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ALLEGATO N.5PIANO DI CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO

In questo allegato è riportato il piano di conservazione dell’archivio [cfr. art.68, comma 1, del testo unico], che comprende il titolario di classificazione ed il massimario di selezione.Nel piano di conservazione dell’archivio sono descritte anche le modalità di gestione dell’archivio di deposito, di selezione periodica dei documenti (scarto archivistico), di formazione e gestione dell’Archivio storico.

IL CONCETTO DI ARCHIVIO

“L’archivio è la raccolta ordinata degli atti di un ente o individuo, costituitasi durante lo svolgimento della sua attività e conservata per il conseguimento degli scopi politici, giuridici e culturali di quell’ente o individuo”1.

“L’archivio è costituito dal complesso degli atti spediti e ricevuti da un ente o un individuo per il conseguimento dei propri fini o per l’esercizio delle proprie funzioni”2.

Si tratta di definizioni che sintetizzano in modo pertinente e appropriato il concetto di archivio e le sue funzioni.La nozione di “raccolta di atti” rimanda ad un insieme organico di documenti, collegati tra loro con rapporti di causa – effetto. Tale raccolta deve essere “ordinata”, vale a dire strutturata e conservata in modo coerente e accessibile alla consultazione. Si tratta inoltre di atti che provengono dall’attività di un ente o individuo e si formano durante lo svolgimento di essa. Infine vi è un accenno alla conservazione degli atti e agli scopi di tale conservazione che si possono identificare con il loro uso amministrativo, legale e storico. Quindi il carattere distintivo ed essenziale dell’archivio consiste nell’origine della raccolta, la quale si costituisce per effetto dell’attività dell’ente, o comunità, o individuo. Questo permette di distinguere l’archivio da ogni collezione di documenti che non ha carattere originario, che non riflette cioè in modo immediato e spontaneo l’attività del soggetto o dell’ente cui gli atti si riferiscono, ma è costituita a posteriori e artificialmente.Risulta di conseguenza evidente la differenza tra l’archivio e la biblioteca, poiché nel primo, i singoli elementi costitutivi presentano un’inerenza organica all’attività 1 CASANOVA E., Archivistica, Siena, 1928, p.19.2 CENCETTI G., 1937.

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dell’ente o soggetto produttore; nella seconda, i volumi a stampa e i manoscritti conservano una loro reciproca autonomia e appaiono riuniti in modo artificiale per una destinazione prettamente culturale.La seconda definizione inoltre introduce il concetto di vincolo o nesso archivistico, “che collega in modo logico e necessario la documentazione che compone l’archivio prodotto da un ente”3.

Si può pertanto affermare che l’archivio “rispecchia l’ente produttore” perché la documentazione che lo costituisce prende origine dall’attività posta in essere da quest’ultimo”.

ARCHIVIO STORICO, DI DEPOSITO E CORRENTE

L’archivio è un complesso organico ed unitario. Tuttavia ragioni di opportunità, principalmente legate alla differente gestione dei documenti recenti o antichi, fanno sì che comunemente l’archivio venga suddiviso in tre parti in rapporto all’età dei documenti. Tale ripartizione, tuttavia, non deve alterare l’unità concettuale dell’archivio.

ARCHIVIO CORRENTE: è costituito dalla documentazione relativa alle pratiche che ancora non sono state chiuse e che pertanto gli uffici continuano a mantenere al loro interno.

ARCHIVIO DI DEPOSITO: è costituito dalla documentazione compresa nell’ultimo quarantennio, che è uscita dall’archivio corrente, in quanto non più occorrente agli uffici istruttori incaricati della trattazione dei singoli affari, e che attende, previo lo scarto, il passaggio nella separata sezione d’archivio. Si tratta di documentazione che ha perduto o va perdendo interesse amministrativo contingente e che durante la permanenza nell’archivio di deposito dovrebbe essere sottoposta a una serie di operazioni ai fini della definitiva sistemazione nella separata sezione, che vanno dalla verifica della corretta archiviazione corrente, alla selezione graduale in vista dell’eliminazione e conservazione future, all’effettuazione delle operazioni amministrative di scarto, all’incremento periodico delle serie documentarie e all’aggiornamento del relativo inventario. L’archivio di deposito si configura pertanto come un raggruppamento di documenti continuamente mobile per il defluire nella separata sezione del materiale che ha maturato il quarantennio e per l’affluirvi dall’archivio corrente delle pratiche via, via esaurite dell’attività amministrativa dell’ente produttore.

3 CARUCCI P., Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, 2000, p. 230.

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ARCHIVIO STORICO: è costituito dalle pratiche definite da oltre 40 anni, destinate alla conservazione permanente. Tale documentazione costituisce la separata sezione d’archivio.

L’esaurirsi delle pratiche e il trascorrere del tempo determinano il passaggio dei documenti dall’archivio corrente a quello di deposito, e da quello di deposito a quello storico.Nell’archivio corrente prevale la finalità pratica dell’ente che produce i documenti. In esso sono contenuti documenti per i quali il valore amministrativo e giuridico è maggiormente rilevante rispetto a quello storico.Nell’archivio di deposito la finalità pratica e il valore amministrativo e giuridico tendono ad affievolirsi, mentre alcuni documenti iniziano ad assumere un crescente valore storico.Nell’archivio storico, infine, è prevalente la finalità culturale e di ricerca e i documenti che, a seguito delle operazioni di selezione sono stati destinati alla conservazione permanente, assumono un valore storico prevalente rispetto a quello amministrativo e legale.

MODALITA’ DI GESTIONE DELL’ARCHIVIO CORRENTE

La corrispondenza, successivamente alle necessarie operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, classificazione ed assegnazione e dopo essere stata vistata dal Sindaco, viene consegnata giornalmente dall’Ufficio Protocollo ai vari uffici utente di competenza. Questi ultimi hanno l’obbligo di effettuare, nel caso si tratti di documenti cartacei, mediante l’apposita funzione del sistema informatico, l’operazione di “presa in carico” dei documenti stessi.Qualora si tratti di documenti informatici, trasmessi per via telematica, inoltrati agli uffici utente di competenza attraverso la rete interna dell’Amministrazione al termine delle operazioni di registrazione di protocollo, la “presa in carico” di tali documenti viene registrata dal sistema in modo automatico.A questo punto si danno tre possibilità:

1. l’ufficio utente di competenza, presa visione della corrispondenza, può mettere agli atti i documenti che non hanno alcun tipo di seguito, sia perché non avviano un nuovo procedimento amministrativo, sia perché non fanno parte di una pratica già in corso di istruzione. In questo caso il documento viene riconsegnato al Servizio Archivistico, che avrà cura di scaricare la corrispondenza restituita dagli uffici, in modo tale che, se viene effettuata una ricerca, il programma evidenzia la posizione del documento all’interno dell’amministrazione;

2. Il materiale documentario deve essere trattenuto dall’ufficio utente di competenza in quanto avvia un procedimento amministrativo. In questo caso viene aperto un fascicolo. Il fascicolo costituisce l’unità di base, indivisibile di un archivio ed è composto da tutti i documenti che si riferiscono ad un affare determinato, disposti in ordine cronologico, dal più antico al più recente. L’apertura del fascicolo corrisponde effettivamente all’istituzione di una cartellina, sia essa cartacea od elettronica, la quale deve riportare le seguenti informazioni:

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data di apertura della pratica; oggetto; indice di classificazione; numero del fascicolo, progressivo nel corso di ciascun anno; collocazione all’interno dell’archivio corrente; è di estrema importanza che

ciascun ufficio utente identifichi i vari fascicoli cartacei di sua competenza, mediante l’attribuzione, oltre che del numero e delle informazioni di cui sopra, anche di una lettera, di un simbolo o altro, che corrisponda alle diverse unità mobiliari in cui i fascicoli stessi trovano posto, in modo da rendere ordinata e razionale la conservazione della documentazione. A tal fine inoltre si raccomanda ai diversi uffici utente di competenza di redigere un repertorio dei fascicoli che costituiscono il proprio archivio corrente e di aggiornarlo con costanza e continuità.

ufficio utente produttore;data di chiusura.

La data di chiusura del fascicolo si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto, cioè del documento che conclude il procedimento amministrativo.La pratica, una volta conclusa, deve essere consegnata al Servizio Archivistico, per il suo trasferimento nell’archivio di deposito.La necessità di disporre di materiale documentario ordinatamente raccolto, che è alla base della costituzione dei fascicoli, genera, all’interno di questi, formazioni di minore entità e a carattere tematico: sono i sottofascicoli, ordinati cronologicamente al loro interno, che raccolgono la documentazione relativa ad alcuni singoli aspetti dell’affare e che possono essere individuati da un ulteriore simbolo o numero da posporre a quello che indica la posizione del fascicolo.

3. Il materiale documentario deve essere trattenuto dall’ufficio utente di competenza in quanto fa parte di una pratica già in corso di istruzione. In questo caso si avrà cura di inserire lo stesso nell’apposito fascicolo, già formato, che lo riguarda.

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TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE4

E CLASSIFICAZIONE

Si indica con il termine di classificazione l’operazione che consente di identificare, attraverso il contenuto del documento, il settore di attività svolta dall’ente cui il documento stesso si riferisce e di attribuirlo ad esso.Lo strumento su cui si basa è il titolario di classificazione è un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle competenze dell’Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell’attività svolta.Esso è costituito da un determinato numero categorie, a loro volta articolate in sottopartizioni.La classificazione risponde quindi all’esigenza di organizzare logicamente i documenti, associandoli a categorie astratte che si riferiscono ad uno stesso argomento, ad una stessa funzione, o ad una stessa tipologia documentaria e di rendere possibile la creazione di un archivio ordinato.E’ indubbio inoltre che lo schema di classificazione fa riferimento alle competenze del Comune, indipendentemente dai Servizi od Uffici che concretamente le

4 Il presente titolario di classificazione, costituito da 15 categorie, articolate in classi, a loro volta suddivise in ripartizioni minori, è stato redatto facendo riferimento a quello proposto da BRUNETTI D., in L’archivio comunale. Manuale per la gestione dei documenti: dall’archivio corrente all’archivio storico, Ravenna, 2003. In questa fase di passaggio, l’autore, in attesa che il gruppo di lavoro istituito dall’amministrazione archivistica per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni, incaricato, tra l’altro, della revisione del titolario del 1897 al fine di meglio rispondere alle esigenze imposte sia dalla documentazione amministrativa, sia dai nuovi compiti assegnati ai Comuni con il testo unico 267/2000, valuti se sia utile mantenere l’impianto del vecchio titolario Astengo, procedendo ad un aggiornamento, o se sia più opportuno elaborare un titolario completamente nuovo, ha voluto operare una scelta intermedia. Essa prevede accanto al mantenimento del numero fisso di 15 categorie, l’aggiunta di classi in base alle singole esigenze amministrative e la completa libertà nell’identificazione delle serie.Tale titolario quindi è articolato in categorie, a loro volta suddivise in classi, ripartite in serie.A rigore, nell’art. 2 della circolare del 1897 si legge che “le categorie si dividono in classi, le classi in fascicoli”. Questo può essere giustificato dal fatto che nel contesto storico di fine Ottocento si ritenevano sufficienti due livelli di classificazione per poter passare subito alla fascicolazione. Con il passare del tempo le classi sono state frammentate in sottoclassi per dare conto della complessità dell’azione amministrativa. Inoltre il termine “fascicolo”, è passibile di equivoci in quanto può essere confuso con “pratica” o “affare”. Nel titolario proposto il termine “fascicolo” è sostituito dal termine “serie” nel senso di “ciascun raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti, o in relazione all’oggetto e alla materia, o in relazione alle funzioni dell’ente”.Nella stesura del titolario si è tenuto anche presente il “Prontuario per la classificazione e la fascicolazione dell’archivio comunale” nell’edizione riveduta da O. SCARDELLATO, 1995.

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esercitano, in quanto questi ultimi possono variare con una certa frequenza, mentre le competenze dell’Ente rimangono stabili nel tempo.

CATEGORIA IAMMINISTRAZIONE

CLASSE SERIE1. Ufficio Comunale Denominazione – Stemma - Gonfalone e

bollo del Comune.Territorio Comunale – Frazioni – Confini –

Quartieri – Aggregazioni – Divisioni.Statuto Comunale e Regolamenti

Comunali.Cittadinanze onorarie – Gemellaggi in

genere – Città gemellate.Classificazioni del Comune a fini diversi:

zona depressa – montana – titolo di città – zona sismica – protezione bellezze naturali – soggiorno – cura e turismo.

Municipi – Fusione di Comuni – Unione di Comuni – Aree Metropolitane – Comunità montana o collinare –Comunità isolane o di arcipelago – Forme associative.

Rapporti amministrativi con la Prefettura – Regione – Provincia.

Corrispondenza con Associazione degli Enti locali (ANCI – ANCITEL – UNCEM) e attività relative.

