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Il Process Mining a supporto della Compliance
Ovvero come potenziare i tradizionali
processi di auditing utilizzando gli approcci
Automated Business Process Discovery (ABPD) 15 dic 2015, rev 01
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Come possono i processi dare informazioni utili per il
monitoraggio della compliance (Bancaria, Qualità, Ambiente,
231/SOX,…)?
Ovviamente, non esiste una risposta univoca a questa
domanda, ma è necessario prima approfondire il contesto in cui
si è attivi. Di certo, dai processi, dai dati e dalle informazioni in
esso contenute, si possono ricavare, molte informazioni utili per
gli audit di compliance.
In fondo, nell’approccio per processi, l’obiettivo, o comunque
uno degli obiettivi, è limitare le Non Conformità, ottimizzando le
risorse utilizzate.
Se siamo in un ambito produttivo, il tipico processo di supply
chain, “from order to cash” è progettato per garantire ben
precisi standard (tempi, attività, controlli,…). Analogamente, nei
servizi, i processi sono pensati per (richiesta di un prestito,
vendita di prodotti,…), sono pensati devono garantire, oltre le
caratteristiche tipiche (margine, qualità,…) specifiche la
normative.
Nonostante ciò, spesso si fa fatica a soddisfare le specifiche e i
requisiti richiesti.
Nei processi tradizionali di audit, gli auditors non riescono ad
orientare facilmente le informazioni in una logica di processo.
Generalmente, si prendono a campione dei casi, si legge la
documentazione di processo (manuali, linee guida,
procedure, …), si intervistano gli addetti e i loro responsabili, ma
una visione complessiva per processi, ‘ solo intuibile.
Un aiuto al monitoraggio e controllo dei processi, ma anche in
questo caso dipende molto dai contesti, potrebbe arrivare
dall’utilizzo di tecniche di Process Mining, conosciute anche
come Automated Business Process Discovery (ABPD).
Con il supporto delle tecniche di Process Mining, è possibile
analizzare direttamente i processi e le loro varianti, verificarne
la conformità sulla base di un'analisi esaustiva di tutti i dati
registrati nei sistemi informatici.
Sarà così possibili possibile analizzare quel 20% di attività che
genera l’80% dei
problemi (il famoso
principio dell’80-20);
tipicamente i casi più
difficili da analizzare,
perché più nascosti,
che difficilmente
emergono nel corso
di audit tradizionale.
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Il Process Mining
Il Process Mining è una disciplina del Business Process
Management che attraverso un approccio imparziale, basato su
un’estrazione della totalita dei dati disponibili su un
determinato periodo, consente di:
“Esplorare” il flusso di processo,
Verificare le conformità nei controllo,
Analizzare le prestazioni (volumi, tempi, percorsi,…)
Focalizzare quali miglioramento è possibile apportare ai
processi.
Non ci troviamo ancora nell’ambito di gestione dei ”Big Data”,
però è doveroso ricordare che il valore delle tecniche di
Automated Business Process Discovery (ABPD) emerge quando
siamo in presenza di un processo strutturato, attraversato da
una notevole massa di dati.
Il supporto di un software adatto, o adattato, all’uso è un
passaggio pressoche obbilgato per poter utilizzare questo
approccio.
1. Flusso sviluppato con QPR ProcessAnalyzer
Gli strumenti a disponibili sul mercato sono molteplici, Gartner
ne ha fatto qualche tempo fa un’analisi, altre informazioni si
possono trovare su “Process Mining Manifesto”.
Relinc Consulting, partner di QPR Software Plc, come tools
di ’Automated Business Process Discovery (ABPD), propone QPR
ProcessAnalyzer - www.qpr.com/products/qpr-processanalyzer
L’utilizzo di QPR
ProcessAnalyzer nelle
attività di Audit
Il supporto delle tecniche di ’Automated Business Process
Discovery (ABPD) e di strumenti come QPR ProcessAnalyzer,
come complemento alle tecniche tradizionali di auditing,
portano ad alcuni benefici indiscutibili, tra cui:
Visualizzare ed analizzare un modello di processo senza
una preventiva conoscenza dello stesso, sarà QPR
ProcessAnalyzer, una volta estratti ed elaborati i dati, a
ricostruire il processo, il flusso l’insieme di attività e i
ruoli/aree organizzative coinvolte.
Identificare le attività che non portano valore.
Visualizzare chiaramente i colli di bottiglia, le varianti, i
tempi di attesa, di attraversamento, le anomalie,...
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Comprendere i modelli sociali, come ruoli e persone che
interagiscono all’interno dell’organizzazione e lungo il flusso
di attività.
Corretto bilanciamento della delle risorse utilizzate e dei
carichi di lavoro per aumentare il volume e qualità
produttiva.
Capire che cosa è necessario cambiare o modificare per
ridurre le basse prestazioni (produttività, completezza dei
controlli, tempi di attraversamento, tempi di attesa,…).
