Il check-in
Saper accogliere e dare il benvenuto all’ospite, mettendolo immediatamente a proprio agio è una vera e propria arte che richiede doti personali e una tecnica specifica.
Nella fase del check-in i primi contatti con il cliente sono fondamentali per offrire un’immagine positiva o negativa dell’hotel.
L’importanza di una buona accoglienza
a cura di christian bressan
Il check-in è l’insieme delle operazioni che il front office svolge al momento dell’arrivo di un cliente in
albergo.
A seconda della tipologia di clientela avremo gli arrivi di:
Clienti senza prenotazione
Clienti con prenotazione
Gruppi
Il check-in: definizione
a cura di christian bressan
Le operazioni preliminari
Prima di ogni check-in è bene controllare attentamente il planning e tutta la documentazione in nostro possesso relativa alle prenotazioni in modo da predisporre in anticipo:
La lista arrivi del giorno
Il registroarrivi e
partenze
Le comunicazioni
ai reparti
a cura di christian bressan
Lista arrivi del giorno
LISTA ARRIVI DEL GIORNO ………………………..
N: CAMER
A
TIPO CAMERA
NOME PRENOTANTE
PAXARRAN
G.GIORNI
PREZZO GIORNALIERO
NOTEAdulti
Bambini
Ospiti
110 MX Pallino Di Polpet T.O alpine guide 2 1 HB 7 175,00
224 xx Bela da Pette 2 FB 4 198.00 2° Piano
È l’elenco dei clienti previsti in arrivo in una determinata data
Compilare solo nel caso
di prenotazioni indirette
Cognome e nome dell’ospiteVerificare bene il
tipo di camera per evitare
spiacevoli errori
a cura di christian bressan
Adulti Bambini Ospiti BB HB FB Adulti Bambini Ospiti
Dal n……… Al n …………
Dal n……… Al n …………
0 0 0 0 0 0 Dal n……… Al n …………
3 0 0 Dal n……… Al n …………
3 0 0 Dal n……… Al n …………
0 0 0 Dal n……… Al n …………
3 0 0 Dal n……… Al n …………
Cambi Camera
Registro Arrivi e Partenze
CHIUSURA DEL GIORNO
Camera n.
Cognome e Nome
Presenti nella notte
Totale PartenzeTotale ArriviPresenti notte precedenteTotale Totale Partenze
Arrivi
Data ________________________________________________________
Partenze
PersoneNote
Camera n.
Cognome e NomePersone Arrangiamento
Prenotante / Note
Ha l’obiettivo di conoscere l’esatto numerodi clienti presenti nella notte
Si inserisce il prezzo giornaliero
Spazio riservato ai cambi di camera che vengono effettuati nella giornata per i clienti in casa.
Il registro arrivi e partenze
a cura di christian bressan
Le comunicazioni ai reparti
Sulla base delle previsioni degli arrivi e delle partenze, è bene comunicare la previsione del carico di lavoro per i giorni seguenti ai reparti:
CUCINA: Per particolari esigenze alimentari o semplicemente comunicazioni del numero di coperti per il lunch e il dinner
RISTORANTE: Predisposizione tavoli
HOUSEKEEPING: Preparazione camere o allestimenti speciali nelle aree comuni
SERVIZI COMPLEMENTARI: Richieste particolari o convenzioni
a cura di christian bressan
Le operazioni di check-in
ACCOGLIENZA DELL’OSPITE
SI
Ha la prenotazione?
NO
a cura di christian bressan
Le operazioni di check-in (cliente con prenotazione)
Se la risposta è SI
Nel caso di cliente di Agenzia di Viaggio
RITIRO DEL VOUCHER
Lista arrivi, registro arrivi e partenze, scheda di prenotazioneCONTROLLO DEI DATI
SI
Sono corretti? MODIFICA DATI
NO
a cura di christian bressan
Le operazioni di check-in (cliente con prenotazione e senza prenotazione)
ASSEGNAZIONE CAMERA
REGISTRAZIONE DI LEGGE, CONSEGNA CHIAVI, KEY CARD E
WELCOME CARD
TRASPORTO BAGAGLI
ACCOMPAGNAMENTO IN CAMERA
APERTURA CONTO E AGGIORNAMENTO
REGISTRI
COMUNICAZIONI AI REPARTI
SI
a cura di christian bressan
Le operazioni di check-in (cliente senza prenotazione)
ASCOLTARE LA RICHIESTA DEL CLIENTE
CONTROLLARE IL PLANNING
C’E’ DISPONIBILITA’?
SI NO
OFFRIRE UN’ALTERNATIVA
IL CLIENTE ACCETTA?
SI
NOCONSIGLIARE UN ALTRO
HOTEL
DEFINIRE PREZZO, ASSEGNARE LA CAMERA E PROCEDERE CON LE
REGISTRAZIONI DI RITO
PROPORRE VARIE POSSIBILITA’ DI
SCELTA
DEFINIRE PREZZO E ARRANGIAMENTO, ASSERGNARE LA
CAMERA E PROCEDERE CON LE
REGISTRAZIONI DI RITO
Se la risposta è NO
a cura di christian bressan
Le principali fasi per accogliere un gruppo
PRIMA DELL’ARRIVO
Elaborare la rooming list
Preassegnare le camere
AL CHECK-IN
Controllare i dati inseriti nella rooming list
Assegnare le camere
Ritirare i documenti
Consegnare le chiavi
Occuparsi del trasporto bagagli
a cura di christian bressan
La rooming list
ROOMING LIST
Denominazione gruppo polo valboiteCittà di provenienza cortina d’ampezzoAgenzia/Ente istituto superiore N. Pax 15 Autista ………………………Capogruppo manaigoData di arrivo 15./…05./2015Data di partenza 18./05./2016Trattamento RO BB X HB FB
N.N.
