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Organizzazione Eventi

11 e 24 gennaio 2006

Copyright SDA Bocconi 2004

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Un approccio pragmatico

Cassetta attrezzi

Casi reali

Strumenti

“Per sapere bisogna fare”

Check-list

Dietro le quinte

Citazioni

Timing

Sperimentazioni

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Non dobbiamo mai dimenticare che il

giornalista raccoglie e diffonde solo quelle

“notizie” che interessano il suo giornale e i

suoi lettori

Iniziamo da un paradosso

A parte il paradosso, sta proprio qui il segreto!

Parola chiave: SENSIBILITÀ GIORNALISTICA

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= ragionare con la testa del giornalista

= capire che cosa per lui è o non è notizia

= fare opera di sensibilizzazione dei propri clienti o

referenti in azienda

= avere il coraggio di dire NO alla richiesta di organizzare

una conferenza stampa o di inviare un comunicato o di

proporre un’intervista o…

Sensibilità giornalistica

Non è semplice, può aiutare una precisa conoscenza dei principali

FERRI DEL MESTIERE

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Partiamo dal risultato

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Facciamoci del male

Sulla stampa sono ricorrenti le critiche dirette

dai giornalisti alle PR

leggiamone alcune per capire insieme come

raggiungere questi risultati

EVITANDO AL MASSIMO I RISCHI

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Punto.Com 23 marzo 2001

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Punto.Com 24 marzo 2001

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Che cosa i giornalisti pensano degliUffici stampa: alcune citazioni…

Da Italia Oggi – 29 ottobre 1998

“Ogni giorno mi trovo ad aver a che fare con degli incompetenti. Gli uffici stampa non studiano i media. E quindi non sanno cosa può

interessare o no ad una testata. Sono indietro anni luce. Non sanno cosa vuol dire personalizzazione della notizia”…

Massimo Bernardini, responsabile delle pagine spettacoli del quotidiano Avvenire

“Ricevo una media di 60 fax al giorno, con ulteriori telefonate successive. … In questo momento ho tre scrivanie colme di carta e faccio fatica a

lavorare. Gli uffici stampa dovrebbero sapere con chi stanno parlando. Bisogna innanzitutto che si studino il giornale…”

Pier Luigi Vercesi, capo redattore dello Specchio della Stampa

“È una situazione allucinante. Mandano un fax e poi richiamano 20 volteper sapere se l’hai ricevuto, poi se mandi qualcuno alla conferenza, e ancora

quando pubblichi la notizia.”Giulio Giuzzi, responsabile della cronaca di Milano del Giorno

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Da Punto.Com 23 marzo 2001

“Non sommergete le nostre scrivanie con inutili tonnellate di carta. Non intasate le nostre caselle di posta elettronica con comunicati interminabili e

pesanti attachment. Rispettate i tempi di chiusura del giornale in cui lavoriamo”

Da Punto.Com 24 marzo 2001

“Gli uffici stampa? Ormai sono costretta a vivere trincerata dietro a una segreteria telefonica: ricevo dalle 30 alle 50 telefonate ogni giorno da parte

di pr, addetti stampa e siti Internet di vario genere. È praticamente impossibile rispondere a tutti…”

Carla De Girolamo, caposervizio di Panorama Online e coordinatrice di Panorama Web

“Conoscere i ritmi di una redazione è, infatti, fondamentale. Spesso mi si chiede di pubblicare una notizia alle sei del pomeriggio, quando nel giro di tre

ore tutto si può ribaltare”Marco dal Fior, vicecaporedattore dell’edizione Lombardia del Corriere della

Sera

“Negli ultimi anni la qualità dei servizi delle grandi strutture di comunicazione è cresciuta enormemente….molti uffici stampa hanno colto in

ritardo l’importanza e la specificità dell’informazione online”Luca Ferraiuolo, ex vicecaporedattore de Il Nuovo

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Francesca Bodini – all’epoca della slide Direttore di Net

