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Vendor Invoice Management DocFlow 2013www.docflow.com

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SAP INNOVATION FORUM26 settembre 2013

SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILIwww.docflow.com

Vendor nvoice Management

Strategie e tattiche per progettare al meglio

l automazione delle fatture fornitore

Fabio Omar El Ariny Partner DocFlow


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Dallacquisizione della fattura multicanale (inclusa PEC) alla

gestione del processo collaborativo, passando per la raccolta dei

documenti obbligatori per legge, fino alla registrazioneautomatizzata del documento e la sua conservazione a norma.

Tutti aspetti che rappresentano enormi aree di opportunit per il

CFO e per la sua organizzazione.

Di cosa parliamo?


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Il processo come lo conosciamo

Costo Fornitore

xxx xxx


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Delocalizzazione

Accentramento

Aumento numero fatture

Cambiamenti Organizzativi

Cambiamenti normativi

Esigenze di tracciabilit

Carenze Risorse

Taglio costi

Espansione allestero

Dove Innovare?

Perch


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Opportunit offerte dalle normative collegate alla Fattura Elettronica per

accelerare un cambiamento innovativo:

Il decreto salva infrazioni, convertito in legge con la finanziaria 2013 dispone che tutte

le fatture inviate e ricevute con mezzi elettronici possono essere considerate fatture

elettroniche e lautenticit dellorigine e lintegrit del contenuto possono essere

garantite anche con controlli di gestione in luogo della firma digitale

Il decreto del Ministero dellEconomia e delle Finanze del 3 aprile 2013 rende

effettivo lobbligo, per le pubbliche amministrazioni, di accettare, e quindi pagare,

esclusivamente le fatture in formato elettronico: (PEC, HTTPS, FTP)

Eliminazione a tendere del vincolo della periodicit dei 15 giorni

Opportunit per gestire le fatture passive ricevute come semplici allegati PDF da

messaggi di mail o PEC

Dove Innovare?

Perch


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Tre direttrici principali:

Colmare il GAP, derivante dalladozione di un processo a step discreti

Gestire leccezione, perch il processo non segue sempre il percorso ideale (Happy

Path) Rivedere i confini, per far partecipare al processo i veri protagonisti

Dove Innovare?


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Business Challenge 1: colmare il GAP


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BC1 esempio: Invoice capturing

Invoice preparation Invoice Scanning OCR & Validation

LEGAL

ELECTRONIC

RETENTION

Validation


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Il riconoscimento automatico dei campi della fattura, come anche la fase del

data-entry di correzione, permette di introdurre interessanti aspetti di

efficienza ancor prima che inizi il Workflow:

BC1 - Key elements: LOCR e il Data-Entry

I campi estratti dallOCR

possono essere validati con

lERP

Seguire la tecnica Triage,ossiasuddividere le fatture tra:

Assolutamente corrette

Assolutamente errate

Da verificare e correggere

La maschera di correzione puessere personalizzata per la

tipologia di fattura riconosciuta

(servizi, merci, noleggi)


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La gestione del canale mail in ingresso, semplificato grazie alle nuove

normative, permette di bypassare tutte le operazioni manuali legate alla

gestione della carta, etichettatura, scansione

BC1 - Key elements: La gestione della mail

Agenti automatici per il

monitoraggio delle caselle email e

PEC

Automi per la raccolta delle fatture

direttamente dai siti dei fornitori

Gestione automatica delle eccezioni

(mittenti sconosciuti, formati non

corretti)

Etichettatura elettronica

Gestione corretta nel caso di PEC

(archiviazione delle evidenze)


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Business Challenge 2: gestire lECCEZIONE

VERIFICA E

Missing G/R/Order

Master Data Manager

Supplier/ AccountantMissing

Cost Center

Delta Quantity

Exceptions

Missing

Supplier

Receiver / Approvers

Accountant

Buyer / Supplier

Delta Price

Other


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BC2 - esempio: discrepancy & approval

management

Missing G/R/Order

Master Data Manager


Cost Center

Delta Quantity

Unvalidated Invoices

Exceptions

Missing

Supplier


Accountant

BuyerDelta PriceAutomatic

Posting

Automatic

Posting

Other

validated

Invoices

e-Invoice


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Un processo automatico, basato su workflow, per la gestione delle anomalie e delleautorizzazioni, produce degli impatti positivi nelle seguenti aree:

Un workflow correttamente progettato e con un elevato livello di automazionecomporta un recupero medio di efficienza pari al 20% delleffort necessario per la

gestione delle discrepanze.

BC2 - Key Elements: benefici del workflow


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Un elemento critico di ogni processo che coinvolge molteplici attori e che

deve essere regolato in tempi certi quello di avere una buona visione sullo

stato in cui si trova il processo in ogni momento:

BC2 - Key Elements: Lo stato del processo

Una grafica metro-map

mostra il percorso della

pratica

Mostra lo stato in quel

momento

Le stazionipercorse


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Business Challenge 3: rivedere i confini

FornitoriAzienda

Verifica Ordine

Notifica Eccezione

Notifica Scadenza

Risolvi Anomalia

Fornisci Nota Credito

Carica Fattura

Fornisci Documentazione

Notifica Pagamento


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BC3 - esempio: G/S Order & receipt

G/S ReceiverPurchaser

Supplier

Invoice

Purchase Order

Fast

Order Inquiries

Notifications/

Alerts

Buyer

Inquiries

Automatic

Posting

Pre

Goods/Service

Receipt PG/SR acceptance

Goods Receipt


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Il Portale Fornitori, al servizio del workflow, fornisce al fornitore un accesso

diretto al Processo. Il Portale garantisce che lazione venga richiesta ed

eseguita dallattore pi interessato al completamento della specifica

azione/fase.

