VALLI del VERBANO - Allegato 10

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Modelli di funzionamento istituzionale, organizzativo e gestionale POLO DI VALLI DEL VERBANO Allegato Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici

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Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici

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Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici

Modelli di funzionamento istituzionale, organizzativo e gestionale

POLO DI VALLI DEL VERBANO

Allegato

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 3

Sommario

1 Modello ict per la gestione dei documenti e dei procedimenti dello suap telematico .. 5

1.1 Lo suap telematico ................................................................................................................ 5

1.2 I manuali delle procedure ..................................................................................................... 8

2 I contenuti della gestione documentale ................................................................... 11

2.1 Il documento informatico .................................................................................................... 11

2.2 I flussi nella gestione documentale ..................................................................................... 18

3 Infrastruttura per la gestione documentale .............................................................. 31

3.1 Il sistema di gestione documentale ..................................................................................... 31

3.2 Sistema di protocollo informatico e gestione documentale .............................................. 37

3.3 Sistema per la conservazione digitale e sostitutiva ............................................................ 50

4 Dotazioni ICT per lo suap telematico ........................................................................ 59

4.1 Il sistema informativo per lo SUAP ...................................................................................... 59

4.2 Sistema di acquisizione delle segnalazioni e delle domande (front end) ............................ 66

4.3 Sito web informativo ........................................................................................................... 77

4.4 Sistema di pagamento elettronico ...................................................................................... 81

4.5 Sistema gestione dei procedimenti amministrativi ............................................................. 82

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 5

1

Modello ICT per la gestione

dei documenti e dei procedimenti

dello suap telematico

1.1 Lo suap telematico

In questa documento si individua la dotazione richiesta per l’organizzazione del SUAP tele-

matico come da indicazioni contenute nella normativa vigente e nel recente regolamento

per il riordino del servizio.

In particolare la forma organizzativa qui rappresentata assolve quanto richiesto dal’art.38,

Comma 3, lettera a), Legge 6 agosto 2008, n. 133:

“*…+ lo sportello unico costituisce l'unico punto di accesso per il richiedente in relazione a

tutte le vicende amministrative riguardanti la sua attività produttiva e fornisce, altresì, una

risposta unica e tempestiva in luogo di tutte le pubbliche amministrazioni comunque coin-

volte nel procedimento, ivi comprese quelle di cui all'articolo 14-quater comma 3, della leg-

ge 7 agosto 1990, n. 241”

CAPITOLO 1 – Modello ICT per la gestione dei documenti e dei procedimenti dello suap telematico

6

Ed ancora, nel DPR 7 settembre 2010 , n. 160 (Regolamento per la semplificazione ed il ri-

ordino della disciplina sullo sportello unico per le attività produttive) ai sensi dell'articolo 38

sopra citato, all’Art. 2 (Finalità e ambito di applicazione) comma 1 recita: “Per le finalità di

cui all'articolo 38, comma 3, del decreto-legge, è individuato il SUAP quale unico soggetto

pubblico di riferimento territoriale per tutti i procedimenti che abbiano ad oggetto l'eserci-

zio di attività produttive e di prestazione di servizi, e quelli relativi alle azioni di localizzazio-

ne, realizzazione, trasformazione, ristrutturazione o riconversione, ampliamento o trasferi-

mento, nonché' cessazione o riattivazione delle suddette attività, ivi compresi quelli di cui al

decreto legislativo 26 marzo 2010, n. 59”.

E nel successivo comma 2 precisa come lo SUAP deve operare “Le domande, le dichiarazio-

ni, le segnalazioni e le comunicazioni concernenti le attività di cui al comma 1 ed i relativi

elaborati tecnici e allegati sono presentati esclusivamente in modalità telematica, secondo

quanto disciplinato nei successivi articoli e con le modalità di cui all'articolo 12, commi 5 e

6, al SUAP competente per il territorio in cui si svolge l’attività o è situato l'impianto”.

E precisando al comma 3 che: “In conformita' alle modalita' di cui all'articolo 12, commi 5 e

6, il SUAP provvede all'inoltro telematico della documentazione alle altre amministrazioni

che intervengono nel procedimento, le quali adottano modalita' telematiche di ricevimento

e di trasmissione”.

1.1.1 Lo schema di riferimento

Riprendendo quanto indicato nel documento principale, qui di seguito si precisa

l’articolazione del modello di riferimento per l’avviamento e la gestione dello SUAP sotto il

profilo della dotazione informatica e del modello per l’interazione telematica fra i diversi

soggetti coinvolti nel procedimento amministrativo.

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 7

Schema 1 – Il modello tecnologico

Nel caso di gestioni associate, qui trattato, quanto indicato nella realizzazione dei sistemi e

nelle dotazioni richieste si riferisce all’organizzazione ed alla gestione dell’ufficio unico, per

la trattazione delle segnalazioni e delle comunicazioni, nelle sue modalità operative da e

verso le imprese e gli altri soggetti coinvolti nel processo amministrativo e di controllo.

I comuni partecipanti alla gestione associata devono comunque conformarsi almeno alle

dotazioni minime per la gestione documentale e per l’interscambio telematico dei docu-

menti amministrativi.

Analoga necessità di predisposizione vale per l’interazione con gli enti partecipanti al pro-

cedimento ed ai controlli di merito.

Ove disponibile un’applicazione condivisa per la gestione dei procedimenti, il comune asso-

ciato parteciperà al workflow amministrativo secondo le modalità previste dalla convenzio-

ne e dal manuale dei procedimenti (vedi seguito).

Tecnologico (sistema

informativo)

SUAP telematico (dotazioni specifiche)

Sistema di acquisizione delle segnalazioni e

delle domande (front end)

Installazione del sistema di acquisizione

Portale informativo (o area dedicata sul sito

istituzionale)

Realizzazione del portale e caricamento della

modulistica

Sistema di pagamento elettronico

Attivazione del sistema o acquisizione del servizio

Sistema gestione dei flussi procedurali

Realizzazione di un sistema di gestione dei

flussi procedurali

Infrastruttura per la gestione

documentale (prerequisiti)

Sistema di protocollo informatico e gestione

documentale

Adeguamento del sistema per la gestione elettronica dei documenti e dei flussi

documentali

Sistema per la conservazione digitale e

sostitutiva

Realizzazione del sistema o acquisizione di un

servizio per la conservazione digitale e

sostitutiva

CAPITOLO 1 – Modello ICT per la gestione dei documenti e dei procedimenti dello suap telematico

8

1.2 I manuali delle procedure

A compendio del modello organizzativo, sono stati elaborati due Manuali delle procedure:

1. SCIA telematica

2. Procedimento ordinario

I Manuali sono un supporto operativo per la gestione dei procedimenti a fronte di una va-

rietà di tipologie procedimentali che vengono qui ricondotte a modelli di riferimento.