Business (2001)

I have a dream... • Ricevere comunicati stampa di argomenti che siano di reale

interesse per il giornale

• Ricevere comunicati solo via e-mail, e non lo stesso comunicato

via e-mail/posta/fax/sms

• Non essere bombardati di telefonate per sapere se si è ricevuto

il comunicato, se lo si pubblica, se si è pubblicato, se si vuole

intervistare qualcuno…

• Parlare con persone che sanno di cosa stanno parlando

• Avere meno conferenze stampa, ma più interessanti

• Non chiamare sul cellulare (anche se vi è stato dato) se non in

caso di reale necessità

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Beppe Severgnini – Uomo del Sabato su Io Donna – Corriere della Sera del 13 Marzo 2004

PR = Piccole Rottweiler?

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Nelle ultime settimane ci siamo occupati di abusi telefonici (messaggini agghiaccianti, molestie durante i pasti,

goffi tradimenti via sms). Chiudiamo la quadrilogia condannando un'abitudine che nessuno riesce a

sconfiggere: la prepotenza. Lui o lei chiamano, e iniziano a parlare. Propongono convegni, raccontano viaggi,

discutono d'affari. Voi direte: storia vecchia, dov'è la notizia? La notizia è che ormai i cellulari trasmettono i

telegiornali, scattano fotografie, suonano come la Filarmonica di Vienna. Ma qualcuno li usa ancora come ferri

da stiro.

Chi sono, questi simpatici trogloditi? Spesso sono persone che non ci conoscono nemmeno. Non sanno che la

gente, nel corso della giornata, lavora, dorme, fa la doccia, mangia, corre, va in bagno e si mette le dita nel

naso? Certo che lo sanno: ma decidono d'ignorarlo. Il troglodita telefonico (TT) spesso è una troglodita, giovane

e magari simpatica. Le italiane nate nella seconda metà degli anni '70 sono, in assoluto, le più pericolose.

La loro adolescenza coincide con la comparsa del cellulare in Italia: da quel momento i due gruppi - ragazze e

telefonini - sono cresciuti insieme. Questo rapporto simbiotico ha i suoi vantaggi (le suonerie non hanno misteri,

per un'italiana del 1978); ma presenta, come dicevo, alcuni inconvenienti. La fanciulla usa il telefono come

un'arma impropria, fidando nel suono della sua voce. Chiama uno sconosciuto e inizia a parlare. E lo sventurato

risponde, invece di audiosculacciarla.

Due gruppi sono particolarmente insidiosi: le giovani giornaliste e le nuove arrivate negli uffici-stampa. Conosco

colleghe che riescono a intervistare chiunque, a ogni ora del giorno e della notte (ci provassero i maschi,

verrebbero insultati). Ho sperimentato la grinta delle ragazze delle pubbliche relazioni, che usano il cellulare

come cerca-persone, e quando hanno acchiappato chi vogliono, mordono e non mollano la presa (da qui il

nome: PR, Piccole Rottweiler).

Che fare? Nulla, se non aspettare che le italiane nate negli anni '70 diventino meno giovani, e più misericordiose.

Ma poi arriveranno quelle nate negli anni '80. Sono già preoccupato adesso.

Beppe Severgnini – Uomo del Sabato su Io Donna – Corriere della Sera del 13 Marzo 2004

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Come ridurre i morsi da PR?

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Analisi bisogni target

Tempo: variabile critica

da ottimizzare

Carta: risorsa da

salvaguardare

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Una risposta adeguata

Tempo limitato

Crescita dei quotidiani

Moltiplicazione delle testate periodiche

Maggiore segmentazione del mercato editoriale

Dominio strumenti del “mestiere”

Conoscenza testate

Piani di comunicazione tagliati su misura per ogni

singolo giornalista

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Come inviare le notizie in modo mirato?

