Gestire il progetto

Stefano GhenoPescara, 12 aprile 2013

Si può non progettare?

• Non progettare diminuisce la probabilità di realizzare la nostra idea, perché– Difficoltà di comunicarla– Difficoltà di pianificarla– Difficoltà di verificarla

• La progettazione facilita e rafforza il nostro desiderio di costruire

Fasi della progettazione• IDEAZIONE– Formulazione dell’idea progettuale

• PROGETTAZIONE– di massima– di dettaglio– Esecutiva/pianificazione

• REALIZZAZIONE– Svolgimento di quanto progettato: Project

management/monitoraggio• VERIFICA– Valutazione di quanto realizzato

… e azione

• Avvio della progettazione: individuazione degli obiettivi– Cosa voglio realizzare?

• progettazione– Con quali partner? Con quali risorse? Con quali modalità?

• Programmazione– Quali passi del mio percorso? Quali tempi? Quali criticità

possibili?• Valutazione– Quando e come verifico l’efficienza e l’efficacia del mio

percorso?

Edward Murphy (1949): “se ci sono due o più modi di fare una cosa, e uno di questi modi può condurre a una catastrofe, allora qualcuno la farà in quel modo”

Da qui la celebre “Legge di Murphy”, che recita:

“Se qualcosa può andar storta, lo farà”

Il project management cerca di evitare che il “qualcosa” (ciò che abbiamo progettato) possa “andare storto” (non raggiungere l’obiettivo per cui l’abbiamo progettato)

Project management

• Insieme di attività volte alla realizzazione degli scopi/obiettivi di uno o più progetto/i.

• Si tratta quindi dell’applicazione di conoscenze, attitudini, tecniche e strumenti alle attività di un progetto al fine di conseguirne gli obiettivi.

• Tenendo conto dei vincoli esistenti.

Vincoli del progetto

Le domande poste dai vincoli del progetto

1. Quanto tempo è disponibile per completare il progetto?– Questa è la domanda chiave della programmazione e riguarda

sia la durata delle singole attività, sia la loro relazione (prima-dopo, insieme, indipendentemente). Ha a che fare sia con l’efficienza che con l’efficacia.

2. Quante e quali risorse ho per completare il progetto?– Questa è la domanda chiave del budgeting e riguarda sia il

costo che le risorse disponibili. Ha a che fare soprattutto con l’efficienza.

3. Cosa e come devo fare per raggiungere i risultati attesi dal progetto? Con quali criteri di prestazione e quale margine di qualità?– Questa è la domanda chiave che riguarda la delivery

(produzione) e riguarda l’efficacia del mio progetto

Attività del project management

1. Analisi e definizione degli obiettivi2. Pianificazione del lavoro in funzione degli obiettivi3. Risk management (individuazione e controllo dei

rischi)4. Valutazione e pianificazione delle risorse necessarie,

loro allocazione5. Organizzazione (lavoro, processi, task, direzione)6. Misurazione dell’avanzamento progetto, analisi dei

risultati, correzione e ritaratura7. Previsione dei tempi/costi8. Comunicazione del progetto

Obiettivi: SMART

• Specifici e Semplici, cioè ben definiti e chiaramente comprensibili

• Misurabili, cioè valutabili nella loro raggiungibilità• Accettabili, cioè possono essere raggiunti• Rilevanti, cioè corrispondenti alla domanda del

committente• Tempificati e tracciabili, cioè possono essere

monitorati nel loro svolgersi fino al completamento nei tempi previsti

Pianificazione del lavoro

• Per pianificare il lavoro devo conoscere due variabili:1. Le attività da svolgere2. La loro sequenza (e i rapporti tra le diverse

attività)• Conoscendo questi due elementi ho la

possibilità di disegnare una “mappa” del mio progetto nel suo svolgersi, che mi permetterà di monitorarlo

Diagramma di Gantt• Permette di

rappresentare il calendario delle attività di un progetto evidenziando le durate e le relazioni temporali (sequenzialità e/o contemporaneità)

• Sistema di assi cartesiane:– Ascisse = durata del

progetto– Ordinate = attività del

progetto

Program Evaluation and Review Technique

1. Pianificazione e costruzione del modello di dettaglio: elenco delle attività, legami tra le attività (dipendenze), punti d’avvio e conclusioni (tappe)

2. Stime dei tempi e dei percorsi (critici)

3. Programmazione operativa (identificazione risorse e loro impiego)

4. Controllo in itinere

Budget e controllo di gestione• Importante strumento di controllo di gestione perché:– Permette di verificare eventuali scostamenti (e correggerli)

tra previsione e realtà– Obbliga a riflettere sulle attività e sulle risorse necessarie a

svolgerle• Ciò premesso il budget svolge tre funzioni:

1. Direzione: nella pianificazione permette di prevedere i problemi e la loro incidenza in termini di costi

2. Controllo e gestione: quanto viene seguita la traiettoria prevista

3. Coordinamento e cooperazione: grazie alla conoscenza delle risorse necessarie ad ogni attività organizzativa in vista del raggiungimento dell’obiettivo