Nei Manuali sono descritti i modelli operativi che verranno adottati nei diversi casi di segna-

lazioni e istanze:

1. un modello generale per la SCIA articolato in diverse microfasi che prevedono le di-

verse casistiche.

2. quattro modelli generali per il Procedimento ordinario, più una microfase per la

convocazione e la gestione della Conferenza di Servizi

Per ognuno dei due Manuali viene inoltre indicata la dotazione ICT, descritta e in questo

documento nei suoi contenuti generali, adottata per il funzionamento dell’ufficio unico del-

lo SUAP associato.

1.2.1 Scopo dei manuali

Il primo è la definizione, condivisa fra tutti gli associati, delle modalità operative e del ruolo

svolto dall’Ufficio Unico (responsabile del procedimento), comprese le modalità di intera-

zione con i Comuni territorialmente competenti la segnalazione o l’istanza presentata e gli

altri soggetti preposti al rilascio di pareri e conformità.

Il secondo è la determinazione di una omogeneità di comportamento e di modalità operati-

ve condivise fra i tutti i Comuni associati.

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 9

Il terzo è la definizione di modelli di flusso per l’implementazione informatica di workflow a

supporto dell’operatività dello SUAP nel casi di adozione di un applicativo atto allo scopo.

1.2.2 Lo standard di notazione adottato nei manuali

Per la descrizione dei procedimenti sono state adottate le metodologie BPM (Business Pro-

ject Management) con la notazione standard BPMN 2.0 (www.omg.org/spec/BPMN/2.0/).

La BPMN è uno standard di rappresentazione, efficace e facile da comprendere anche da

parte degli utenti, che permette la modellazione, la mappatura la descrizione e la modelliz-

zazione dei processi

La BPMN definisce il concetto di Business Process Diagram (BPD), ovvero un diagramma di

tipo di flow chart, che consente di creare modelli grafici per le operazioni definite nei pro-

cessi. Un modello di processo è quindi una rete di oggetti grafici che rappresentano attività

e controlli di flusso, e definiscono l’ordine della loro esecuzione.

Un BPD è quindi composto da un insieme di elementi grafici che consentono uno sviluppo

di diagrammi di flusso. Gli elementi grafici sono tali facilmente assimilabili e dopo un breve

approccio risultano familiari alla maggior parte degli utenti. L’enfasi è posta sulla precisa in-

tenzione di creare un meccanismo semplice per creare modelli di processi, gestendo nel

contempo in forma sintetica le complessità degli stessi.

I Manuali sono stati redatti a utilizzando l’applicazione “ARIS Expres 2.3” della Software AG

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 11

2

I contenuti della gestione

documentale

2.1 Il documento informatico

Il comma 1 dell’articolo 40 del DL 82/2005, meglio conosciuto col termine di CAD (Codice

dell’Amministrazione Digitale), sancisce in maniera perentoria: “Le pubbliche amministra-

zioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizio-

ni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all' articolo 71”.

Tale articolo mette una sorta di sigillo a quanto espresso all’Articolo 23-ter: “Gli atti formati

dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti in-

formatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è

possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi con-

sentiti dalla legge”.

Con questo articolo il CAD indica la centralità nell’attività amministrativo di “atti, dati e do-

cumenti” formati e gestiti attraverso sistemi informatici presupponendo i documenti analo-

gici (cartacei) come derivati da processi informatici definiti fonte di “informazione primaria

ed originale” (fatto salvo i casi espressamente previsti per specifiche tipologie di “documen-

ti unici” ancora da mantenere in formato analogico/cartaceo).

CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale 12

Tali principi, seppur con diversi presupposti tecnologici, erano già stati affermati nel 1993

dal Dlgs n. 39, “Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni

pubbliche”, che all’art. 3, comma 1, afferma: “Gli atti amministrativi adottati da tutte le

pubbliche amministrazioni sono di norma predisposti tramite i sistemi informativi automa-

tizzati.”

Lo stesso articolo al comma 2, fornisce ancor meglio il quadro della possibile operatività in-

formatizzata, affermando che: “Nell’ambito delle pubbliche amministrazioni l’immissione,

la riproduzione su qualunque supporto e la trasmissione di dati, informazioni e documenti

mediante sistemi informatici o telematici, nonché l’emanazione di atti amministrativi attra-

verso i medesimi sistemi, devono essere accompagnati dall’indicazione della fonte e del re-

sponsabile dell’immissione, riproduzione, trasmissione o emanazione. Se per la validità di

tali operazioni e degli atti emessi sia prevista l’apposizione di firma autografa, la stessa è

sostituita dall’indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del

nominativo del soggetto responsabile”.

Nella pratica, tuttavia, si rileva che, nonostante quanto sopra indicato dalle disposizioni vi-

genti, il documento cartaceo è ancora prevalente nella formazione degli atti, nella gestione

dei procedimenti e nell’interscambio documentale fra PA e verso imprese e cittadini.

Il CAD ed il Testo unico sulla documentazione amministrativa tendono comunque a consi-

derare questi flussi cartacei come “residui” rispetto al primario trattamento informatico. Ne

consegue che, la necessità di adeguamento delle amministrazioni deve essere rivolta prin-

cipalmente alla propria riorganizzazione nella gestione delle attività amministrative e

nell’interscambio informativo e documentale (interoperabilità) fra pubbliche amministra-

zioni e gestori di pubblici servizi, dove il processo amministrativo potrebbe essere quasi

completamente informatizzato / dematerializzato.

2.1.1 Il ciclo del documento informatico

Questo schema sintetizza il processo di gestione del documento informatico e la relazione

con la rappresentazione analogica dei documenti.

