Manuale d’usoper la gestionedella IntranetEuropea Eurodeskversione 1.2010

Intr

anet

Euro

pea E

uro

desk

IntranetEuropeaEurodesk

4 Intranet Europea Eurodesk

Istallazione

Prima configurazione

Struttura della Intranet

Cenni principali sull’usodella intranet

Indice

5

7

11

15

5Intranet Europea Eurodesk

Intranet

Installazione

1. Introduzione

La Intranet Nazionale dedicata alla Rete Europea Eurodesk è basata sul software

FirstClass, sviluppato dalla ditta canadese OpenText.

FirstClass rappresenta una delle più avanzate e apprezzate soluzioni per la

comunicazione, lo scambio e la collaborazione per scuole, organismi di formazione e

aziende, con un alto grado di flessibilità e scalabilità ed una curva di apprendimento

all’uso particolarmente breve.

La Intranet collega oltre 1000 Punti Locali (PL) delle Reti Nazionali dei 30 Paesi

Europei appartenenti alla Rete Europea Eurodesk.

6 Intranet Europea Eurodesk

2. Installazione del software FirstClass

Tutti i file necessari per l’installazione del client per il collegamento alla Intranet sono

contenuti nel CD accluso a questo manuale, ovvero sono disponibili nella Intranet

stessa (IT Files > Software Eurodesk).

Per procedere all’installazione in un PC dotato di sistema operativo MS Windows

basterà prestare attenzione al procedimento che segue:

a. localizzate la cartella software/intranet all’interno del CD in dotazione

b. aprite la cartella e localizzate il file FC9124IT.exe (ossia, il client di FirstClass

versione 9.12 in lingua italiana) presente nella cartella “Intranet”,

c. eseguite (singolo o doppio clic a seconda della configurazione del vostro PC)

il file FC9124IT..exe,

d. cliccate su Avanti > e Sì ogni volta che vi viene proposta una schermata

ed, infine, cliccate su Fine.

Se l’installazione è andata a buon fine, si lancerà automaticamente il client FirstClass

e vi si proporrà la maschera seguente:

Figura 1

Si può dunque procedere alla prima configurazione del client.

7Intranet Europea Eurodesk

Prima configurazione

Cliccate sul bottone Avanzato presente nella maschera del Login

vedi Figura 1: vi si aprirà la maschera riportata qui di seguito:

Figura 2

Cliccate ora sul bottone Configura in modo da avviare la prima configurazione.

vedi Figura 3

8 Intranet Europea Eurodesk

Nel campo ID_utente digitate l’identificativo fornitovi; per esempio: IT002.

Nel campo Password digitate la password di prima configurazione

Figura 3

Attenzioneper ragioni di sicurezza e privacy, la password andrà poi cambiata a vostro

piacimento al secondo collegamento (vedi istruzioni a pagina 19).

Quindi, nel campo Server digitate: mail.eurodesk.eu vedi Figura 3

Cliccate su Salva in modo che la configurazione sia registrata e rimanga disponibile

per tutti i successivi collegamenti.

9Intranet Europea Eurodesk

Ritornerete automaticamente sulla maschera iniziale del Login e sia la ID_utente, sia

la Password dovrebbero essere visibili, come riportato nella Figura 1.

Cliccate infine su Login (freccia bianca verso l’altro) per attivare la connessione1.

AvvertenzaQualora il Login non avesse successo (MESSAGGIO DI ERRORE: Non esiste un server First Class con questo nome), è possibile che abbiate attivo un firewall nella vostra rete locale di PC.Seguite dunque le istruzioni riportate a pagina 20 per risolvere il problema.

Se la prima configurazione è andata a buon fine, avviata la connessione apparirà sul

vostro schermo la seguente maschera:

1 È necessario che il PC sia già collegato ad internet. Qualora non lo fosse, connettersi ad internet e quindi attivare la connessione.

10 Intranet Europea Eurodesk

Figura 4

Se l’immagine di sfondo della maschera non fosse quella visualizzata in Figura 4,

procedete in questo modo:

dal menù Visualizza > Cambia Proprietà Vista > Sfondo vedi Figura 5 selezionate

(o digitate) nel campo Immagine lo sfondo denominato ITdesktop(1024).png;

quindi selezionate la casella in corrispondenza di Usa immagine di sfondo e Testo

trasparente ed infine confermate con Applica e OK.

Figura 5

11Intranet Europea Eurodesk

Struttura della Intranet

La Intranet è strutturata sulla base di 7 sezioni vedi Figura 3:

• Personale• Database e files• Progetti• Documentazione• Comunica con la rete Italiana• Comunica con la rete Europea• Formazione e Coordinamento

Di seguito è fornita una rapida guida ai contenuti di ogni singola sezione.

