Palazzo delle Stelline – Milano 28 novembre ore 10,00 – 15,00 ATTI DEL SEMINARIO
Lezione aperta del Corso di Perfezionemento Universitario - Dirigere i servizi negli enti locali: il ruolo dei responsabili organizzativi (a cura di Università Cattolica del Sacro Cuore di Milano) I ruoli e le funzioni all'interno degli Enti Locali sono profondamente cambiati da alcuni anni a questa parte. L'assunzione di responsabilità di fronte agli atti compiuti comporta quindi nuove modalità di gestione, da un lato, e nuove capacità manageriali dall'altro. Il tema della lezione aperta si focalizza quinid sui cambiamenti avvenuti nella PA negli ultimi anni dando, alla luce dell'esperienza di un grande comune come quello di Milano, un sguardo sui compiti, le funzioni e i ruoli ai quali sono chiamati i dirigenti degli Enti Locali qualora affrontano responsabilità nuove. I temi saranno affrontati con casi di studio e dati oggettivi
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Milano
LO SVILUPPO DELL’ORGANIZZAZIONE NEL
COMUNE DI MILANO
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MilanoLO SVILUPPO DEI MODELLI ORGANIZZATIVI
LA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEVE EVOLVERE NEL TEMPO PER ADEGUARSI AI MUTAMENTI DELLE CONDIZIONI ESTERNE ED INTERNE
ASSICURARE LA CONTINUITA’ DELL’AZIONE AMMINISTRATIVA
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MilanoLO SVILUPPO DEI MODELLI ORGANIZZATIVI: PRINCIPI
GUIDA
ORIENTAMENTO AL RISULTATO DI TUTTA L’ORGANIZZAZIONE
ORIENTAMENTO ALLA SODDISFAZIONE DELL’UTENZA
EFFICACIA, EFFICIENZA ED ECONOMICITA’
VALORIZZAZIONE E ACCRESCIMENTO PROFESSIONALE DELLE RISORSE UMANE
RICERCA DEL MIGLIORAMENTO CONTINUO DELL’ORGANIZZAZIONE
RUOLO DEL COMUNE: DA GESTORE A REGOLATORE
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MilanoLO SVILUPPO DEI MODELLI ORGANIZZATIVI: CRITERI
GUIDA
STRUTTURA ORGANIZZATIVA: GESTIONE PER PROCESSI, SVILUPPO DELLE FUNZIONI DI STAFF
MECCANISMI DI COORDINAMENTO: UTILIZZO DI STRUMENTI DI INTEGRAZIONE (COMITATI), SVILUPPO DI SISTEMI GESTIONALI
SISTEMI OPERATIVI: PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO, SISTEMI INFORMATIVI
SISTEMA PREMIANTE E SVILUPPO DELLE PROFESSIONALITA’
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MilanoLA STRUTTURA ORGANIZZATIVA
(fino a settembre 2006)
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MilanoLA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL COMUNE DI
MILANO
COERENZA DELL’ASSETTO ORGANIZZATIVO CON LE “LINEE PROGRAMMATICHE DEL SINDACO RELATIVE ALLE AZIONI E AI PROGETTI DA REALIZZARE NEL CORSO DEL MANDATO”
COERENZA CON IL “PIANO GENERALE DI SVILUPPO 2006/2011”
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MilanoLA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL COMUNE DI
MILANO: LINEE GUIDA
CENTRALITA’ DEL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO
MACROSTRUTTURA FINALIZZATA A:ASSICURARE UNA VISIONE INTEGRATA DELL’ENTE PER IL GOVERNO COMPLESSIVO DELLA CITTA’;
AVVICINARE L’AZIONE DEL COMUNE AI BISOGNI ED ALLE ESIGENZE DEI CITTADINI;
MIGLIORARE L’ORIENTAMENTO DEL SERVIZIO AL CITTADINO
