio «Partecipazione registrata», l’iscrzione è andata a buon fine.

Se il flag è rosso, potrebbero esserci stati alcuni errori: -La capacità massima è stata superata-La persona che stai cercando di iscrivere è terminata-La persona che stai cercando di iscrivere è bloccata-La sessione è bloccata

TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti alla sessione? Primo metodo – Aggiungi partecipanti 4/4

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Clicca su Importa partecipanti

Attraverso questo metodo puoi importare una lista di partecipanti tramite un template che puoi scaricare da qui:

Segui le istruzioni e poi clicca su Carica File

TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti alla sessione?

Secondo metodo– Importa partecipanti 1/4

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Seleziona i partecipanti che vuoi iscrivere:

-Attraverso la selezione manuale-Attraverso seleziona tutti

E poi clicca su Iscrivi partecipanti

Clicca su Si

TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti alla sessione?

Secondo metodo– Importa partecipanti 2/4

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TTT Gestione partecipanti Come cancelli i partecipanti? 1/3

Per cancellare i partecipanti clicca sulla matita

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TTT Gestione partecipanti Come cancelli i partecipanti? 2/3

Dopo aver cliccato su Cancella il sistema ti chiederà di fornire un motivo della cancellazione.

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Se il partecipante è stato cancellato nell’IT 0024 vedrai una riga con status Planned sotto il tab Indivudual development.

Se il partecipante non sarà iscritto nuovamente o non è necessario che partecipi più al corso in futuro, cancella questa riga tramite PA30.

TTT Gestione partecipanti Come cancelli i partecipanti? 3/3

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TTT Gestione partecipanti Come ripianifichi un partecipante? 1/3

Per ripianificare un partecipante clicca sul cronometro

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TTT Gestione partecipanti Come ripianifichi un partecipante? 2/3

Scegli una sessione in cui ripianificare il dipendente

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Ci sono alcune funzionalità all’interno della gestione del corso importanti per la buona gestione delle sessioni formative:

TTT Gestione partecipanti Funzionalità per la gestione della sessione

• Blocca/Sblocca Corso:: è utilizzato per bloccare la sessione in modo che altri non modifichino gli elementi al suo interno e/o i partecipanti

• Conferma Corso: è utilizzato per confermare la sessione• Follow up: è utilizzato per confermare le presenze o le assenze dopo aver confermato la

sessione• Cancella Corso: è utilizzato per cancellare la sessione in caso tu non abbia ad esempio

raggiunto il minimo numero di partecipanti.

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Clicca sulla funzionalità Blocca/Sblocca Corso se vuoi:

1.Bloccare una sessione in modo che nessun altro modifichi le informazioni relative al corso e ai partecipanti2.Sbloccare la sessione nel caso questa fosse stata precedentemente bloccata

Riceverai un messaggio di conferma in alto

TTT Gestione partecipanti Blocca/sblocca Corso

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TTT Gestione partecipanti Conferma Corso

Clicca sulla funzionalità Conferma Corso dopo che la sessione è stata confermata.

•Se alla creazione della sessione non sei sicuro che tutti gli elementi vengan confermati, è possibile entrare in un secondo momento ed effettuare alcuni cambiamenti (date, partecipanti..), se necessario. In ogni caso sarebbe meglio effettuare successivamente la conferma della sessione.

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TTT Gestione partecipanti Follow up 1/6

Clicca sulla funzionalità Follow up dopo che la sessione si è conclusa.

Ricordati di effettuare sempre Follow up quando la sessione si è conclusa.

Per fare Follow up devi ricordarti che:-Follow up è effettuabile solo nel caso ci siano dei partecipanti iscritti;-Follow up è effettuabile solo se la sessione è stata precedentemente confermata con Conferma Corso;-Follow up è effettuabile solo quando la sessione si è conclusa;

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Per prima cosa è necessario rivedere o inserire i costi della sessione.

Puoi scegliere se inserire i costi per Dettaglio Costi o Costi per partecipante. Se scegli Dettaglio Costi il sistema nella casella in fondo calcola automaticamente la quota per partecipante.

Completa questa sezione solo se la sessione ha sostenuto dei costi, altrimenti lascia gli importi a 0.

TTT Gestione partecipanti Follow up 2/6

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Per continuare il follow up hai 2 scelte:

1. Clicca su Follow up (chiusura del corso)

O

2. Vai al Follow up

TTT Gestione partecipanti Follow up 3/6

2

1

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TTT Gestione partecipanti Follow up 4/6

Completa le Competenze:

-Presenza: per identificare se il partecipante era presente, assente o non confermato-Competenza: se il corso prevedeva delle qualifiche (es: Inglese) -Livello di competenza: se il corso predeva un livello di competenza (es: Avanzato)

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TTT Gestione partecipanti Follow up 5/6

Completa il modello di valutazione solo se è previsto che il corso abbia un form di feedback da completare sul portale My.ferrero.

• Inserisci modulo di valutazione: scegli dal matchcode il modello di valutazione • Ultima data valutazione: scegli la data ultima di completamento del modello da parte

dei partecipanti sul portale My.ferrero

* Se la sessione prevede un modello di valutazione lo troverete nel matchcodeIndex

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Il sistema ti chiederà una conferma della selezione

TTT Gestione partecipanti Follow up 6/6

Quando hai compilato Follow up, clicca su Salva Follow up. Ricordati di cliccare qui ogni volta che effettui dei cambiamenti

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TTT Gestione partecipanti Cancella Corso

Clicca sulla funzionalità Cancella Corso se vuoi definitivamente cancellare la sessione.

Nella parte superiore della pagina un messaggio confermerà l’avvenuta cancellazione.

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