Download - IMPLEMENTASI PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI ...

Transcript
Page 1: IMPLEMENTASI PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI ...

MAIKA(Majalah Ilmiah Kaputama) , Vol.2 No.1, Januari 2018 ISSN

2548-9720

21

IMPLEMENTASI PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI

RESERVASI KAMAR PADA SISTEM PERHOTELAN

M. Juli Andriansyah1)

, M. Ihsan Hidayat2)

, Katen Lumbanbatu3)

, Indah Ambarita4)

1)Manajemen Informatika, STMIK Kaputama, Binjai

Jl. Veteran No. 4A-9A, Binjai, Sumatera Utara

Email : [email protected] 2)

Komputerisasi Akuntansi, STMIK Kaputama, Binjai

Jl. Veteran No. 4A-9A, Binjai, Sumatera Utara 3)

Manajemen Informatika, STMIK Kaputama, Binjai

Jl. Veteran No. 4A-9A, Binjai, Sumatera Utara

E-mail : [email protected] 4)

Komputerisasi Akuntansi, STMIK Kaputama, Binjai

Jl. Veteran No. 4A-9A, Binjai, Sumatera Utara

E-mail : [email protected]

ABSTRACT

In the management of a hotel, there is a room reservation process to run slowly, it requires a

lot of recording resulted in a process running slow, inefficient, and prone to error (human

error). The process of checking the room status manually dna statements also require energy

and time. Therefore, it can be built a room reservation information system applications. In

the system, do the reservation process, check-in and check-out room. In the process of the

reservation, the room number will be blocked in the reservation process, so as to avoid

double booking the same room and the same date. Then at the time of check-in, room status

will change to fill up, and when you check-out, room status is changed back into blank.

Application can be used to make the reservation process, the process of check-in

and check-out process at the hotel. Applications provides reports reservation, check-in,

check-out and statements of earnings, so the report printing can be done quickly and avoid

mistakes (human error) when preparing the report done manually.

Keywords: Hotel, rooms, reservations, check-in, check-out.

ABSTRAK

Di dalam manajemen suatu hotel, terdapat proses reservasi kamar yang dapat berjalan lambat,

memerlukan banyak pencatatan yang mengakibatkan proses berjalan lambat, tidak efisien,

dan rentan terhadap kesalahan (human error). Proses pengecekan status kamar dna

penyusunan laporan secara manual juga membutuhkan tenaga dan banyak waktu. Oleh

karena itu, dapat dibangun suatu aplikasi sistem informasi reservasi kamar. Di dalam sistem,

dapat dilakukan proses reservasi, check-in dan check-out kamar hotel. Pada proses reservasi,

nomor kamar akan diblok pada proses reservasi, sehingga dapat menghindari terjadinya

double booking pada kamar yang sama dan tanggal yang sama. Kemudian pada saat

melakukan check-in, status kamar akan berubah menjadi terisi, dan saat melakukan check-

out, status kamar berubah kembali menjadi kosong.

Aplikasi dapat digunakan untuk melakukan proses reservasi, proses check-in dan proses

check-out pada hotel. Aplikasi menyediakan laporan reservasi, check-in, check-out dan

Page 2: IMPLEMENTASI PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI ...

MAIKA(Majalah Ilmiah Kaputama) , Vol.2 No.1, Januari 2018 ISSN

2548-9720

22

laporan penghasilan, sehingga pencetakan laporan dapat dilakukan dengan cepat dan

terhindar dari kesalahan (human error) apabila penyusunan laporan dilakukan secara manual.

Kata kunci : Hotel, Kamar, Reservasi, Check-in, Check-out

1. PENDAHULUAN

Pada hotel yang memiliki banyak

kamar, proses reservasi kamar secara

manual dapat berjalan lambat dan tidak

efisien. Selain itu, sistem manual juga

rentan terhadap kesalahan user (human

error), seperti pada pendataan tamu,

proses reservasi, proses check-in, proses

check-out dan proses penyusunan laporan,

yang akan berujung pada lambatnya

pelayanan hotel pada tamu. Oleh karena

itu, untuk mengatasi kelemahan dari sistem

manual, maka dapat dibangun suatu

aplikasi sistem informasi reservasi kamar

hotel.