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 13

La relazione fondamentale è fra il documento informatico, formato o ricevuto secondo

quanto previsto dalla normativa vigente e dalle tecnologie in uso, ed i sistemi di gestione

dei documenti e degli archivi:

1. Sistema di protocollo informatico e gestione dei documentale (S1)

2. Sistema per la conservazione digitale e sostitutiva (S2)

La relazione fra documento e sistemi di gestione informatica è indispensabile, poiché il do-

cumento informatico può essere correttamente utilizzato e trattato (ricevuto, registrato,

assegnato, inoltrato, classificato, fascicolato, archiviato, conservato, ricercato, ecc.) solo in

tali condizioni.

Per le necessità di gestione dei documenti analogici, devono essere approntati appositi

strumenti di conversione del formato del documento:

1. Da analogico a digitale (T1)

2. Da digitale a analogico (T2)

Le caratteristiche di tali sistemi e le procedure adottate devono consentire di mantenere la

corrispondenza fra i due formati e garantire la conformità all’originale.

CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale 14

COMPONENTI DEL SISTEMA

S1 Sistema di protocollo informatico di gestione documentale

S2 Sistema di conservazione digitale (documenti informatici) e sostitutiva (documenti digitalizza-ti)

T1 Sistema di acquisizione digitale (dematerializzazione, copia immagine) dei documenti analogici

T2 Sistema per la stampa (copia analogica) dei documenti informatici, validazione manuale o con apposizione del timbro digitale

2.1.2 Caratteristiche del documento informatico (descrizione e requi-siti)

Il documento informatico

Le pubbliche amministrazioni, ai sensi dell’articolo 40, comma 1, del Codice, formano gli o-

riginali dei propri documenti amministrativi informatici attraverso gli strumenti informatici

riportati nel manuale di gestione ovvero acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le comuni-

cazioni di cui agli articoli 5-bis, 40-bis e 65 del Codice.

Il documento informatico è formato secondo una delle seguenti principali modalità:

redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software (formazione del docu-

mento elettronico);

acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto infor-

matico (ricezione tramite posta elettronica o su supporto digitale);

acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento

analogico (digitalizzazione di un documento cartaceo);

registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi in-

formatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi

disponibili all’utente (procedure online da portali e strumenti front-end telematici);

generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o regi-

strazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti inte-

roperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma

statica (metodi e formati per l’interoperabilità fra sistemi in cooperazione applicati-

va).

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 15

Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo

che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia ga-

rantita la staticità nella fase di conservazione.

Il documento informatico, identificato in modo univoco e persistente, è memorizzato in un

sistema di gestione informatica dei documenti (sistema di protocollo informatico e gestio-

ne documentale) o di conservazione digitale, la cui tenuta può anche essere delegata a ter-

zi.

Le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da operazioni quali:

a. la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata;

b. l’apposizione di una validazione temporale;

c. il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta com-

pleta;

d. la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino politiche di si-

curezza;

e. il versamento ad un sistema di conservazione.

Il documento amministrativo informatico assume le caratteristiche di immodificabilità e di

integrità anche con la sua registrazione nel registro di protocollo, negli ulteriori registri, nei

repertori, negli albi, negli elenchi, negli archivi o nelle raccolte di dati contenute nel sistema

di gestione informatica dei documenti se conforme alla normativa vigente ed alle regole

tecniche.

Copie per immagine su supporto informatico (digitalizzazione) di documenti analogici

La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico (di cui

all’articolo 22, commi 2 e 3, del CAD) è prodotta mediante processi e strumenti che assicu-

rino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento

analogico da cui è tratto.

CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale 16

La copia per immagine di uno o più documenti analogici può essere sottoscritta con firma

digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia,

Laddove richiesta dalla natura dell’attività, l’attestazione di conformità delle copie per im-

magine su supporto informatico di un documento può essere inserita nel documento in-

formatico contenente la copia per immagine.

L’attestazione di conformità, di cui all’articolo 23-ter, comma 3, del Codice, della copia in-

formatica di un documento amministrativo analogico, formato dalla pubblica amministra-

zione, ovvero da essa detenuto, può essere inserita nel documento informatico contenente

la copia informatica. Il documento informatico così formato è sottoscritto con firma digitale

o firma elettronica qualificata del funzionario delegato.

Tale attestazione di conformità di cui al comma 1, anche nel caso di uno o più documenti

amministrativi informatici, effettuata per raffronto dei documenti o attraverso certificazio-

ne di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza

del contenuto dell’originale e della copia, può essere prodotta come documento informati-

co separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia. Il documento

informatico prodotto è sottoscritto con firma digitale o con firma elettronica qualificata del

funzionario delegato.

Copie analogiche (stampa su carta) di documenti amministrativi informatici

Ferma l’eventuale sottoscrizione dell’attestazione di conformità della copia analogica ad un

documento amministrativo informatico da parte del funzionario delegato, al fine di assicu-

rare la provenienza e la conformità del documento al documento amministrativo informati-

co, il medesimo può apporre elettronicamente, mediante appositi programmi, un contras-

segno a stampa (timbro digitale) secondo le modalità previste nelle linee guida emanate da

DigitPA, ai sensi dell’articolo 23-ter, comma 5, del Codice. I programmi atti alla verifica sono

di libera e gratuita disponibilità.

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 17

Registrazione di protocollo dei documenti ed acquisizione nel sistema di gestione docu-mentale

Il documento amministrativo informatico, formato secondo una delle modalità prescritte, è

identificato e trattato nel sistema di gestione informatica dei documenti comprensivo del

registro di protocollo e degli altri registri di cui all’articolo 53, comma 5, del D.P.R. 28 di-

cembre 2000, n. 445, dei repertori e degli archivi, nonché degli albi, degli elenchi, e di ogni

raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti già realizzati dalle amministrazio-

ni su supporto informatico, in luogo dei registri cartacei, di cui all’articolo 40, comma 4, del

Codice, con le modalità descritte nel manuale di gestione.

Le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni presentate sono identificate e trattate come i

documenti amministrativi informatici nel sistema di gestione informatica dei documenti.

Al documento amministrativo informatico viene associato l’insieme minimo dei metadati di

cui all’articolo 53 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, fatti salvi i documenti soggetti a regi-

strazione particolare. Al documento amministrativo informatico sono associati eventuali ul-

teriori metadati rilevanti ai fini amministrativi, definiti, per ogni tipologia di documento,

nell’ambito del contesto a cui esso si riferisce, e descritti nel manuale di gestione.