Consorzi intercomunali: atti costitutivi.Rappresentanze del Comune e convegni.

2. Archivio e Protocollo – Albo pretorio

Archivio comunale: regolamento – normativa – ispezioni – Rapporti con la Soprintendenza Archivistica.

Archivio Comunale: titolario – riordino – inventariazione – scarto – richieste di consultazione.

Manuale di gestione e conservazione dei documenti – Sistemi di gestione informatica dei documenti – Gestione dei flussi documentali – Firma digitale - Protocollo informatico.

Albo pretorio: pubblicazioni atti – documenti - deliberazioni – Notifiche del Messo.

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Corrispondenza minuta.Registri di protocollo.

3. Economato Regolamento del servizio e successive modifiche.

Provvedimenti di liquidazione spese (attraverso il servizio di economato) – minute urgenti – impegni – registri – rendiconti – buoni.

Stampe – carta – modulistica – cancelleria.

Riviste – giornali – pubblicazioni amministrative: abbonamenti ed acquisti.

Spese postali – telegrafiche e telefoniche degli uffici comunali – Recapiti di corriere.

Spese per l’illuminazione e il riscaldamento degli uffici comunali.

Acquisto gasolio e benzina per gli automezzi comunali.

Acquisto e manutenzione delle macchine per ufficio.

Magazzino beni – Manutenzione beniGestione cassa economale – Altri acquisti

ed approvvigionamenti attraverso il servizio di economato.

4. Elezioni amministrative 1. Elezioni comunali.2. Elezioni provinciali.3. Referendum comunali.4. Referendum provinciali.5. Elezioni e referendum comunali e

provinciali: spese elettorali.6. Elezioni e referendum comunali e

provinciali: propaganda elettorale ed assegnazione spazi.

5. Consiglio e Giunta Consiglio: convocazioni – ordini del giorno – atti – relazioni.

Consiglieri: nomina – dimissioni – decadenza – revoche – incarichi – funzioni – indennità di carica.

Consiglieri: atti e corrispondenza personale dei consiglieri.

Giunta: convocazioni – ordini del giorno – atti – relazioni.

Assessori: nomina – dimissioni – decadenza – revoche – sostituzioni – incarichi – funzioni – indennità di carica.

Assessori: atti e corrispondenza personale degli assessori.

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Interpellanze – Interrogazioni – Mozioni.Anagrafe amministratori.Commissioni consiliari: nomina – atti

relativi – Gruppi consiliari – Capigruppo Consiliari.

6. Sindaco, Commissioni e deleghe Sindaco: elezione diretta – dimissioni – impedimento – rimozione – decadenza – sospensione e decesso – cerimonie – udienze – indennità di carica – rimborso spese forzose – atti riservati – corrispondenza.

Commissario straordinario prefettizio.Commissioni comunali diverse: elenchi –

regolamenti – nomine – verbali – atti.Deleghe e delegati – incarichi.Passaggio di Amministrazione -

Consegne7. Deliberazioni e repertori Verbali e delibere del Consiglio

Comunale.Verbali e delibere della Giunta

Comunale.Ordinanze del Sindaco.Determinazioni dirigenziali.

8. Dipendenti comunali. Personale Assunzioni: indizione ed espletamento dei concorsi pubblici o selezioni interne.

Assunzioni: altre procedure di assunzione – mobilità esterna.

Assunzioni: assunzione personale invalido.

Assunzioni: progressione verticale.Amministrazione del personale:

stipulazione dei contratti di lavoro.Amministrazione del personale:

inserimento.Amministrazione del personale:

formazione dei fascicoli personali e gestione dei dati sensibili.

Amministrazione del personale: inquadramento giuridico ed economico dei lavoratori.

Amministrazione del personale: gestione sistema valutativo.

Amministrazione del personale: gestione progressione economica orizzontale.

Amministrazione del personale: relazioni sindacali.

Amministrazione del personale: contrattazione collettiva decentrata.

Amministrazione del personale:

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rilevazione presenze/assenze – malattie – infortuni – ferie – permessi.

Amministrazione del personale: igiene e sicurezza del lavoro (esami sanitari).

Amministrazione del personale: anagrafe prestazioni extra lavorative.

Amministrazione del personale: responsabilità disciplinare.

Formazione: formazione ed aggiornamento.

Contabilità del personale: gestione dei trattamenti economici ed oneri, con aspetti fiscali (Cud, Mod. 770 e 730) e di bilancio, con gestione dei residui.

Contabilità del personale: gestione trattamento economico accessorio, incentivi produttività ed indennità varie.

Contabilità del personale: Irap.Contabilità del personale: denunce Inail.Contabilità del personale: denunce

Inpdap.Segretario generale: fascicoli personali –

nomina – incarichi – congedi – formazione – trattamento economico – Agenzia Autonoma e Albo.

Direttore generale: fascicoli personali – nomina – incarichi – congedi – formazione – trattamento economico.

Pensioni: gestione previdenziale ed assistenziale.

Pensioni: ricongiunzione di periodi assicurativi.

Pensioni: collocamento a riposo e pratiche di pensione.

Pensioni: dispense dal servizio per inabilità totale o parziale.

Pensioni: licenziamento.Pensioni: rapporti con gli eredi.Contenzioso del lavoro: procedimenti

disciplinari e contenzioso.Organizzazione: verifica del fabbisogno.Organizzazione: definizione e gestione

dotazione organica e organigramma strutturali dell’ente.

Organizzazione: programmazione delle assunzioni e riqualificazioni (piani occupazionali ed assegnazione risorse umane ai vari settori).

Organizzazione: gestione regolamento di

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organizzazione degli uffici e dei servizi.

Organizzazione: conto annuale e relazione amministrativa della gestione.

Obiettori di coscienza in servizio presso il Comune: gestione economica.

9. Cause e liti. Ufficio legale Cause, liti e conflitti riguardanti l’amministrazione comunale e contenzioso extragiudiziale in genere. Rappresentanza e difesa del Comune. Autorizzazioni a stare in giudizio.

Pratiche di risarcimento danni attive e passive.

Sentenze.Incarichi a legali.Pareri agli organi e agli uffici comunali.

10. Istituti amministrati dal Comune 1. Istituti diversi amministrati dal Comune: regolamenti e atti.

2. Aziende municipalizzate e speciali in genere – Società per azioni – Consorzi azienda – Società a partecipazione del Comune.

3. Istituzioni.11. Locali ad uso uffici Manutenzione locali per servizi Comunali.

Affitto locali per servizi Comunali.Acquisto arredi – segnaletica interna.Riscaldamento, illuminazione, servizio di

pulizia degli uffici e delle sedi comunali.

Concessione sedi comunali per riunioni.Furti e atti vandalici negli uffici e nelle

sedi Comunali.12. Servizi amministrativi – Ufficio relazioni con il pubblico – Difensore civico

1. Regolamenti e norme per i servizi al cittadino, per il procedimento amministrativo, per la visione degli atti – Legge sulla privacy.

2. Diritto di accesso agli atti e di informazione.

3. Partecipazione popolare – Azione popolare.

4. Ufficio relazioni con il pubblico (Urp).5. Difensore civico.6. Editoria e attività informativo -

promozionale interna ed esterna.7. Diritti dei cittadini e servizi

amministrativi in genere.8. Parità uomo e donna e politiche di

genere13. Inchieste Relazioni ed inchieste.

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Ispezione agli uffici comunali, rilievi e provvedimenti.

14. Ufficio controllo interno 1. Regolamenti – Norme e disposizioni.2. Piano esecutivo di gestione –

Relazioni revisionali e programmatiche.

3. Controllo di gestione e andamento dei servizi amministrativi.

4. Controllo interno.5. Nucleo di valutazione.

15. Ufficio elettorale. Documentazione relativa attività corrente

1. Servizio elettorale: disciplina – ispezioni – revisioni del materiale elettorale – locali – cabine ed urne.

2. Revisione periodica delle liste elettorali e carteggio relativo.

3. Iscrizione e cancellazione dalle liste elettorali.

4. Schedario elettorale cartaceo e informatico.

5. Schede elettori.6. Atti relativi alla perdita del diritto di

voto (fallimento, condanne, misure di sicurezza).

16. Ufficio contratti – Se raccolti insieme – altrimenti si classificano in base all’oggetto.

1. Regolamenti – Norme e disposizioni – Tariffe.

2. Raccolta contratti del Comune.3. Raccolta contratti a rogito di notai.4. Raccolta contratti per concessioni

cimiteriali. Registri dei contratti. Registri dei contratti dei notai.

17. Centro elaborazione dati e dotazione informatica

1. Acquisti software– forniture e canoni.2. Gestione reti informatiche e

telematiche - manutenzione hardware e software – studio e sviluppo in economia software in genere

18. Circolari. Carteggio generale della prima categoria

Circolari e carteggio generale della prima categoria

CATEGORIA IIASSISTENZA PUBBLICA

CLASSE SERIE1. Istituti di assistenza e beneficenza

1. Istituti di assistenza e beneficenza.2. Contributi e finanziamenti accordati

e/o ricevuti per l’assistenza.3. Lasciti e donazioni a opere di

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assistenza e beneficenza.4. Invalidi civili – Non vedenti –

Sordomuti.5. Monti di pietà e dei pegni.

2. Assistenza ai malati e agli inabili. Assistenza agli anziani e ai poveri. Case di riposo.

1. Strutture socio – assistenziali – sanitarie.

2. Consorzi intercomunali dei servizi socio - assistenziali.

3. Assistenza sanitaria e farmaceutica.4. Assistenza domiciliare.5. Casa albergo per anziani – Case di

riposo – residenze assistenziali.6. Soggiorni ed iniziative per anziani.7. Problematiche della terza età.8. Strutture per non autosufficienti o

parzialmente autosufficienti.9. Alloggi di edilizia residenziale

pubblica.10. Assistenza e tutela in genere ai

malati, inabili, disabili, portatori di handicap, anziani, senza tetto, nomadi, extracomunitari, apolidi…. – Salute mentale – Tossicodipendenza (aspetti socio – assistenziali) – Scarcerati – Sussidi, soccorsi, mense, alloggi, dormitori e assistenza ai poveri in genere – Telesoccorso – Contributi sociali.

3. Assistenza ai minori. Asilo nido. 1. Consultori pediatrici ed ostetrici.2. Orfanotrofi.3. Adozioni nazionali ed internazionali –

Affidamento familiare di minori.4. Asilo nido.5. Assistenza scolastica.6. Attività di sostegno all’handicap.7. Assistenza e tutela in genere

dell’infanzia e dell’adolescenza, alle madri e alle famiglie.

8. Associazioni - Unicef.4. Società operaie di mutuo soccorso e organismi di volontariato (aspetti socio – assistenziali)

Società di mutuo soccorso.Croce Rossa Italiana.Associazioni e cooperative di pubblica

assistenza e volontariato in genere.Raccolta stracci, materiale ferroso,

carta…..Offerte per calamità naturali o

avvenimenti straordinari.5. Lotterie, tombole e fiere di beneficenza. Raccolta di fondi.

Lotterie, tombole e banchi di beneficenza.

Fiere e spettacoli di beneficenza.

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Raccolta fondi per beneficenza, ricerca sanitaria e assistenza.

6. Circolari. Carteggio generale della seconda categoria

1. Circolari e carteggio generale della seconda categoria.

CATEGORIA IIIPOLIZIA MUNICIPALE

CLASSE SERIE1. Personale 1. Vigili urbani e guardie comunali.

2. Ordini di servizio.3. Rapporti informativi – Verbali di

violazione amministrativa.4. Divise, forniture diverse, mezzi di

trasporto e apparecchiature per servizio.

2. Servizi diversi 1. Regolamenti comunali dei servizi di polizia – Normativa e disposizioni.

2. Servizio di polizia rurale.3. Servizio di polizia amministrativa.4. Servizio di controllo nei settori

edilizio, produttivo e commerciale, sanitario e veterinario, ambientale, tutela del demanio e del patrimonio.

5. Guardie notturne e giurate.6. Guardie boschive e campestri.7. Oggetti smarriti e rinvenuti.8. Vigilanza del territorio (Attività di

controllo edilizio. Vigilanza del territorio. Controllo e ordine pubblico durante feste e manifestazioni. Controllo esercizi pubblici e violazioni relative alle attività economiche. Servizi di vigilanza nomadi e stranieri. Attività di accertamento di polizia anagrafica).

9. Regolamento e servizio pubbliche affissioni e pubblicità (non riscossione imposta).

10. Regolamento occupazione spazi ed aree pubbliche (non riscossione imposta)

11. Volantinaggio.12. Ascensori e montacarichi:

immatricolazione, provvedimenti, disciplinari.

13. Occupazione permanente o temporanea di aree pubbliche per

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manifestazioni –14. Posteggi mercatali: controllo

presenze.15. Servizio di pronto intervento e

reperibilità.3. Circolazione urbana e viabilità 1. Codice della strada. Regolamenti e

disposizioni inerenti la circolazione stradale.