SVILUPPO DI UN SISTEMA RELAZIONALE CHE PREVEDA:
MOMENTI DI RACCORDO TRA LA DIREZIONE GENERALE (SEGRETERIA GENERALE, GABINETTO DEL SINDACO, DIFENSORE CIVICO, CONSULTE, ECC.);
CREAZIONE DI UN SISTEMA DI COMITATI IN GRADO DI SUPPORTARE IL VERTICE NEL PRESIDIO DELLE ATTIVITA’NECESSARIE AL CORRETTO FUNZIONAMENTO ALLA GESTIONE COMPLESSIVA DELL’ENTE
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MilanoLA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL COMUNE DI
MILANO: PRINCIPI PROGETTUALI
SVILUPPO DEL PROCESSO DI “PIANIFICAZIONE E CONTROLLO” E CENTRALITA’ DELLO STESSO;
MACROSTRUTTURA, ORGANIZZATA PER AMBITI DI BISOGNO, COERENTE CON IL PROGRAMMA DEL SINDACO E DELLE DELEGHE;
STRUTTURE COERENTI CON I PROCESSI CHE EVITINO PARCELLIZZAZIONI DELLE RESPONSABILITA’ E SIANO IN STRETTO CONTATTO CON I CITTADINI
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MilanoLA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL COMUNE DI
MILANO: LA MACROSTRUTTURA
PIANIFICAZIONE E
CONTROLLI
DIRETTOREGENERALE
VICE DIRETTOREGENERALE
COMITATIDIREZIONALI
COMITATO STRATEGICOSINDACO
FACILITYMANAGEMENT
RISORSE UMANE EORGANIZZAZIONE
POLTICHECOMUNITARIE
CASA
ARREDO,DECORO
URBANO EVERDE
POLITICHE DELLAVORO E
DELL'OCCUPAZIONE
ATTIVITA'PRODUTTIVE
FAMIGLIA,SCUOLA E
POLITICHESOCIALI
MOBILITA',TRASPORTI,
AMBIENTESALUTE
QUALITA', SERVIZIAL CITTADINO,
SEMPLIFICAZIONE -SERVIZI CIVICI
SVILUPPO DELTERRITORIO CULTURA
TURISMO,MARKETING
TERRITORIALE,IDENTITA'
SPORT ETEMPOLIBERO
AREECITTADINE ECONSIGLI DI
ZONA
INFRASTRUTTURE ELAVORI PUBBLICI
POLIZIALOCALE E
SICUREZZA
RICERCA,INNOVAZIONE E
CAPITALEUMANO
TECNICA
GIUNTA COMUNALE
COMITATI
GABINETTODEL SINDACO
SEGRETERIAGENERALE
SERVIZIO DIPRESIDENZA DEL
CONSIGLIO COMUNALE
DIREZIONICENTRALI
AREE
DIREZIONI DIPROGETTO
D IREZIONISPECIALISTICHE
AVVOCATURA
LEGENDA
ALTRE U.O .
SISTEMIINFORMATIVI
PROGETTISPECIALI
FINANZA,BILANCIO,TRIBUTI E
PARTECIPATE
UFFICIO STAMPA
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Milano DOTAZIONE ORGANICA
DIRIGENTI 147 di cui 41 a T.D.
Posizioni Organizzative 449
CATEGORIA “D3” 1326 di cui 43 a T.D.
CATEGORIA “D1” 2138 di cui 27 a T.D.
CATEGORIA “C” 7665 di cui 586 a T.D.
CATEGORIA “B3” 2513 di cui 218 a T.D.
CATEGORIA “B1” 2423 di cui 27 a T.D.
CATEGORIA “A” 995 di cui 160 a T.D.
Dati al 30.08.2006
TOTALE 17.367 di cui 1102 a T.D.
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Milano
IL SISTEMA DEGLI OBIETTIVI
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MilanoOBIETTIVI: L’ORIZZONTE DI RIFERIMENTO
• Dal bisogno dei cittadini, letto attraverso l’analisi di contesto (indicatori). Strutturare il sistema di lettura e ascolto del contesto (la centralità della persona, nei suoi bisogni). Anche la realizzazione degli obiettivi alimenta l’analisi del contesto. Accelerare il percorso e garantire la circolarità.
• Alle azioni rivolte ai cittadini; insieme degli obiettivi operativi, efficaci nel rispondere ai bisogni; non è importante cosa si è fatto, ma cosa si è ottenuto (il valore pubblico).
La nostra responsabilità è nella risposta ai bisogni.
