DM7®

white paper

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Introduzione

Il presente documento ha lo scopo di illustrare in modo tecnico-descrittivo il sistema di gestione e repository documentale DM7 di Savino Solution.Il prodotto è la base documentale di tutti i sistemi Savino Solution.

Di seguito una sintetica presentazione dell’azienda e delle funzionalità della soluzione e dei re-lativi vantaggi.

Per informazioni tecniche più dettagliate fare riferimento alla manualistica specializzata fornita su richiesta da Savino Solution.

Scopri perchè DM7 è l’unica soluzione che può aiutarti adematerializzare processi prima che documenti

DM7 è la prima piattaforma di gestione documentale sviluppata in Italia per separare fisicamente i flussi documentali e la gestione degli utenti, con i relativi permessi.

Quello che puoi trovare in DM7 è quindi un vero e proprio “generatore di processi”, dedicato esclusivamente ai flussi documentali.

E’ l’ estrema sintesi, l’elemento tangibile di ciò che da sempre ti dico per iniziare a liberare la tua azienda dalla carta nel modo corretto; cioè semplificando realmente i processi, rispettando pie-namente le normative.

Non è stato per nulla facile creare questo strumento, per consentirmi di mantenere e mettere in pratica la promessa che rivolgo a tutti coloro che ripongono fiducia in me:

quella di poter dormire sonni tranquilli, senza che gli obblighi normativi legati alla digitalizzazio-ne possano diventare un problema legale.

Questo, per te, significa restare totalmente concentrato sulla tua attività e sulle performance della tua azienda, senza che di punto in bianco qualche ente bussi alla tua porta per contestare la violazione di qualche normativa sulla gestione documentale.

Con conseguenze che possono spaziare “allegramente” tra la semplice sanzione amministrativa, fino ad arrivare alla contestazione di reati civili o addirittura penali (che, in Italia, significa entrare in un incubo destinato il più delle volte a non rimanere confinato tra le mura della tua azienda).

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E io - di conseguenza - devo a mia volta garantire a me stesso la possibilità di dormire sonni al-trettanto tranquilli, visto che sono responsabile della Conservazione per tutte le aziende che si rivolgono a Savino Solution per mettere a norma i loro processi documentali.

DM7 è quindi la mia arma segreta, il mio fucile di precisione che ho forgiato io stesso per tenere lontano dalla tua azienda le spiacevoli raccomandate che gli enti statali non vedono l’ora di in-viarti con piacere, nella speranza di vederti cadere in fallo.

Metterla a punto mi è costato tantissimo in termini di sacrifici, notti insonni..e anche di denaro.Ad oggi, lo sviluppo di DM7 ha generato un investimento pari a 397.848€ in due anni.

Ma rimane, per me, il miglior investimento che potessi fare per assicurare alle aziende - come la tua -l’aiuto necessario a districarsi in questo mondo fatto di digitalizzazione e dematerializzazio-ne, in un paese come l’Italia che ha sempre vissuto di carte bollate.

Ma a cosa ti serve quindi DM7?Quali problemi può risolvere per te?

Quando nei tuoi processi aziendali hai dei documenti cartacei, oppure quando hai una perdita di controllo dovuta ad un errata gestione dei tuoi documenti informatici o addirittura non hai una gestione dei tuoi documenti informatici, allora hai assolutamente bisogno del DM7.

Grazie al DM7 puoi avere dei processi più agili, veloci ed eff icienti. Che significa liberarsi, in un solo colpo, dei documenti cartacei ed allo stesso tempo la possibilità di gestire in modo corretto, con il massimo controllo possibile, tutti i tuoi documenti informatici ed i tuoi processi docu-mentali in digitale, risparmiano tempo e soldi.

Ecco come DM7 digitalizza documenti e processi a norma di legge, come una catena di montag-gio invisibile, che lavora al tuo servizio mentre tu e i tuoi collaboratorivi occupate del benessere e dei risultati della vostra azienda

DM7 è un “repository documentale” ad alte prestazioni orientato alla digitalizzazione, archi-viazione e conservazione dei documenti e dei processi con funzionalità di base e avanzate.

In questo modo arriviamo a digitalizzare i record, secondo il mio motto: “digitalizzare processi è più importante che digitalizzare documenti”.

Modulare ed estendibile, è la base portante del Metodo Savino.