2. Ordinanze in materia di disciplina della circolazione – Isole pedonali – Autorizzazione sosta/transito invalidi – Zone vietate – Permessi di accesso – Traffico limitato - Autorizzazione trasporti eccezionali – Autorizzazione occupazione corsia stradale per effettuazione lavori.

3. Provvedimenti straordinari di limitazione della circolazione – Targhe alterne.

4. Corsi al personale di perfezionamento relativi alla circolazione stradale.

5. Ufficio tecnico del traffico e segnaletica – Segnaletica – Semafori – Pareri viabilistici.

6. Campagna per la sicurezza stradale – Educazione stradale nelle scuole.

7. Revisione degli autoveicoli e patenti.8. Parcheggi a pagamento – Parchimetri 9. Regolamento e servizio di

circolazione sul lago – Norme – Disposizioni – Contravvenzioni – Atti relativi.

4. Contravvenzioni, incidenti stradali e contenzioso

1. Contravvenzioni.2. Infrazioni.3. Rilevazione incidenti stradali.4. Contenzioso- ricorsi5. Bollettari.

5. Circolari. Carteggio generale della terza categoria

1. Circolari e carteggio generale della terza categoria.

CATEGORIA IVSANITA’ ED IGIENE

CLASSE SERIE1. Ufficio sanitario e personale 1. Servizio sanitario nazionale – Norme

– Disposizioni.2. Servizio sanitario regionale – Norme –

Disposizioni.

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3. Asl – Azienda sanitaria locale: assemblea, comitato di gestione, regolamento, nomine, verbali, bilanci.

4. Asl – Azienda sanitaria locale: organizzazione territoriale.

5. Personale sanitario, tecnico, amministrativo e convenzionato.

2. Servizi sanitari 1. Autorizzazioni sanitarie rilasciate a diverso titolo (apertura di poliambulatori – pubblici esercizi, mezzi di trasporto alimentari, laboratori di generi alimentari, feste, sagre e manifestazioni…).

2. Servizio medico ed ospedaliero3. Servizio disinfestazione e profilassi.4. Servizio ostetrico.5. Servizio Veterinario.6. Servizio farmaceutico.7. Ambulatori.8. Guardia medica.9. Medicina scolastica - Medicina del

lavoro - Medicina sportiva.10. Cure termali.11. Campagne di lotta contro i tumori.12. Anagrafe canina.13. Organismi di volontariato (attività

sanitaria): Croce Rossa – Avis – Aido.3. Malattie infettive e vaccinazioni Malattie infettive e contagiose per

l’uomo: norme, denunce, misure di profilassi.

Vaccinazioni alle persone: registri e carteggio relativo.

Malattie infettive e contagiose per il bestiame: norme, denunce, profilassi, vaccinazioni, trasporti.

Dati demografici e statistici.Aids: informazioni, campagne

pubblicitarie ed informative, interventi….

Epidemie.4. Sanità marittima ed aerea. Sanità alle frontiere

1. Igiene dei porti e degli aeroporti: vigilanza igienico – sanitaria ed ispezioni.

2. Igiene alle frontiere: vigilanza igienico – sanitaria ed ispezioni.

3. Sanità marittima, fluviale e lacustre in genere.

4. Sanità aerea in genere.5. Lazzaretti e locali di isolamento.

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Quarantena.5. Igiene pubblica e macelli 1. Regolamenti – Norme e disposizioni,

nazionali, regionali e locali.2. Igiene pubblica (edilizia, suolo,

abitato, acquedotti, fognature, depuratori, industrie,..): vigilanza ed ispezioni.

3. Detenzione ed impiego sostanze radioattive.

4. Igiene degli alimenti.5. Igiene degli edifici scolastici.6. Igiene dei posti di lavoro.7. Igiene degli esercizi pubblici.8. Libretto sanitario.9. Igiene dei bagni pubblici, pozzi neri,

concimaie.10. Piscine pubbliche.11. Campeggi: disciplina e controllo

igienico – sanitario.12. Autorizzazioni veterinarie per

macellerie e per la lavorazione di prodotti di derivazione animale.

13. Macelli: vigilanza, autorizzazioni, diritti e statistiche – Bassa macelleria.

14. Macello comunale.15. Produzione e vendita latte, formaggio

e loro derivati.16. Pescherie.

6. Polizia mortuaria e cimiteri 1. Regolamenti – Norme – Disposizioni.2. Cimitero Comunale: gestione, orari,

vigilanza e servizi – Camera mortuaria.

3. Cimiteri delle frazioni: gestione, orari, vigilanza e servizi – Registro anagrafe salme.

4. Zona di rispetto.5. Feretri – Lapidi – Cippi – Illuminazione

votiva.6. Personale addetto ai cimiteri.7. Concessioni cimiteriali: carteggio

diverso ( non i contratti che sono contenuti nella classe 16 della I° categoria).

8. Diritti di sepoltura, estensioni, rinunce, revoche, indennizzi.

9. Permessi di seppellimento.10. Tumulazioni, tumulazioni provvisorie

e autopsie.11. Esumazioni e trasferimento delle

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salme.12. Cremazioni.13. Trasporti funebri.

7. Ecologia, inquinamento e protezione animali

1. Regolamenti – Norme – Disposizioni.2. Provvedimenti ecologici – Vigilanza

del territorio – Enti ed Associazioni per la tutela dell’ambiente.

3. Guardie ecologiche.4. Feste ecologiche.5. Inquinamento dell’aria (gas tossici,

uso fitofarmaci e pesticidi, fumo…).6. Inquinamento delle acque (analisi,

scarichi industriali e non….).7. Inquinamento del suolo (analisi,

discariche abusive….).8. Inquinamento acustico.9. Inquinamento elettromagnetico.10. Ditte ed industrie insalubri: norme,

vigilanza ed elenchi.11. Discarica comunale.12. Discariche abusive.13. Servizio di raccolta differenziata e

tutela ambientale - riciclaggio.14. Raccolta e trasporto rifiuti solidi

urbani e ingombranti. 15. Protezione animali: denunce,

contravvenzioni….16. Servizio di accalappiamento e

custodia cani randagi – Canile Municipale.

17. Ecologia, inquinamento e protezione animali in genere.

8. Tossicodipendenza (aspetto sanitario)

1. Norme – Statistiche – Studi e ricerche.

2. Campagne di prevenzione e di informazione.

3. Tossicodipendenza in genere.4. Registri delle sostanze stupefacenti.

9. Circolari. carteggio generale della quarta categoria

1. Circolari e carteggio generale della quarta categoria.

CATEGORIA VFINANZE

CLASSE SERIE1. Proprietà comunali. Inventari dei beni. Debiti e crediti.

1. Inventari dei beni demaniali - Demanio

2. Inventari patrimoniali – Inventari dei

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beni mobili ed immobili del Comune.3. Partecipazioni azionarie.4. Vendita immobili di proprietà

comunale.5. Vendita di azioni.6. Dismissioni/proventi patrimoniali in

genere.7. Ruoli delle rendite, dei diritti, dei titoli

e dei crediti.8. Inventari delle cose avute da terzi in

deposito e inventari diversi.9. Acquisto e vendita di terreni e

fabbricati – Indennità di esproprio.10. Permute.11. Convenzioni, servitù, concessioni ed

occupazioni precarie di terreni e fabbricati anche in uso gratuito.

12. Affitti di beni comunali.13. Assicurazioni comunali.14. Richieste di acquisto di beni comunali

ricevute da terzi.15. Beni immobili e mobili in genere.16. Debiti, non mutuati, non consolidati o

fuori bilancio.17. Crediti, non mutuati, non consolidati

o fuori bilancio.2. Bilanci, conti e contabilità 1. Finanza locale: norme, regolamenti,

disposizioni e piani.2. Bilanci: formazione del bilancio,

gestione contabile, atti, variazioni, residui, assestamento, storni, prelevamento fondo di riserva e allegati.

3. Conti consuntivi: formazione del conto, gestione contabile, residui, revisori, approvazione, relazione, atti e allegati.

4. Accertamenti per l’entrata ed impegni di spesa.

5. Liquidazioni.6. Mandati di pagamento: emissione e

atti relativi.7. Reversali di cassa e atti relativi.8. Fatture: registrazione e registro

informatico.9. IVA (Imposta sul valore aggiunto):

registri e carteggio.10. Fideiussioni bancarie e assicurative o

depositi cauzionali.11. Libri mastri: atti e allegati.

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12. Verifiche di cassa.13. Spese di investimento e contabilità

relativa.14. Ragioneria e documentazione

contabile.15. Contributi diversi concessi all’Ente,

richiesti e/o erogati a terzi, qualora l’oggetto del contributo non si identifichi in una particolare categoria o classe.

16. Contabilità speciale.17. Adempimenti fiscali (Irap. sostituto

d’imposta, ritenute Ivs….).18. Preventivi diversi, qualora l’oggetto

del preventivo non si identifichi in una propria categoria.

19. Appalti qualora l’oggetto dell’appalto non si identifichi in una propria categoria.

20. Bilanci, conti e finanza locale in genere.

21. Bollettari. Bilanci di previsione. Conti consuntivi dell’entrata e

dell’uscita. Libri mastri. Mandati di pagamento – Reversali di

cassa. Verbali di chiusura dell’esercizio

finanziario. Verbali di verifica di cassa.

3. Imposte e tasse 1. Regolamento – Norme – Disposizioni – Tariffe.

2. Uffici finanziari – Ufficio imposte dirette – Ufficio del registro – Commissioni ed enti diversi.

3. Fascicoli dei contribuenti – Anagrafe tributaria.

4. Ici: imposta comunale sugli immobili.5. Cosap: tassa occupazione suolo ed

aree pubbliche.6. Tarsu: tassa per la rimozione e lo

smaltimento dei rifiuti solidi urbani.7. Ex Iciap: imposta comunale imprese,

arti e professioni (soppressa nel 1997).

8. Ex Invim: imposta comunale sull’incremento di valore degli immobili (soppressa nel 1992).

9. Socof: sovrimposta comunale sul

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reddito dei fabbricati.10. Ilor: imposta comunale sui redditi.11. Irpef: imposta sul reddito delle

persone fisiche e giuridiche.12. Imposta di patrimonio.13. Imposta di registro.14. Imposta di bollo.15. Imposta di trascrizione.16. Imposta sulle concessioni governative

e regionali.17. Irap: imposta regionale attività

produttive.18. Canoni riguardanti il ciclo delle

acque: rete fognaria – depuratore – acquedotto.

19. Servizio in concessione per l’accertamento e la riscossione dei tributi comunali.

20. Imposta sulla pubblicità e pubbliche affissioni.

21. Pagamento contravvenzioni.22. Competenze sulle denunce dei redditi

– Dichiarazione dei redditi e avvisi di accertamento.

23. Assistenza agli utenti e ai contribuenti.

24. Entrate diverse.25. Imposte e tasse in genere.

4. Dazi Si tratta di una classe superflua da quando, nel 1972 (D.P.R. 26 ottobre 1972, n.649), sono state abolite le imposte di consumo. Per cui a questa classe vengono assegnate le normative e le sole pratiche residue ex dazi ed imposte di consumo.

5. Catasto e Commissioni censuarie 1. Commissione censuaria comunale.2. Commissioni censuarie provinciali e

distrettuali.3. Ufficio tecnico erariale.4. Formazione catasto terreni ed edilizio

urbano.5. Classificazione terreni, ipoteche ed

estimi catastali.6. Catasto storico.

6. Privative, generi di monopolio e lotto.

1. Privative.2. Generi di monopolio (sali,

tabacchi…..).3. Ricevitorie.4. Lotterie nazionali.5. Lotto ed altri giochi.

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7. Mutui e prestiti. Contabilità degli investimenti

1. Mutui con la Cassa Depositi e Prestiti o presso altri Istituti mutuanti: documentazione relativa.

2. Rilevazioni statistiche sui mutui e sulla situazione debitoria del Comune.

3. Mutui per spese di investimento.4. Prestiti obbligazionari ed estrazione

per estinzione dei titoli.5. Finanziamenti speciali.6. Investimenti.

8. Donazioni, lasciti e legati 1. Eredità e lasciti a favore del Comune: decreti di accettazione, inventari….

2. Donazione e legati in genere.9. Esattoria e tesoreria 1. Servizio di tesoreria: appalti e

contratti.2. Servizio di tesoreria: registri e

ricevute.3. Servizio di tesoreria: invio mandati,

depositi cauzionali, reversali, altri documenti e corrispondenza.

4. Servizio di esattoria.5. Servizio di esattoria e tesoreria in

genere.10. Riscossioni speciali. Diritti di segreteria e di stato civile.

