IL PROCESSO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B

Tania Stimamiglio

Assistenza prodotto PROFIS

Sintesi normativa Accreditamento HUB Sistemi e Configurazione Impostazioni Ditta e Clienti Invio/ricezione fatture elettroniche FattureWEB, Sportello Fatture, Gestione Vendite, Profis

AZ/PLUS Il ruolo delle date nel processo B2B Gestione delle ricevute

Programma

Fatturazione Elettronica FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B

Sintesi normativa

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Sintesi normativa

Dal 1° gennaio 2019 obbligo per tutti di fatturazione elettronica B2B/SDI: l'obbligo di fatturazione elettronica riguarda «le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato».

Abolizione dal 1° gennaio 2019 della Comunicazione dati delle Fatture

emesse e ricevute

Obbligo della trasmissione dei dati inerenti le operazioni di cessione di beni e

prestazioni di servizi effettuate e ricevute da soggetti non stabiliti nel

territorio dello Stato (Operazioni Trasfrontiere): l’invio sarà da farsi tramite uno specifico, entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello di emissione o di registrazione del documento di acquisto e sarà facoltativo nel caso esista una bolletta doganale.

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In evidenza:

La scadenza del 1° luglio 2018 riguarda:- Per le fatture emesse: i clienti che rientrano nelle categorie indicate- Per le fatture ricevute: tutti i soggetti esercenti attività d’impresa o professionale

Ricezione fatture:Ciascun soggetto IVA potrà registrare sull'Agenzia delle Entrate un indirizzo per il

recapito delle fatture elettroniche. Tale indirizzo può essere rappresentato da un "Codice Destinatario" o da un indirizzo PEC.L'operazione può essere eseguita accedendo all'area riservata del portale Fatture e Corrispettivi

L’operazione che può essere eseguita sia dal Committente (cliente) che da unintermediario, delegato con apposito modulo «Delega utilizzo servizi fatturaelettronica»Funzione presente in Profis in Servizi Contabili > Adempimenti periodici e annuali > Delega utilizzo

servizi fattura elettronica

Sintesi normativa

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• la stampa ministeriale delle deleghe presenti nellacomunicazione delega servizi fattura elettronica

• la trasmissione telematica della comunicazione delegaservizi fattura elettronica

• la presentazione della delega tramite uso della PEC

• la stampa del registro cronologico delega servizi fatturaelettronica

Sintesi normativa: La delega

Dopo l’aggiornamento al seguente percorso di menu"Servizi Contabili > Adempimenti periodici eannuali", si rendono disponibili le seguenti funzioniche consentono le gestioni di:• Comunicazione delega servizi fattura

elettronica da utilizzare per la presentazione con invio massivo all'Agenzia di una comunicazione telematica contenente i dati essenziali per l'attivazione delle deleghe

• Delega cartacea servizi fattura elettronica da utilizzare per la presentazione del modulo cartaceo presso qualsiasi ufficio territoriale dell'Agenzia delle Entrate.

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SDI come individua l’indirizzo di recapito della fattura?:

Quindi per ogni documento ricevuto, SDI verifica se all’interno del Databasedell’Agenzia delle Entrate per la partita IVA del destinatario è stato memorizzato un

«Codice destinatario» oppure un indirizzo PEC e veicola il documento a taleindirizzo.

Altrimenti il documento viene recapitato all’indirizzo PEC o Codice destinatario

indicato nel file XML della singola fattura. Ne deriva che l'indicazione del recapito nel

file XML è facoltativa.

Qualora non sia indicato alcun indirizzo, né nel file XML, né nel Database dell'AdE, lafattura verrà recapitata nell'unico posto conosciuto da SDI, cioè l'area riservata

Fatture & Corrispettivi del ricevente disponibile sul sito dell’AdE.

Sintesi normativa

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Ricezione fatture:Ciascun soggetto IVA potrà registrare sul sito dell’Agenzia delle Entrate un indirizzo

per il recapito delle fatture elettroniche. Tale indirizzo può essere rappresentato daun "Codice Destinatario" (se si utilizza un HUB) o da un indirizzo PEC.L'operazione può essere eseguita accedendo all'area riservata del portale Fatture eCorrispettivi (https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/)Verranno richieste le credenziali di accesso Entratel

Registrazione indirizzo recapito fatture Fte su sito AdE

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Ricezione fatture:

Registrazione indirizzo recapito fatture Fte su sito AdE

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Ricezione fatture:

Indicate il codice destinatario o l'indirizzo PEC su cui si intende ricevere le fatture passive:

Registrazione indirizzo recapito fatture Fte su sito AdE

in caso di utilizzo dell’HUB Sistemi indicare USAL8PV.

Attenzione: non indicare tale

codice se non è attivo il

servizio con Sistemi in quanto

non verranno recapitate le

fatture.

Inserire l’indirizzo mail PEC nel caso si intenda ricevere le fatture via PEC

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In evidenza:

La scadenza del 1° luglio 2018 riguarda:- Per le fatture emesse: i clienti che rientrano nelle categorie indicate- Per le fatture ricevute: tutti i soggetti esercenti attività d’impresa o professionale

Conservazione elettronica:

I documenti informatici devono essere conservati elettronicamente: la normativa riguarda sia i documenti emessi che ricevuti. I prodotti Sistemi consentono la conservazione sia delle fatture (attive/passive) che dei messaggi di ricevuti. Ricordiamo che l’ Agenzia delle Entrate offre un sevizio di conservazione gratuito, da rinnovare ogni 3 anni, previa adesione alla Convenzione.

Registro specifico:

Non esistono norme dirette che prevedano la creazione di un registro IVA specifico per le Fatture Elettroniche.

Tuttavia è opportuno ricordare che:

· le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità sostitutiva

· tutte le fatture di un registro IVA devono essere conservate secondo la stessa modalità.

Quindi tutte le fatture del registro IVA su cui sono inserite le fatture elettroniche devono essere conservate in

modalità sostitutiva.