Dengan menggunakan aplikasi

sistem informasi, maka proses reservasi

kamar diharapkan dapat berjalan dengan

cepat dan tepat. Pada awalnya, setiap data

tamu di-input dan disimpan ke database,

lalu dilanjutkan dengan memesan kamar

yang diinginkan. Apabila kamar yang

diinginkan tamu masih tersedia, maka staf

hotel dapat memasukkan reservasi atas

nama tamu. Lalu dilanjutkan dengan

proses check-in dan proses check-out. Lalu

berdasarkan data yang telah dimasukkan,

sistem informasi dapat memberikan output

berupa laporan-laporan yang dibutuhkan

secara cepat dan tepat, seperti daftar tamu,

daftar kamar, laporan penyewaan kamar

secara harian, laporan check-in, laporan

check-out dan laporan penghasilan hotel

per hari. Metodologi yang digunakan

dalam merancang sistem informasi

reservasi ini adalah metodologi waterfall

(air terjun). Metodologi ini terdiri dari

teknik pengumpulan data secara observasi

dan pustaka, rekayasa pemodelan sistem

(analisis kebutuhan dan desain), generasi

kode dan pengujian.

Dilihat dari permasalahan diatas

maka dirumuskan masalah dari

penyusunan karya tulis ini adalah sebagai

berikut:

1. Bagaimana merancang sebuah sistem

informasi reservasi kamar?

2. Bagaimana menggunakan bahasa

pemrograman Microsoft Visual Basic

.NET 2008 dan database Microsoft

Access 2007 untuk membangun

aplikasi reservasi kamar?

3. Bagaimana merancang laporan sistem

reservasi kamar dengan menggunakan

Seagate Crystal Report?

Tujuan dari penyusunan karya tulis

ini adalah :

1. Merancang sistem reservasi kamar

hotel.

2. Menampilkan hasil laporan check-in

dan check-out.

3. Untuk mengetahui berapa banyak tamu

yang membooking kamar.

4. Untuk mengetahui berapa banyak

kamar yang tersewa dan tidak setiap

hariya.

5. Menghasilkan model sistem informasi

reservasi kamar hotel yang dapat

meningkatkan kualitas pelayan hotel.

2. METODOLOGI PENELITIAN

2.1 Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah suatu

sistem buatan manusia yang secara umum

terdiri atas sekumpulan komponen berbasis

komputer dan manual yang dibuat untuk

menghimpun, menyimpan, dan mengelola

data serta menyediakan informasi keluaran

kepada para pemakai. Kata sistem

informasi terdiri dari kata sistem dan

informasi yang memiliki arti tersendiri.

yang bagi pemakai dan mempunyai nilai

pikir yang nyata bagi pembuatan

Page 3: IMPLEMENTASI PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI ...

MAIKA(Majalah Ilmiah Kaputama) , Vol.2 No.1, Januari 2018 ISSN

2548-9720

23

keputusan pada saat sedang berjalan atau

untuk prospek masa depan. Defenisi

tersebut menekankan kenyataan bahwa

data harus diproses dengan cara-cara

tertentu untuk menjadi informasi dalam

bentuk dan nilai yang berguna bagi

pemakai.

Informasi merupakan suatu data

yang telah diproses dan mempunyai arti

tertentu serta manajemen dalam arti luas

merupakan suatu cara untuk melaksanakan

pengelolaan suatu masalah pada

perusahaan. (Raymond Mcleod, 2010: 12)

Sumber dari informasi adalah data.

Data merupakan bentuk jamak dari bentuk

tunggal data item. Data adalah kenyataan

yang mengambarkan suatu kejadian-

kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-

kejadian nyata yang sering terjadi adalah

perubahan dari suatu nilai yang disebut

dengan transaksi.

3. RANCANGAN PENILAIAN

3.1 Permasalahan

Adapun permasalahan yang

ditemukan sistem yang sedang berjalan

adalah sebagai berikut.

1. Pendataan tamu saat check-in

dan check-out masih manual.

2. Proses transaksi tamu saat

check-in dan check-out

membutuhkan waktu yang

lama.

3. Laporan transaksi belum akurat

karena belum tersistem.

3.2 Alternatif Permasalahan

Adapun alternatif pemecahan

masalah dari sistem yang sedang berjalan

adalah sebagai berikut :

1. Dengan adanya perancangan

aplikasi sistem informasi

reservasi kamar hotel ini maka

penanganan proses check-in

dan check-out akan lebih cepat

dan efisien waktu

termanajemen dan laporan yang

sebelumnya manual

menggunakan sistem

komputerisasi hasilnya lebih

akurat.

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Permasalahan Pemodelan Sistem

Usulan

Sistem usulan adalah sistem

reservasi kamar hotel yang

terkomputerisasi. Pada sistem usulan,

dapat dilakukan proses reservasi, check-in

dan check-out kamar hotel. Pada proses

reservasi, tidak akan terjadi double

booking untuk kamar yang sama di tanggal

yang sama. Kemudian pada saat

melakukan check-in, status kamar akan

berubah menjadi terisi, dan saat melakukan

check-out, status kamar berubah kembali

menjadi kosong. Sistem juga menyediakan

banyak output laporan, yaitu bukti

reservasi, bukti check-in dan check-out,

daftar kamar, daftar customer, laporan

reservasi kamar, laporan check-in, laporan

check-out dan laporan penghasilan hotel.