1. Diritti di segreteria e di stato civile: normativa, tariffari, registri e contabilità minuta relativa all’imposizione e alla riscossione dei diritti comunali riferiti agli atti di segreteria e di stato civile.

2. Riscossioni speciali: cassa economale, peso pubblico, fotocopie, carte di identità, spese di notifica atti.

11. Circolari. Carteggio generale della quinta categoria.

1. Circolari e carteggio generale della quinta categoria.

CATEGORIA VIGOVERNO

CLASSE SERIE1. Leggi e decreti, Gazzetta Ufficiale e fogli periodici degli organi dello Stato

1. Capo del Governo - Ministri e funzionari – Governo in genere.

2. Prefetto e Prefettura.3. Leggi e decreti – Gazzetta Ufficiale –

Fogli periodici diversi - 4. Concorsi del personale dello Stato.5. Emblemi dello Stato, bandiere e

stemmi.6. Rapporti tra Stato e Regioni.

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2. Elezioni politiche. Referendum 1. Elezioni politiche.2. Elezioni europee.3. Elezioni regionali.4. Referendum nazionali (abrogativo,

confermativo e consultivo).5. Referendum nazionali: promozione e

raccolta di firme.6. Referendum regionali.7. Elezioni e referendum: spese

elettorali.8. Propaganda elettorale ed

assegnazione di spazi.3. Feste nazionali, commemorazioni e cerimonie

1. Feste, lutti e solennità civili nazionali e internazionali – Esposizione bandiera.

2. Commemorazioni – Cerimonie ricorrenti e straordinarie.

3. Visite di personaggi e di autorità.4. Lapidi commemorative e monumenti

cittadini.4. Atti di valore civile e onorificenze 1. Azioni al valore civile.

2. Onorificenze, decorazioni e ricompense.

5. Concessioni del governo e pensioni

1. Concessioni governative (onorificenze, titoli nobiliari, stemmi….).

2. Pensioni civili dello Stato.3. Rapporti con la Direzione provinciale

del Tesoro.4. Consulta araldica.

6. Partiti politici e loro organizzazioni

1. Partiti politici, movimenti e loro organizzazioni.

2. Proposte di legge di iniziativa popolare: raccolta di firme.

7. Regione di appartenenza e altre Regioni

1. Presidente della Regione – Organi della Regione – Uffici Regionali.

2. Bollettino Ufficiale della Regione – Riviste e pubblicazioni regionali.

3. Concorsi del personale della Regione.4. Emblemi della Regione, bandiere e

stemmi.5. Altre Regioni d’Italia.6. Rapporti fra Regioni e Comuni.

8. Circolari. Carteggio generale della sesta categoria

1. Circolari e carteggio generale della sesta categoria.

CATEGORIA VIIGRAZIA, GIUSTIZI E CULTO

Comune di Malcesine, Piazza Statuto, 1 37018 Malcesine (Vr)

CLASSE SERIE1. Circoscrizione giudiziaria. Tribunali

1. Uffici giudiziari.2. Tribunale.3. Tribunale dei minori.4. Procura della Repubblica.5. Corte d’Assise – Corte d’Assise

d’Appello – Corte d’Appello.6. Tribunali speciali: Corte

Costituzionale – T.A.R..7. Protesti cambiari: comunicazioni al

Tribunale e alla Camera di Commercio.

8. Gratuito patrocinio.9. Bandi – notifiche – certificati.10. Amnistie – grazie – indulti.

2. Giurati e giudici popolari 1. Giudici popolari (Commissione comunale ed elenchi).

2. Giurati di Corte d’Assise.3. Istituti penitenziari 1. Carceri giudiziarie e trasporto

carcerati.2. Spese relative.3. Assistenza ai carcerati.

4. Giudice di pace. Rapporti con il Conciliatore

1. Giudice di pace.2. Verifiche periodiche e statistiche

giudiziarie civili.3. Ex Ufficio di conciliazione e Giudice

Conciliatore (soppresso nel 1991).5. Archivio notarile. Professioni legali. Protesti cambiari

1. Archivio notarile e notai: albi.2. Avvocati e procuratori: albi.3. Protesti cambiari.4. Fallimenti, sequestri, contravvenzioni,

concordati e disposizioni.5. Trasmissione atti notarili.

6. Culto 1. Edifici destinati al culto.2. Autorità ecclesiastiche: Vescovo,

Parroci, Cappellani…..3. Associazioni ed istituti religiosi: ordini

religiosi, seminari….4. Confraternite, comitati ed

associazioni laicali d’indole religiosa.5. Legati di culto e lasciti.6. Manifestazioni religiose, feste

patronali, funzioni e processioni.7. Culto in genere.8. Culti e religioni non cattoliche.

7. Circolari. Carteggio generale della settima categoria

1. Circolari e carteggio generale della settima categoria.

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CATEGORIA VIIIAFFARI MILITARI

CLASSE SERIE1. Leva 1. Ufficio provinciale di leva e manifesti

per l’iscrizione e la chiamata alle armi.

2. Formazione delle liste di leva (elenchi preparatori e alfabetici, precetti di leva, situazioni di famiglia, schede personali, esiti di leva).

3. Ruoli e fogli matricolari e relativi aggiornamenti.

4. Chiamate di leva (per classi diverse rispetto a quell’anno) e richiamo alle armi.

5. Lista dei renitenti – Elenchi dei rivedibili e riformati – Diserzioni.

6. Congedi e trasferimenti.7. Accademie militari – Arruolamenti

speciali, volontari….8. Obiezione di coscienza e servizio

civile.9. Riforma del servizio di leva

obbligatorio in servizio militare volontario.

Liste di leva. Ruoli matricolari.

2. Servizi militari. Assistenza. Pensioni. Associazioni. Danni di guerra

1. Ufficio notizie militari.2. Assistenza ai militari e alle loro

famiglie.3. Pensioni di guerra e assimilate -

Polizze ex combattenti.4. Decorazioni, onorificenze,

riconoscimenti, parchi della rimembranza e monumenti.

5. Onoranze alle salme militari – Cimiteri di guerra.

6. Associazioni combattenti, reduci, mutilati, partigiani, decorati, alpini, famiglie dei caduti, carabinieri…..

7. Danni di guerra.3. Tiro a segno. Esercitazioni militari 1. Poligono di tiro, esercitazioni militari.

2. Danni militari per esercitazioni e risarcimento.

4. Caserme militari 1. Distretto militare.

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2. Caserme e alloggi militari.3. Campi di istruzione militare.4. Ospedale militare.5. Tribunale militare.6. Servitù militari, ruoli degli obbligati e

requisizioni per utilità militari.5. Circolari. carteggio generale dell’ottava categoria

1. Circolari e carteggio generale dell’ottava categoria.

CATEGORIA IXISTRUZIONE E ISTITUTI CULTURALI

CLASSE SERIE1. Autorità scolastiche e personale 1. Ministero della pubblica istruzione.

2. Assessorato all’istruzione della Regione.

3. Provveditorato agli studi – Ispettorato – Altri Enti a carattere scolastico.

4. Distretto scolastico – Consigli di Istituto.

5. Direzioni didattiche.6. Personale scolastico docente.7. Personale scolastico non docente.8. Servizio medico scolastico e servizio

psico – pedagogico – Attività di sostegno all’handicap.

9. Diritto allo studio.10. Obbligati alla scuola.11. Inadempienza all’obbligo scolastico.12. Riforma della scuola: innalzamento

dell’obbligo scolastico.13. Edilizia scolastica (norme, non lavori

ai fabbricati).14. Statistiche scolastiche.

2. Scuola materna e scuola elementare

1. Scuola materna.2. Scuola elementare.3. Attività e organi delle scuole.4. Sedi delle scuole – Funzionamento e

dati sull’organizzazione – Statistiche.5. Contributi e materiale didattico.6. Libri di testo per le scuole elementari.

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3. Scuole comunali e attività complementari alla scuola. Servizi

1. Scuole serali – Scuole speciali – Scuole per stranieri.

2. Refezione scolastica – mensa.3. Servizio scuolabus e trasporto alunni.4. Servizio di pre – asilo.5. Borse di studio – Sussidi – Buoni libro.6. Colonie estive e invernali – Estate

ragazzi – Itinerari culturali.7. Laboratori ceramica, creta,

informatica, lettura…..8. Sedi delle scuole – Funzionamento e

dati sull’organizzazione – Statistiche.9. Scuole comunali e attività

complementari alla scuola in genere.10. Corsi di formazione professionale.11. Scambi internazionali.

4. Scuola media inferiore 1. Scuola media inferiore.2. Organi collegiali della scuola.3. Innalzamento dell’età dell’obbligo

scolastico.4. Sedi delle scuole – Funzionamento e

dati sull’organizzazione – Statistiche.5. Contributi e materiale didattico.

5. Scuole medie superiori 1. Licei (classico, scientifico, linguistico, artistico, psico – pedagogico).

2. Istituti tecnici commerciali ed industriali.

3. Istituto e scuola magistrale.4. Scuola alberghiera.5. Scuole professionali.6. Scuole e corsi sperimentali.7. Organi collegiali della scuola.8. Sedi delle scuole – Funzionamento e

dati sull’organizzazione – Statistiche.9. Contributi e materiale didattico.

6. Università e corsi universitari 1. Università, Accademie di Belle Arti e Istituti superiori di grado universitario in genere.

2. Borse di studio.3. Sedi dell’Università – Funzionamento e

dati sull’organizzazione – Statistiche.4. Locali per le lezioni.

7. Istituti scientifici e culturali. Biblioteca, archivio storico, museo, teatro civico, scuola comunale di musica.

1. Ministero dei beni culturali – Assessorato Regionale alla Cultura.

2. Soprintendenze: Archivi di Stato.3. Biblioteca civica: statuto, gestione,

iniziative….4. Sistema bibliotecario e archivistico

territoriale – Centro rete: regolamento, gestione, iniziative…

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5. Archivio storico comunale: regolamento, gestione, iniziative, ricerche storiche.

6. Musei civici e pinacoteche: statuto, gestione, iniziative….

7. Musei civici e pinacoteche: elenchi ed incremento raccolte.

8. Monumenti e salvaguardia Beni Culturali.

9. Personale degli Istituti Scientifici e Culturali.

10. Circoli e centri scientifici e culturali.11. Studi e pubblicazioni.12. Concerti, spettacoli e rappresentazioni

teatrali.13. Teatro civico: gestione in genere.14. Scuola comunale di musica: gestione

in genere.15. Mostre, gallerie, esposizioni

estemporanee..16. Società corali, filarmoniche.17. Iniziative diverse a carattere culturale

– Politica culturale.8. Educazione sportiva nella scuola 1. Palestre ed impianti sportivi scolastici.

2. Giochi della gioventù.3. Campionati e gare sportive.4. Corsi di nuoto, calcio, tennis, sci….5. Concessioni di uso temporaneo di

impianti sportivi.9. Scuole private 1. Scuole private in genere.

2. Università private in genere.10. Circolari. Carteggio generale della nona categoria

1. Circolari e carteggio generale della nona categoria.

CATEGORIA XLAVORI PUBBLICI. URBANISTICA

CLASSE SERIE1. Strade e piazze 1. Elenchi e classificazione delle strade

(comunali, provinciali, nazionali, private).

2. Costruzione strade e piazze.3. Manutenzione ordinaria e

straordinaria delle strade e piazze – Forniture relative.

4. Pulizia strade – Sgombero neve.5. Attraversamento della sede stradale

per la posa di tubi e cavi.

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6. Accessi e passi carrai.7. Sottopassaggi – Gallerie – Trafori –

Cavalcavia.8. Autostrade – Tangenziali.9. Parcheggi: costruzione,

manutenzione.10. Arredo urbano.11. Viali, giardini e aree verdi – Piste

ciclabili.12. Strade, piazze e marciapiedi in

genere.2. Ponti 1. Costruzione di ponti.

2. Manutenzione ordinaria e straordinaria dei ponti – Forniture relative.

3. Ponti, ponticelli e passerelle pedonali in genere.

3. Illuminazione pubblica. Gas. Energia

1. Illuminazione pubblica e impianti elettrici: contratti, canoni, consumi, centraline, linee, impianti…..

2. Illuminazione pubblica: potenziamento e manutenzione impianti.

3. Contenimento consumi energetici.4. Elettrodotto.5. Metanodotto.6. Gestione calore. Gas, metano e gpl:

distribuzione.7. Oleodotto.8. Illuminazione pubblica, gas ed

energia in genere.4. Acque, acquedotto, rete fognaria, depuratori e fontane

1. Fiumi e torrenti.2. Acquedotto: lavori di costruzione.3. Acquedotto: manutenzione ordinaria

e straordinaria – Forniture relative.4. Rete fognaria: lavori di costruzione.5. Rete fognaria: manutenzione

ordinaria e straordinaria – Forniture relative.