Trasferimento dei documenti informatici nel sistema di conservazione

Il trasferimento dei documenti informatici nel sistema di conservazione avviene generando

un pacchetto di versamento nelle modalità e con il formato previsti dal manuale di conser-

vazione.

I tempi entro cui i documenti informatici devono essere versati in conservazione sono stabi-

liti per le diverse tipologie di documento e in conformità alle regole tecniche vigenti in ma-

teria.

Il buon esito dell’operazione di versamento è verificato tramite il rapporto di versamento

prodotto dal sistema di conservazione.

CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale 18

2.2 I flussi nella gestione documentale

I soggetti, i processi, i flussi e le reciproche relazioni che schematizzano un caso sono illu-

strati nella figura a lato.

Porta principale del flusso d'interazione amministrativa e di comunicazione, in entrata e in

uscita, dell’amministrazione è senza dubbio il Registro di Protocollo (oggi da considerarsi

“Informatico” in base alla normativa vigente) dove vengono registrati tutti i documenti in

entrata e in uscita, o come recita l’ Art. 53 - comma 5 del DPR 445/2000 “Sono oggetto di

registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i docu-

menti informatici …”.

Le “classi” di destinatari e mittenti sono declinabili essenzialmente in:

1. Pubbliche Amministrazioni e Gestori di Pubblici Servizi,

2. Professionisti e imprese (compreso le Agenzie di intermediazione),

3. Cittadini.

Alla prima classe appartengono tutti gli enti che ai sensi dell’articolo 1, comma 2 del decre-

to legislativo n.165/2001, sono considerate amministrazioni pubbliche:

le amministrazioni dello Stato

Documenti Messaggi

Ricezione (PEC/Carta)

Mittente

flussi d’interscambio

d’ingresso

Documenti Messaggi

Spedizione (PEC/Carta)

Dest 1

Dest i

Destt n

flussi d’interscambio

d’uscita

Processi amministrativi

Processi di tratta-mento dei flussi in

entrata

Processi di tratta-mento dei flussi in

uscita

Processi di gestione dei flussi d’interscambio

Archiviazione / Conservazione

Workflow documentale

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 19

le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo

le regioni, le province, i comuni, le comunità montane

i consorzi e le associazioni dei predetti enti

gli istituti autonomi case popolari

le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, e le loro associazioni

gli enti pubblici non economici

gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative

le istituzioni universitarie

le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale

Un processo di trattamento documentale in entrata o uscita può essere scomposto nelle

seguente fasi.

FASI DI TRATTAMENTO DEI DOCUMENTI IN ENTRATA (DE)

Ricezione

Registrazione di protocollo e gestione documentale

Trasformazione

Flusso interno

FASI DI TRATTAMENTO DEI DOCUMENTI IN USCITA (DU)

Produzione documento

Registrazione di protocollo e gestione documentale

Trasformazione

Flusso interno

Spedizione

CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale 20

Nel modello utilizzato i documenti originali, in ingresso e uscita, sono:

1. Documenti elettronici (documenti informatici, PEC)

2. Documenti analogici (cartacei)

La natura cartacea o elettronica del documento da trattare nelle fasi di entrata, uscita e di

erogazione dei servizi determina la creazione di diversi modelli di flussi documentali.

Nelle tabelle che seguono, le attività documentali che necessitano di trattare un documen-

to in forma cartacea o elettronica sono indicate con colori diversi. Ove indicato come “mi-

sto” i fascicoli sono composti da originali di differente formato (elettronico e cartaceo).

Elettronico Misto Cartaceo

2.2.1 Flussi in ingresso

Ricezione (documenti originali)

Trasformazione (acquisizione nel sistema documen-tale)

Protocollo (modalità di registrazione)

Gestione (archi-viazione, tratta-mento e flusso)

Conservazione (a lungo ter-mine)

Caso 1

Documenti E NO E E E

Fascicoli E E

Caso 2

Documenti C SI E M C

Fascicoli E M

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 21

Ricezione (documenti originali)

Trasformazione (acquisizione nel sistema documen-tale)

Protocollo (modalità di registrazione)

Gestione (archi-viazione, tratta-mento e flusso)

Conservazione (a lungo ter-mine)

Caso 3

Documenti C NO C C C

Fascicoli C C

Caso 4

Documenti E SI C M E

Fascicoli C M

2.2.2 Flussi in uscita

Produzio-ne (docu-menti ori-ginali)

Gestione (ar-chiviazione, trattamento e flusso)

Protocollo (modalità di registrazio-ne)

Trasformazio-ne (per spedi-zione)

Spedizio-ne (stru-menti di invio)

Conservazio-ne (a lungo ter-mine)

Caso 1

Documenti E E E NO E E

Fascicoli E E

Caso 2

Documenti E E E SI C E

Fascicoli E E

Caso 3

Documenti C C C NO C C

Fascicoli C C

Caso 4

Documenti C M C SI E C

Fascicoli E M

CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale 22

La tabella seguente declina le fasi del processo descrittive di un flusso in attività elementari.

Tali attività elementari sono raggruppate in relazione a ogni singola attività considerando la

natura elettronica (in verde) o cartacea (in giallo) o mista (in grigio) del documento da trat-

tare.

2.2.3 Attività elementari nei flussi in ingresso

FASE DEL PROCESSO ATTIVITÀ ELEMENTARI

Ricezione (DE) Ricezione da Ufficio Postale

Ricezione da casella PEC

Ricezione da casella PEC (AOO interoperabile)

Registrazione di protocollo

e gestione documentale (DE)

Registrazione e timbratura documento cartaceo

Registrazione, timbratura e digitalizzazione documento carta-

ceo

Registrazione, timbratura documento cartaceo e acquisizione

documento PDF1

Registrazione da PEC (AOO) interoperabile e acquisizione do-

cumento elettronico

Registrazione da PEC e acquisizione documento elettronico

Registrazione da PEC e repository2 documento elettronico

Trasformazione (DE) Stampa documento elettronico (su carta)

Fotocopiatura CC (copia conoscenza)

Validazione copia cartacea3 (manuale)

Stampa documento elettronico (PDF)

Validazione copia stampabile4 (timbro digitale)