Sistem memiliki dua tipe user,

yaitu administrator dan staf. Tipe user

“administrator” dapat mengakses semua

menu di dalam sistem, sedangkan tipe user

“Staf” tidak dapat mengakses menu tipe

kamar, kamar, user dan laporan

penghasilan hotel.

4.1.1 Data Flow Diagram Sistem

Usulan

Perancangan sistem dilakukan

dengan menggunakan Data Flow Diagram

(DFD). Bagan DFD digunakan untuk

menggambarkan proses reservasi, proses

check-in dan proses check-out yang terjadi

di dalam sistem. Gambar 4.1 adalah

diagram konteks dari sistem reservasi

kamar hotel.

0

Sistem

Reservasi

Kamar Hotel

Customer

Bukti Reservasi

Bukti Check-In

Kartu Identitas

Bukti Check-In

Bukti Check-Out

ManajerLaporan

Operasional

Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem

Reservasi Hotel

Dari diagram konteksi, dapat

diuraikan proses-proses yang terdapat di

dalam aplikasi, dengan merancang

diagram level 0, seperti terlihat pada

gambar 4.2 berikut.

Page 4: IMPLEMENTASI PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI ...

MAIKA(Majalah Ilmiah Kaputama) , Vol.2 No.1, Januari 2018 ISSN

2548-9720

24

Gambar IV.2 DFD Level 0 Sistem

Reservasi Hotel

4.1.2 Flowchart Sistem Usulan

Pada subbab ini, dirancang

flowchart dari sistem usulan. Flowchart

digunakan untuk menggambarkan proses

yang terjadi di dalam sistem reservasi

kamar. Secara garis besar, proses yang

terjadi di dalam sistem dapat digambarkan

pada flowchart, seperti terlihat pada

gambar 4.3 berikut.

Hasil Implementasi Aplikasi

Berikut akan dijelaskan

implementasi dari aplikasi sistem

informasi reservasi kamar hotel:

1. Jalankan aplikasi dan form Login akan

tampil. Masukkan username dan

password yang benar. Tipe user

dibedakan berdasarkan username yang

dimasukkan. Bila user termasuk tipe

“Administrator”, maka user dapat

mengakses semua form. Akan tetapi

apabila tipe user adalah “Staf”, maka

user tidak dapat mengakses form tipe

kamar, form kamar dan laporan

penghasilan. Tampilan form Login

dapat dilihat pada gambar 4.26 berikut.

Gambar IV.26 Tampilan Form

Login

2. Masukkan username, password, dan

tekan tombol OK. Apabila username

dan password benar, maka form Utama

akan tampil seperti terlihat pada

gambar 4.27 berikut.

Gambar IV.27 Tampilan Form

Utama 3. Klik pada menu [File] – [Daftar User],

maka form Daftar User akan tampil

seperti terlihat pada gambar 4.28

berikut.

Gambar IV.28 Tampilan Form

Daftar User 4. Klik pada menu [Data Utama] – [Tipe

Kamar], maka form Tipe Kamar akan

tampil seperti terlihat pada gambar

4.29 berikut.

Gambar IV.29 Tampilan Form Tipe

Kamar 5. Klik pada menu [Data Utama] –

[Kamar], maka form Kamar akan

tampil seperti terlihat pada gambar

4.30 berikut.

Page 5: IMPLEMENTASI PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI ...

MAIKA(Majalah Ilmiah Kaputama) , Vol.2 No.1, Januari 2018 ISSN

2548-9720

25

Gambar IV.30 Tampilan Form

Kamar 6. Klik pada menu [Data Utama] –

[Customer], maka form Customer akan

tampil seperti terlihat pada gambar

4.31 berikut:

Gambar IV.31 Tampilan Form

Customer 7. Klik pada menu [Transaksi] –

[Reservasi], maka form Reservasi akan

tampil seperti terlihat pada gambar

4.32 berikut.

Gambar IV.32 Tampilan Form

Reservasi 8. Untuk mencetak bukti reservasi kamar,

tekan tombol “Cetak” pada form

Reservasi. Cetak bukti reservasi akan

tampil seperti terlihat pada gambar

4.33 berikut.

Gambar IV.33 Tampilan Cetak

Bukti Reservasi 9. Klik pada menu [Transaksi] – [Check

In], maka form Check-In akan tampil

seperti terlihat pada gambar 4.34

berikut.

Gambar IV.34 Tampilan Form

Check-In 10. Untuk mencetak bukti check-in, tekan

tombol “Cetak” pada form Check-In.

Bukti check-in akan tampil seperti

terlihat pada gambar 4.35 berikut.

Gambar IV.35 Tampilan Cetak

Bukti Check-In

11. Klik pada menu [Transaksi] – [Check

Out], maka form Check-Out akan

tampil seperti terlihat pada gambar

4.36 berikut.