6. Depuratore: lavori di costruzione.7. Depuratore: manutenzione ordinaria

e straordinaria – Forniture relative.8. Contratti, concessioni, convenzioni e

allacciamenti relativi.9. Utenti.10. Fontane pubbliche ed ex lavatoi.11. Idranti stradali – Tombini.12. Bagni pubblici e impianti sanitari.13. Acque in genere.

5. Consorzi stradali e idraulici 1. Consorzi stradali.

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2. Consorzi idraulici.3. Consorzi di bonifica.

6. Espropriazioni 1. Espropri per cause di pubblica utilità: normativa e atti generali.

2. Ricorsi e indennizzi.7. Telefoni, poste, telegrafi. Radio e televisione. Internet

1. Uffici postali e telegrafici: locali.2. Servizio postale e telegrafico.3. Posti telefonici pubblici.4. Servizio di telefonia: impianti e linee,

installazione, manutenzione.5. Servizio di telefonia mobile: ripetitori

e carteggio.6. Servizio radio – televisivo e ripetitori.7. Servizio radio – televisivo: utenti e

canone Rai.8. Impianti radioelettrici e

ricetrasmittenti.9. Internet.

8. Ferrovie e trasporti Stazione ferroviaria.Trasporti ferroviari: rapporti con le

Ferrovie dello Stato, orari, linee, passaggi a livello, utenti…..

Treni ad alta velocità.Trasporti urbani – Bus – Filobus – Tram.Autostazione e trasporti urbani su

gomma.Trasporti su acqua: idrovie e traghetti.Trasporti su fune: funivie, teleferiche,

sciovie e impianti sciistici.Aeroporto – Linee aeree.Eliporto.Trasporti pubblici e privati – ACI.

9. Ufficio tecnico. Edilizia pubblica Regolamenti – Norme – Disposizioni.Personale comunale: operai.Direzione lavori.Ordini professionali.Tecnici esterni, incarichi professionali e

direzione lavori.Controllo incarichi esterni, collaudo e

verifica.Capitolati ed elaborati tecnici di appalto.

- Gare di appalto per lavori pubblici, il cui oggetto non si identifichi in nessuna classe della x° categoria.

Opere in economia.Pareri tecnici agli organi e agli uffici

comunali.Servizio di pronto intervento sul territorio

e sul demanio.Occupazione permanente e temporanea

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di suolo pubblico per cantiere.Manomissioni suolo pubblico:

supervisione tecnica e atti.Tutela e sicurezza sul lavoro.Ufficio tecnico in genere.

10. Edifici comunali 1. Edifici comunali: costruzione, manutenzione e restauro.

2. Edifici scolastici: costruzione, manutenzione e restauro.

3. Cimiteri: costruzione, manutenzione e restauro.

4. Costruzione, manutenzione e restauro proprietà comunali in genere.

11. Porti e opere marittime 1. Opere marittime: porti, spiagge, attracchi.

2. Cantieri navali.3. Porti in genere.

12. Urbanistica. Piano regolatore 1. Regolamenti – Norme – Disposizioni.2. Strumenti urbanistici generali e di

settore: predisposizione e adozione.3. Certificazioni urbanistiche e

destinazione d’uso.4. Sistema territoriale urbanistico e

catastale.5. Edilizia residenziale pubblica.6. Case popolari: bandi, graduatorie,

assegnazioni.7. Frazionamenti.8. Piano regolatore generale (P.R.G.) e

varianti.9. Piano particolareggiato (P.P.).10. Piano insediamenti produttivi (P.I.P.).11. Piano edilizia economica popolare

(P.E.E.P.).12. Piano di zona (P.D.Z.).13. Piano esecutivo convenzionato

(P.E.C.).14. Piano di recupero (P.d.R.).15. Piano urbano del traffico (P.U.T).

13. Edilizia privata 1. Regolamenti – Norme – Disposizioni.2. Commissione edilizia.3. Pratiche edilizie: autorizzazioni e

concessioni.4. Controllo attività edilizie in genere.5. Proroghe, rinnovi, volture di

concessioni o autorizzazioni edilizie.6. Denunce di inizio attività.7. Comunicazione di lavori di ordinaria

manutenzione.

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8. Certificati di abitabilità e usabilità.9. Riscontro ad esposti edilizi di varia

natura.10. Violazioni edilizie.11. Abusivismo edilizio.12. Condoni edilizi.13. Certificati di prevenzione incendio.14. Dichiarazione di conformità degli

impianti termici.15. Dichiarazione di conformità degli

edifici in genere.16. Autorizzazioni installazione tende ed

insegne.17. Chiese ed edifici religiosi in genere:

attività edilizia.18. Attività edilizia in genere.

14. Circolari. carteggio generale della decima categoria

1. Circolari e carteggio generale della decima categoria

CATEGORIA XIAGRICOLTURA, INDUSTRIA E COMMERCIO

CLASSE SERIE1. Agricoltura. Allevamento. Caccia. Pesca

1. Regolamenti – Associazioni dell’agricoltura e dei coltivatori – Norme e disposizioni.

2. Commissione agricoltura: verbali, delimitazione aree, pareri.

3. Agricoltura e lavori agricoli in genere – Usi e consuetudini locali e provinciali.

4. Collina, montagna, zone depresse, bonifiche e risarcimenti, danni alluvionali, danni causati dalla grandine….

5. Contributi agricoli.6. Istituti dell’agricoltura e Commissioni

diverse.7. Vendita diretta di prodotti agricoli.8. Viticoltura e produzione vitinicola.9. Risicoltura.10. Allevamento del bestiame – Pastorizia

– Alpeggio – Apicoltura.11. Produzione di latte – Casearia –

Latterie.12. Boschi e foreste: normative, taglio,

corpo forestale, ispettorato, vigilanza, contravvenzioni, incendi, rimboschimento, festa degli alberi,

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sentieri….13. Parchi e riserve naturali.14. Protezione della flora, elenchi delle

piante protette, erbe officinali….15. Salvaguardia del territorio – Vincoli

idrogeologici.16. Caccia: licenze e carteggio relativo.17. Pesca: licenze e carteggio relativo.18. Ittiologia, piscicoltura, uccellaggione,

riserve, allevamenti…19. Censimenti, indagini, statistiche

sull’argomento.2. Industria. Cave e miniere 1. Regolamenti – Norme – Disposizioni.

2. Stabilimenti industriali e attività produttive – Politica industriale – Contributi.

3. Industrie locali: fascicoli nominativi e carteggio.

4. Cave, torbiere, miniere, estrazioni di ghiaia e ricerche nel sottosuolo.

5. Censimenti, indagini, statistiche sull’argomento.

3. Commercio 1. Regolamenti – Norme – Disposizioni – Camera di Commercio.

2. Piani di sviluppo commerciale.3. Commercio su area privata o fisso:

licenze, permessi, orari.4. Commercio su area privata o fisso:

ordinanze, provvedimenti, autorizzazioni, censimenti e statistiche.

5. Commercio su area privata o fisso: fascicoli nominativi.

6. Commercio su area pubblica: licenze, permessi, orari.

7. Commercio su area pubblica : ordinanze, provvedimenti, autorizzazioni, censimenti e statistiche.

8. Commercio su area pubblica: fascicoli nominativi.

9. Autorizzazione occupazione permanente o temporanea suolo pubblico uso plateatico .

10. Forme speciali di vendita al dettaglio: spacci interni, apparecchi di distribuzione automatica, vendita per corrispondenza….

11. Disciplina dei prezzi.12. Agenzia di affari e mediatori.

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13. Documentazione relativa al commercio in genere.

14. Censimenti, indagini e statistiche sull’argomento.

4. Fiere e mercati (non il mercato settimanale)

1. Regolamenti – Norme – Disposizioni- Calendari – Carteggio relativo

2. Fiera patronale.3. Mercato ortofrutticolo.4. Esposizioni e mostre agricole,

zootecniche….5. Prestito attrezzature.

5. Pesi e misure Stato utenti pesi e misure – Formazione e variazione del ruolo.

Verifiche metriche – Ufficio metrico.Pese pubbliche e private.

6. Artigianato Regolamenti – Norme – Disposizioni.Elenchi delle imprese artigianali.Associazioni e albi per l’artigianato.Licenze, permessi e fascicoli nominativi.Attività artigiane: panifici e molini,

barbieri e parrucchieri, estetisti, panettieri, pasticcieri e gelatai, tipografie, autonoleggi….

7. Promozione del territorio e turismo. Sport

1. Promozione del territorio e turismo: regolamenti, norme e disposizioni.

2. Enti ed Uffici turistici – Azienda di promozione turistica – Ufficio Provinciale Turistico.

3. Pro Loco.4. Associazioni diverse. 5. Iniziative e manifestazioni turistiche e

di promozione del territorio - Redazione di guide e di mappe del Comune e del territorio ed opuscoli.

6. Impianti sportivi Comunali (campo sportivo, campi tennis, bocciodromo, palazzo dello sport, palestra, piscina, pista di atletica…)

7. Associazioni nazionali e locali a carattere sportivo.

8. Iniziative, manifestazioni e gare sportive – Patrocinio del Comune – Eventuale premi.

8. Sviluppo e sostegno alle attività economiche. Lavoro

1. Regolamenti – Norme – Disposizioni.2. Servizio di informazione normativa e

generale agli organi e agli uffici comunali, alle Associazioni e all’utenza esterna – Informagiovani.

3. Centri per l’impiego, ex Uffici di collocamento.

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4. Stages – Alternanza scuola lavoro.5. Formazione e orientamento.6. Consulenza per la creazione di

impresa.7. Rapporti con le Associazioni di

categoria datoriali (artigiani, agricoltori).

8. Rapporti con i Sindacati.9. Rapporti con i Patronati.10. Attività economiche, lavoratori e

lavoro in genere – Finanziamenti – Incontro domanda/offerta.

11. Prestiti d’onore.12. Libretti di lavoro.13. Lavoro minorile, lavoro notturno,

riposo settimanale e festivo.9. Circolari. Carteggio generale dell’undicesima categoria

1. Circolari e carteggio generale dell’undicesima categoria.

CATEGORIA XIISTATO CIVILE, ANAGRAFE, CENSIMENTO E STATISTICA

CLASSE SERIE1. Stato civile 1. Deleghe ad Ufficiale di stato civile.

2. Normativa – Autocertificazione.3. Verifiche sulla tenuta dei registri.4. Documentazione ANUSCA.5. Ufficio di stato civile: richiesta e

trasmissione di dati, atti e certificati.6. Statistica.7. Atti di nascita: carteggio relativo

(denunce, richieste e trasmissioni, proposte di annotazioni marginali…)

8. Atti di matrimonio: carteggio relativo (richieste di pubblicazione, trasmissioni e trascrizioni, matrimonio civile, scioglimento…).

9. Atti di morte: carteggio relativo (iscrizione, trasmissioni e trascrizioni, statistiche e trasmissione dati all’ufficio medico provinciale, all’Inam, alla Procura e alla Questura…).

10. Atti di cittadinanza e naturalizzazione: carteggio relativo.

Registri degli atti di nascita. Registri degli atti di matrimonio.

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Registri degli atti di morte. Registri degli atti di cittadinanza. Registri delle pubblicazioni di

matrimonio.

2. Censimento 1. Ufficio provinciale di censimento, Istituto centrale di statistica e Istat.

2. Ufficio e Commissione Comunale di censimento.

3. Censimento generale della popolazione (piano topografico, materiale di censimento, itinerari di sezione, computi giornalieri di sezione e riepilogativi, stati di sezione provvisori e definitivi…).

4. Fogli di famiglia per la popolazione.5. Censimento generale delle abitazioni.6. Fogli di famiglia per le abitazioni.7. Risultati, relazioni e statistiche.8. Rendiconti delle spese.9. Confronti e regolarizzazione con

l’ufficio anagrafe. 3. Statistica e anagrafe. Toponomastica

1. Deleghe ad Ufficiale di anagrafe.2. Normativa.3. Ufficio anagrafe: richiesta e

trasmissione di dati anagrafici.4. Registro di popolazione: impianti,

rinnovi e automazione.5. Popolazione presente e residente:

statistica, schedario e registrazioni, verifiche….

6. Pratiche di immigrazione e iscrizioni anagrafiche.

7. Pratiche di emigrazione e cancellazioni anagrafiche.

8. Stranieri: normativa, permessi di soggiorno

e carteggio relativo.9. Anagrafe degli italiani residenti

all’estero – Aire.10. Verifiche sulla tenuta registro

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popolazione.11. Statistiche demografiche.12. Toponomastica stradale, stradario e

numerazione civica.13. Statistica: rilevazioni Istat. Registri della popolazione.

4. Circolari. Carteggio generale della dodicesima categoria

1. Circolari e carteggio generale della dodicesima categoria.

CATEGORIA XIIIESTERI

CLASSE SERIE1. Comunicazioni con l’estero 1. Consolati, rappresentanze e

ambasciate e corrispondenza in genere anche riguardanti pratiche di eredità.