Sintesi normativa

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Sintesi normativa

Firma digitale:Diversamente da quanto avviene per la fattura PA (che continua a sottostare alle sueregole) per la fattura B2B la firma digitale non è obbligatoria, anche se caldamenteconsigliata, in quanto la firma garantisce l'autenticità del documento ed èindispensabile ai fini probatori in caso di controversie legali

Chi deve firmare

La firma deve essere apposta dal soggetto Emittente. Ne consegue che:

· la firma sarà a cura del soggetto Cedente/Prestatore se questi cura in proprio l'emissione; in questo caso la

fattura non deve specificare chi è l'emittente, lasciando presumere sia il Cedente/Prestatore;

· la firma sarà invece a cura del soggetto Emittente se l'emissione è delegata ad un soggetto terzo,

qualificato come tale ai fini della fattura.

Fatturazione Elettronica Schema flusso fatturazione tramite SDI

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Schema flusso fatturazione tramite SDI

EmittentePEC

oppureHUB

SDI

- Assegna un ID- Controlla il file - Verifica l’esistenza di un recapito PEC o HUB del destinatario

PECoppure

HUBRicevente

Area riservata Fatture &

corrispettivi

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Schema flusso fatturazione tramite SDI

EmittentePEC

oppureHUB

SDI

- Assegna un ID- Controlla il file - Verifica l’esistenza di un recapito PEC o HUB del destinatario

PECoppure

HUBRicevente

Area riservata Fatture &

corrispettiviMessaggi da SDI

Messaggi da SDI

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Quali messaggi invia SDI all’emittente della fattura?

I tempi di elaborazione delle fatture sono previsti al max di 5 gg. Entro i 5 gg dalla ricezionedella fattura SDI deve inviare alternativamente:

» ricevuta di consegna

» ricevuta di mancato recapito

» Ricevuta di scarto

Nel caso in cui il canale abbia problemi di trasmissione, SDI effettua 6 tentativi in 3 gg pertrasmettere la ricevuta (uno ogni 12 ore). Se la trasmissione della ricevuta non va a buon fine,dopo il sesto tentativo l'AdE chiude la trasmissione, per cui l'emittente dovrà preoccuparsi diverificare in altro modo lo stato della fattura (es.: consultando lo sportello HUB o la propria areariservata).

Schema flusso fatturazione tramite SDI

Fatturazione Elettronica HUB Sistemi/Fatture e Configurazione

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HUB Sistemi/Fatture è il servizio accreditato presso SDI per automatizzare la trasmissione e la ricezione delle fatture

elettroniche.

Il servizio si pone come alternativa al canale PEC, permettendo di processare un numero elevato di fatture riducendo

i tempi di spedizione e acquisizione, senza necessità di manutenzione delle caselle di Posta.

Una volta eseguita l'abilitazione IDS per attivare l’ «HUB Sistemi/Fatture», che rende fruibile il servizio, è necessario eseguire le seguenti attività di configurazione:

1. Accreditamento installazione (da fare una sola volta)

2. Parametri di base (da fare una sola volta)

3. Attivazione richiedente (da fare una sola volta)

4. Registrazione Ditte (da fare per ogni azienda cliente a cui offrire il servizio di ricezione fte passive)

5. Schedulazione ricezione fatture e ricevute SDI

HUB Sistemi/Fatture

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HUB Sistemi/Fatture

1. Accreditamento installazione

L'accreditamento consiste nell'identificazione precisa di una certa installazione che fa riferimento a un IDS e ad una serie di elementi, quali:

• volume del disco fisso• nome della cartella di installazione• numero IDS• nome del Database (per installazioni con gestore archivi SQL Server)• nome dell'istanza di SQL Server (per installazioni con gestore archivi SQL Server).

Quando varia uno di questi elementi l'impronta dell'installazione risulta diversa e l'accreditamento viene automaticamente invalidato; quindi è necessario eseguire le operazioni per riaccreditarsi.

Prerequisito per eseguire l'accreditamento è eseguire le operazioni da un PC con collegamento ad internet attivo.

Alcune precisazioni:• non è necessario riaccreditarsi quando si aggiorna IDS installato• nelle installazioni in SIR l'impronta non cambia mai, anche se cambia un elemento costitutivo dell'installazione.

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HUB Sistemi/Fatture

1. Accreditamento installazione

Accreditate la vostra installazione ai Servizi Centrali Sistemi cliccate su "Accreditamento installazione" disponibile tra le funzioni

della Toolbar (barra in alto) tab SERVIZI:

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HUB Sistemi/Fatture

1. Accreditamento installazione

Selezionate l'opzione Richiesta "Chiave di accreditamento":

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HUB Sistemi/Fatture

1. Accreditamento installazione

Compilate la successiva videata indicando una Password (minimo 8 caratteri comprendenti numeri, maiuscole e minuscole) e la risposta alla Domanda di sicurezza che avrete scelto tra quelle proposte, cliccate quindi su <Conferma>:

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HUB Sistemi/Fatture

1. Accreditamento installazione

Al termine dell'elaborazione visualizzerete la videata con l'esito dell'accreditamento.

Usare la «x» per uscire

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HUB Sistemi/Fatture

2. Parametri di base:

Contiene parametri utili a governare il processo di gestione della fattura elettronica.

Operando dalla Configurazione fattura elettronica selezionare la voce "Parametri base" e attivare l'utilizzo del canale HUB per l'invio delle fatture attivo e/o la ricezione delle fatture passive:

Menù: Servizi Contabili->Tabelle di base e utilita'>Gestione Tabelle->Fattura Elettronica->Configurazione Fattura Elettronica

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HUB Sistemi/Fatture

3. Attivazione richiedente: Per definire il dati del soggetto da censire come Richiedente del servizio HUB Sistemi/Fatture.