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Una possibile via: i piani editoriali

TESTATA settembre ottobre novembre dicembre

IL SOLE 24

OREdossier marche - dossier moda

rapp. nautica - dossier auto -

SMAU @lfa - SMAU @lfa

dossier piemonte - rapporto

beni culturali - dossier

certificazione e qualità2

(settimana mondiale delal

qualità)

rapp. motori (motorshow) - rapp.

salone del vino - dossier trasporti -

dossier nordest (ATTENZIONE:

dossier Natale, non dichiarato,

ma nel 2002 è stato pubblicato)

AFFARI &

FINANZA - La

Repubblica

sicurezza informatica (3) -

piemonte (10) - banche (10) -

salone del vino to (10) -

turismo e compagnie aeree

(17) - certificazioni (17) - lavoro

interinale (17) - high tech (24)

- risparmio gestito (24)

PA E-Government (1) - commercio

elettronico (8) - telefonia (15) -

sicilia (22)

MKT

dossier marketing del permesso -

speciale call e contact center (numero

distribuito al convegno sulla

multicanalità organizzato da MKT)

come gestire la multicanalità

(speciale convegno di

settembre) - speciale voce,

dati, informazioni, il marketing

via mobile (numero distribuito a

Smau)

dossier marketing per la

relazione con il canale di

vendita - speciale smart card e

carte fedeltà

dossier geomarketing - speciale

comunicazione hi tech sul punto

vendita

PUBBLICA

focus risorse umane percorsi di

camnbiamento nelle direzioni del

personale delle pa - inchiesta strategia

crm - speciale assicurarsi contro i

rischi (con questo numero saremo al

COMPA di Bologna)

focus bilancio come strumento

di controllo e di comunicazione

- inchiesta la formazione a

distanza alla conquista della

pa - speciale proteggere l'aria

(con questo numero saremo a

Smau a Milano)

focus gli archivi paperless

meno carta, più efficienza

grazie alle soluzioni IT -

inchiesta come costruisco un

sito pubblico -

focus sportelli unici, stato di

attuazione, problemi soluzioni quali

servizi alle imprese mettere on

line? - inchiesta ASP opportunità

da sviluppare nelal pa - speciale

innovazione nelal sanità

BANCAMATIC

A

anteprima SMAU (Smau 2-6 ottobre

2003) (3/07)i sistemi di pagamento (30/8)

contract bancario (arredi

bancari) (25/9)internet banking (31/10)

NETWORK

MAGAZINE

cover story videoconferenza i- guida

all'acquisto server midrange la CPU Intel

e le altre

cover story ERP e supply chian

management - guida

all'acquisto hub e switch

wireline e wireless

cover storyVPN reti private

virtuali - guida all'acquisto

SAN, NAS e memorie di massa

per reti

cover story la rete in casa - guida

all'acquisto back up hardware e

software

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Comunicato stampa

Cartella stampa

Media list o mailing

Intervista telefonica

Intervista scritta

Intervista 1to1

Press briefing

Press trip

Conferenza stampa

Esclusiva

Dichiarazione ufficiale

Smentite e lettere al direttore

(Silenzio stampa)

Alcuni ferri del mestiere

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Alcune definizioni

STRUMENTO DEF. SCOPI - METODOLOGIA

media list o mailing

archivio contenente nome, cognome, indirizzo,

telefono, e-mail, argomenti trattati, aree di

specializzazione …dei giornalisti con i quali l'azienda ha

interesse a mantenere delle relazioni

inviare le comunicazioni

aziendali in modo mirato:

solo ai giornalisti realmente

interessati

rassegna stampa

raccolta (possibilmente ragionata) di articoli tratti

dalla stampa che parlano dell'azienda e dei suoi

manager, del suo settore di attività o, più in generale,

di temi che possono avere un impatto diretto sullo

sviluppo e sulle attività dell'azienda

informare il management

sull'azienda, sul settore,

sulla concorrenza … se

quotidiana, distribuita

nella prima mattinata

cartella stampa

cartella che contiene la documentazione di base

dell'azienda come le schede informative che spiegano

la storia dell'organizzazione, la struttura

organizzativa, i prodotti, i dati economici, la

documentazione fotografica e la brochure

deve essere sempre

aggiornata per consegnarla

durante gli eventi, le

conferenze stampa o

inviata alla stampa in caso

di fatti aziendali rilevanti

esempio di cartella stampa

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Strumenti dell’ufficio stampa