Verificare la completa conformità dei processi a norme
giuridiche, internazionali, aziendali,…., come ISO, 231/SOX,
Compliance Bancaria,…
Identificare i rischi, le frodi e i problemi di controllo.
Massimizzare il controllo, invece di utilizzare un campione
di eventi, si valuta un processo, o una parte significativa di
esso, in tutta la sua interezza, basandosi su i dati di un
determinato periodo.
Come funziona Si utilizzano direttamente la totalità dei dati presenti nei sistemi
ICT, nel perimetro dell’analisi svolta, permettendo così a QPR
ProcessAnalyzer di analizzare il reale andamento dei processi
esistenti, così come avvengono nella realtà.
In questo modo l’analisi sarà completamente asettica ed
oggettiva (ci si basa su fatti reali).
Dall’elaborazione di alcuni semplici dati, come:
un identificativo del caso ("Case_ID"), che identifica i singoli
casi da analizzare, come una pratica, numero di costruzione
di un prodotto, un cliente/utente/utilizzatore dei servizi
erogati…
gli eventi, cioè le attività che avvengono all'interno di un
processo, quali le stazioni di lavorazione, i reparti o i vari
dipartimenti/uffici,...
una misura del tempo ("timestamp") relativi alle attività,
come durata, data e ora di inizio...
è così possibile ottenere lo sviluppo del flusso di processo
“esplorato”, con l’aggiunta di altre importanti informazioni non
solo, sui percorsi, ma anche su tempi, percentuali di
distribuzione lungo i rami e le attività,…
Le tecniche di Process Mining permettono agli auditors di
trovare risposte ad alcune domande chiave:
"Qual è la reale esecuzione dei processi"
"Dove sono i colli di bottiglia"
"Quando e perché ci sono degli scostamenti?”
“I controlli previsti sono sempre eseguiti”
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2. Flusso di attività elaborate da una base dati in un
processo analizzato con QPR ProcessAnalyzer
QPR ProcessAnalyzer permette agli auditors di trovare risposte
ad alcune domande chiave:
"Qual è la reale esecuzione dei processi"
"Dove sono i colli di bottiglia"
"Quando e perché ci sono degli scostamenti?”
“I controlli previsti sono sempre eseguiti”
3. Analisi delle variazioni in un processo
analizzato con QPR ProcessAnalyzer
Inoltre, si evidenziano e si quantificano le variazioni che
avvengono all’interno di un processo e si analizzano i diversi
tempi connessi, come i tempi di attesa prima, durante e dopo le
diverse attività, i tempi di attraversamento parziali e totali e la
loro distribuzione.
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4. Analisi dei tempi di attraversamento e attesa in un
processo analizzato con QPR ProcessAnalyzer
Con le tecniche di Automated Business Process Discovery
(ABPD) si mettono a disposizione degli auditors alcune opzioni
di analisi aggiuntive, come il benchmarking tra i diversi processi
e tra parti dello stesso; la costruzione di indicatori e la
condivisione di indicatori, la valutazione dello sviluppo ad albero
dei processi, l’analisi delle quali cause che hanno condizionato il
reale sviluppo dei flussi di processo.
5. Altre opzioni di analisi
Come si esegue un
audit con il supporto
delle tecniche di
Process Mining
Il Process Mining può fornire il suo supporto in diversi modi
all’interno di un processo di auditing. Ogni caso rappresenta
comunque un caso particolare, da pensare e strutturare in
modo opportuno.
Possiamo dire che fasi principali di un audit supportato da
ProcessAnalyzer il tool di QPR per l’ Automated Business
Process Discovery (ABPD), sono:
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Insieme con il team di auditors, si determinano i confini del
processo da analizzare e questioni più importanti che
dovrebbero essere “esplorate”.
Insieme con il team IT, si estraggono i dati rilevanti, alcuni
prodotti sw possono fare questo in automatico, con tool
specifici per i diversi ERP presenti sul mercato.
Si analizziamo i dati e si condividono i risultati intermedi
per l'analisi preliminare.
Si approfondisce “sul campo” quanto emerso (verifica della
documentazione e/o interviste,…)
Si redigono gli opportuni Report dove sono evidenziate le
criticità, i problemi e le raccomandazioni.
Confrontandosi con i diversi attori del processo si
identificano le opportune Azioni Correttive e di mtigazione
del rischio
Si elaborano KPI per il monitoraggio del processo.
Si implementa l’attività di monitoraggio dei processi, anche
con l’ausilio di QPR ProcessAnalyzer.
Detto questo, non si deve pensare che con le tecniche di
Automated Business Process Discovery (ABPD) gli audit
debbano diventare procedure automatiche o comunque a forte
impatto IT.
Il giudizio degli auditors è, e rimane, essenziale come quando si
svolge un audit tradizionale, Semplicemente si ha la possibilità
di valutare molti più dati, in minor tempo e da prospettive
diverse, arricchendo enormemente il valore dell’audit stesso.