Operando dalla Configurazione fatture elettroniche selezionare la voce "Richiedente per HUB", (attiva dopo avere eseguito l'azione del punto 2).Compilare i dati richiesti:

Quando i dati sono compilati eseguire

l'azione "Invia ad HUB":

Menù: Servizi Contabili->Tabelle di base e utilita'>Gestione Tabelle->Fattura Elettronica->Configurazione Fattura Elettronica

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HUB Sistemi/Fatture

4. Registrazione Ditte

Questa funzione consente di censire le ditte ai fini di:· attivare la ricezione delle fatture passive attraverso il servizio HUB Sistemi/Fatture· impostare una eventuale limitazione temporale per l'uso dell'HUB per le fatture attive· configurare l'indirizzo su cui ricevere le Fatture Passive tramite PEC (se no Hub)

Operare dalla Configurazione fatture elettroniche selezionando la voce "Ditte":Con il bottone <Nuovo> procedete a caricare i dati delle varie ditte per cui si intende gestire la ricezione delle fatture

Menù: Servizi Contabili->Tabelle di base e utilita'>Gestione Tabelle->Fattura Elettronica->Configurazione Fattura Elettronica

Per vedere lo stato di elaborazione personalizzare la griglia

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HUB Sistemi/Fatture

4. Registrazione Ditte

Per l'integrazione con l'HUB è necessario compilare i campi relativi al riquadro "Dati anagrafici (A)" e "Integrazione con HUB Sistemi/Fatture (B)".Il riquadro "Integrazione con PEC per ricezione fatture passive (C)" deve essere compilata solo se si desidera utilizzare il canale PEC per la ricezione delle fatture.

Menù: Servizi Contabili->Tabelle di base e utilita'>Gestione Tabelle->Fattura Elettronica->Configurazione Fattura Elettronica

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HUB Sistemi/Fatture

4. Registrazione Ditte

Dati anagrafici (A)

Tutti i campi devono essere compilati, la partita IVA è facoltativa ma si consiglia comunque di compilarla.Nel campo "Gruppo" indicare il gruppo di elaborazione in cui viene gestita la contabilità della Ditta, le fatture ricevute saranno assegnate a tale gruppo.

Integrazione con HUB Sistemi/Fatture (B)

Il solo dato indispensabile è PEC principale:• PEC principale: (1) indicare la PEC principale della ditta (per le imprese quella censita presso il registro imprese della camera di

commercio o su INIPEC).• PEC alternativa: (2) è possibile indicare una PEC specifica che la ditta intende riservare alle comunicazioni relativo all'HUB.• N. cellulare: (3) indicare un eventuale numero di cellulare riferito alla ditta, al quale poter mandare eventuali comunicazioni relative

al servizio HUB.

Menù: Servizi Contabili->Tabelle di base e utilita'>Gestione Tabelle->Fattura Elettronica->Configurazione Fattura Elettronica

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HUB Sistemi/Fatture

4. Registrazione Ditte

RIF. TIPO DI COMUNICAZIONE INDIRIZZATA A

a) E-mail PEC che chiede alla ditta di confermare la registrazione cliccando su un link PEC principale: (1)

e per CC

PEC alternativa (2)b) SMS che informa la ditta dell'invio dell'e-mail di cui sopra N. Cellulare (3)c) E-mail che informa il richiedente (Studio) che è stata mandata l'e-mail alla Ditta. e-mail del richiedente (4)

Invio all'HUBuna volta inseriti (o variati) i dati delle ditte premere il bottone <Invia a HUB> (G), per riportare i dati sul servizio Sistemi:Successivamente premere <Aggiorna stato da HUB> (H) per aggiornare lo stato.

Conferma registrazione da parte della dittaQuando l'HUB riceve i dati di una nuova ditta, attiva una procedura per raccogliere la conferma della ditta che assume la forma di autorizzazione a consegnare le fatture al richiedente:

Menù: Servizi Contabili->Tabelle di base e utilita'>Gestione Tabelle->Fattura Elettronica->Configurazione Fattura Elettronica

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HUB Sistemi/Fatture

4. Registrazione Ditte

Esempio di mail inviata al cliente per autorizzazione

Menù: Servizi Contabili->Tabelle di base e utilita'>Gestione Tabelle->Fattura Elettronica->Configurazione Fattura Elettronica

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HUB Sistemi/Fatture

4. Registrazione Ditte

Esempio schermata attivazione

Menù: Servizi Contabili->Tabelle di base e utilita'>Gestione Tabelle->Fattura Elettronica->Configurazione Fattura Elettronica

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HUB Sistemi/Fatture

5. Schedulazione ricezione fatture e ricevute SDI

Il processo di schedulazione ricezione delle fatture e delle ricevute si occupa di contattare periodicamente il servizio HUB Sistemi/Fatture e/o le caselle PEC configurate, per verificare la presenza di:

• fatture passive in arrivo da fornitori• ricevute su fatture attive inviate• messaggi su ricevute inviate (solo se la ditta appartiene alla Pubblica Amministrazione).

Potete attivare la schedulazione definendo:

• la frequenza e gli intervalli di tempo nei quali deve essere eseguita la schedulazione• gli operatori a cui inviare le notifiche• come devono essere inviate le notifiche: dal SISMENU (ovvero il sistema avvisa l'operatore che sta lavorando sulla procedura

tramite specifici messaggi) e/o tramite e-mail.

Menù: Servizi Contabili->Tabelle di base e utilita'>Gestione Tabelle->Fattura Elettronica->Configurazione Fattura Elettronica

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HUB Sistemi/Fatture

5. Schedulazione ricezione fatture e ricevute SDI

Operando dalla Configurazione fatture elettroniche selezionare la voce «Flusso ricezione», è possibile definire:

• La gestione di un file di log• Attivare la schedulazione ed impostare la frequenza con

cui deve essere eseguito il processo schedulato• consente di elencare gli operatori cui devono essere

inviate le notifiche

Menù: Servizi Contabili->Tabelle di base e utilita'>Gestione Tabelle->Fattura Elettronica->Configurazione Fattura Elettronica

Fatturazione Elettronica Impostazione Ditta emittente e anagrafica clienti

Dati Studio ->Fatturazione elettronica

Per definire in quale formato emettere i documenti di vendita è necessario indicare nel campo della fatturazione elettronica Emessa nei confronti di quali sono i soggetti verso cui deve essere emesso documento in formato ".XML".I valori che il campo può assumere sono:· Pubblica amministrazione· Pubblica Amministrazione/Soggetto IVA/PrivatoIl campo viene visualizzato a partire dell’esercizio 2017. Dall’esercizio 2019, anno in cui la fatturazione elettronica diverrà obbligatoria verso tutti i soggetti, viene visualizzato solo per le ditte in regime agevolato in quanto esonerate dall'obbligo della fatturazione elettronica B2B.