STRUMENTO DEF. SCOPI - METODOLOGIA

comunicato stampa

testo molto sintetico che riporta notizie o fatti

aziendali di interesse: lancio di nuovi prodotti, annunci

di eventi particolari, risultati economico-finanziari,

nuovi investimenti, acquisizioni, eventuali cambiamenti

nella direzione aziendale (giri di poltrone)

molto complesso da scrivere

in quanto è importante

seguire precisi standard di

scrittura

conferenza stampa

incontro tra alcuni esponenti aziendali con un gruppo di

giornalisti, finalizzato a divulgare una notizia di una

certa rilevanza, durante il quale gli invitati pongono

una serie di domande di approfondimento

può rivolgersi alle agenzie

di stampa, ai giornalisti

della carta stampata, della

televisione, della radio, di

Internet …

interviste

strumento fondamentale, ma delicato da trattare. Esistono alcune regole: 1)

informarsi prima sul giornalista e la testata 2) concordare con precisione l'oggetto

3) essere trasparenti (meglio non dire che dire e chiedere di non pubblicare) 4)

usare un linguaggio chiaro e il più possibile comprensibile 5) non chiedere di rivedere

il testo 5) se televisiva o radiofonica, chiedere la registrazioni prima, MAI dopo...6)

preparare l'intervistato...

esempio

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Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 26

Fortunatamente non siamo gli unici a sbagliare!

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Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 29

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Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 30

• Che cosa è?

• Come decidere se organizzarla o meno?

• Quali sono le diverse tipologie?

• Come organizzarla?

• Come massimizzarne l’efficacia?

• Come quantificarne costi e benefici?

• Quale la tempistica e quali le fasi da

seguire?

• Come analizzare i risultati?

Conferenza stampa

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È l’incontro di alcuni esponenti aziendali con un gruppo di giornalisti, finalizzato a divulgare una notizia di una certa

rilevanza

Occasione di incontro – confronto – dialogo (possibilità di fare domande)

Strumento di comunicazione potente e costoso – usare con cura

Conferenza stampa: che cosa èe che cosa consente...

Inflazione comunicativa

Troppe conferenze organizzate ogni

giorno

Il tempo: una variabile molto critica per

tutti

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• Porsi dal punto di vista del target ossia del giornalista

“Perché dovrei partecipare?”

• Organizzare la conferenza solo se effettivamente si

trovano forti motivazioni a questa domanda e se si è

realmente in grado di fornire una risposta adeguata alle

aspettative

• Ricordiamoci: nulla è più frustrante di una sala vuota

• Vale la pena fare dei test

Una decisione molto difficile:organizzarla o no? conferenza, esclusiva o

interviste1to1?

Novità significative - notizie

Occasioni di incontro con personaggi di rilievo

Opportunità di approfondimenti su temi scottanti

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Esclusiva – citazioni…

Non dovete pensare che una notizia non funzioni in assoluto: se trovate

il contenitore giusto, anche una cosa che sembra una non-notizia può

essere una notizia. Attenzione quindi ai contenitori e cercate di

personalizzare le vostre comunicazioni. Spesso un’esclusiva è

meglio di una conferenza stampa. … Se però offrite un’esclusiva,

deve essere davvero tale. Non esistono esclusive a metà.

… Questo non significa che si possa lavorare con una sola testata.

Dovete essere anche voi un po’ giornalisti. Se a uno date l’esclusiva,

all’altro potete dare un taglio diverso o un diverso approfondimento

dello stesso argomento. La vostra capacità sta nell’avere davanti a voi

la mappa dei giornalisti che vi interessano con specializzazioni e

collaborazioni. Leggendo i giornali non è difficile farsi questo bagaglio.