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MilanoPRINCIPI FONDAMENTALI PER LO SVILUPPO
DELL’ORGANIZZAZIONE
1. Centralità del processo di pianificazione e controllo
2. Definizione di una struttura organizzativa che: i) assicuri una visione integrata dell’Ente per il governo complessivo della città; ii) avvicini l’azione del Comune ai bisogni e alle esigenze dei cittadini; iii) migliori l’orientamento del servizio ai cittadini
3. Sviluppo di un sistema relazionale
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MilanoSTRUTTURA DEGLI OBIETTIVI
OBIETTIVI DI IMPATTO
OBIETTIVI DI RISULTATO
OBIETTIVI OPERATIVI
INDICATORI DI RISULTATO
INDICATORI DI IMPATTO
INDICATORI DI OPERAZIONEINDICATORI LOGICITEMPID
IREZ
ION
I R
ESP
ON
SA
BIL
ID
IREZ
ION
I C
OIN
VO
LTE
ELEMENTI DI CONTESTO
ATTIVITA’ INDICATORI
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MilanoALCUNE DEFINIZIONI…
Incremento 10% in 5 anni delle produzioni teatrali straniere realizzate a Milano
Evidenziano il grado di raggiungimento dell’obiettivo di risultato
Indicatori di risultato
Organizzazione della manifestazione “100 spettacoli per 100 nazioni” per promuovere l’organizzazioni di spettacoli prodotti da cittadini stranieri: entro 31.12Attivazione bibliobus e consegna libri a domicilio nei weekend: entro 30/09. Consegna media: 100 libri/we
Azioni da attuare per il conseguimento degli obiettivi di risultato. Ad essi sono associati indicatori e/o fasi/operazioni da calendarizzare,
Obiettivi operativi
Incrementare la diffusione della lettura, soprattutto tra i giovaniCoinvolgere i cittadini stranieri nella produzione e fruizione di iniziative culturali in collaborazione con cittadini italiani
Obiettivi da conseguire in quanto strumentali al conseguimento dell’obiettivo di impatto
Obiettivi di risultato
incremento del 10% del n° spettatori (+889.000);Evidenziano quantitativamente lo scostamento che si vuole conseguire rispetto ad alcuni elementi di contesto iniziali
Indicatori di impatto
Ampliare l’offerta culturale e renderla accessibile a tutti
Obiettivi di livello strategico, espressi come modificazioni perseguite nel contesto di riferimento e nei bisogni
Obiettivi di impatto
Spesa media mensile, per famiglia, per acquisto libri: 12,3 €; spesa del pubblico per acquisto biglietti spettacoli: 102,776 mln; n° presenze spettacoli: 8,898 mln [SIAE, 2006]
Dati relativi al contesto di riferimento ed ai bisogni in esso rilevabili
Elementi di contesto
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Milano
CONTESTOConoscenza del contesto quale elemento di base per la costruzione di obiettivi strategici e per la successiva stratificazione fino alle attività operative.
CRUSCOTTODisponibilità strutturata di dati e informazioni per monitorare il funzionamento della “macchina comunale” e per supportare la risoluzione di problemi complessi che hanno natura trasversale.
TRASVERSALITA’
Visione unitaria e condivisa da tutte le Direzioni per rispondere in modo integrato ai bisogni.Non significa perdere responsabilità e autonomia, ma creare una rete in cui ognuno appoggia la propria identità.
IL PERCORSO E GLI ELEMENTI CHIAVE
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MilanoSTRUMENTI DI INTEGRAZIONE
Strumenti organizzativi
• aree (tecnica e P&C)• gruppi di lavoro• comitati• strutture permanenti di integrazione• momenti/eventi trasversali di analisi e
valutazione elementi di contesto
Strumenti informativi
• sistemi aperti/partecipati (anche a terzi) di costruzione e condivisione della conoscenza (es: enciclopedia wiki dei servizi per contact center)
• datawarehouse aziendale
Strumenti di programmazione e
responsabilizzazione
• programmi ed obiettivi trasversali• indirizzi per società controllate e per i
rappresentanti nelle società partecipate
Sistemi inform
atici di supporto
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Milano
LA PROGRAMMAZIONE INTEGRATA
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MilanoIL PROCESSO DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO
• Gestione, attuazione di progetti, piani e programmi
• Contesto di riferimento• Bisogni della città e dei city users
• Monitoraggio progetti, piani e programmi
• Individuazione impatti auspicati sulla città• Individuazione linee politiche/strategiche per
l’attuazione dei programmi finalizzati all’ottenimento degli impatti auspicati
• Pianificazione e programmazione di obiettivi e risorse: programmazione integrata
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MilanoGLI STRUMENTI DEL PROCESSO DI PROGRAMMAZIONE E
CONTROLLO
Contesto e impatto• Ascolto della città• Osservatori (casa, turismo, lavoro,
…)• Raccolta sistematica dati sul
contesto
• Verifica equilibri e Stato di attuazione dei programmi (Consiglio Comunale)
• Monitoraggio obiettivi e piani
• Assestamento• Conto consuntivo
• Linee programmatiche del mandato (Consiglio Comunale)
• Piano generale di Sviluppo (Consiglio Comunale)
Piano degli Obiettivi
Piano fabbisogni
risorse umane
Piano sistemi informativi
Programma elettorale di Sindaco e Partiti
Piano acquistiPiano
urbano parcheggi
….
Piano mobilità
bilancio RPP
Piano Opere
Piano illuminazione
Piano del verde
PGTPiano
marketing
Programmazione integrata
….