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Impostazione Ditta emittente: Gestione dello Studio (Studio4)

Menù: Gestione dello Studio->Anagrafiche -> Ditte fatturanti

Dati Contabili->Dati Parcellazione->Fatturazione elettronicaagevolato in quanto esonerate dall'obbligo della fatturazione elettronica B2B.

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Impostazione Ditta emittente: Studio SQL

Menù: STUDIO SQL - Gestione Studio e Parcellazione->Tabelle -> Ditte ->Gestione Ditte

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Impostazione Ditta emittente

Dati Iva->Registro IVA vendite

Definizione regime fiscalePer l'emissione della fattura elettronica (Pubblica Amministrazione/B2B) occorre valorizzare sul registro IVA vendite,con uno dei codici previsti dal tracciato (es.: RF01-Ordinario, RF02-Contribuenti minimi, ...),il campo Fattura elettronica: regime fiscale, che indica il regime fiscale del cedente/prestatore del bene/servizio.

Menù: Gestione dello Studio->Anagrafiche -> Ditte fatturanti

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Impostazione cliente/committenteDati anagrafici: clienti

Per l'emissione della Fattura Elettronica (per la Pubblica Amministrazione o B2B) occorre valorizzare i seguenti campi:• "Fatt.Elettronica" con uno tra i valori ammessi, identificativi dei soggetti per cui devono essere emesse fatture in formato elettronico, di seguito elencati:• Pubblica Amministrazione: il soggetto è una Pubblica amministrazione, obbligata a ricevere fatture in formato elettronico.• Soggetto IVA / Privato - Recapito via SDI: il soggetto privato gestisce la fatturazione in formato elettronico ed è abilitato a ricevere

da SDI le fatture tramite: un servizio di cooperazione applicativa (web service) - solitamente questo servizio è fornito da provider per cui il codice

destinatario è quello che identifica il provider; PEC area autenticata dei servizi telematici dell'Agenzia delle Entrate

• Soggetto IVA / Privato - Recapito altro canale: il soggetto privato gestisce la fatturazione in formato elettronico ma per l'invio delle fatture a SDI vi appoggiate ad un servizio di terze parti.

Menù: Gestione dello Studio->Anagrafiche -> Clienti->Clienti

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Impostazione cliente/committenteDati anagrafici: clienti

Qualora il cliente vi avesse comunicato il codice destinatario o l’indirizzo PEC da indicare in fattura (quindi non ha effettuato la compilazione dell’ indirizzo per il recapito delle fatture elettroniche sul sito dell’AdE) andranno compilati alternativamente:

• «Codice destinatario» (indica l'ufficio "Pubblica amministrazione" o "B2B" a cui devono essere inviate le fatture in formato elettronico): nel caso di Pubblica Amministrazione, il campo prevede una ricerca su tabella contenente l'elenco di tutti gli uffici collegati al codice fiscale, nel caso di Soggetto IVA con codice destinatario, il campo deve essere digitato.

Menù: Gestione dello Studio->Anagrafiche -> Clienti->Clienti

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Impostazione cliente/committenteDati anagrafici: clienti

• «Indirizzo PEC»: se il cliente è un " Soggetto IVA /Privato - Recapito via SDI" e si vuole trasmettere il file XML PEC, deve essere compilato nella rubrica degli indirizzi utilizzati per l'emissione della fattura.

Menù: Gestione dello Studio->Anagrafiche -> Clienti->Clienti

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Regole di compilazione della fattura

La fattura elettronica ATTIVA

Messaggio ricevuto da SDI

Righe di commento «vuote»

Nel tracciato XML definito dall’AdE, sulla riga il campo descrizione è obbligatorio. Occorre tener presente che non ha più senso avere righe vuote a scopo estetico dal momento che le fatture non vanno più su carta. Se proprio si volesse continuare a gestirle, è possibile indicare che la riga di descrizione è "ad uso interno" o "da non stampare". Tali righe di descrizione blank non vengono comunque esportate sul file XML in modo da non incappare nel rifiuto del SDI

Messaggio di scarto della fattura

Caratteri speciali

La descrizione NON deve contenere il simbolo particolare € (Euro). Da alcuni approfondimenti è emerso che tale simbolo non viene accettato dall'SDI

Il Sistema di Interscambio (SDI) invia un messaggio di scarto con l'errore "00200 -File non conforme al formato. The value[....] of element 'Descrizione' is not valid"

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Controlli sulla tabella dei tipi di pagamento

La fatturazione elettronica prevede l’indicazione della modalità di pagamento. La codifica delle modalità dipagamento è stata definita dall’Agenzia delle Entrate perciò è necessario indicare una condizione di pagamento chesia collegata ad un tipo pagamento che abbia la modalità pagamento FTE indicata.

La fattura elettronica ATTIVA

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Le fatture emesse in modalità elettronica avranno archiviato il file xml e nella colonna Arch.sarà visibile il simbolo

La fattura elettronica ATTIVA

Fatturazione Elettronica Gestione fatture clienti: FattureWEB, Sportello Fatture, Gestione Vendite, Profis AZ PLUS

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Fatture WEB

Fatture WEB permette l’emissione di fatture ordinarie ed elettroniche, inoltre anche la gestione degli incassi.L’emittente delle fatture invierà le fatture elettroniche a SDI.

Il software mette a disposizione dei report sul fatturato e una gestione degli insolutifornendo dei modelli email per i solleciti.

L’ambiente viene configurato dallo Studio, che potrà importare le anagrafiche ed il piano deiconti da PROFIS, in modo da dare al proprio cliente un ambiente software già pronto all’uso.

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Fatture WEB

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Sportello Fatture

• Sportello Fatture permette allo Studio professionale che usa PROFIS di fornire ai clienti uno strumento in cloud per la condivisione delle fatture attive e passive.

• Tramite Sportello Fatture il cliente potrà:

1) Caricare le fatture attive emesse con un gestionale non Sistemi

2) firmare ed inviare i file XML al SDI

3) Consultare le ricevute di esito delle fatture attive

4) Visualizzare e stampare le fatture passive ricevute tramite Hub Sistemi dall’intermediario (commercialista)

5) Caricare fatture passive ricevute direttamente dalla ditta, permettendo al commercialista di contabilizzarle

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Sportello Fatture

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Sportello Fatture

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Gestione Vendite

Studio

professionale

Gestione/Vendite

Il commercialista gestisce tutto il processo di fatturazione elettronica per conto del cliente Lo studio emette i DdT, i documenti di vendita e i documenti d'incasso per conto del proprio cliente.I documenti generano le relative registrazioni automatiche in contabilità per i regimi di impresa e professionista.