Prima di elencarli, va evidenziata una caratteristica importante e comune a tutti gli

oggetti (cartelle, messaggi, file) contenuti nella Intranet: la bandierina rossa!

L’indicazione di bandierina rossa avverte della presenza di un oggetto (messaggio,

file, ecc.) non ancora letto/consultato da parte dell’utente.

La bandierina rossa scomparirà non appena l’oggetto viene aperto/letto/consultato.

PersonaleLa cartella mailbox è la casella di posta

elettronica personale collegata all’ID_

utente. Si può utilizzare qualora si voglia

inviare messaggi diretti ad altri utenti della

Intranet, nonché a qualunque indirizzo di

posta elettronica fuori della Intranet.

La cartella mailbox può anche ricevere

messaggi di posta elettronica inviati da

internet:

l’indirizzo da comunicare agli utenti esterni alla Intranet sarà del tipo: ID_utente@

eurodesk.eu (seguendo l’esempio utilizzato al capitolo 2, l’indirizzo di posta

elettronica da fornire sarà: it002@ eurodesk.eu).

12 Intranet Europea Eurodesk

Address bookRubrica degli indirizzi personale; da questa posizione è possibile creare proprie

liste di distribuzione, nuovi contatti, ecc.

CalendarCalendario Eventi personale

Database e filesBandi: contiene la documentazione

disponibile sulle iniziative comunitarie

presenti nel database;

Database: contiene gli aggiornamenti

periodici del database off line;

IT Files: contiene documentazione/

presentazioni/software in uso presso la

rete Eurodesk

Affluenza: contiene i riferimenti all’uso

del sistema di gestione Turnout.

Documentazione

IT Novità: contiene giornalmente nuove

news dal mondo delle politiche giovanili a

dimensione europea;

FAQ Programmi: contiene FAQ sui

programmi comunitari di maggior

interesse;

Bollettini: contiene newsletter e bollettini

prodotti dagli enti facenti parte della rete

Eurodesk;

Buone Prassi: contiene indicazioni e

materiali su buone prassi nel campo

dell’informazione/partecipazione giovanile;

Help: contiene le istruzioni generali

sull’utilizzo del client della Intranet. (In

lingua inglese).

13Intranet Europea Eurodesk

DocumentiSCN: contiene informazioni operative sulla

gestione del progetto SCN a livello locale;

Progetti di rete: contiene indicazioni sui

progetti di rete realizzati a livello locale;

Action Week: contiene informazioni

sulla settimana europea dei giovani,

appuntamento periodico promosso dalla

Commissione Europea e cogestito su base

nazionale dalle reti Eurodesk;

Portale dei Giovani: offre la possibilità

per i PLD di segnalare siti web ed

esperienze da rendere visibili sul portale

europeo dei giovani.

Comunica con la Rete ItalianaIT Rete Eurodesk: E’ la cartella di posta

elettronica generale leggibile da tutti gli

utenti della Intranet. Qualora si voglia

comunicare con tutti gli utenti (p.e.,

l’invio degli auguri per le festività), basterà

scrivere il messaggio in questa cartella.

Qualunque risposta ad un messaggio

contenuto in questa cartella, sarà visibile a

tutti gli utenti della Intranet.

Lavoro: cartella contenente informazioni

relative all’argomento “lavoro”

Istruzione: cartella contenente

informazioni relative all’argomento

“istruzione”

IT Calendar: Calendario condiviso, per

l’indicazione di iniziative ed eventi che si

realizzano a livello locale.

Il funzionamento è analogo a quello del

programma Microsoft Outlook.

14 Intranet Europea Eurodesk

Comunica con la rete EuropeaQuesta sezione è visibile a tutta la Rete Europea Eurodesk. La lingua di lavoro è l’inglese.

Partner search: cartella contenente

richieste/offerte di partenariati per la

partecipazione a iniziative comunitarie;

General: cartella contenente informazioni

di carattere generale;

Mobility: cartella contenente informazioni

riguardanti la mobilità giovanile a

dimensione europea.

Formazione e CoordinamentoCoordinamenti: cartella contenente

informazioni sulle attività di

coordinamento della Rete;

Seminari: segnalazioni di seminari e corsi

di formazione realizzati prevalentemente

all’interno del programma Gioventù in

Azione

15Intranet Europea Eurodesk

Cenni principali sull’uso della Intranet

1. Le operazioni sui messaggi

Gli attributiAll’interno di qualsiasi cartella un messaggio è identificato e descritto mediante

8 attributi qui elencati secondo l’ordine di default:

1. tipo, evidenziato da una icona (messaggio generico, documento, messaggio

particolare di una intranet, ecc.);

1. presenza di almeno un allegato, (segnalato da una piccola icona a forma di

fermaglio);

1. lo status del messaggio: letto, non letto, inviato o non inviato, indicato secondo

la casistica da:

• bandierina rossa: messaggio ancora da leggere / oggetto non aperto/

consultato,

• bandierina bianca: messaggio non ancora inviato,

• nessuna bandierina: messaggio letto o inviato;

• il nome del mittente per i messaggi ricevuti o del destinatario (preceduto da

“A”) per i messaggi inviati;

• le dimensioni del messaggio in kilobytes, comprensivo degli allegati;

• il segno “+”, ad indicare che il messaggio è quello più recente di un gruppo

di messaggi appartenenti allo stesso flusso e derivati da un’origine comune

utilizzando procedure automatiche di creazione come il Rispondi (creazione

automatica dell’intestazione della risposta al mittente), l’Inoltra (invio del

messaggio ricevuto ad un altro indirizzo importando il corpo del messaggio

originario in quello nuovo da inviare), ecc.. Cliccando sopra il simbolo “+” il

gruppo di messaggi omogenei viene esploso cronologicamente rendendo visibile

la lista dei Rispondi (Re:) e Inoltra (Fwd:), ecc. ed eventualmente il messaggio

originario. Il segno “-” indica che il messaggio in oggetto è il più recente tra

quelli che lo seguono, facilmente individuabili grazie ad un rientro nel campo

oggetto. Un click sopra il segno “-” provoca la chiusura della lista. Mediante

16 Intranet Europea Eurodesk

questo strumento messaggi legati tra loro possono essere raggruppati e nascosti

velocemente a vantaggio di una migliore visibilità;

• l’oggetto, ossia la descrizione del contenuto del messaggio (campo compilato a

cura del mittente);

• la data e l’ora di ultima modifica.

L’ordinamentoL’ordinamento dei messaggi interni ad una cartella avviene servendosi degli 8 attributi

presenti nella apposita barra, collocata al di sotto del menù contestuale della cartella.

Dalla barra sono selezionabili, sulla base degli attributi, 8 criteri di ordinamento.

Per i criteri evidenziati da un’icona l’ordinamento consisterà in raggruppamenti di

messaggi per icone omogenee, per le voci ordinabili mediante numeri o lettere,

l’ordinamento sarà alternativamente crescente o decrescente.

Cliccando sul simbolo “+” presente nella barra di ordinamento, tutti i messaggi con

raggruppamenti interni vengono esplosi rendendo visibile la lista di tutti i messaggi

presenti nella cartella specifica (secondo quanto specificato al punto 6 della sezione

precedente). Cliccando sul simbolo “-” tutti i gruppi di file derivanti dallo stesso

messaggio originario vengono compressi sotto la descrizione del messaggio più

recente di ogni raggruppamento. In questo modo la lista dei messaggi viene a ridursi

a beneficio di una migliore visibilità degli stessi.

Indirizzi Intranet ed internetPer gli utenti FirstClass esistono due tipologie di indirizzi di posta elettronica.

Quelli relativi ad utenti appartenenti allo stessa Intranet e quelli relativi ad utenti

esterni (intenet).

Per il flusso di messaggistica del primo tipo (utenti Intranet), il software FirstClass

consente una modalità di indirizzamento facilitato: basta specificare come

destinatario l’ID_utente che si vuole raggiungere. Qualora si digiti solo parzialmente il

nome del destinatario, il sistema provvederà automaticamente al suo completamento

qualora l’ID_utente sia univoco. Nel caso quanto specificato non fosse sufficiente

ad individuare univocamente un destinatario, FirstClass proporrà al mittente di

selezionare il nome tra un elenco di utenti accomunati dalle stesse iniziali. FirstClass

consente comunque ad utenti della stessa Intranet di indirizzarsi posta anche secondo

la modalità Internet.

Per il flusso di messaggistica del secondo tipo (utenti internet), non è prevista

alcuna verifica dell’indirizzo, ad esclusione di una corrispondenza logica che lo

impone essere del tipo: nomedestinatario@nomeserverdiposta, ossia del tipo

pippo@posta.it.

Tutti gli indirizzi degli utenti della Intranet sono disponibili nella Rubrica attivabile dal

menu Collaborare > Directory (ovvero con la scorciatoia CTRL+L).

Gli indirizzi sono ordinati in modalità alfabetica.

InvioPer inviare un messaggio/inviare un file è necessario attivare la cartella che si desidera

debba contenere il messaggio/file (ricordate che la cartella MailBox consente l’invio

di messaggi personali ad altri utenti della Intranet o su internet, ma non l’invio diretto

all’interno delle varie cartella della Intranet).