Progettato e implementato come set di servizi REST, per essere totalmente aperto a sistemi ester-ni, il DM7 introduce inoltre il concetto di ambiente documentale e di processo.

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E’ qui che, in un certo senso, “avviene la magia”: cioè, dove avviene la separazione fisica tra dati ed utenti accreditati a lavorare nel processo e nel sistema.

In questo modo è possibile gestire i Tipi di Processo, oltre ai Tipi di Documento!

Capisci, ora, perchè DM7 è l’unico strumento in grado di rendere applicabile il Metodo Savino e di digitalizzare processi prima che documenti?Questo sistema di gestione documentale e di processi, unico in Italia, unito ad una consulen-za specialistica basata sul Metodo Savino®, permette la gestione in digitale del flusso e degli stati dei documenti ed una distribuzione dei documenti e dei compiti da svolgere su di essi in un contesto aziendale.

Basandosi sul concetto di archiviazione e digitalizzazione del processo, e assegnando gli op-portuni permessi agli utenti del sistema, è possibile connettere più entità aziendali che accedono ai propri documenti di pertinenza.

Che cosa acquisisci adottando il DM7nella tua azienda?

DM7 è un insieme di 10 elementi che compongono il modello Matrix; un modello che costituisce l’unico strumento di valutazione che devi assolutamente conoscere per poter scegliere una piat-taforma di gestione documentale in linea con le necessità di un’azienda italiana che si avvicina al mondo della digitalizzazione a norma.

Perchè Matrix? Nel famoso film il Signor Anderson si trova davanti ad una scelta: pillola azzurra o pillola rossa.Forse non te ne sei accorto ma è il motivo perché sei qui.

Sei qui perché intuisci qualcosa che non riesci a spiegarti.

Senti solo che c’è.

È tutta la vita che hai la sensazione che ci sia qualcosa che non quadra.

Non sai bene di che si tratta, ma l’avverti.

È un chiodo fisso nel cervello, da diventarci matto.

È questa sensazione che ti ha portato da me.

Tu sai di cosa sto parlando..

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Pillola azzurra: fine della storia. Domani ti sveglierai in camera tua e crederai a quello che vorrai. Continuerai a pensare che il software risolve tutti i tuoi problemi e che è la prima e unica cosa a cui devi pensare. Stop.

Pillola rossa: resti nel paese delle meraviglie e vedrai, se inizi a ragionare per processi digitali a norma, quanto è profonda la tana del Bianconiglio e quanto più efficienti ed efficaci diventeran-no i tuoi processi di business e quanto più performante sarà la tua azienda.

Ti sto offrendo solo la verità, ricordalo.

Niente di più.

Prima i processi e poi il software.

La pillola azzurra è quella del conformismo, è quella del mancato coraggio e di una vita che ri-mane sempre la stessa, dove tutto è già scritto. La pillola rossa invece è quella del cambiamento, della verità delle cose e della presa coscienza di tutto ciò che si deve fare per migliorare la vera condizione umana.

Ecco.Il DM7 ed il nostro servizio specialistico è la pillola rossa.Ogni volta che pensi alla dematerializzazione, alla digitalizzazione dei processi documentali, la prima cosa che il mercato ti installa nella mente è che devi comprare un software e che devi par-tire dai tuoi documenti che vuoi dematerializzare. Purtroppo ti stanno facendo ingerire la pillola azzurra. Dove ti vendono una scatola dove tu puoi buttare dentro i tuoi documenti. Oppure ti vendono delle licenze, senza pensare a tutto il tempo che serve prima per dematerializzare il tuo processo documentale e capire quale sia il giusto approccio metodologico per risolvere i tuoi problemi documentali e rendere i tuoi processi efficaci ed efficienti.E ritorno a dirlo. La colpa non è tua. E che finora nessuno ti ha dato la possibilità di scegliere la pillola rossa.Per questo motivo il DM7 ha quel numerino davanti all’acronimo DM. 7 sta proprio per le 7 regole di digitalizzazione dei processi documentali del mio Metodo.Il Mio Metodo è la pillola rossa.Non si può infatti prescindere dal ragionare per processi. Se non lo fai avrai una serie di problemi che non rimangono soltanto nella sfera aziendale, ma anche in quella sanzionatoria dei rapporti con qualunque Ente compreso il Fisco.Potrei finire come quel cliente che ha comprato il tablet per fare la firma grafometrica e poi ha preso una sanzione penale perché il processo non era a norma.O ancora come quel cliente che si era comprato un fantastico software di fatturazione elettronica e ha preso una sanzione perché le migliaia e migliaia di fatture erano firmate con la chiavetta USB (Token) quando invece devono essere firmate con HSM per garantire una sottoscrizione massiva