Flusso interno (DE) Smistamento e consegna all'ufficio destinatario

Inoltro elettronico all'ufficio destinatario

Assegnazione elettronica all'ufficio destinatario

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 23

2.2.4 Attività elementari nei flussi in uscita

FASE DEL PROCESSO ATTIVITÀ ELEMENTARI

Produzione documento (DU) Stampa

Sottoscrizione autografa

Stampa PDF

Sottoscrizione digitale

Registrazione di protocollo e ge-

stione documentale (DU)

Registrazione e timbratura documento cartaceo

Registrazione, timbratura e digitalizzazione documento carta-

ceo

Registrazione, timbratura documento cartaceo e acquisizione

documento PDF

Registrazione e acquisizione documento elettronico

Registrazione e repository documento elettronico

Trasformazione (DU) Digitalizzazione originale cartaceo

Validazione copia elettronica5

Validazione copia stampabile (timbro digitale)

Stampa documento elettronico protocollato

Validazione copia cartacea (manuale)

Flusso interno (DU) Consegna all'ufficio protocollo

Consegna all'ufficio posta

Spedizione (DU) Preparazione posta prioritaria

Preparazione posta raccomandata

Affrancatura posta prioritaria

Affrancatura posta raccomandata

Consegna all'ufficio postale

Predisposizione e invio manuale email (PEC)

Invio tramite sistema informatico (PEC AOO interoperabile)

CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale 24

Alcune precisazioni per la comprensione delle caratteristiche delle attività elementari.

1 PDF Si intende un file salvato in tale formato, formato dalla stessa fonte

dell’originale cartaceo che poi verrà sottoscritto, allo scopo di alle-

garlo al protocollo del documento o al fascicolo elettronico, anche

se con valenza informativa e di accesso ai contenuti. Per la valuta-

zione della validità giuridica di tali documenti, si richiama l’art. 3,

comma 2 del Dlgs. 12 febbraio 1993, n. 39 e la normativa vigente in

materia.

2 Repository Il file elettronico originale (p7m o altro) viene conservato in una car-

tella sul server o salvato su altro dispositivo esterno (es.: CD Rom) al

solo fine di archiviazione temporanea del file

3 Validazione

della copia

cartacea

Il processo che trasforma un documento, originariamente elettroni-

co, in documento analogico conforme. Tale azione viene svolta dal

responsabile della conservazione o comunque da personale addetto

apponendo sulla copia stampata una dicitura (timbro e firma o altro

metodo previsto dal regolamento) che ne attesti la conformità

all’originale elettronico (da conservarsi comunque).

4 Validazione

della copia

stampabile

Il processo che trasforma un documento, originariamente informa-

tico sottoscritto digitalmente (p7m), in documento elettronico (PDF)

stampabile e conforme all’originale tramite l’apposizione del timbro

digitale nel processo di creazione. Il documento stampato potrà es-

sere validato per risalire all’originale che lo ha prodotto ed al suo

sottoscrittore, tramite opportuna procedura informatica (timbro di-

gitale).

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 25

5 Validazione

della copia

elettronica

Il processo che trasforma un documento, originariamente cartaceo,

in documento elettronico conforme. Tale azione viene svolta dal re-

sponsabile della conservazione o comunque da personale addetto

apponendo sulla copia digitalizzata la propria firma digitale (in quali-

tà di pubblico ufficiale, responsabile della conservazione, ecc.) per

attestarne la conformità all’originale analogico.

Nota sul tema delle copie analogiche o informatiche

I termini e le modalità per la produzione e la validazione delle copie di documento origina-

riamente informatici o analogici, anche attraverso processi di trasformazione, sono oggetto

di specifiche norme tecniche cui far riferimento nei singoli casi di applicazione. Quanto so-

pra indicato ha uno scopo essenzialmente descrittivo dell’attività quotidiana al fine di indi-

viduare sommariamente i processi operativi da attivare.

2.2.5 Descrizione dei flussi documentali

Lo schema seguente sintetizza i flussi documentali, informatici e cartacei, legati alla gestio-

ne dei procedimenti, individuando:

1. I flussi in ingresso (ricezione) e in uscita (spedizione) dell’interscambio amministra-

tivo

2. La registrazione di protocollo e l’acquisizione dei documenti nel sistema archivistico

3. L’assegnazione per competenza e per conoscenza dei documenti ricevuti

4. I flussi interni legati alla gestione del procedimento

5. L’organizzazione e l a tenuta dell’archivio comunale

La gestione mista dei documenti comporta una doppia tenuta degli archivi per garantire la

conservazione degli originali quando non è prevista la completa dematerializzazione dei

processi, anche attraverso la digitalizzazione dei documenti cartacei e la loro conservazione

sostitutiva in formato elettronico.

CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale 26

RUOLI

Addetto alla ricezione-spedizione

Addetto alla registrazione di protocollo

Assegnatario per competenza / Responsabile del procedimento

Assegnatario per conoscenza

Sub-assegnatario con competenze specifiche

Responsabile del Protocollo informatico / Responsabile della conservazione/ Archivista

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 27

FASI PROCEDIMENTO E GESTIONE DOCUMENTALE

0 Ricezione / Spedizione

1 Acquisizione documenti / Registrazione di protocollo / Classificazione / Assegnazione

2 Assegnazione per competenza/ Presa in carico / Apertura fascicolo / Gestione fascicolo /

Chiusura fascicolo

3 Assegnazione per conoscenza

4 Sub-assegnazione per competenza / Presa in carico / Gestione fascicolo

COMPONENTI DEL SISTEMA

A1 Archivio corrente / Fascicoli aperti (pratiche attive) e fascicoli chiusi nell’anno corrente

A2 Archivio di deposito / Fascicoli chiusi raccolti ed organizzati secondo criteri archivistici

A3 Archivio storico / Documenti e fascicoli archiviati (previo scarto) per la conservazione

S1 Sistema di protocollo informatico e gestione documentale

P1 Casella PEC

P2 Sito web istituzionale- Portale informativo

P3 Front-end operativo / Porta di dominio SPC

S2 Sistema di conservazione digitale (documenti informatici) e sostitutiva (documenti digitaliz-

zati)

T1 Processo di trasformazione da cartaceo a digitale (digitalizzazione dei documenti)

2.2.6 Organizzazione dei fascicoli e tenuta dell’archivio

L’organizzazione archivistica

Nel DPR 445/2000 viene individuato il “Piano di classificazione” come strumento per classi-

ficare ed organizzare i documenti ed i fascicoli.. È uno degli strumenti, più importanti che si

CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale 28

utilizzano nella gestione dell’archivio in formazione, la cui valenza metodologica è stata ri-

badita dalla normativa recente.