Luigi Ferro – Panorama Economy – Corriere della Sera – Reseller

Business

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Le conferenze stampa spesso sono inutili perché raramente c’è la

necessità di far conoscere a tutto il mondo qualcosa.

Fabio Grattagliano – Il Sole 24 ORE

Non organizzate conferenze stampa per fare il punto della situazione

sull’andamento dell’azienda…a noi giornalisti non interessano i vostri

aggiornamenti interni. … Per quanto mi riguarda, la conferenza

stampa mi piace, perché è soprattutto un luogo di scambio con i

colleghi…Quando posso ci vado, sempre che ci sia una notizia da

catturare. Il solo fatto di esistere non è una notizia.

Luigi Ferro – Panorama Economy – Corriere della Sera – Reseller

Business

È meglio pubblicare su un solo giornale che fare una conferenza

stampa a cui non viene nessuno.

Andrea Lucatello – Radio Capital

Conferenza stampa – citazioni…

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Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 36

Il vostro lavoro è più difficile di quello del giornalista. Lui può decidere

se pubblicare, che cosa pubblicare e quando pubblicare, voi dovete

invece convincere il giornalista che vale la pena farlo. … Evitate invii

generici, uguali per tutti. Perché dovrei scrivere se so che lo fanno tutti

gli altri con gli stessi contenuti?

Stefano Epifani – ex Digital Business oggi docente presso l’Università

degli Studi di Malta e autore di libri e saggi

La partecipazione dei giornalisti alle conferenze stampa sta diminuendo

vertiginosamente per mancanza di tempo e per inflazione di

conferenze. Non serve continuare a chiamare il giornalista per sapere

se viene o meno perché la decisione viene presa il giorno prima,

spesso alla sera. Prima di organizzare una conferenza stampa è utile

fare un piccolo sondaggio tra i giornalisti per verificare l’interesse.

Achille Perego – Il Giorno

Conferenza stampa – citazioni…

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Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 37

Contattare i giornalisti con i quali si ha un rapporto preferenziale e tastare il polso

Test su alcuni giornalisti prima di organizzare la conferenza stampa – dietro

le quinte

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• Notizia - messaggi - contenuto

• data

• luogo

• target stampa

• regia

• scaletta

Gli elementi da considerare: gli stessidi qualsiasi evento, ma…

5 W ...

WW

W

W

W

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definire nel dettaglio gli obiettivi

perché organizzare la conferenza?Why

5 W + 2 H

contenuto

messaggi

titolo

programma

conoscete i tempi delle testate

scegliere data e orario appropriati

What

When

Howmuch

richiesta preventivi e budget

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città più indicata

location più adatta

5 W + 2 H

chi interviene

chi modera o presenta (attenzione alle relazioni tra giornalisti!)

chi sarà invitato

come sarà presentata la notizia

quali attrezzature, quali strumenti

come sarà organizzato il follow-up

Who

How

Where

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• Contatto relatori e verifica

disponibilità

• Predisposizione programma

relatori

moderatore

location

data

Programma

lettera proposta + telefonata

verificare eventi concorrenti su date possibili

incrociare agende relatori

verificare disponibilità location (previa idea numerosità)

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• Personalizzare il più possibile l’invito

• Leggere leggere leggere!!!

• Quali i bisogni?

• Quali le attese?

• Quale “linguaggio”?

• Chi non può non esserci? partire da questi

Quali giornalisti invitare?

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Personalizzare il rapporto – citazioni…

Quando inviate un’e-mail, per favore, PERSONALIZZATELA! Non

scrivetemi mai “Carissimo/a”, preferisco “Caro Andrea”. Almeno partite

con il piede giusto. E poi nel confezionare il vostro messaggio dovete

agire da giornalisti, dovete mettere la notizia nelle prime due righe.