Page 6: IMPLEMENTASI PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI ...

MAIKA(Majalah Ilmiah Kaputama) , Vol.2 No.1, Januari 2018 ISSN

2548-9720

26

Gambar IV.36 Tampilan Form

Check-Out 12. Untuk mencetak bukti check-out, tekan

tombol “Cetak” pada form Check-Out.

Bukti check-out akan tampil seperti

terlihat pada gambar 4.37 berikut.

Gambar IV.37 Tampilan Cetak

Bukti Check-Out 13. Untuk melihat status kamar, pilih

menu [Transaksi] – [Lihat Status

Kamar]. Form Lihat Status Kamar

akan tampil seperti terlihat pada

gambar 4.38.

Gambar IV.38 Tampilan Form Lihat

Status Kamar

14. Pilih menu [Laporan] – [Daftar Kamar]

untuk menampilkan laporan daftar

kamar, seperti terlihat pada gambar

4.39.

Gambar IV.39 Tampilan Laporan

Daftar Kamar

15. Pilih menu [Laporan] – [Daftar

Customer] untuk menampilkan laporan

daftar customer, seperti terlihat pada

gambar 4.40.

Gambar IV.40 Tampilan Laporan

Daftar Customer

16. Pilih menu [Laporan] – [Reservasi

Kamar] untuk menampilkan laporan

reservasi kamar, seperti terlihat pada

gambar 4.41.

Gambar IV.41 Tampilan Laporan

Reservasi Kamar

17. Pilih menu [Laporan] – [Check In]

untuk menampilkan laporan check-in,

seperti terlihat pada gambar 4.42.

Gambar IV.42 Tampilan Laporan

Check In

18. Pilih menu [Laporan] – [Check Out]

untuk menampilkan laporan check-out,

seperti terlihat pada gambar 4.43.

Gambar IV.43 Tampilan Laporan

Check Out

Page 7: IMPLEMENTASI PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI ...

MAIKA(Majalah Ilmiah Kaputama) , Vol.2 No.1, Januari 2018 ISSN

2548-9720

27

19. Pilih menu [Laporan] – [Penghasilan]

untuk menampilkan laporan

penghasilan, seperti terlihat pada

gambar 4.44.

Gambar IV.44 Tampilan Laporan

Penghasilan

20. Klik menu [About] untuk

menampilkan form About yang berisi

judul aplikasi dan identitas penyusun

penelitian, seperti terlihat pada gambar

4.45.

Gambar IV.45 Tampilan Form

About

5. KESIMPULAN

Setelah menyelesaikan perancangan

aplikasi sistem informasi reservasi kamar

hotel, beberapa hal yang dapat

disimpulkan adalah sebagai berikut:

1. Aplikasi dapat digunakan untuk

melakukan proses reservasi, proses

check-in dan proses check-out pada

hotel.

2. Proses reservasi akan melakukan blok

terhadap nomor kamar dan tanggal

yang telah direservasi, sehingga tidak

terjadi double booking pada kamar dan

tanggal yang sama di dalam sistem.

3. Aplikasi menyediakan laporan

reservasi, check-in, check-out dan

laporan penghasilan, sehingga

pencetakan laporan dapat dilakukan

dengan cepat dan terhindar dari

kesalahan (human error) apabila

penyusunan laporan dilakukan secara

manual.

6. SARAN

Untuk memperbaiki dan mengatasi

kelemahan yang masih ada, maka beberapa

hal yang dapat disarankan sebagai berikut:

1. Dipertimbangkan untuk menambahkan

fitur email, sehingga bukti reservasi

dapat dikirimkan ke email customer

melalui sistem.

2. Dipertimbangkan untuk

mengembangkan aplikasi sehingga

dapat dijalankan secara mobile, melalui

website atau melalui smartphone.

REFERENSI

[1].Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis &

Perancangan Sistem Informasi,

Penerbit Andi, Yogyakarta.

[2].Junindar, 2008, Panduan Lengkap

Menjadi Programmer, Penerbit

TransMedia / MediaKita, Jakarta.

[3].Kendall, K.E. dan J.E. Kendall, 2010,

Analisis dan Perancangan Sistem,

Jilid 1, Edisi Ke-5, Alih Bahasa

Thamir Abdul Hafedh Al-

Hamdany, Penerbit Prehalindo,

Jakarta.

[4].Mcleod R.Jr., 2010, Sistem Informasi

Manajemen, Jilid 1, Edisi ke-7,

Penerbit Pearson Education Asia

Pte, Ltd dan Prehalindo, Jakarta.

[5].Sutabri, T., 2010, Analisa Sistem

Informasi, Penerbit Andi,

Yogyakarta 2018.