BC3 - Key elements: Il Portale Fornitori

I fornitori diventano parte attiva del

processo e sono gli owner di

azioni che prima erano demandati

alla struttura interna.

tutti gli attori coinvolti nel processo

lavorano secondo procedura, senza

per questo richiedere a ciascuno di

essi di conoscerla per intero La rilevazione precoce delle

anomalie e la loro rapida risoluzione

sono da annoverare tra i benefici

maggiori.


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La Dashboard fornisce un CruscottoOperativo immediato in grado di dare

evidenza, agli attori attigui al processo e ad esso interessati, dellandamento

dei processi e delle performance generali del sistema in termini di:

BC3 - Key elements: La Dashboard

Dettagli contabili (ammontare

circolante, esposizione verso unfornitore)

Pratiche in lavorazione

(caratteristiche, numerosit,

equilibrio)

Pratiche in errore (anomalie

di processo gestite)

Performance degli utenti (carico

di lavoro)


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La digitalizzazione dei processi rappresenta un elemento di discontinuit che ha un

forte impatto sulle persone e sullorganizzazione e che quindi deve essere gestito

con un corretto percorso di trasformazione.

Un corretto approccio deve affiancare alla competenza tecnologica, la capacit di

affrontare il percorso di cambiamento possibile in ogni specifico contesto aziendale.

Digital Transformation Path

Organizzazione

Persone

Cultura

Politiche

Un approccio meramente tecnico tende a

creare delle oasi di dematerializzazione

allinterno di un processo sostanzialmenteinvariato, mentre innovazioni di processo

molto avanzate spesso possono comportare

la non accettazione da parte degli

stakeholder.


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Strategia Aziendale

Obiettivi

Contesto

Ambientale

Organizzativo

Sociale

Politico

Vincoli

Di tempo

Di risorse

Transformation Path: da dove iniziare?


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Transformation Path: il Processo Innovato

Invoice preparation Invoice Scanning OCR & Validation

LEGAL

ELECTRONIC

RETENTION

Missing G/R/Order

Master Data Manager


Cost Center

Delta Quantity

Unvalidated Invoices

Exceptions

Missing

Supplier


Accountant

Buyer / SupplierDelta PriceAutomatic

Posting

Automatic

Posting

Other

validated

Invoices

Fa tture T ota li Fa tture E rra te % Fa tture E rrate

89.922 14.312 16%

0500

1.0001.5002.0002.5003.0003.5004.000

2.Fatture Totali e Fatture Errate

N TotFatture

Almeno unerrore

ANNO

2010

2011

MESE

04

05

06

07

QTER

Q1

Q2

Q3

Q4

Ragione Sociale

ALPI di Busiello Biagio &C. srl

ALPIQIN TECMILANO S.p.a.

ALS-ADVANCEDLIFESUPPORTS...

ALSCOItaliaS.rl.

ALTAIRIFMSPA

ALTAIRZANDERITALIA s.r.l.

ALTALEX CONSULTINGSRL

0

20.000

40.000

60.000

80.000

100.0001.AndamentoFatture

Inlavorazione

Errate

51%

1%

28%

1%8%

11%

3.Tipologie Errori

N o EM N o F or ni to re

N o O rd i ne N o B en e st a re

N O O D LIn Fa t t ur a D e l ta P r e z zo

To t F a tt u r e ( V e r i f i c a t e ) I m p o nib i le N o n r e g is t r a to I m p o nib i le R e gis t r a to I m p o nib i le P a g a to

48.470 k 3 8. 06 1 14 4. 73 6 59 .2 43

60%16%

24%

2.% Imponibile

R eg i s tr a t o N o n R eg i s tr a t o P a g a t o

ANNO

2001

2005

2006

2007

QTER

Q1

Q2

Q3

Q4

MESE

01

02

03

04

Ragione Sociale

*CO.IM.EL.E.T. S.n.c.

*F.lli MARINELLI &C. S.N.C.

*M.Z. SISTEMI S.r.l.

*PIOMBINO &PALUMBO S.R.L.

k 0

k 10.000

k 20.000

k 30.000

k 40.000

k 50.000

k 60.000

k 70.000

16/05/20

19/05/20

25/05/20

28/05/20

31/05/20

05/06/20

08/06/20

11/06/20

14/06/20

17/06/20

20/06/20

23/06/20

26/06/20

29/06/20

1.Andamento

ImpRegistrato

Imp NonRegistrato

Dashboard

Validation


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TRANSFORMATION & STRATEGY MANAGEMENT

Transformation Pathesempio break down

Early Archiving, batch input generation & simple WF

53.5 6.5

ERP INTEGRATION

Early Matching

Supplier & Sh.Doc

Direct interaction with ERPfor Unvalidated &

Exceptions

Extended WF &

Descrepancy Management

Dashboard

months


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Vendor Invoice Management OCR

Innovare includendo tutti gli attori, soprattutto quelli esterni

Usare le normative come leva per linnovazione

Organizzare la trasformazione per guidare il cambiamento

Delegare loperativit e non il processo: evitare la trappola del BPO

Reportistica e Dashboard: i miei occhi sul processo

Linnovazione parte da lontano: risalire la catena per innovare davvero

ma soprattutto

. non innovare per il solo gusto di farlo!

In conclusione


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Vendor Invoice Management DocFlow 2013f

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SA INNOVA ION O U 26 b 2013

Grazie

Per maggiori info

[email protected]

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In conclusione

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