2. Europa – Comunità europea.3. Stati esteri.4. Commercio estero.

2. Emigrazione ed immigrazione (in generale, non le pratiche vere e proprie, collocate in XII,3)

1. Rilevazioni statistiche del movimento migratorio.

2. Passaporti e lasciapassare.3. Nulla osta militari per l’espatrio.4. Atti di assenso per l’espatrio di

minori.5. Emigranti e rimpatriati- Assegni

familiari ai lavoratori italiani all’estero.

6. Immigrazione ed emigrazione in genere.

3. Circolari. Carteggio generale della tredicesima categoria

1. Circolari e carteggio generale della tredicesima categoria.

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CATEGORIA XIV5

OGGETTI DIVERSI

CATEGORIA XVSICUREZZA PUBBLICA

CLASSE SERIE1. Pubblica incolumità. Protezione civile

1. Protezione civile. organizzazione, strutture e piani di difesa.

2. Attività operativa di protezione civile.3. Servizio di pronto soccorso.4. Piani di evacuazione per edifici

pubblici.5. Edifici pericolanti.6. Sicurezza sui luoghi di lavoro.7. Attività a rischio di incidenti rilevanti.8. Inondazioni, frane, terremoti, incendi,

alluvioni….9. Incidenti nelle gare sportive.10. Prevenzione e denunce infortuni sul

lavoro.11. Omicidi e suicidi.

2. Polveri e materie esplodenti. Armi da fuoco, esplosivi e fuochi artificiali. Distributori e depositi di carburante

1. Polveri, materie esplodenti e fuochi d’artificio: licenze e carteggio relativo.

2. Ordigni e residuati di guerra.3. Mine: autorizzazioni per il

brillamento.4. Armi da fuoco: denunce e trasporto.5. Porto di armi per caccia e difesa

personale: deposito e consegna.6. Distributori di carburante – Oli

minerali e affini.7. Depositi e vendita di bombole a gas e

materiali infiammabili.8. Gas tossici e compressi.9. Caldaie a vapore, caldaie di impianti

di riscaldamento e conduttori di generatori di vapore: consegna

5 La quattordicesima categoria è una categoria da non utilizzare. Ogni atto può essere classificato in altre parti del titolario, anche quando lo stesso repertorio non prevede la voce specifica. Occorrerà collocare il documento in quella categoria, classe e serie che, almeno per analogia, tratta dell’argomento dell’atto. Inserire le carte in questa categoria, probabilmente ideata per facilitare il lavoro del protocollista nei casi più incerti, significa metterle da parte e non ritrovarle più. Per risolvere il problema che si può sempre presentare, si potrà fare riferimento all’ultima classe proposta per ciascuna categoria dedicata al materiale documentario generale riferito alla categoria entro la quale la classe è collocata.

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abilitazioni e carteggio.10. Certificati di prevenzione incendi.

3. Teatri, cinema e trattenimenti pubblici

1. Cinema, teatri, sale da ballo, discoteche.

2. Trattenimenti e spettacoli pubblici.3. Spettacoli viaggianti, circhi, parchi di

divertimento, giostre….4. Feste e sagre popolari: istanze e

autorizzazioni.5. Festival e feste di Partiti politici:

istanze e autorizzazioni.4. Esercizi pubblici. Attività controllate

1. Norme – Disposizioni, orari e turni di chiusura.

2. Alberghi, affittacamere, campeggi, ristoranti, bar e attività ricettive in genere: istanze, autorizzazioni, licenze, elenchi, statistiche, classificazioni…..

3. Statistiche e notifiche delle persone alloggiate e del movimento degli stranieri.

4. Commissione Comunale per gli esercizi pubblici e Piano Commerciale.

5. Vendite promozionali, svendite e saldi.

6. Trattenimenti danzanti: licenze (per musica e proroga) e orari.

7. Licenze temporanee e permanenti per la vendita di bevande alcoliche.

8. Giochi leciti e illeciti.9. Mestieri ambulanti o su area

pubblica: norme, denunce, elenchi…5. Ordine pubblico 1. Scioperi.

2. Disordini, dimostrazioni, serrate, vandalismo…….

6. Mendicità 1. Adulti in difficoltà – Mendicità e accattonaggio.

7. Persone socialmente pericolose 1. Pregiudicati, diffidati, ammoniti, sorvegliati, confinati, espulsi dall’estero, reduci dalle case di pena, oziosi, vagabondi…..Prostituzione

2. Fogli di via obbligatori e altri provvedimenti.

8. Avvenimenti straordinari di pubblica sicurezza

1. Questura.2. Legge antimafia.3. Lotta al terrorismo.4. Carabinieri.5. Forze di Polizia – Sezioni e

Sottosezioni di Polizia Stradale.

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6. Carte d’identità.7. Cessioni fabbricato.8. Informazioni sulle persone per il

rilascio di certificati.9. Avvenimenti straordinari e argomenti

riguardanti la pubblica sicurezza in genere.

9. Caserme e contributi a spese di casermaggio

1. Caserme Carabinieri – Guardia di Finanza e altre di P.S.: contributi.

10. Malati di mente 1. Malati di mente: trasporto, ricovero, custodia.

11. Vigili del fuoco ed incendi 1. Vigili del fuoco.2. Incendi: prevenzione, denunce,

comunicazioni e attrezzature.3. Danni causati dagli incendi.

12. Nomadi 1. Normativa, provvedimenti, denunce, espulsioni….

2. Campo nomadi.13. Stranieri. Extracomunitari 1. Normativa, provvedimenti, denunce,

espulsioni….2. Assunzione/licenziamento

stranieri/extracomunitari.3. Centri di accoglienza.

14. Circolari. Carteggio generale della quindicesima categoria

1. Circolari e carteggio generale della quindicesima categoria.

INDICE DI CLASSIFICAZIONE

L’indice di classificazione è costituito da una sequenza numerica che fa riferimento alla categoria, classe ed eventuale serie o sottoclasse nel cui ambito il documento si colloca, seguita dal numero di fascicolo, progressivo nel corso di ciascun anno.Ad esempio, il primo documento che, a partire da gennaio, dà avvio a una pratica di manutenzione straordinaria di una strada, avrà indice X.1.3/1, dove: X fa riferimento alla categoria (espressa in cifre romane) X. “Lavori Pubblici.

Urbanistica”; 1 fa riferimento alla classe (espressa in cifre arabe) 1. “Strade e Piazze” della

categoria X; 3 fa riferimento alla serie o sottoclasse 3 della classe “Strade e Piazze”, cioè

“Strade e Piazze: manutenzione ordinaria e straordinaria”; il numero dopo la barra, rappresenta il numero del fascicolo.

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LO SCARTO

Per scarto si intende l’eliminazione, previa selezione, di materiale documentario conservato presso gli archivi, ritenuto inutile o di superflua conservazione.Lo scarto, pur essendo un’operazione connaturata alla gestione stessa della documentazione archivistica, rimane uno dei momenti più delicati del lavoro archivistico, visto il suo carattere irreversibile. Esso si applica innanzitutto a documenti inutili, in pratica a semplici copie degli originali, e a documenti superflui, in quanto contengono dati e notizie ricavabili da altra documentazione.Nella scelta della documentazione da eliminare occorre essere guidati da un duplice criterio: l’interesse amministrativo e il valore storico. Dal punto di vista amministrativo l’Ente deve tenere conto degli interessi propri e di quelli del cittadino. Dal punto di vista storico si deve tenere conto della rilevanza storico – culturale delle informazioni contenute nel documento.Condizione essenziale per poter effettuare lo scarto è che l’archivio sia ordinato o in fase di riordino; infatti in una situazione di disordine generale si rischia di scartare ciò che solo apparentemente è inutile o copie di atti di cui non si possiede più l’originale.

IL MASSIMARIO DI SCARTO

Il Massimario di scarto è lo strumento che consente di effettuare lo scarto in maniera rigorosa. Esso riproduce l’elenco delle categorie e delle classi del titolario per la classificazione degli atti. Il Massimario indica poi, per ciascuna categoria, quali documenti vadano conservati permanentemente, e quindi versati dopo quarant’anni dall’esaurimento dell’affare nella sezione separata d’archivio, e quali invece possano essere destinati al macero dopo cinque anni, sette anni, dieci anni, quarant’anni….Non esistono massimari di scarto ufficiali. Il solo massimario di scarto per gli archivi comunali emanato dalla pubblica amministrazione è quello compreso nella circolare del Ministero dell’Interno n. 8900-22 del 14 luglio 1917, aggiornato un’unica volta il 3 marzo 1933. E’ evidente che questo massimario risente degli anni trascorsi, del diverso ruolo attribuito agli enti locali e della differente situazione istituzionale, politica, sociale ed economica del Paese. Per quanto riguarda il gruppo degli atti

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elettorali, esso è regolamentato dal “Massimario per lo scarto degli atti elettorali”, pubblicato dal Ministero dell’Interno nel 1984.In questa situazione è possibile fare riferimento ad alcune pubblicazioni di carattere archivistico e a studi particolari che tuttavia non hanno valore prescrittivo per la pubblica amministrazione. Si tratta del Massimario di scarto per i Comuni approntato nel 1994 dalla Soprintendenza Archivistica per la Toscana. Le Soprintendenze Archivistiche in numerose altre Regioni hanno sottoposto a discussione e riflessione il massimario toscano. Uno dei risultati di questo dibattito è il Massimario di scarto per i Comuni modificato dalla Soprintendenza archivistica per la Lombardia. Quest’ultimo ricalca il Massimario di scarto riportato in questo allegato e al quale fa riferimento il Servizio Archivistico locale. Esso si compone di due parti: la prima indica la documentazione fondamentale che deve essere conservata senza limiti di tempo; la seconda, invece, la documentazione che può essere proposta per lo scarto dopo il periodo minimo di conservazione espressamente indicato per le varie tipologie.

PARTE PRIMA:

DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI

DI TEMPO

Deliberazioni destinate a formare la raccolta ufficiale del Consiglio e della Giunta;

Protocolli della corrispondenza;

Inventari, schedari, rubriche e repertori dell'archivio, libretti o schede di trasmissione di carte tra i vari uffici, anche non più in uso;

Inventari dei beni mobili e immobili del Comune;

Regolamenti e capitolati d' oneri;

Fascicoli del personale in servizio e in quiescenza, di ruolo e non di ruolo (scartabili 30 anni dopo la data di quiescenza);

Ruoli riassuntivi del personale e Libri matricola;

Libri o registri infortuni o documentazione equivalente;

Posizioni previdenziali, stipendiali, tributarie dei dipendenti quando non integralmente conservate nei fascicoli personali;

Fascicoli degli amministratori e dei membri delle commissioni;

Ordinanze e circolari a carattere generale e non di valore transitorio del Comune;

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Registri dei verbali e protocolli delle commissioni comunali;

Bilanci e consuntivi originali (o nell'unica copia esistente);

Libri mastri, libri giornale, verbali di chiusura dell'esercizio finanziario;

Libri contabili obbligatori in base alle leggi fiscali;

Documentazione generale per la richiesta di mutui, anche estinti;

Contratti;

Rilevazioni di carattere statistico non pubblicate;

Corrispondenza, salvo quanto indicato nella seconda parte;

Originali dei verbali delle commissioni di concorso;

Atti relativi ai lavori pubblici, eseguiti e non eseguiti, limitatamente a: originali dei progetti e dei loro allegati, perizie di spesa, libri delle misure;

Verbali delle aste; proposte di spesa (documentazione di imprese non vincitrici è scartabile dopo 5 anni)

Atti e documenti del contenzioso legale;

Elenchi dei poveri;

Ruoli delle imposte comunali;

Corrispondenza generale del servizio esattoria e tesoreria;

Tariffe delle imposte di consumo e delle altre tasse riscosse a tariffa;

Verbali delle commissioni elettorali;

Liste di leva e dei renitenti;

Ruoli matricolari;

Piani regolatori generali e particolareggiati; piani delle lottizzazioni; regolamenti edilizi; licenze, concessioni e autorizzazioni edilizie;

Piani commerciali; licenze e autorizzazioni amministrative all'esercizio del commercio fisso;

Piani economici dei beni silvo-pastorali;

Programmi pluriennali di attuazione e piani di suddivisione in lotti delle aree suscettibili di attività estrattiva;

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Relazioni annuali dell'Ufficiale sanitario;

Registro della popolazione comprensivo dei fogli di famiglia eliminati, registri e specchi riassuntivi del movimento della popolazione;

Verbali di sezione per l'elezione dei consigli comunali e dei consigli circoscrizionali;

Atti delle Commissioni elettorali mandamentali concernenti la presentazione delle candidature (eventualmente salvo la parte più analitica);

Schede personali delle vaccinazioni;

Schedario dell'ONMI;

Qualunque atto o documento per il quale una legge speciale imponga la conservazione illimitata;