Gestione Vendite: Servizio di fatturazione conto terzi

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Gestione Vendite

Per gestire la fatturazione conto terzi attivare la Ditta da Gestione Vendite->Archivi->Ditte->Gestione Ditte e impostare l’applicazione Gestione Vendite

Gestione Vendite: Servizio di fatturazione conto terzi

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Gestione VenditeGestione Vendite: Servizio di fatturazione conto terzi

Come già visto in precedenza per la ditta fatturante di Studio è necessario:1) definire il formato con cui emettere i documenti di vendita compilando il campo

Fatturazione elettronica Emessa nei confronti di.2) Indicare il regime fiscale nel registro iva vendite

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Gestione VenditeGestione Vendite: Servizio di fatturazione conto terzi

3) Impostare nei dati anagrafici dei clienti il campo Fatt.Elettronica.4) Impostare nei dati Clienti tab Gestione Vendite sezione Fatturazione elettronica il flag su emissione fattura elettronica.

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Gestione Vendite: Servizio di fatturazione conto terzi

Dal menù Gestione Vendite->Archivi è necessario:1) creare i modelli Fattura e Ddt (con possibilità

di copiarli dallo standard)2) Creare le unità di misura3) Creare le condizioni di pagamento (con

possibilità di copiarli dallo standard)

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Gestione Vendite: Servizio di fatturazione conto terzi

L’emissione dei documenti avviene dal menù:Gestione Vendite -> Documenti

All’interno dei documenti sarà possibile compilare le righe creando/richiamando degli Articoli

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Profis AZ PLUS – Gestionale per la gestione del ciclo attivo

Studio e impresa lavorano sullo stesso sistema gestionale in cloud, ognuno per le attività di propria competenza, senza nessuna duplicazione di dati e di documenti.

Lo studio ha un accesso personalizzato per gestire/controllare le attività dell’azienda e contemporaneamente ha le informazioni per erogare consulenza aziendale e consulenza contabile/fiscale.

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Come tutti i prodotti Sistemi

anche Profis/AZ si basa sulla

Piattaforma Applicativa Sistemi.

Studio e Azienda condividono:

Piano dei Conti

Codici IVA

Casistiche IVA

Raggruppamenti IVA

Tabelle ritenute e contributi

Tabelle INTRASTAT

Tabelle cespiti

…

Rilevazione dei movimenti contabili e IVA integrata con i documenti delle vendite e acquisti.

Profis AZ PLUS – Gestionale per la gestione del ciclo attivo

Fatturazione Elettronica Invio e ricezione fatture elettroniche

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Firma e invio fatture

Per la firmare ed inviare le fatture attive entrare nella funzione Fatture elettroniche attive:

La fattura elettronica ATTIVA

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Firma e invio fatture

La fattura elettronica ATTIVA

I documenti posso essere firmati e quindi inviati a SDI

Ricordiamo che il dispositivo di firma deve essere attivo prima di entrare nel gestionale per poter procedere con la firma delle fatture elettroniche

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Menù: Servizi contabili>Contabilità generale e IVA>Operazioni giornaliere>Flussi fatture elettroniche attive

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Firma e invio fatture

La fattura elettronica ATTIVA

Una volta impostati gli opportuni filtri e premuto il tasto <Applica filtri>, la sezione Elenco fatture contiene un elenco delle fatture emesse suddivise in base allo stato. Lo stato assunto dalle fatture dipende dai messaggi ricevuti da SDI (vedi gestione massaggi da SDI)

Menù: Servizi contabili>Contabilità generale e IVA>Operazioni giornaliere>Flussi fatture elettroniche attive

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Gestione messaggi da SDI

La fattura elettronica ATTIVA

Il tasto <Acquisizione ricevute> permette di verificare la presenza di ricevute non ancora registrate nel gestionale e di collegarle automaticamente alla fattura corrispondente. Contestualmente sarà variato lo stato della fattura in base al messaggio ricevuto

Menù: Servizi contabili>Contabilità generale e IVA>Operazioni giornaliere>Flussi fatture elettroniche attive

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Gestione messaggi da SDI

La fattura elettronica ATTIVA

Il tasto <Ricevute con anomalie>evidenzia la presenza di ricevute che il sistema non riesce a collegare automaticamente a causa di situazioni anomale (il triangolo bordeaux sul bottone segnala la presenza di ricevute con anomalia)

Menù: Servizi contabili>Contabilità generale e IVA>Operazioni giornaliere>Flussi fatture elettroniche attive

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Gestione messaggi da SDI

La fattura elettronica ATTIVA

Il tasto <Scheda documento>Consente di accedere alla gestione documentale e di leggere il contenuto dei messaggi ricevuti da SDI

Menù: Servizi contabili>Contabilità generale e IVA>Operazioni giornaliere>Flussi fatture elettroniche attive

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Gestione messaggi da SDI

La fattura elettronica ATTIVA

Dal Tab <Allegati> è possibile consultare il messaggio ricevuto da SDI. In particolare questa azione si rende necessaria per verificare il motivo di un messaggio di scarto o di mancato

recapito.