Gli auditors, invece di analizzare le informazioni attraverso la
documentazione di un campione di eventi, hanno la possibilità
di prendere in considerazione la totalità degli eventi del periodo
analizzato, evidenziando le anomalie e verificando tutte le
informazioni degli eventi anomali.
6 Schema del processo di auditing supportato
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Per questo il ruolo delle riunioni, delle interviste e della visione
documentale rimane centrale al processo di auditing.
Inoltre, l’utilizzo di QPR ProcessAnalyzer permette di “estrarre”
ed “esplorare” dati in modo leggibile e comprensibile per tutti,
gli interlocutori.
In conclusione Il Process Mining è uno strumento che non si sostituisce agli
audit, ma che ne completa lo svolgimento. È sicuramente un
valido supporto nei casi in cui il processo è attraversato da
rilevanti “masse” di dati, che renderebbero poco efficaci, ma
anche poco credibili, gli approcci tradizionali, basati sull’analisi
di un campione di eventi, dove, però, i processi devono essere
ben strutturati, almeno nelle piattaforme IT.
Quindi non sostituirà mai l’approccio tradizionale agli audit, ma
lo affiancherà, migliorandone, dove possibile, i risultati. Le
tecniche di Automated Business Process Discovery (ABPD)
estraggono tutti i dati registrati, analizzando ed evidenziando le
anomalie su cui gli auditor si devono concentrare.
L’utilizzo di QPR ProcessAnalyzer può portare ad un effetto
deterrente: sapere che le verifiche e i controlli saranno fatti sul
100% degli eventi, potrebbe spingere i diversi attori aziendali ad
attenersi alle procedure previste e a collaborare in un’ottica di
miglioramento complessivo dei processi, evitando scorciatoie o
percorsi fraudolenti.
Ovviamente, non tutte le anomalie o le frodi possono essere
evidenziati solo analizzando i dati. Quando le procedure
lasciano spazio alla flessibilità, questa flessibilità può essere
utilizzata impropriamente; ma d'altra parte, i sistemi troppo
vincolanti e burocratizzati, sono una delle principali cause di
inefficienza ed inefficacia.
Il miglior beneficio, si potrà ottenere quando i processi saranno
reingegnerizzati anche in un’ottica di applicazione di metodi di
audit basati sulla totalità dei dati presenti a sistema, in moda da
sfruttare al massimo le potenzialità offerte dalla tecnologia.
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I principali vantaggi dell’utilizzo di QPR ProcessAnalyzer nel
processo di auditing, sono:
L’Audit è svolto su il processo reale, nel momento stesso
dell’audit (“As Is”), o comunque nel periodo stabilito.
I dati sono considerati e analizzati nella loro interezza,
senza utilizzare campionature.
Il processo di audit è trasparente.
È possibile effettuare delle verifiche mirate (si analizza a
fondo il 20% dei casi che danno l’80% di ciriticità)
Migliorare l’efficienza e l’efficacia del processo di auditing
Avere dei parametri di riferimento oggettivi per gli audit
successivi.
Credits “Il Process Mining a supporto della Compliance” -
www.process-mining.it
Process Mining Manifesto
W.M.P. van der Aalst, “Process Mining: Discovery,
Conformance and Enhancement of Business Processes” -
Springer Verlag
Turner CJ, Tiwari A, Olaiya R, Xu Y “Business Process Mining:
From Theory to Practice” – Business Process Management
Journal Vol 18
M. Alles, M. Jans, M. Vasarhelyi “Process Mining Of Event
Logs In Auditing: Opportunities And Challenges” - Rutgers
Accounting Research Center
“6 Reasons for Internal Auditors to Get Familiar with
Process Mining” - Flux Capacitor
W.M.P. van der Aalst, M. van Hee, J. M. van der Werf, M.
Verdonk “Auditing 2.0: Using Process Mining to Support
Tomorrow’s auditor” – IEEE Computers vol. 43
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Relinc Consulting
Relinc Consulting si occupa di Business Process Management (BPM) e
delle sue applicazioni come Qualità, Risk, Compliance & Performance
Management sia attraverso il supporto di tecnologie specifiche che
supportando nel percorso di cambiamento persone e organizzazioni.
L’appartenenza a importanti network internazionali, ci permette di
trovare la migliore soluzione per i fabbisogni dei nostri clienti
QPR Software Plc QPR Software Plc è una società finlandese, leader per i servizi e le
soluzioni in ambito di Performance e Process Management. La missione
di QPR è supportare le persone e le organizzazioni nel governo dei
propri processi e dei propri obiettivi. Attraverso partner certificati offre
le proprie soluzioni in oltre 50 paesi. Ad oggi, sono oltre 1.500
organizzazioni in tutto il mondo che utilizzano i servizi e le soluzioni QPR
fornite in oltre 20 lingue.
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