Relazioni del Sindaco al Consiglio Comunale;

Bandi di Concorso (se ci sono i registri);

Albo dei notai;

Ruoli tasse, metano, ecc.;

PARTE SECONDA

DOCUMENTAZIONE PER LA QUALE PUÒ' ESSERE

PROPOSTO LO SCARTO

A) Documentazione eliminabile dopo cinque anni

CATEGORIA I

(1) Rubriche interne per il calcolo dei congedi e delle aspettative;

(2) Atti rimessi da altri Enti per l'affissione all'albo;

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(3) Atti rimessi da altri Enti per notifiche;

(4) Copie di atti notori;

(5) Carteggi per la richiesta di atti notori e di certificati diversi con eventuale copia degli stessi;

(6) Bollettari di prelevamento oggetti dall'Economato;

(7) Conto dell'Economato (conservando eventuali prospetti generali);

(8) Registro di carico e scarico dei bollettari;

(9) Registri e bollettari di spese postali;

(10) Prospetti dei lavori eseguiti dai cantonieri;

(11) Brogliacci di viaggio degli automezzi comunali;

(12) Circolari per l'orario degli uffici e per il funzionamento degli uffici;

(13) Prospetti di carattere pubblicitario, richiesti e non richiesti, preventivi di massima non utilizzati;

(14) Lettere di rifiuto di partecipazione alle aste, offerte di ditte non prescelte;

(15) Elenchi di trasmissione di delibere e di atti al CO.RE.CO.;

(16) Convocazioni del Consiglio e della Giunta;

(17) Copie di delibere di C.C. e di G.C. con timbro CO.RE.CO. o Prefettura;

(18) Fogli di presenza dei dipendenti; fogli di lavoro straordinario (conservando eventuali prospetti riassuntivi);

(19) Carteggi relativi a sottoscrizione di abbonamenti a giornali e riviste e ad acquisto di pubblicazioni amministrative (conservando eventuali carteggi autorizzativi con l'organo di tutela);

(20) Carteggi per acquisto di macchine d'ufficio e di materiale per la loro manutenzione e per la cancelleria (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);

(21) Carteggi per la fornitura di combustibile per riscaldamento (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);

(22) Inviti alle sedute del Consiglio e della Giunta (conservando gli ordini del giorno con elenco dei destinatari, i fascicoli delle interpellanze ed eventuali progetti e relazioni);

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(23) Atti dei concorsi: copie dei verbali della commissione giudicatrice; domande di partecipazione (conservando per 20 anni i diplomi originali di studio e/o i documenti militari); copie di manifesti inviate ad altri enti e restituite; elaborati scritti e pratici; copie di avvisi diversi; copie di delibere;

(24) Carteggi di liquidazione delle missioni ai dipendenti e agli amministratori, con relative tabelle di missione e documentazione allegata, salvo, se esistenti, prospetti generali;

(25) Carteggi per acquisto di vestiario per specifiche categorie di dipendenti (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);

(26) Carteggi per acquisto di attrezzature varie, di mobili e di materiale di cancelleria e pulizia per uffici, ambulatori, scuole (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);

(27) Carteggi per l'acquisto di carburante per gli automezzi (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);

(28) Carteggi per pulizia di locali (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);

CATEGORIA II

Copie di deliberazioni per contributi assistenziali diversi (conservando le richieste o le proposte);

(2) Copie di deliberazioni per contributi ad enti e associazioni diverse (conservando le richieste);

(3) Domande di partecipazione alla Befana e ad altre elargizioni;

(4) Istanze per iscrizioni elenco dei poveri (conservare i registri)

(5) Tessere di povertà scadute

(6) Ricette di medicinali prescritti all’elenco dei poveri

(7) Istanze per concessione di sussidi per medicinali; istanze per assistenza e soggiorni climatici; istanze per ammissione al servizio di assistenza

(8) Buoni di ordinazione per assistenza domiciliare per anziani;

(9) Libretti di povertà restituiti al Comune;

(10) Domande di concessione di sussidi straordinari;

(11) Ricette di medicinali distribuiti ai poveri;

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(12) Certificazioni di prestazioni mediche fornite ai poveri;

(13) Richieste di informazioni da parte di ospedali ed enti assistenziali;

(14) Domande di ammissione a colonie;

(15) Domande di iscrizione all'elenco dei poveri (conservando l'elenco);

CATEGORIA III

(1) Domande per pubbliche affissioni (conservando le pratiche che hanno dato luogo a contenzioso);

(2) Domande di occupazione temporanea di spazi ed aree pubbliche per fiere, mostre, comizi, feste (conservando quelle relative a concessioni permanenti (p.es. passi carrabili) per quarant'anni ed eventuali registri indefinitamente);

(3) Copie di attestati di servizio;

(4) Elenchi dei turni di servizio delle guardie municipali (conservando i regolamenti);

(5) Informazioni varie per buona condotta, stato professionale, ecc.;

(6) Verbali delle contravvenzioni, salvo contenzioso (distruggere foto e conservare i registri);

(7) Rapporti di incidenti stradali con lesioni fino a 40 giorni;

(8) Bollettari per la riscossione delle contravvenzioni;

(9) Carteggi relativi all’acquisto di materiale di consumo;

(10) Istanze per la concessione temporanea di suolo pubblico;

(11) Verbali delle contravvenzioni di polizia (conservando i registri);

(12) Bollettari per la riscossione delle contravvenzioni;

(13) Bollettari per la riscossione dell'imposta sulla pubblicità, pubbliche affissioni e occupazione di suolo pubblico;

(14) Carteggi relativi all'acquisto di materiali di consumo (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);

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CATEGORIA IV

(1) Atti relativi all'orario degli ambulatori; dichiarazioni di circolazione di sostanze zuccherine;

(2) Tessere sanitarie restituite al Comune; richieste di rilascio di ticket sanitari;

(3) Stampati e circolari per campagne nazionali di lotta contro le malattie;

(4) Copia delle delibere della Farmacia comunale inviate per notizia (conservando quelle inviate per l'approvazione e la raccolta ufficiale);

(5) Copia di lettere di trasmissione di denunce di malattie infettive;

(6) Prestazioni di pronto soccorso (conservare i registri);

(7) Verbali di contravvenzione per omessa denuncia di malattia infettiva (conservare i registri);

(8) Modelli ISTAT e copie relativi a carni macellate (conservare i registri);

(9) Bollettari di macellazione;

(10) Matrici dei permessi di seppellimento;

(11) Carteggio vario transitorio con le farmacie comunali;

(12) Copie di atti per lavori ai cimiteri (conservando l'originale del progetto, i verbali d'asta, i contratti, il conto finale dei lavori e tutti i documenti originali);

CATEGORIA V

(1) Bollettari di ricevute dell'esattoria;

(2) Carteggio interlocutorio per la concessione in uso di locali e oggetti di proprietà comunale;

(3) Solleciti di pagamento fatture pervenuti al Comune;

(4) Documenti di carico e scarico dei bollettari delle imposte;

(5) Copia di delibere di approvazione del ruolo per l'acquedotto comunale;

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(6) Copia di delibere per pagamento di gettoni di presenza ai partecipanti alle commissioni;

(7) 740 (copia per il Comune) i 5 anni decorrono dall’anno cui si applica la dichiarazione;

(8) Matrici di mandati di pagamento;

(9) INVIM;

(10) Bollettari di riscossione delle imposte di consumo e delle sue contravvenzioni (conservando i registri e i prospetti delle contravvenzioni);

CATEGORIA VI

Corrispondenza interlocutoria per commemorazioni e solennità civili (conservando carteggi generali per l'organizzazione delle manifestazioni, una copia degli inviti, degli stampati e dei manifesti, gli atti dei comitati, eventuali rendiconti particolari ed eventuali fatture per dieci anni);

Telegrammi della Prefettura per l'esposizione della bandiera nazionale conservando le ordinanze e gli avvisi del sindaco;

Copia di deliberazioni per liquidazione indennità alla Commissione elettorale mandamentale e ad altre commissioni non comunali;

Fascicoli non rilegati del Bollettino della Prefettura;

Carteggio interlocutorio relativo alle associazioni di comuni;

Materiale elettorale: atti generali

Atti relativi alla costituzione e all'arredamento dei seggi (conservando il prospetto delle sezioni e della loro ubicazione);

Matrici dei certificati elettorali in bianco e non consegnati;

Scadenzari dell'Ufficio elettorale per la compilazione delle liste;

Liste sezionali se esistono le liste generali;

Fascicoli e schede personali di cittadini cancellati dalle liste per morte o emigrazione;

Atti relativi alla regolamentazione della propaganda (conservando la documentazione riassuntiva;

Copie di istruzioni a stampa (conservandone una per ciascuna elezione);

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Tabelle provvisorie delle preferenze non costituenti verbale;

Verbali di consegna di materiale elettorale; verbali di controllo dei verbali sezionali per l'accertamento che non vi siano fogli in bianco;

Copie delle comunicazioni delle sezioni relative ai dati parziali sul numero dei votanti (conservando eventualmente la copia dei fonogrammi trasmessi per l'insieme delle sezioni);

Materiale elettorale: atti per singoli tipi di elezioni

Referendum istituzionale

Verbali sezionali con allegati;

(16) Verbali degli uffici centrali circoscrizionali concernenti il completamento delle operazioni.

Elezioni dei deputati alla costituente

(17) Verbali sezionali con allegati;

(18) Verbali degli uffici centrali di circoscrizione concernenti il completamento delle operazioni;

Elezioni della Camera e del Senato

(19) Verbali sezionali, privi di allegati;

(20) Verbali degli uffici centrali di circoscrizione per il completamento delle operazioni;

(21) Carteggio relativo alla designazione dei rappresentanti di lista presso gli uffici di sezione, dal 1976;

Referendum abrogativi

(22) Carteggio relativo alla designazione dei rappresentanti dei partiti e dei gruppi politici e dei comitati promotori presso le sezioni (conservando eventualmente la documentazione contenente dati generali);

(23) Verbali sezionali privi di allegati;

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(24) Verbali di completamento dello spoglio delle schede eseguito da parte dell'Ufficio provinciale per il Referendum;

(25) Estratti del verbale dell'Ufficio provinciale per il referendum relativo al riesame dei voti contestati e provvisoriamente non assegnati, per ogni sezione;

Parlamento Europeo

(26) Verbali sezionali privi di allegati (non prima della decisione di eventuali ricorsi previsti dagli artt. 42 e 43 della L. 24 gennaio 1979, n. 18);

(27) Estratti del verbale dell'Ufficio elettorale provinciale per il riesame delle schede di voti contestati (non prima della decisione c.s.);

(28) Verbali dell'Ufficio elettorale provinciale per il riesame delle schede di voticontestati (non prima della decisione c.s.);

(29) Verbali dell'Ufficio provinciale relativi al completamento di operazioni;

(30) Carteggi relativi alle designazioni dei rappresentanti di lista presso gli uffici di sezione (conservando eventualmente la documentazione contenente dati più generali);

Consiglio regionale e provinciale

(31) Verbali sezionali privi di allegati (comunque non prima della decisione di eventuali ricorsi);

(32) Verbali dell'Ufficio centrale circoscrizionale relativi al completamento delle operazioni elettorali;

(33) Estratti dei verbali dell'Ufficio centrale circoscrizionale relativi al riesame di voti contestati;

CATEGORIA VII

(1) Liste dei giudici popolari;

(2) Fascicoli e schede personali dei giudici popolari;

(3) Copie di atti giudiziari notificati dal Comune;

Comune di Malcesine, Piazza Statuto, 1 37018 Malcesine (Vr)

(4) Elenchi dei notai;

(5) Fascicoli non rilegati del Bollettino dei protesti e del Foglio annunzi legali;

(6) Ricevute per sussistenza ai carcerati indigenti

N.B. i protesti cambiari non fanno parte dell’archivio comunale, ma costituiscono un archivio del Segretario Comunale

CATEGORIA VIII

(1) Schede personali dei militari da includere nella lista di leva;

(2) Schede personali dei giovani compresi nella leva di altri comuni o deceduti prima della stessa;

(3) Corrispondenza relativa alla formazione delle schede personali, alle aggiunte o alle cancellazioni dalle liste;

(4) Carteggio tra comuni per l'aggiornamento dei ruoli matricolari;

(5) Carteggio con gli uffici militari per aggiornamento di ruoli matricolari;

(6) Matrici di richieste di congedi anticipati;

(7) Certificati degli esami sierologici;

(8) Corrispondenza per la richiesta e la trasmissione di certificati di esito di leva;

(9) Richiesta di invio di notizie varie relative ai militari (esclusi i periodi bellici);

(10) Domande di indennità da parte di militari;

(11) Domande di licenze per agricoli;

(12) Matrici dei precetti di chiamata alla visita di leva;

CATEGORIA IX

(1) Matrici di buoni di acquisto generi di refezione e comunque di consumo;