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Ricezione e collegamento/contabilizzazione

Per visualizzare le fatture elettroniche passive usare la seguente funzione:

La fattura elettronica PASSIVA

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La fattura elettronica PASSIVA

Ricezione fatture elettroniche passive (XML)

La ricezione può essere eseguita in due modalità:

a) schedulata: se è stata impostata la configurazione della schedulazione la procedura di acquisizione viene eseguita automaticamente in base alle opzioni di schedulazione (da standard ogni 2 ore), a condizione che vi sia almeno un operatore collegato al menu del prodotto.

b) interattiva: premete il tasto <Acquisizione

fatture e ricevute>

Menù: Servizi contabili>Contabilità generale e IVA>Operazioni giornaliere>Flussi fatture elettroniche passive

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La fattura elettronica PASSIVA

Ricezione fatture elettroniche passive (XML)

Il tasto <Visualizza> permette di visualizzare il contenuto del file XML applicando il foglio di stile SDI oppure Assosoftware

Menù: Servizi contabili>Contabilità generale e IVA>Operazioni giornaliere>Flussi fatture elettroniche passive

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La fattura elettronica PASSIVA

Ricezione fatture elettroniche passive (XML)

Menù: Servizi contabili>Contabilità generale e IVA>Operazioni giornaliere>Flussi fatture elettroniche passive

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La fattura elettronica PASSIVA

Ricezione fatture elettroniche passive (XML)

Il processo di fatturazione elettronica prevede la possibilità di inviare degli allegati aggiuntivi al file XML. Gli allegati inviati dal fornitore sono visualizzabili premendo il tasto <Allegati>.

Menù: Servizi contabili>Contabilità generale e IVA>Operazioni giornaliere>Flussi fatture elettroniche passive

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La fattura elettronica PASSIVA

Collegamento/registrazione file XML con registrazione contabile

Con l’aggiornamento 2018.6

• Per gli utenti con il modulo "Contabilizzazione automatica Fatture elettroniche" viene resa disponibile la possibilità di contabilizzare le fatture di acquisto e di vendita in formato XMLacquisite dalle funzioni "Fatture elettroniche passive" e "Fatture elettroniche attive".

• La nuova funzione "Contabilizzazione fatture elettroniche" consente, con questo primo rilascio, di contabilizzare i documenti in formato XML con i seguenti automatismi:· proposta dei dati di testata della registrazione con quanto presente nella fattura elettronica· proposta degli importi sulle righe di registrazione sulla base del modello di registrazione· associazione del documento XML alla registrazione contabile.

Con l’aggiornamento 2018.7 (previsto nel mese di dicembre), la funzione consentirà di creare le anagrafiche clienti/fornitori non presenti in Anagrafica generale.

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La fattura elettronica PASSIVA

Collegamento file XML con registrazione contabile/contabilizzazione guidata

Per poter effettuare il collegamento delle fatture o la contabilizzazione guidata è necessario attivare nella Gestione Ditte l’archiviazione delle fatture di Acquisto. Dati Generali -> Archiviazione Documenti

Menù: Servizi contabili>Tabelle di base e utilita’->Ditte ->Gestione Ditte

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La fattura elettronica PASSIVA

Le fatture saranno visibili in questa funzione solo dopo essere state acquisite dall’apposito menù Flussi fatture elettroniche passive

Menù: Servizi Contabili -> Contabilità generale e IVA -> Operazioni giornaliere ->Contabilizzazione fatture elettroniche

Contabilizzazione fatture elettroniche

Con aggiornamento 2018.6 (pubblicazione uscita il 4 ottobre) viene rilasciata questa nuova funzione

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La fattura elettronica PASSIVA

Contabilizzazione fatture elettroniche

Con aggiornamento 2018.6 (pubblicazione uscita il 4 ottobre) viene rilasciata questa nuova funzione

Menù: Servizi Contabili -> Contabilità generale e IVA -> Operazioni giornaliere ->Contabilizzazione fatture elettroniche

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La fattura elettronica PASSIVA

Ricezione fatture elettroniche passive (XML)

La colonna evidenziata può assumere 2 valori:- FTP da registrare: significa che è stata ricevuta una fattura elettronica passiva ma non è stata collegata ad alcuna registrazione contabile

- Fattura fornitore(…): significa che la fattura ricevuta è stata già collegata alla registrazione contabile della fattura stessa

Menù: Servizi contabili>Contabilità generale e IVA>Operazioni giornaliere>Flussi fatture elettroniche passive

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La fattura elettronica PASSIVA

Ricezione fatture elettroniche passive (XML)

Una volta impostati i filtri disponibili, il tasto <Applica filtri> consente di visualizzare i documenti che soddisfano i filtri impostati. In particolare il filtro Registrata può assumere i seguenti valori:- NO consente di visualizzare solo i documenti non ancora

registrati in contabilità- SI consente di visualizzare solo i documenti già registrati in

contabilità- TUTTI consente di visualizzare documenti da registrare e

registrati in contabilità

Menù: Servizi contabili>Contabilità generale e IVA>Operazioni giornaliere>Flussi fatture elettroniche passive

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La fattura elettronica PASSIVA

Collegamento file XML con registrazione contabile

Al termine del processo di collegamento, dal menù di gestione registrazioni il simbolo evidenzia l’avvenuto collegamento tra la registrazione contabile e il file XML ricevuto. Cliccando sullo stesso simbolo è possibile visualizzare il contenuto del file XML sia applicando il foglio di stile SDI che quello di Assosoftware

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La fattura elettronica PASSIVA

Registrazione contabile fattura

Per la registrazione contabile della fattura è necessario prestare attenzione alla data di consegna fornita dall'HUB (odal gestore PEC).

La data di consegna viene visualizzata come attributo della fattura passiva da acquisire in contabilità e verràvisualizzata in fase di registrazione. Un controllo verificherà che la data di registrazione non sia mai antecedente ladata di consegna, poiché è quest'ultima data che definisce il periodo iva all'interno del quale l'imposta può esseredetratta.

In questa colonna è presente la data consegna

Fatturazione Elettronica Il ruolo delle date nel processo B2B

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Il ruolo delle date nel processo B2B

Il Decreto Legge 119/2018 - decreto fiscale collegato alla Legge di Bilancio 2019 - ha modificato i termini per l’emissione delle fatture con decorrenza a partire dal prossimo 1° gennaio 2019.

La modifica è intervenuta sul comma 2 dell’articolo 21 del d.p.r. 633/1972.

Fattura elettronica 2019: sanzioni light nei primi 6 mesi

Si può dire che la nuova normativa sulle e-fattura parte in versione un po’ più magnanima del dovuto, perché concede la possibilità di non ricevere sanzioni o di riceverle in misura ridotta. l decreto fiscale 2019 introduce condizioni di non applicabilità delle sanzioni o di riduzione della loro entità in caso di mancata emissione. Tutto ciò comunque prevede un ambito temporale limitato: sono infatti destinate ad applicarsi solo nel primo semestre del 2019.