cameraTipologia Cognome e nome
Luogodi
nascita
Datadi nascita
Residenza
1 104 X TINTARELLE DI LUNA (Capogruppo) Venezia ‘3/11/70 Belluno
2 110 XXX ……………. torino 6/12/95 Belluno
3 TONI ROSSI Forni di sopra 8/2/95 Belluno
4 ……………… Brunnico 19/03/95 Belluno
5 112 XXX ………………….. Pieve di cadore 30/10/95 Belluno
6 ………………….. Trieste 28/11/95 Belluno
9 ………………. Sedico 15/02/95 Belluno
a cura di christian bressan
Le registrazioni di legge La registrazione dei clienti alloggiati nelle strutture ricettive è obbligatoria per legge e deve essere effettuata immediatamente all’arrivo dell’ospite. Al momento del check in, quindi, l’addetto al ricevimento deve sempre chiedere i documenti.
Carta d’identità
Patente
Libretto di pensione
Passaporto
Patente nautica
Porto d’armi
Tessere di riconoscimento rilasciate dalla pubblica amministrazione
a cura di christian bressan
La scheda di notificazioneIl modulo per contenere i dati dei documenti delle persone alloggiate si chiama scheda di notificazione.
Ambretta hotel SCHEDA DI NOTIFICAZIONE n. progr. 1547/20…
* * * * * Documento tipo C.I. n. BL25152333
Via …… 118 - 34100 – venezia VE12-05-03 Comune di cortina Tel. 0,,,,,,,, Fax 0,,,,,, Rilasciato il da
wwwambrettahotelcom - e-mail: [email protected]
DATA DI ARRIVODA COMPILARE DA PARTE DELLA PERSONA ALLOGGIATA
ALTRI COMPONENTI DEL NUCLEO FAMILIARE (cognome, nome, luogo e data di nascita)
25 07 20… To be completed by the guest / la section ci-dessous doit ètre remplie par l'hote Other family members (family name, first name, place and date of birth / Autres membres de la famille
COGNOME E NOME / Surname and name / Nom et prenom / Apellidos y nombre / Vorname und Name (nom, prenom, lieu et date de naissance) / Otros componentes de la familia (apellidos, nombre, lugar
Giacobazzi Giulio y fecha de nacimiento) / Andere Familien mit Glieder (Vorname, Name, Geburtsdatum und Ort)
NATO A (Città, Provincia o Stato) /Place of birth (City, State) / Lieu de naissance (Ville, Etat) / Lugar de nacimiento (Ciudad, Estado) / Geburtsort (Stadt, Staat) Crescentini Federica, Livorno 24/03/1980
Vicenza Branchini Fernando, Foggia 25/05/2000
IL / Date / Date / Fecha / Datum CITTADINANZA / Nationality / Nationalité / Nacionalidad/Staatsangehörikeit
12 02 78 Italiana
RESIDENTE IN (via, città, provincia o Stato) /Address (Street, City, State) / Lieu de residence (Adresse, Ville, Etat) / Lugar de residencia (Calle, Ciudad, Estado) / Wohnort (Strasse, Stadt, Staat)
Via F.lli Rosselli cortina Giorno della consegna all'ufficio di PS
FIRMA DEL DICHIARANTE
___________________________________
Bollo ufficio PSFIRMA DEL FUNZIONARIO
Signature of person making declaration
Signature de l'interessè / Firma del declarante____________________________________________
Unterschrift des Erklärers
a cura di christian bressan
Il modello ISTAT C/59
Serve per l’elaborazione delle statistiche sul turismo. Ogni albergatore è tenuto a dichiarare all’ufficio turistico competente (IAT, APT o ufficio del turismo del comune) gli arrivi e le partenze giornaliere.
CONFORME AL
Mod. ISTAT ISTITUTO NAZIONALE DI STATISTICA N. progressivo
C/59 ENTE NAZIONALE ITALIANO PER IL TURISMO 58
DIPARTIMENTO PER IL TURISMO
RILEVAZIONE DEL MOVIMENTO
DEI CLIENTI NEGLI ESERCIZI RICETTIVI
Anno 2007 Mese giugno Giorno 15
COMUNE Roma MOVIMENTO DEL GIORNO
CLIENTI DEL GIORNO PRECEDENTE N. 10
TIPO DI ESERCIZIO HOTEL ARRIVATI ………………………….. N. 20
(ALBERGO, CAMPEGGIO, ECC.) TOTALE N. 30
DENOMINAZIONE MOON HOTEL PARTITI ……………………………… N. 11
_____________________________________
NUMERO STELLE 5 PRESENTI NELLA NOTTE…………. N. 19
CLIENTI DEL GIORNO
CLIENTI STRANIERIN.
CLIENTI ITALIANI
NAZIONALITÀ DI RESIDENZA ARRIVATI PARTITI PROVINCIA DI RESIDENZA ARRIVATI PARTITI
TEDESCA 2 1 ROMA 5
FRANCESE 5 2 MILANO 6
AMERICANA USA 4 3 FIRENZE 8
AUSTRALIANA 1 4 -
- 5 -
- 6 -
- 7 -
- 8 -
- 9 -
- 10 -
- 11 -
- 12 -
- 13 -
- 14 -
a cura di christian bressan
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