Comune di Malcesine, Piazza Statuto, 1 37018 Malcesine (Vr)

(2) Copie degli elenchi dei buoni libro concessi e documentazione di supporto (conservando l'elenco dei percipienti ed eventuali relazioni o rendiconti speciali;eventuali fatture dovranno essere conservate per dieci anni);

(3) Autorizzazioni all'uso di impianti culturali e sportivi (conservando eventuali atti riassuntivi);

(4) Note di frequenza, ricevute di pagamento di rette e domande di esonero per scuole materne (conservando gli elenchi dei beneficiati; eventuali fatture dovranno essere conservate per dieci anni);

(5) Moduli per l'accertamento al diritto del trasporto gratuito degli alunni (conservando eventuali relazioni riassuntive);

(6) Copie di delibere di liquidazione di contributi per concerti, attività culturali, biblioteca comunale, biblioteche scolastiche (conservando la corrispondenza o la richiesta, una copia dei programmi e dei manifesti e gli elenchi dei libri forniti);

(7) Atti relativi a concorsi a borse di studio e premi (conservando la seguente documentazione: originale degli atti della commissione o dei comitati, gli eventuali rendiconti speciali; una copia degli stampati e dei manifesti, il registro delle opere esposte in occasione di mostre artistiche e simili);

(8) Copie di delibere di liquidazioni dei compensi al personale straordinario per corsi serali e carteggio transitorio sui corsi (conservando gli atti di interesse per il personale che ha prestato servizio e relazioni finali, programmi di spesa, altri documenti riassuntivi);

(9) Istanze rimborso spese di viaggio agli studenti pendolari;

CATEGORIA X

Matrici di bollettari per acquisto materiali di consumo per l'ufficio tecnico;

Domande di allacciamento all'acquedotto e richieste di concessione di illuminazione, ove le stesse non facciano fede di contratto (in tal caso saranno eliminabili cinque anni dopo l'esaurimento del contratto);

Note di lavori da eseguirsi dall'officina comunale;

Libretti dei veicoli;

Atti di assegnazione di vestiario protettivo ai cantonieri;

Comune di Malcesine, Piazza Statuto, 1 37018 Malcesine (Vr)

Rapporti delle guardie e dei cantonieri;

Avvisi di convocazione delle commissioni;

Copie e minute dei progetti, sia realizzati che non realizzati;

CATEGORIA XI

(1) Corrispondenza per la richiesta e la concessione di licenze non di pertinenza comunale;

(2) Domande di commercianti per deroghe all'orario dei negozi;

(3) Copie degli inviti agli utenti convocati per la verifica biennale dei pesi e delle misure o per altri adempimenti;

(4) Domande per la concessione dei libretti di lavoro e libretti restituiti al Comune;

(5) Bollettari di accompagnamento di prodotti vinicoli;

(6) Denuncie di produzione di vino e olio e di semina di grano;

(7) Istanze già definite per contributi a seguito avversità atmosferiche;

(8) Licenze di commercio fisso e ambulante cessate (conservando i registri)

(9) Licenze di caccia e pesca cessate (conservando i registri)

CATEGORIA XII

Domande per la richiesta di certificati, carteggi per la loro trasmissione e bollettari di pagamento;

Annotazioni marginali eseguite agli atti di stato civile provenienti da altri comuni e altre assicurazioni di trascrizione relative agli stessi;

Matrici delle proposte di annotazioni marginali inviate alle Procure;

Comunicazioni relative a variazioni anagrafiche;

Matrici o copie di comunicazioni anagrafiche ad altri uffici comunali;

Comune di Malcesine, Piazza Statuto, 1 37018 Malcesine (Vr)

Delegazioni alla celebrazione di matrimonio in altri comuni;

(7) Atti relativi all'organizzazione di censimenti;

(8) Carteggio relativo alla contabilità per registri di stato civile (conservando le fatture per dieci anni);

(10) Richieste di pubblicazione di matrimonio;

(11) Copie di certificati anagrafici;

(12) Blocchetti matrici rilascio certificati anagrafici

(13) Dichiarazioni di atti notorietà

CATEGORIA XIII

Lettere di trasmissione di passaporti; autorizzazioni alla richiesta degli stessi;

Lettere di trasmissione di carte d'identità;

CATEGORIA XIV

(1) Certificazioni per richieste di abbonamenti ferroviari e diversi, rilasciate o meno dal Comune;

(2) Certificazioni per richieste ai fini della fruizione di assegni di studio;

(3) Visite fiscali dei dipendenti comunali e diverse;

CATEGORIA XV

(1) Corrispondenza per la richiesta di licenze di pubblica sicurezza o rilasciate da altri uffici;

(2) Carte scadute e restituite al comune (triturare)

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B) Documentazione eliminabile dopo dieci anni

CATEGORIA II

(1) Fascicoli delle spedalità (assunte dal Comune o da altri Enti) (conservare i registri);

CATEGORIA IV

Carteggi relativi alla manutenzione ordinaria degli ambulatori (conservando

proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);

Denunce mediche di malattie contagiose a carattere non epidemico se trasmesse ad altri uffici;

Atti relativi alle vaccinazioni e matrici dei certificati relativi, attestati di eseguita vaccinazione (conservando indefinitamente le schede personali, le statistiche e i registri);

Atti relativi alle contravvenzioni sanitarie (conservando i registri, se esistenti);

Autorizzazioni al trasporto di salme fuori del comune (conservando matrici);

Certificati delle levatrici (conservando eventuali registri);

Modelli statistici relativi al bestiame macellato (se esistono registri riassuntivi);

Carteggi relativo all'acquisto di beni mobili per gli ambulatori (conservando proposte di spesa, contratti e verbali d'asta);

Ordini di sequestro di medicinali in commercio eseguiti su direttive superiori;

Atti per l'acquisto di disinfettanti (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);

Referti di esami di laboratorio per l'acqua potabile (conservandone campioni a scadenza regolare);

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Copie di avvisi per esumazione di salme nei cimiteri (conservando per almeno 40 anni il registro delle lettere spedite e degli avvisi consegnati);

Verbali di interramento di animali inadatti all'alimentazione;

CATEGORIA V

(1) Atti relativi all'alienazione di mobili fuori uso e di oggetti vari;

(2) Carteggio interlocutorio e copia di atti per mutui estinti ed accettazioni di eredità;

(3) Copie dei mandati e delle reversali e dei loro allegati (conservando i registri o documentazione che riassume i mandati);

(4) Copie dei preventivi e dei consuntivi (conservando il progetto del bilancio e, caso per caso, i carteggi ad esso relativi);

(5) Matricole delle imposte (conservando i ruoli restituiti dall'esattoria e, in mancanza di questi, le loro copie);

(6) Schedari delle imposte;

(7) Cartelle personali dei contribuenti cessati (conservando i ruoli);

(8) Registri delle riscossioni dei diritti di segreteria e stato civile (conservando eventuali prospetti riassuntivi annuali);

(9) Atti relativi al riparto dei diritti di segreteria e stato civile, sanitari e tecnici;

(10) Atti relativi a liquidazione di spese "a calcolo";

(11) Atti relativi a liquidazione di spese di rappresentanza;

(12) Avvisi di pagamento per compartecipazione di imposte erariali a favore del comune;

(13) Fatture liquidate;

(14) Verifiche di cassa dell'imposta di consumo e registro di carico e scarico dei suoi bollettari;

(15) ICIAP;

(16) Mandati di pagamento e riscossione (comprese le eventuali fatture e le cosiddette "pezze d'appoggio", ma conservando l'eventuale carteggio

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originale come relazioni, perizie, ecc. che talvolta è rimasto allegato al mandato).

CATEGORIA VI

Atti di liquidazioni di lavoro straordinario per elezioni;

Verbali sezionali dei referendum abrogativi;

CATEGORIA VII

(1) Carteggi relativi a ordinaria e straordinaria manutenzione di sedi di uffici giudiziari o carceri, (conservando proposte di spesa, progetti originali, verbali d'asta e contratti);

CATEGORIA VIII

(1) Carteggi per l'organizzazione della leva, locali e arredamento, materiali, cancelleria (conservando i contratti relativi a forniture);

(2) Corrispondenza relativa al personale del consiglio e delle commissioni e alla liquidazione dei loro compensi;

CATEGORIA IX

(1) Carteggi di ordinaria e straordinaria manutenzione delle scuole (conservando proposte di spesa, contratti, verbali d'asta e progetti originali);

CATEGORIA X

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(1) Carteggi per l'acquisto di materiali per l'Ufficio tecnico e il magazzino comunale (conservando proposte di spesa, verbali d'asta, contratti);

(2) Atti relativi all'acquisto di autoveicoli e alla loro manutenzione, con dépliant pubblicitari (conservando proposte di spesa, verbali d'asta, contratti);

(3) Carteggi relativi all'acquisto di materiali per illuminazione pubblica, segnaletica stradale, manutenzione di giardini, piazze, vie, argini dei fiumi, fognature (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);

(4) Matrici di bollettari di riscossione tasse acqua potabile (conservando il registro o ruolo);

(5) Domande e certificazioni di ditte per essere incluse nell'albo degli appaltatori comunali e fornitori;

(6) Stati di avanzamento di lavori pubblici;

(7) Bollettari e documenti contabili per accertamento e riscossione imposta comunale sulla pubblicità

CATEGORIA XV

(1) Cartellini delle carte d'identità scadute.

D) Documentazione eliminabile dopo vent'anni

(1) Diplomi originali di studio o militari conservati nella documentazione relativa ai concorsi, eventualmente eliminabili prima dei quarant'anni previa emanazione di un'ordinanza con intimazione al ritiro;

(2) Registri degli atti notificati per altri uffici;

(3) Domande relative a concessioni permanenti (se ci sono i registri anche dopo 10 anni);

(4) Registro delle lettere spedite agli eredi per esumazione di salme nei cimiteri.

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LA PROCEDURA PER LO SCARTO

Lo scarto di documenti degli archivi di enti pubblici, ai sensi dell’articolo 21, comma 5 del D.lgs 490/99, è subordinato ad autorizzazione del Soprintendente archivistico.Pertanto per procedere ad uno scarto documentario, si deve rispettare la seguente procedura: la documentazione selezionata per lo scarto deve essere raccolta, in modo

omogeneo, in scatole o scatoloni di cartone numerate, delle quali deve essere redatto un elenco (come da modulo sub allegato A). Tale elenco, le cui pagine vanno numerate e provviste del bollo tondo del Comune, deve contenere per ogni tipologia documentaria proposta per lo scarto le seguenti indicazioni: numero del contenitore di riferimento; descrizione sommaria dei documenti per renderli riconoscibili; gli estremi cronologici, arrotondati all’anno; il peso di ogni singola unità (il peso totale deve essere richiamato nel corpo

della lettera di accompagnamento); motivo dell’eliminazione e/o documentazione alternativa conservata; firma del dirigente al quale afferisce il Servizio Archivistico.

a questo punto il dirigente al quale afferisce il Servizio Archivistico procede con la determinazione dello scarto;

successivamente due esemplari dell’atto amministrativo e tre copie dell’elenco degli atti da eliminare (facenti parte integrante della determinazione), cui dovrà essere allegata una lettera di accompagnamento, debitamente protocollata e firmata dal dirigente cui afferisce il Servizio Archivistico, attestante la volontà del Comune di procedere allo scarto, vanno inviati alla Soprintendenza Archivistica per il Veneto (S. Polo, Campo dei Frari, 3002, Venezia). Quest’ultima, valutata la proposta e sottoposta la stessa al controllo dell’Ispettorato Centrale per i Servizi Archivistici del Ministero dell’Interno, concede il nulla osta.

Ai sensi dell’articolo 3, terzultimo comma del RDL 84/1930, convertito nella L. 578/1930 e successive proroghe, gli atti sottoposti a procedura di scarto devono essere ceduti gratuitamente ai Comitati Provinciali della Croce Rossa Italiana. In questo caso si dovrà far pervenire alla Soprintendenza Archivistica la relativa ricevuta, quale atto conclusivo della pratica. Nel caso in cui la C.R.I. comunichi per iscritto di essere impossibilitata al ritiro, il Comune stesso è tenuto a compiere l’eliminazione dei documenti scartabili, in modo da garantire la distruzione della documentazione da eliminare, allo scopo di impedirne usi impropri, utilizzando una delle seguenti procedure. incenerimento in appositi impianti; triturazione meccanica; immissione in vasche di macerazione.Distrutti i documenti, il funzionario incaricato è tenuto a compilare un verbale con la descrizione del materiale scartato, l’indicazione del peso relativo e il sistema adottato per lo scarto. Il verbale stesso deve essere inviato alla

Comune di Malcesine, Piazza Statuto, 1 37018 Malcesine (Vr)

Soprintendenza Archivistica quale atto conclusivo dell’intera procedura di scarto, attestando l’avvenuta distruzione delle carte.