In particolare questo il testo dell’articolo 10:

«Per il primo semestre del periodo d’imposta 2019 le sanzioni di cui ai periodi precedenti: a) non si

applicano se la fattura è emessa con le modalità di cui al comma 3 entro il termine di effettuazione della

liquidazione periodica dell’imposta sul valore aggiunto ai sensi dell’articolo 1, comma 1, del decreto del

Presidente della Repubblica 23 marzo 1998, n. 100; b) si applicano con riduzione dell’80 per cento a

condizione che la fattura elettronica sia emessa entro il termine di effettuazione della liquidazione

dell’imposta sul valore aggiunto del periodo successivo.».

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Il ruolo delle date nel processo B2B

Il Decreto Legge 119/2018 - decreto fiscale collegato alla Legge di Bilancio 2019 - ha modificato i termini per l’emissione delle fatture con decorrenza a partire dal prossimo 1° gennaio 2019.

La modifica è intervenuta sul comma 2 dell’articolo 21 del d.p.r. 633/1972.

Termine emissione fatture elettroniche e analogiche: novità a partire dal prossimo 1° luglio 2019

Con l’articolo 11 del decreto legge 119/2018 è stato modificato il comma 2 dell’articolo 21 del d.p.r.633/1972 nella parte in cui disciplina il termine entro quando emettere una fattura (regola generalizzata e da considerare applicabile sia alle fatture elettroniche che a quelle cartacee).

In particolare, la disposizione in oggetto prevede che:

a) tra gli elementi obbligatori della fattura di cui all’articolo 21 viene aggiunta la lettera g) bis in cui indicare la data in cui è effettuata la cessione di beni o la prestazione di servizi ovvero data in cui è corrisposto in tutto o in parte il corrispettivo, sempreché tale data sia diversa dalla data di emissione della fattura;

b) la fattura potrà essere emessa entro 10 giorni dall’effettuazione dell’operazione determinata ai sensi dell’articolo 6 dello stesso d.p.r. 633/1972. Attenzione: il termine modificato si riferisce all’emissione del documento in formato xml. Resta inteso che la trasmissione al Sdi dovrà avvenire sempre entro le ore 24.00 del medesimo giorno.

82

Il ruolo delle date nel processo B2B

ELENCO DELLE DATE RILEVANTI NEL PROCESSO

DI FATTURAZIONE

RICEVUTA DI

CONSEGNA

RICEVUTA

DI MANCATO

RECAPITO

RICEVUTA

DI SCARTO

DATA DI EMISSIONE DEL DOCUMENTO

È la data stampata sul documento, quella che fa fede per l'esigibilità dell'imposta (quindi per il

versamento dell’IVA a debito).

DATA/ORA DI CONSEGNA

Data contenuta nella ricevuta di consegna. È la data in cui la FE viene presa in carico dalla PEC o dall'HUB del ricevente. Questa è la data che: fa considerare emessa la fattura

fa fede per la detraibilità dell'imposta (quindi determina il periodo a partire dal quale è possibile

detrarre l’IVA).L'HUB del ricevente mette a disposizione: il file fattura una notifica contenente un file XML in cui sono contenuti i metadati della fattura la data/ora in cui l'HUB ha preso in carico la fattura (data di ricezione) (coincide con la data di consegna

contenuta nella ricevuta inviata all'emittente).È opportuno che questa data sia disponibile al ricevente in contabilità, in quanto serve come parametro di confronto rispetto alla data di registrazione ai fini della detraibilità dell'imposta.

X

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Il ruolo delle date nel processo B2B

ELENCO DELLE DATE RILEVANTI NEL PROCESSO

DI FATTURAZIONE

RICEVUTA DI

CONSEGNA

RICEVUTA

DI MANCATO

RECAPITO

RICEVUTA

DI SCARTO

DATA/ORA DI MESSA A DISPOSIZIONE DELLA FE NELL'AREA RISERVATA

data contenuta nella ricevuta di mancato recapito. È la data in cui il SDI mette a disposizione la fattura nell'area riservata del ricevente, non avendo potuto recapitarla ad altro indirizzo.

X

DATA/ORA DI PRESA VISIONE DELLA FE NELL'AREA RISERVATA

è la data in cui il ricevente prende visione della FE nell'area riservata.Questa data rappresenta la data di consegna e fa fede per la detraibilità dell'imposta (nel caso in cui la FE non sia stata recapitata in altro modo, quindi in presenza di ricevuta di mancato recapito).La data di presa visione viene indicata nell'area riservata (sia del ricevente che dell'emittente).È opportuno che questa data sia disponibile al ricevente in contabilità, in quanto serve come parametro di confronto rispetto alla data di registrazione ai fini della detraibilità dell'imposta. (*)

X

(*) Nel caso in cui il ricevente sia un consumatore finale o un minimo/forfait/agricolo esonerato, la data di messa a disposizione nell'area riservata rappresenta la data di

consegna. La data di presa visione è ininfluente, in quanto trattasi di soggetti che non detraggono l'IVA.

Fatturazione Elettronica Esempi di ricevute da SDI

85

Gestione messaggi da SDI

Riportiamo di seguito alcuni esempi di messaggi

Esempio A - Ricevuta di consegna

La fattura elettronica

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Gestione messaggi da SDI

Esempio B – File MetadatiÈ il file inviato dal SdI al soggetto ricevente insieme al file fattura e contenente i dati principali di riferimento del file utili perl’elaborazione, ivi compreso l’identificativo del SdI. E’ un file indispensabile per poter acquisire le fatture passive ed è cosìdenominato IT_CodiceFiscale_NNNNN_MT.XML.