Dal menù selezionare Messaggio > Nuovo Messaggio: si attiverà la maschera che

segue:

Indica il destinatario

Area di testo del messaggio

Indirizzo della propria struttura a piè di pagina

Allega file al messaggio

Invia messaggio

17Intranet Europea Eurodesk

18 Intranet Europea Eurodesk

Descrizione dei campi • campo Oggetto: > indicare l’argomento del messaggio;

• campo A: > indicare l’ID_utente (ovvero l’indirizzo e-mail internet) del

destinatario e quindi premere invio da tastiera;

• campo CC: > consente di inviare copia del messaggio a un altro utente,

seguendo le regole del campo A:

• campo AREA TESTO > conterrà il vostro testo

Al messaggio potete allegare file utilizzando l’icona corrispondente (un fermaglio

rovesciato) oppure selezionando dal menu File > Allega.

Per inviare il messaggio selezionate Messaggio > Inoltra (oppure semplicemente

cliccate sull’icona posta a sinistra in alto del messaggio). Se il messaggio è stato

inviato senza problemi comparirà sulla sinistra un francobollo.

Salvataggio degli allegatiPer scaricare nel proprio PC gli allegati ai messaggi ricevuti è sufficiente selezionare

con il pulsante di destra del mouse il file dal campo Allegati del messaggio. Si aprirà

una finestra dove sarà richiesto di specificare in quale directory o risorsa del computer

effettuare il download. Di default viene proposta la directory Download interna alla

directory in cui FirstClass è stato installato.

Gestione di particolari allegati Per alcuni allegati FirstClass consente una rapida visualizzazione. La funzione si attiva

con un doppio click del mouse sull’allegato.

Per file di tipo bmp, gif, jpg o txt, FirstClass possiede un visualizzatore dedicato

all’interno del client. Per gli altri tipi di file la visualizzazione avverrà mediante

apertura automatica delle applicazioni ad essi associati a livello di sistema operativo.

19Intranet Europea Eurodesk

2. Altre operazioni

ChatLa chat è un area nella quale due o più persone comunicano in tempo reale scrivendo

con la tastiera e leggendo a monitor.

Selezionando l’icona corrispondente posta sulla barra del menù si

aprirà una finestra dalla quale si potrà, cliccando sul pulsante Invito,

accedere alla lista degli utenti collegati al server (condizione necessaria

per invitare altri a chattare):

selezionando l’utente, questi riceverà un comunicazione per partecipare alla chat.

Qualora questi fosse interessato, cliccando sull’apposito pulsante potrà unirsi alla chat

stessa. Nel caso in cui non ci siano altri utenti collegati al server, il pulsante Invito non

sarà disponibile.

Modifica della passwordDopo il primo collegamento si dovrà cambiare la password associata al proprio

ID_utente.

Selezionare quindi dal menù Collaborare > Cambia Password, inserite la vecchia

password e quindi quella nuova.

PersonalizzazioniE’ possibile personalizzare ulteriormente il vostro accesso sulla Intranet. La

personalizzazione più importante (e che raccomandiamo con i dati indicati di seguito)

è quella relativa al piè di pagina dei messaggi:

• ID_utente

• Denominazione del Servizio

• Nome e cognome del/la referente

• Indirizzo postale

• Telefono/Fax

20 Intranet Europea Eurodesk

Procedete in questo modo:

1. selezionare dal menu Modifica > Preferenze,

2. comparirà la maschera seguente (vedi Figura 6):

3. selezionare la linguetta Messaggistica, quindi Contenuto Iniziale4. nell’area TETSO FIRMA inserite i riferimenti della vostra struttura quindi

“fleggate” la casella “aggiunta automatica della firma ai nuovi messaggi”.

Quindi confermare tutta la procedura cliccando sul bottone “OK”.

Utilizzo della Intranet con reti LAN protette da firewallNel caso il software sia installato in presenza di un firewall (condizione comune

soprattutto alla reti Lan degli enti pubblici) è necessario accertarsi che la porta 510 del firewall sia aperta, sia in ingresso che in uscita.

Tale intervento è necessario per il funzionamento di FirstClass, in quanto il software

deve poter comunicare con il server di Eurodesk (mail.eurodesk.org) inviando e

ricevendo dati.

È bene far sapere ai responsabili IT degli enti che l’apertura della porta 510 sul

firewall non comporta alcun problema in termini di sicurezza: tale porta è infatti

registrata a livello universale unicamente per scambiare pacchetti dati di FirstClass.

21Intranet Europea Eurodesk

Utilizzo della Intranet via webLa Intranet è raggiungibile anche via internet, senza utilizzare il client di FirstClass.

Ciò permette di raggiungere la Intranet da una qualsiasi postazione PC connessa ad

internet, in qualunque Paese del mondo.

L’utilizzo della Intranet via internet consente di operare con tutte le funzionalità

descritte precedentemente.

Per raggiungere la Intranet via internet web è necessario collegarsi all’url:

http://mail.eurodesk.org/login

Una schermata iniziale vi richiederà di inserire la vostra usuale

ID_utente e password.