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di documenti.O ancora anche quel cliente che ha preso una sanzione penale perché nella gestione dei suoi documenti informatici, non aveva applicato un processo di autenticità ed integrità ed immodifi-cabilità, tale da rendere inopponibili le informazioni contenute.Insomma, se ragioni per processi e quindi applichi il mio Metodo, avrai la possibilità di avere un processo compliante con le norme e dove il DM7 è una parte integrante di questo modo di pensare.Dove la pillola rossa è l’unica strada percorribile.Dove trovi licenze, software fatti da scatole, automatismi, listini, vendere lo stesso a tutti e dove non c’è una metodologia, o dove c’è un’apparente consulenza ma non riconosciuta , allora sono tutte pillole azzurre. Ecco i 10 elementi del modello Matrix • Possibilità di gestire più realtà e dipartimenti aziendali con un unico set di servizi che da

accesso a più ambienti; hai una sorta di “torre di controllo” dei processi aziendali che puoi vedere decollare, viaggiare e atterrare in conservazione mentre stai comodamente seduto nella poltrona del tuo ufficio, pensando a quante preoccupazioni ti sei risparmiato mentre i dati aziendali scorrono in modo fluido davanti ai tuoi occhi.

• Organizzazione delle aziende, degli utenti e relativi ruoli; un’ unica soluzione centralizzata

che mette a sistema tutti i tuoi reparti, le tue sedi, le tue filiali con i relativi utenti. Così puoi avere un sistema documentale sempre perfettamente calibrato sulle caratteristiche della tua azienda, sia attuali che future, mettendoti al sicuro dal rischio di dover spendere altri soldi per licenze, aggiornamenti, upgrade e da tutte le trappole tecnologiche e commerciali che normalmente si nascondono dietro ad un comune software

• Versamento, prelievo e organizzazione dei documenti e dei record; una vera e propria ca-

tena di montaggio digitale, certificata con il fuoco dal Metodo Savino, per garantirti processi semplici, fluidi, precisi e facilmente controllabili, in qualsiasi momento, da tutti gli organi aziendali preposti.

• Gestione delle tipologie/classi documentali e dei relativi metadati e dei record; uno degli

elementi essenziali per riuscire finalmente ad ottenere processi digitali e dematerializzati, vincendo la sfida della digitalizzazione della tua azienda, senza fermarti alla semplice elimi-nazione della carta.

• Gestione workflows e stati documento; un altro punto vitale del DM7, per poter tenere sotto

controllo lo stato di avanzamento di ogni singolo processo creato. Che sia lo stato di compi-lazione di un documento digitale o di una intera procedura aziendale, anche qui tu e i tuoi

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responsabili di reparto non dovrete fare altro che accomodarvi nella vostra comoda poltrona d’ufficio e assistere allo spettacolo della vostra azienda che corre velocissima sui binari digi-tali che costruiremo insieme.

• Storico delle modifiche per ogni documento e per ogni record; tieni traccia costantemente

- e in modo automatico, senza che nessuna persona in azienda debba assumere questo one-re - di “chi fa cosa”. Garantisci ai tuoi processi un controllo preciso e neutrale di tutto ciò che viene elaborato e prodotto, in termini di documenti e procedure, con un avanzato sistema di LOG che tiene traccia di tutto il workflow rispettando le normative.

• Condivisione dei documenti manuale e automatica; basta un click, mentre ti godi il primo

caffè della mattina o ti fumi di nascosto un fantastico sigaro cubano, per decidere quali docu-menti possono essere condivisi, in che modo, se automaticamente in base agli step di avan-zamento del processo o se manualmente a fronte di un controllo visivo.