L’archivio, che come si è detto costituisce un insieme unitario, può essere distinto dal punto

di vista organizzativo in tre fasi:

1. l’archivio corrente, che comprende i documenti ed i fascicoli necessari allo svolgi-

mento delle attività in corso ed a quelle concluse nell’anno corrente:

2. l’archivio di deposito comprendente i documenti ed i fascicoli relativi ad affari con-

clusi, ma accessibili e disponibili per eventuale consultazione

3. l’archivio storico comprendente documenti selezionati per la conservazione per-

manente, accessibili alla consultazione in caso di necessità amministrativa o stati-

stica.

La prima fase gestisce l’acquisizione e la formazione dei documenti, anche attraverso

l’utilizzo delle nuove tecnologie con particolare attenzione per la loro conservabilità su sup-

porti digitali. L’osservanza delle regole circa i requisiti tecnici del sistema di gestione e le ca-

ratteristiche dei documenti informatici, nonché l’individuazione di un responsabile del si-

stema di gestione documentale, in grado di garantire nel lungo periodo la conservazione

autentica dei documenti elettronici.

La seconda fase gestisce i processi di conservazione a lungo termine dei documenti e dei

fascicoli.

Al termine del periodo definito si opera la selezione dei documenti, operazione valutativa

che può condurre a due esiti tra di loro contrastanti: la conservazione permanente dei do-

cumenti che rivestono un significativo valore di testimonianza storica, oltre che rilevanza

giuridico probatoria, oppure lo scarto, cioè l’eliminazione fisica irreversibile dei documenti

ritenuti di valore transitorio e strumentale, da effettuare con l’autorizzazione della compe-

tente Soprintendenza archivistica.

La terza fase gestisce la conservazione permanente dei documenti selezionati, mantenendo

e rendendo comprensibili i legami originari tra i documenti, approntando gli opportuni

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 29

strumenti descrittivi che consentano la ricerca di uno specifico documento e l’analisi

dell’intero complesso documentale.

Questa metodologia, derivata dal trattamento dei documenti cartacei, viene adottata an-

che per i processi informatici, anche se, rispetto al mondo cartaceo, vengono meno alcune

necessità, per esempio una rigida distinzione fra archivio corrente e di deposito (nel caso

informatico si distingue essenzialmente fra ciò che è accessibile “in line” e “fuori linea” es-

sendo visto il processo più in senso logico che fisico).

I fascicoli

Il fascicolo è l’aggregazione organizzata di documenti ed è l'unità archivistica prevalente

nelle metodologie archivistiche oggi in uso.

L'attività di fascicolazione, se correttamente condotta, è strategica per una efficace stratifi-

cazione dell'archivio. Si possono costituire sostanzialmente tre tipi di fascicolo:

1. fascicolo per affare

2. fascicolo per persona fisica o giuridica

3. fascicolo per attività

Il sistema documentale deve quindi necessariamente prevedere le forme di aggregazione e

le modalità di organizzazione dei documenti.

L’art. 67, comma 2, del DPR 445/2000 cita esplicitamente i fascicoli e le serie, raccoman-

dando di mantenerne l’ordinamento originario nel trasferimento dall’archivio corrente a

quello di deposito. Fascicoli e serie sono quindi due modalità di organizzazione e aggrega-

zione dei documenti secondo criteri logici predefiniti. I fascicoli sono registrati nell'apposito

repertorio.

Formazione dei fascicoli informatici

I fascicoli fanno parte del sistema di gestione informatica dei documenti. Eventuali aggrega-

zioni documentali informatiche sono gestite nel sistema di gestione informatica dei docu-

menti e sono descritte nel manuale di gestione. Ad esse si applicano le regole che identifi-

CAPITOLO 2 – I contenuti della gestione documentale 30

cano univocamente l’aggregazione documentale informatica ed è associato un insieme mi-

nimo dei metadati definiti dalle regole tecniche.

Formazione dei registri e repertori informatici

Il registro di protocollo e gli altri registri di cui all’articolo 53, comma 5, del D.P.R. 28 dicem-

bre 2000, n. 445, i repertori, gli albi, gli elenchi e ogni raccolta di dati concernente stati,

qualità personali e fatti realizzati dalle amministrazioni su supporto informatico in luogo dei

registri cartacei.

Le pubbliche amministrazioni gestiscono registri particolari informatici, espressamente pre-

visti da norme o regolamenti interni, generati dal concorso di più aree organizzative omo-

genee con le modalità previste ed espressamente descritte nel manuale di gestione, indivi-

duando un’area organizzativa omogenea responsabile.

Trasferimento in conservazione

Il responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, il coordinatore della ge-

stione documentale provvede a generare, per uno o più fascicoli o aggregazioni documen-

tali informatiche o registri o repertori informatici, un pacchetto di versamento che contiene

i riferimenti che identificano univocamente i documenti informatici appartenenti al fascico-

lo o all’aggregazione documentale informatica.

Ai fascicoli informatici, alle aggregazioni documentali informatiche, ai registri o repertori

informatici si applica quanto previsto per il documento informatico.

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 31

3

Infrastruttura

per la gestione documentale

3.1 Il sistema di gestione documentale

Tutte queste amministrazioni hanno l’obbligo della realizzazione di un “sistema informativo

automatizzato finalizzato alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti ammi-

nistrativi” almeno nella sua definizione di “nucleo minimo” che consente, oltre alla tenuta

informatica del registro, anche la gestione dei documenti informatici e, in base all’ultimo

aggiornamento del CAD, delle “comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di

posta elettronica” intesa sia come caselle PEC “istituzionali” (art. 54 – comma 2ter e art.

57bis – comma 2), sia come caselle PEC collegate con la casella del Protocollo Informatico

(art. 47 – comma 3) che secondo le altre modalità di interscambio (ed anche di interopera-

bilità) previste (art. 47 - commi 1 e 2).