… Le mail sono diventate uno strumento che ha migliorato da una

parte la comunicazione, ma dall’altra l’ha minata seriamente, perché

l’eccesso di informazione è uguale se non peggiore alla mancanza di

notizie …

Dovete agire come dei cacciatori con il mirino, non come spargitori

di volantini da un aereo.

Andrea Lucatello – Radio Capital

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• Individuazione location

comodità - velocità

verifica disponibilità

sopralluogo

materiale sala

attrezzatura

hostess

tavolo accrediti

badge

cavalierini

segnaletica interna ed esterna

Sede

Per prenotare la sala bisogna avere un’idea precisa del numero di

partecipanti

Molto delicato!

deve essere facilmente raggiungibile

deve essere attraente

deve avere strutture adeguate

deve poter garantire una capienza +/- 20%

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• disponibilità relatori

• disponibilità moderatore

• disponibilità giornalisti fondamentali

• scelta data

• scelta giorno della settimana

• scelta ora di inizio e durata

• scelta durata interventi

Data

Deve essere in linea con esigenze azienda,

partecipanti e non deve avere sovrapposizioni

rischiose (questo rischio è sempre in agguato…)

..

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quotidiani

h. 10.00-13.00 per dare al giornalista la possibilità di scrivere il pezzo per il pomeriggio (su documentazione fornita)

settimanali e mensili

anche il pomeriggio

I tempi

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11.00 circa: prima riunione di redazione – previsioni e imbastitura spazi – non si conoscono ancora i contenuti – struttura gerarchica – tempi brevi – si decide foliazione di massima (pagine + moduli pubblicitari)

tarda mattinata: lettura giornali – telegiornali – lanci di agenzia – partecipazione a conferenze stampa eventuali – telefonate

17.00 circa: seconda riunione di redazione – i capiredattore assegnano pesi alle notizie selezionate durante la giornata – assegnazione rigaggi (dimensioni dei pezzi) ai vari giornalisti

18.00 circa: si inizia a scrivere (!) – se non abbiamo la notizia del secolo, meglio NON DISTURBARE!

22.00 circa: chiusura prima edizione che è anche l’ultima se non succedono eventi decisamente straordinari

I tempi del quotidiano

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Lunedì ore 15 circa: prima riunione di redazione –definizione dei temi

Martedì: imbastitura pagine – assegnazione rigaggi

Mercoledì: si inizia a scrivere

Giovedì e venerdì: fase del NON DISTURBARE!

(ipotesi uscita venerdì)

Mercoledì ore 15 circa: prima riunione di redazione – definizione dei temi

Giovedì- Venerdì mattina: imbastitura pagine –assegnazione rigaggi

Venerdì-Lunedì: si inizia a scrivere

Martedì e mercoledì mattina: fase del NON DISTURBARE!

I tempi del settimanale(ipotesi uscita lunedì)

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I tempi della radio – citazioni…

La sera prima si decidono gli argomenti principali del giorno dopo e a questo

punto si divide il lavoro secondo i settori e si sceglie dove mandare le persone.

È la notizia a far decidere di mandare una persona. In assenza della notizia, il

criterio dominante è il “chi c’è”, il nome, il personaggio. E il giorno dopo si

parte. Quando capita un fatto imprevisto di cronaca, si richiama

immediatamente uno che stava ad un convegno e lo si manda sul posto. La

cronaca si impone da sé, gli appuntamenti vengono scelti e quelli politici per le

radio sono quelli che contano di più.

Tenete presente che noi facciamo un giornale ogni ora. In regia abbiamo 7-8

monitor sintonizzati costantemente su diverse fonti. Televideo è una delle fonti

più potenti per l’aggiornamento in tempo reale. Per ogni giornale radio sono

previsti tre servizi. Appena finito il giornale, si prepara la griglia del successivo,

ci si divide i compiti e poi si parte. A dieci minuti all’inizio si stampa il testo del

giornale che è composto da un sistema di scrittura che indica il tempo di

lettura. Il giornale dura al massimo 10 minuti ed è sempre a due voci.