• Ricerca dei documenti con tutti i filtri per tipologie,metadati e stati documento e di proces-

so; un vero e proprio “Google” dei tuoi documenti aziendali, solo per te e per la tua azienda, per trovare immediatamente qualsiasi cosa. Una fattura, un documento di dieci anni prima, un contratto. Dimentica, in un colpo solo, tutti gli spazi che hai sempre dovuto sprecare per lasciare posto agli archivi e il tempo perso per trovare documenti importanti nel momento in cui ne hai bisogno, con quella vocina sempre pronta a insinuare in te l’immagine terrificante della tua segretaria che, con voce sottomessa, ti dice bisbigliando che non è riuscita a trovare ciò che stava cercando per te.

• Interfaccia nativa HTML5 responsive; tecnicamente questa è la definizione di quella “ma-

gia” che ti permetterà di dare uno sguardo e governare questo universo di procedure, flussi e processi digitali utilizzando qualunque tipo di dispositivo collegato ad una rete. Un PC, un tablet, il tuo smartphone che hai sempre con te. DM7 è una piattaforma di ultima generazio-ne, che a differenza di moltissimi tra i più conosciuti documentali distribuiti in Italia, ti per-mette realmente di avere la tua azienda nel taschino, mettendo definitivamente una enorme lapide sui vecchi metodi (degni del periodo post bellico) di produzione e conservazione dei documenti aziendali.

• Estendibilità delle funzioni con moduli esterni sviluppati ad hoc; veri e propri stabilizzatori

che consentono a DM7 di essere implementabile con successo, sempre e comunque, senza che la parola “fattibilità” possa mai entrare a far parte dei tuoi processi decisionali. In questo modo hai la certezza di portare in casa tua il miglior strumento possibile per l’applicazione del Metodo Savino, senza dover mai minimamente dubitare di aver scelto qualcosa che no-può funzionare per te e per la tua azienda.

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Qualsiasi sia il tuo orientamento o la scelta che farai in futuro, diffida e stai alla larga da chiunque ti presenti una soluzione che non rispecchia appieno questo tipo di modello.

Questo è un messaggio che deve arrivarti forte e chiaro, per evitare che tu possa mettere il piede su una mina, arrivando a pensare - una volta rimasto deluso (come certamente accadrà, se non dovessi accettare questo mio consiglio) - che questa storia del digitale a norma sia solo l’ennesi-ma fregatura italiana per renderti il lavoro impossibile e farti buttare soldi dalla finestra.

E’ chiaro che io per primo, al tuo posto, cercherei di mettere a confronto più soluzioni per avere la migliore cognizione di causa possibile sulla scelta da fare per la mia azienda.

Lo faccio di continuo io stesso quando devo acquistare qualcosa per Savino Solution, o devo se-lezionare un nuovo fornitore.

Bene, ricordati però sempre ciò che ti sto dicendo e che voglio assolutamente rivelarti, condivi-dendo con te i frutti di tanti anni trascorsi nello studio di questa materia che amo.

Diffida e tieni lontani da te tutti coloro che ti proporranno qualcosa che non è in grado di rispec-chiare il modello che ti ho presentato.

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Savino Solution

Savino Solution Srl è un’azienda IT di consulenza e servizi tecnologici in outsourcing specializ-zata nella digitalizzazione a norma che si propone di accompagnare i propri clienti in un percor-so di reingegnerizzazione e digitalizzazione dei processi e digitalizzazione dei flussi documen-tali e informativi nel quale le tecnologie ICT sono una componente importante, ma non l’unica e soprattutto ben inquadrata all’interno di un processo produttivo.

Per un’azienda la digitalizzazione di processi non dovrebbe essere incentrato sul semplice e immediato risparmio di costi, in primis di carta ed inchiostro per la stampa di documenti. Ma è importante comprendere che si tratta di una revisione dell’intero processo produttivo in termini strategici, con vantaggi competitivi anche nel medio-lungo periodo e non solo in quello immediato.In questo caso si può parlare davvero di approccio evolutivo, che mira cioè a far fare un salto qualitativo all’azienda.Perchè è più importante dematerializzare un processo che un documento.