Inoltre, proprio il CAD, all’art. 2 - comma 2, indica che le disposizioni in esso contenute “si

applicano alle pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislati-

vo 30 marzo 2001, n. 165, nel rispetto del riparto di competenza di cui all’articolo 117 della

Costituzione, nonché alle società, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente

capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione,

CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale 32

come individuate dall’Istituto nazionale di statistica (ISTAT) ai sensi dell’articolo 1, comma

5, della legge 30 dicembre 2004, n. 311” ribadendo poi all’art.3 - comma 1 che “I cittadini e

le imprese hanno diritto a richiedere ed ottenere l'uso delle tecnologie telematiche nelle

comunicazioni con le pubbliche amministrazioni, con i soggetti di cui all’articolo 2, comma

2, e con i gestori di pubblici servizi ai sensi di quanto previsto dal presente codice”.

Il quadro che si delinea individua quindi una tipologia di flussi che sono direttamente legati

ai processi dematerializzazione indicati dal CAD che già oggi dovrebbero essere praticati da

tutte le Pubbliche Amministrazioni.

In particolare va sottolineato che tutte le amministrazioni qui individuate:

dispongono, o dovrebbero disporre, di almeno una casella PEC collegata con il si-

stema di Protocollo (AOO)

sono tenute ad accettare documenti informatici e trasmissioni telematiche, come

indicato dalla normativa, se conformi alle regole tecniche vigenti

dal 28 aprile 2011 sono tenute a utilizzare la PEC per l’interscambio amministrativo.

3.1.1 Caratteristiche generali del sistema

Lo schema di seguito rappresentato, sintetizza tutti i componenti del sistema di gestione

dei documenti considerando centrale il documento informatico.

Vengono presi in considerazione:

1. i sistemi e gli strumenti per il front-end e l’interscambio dei documenti (P1, P2, P3)

2. i sistemi per la registrazione (protocollo), la gestione, l’archiviazione e la conserva-

zione dei documenti (S1, S2)

3. i sistemi e le procedure per la sicurezza dei dati e dei documenti e per la continuità

operativa (S3)

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 33

Il CAD, ed in parte il testo unico 445/2000, delineano in maniera precisa e rigorosa tali ne-

cessità, con particolare attenzione agli aspetti organizzativi, funzionali ed operativi legati al

processo amministrativo.

Le regole tecniche, vigenti o in via di revisione (processo di costante aggiornamento assolu-

tamente indispensabile considerando l’evoluzione tecnologica), definiscono gli aspetti tec-

nologici e gli standard di riferimento.

CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale 34

COMPONENTI DEL SISTEMA

A1 Archivio corrente / Fascicoli aperti (pratiche attive) e fascicoli chiusi nell’anno corrente

A2 Archivio di deposito / Fascicoli chiusi raccolti ed organizzati secondo criteri archivistici

A3 Archivio storico / Documenti e fascicoli archiviati (previo scarto) per la conservazione

P1 Casella PEC istituzionale (associata al protocollo informatico)

P2 Sito web istituzionale/ Portale operativo (servizi online)

P3 Porta di dominio SPC

S1 Sistema di protocollo informatico e gestione documentale

S2 Sistema di conservazione digitale (documenti informatici) e sostitutiva (documenti digitaliz-

zati)

S3 Sistemi di backup (sicurezza dei dati) e per la continuità operativa (disaster recovery)

T1 Processo di trasformazione da cartaceo a elettronico (digitalizzazione dei documenti analogi-

ci)

T2 Processo di trasformazione da elettronico a cartaceo (stampa dei documenti informatici)

3.1.1.1 ASPETTI SPECIFICI DELLA TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Modalità di trasmissione dei documenti informatici mediante l’utilizzo della posta elet-tronica

Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante

messaggi di posta elettronica certificata ai sensi del DPR 11 febbraio 2005, n. 68 o tramite

messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME

definito nelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045 e 2049 e successive modificazio-

ni.

Modalità di trasmissione dei documenti informatici in cooperazione applicativa

Inoltre, lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo, può essere effet-

tuato attraverso messaggi trasmessi in cooperazione applicativa, secondo quanto previsto

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 35

dal D.P.C.M. 1 aprile 2008 recante le regole tecniche e di sicurezza per il funzionamento del

Sistema pubblico di connettività.

3.1.2 Riferimenti normativi

3.1.2.1 REALIZZAZIONE DI SISTEMI INFORMATIVI AUTOMATIZZATI

(DLGS. 12 FEBBRAIO 1993, N. 39)

Art. 1

1. Le disposizioni del presente decreto disciplinano la progettazione, lo sviluppo e la gestio-

ne dei sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni dello Stato, anche ad ordi-

namento autonomo, e degli enti pubblici non economici nazionali, denominate amministra-

zioni ai fini del decreto medesimo.

2. L’utilizzazione dei sistemi informativi automatizzati di cui al comma 1 risponde alle se-

guenti finalità:

a. miglioramento dei servizi;

b. trasparenza dell’azione amministrativa;

c. potenziamento dei supporti conoscitivi per le decisioni pubbliche;

d. contenimento dei costi dell’azione amministrativa.

3. Lo sviluppo dei sistemi informativi automatizzati di cui al comma 1 risponde ai seguenti

criteri:

a. integrazione ed interconnessione dei sistemi medesimi;

b. rispetto degli standard definiti anche in armonia con le normative comunitarie;

c. collegamento con il sistema statistico nazionale.

CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale 36

4. Allo scopo di conseguire l’integrazione e l’interconnessione dei sistemi informativi di tut-

te le amministrazioni pubbliche, le regioni, gli enti locali, i concessionari di pubblici servizi

sono destinatari di atti di indirizzo e di raccomandazioni *…+.

Art. 2

1. Le amministrazioni provvedono di norma con proprio personale alla progettazione, allo

sviluppo ed alla gestione dei propri sistemi informativi automatizzati.

2. Ove sussistano particolari necessità di natura tecnica, adeguatamente motivate, le am-

ministrazioni possono conferire affidamenti a terzi, anche tramite concessione *…+.

3. In ogni caso le amministrazioni sono responsabili dei progetti di informatizzazione e del

controllo dei risultati *…+.

Art. 3

1. Gli atti amministrativi adottati da tutte le pubbliche amministrazioni sono di norma pre-

disposti tramite i sistemi informativi automatizzati.