Abbiamo turni di 7 ore, a partire dalle 6 fino alle 23. Chiamate in radio alla

mattina e comunque mai dopo le 16.

Andrea Lucatello – Radio Capital

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Quando possibile cercare di richiedere il piano editoriale

Indicativamente proporre i temi 1 mese o 40 giorni prima della data di uscita, in alcuni casi anche 2 mesi prima

I tempi del mensile

Attenzione: i piani editoriali sono indicativi, non illudere i clienti…non si ha certezza di pubblicazione.

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esposizione breve da parte di un verticedell’azienda/ente della “notizia”, supporto dimateriali visivi

eventuale intervento di uno o più opinion makeresterni per contestualizzare e sostenere la notizia

question time (utile prevedere Q&A permanagement)

gradito welcome coffee o cocktail al termine

spazio per effettuare interviste a radio e tv inseparata sede

La scaletta

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• Selezione attenta degli invitati, la conoscenza

dei temi trattati dai giornalisti aiuta

Mailing

Fonti stampa (database esterni - Internet - testate specializzate - Prima Comunicazione - Agenda del Giornalista - Medias –Mediadata - stampa - articoli pubblicati su temi analoghi …)

Mailing Trend Micro

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• Testi e creatività

oppure

• Comunicato stampa di invito

• Segnalazione stampa

Invito

Modalità invio (fax - posta -posta prioritaria - pony -corrieri - Internet…)

Se si realizza invito ad hoc brief creativo con congruo anticipo

Testi e creatività (giri di bozze)

Recall mirate (diverse a seconda di periodicità)

Verificare appuntamenti agenzie di stampa

WW

W

W

W

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• Stampa (recall – usare con moderazione!)

• RSVP (richiesta accredito?)

• Lista accrediti stampa (assolutamente aleatoria)

Recall e gestione risposte

Invito TeamSystem

Accrediti Trend Micro

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• Indice (approvazione)

• Redazione testi (approvazione)

• Comunicato stampa evento

• Presentazioni – speech

• Profili relatori

• Materiale fotografico

• Video

• Riferimenti ufficio stampa

Realizzazione cartella stampa

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• Sopralluogo organizzativo

• Coordinamento relatori (dal trasporto alle relazioni….)

• Coordinamento personale di supporto (accredito - sala -

catering - guardaroba - animazione …)

• Servizio fotografico

• Prove

• Accoglienza

• Sala

• Attrezzatura (microfoni - PC - proiettori - …)

• Prova tecnica

• Presenza in sala

• Presenze fuori

Regia evento

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• Inviare cartelle stampa a chi non è venuto

• Registrazioni

• Ringraziamento relatori

• Richieste eco-video / eco-stampa

Follow up

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• Verifica feedback

• Quanti hanno partecipato

• Rassegna stampa

• Analisi risultati stampa

• Eventuali approfondimenti

Analisi risultati

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• Dettagliare ogni fase (azione - costo -

responsabile - timing - note)

• Da fare in avvio (FONDAMENTALE!!!)

• Da aggiornare in corso

• Da quantificare a consuntivo

Timing e budget

AZIONI COSTI RESPONSABILE TIMING NOTE

(.000)

1) IMMAGINE COORDINATA

Creatività per progettazione e coordinamento esecutivo di: 5.000 30-mag

- Inviti stampati + busta

proposte creative

entro 05/06/2000

- Cartellina 02-giu

Da ordinare X nuove cartelline, controllare

modifiche e realizzazione

- Cartellonistica, segnaletica, cavalierini,

badge

dopo sopralluogo

20giu

Verificare i badge per chi devono essere

realizzati (personale, relatori, ospiti?)