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MilanoLA PROGRAMMAZIONE INTEGRATA
• Linee programmatiche del mandato (Consiglio Comunale)
• Piano generale di Sviluppo (Consiglio Comunale)
Piano fabbisogni risorse umane
Piano sistemi informativi
Programma elettorale di Sindaco e Partiti
Piano acquisti
Piano mobilità
Programmazione integrata
bilancio
Relazione previsionale e programmatica
Piano marketing
…
Mandato
1-3 anni
Piano triennale opere
Piano degli
obiettivi
Piano urbano
parcheggiPiano
mobilitàciclistica
Piano del verde
PGT
Piano formazione
Piano urbano del traffico
Piano azzonamento acustico
Piano di zona
Elenco annuale lavori
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MilanoIL LAVORO DEL 2007…
Contesto e impatto• Ascolto della città• Osservatori (casa, turismo, lavoro, …)• Raccolta sistematica dati di contesto
• Verifica degli equilibri e stato di attuazione dei programmi
• Monitoraggio obiettivi e piani
• Assestamento• Conto consuntivo
Programma elettorale di Sindaco e Partiti
• Linee programmatiche del mandato
• Piano generale di Sviluppo
Piano degli Obiettivi• 6 obiettivi di ente
• 52 obiettivi trasversali• 255 obiettivi specifici
Relazione Previsionale e
programmatica
Elenco prioritàlavori per impatti
76 Linee politiche
18 Obiettivi di impatto
Valutazione e retribuzione
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Milano
… IL LAVORO PER IL 2008: LA PROGRAMMAZIONE INTEGRATA ED IL SISTEMA DI CONOSCENZA DELLA
CITTÀ
• Conto consuntivo• Stato di attuazione dei
programmi• Monitoraggio obiettivi e piani
Programma elettorale di Sindaco e Partiti
• Linee programmatiche del mandato
• Piano generale di Sviluppo
Valutazione e retribuzione
Programmazione integrata
Contesto e impatto• Ascolto della città• Osservatori (casa, turismo, lavoro, …)• Raccolta sistematica dati di contesto
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MilanoPROGRAMMAZIONE INTEGRATA E ORGANIZZAZIONE
DELL’ENTE
Bilancio annuale e triennale
Piano fabbisogni risorse umanePiano assunzioni
Programmazione incarichi professionali
Programmazione garePiano fabbisogni beni e servizi
Programmazione sistemi informativiPiano fabbisogni materiali di consumo
informatici
Piano triennale delle opereElenco annuale dei lavori
Piano degli obiettivi e delle attività
Programmazione studi e consulenze su tematiche
specifiche
Di quali risorse finanziarie abbiamo bisogno? Quali risorse finanziarie riusciamo ad ottenere?
Di quali risorse umane abbiamo bisogno? Con quale professionalità? Con quale tipo di rapporto di lavoro?
Di quale servizi interni necessito, per lo svolgimento delle mie attività e per i miei obiettivi? Di quali risorse strumentali?
Di quali risorse tecnologiche ho bisogno per lo svolgimento delle mie attività e per i miei obiettivi?
Di quali nuovi investimenti necessito per lo svolgimento delle mie attività e per i miei obiettivi? Di quali interventi di manutenzione?
Cosa intendiamo fare nel 2008? Quali obiettivi ci poniamo?
Ho bisogno di analisi e studi giuridici particolari?
Piano parcheggi, piano mobilità, piano del verde, …Con quali strumenti attuo gli obiettivi?
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Milano
LA PROGRAMMAZIONE INTEGRATA
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MilanoIL RUOLO DEL DIRIGENTE/RESPONSABILE DEI SERVIZI:
ALCUNI SPUNTI
Organizzazione “piatta” o “allungata” (Como vs Milano). Sistema di delega e autonomia
Ruolo dell’ente nel contesto di riferimento (gestore o regolatore)
Organizzazione di servizi o progettazione di risposte ai bisogni: metodicità e attenzione alla gestione di risorse o creativitànell’analisi e risposta ai bisogni
Conoscenza del contesto o della macchina (confronto capiaziendaprivati e pubblici)
Separazione o distinzione dei ruoli (conflitto o dialettica)?
Gestore o procacciatore di risorse (quali risorse? Consenso comerisorsa. Sindrome nimby)?
Competenze hard o soft skills?
Stratega o solutore di problemi quotidiani (strabismo del dirigente)? Fornitore di risposte e soluzioni o attivatore di una rete di competenze per fornire risposte e soluzioni?
Crisi del ruolo del dirigente “classico”, che fornisce risposte e soluzioni rassicuranti ai propri collaboratori. Crisi di legittimazione, nei confronti dei propri collaboratori?
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