La fattura elettronica

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Gestione messaggi da SDI

Esempio C - Ricevuta di mancato recapito

La fattura elettronica

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Gestione messaggi da SDI

Esempio C - Ricevuta di scarto

La fattura elettronica

Fatturazione Elettronica Possibili risultati di trasmissione fatture

90

Possibili risultati di trasmissione fatture

1. La fattura è stata inviata e non è stato ancora ricevuto alcun messaggio di risposta da SDI

Stato della fattura in gestione documentale = In attesa di risposta

Stato della

fattura in SDI

Data emissione Obbligo di

registrazione

Periodo di esigibilità IVA Conservazione sostitutiva

NON emessa

Obbligo di

registrazione

Periodo di detraibilità

IVA

Se il ricevente comunica che la fattura

è errata

Conservazione sostitutiva

CE

DE

NT

ER

ICE

VE

NT

E

91

Possibili risultati di trasmissione fatture

1.1 La fattura è stata inviata, SDI ha restituito una ricevuta di consegna e messo il documento a disposizione del cedente e del ricevente nella loro area riservata

Stato della fattura in gestione documentale = Consegnata al destinatario

Stato della

fattura in SDI

Data emissione Obbligo di

registrazione

Periodo di esigibilità IVA Conservazione sostitutiva

Emessa Data indicata sulla fattura

Si Periodo in cui ricade la data della fattura

conservare xml + ricevuta consegna

Obbligo di

registrazione

Periodo di detraibilità

IVA

Se il ricevente comunica che la fattura

è errata

Conservazione sostitutiva

Deve essere registrata

A partire dal periodo in cui ricade la data di consegna

il cedente deve emettere NC/ND datrasmettere. Il ricevente non può emettere ND

conservare xml + metadati

CE

DE

NT

ER

ICE

VE

NT

E

92

Possibili risultati di trasmissione fatture

1.2 La fattura è stata inviata, SDI ha restituito una ricevuta di mancato recapito non riuscendo a consegnare la fattura all’indirizzo SDI/PEC del ricevente.

Stato della fattura in gestione documentale = Mancata consegna

Stato della

fattura in SDI

Data emissione Obbligo di

registrazione

Periodo di esigibilità IVA Conservazione sostitutiva

Emessa Data indicata sulla fattura

Si Periodo in cui ricade la data della fattura

conservare xml + ricevuta di mancato recapito

Obbligo di

registrazione

Periodo di detraibilità

IVA

Se il ricevente comunica che la fattura

è errata

Conservazione sostitutiva

Deve essere registrata

A partire dal periodo in cui ricade la data di presa visione nell’area riservata

il cedente deve emettere NC/ND datrasmettere. Il ricevente non può emettere ND

conservare xml + metadati

CE

DE

NT

ER

ICE

VE

NT

E

93

Possibili risultati di trasmissione fatture

1.3 La fattura è stata inviata, SDI ha restituito una ricevuta di scarto non per errore di contenuto (es.: firma non valida o indirizzo SDI/PEC inesistente)

Stato della fattura in gestione documentale = Scartata

Stato della

fattura in SDI

Data emissione Obbligo di

registrazione

Periodo di esigibilità IVA Conservazione sostitutiva

NON emessa conservare xml + ricevuta di scarto

Obbligo di

registrazione

Periodo di detraibilità

IVA

Se il ricevente comunica che la fattura

è errata

Conservazione sostitutiva

CE

DE

NT

ER

ICE

VE

NT

E

94

Possibili risultati di trasmissione fatture

1.4.1 In seguito allo scarto il cedente corregge la fattura mantenendo STESSO NUMERO/DATA e la ritrasmette entro 5 giorni. Riceve poi una ricevuta di consegna entro i 5 giorni successivi (*).

Stato della

fattura

Data emissione Obbligo di

registrazione

Periodo di esigibilità IVA Conservazione sostitutiva

Emessa Data indicata sulla fattura

Si Periodo in cui ricade la data della fattura

conservare xml + ricevuta di consegna

Obbligo di

registrazione

Periodo di detraibilità

IVA

Se il ricevente comunica che la fattura

è errata

Conservazione sostitutiva

Deve essere registrata

A partire dal periodo in cui ricade la data di consegna

il cedente deve emettere NC/ND datrasmettere. Il ricevente non può emettere ND

conservare xml + metadati

CE

DE

NT

ER

ICE

VE

NT

E

(*)Si consiglia di utilizzare questa modalità (ritrasmettere la fattura con stesso numero e stessa data) solo se non è ancora scaduto il termine per

la liquidazione dell'iva relativa al periodo di emissione della fattura scartata. Se la fattura scartata fosse già rientrata nella liquidazione (cosa che

non dovrebbe mai accadere) ci si troverebbe nella situazione di aver liquidato una fattura errata e per di più inesistente. In questo caso, l'unica

strada sarebbe quella di annullare la fattura scartata ed emettere una nuova fattura - vedi (**) - con il rischio di incorrere nella necessità di un

ravvedimento per errata liquidazione.

95

Possibili risultati di trasmissione fatture

Caso in cui la fattura è stata consegnata ma il ricevente la contesta

Il mittente deve emettere nota di credito.

Ricordiamo infatti che il provvedimento <Prot. n. 89757/2018 del 30/04/2018>dell’AdE ha semplificato l'iter della fatturazione elettronica per i soggetti nonPA eliminando le notifiche di accettazione e rifiuto.

Fatturazione Elettronica ….Per concludere

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Modulo A cosa serve

Studio 4 Per fatturazione dello Studio

Gestione Vendite Per fatturazione conto terzi

Fatture Web Per gestione fatture attive online (creazione

fatture e relativo invio)

Profis Az PLUS Per gestire il ciclo attivo con un gestionale in cloud

Gestione Integrata Fatture elettroniche Per invio e ricezione tramite PEC e per contabilizzazione

HUB Sistemi/Fatture Per automatizzare invio e ricezione FTE (sostitutivo della Pec)

Sportello Fatture Per condivisione flusso fatture elettroniche attive e passive (invio attive

visualizzazione passive)

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Riassumiamo cosa fare ….

Cosa Dove

1) Effettuare accreditamento ToolBar di Profis Tab Servizi-> Accreditamento installazione

2) Configurazione fatture elettroniche Menù: Documenti e servizi diversi- >Gestione Documentale->Gestione Tabelle->Fattura Elettronica->Configurazione Fattura Elettronica

3) Registrare indirizzo di recapito delle fatture elettroniche: USAL8PV (HUB Sistemi)

Sul sito AdE sezione Fatture & Corrispettivi

4) Sottoscrivere Conservazione gratuita AdE(consigliato)

Sul sito AdE sezione Fatture & Corrispettivi

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Fatturazione elettronica B2B

Grazie per l’attenzione