In tale senso Savino Solution off re, anzitutto, i seguenti servizi consulenziali accompagnati sem-pre da soluzioni WEB tecnologiche avanzate e altamente personalizzabili indicate di seguito:

• Analisi dei processi al fine ottenere un quadro chiaro ed organico della situazione• Pianificazione e realizzazione delle azioni da intraprendere per realizzare il cambiamento attra-

verso anche la fornitura di soluzioni ad hoc e attraverso il Metodo Savino®• Follow up delle azioni intraprese• Formazione/consulenza• Servizi (Dematerializzazione, Digitalizzazione a Norma, Conservazione Digitale e Sostitutiva,

Fatturazione Elettronica)

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Panoramica sulla gestione documentale dei processi

Con l’evoluzione dell’informatizzazione e della produzione digitale, gli applicativi hanno esteso la gestione ai documenti in formato elettronico. I primi sistemi di gestione elettronica dei documenti gestivano solamente file scritti in formati proprietari o in un numero limitato di formati standard. Molti di questi sistemi successivamente estesero il supporto anche alla gestione dei documenti e alle versioni digitalizzate o scansionate di documenti originariamente prodotti su carta e poi successivamente la digitalizzazione dei pro-cessi tramite la produzione nativa di documenti informatici. L’evoluto sistema di gestione documentale e di processi qui presentato unito ad una consu-lenza specialistica basata sul Metodo Savino®, permettono la gestione in digitale del flusso e degli stati dei documenti ed una distribuzione dei documenti e dei compiti da svolgere su di essi in un contesto aziendale, basandosi sul concetto di archiviazione e digitalizzazione del proces-so e assegnando gli opportuni permessi agli utenti del sistema che può essere condiviso anche da più entità aziendali che accedono ripettivamenti ai propri documenti.

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1. DM7

Il sistema di gestione e repository documentale DM7 di Savino Solution, aggiunge nuovi e più moderni concetti al DMS classico.

DM7 permette di eseguire in maniera facile ed efficiente, tutte le funzionalità di un sistema docu-mentale di base:

• Organizzazione delle aziende e relativi utenti e ruoli. • Versamento, prelievo e organizzazione dei documenti e dei record• Gestione delle tipologie/classi documentali e dei relativi metadati e dei record• Gestione workflows e stati documento per la creazione di flussi documentali e di processo• Gestione tipi processo da cui viene generato un documento• Condivisione dei documenti manuale ed automatica• Storico delle modifiche per ogni documento e per ogni record• Ricerca dei documenti con tutti i filtri per tipologie,metadati e stati documento• Integrazione con le Blockchian, Firme Digitali e Marche Temporali

Il sistema introduce inoltre il concetto di ambiente documentale, ovvero la separazione fisica dei dati tra le varie aziende ed utenti presenti nel sistema e questo comporta svariati vantaggi tra cui:

• Possibilità di gestire più realtà aziendali con un unico set di servizi che da accesso a più ambienti.

• Configurazione separata per ambiente. Ogni ambiente documentale e di processo, può esse-re configurato per risiedere su server differenti

• Possibilità di personalizzare la configurazione dell’applicazione (Tipologie documenti, record, processi e Workflows) o di creare moduli o estensioni specializzate per una singola azienda.

• Razionalizzazione delle risorse utilizzate. Per ogni ambiente documentale e/o utente è possi-bile gestire dei limiti di risorse oltre il quale non sarà possibile effettuare versamenti.

• Calcolo risorse per azienda le risorse impegnate da un’azienda ed i relativi costi possono es-sere calcolate in modo preciso e sistematico.

• Prestazioni pressappoco costanti nelle ricerche e/o interrogazioni. Le prestazioni delle ricerche dei documenti rimangono costanti anche per milioni di documenti, in quanto il sistema tende naturalmente a lavorare su basi di dati più piccole e quindi con tempi di risposta molto bassi

• Procedure di conservazione, elaborazione , backup e/o recupero dati più mirate per azienda e/o ambiente.

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1.1 Architettura

Il Core DM7 è interamente implementato come un set di servizi REST per permettere la compa-tibilità con qualsiasi strumento e/o processo esterno utilizzato che abbia funzionalità di comuni-cazioni via web (http e https).Inoltre il prodotto è progettato per non essere legato ad una particolare piattaforma o configura-zione in modo da poter essere installato su varie tipologie di ambienti.

Il diagramma che segue, illustra la struttura logica del sistema DM7: tutte le richieste dei client o processi esterni vengono smistate dal CORE del sistema, che provvede ad indirizzarle agli am-bienti designati.