- Stampa materiali 09-giu

Redazione testi/atti del convegno:- Diffusione atti on line sul sito

2) MAILING

Incrocio/adattamento della mailing ospiti-

autorità data dal cliente 500-1500 05-giu

Integrazione e ricerca mailing invitati

(300-400 nominativi) 3.000 07-giu

timing di un evento

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incontro one to one tra giornalista e manager

si sollecita perché c’è qualcosa da comunicare o è a richiesta

quando è sollecitata: valutare esattamente le argomentazioni messaggio molto rilevante da comunicare

quando è richiesta:valutare i pro e i contro

rifiuto = sospetto. Cosa vogliono nascondere? Consolidamento rapporto tra azienda e giornale considerazioni determinate da un preciso momento es. non sono ancora

disponibili i dati che il giornalista cerca

Interviste

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far conoscere all’intervistando il tipo di testata ed il profilo del giornalista (anche qualche vecchio articolo)

fornire quanto più materiale possibile al giornalista (cartella stampa, curriculum vitae, informazioni generali…)

cercare di avere in anticipo i temi da trattare

Q&A

controllo dei virgolettati

Interviste

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Intervista – citazioni…

Per proporre un’intervista potete 1. mandare un abstract 2. mandare dati in

dettaglio 3. assicurare la disponibilità “immediata” dell’intervistando 4.

assicurare la disponibilità “immediata” del materiale fotografico. Questa è la

scaletta che dovete seguire. L’immediatezza e la tempestività sono

fondamentali.

… Quando organizzate un’intervista per un cliente cercate di prepararlo. Sentite

prima che cosa vuole dire, come lo vuole dire e fategli notare che cosa NON

può dire. Una volta che è detta una cosa, è detta! Insegnategli a non dire

mai al giornalista “Per favore, questo non lo scriva”, perché 9 volte su 10 è

proprio la notizia…

Luigi Ferro – Panorama Economy – Corriere della Sera – Reseller Business

Relativamente alle interviste, non sempre è necessario incontrarsi. Domande

e risposte possono essere scambiate via e-mail con l’aiuto dell’ufficio

stampa.

Achille Perego – Il Giorno

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Media training – citazioni…

Certi personaggi sono difficili da “vendere”. In certi casi è sempre possibile

fargli fare un media training, cioè metterlo a confronto con un giornalista che lo

provoca, che cerca di tirargli fuori delle cose. Se il giornalista riesce a metterlo

in difficoltà è sempre meglio che vedersi poi impreparato ad affrontarne una

ventina in conferenza stampa.

Luigi Ferro – Panorama Economy – Corriere della Sera – Reseller Business

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Virgoletattato – citazioni…

Se chiedete di controllare un virgoletatto dopo l’intervista, mettete in

difficoltà il giornalista. Disturba perché dà l’impressione del controllo e poi

perché allunga i tempi. Se si riesce a non chiederlo, è molto meglio. Se

proprio non se ne può fare a meno, chiedetelo prima. Se però, oltre a

controllare, volete anche togliere qualcosa, scatta la sfiducia,

meccanismo deleterio. Noi non facciamo i confessori, facciamo i

giornalisti!

Luigi Ferro – Panorama Economy – Corriere della Sera – Reseller

Business

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Se si può scavalcare…

Dovete lavorare sul vostro cliente, non sul giornalista. È il vostro cliente

che deve imparare a non rendersi sempre disponibile con i giornalisti e a

non lasciare dichiarazioni al di fuori del vostro controllo. È chiaro che il

giornalista può provare a scavalcarvi. Se ho il contatto diretto con la

persona da intervistare, se conosco il suo numero di cellulare, è chiaro che

prediligo questa strada. Il giornalista punta sempre alla fonte diretta. …

L’Amministratore Delegato deve seguire i vostri input, ma dovete

insegnarglielo voi.

Luigi Ferro – Panorama Economy – Corriere della Sera – Reseller Business

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In bocca al lupo!

Massimo Pizzo

[email protected]

Tel 3356929897