Diagramma logico

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1.2 Gestione Enti/Aziende, Ruoli e Utenti

Attraverso le varie configurazioni possibili di aziende e utenti DM7 off re la possibilità di modulare il sistema secondo le esigenze ed i casi, e di adattarsi alle varie infrastrutture aziendali reali, dalle realtà piu piccole a quelle più complesse.Il sistema permette di censire le aziende/clienti e di assegnare ad ognuna una o più utenze am-ministrative ed una o più utenze utilizzatore.Ogni utente utilizzatore ha accesso ai propri documenti e/o quelli di tutta la sua azienda.

Gestione aziende

Gestione utenti

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1.3 Ambienti Documentali e Configurazioni

DM7 permette, in caso di necessità di assegnare ambienti documentali diversi per una o piu azien-de, in modo da avere la separazione logica e fisica dei dati dei documenti tra le varie aziende. Ogni ambiente documentale ha una configurazione che rappresenta i dati di accesso ad un even-tuale server esterno su cui si trova il DB destinato all’azienda in caso di configurazioni complesse con i server distribuiti.

1.4 Tipologie Documentali e Workflow

La gestione delle tipologie documentali e relativi metadati e dei workflow di stato, permette di definire le tipologie e i workflow per i documenti da lavorare. Inoltre permette la personalizzazio-ne sia dei tipi che dei workflow a livello di ambiente documentale e quindi di azienda, in modo da poter gestire in un unico sistema anche aziende con tipologie di dati diverse da quelle prede-finite che comunque restano visibili e utilizzabili solo agli utenti dell’azienda interessata. DM7 permette anche di configurare i workflow graficamente. Tramite un funzionale sistema di drag & drop, è possibile configurare i flussi di processo in maniera estremamente semplice, rendendo il tutto meno faticoso da realizzare: si raggiungerà immediatamente lo scopo finale di implemen-tare i flussi aziendali all’interno del prodotto made by Savino Solution!Inoltre di invio notifiche o di condivisioni automatiche dei documenti trami passaggi si stato dei workflow.

Dettaglio congurazione - dettaglio ambiente documentale

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1.5 Tipi di processo

I tipi di processo rappresentano a livello logico le procedure formali che concorrono alla genera-zione di un eventuale documento, a livello più concreto ogni processo può essere sintetizzato in una riga di una tabella database che contiene i dati formali del processo.DM7, tramite opportune configurazioni di accesso ad un eventuale gestionale esterno di un’a-zienda, automaticamente provvederà, in fase di versamento di un documento, a rilevare i dati di processo per la tipologia di documento che si sta versando ed allegarli al documento come metadati di processo.Inoltre è possibile creare processi su misura, gestendo in digitale direttamente ogni singola fase e/o attività attraverso il disegno di task e process management. Quindi conservazione e digitalizzazione di un processo e non di un documento!

Dettaglio configurazione - dettaglio tipologia documentale

Dettaglio tipo di processo

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1.6 Versamento e consultazione documenti

Gli utenti utilizzatori del sistema, potranno caricare manualmente via interfaccia i propri docu-menti e consultare i propri e quelli della propria azienda.Inoltre gli utenti potranno modificare, scaricare , cancellare i documenti ed in caso di presenza di un workflow eff ettuare passaggi di stato con possibili automazioni quali la condivisione au-tomatica con reparti aziendali o con utenti specifici ad ogni passaggio di stato.

Sfoglia e dettaglio documento

Ricerca e documenti condivisi

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1.7 Blockchain

DM7 permette di inviare i documenti sulla Blockchain: tramite l’apposito pulsante, sarà calcolata l’impronta (detta anche hash) che verrà inviata all’interno della catena. Tramite questa operazio-ne si cristallizza lo stato del documento, in quanto qualsiasi modifica comporterà automatica-mente il cambio dell’hash, il quale sarà inviato in Blockchain per certificare il passaggio ad una versione successiva del documento. La blockchain, dunque, certifica non solo le modifiche del documento, ma persiste anche informazioni relative a chi eff ettua quest’operazione. Le infor-mazioni relative alle modifiche dei documenti ei relativi proprietari sono già presenti su DM7: il passaggio sulla Blockchain ne raff orza in maniera significativa l’autenticità, l’integrità e l’immo-dificabilità.

1.8 Firma Digitale Remota e Automatica Massiva

DM7 permette di apporre firme digitali ai documenti tramite il pulsante di firma. Alla sua pressio-ne sarà aperta la finestra dove inserire le credenziali di firma HSM (Hardware Security Module), dispositivo remoto attraverso il quale è possibile produrre e gestire chiavi digitali per la strong authentication. Grazie alla grande velocità computazionale, i dispositivi HSM vengono spesso utilizzati per l’apposizione di firme digitali in remoto anche in forma automatizzata su un am-pio numero di documenti. Il risultato dell’operazione comporta l’aggiornamento del documento presente nel sistema: sarà caricata una nuova versione dello stesso che quindi sarà sottoscritto digitalmente garantendone autenticità, integrità ed immodificabilità.

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1.9 Redazione documenti online

DM7 permette la redazione online di documenti tramite l’integrazione degli strumenti più noti in commercio: Google Drive ed Off ice 365. Si può creare un documento tramite il tasto apposito, che porterà ad aprire l’editor associato alla fase di configurazione dell’utenza connessa. Al termine della redazione, verranno richieste delle informazioni che costituiranno i metadati del documen-to e si arriverà al salvataggio dello stesso in DM7. è possibile, inoltre, eff ettuare la modifica dei documenti: anche in questo caso, si aprirà l’editor e si potranno eff ettuare tutte le operazioni necessarie. La modifica dei documenti torna molto utile nei processi relativi alla stesura di docu-menti da parte di più uff ici: tramite DM7 le bozze passeranno automaticamente da una scrivania all’altra, senza usare né carta ne email: un vantaggio in termini di tempo e risorse incredibile.

1.10 Caricamento automatico documenti

Oltre al caricamento manuale è possibile configurare dei processi per importare in automatico i documenti da sorgenti esterne quali ad esempio:

• Via WebServices• Da FTP (job)• Da Posta elettronica (cron jobs)• Da interfaccia Web• Via eventuali connettori ad altri sistemi

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1.11 Sicurezza

Dal punto di vista della sicurezza DM7 ha un sistema di protezione che blocca le utenze in caso di sospetta fraudolenza inviando notifiche agli utenti interessati ed ai propri amministratori.Le credenziali degli utenti vengono comunicate dal sistema solo agli utenti stessi e neanche gli amministratori vi hanno accesso.Esiste anche la possibilità di crittografare i documenti di una particolare tipologia in modo che siano leggibili solo attraverso il DM7.

1.12 Integrità dei dati e Backup

Come tutta l’infrastruttura Savino Solution il DM7 è protetto da procedure di system recovery che permettono in caso malfunzionamento della macchina (fisica o virtuale) di ripristinare in pochissimo tempo la situazione al momento precedente il problema.Sono inoltre schedulabili procedure di backup del database e processi per il controllo a campio-ne dell’integrità dei documenti depositati.

1.13 Estendibilità

Il sistema DM7 è estendibile nelle funzionalità tramite l’utilizzo di moduli aggiuntivi per svolgere funzioni specialistiche relative a determinati contesti di lavoro.

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2. Riepilogo Principali vantaggi della nostra soluzione

• Architettura Multi-Tenant a due livelli, separazione fisica dei dati• Flessibilità nella configurazione per gestire più contesti reali possibili• Possibilità di caricare in automatico i documenti da sorgenti esterne• Possibilità di gestire processi e record e quindi informazioni compresa la loro opponibilità a terzi• Alte Prestazioni delle ricerche• Estendibilità della soluzione con moduli specializzati• Possibilità di gestione di una struttura con server distribuiti• Invio di notifiche relative ad eventuali tentativi di accessi fraudolenti e in caso di errori del sistema• Possibilità di crittografare i documenti sul filesytem.• Alto livello di sicurezza e integrità dei dati con Blockchain, Firma Digitale e Marca Temporale• Possibilità di condivisione dei documenti tra utenti della stessa azienda• Possibilita di invio notifiche o di condivisioni automatiche dei documenti trami passaggi si stato dei

workflow e redazione online dei documenti

Savino Solution Srl

Azienda Certificata ISO9001:2008 e ISO27001:2014 per

Progettazione, Sviluppo e Consulenza ICT per la conservazione digitale di documenti e record e

reingegnerizzazione dei processi aziendali.

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Telefono 02 72546462

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Telefono 089 255229

E-mail : info@savinosolution.com

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come puoi avere DM7 nella tua azienda.

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