2. [omissis]

3.1.2.2 REALIZZAZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE DOCUMENTALE

(DPR 445/2000)

Articolo 52 (R) - Il sistema di gestione informatica dei documenti

1. Il sistema di gestione informatica dei documenti, in forma abbreviata "sistema" deve:

a. garantire la sicurezza e l'integrità del sistema;

b. garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata

e in uscita;

c. fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto

dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedi-

menti finali;

d. consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 37

e. consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da par-

te dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle

persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;

f. garantire la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del sistema di classi-

ficazione d'archivio adottato.

3.1.2.3 POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

(DECRETO LEGISLATIVO 7 MARZO 2005, N. 82)

Articolo 6. - Utilizzo della posta elettronica certificata.

1. Per le comunicazioni di cui all' articolo 48, comma 1 , con i soggetti che hanno preventi-

vamente dichiarato il proprio indirizzo ai sensi della vigente normativa tecnica, le pubbliche

amministrazioni utilizzano la posta elettronica certificata. La dichiarazione dell'indirizzo vin-

cola solo il dichiarante e rappresenta espressa accettazione dell'invio, tramite posta elet-

tronica certificata, da parte delle pubbliche amministrazioni, degli atti e dei provvedimenti

che lo riguardano

3.2 Sistema di protocollo informatico e gestione documentale

3.2.1 Caratteristiche del sistema

Registrazione di protocollo dei documenti informatici

Ad ogni messaggio ricevuto o spedito da una area organizzativa omogenea corrisponde un’

unica operazione di registrazione di protocollo, che si riferisce all’intero messaggio. Alla re-

gistrazione di protocollo vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo

informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti,

anche le ricevute rilasciate dal sistema di posta certificata correlate al messaggio oggetto di

registrazione.

CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale 38

Ciascuna amministrazione istituisce, per ogni area organizzativa omogenea, una casella di

posta elettronica certificata direttamente associata al registro di protocollo da utilizzare per

la protocollazione dei messaggi ricevuti e spediti. L’indirizzo di tale casella è riportato

nell’indice delle amministrazioni e nel manuale di gestione di cui all’articolo 5, nonché pub-

blicato sul sito dell’amministrazione.

Ciascuna amministrazione può definire specifiche caselle di posta elettronica certificata

specializzate per trattare peculiari particolari tipologie documentali anche oggetto di regi-

strazione particolare. Gli indirizzi di tali caselle sono riportati nell’indice delle amministra-

zioni e nel manuale di gestione, nonché pubblicati nel sito dell’amministrazione

Impronta del documento informatico

Nell’effettuare l’operazione di registrazione di protocollo dei documenti informatici

l’impronta, di cui all’articolo 53, comma 1, lettera f), del DPR 445/2000, va calcolata per cia-

scun documento informatico associato alla registrazione di protocollo. La funzione hash da

impiegare per la generazione dell’impronta di cui al comma 1 è definita nella deliberazione

CNIPA del 21 maggio 2009, n. 45, e successive modificazioni, recante le regole per il ricono-

scimento e la verifica del documento informatico.

Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico

Il sistema di protocollo informatico deve assicurare:

a. l’univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;

b. la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri;

c. la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;

d. la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente,

in modo tale da garantirne l’identificazione.

Il sistema di protocollo informatico deve consentire il controllo differenziato dell’accesso

alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppo di utenti ed il tracciamento di qualsiasi

evento di modifica delle informazioni trattate e l’individuazione del suo autore.

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 39

Le registrazioni delle attività rilevanti svolte da ciascun utente devono essere protette da

modifiche non autorizzate.

Il contenuto del registro informatico di protocollo deve essere riversato su supporti infor-

matici alla fine della giornata lavorativa garantendone l’immodificabilità e deve essere con-

servato da soggetto diverso dal responsabile della gestione documentale appositamente

nominato da ciascuna amministrazione.

3.2.2 Riferimenti normativi

3.2.2.1 PROTOCOLLO INFORMATICO (DPR 445/2000)

Articolo 53 (R) - Registrazione di protocollo

1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche

amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:

a. numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e re-

gistrato in forma non modificabile;

b. data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e regi-

strata in forma non modificabile;

c. mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i

documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

d. oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e. data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f. l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita

dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto,

registrata in forma non modificabile.

2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito

dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'ar-

co di uno stesso giorno.

CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale 40

3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo * effet-

tuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti,

da parte dell'operatore, garantendo la completezza dell'intera operazione di modifica o re-

gistrazione dei dati.

4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'in-

formatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubbli-

ca, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste

nelle operazioni di registrazione di protocollo.

5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministra-

zione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali

e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre dispo-

sizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali

pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione parti-

colare dell'amministrazione.

Articolo 55 (R) - Segnatura di protocollo

1. La segnatura di protocollo è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in

forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.

Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni

minime previste sono:

a. il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all'articolo 57;

b. la data di protocollo;

c. l'identificazione in forma sintetica dell'amministrazione o dell'area organizzativa in-

dividuata ai sensi dell'articolo 50, comma 4.

2. L'operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all'operazio-

ne di registrazione di protocollo.

3. L'operazione di segnatura di protocollo può includere il codice identificativo dell'ufficio

cui il documento è assegnato o il codice dell'ufficio che ha prodotto il documento, l'indice di

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 41

classificazione del documento e ogni altra informazione utile o necessaria, qualora tali in-

formazioni siano disponibili già al momento della registrazione di protocollo.

4. Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e trasmesso

con strumenti informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di

registrazione del documento. L'amministrazione che riceve il documento informatico può

utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del

documento ricevuto.

5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'in-

formatica nella pubblica Amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubbli-

ca, sono stabiliti il formato e la struttura delle informazioni associate al documento infor-

matico ai sensi del comma 4.

3.2.2.2 (DECRETO LEGISLATIVO 7 MARZO 2005, N. 82)

Articolo 40-bis. - Protocollo informatico.

1. Formano comunque oggetto di registrazione di protocollo ai sensi dell'articolo 53 del de-

creto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 , le comunicazioni che per-

vengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica di cui agli articoli 47, commi 1 e 3 ,

54, comma 2-ter e 57-bis, comma 1 , nonché le istanze e le dichiarazioni di cui all'articolo 65

in conformità alle regole tecniche di cui all' articolo 71 .

Articolo 76. - Scambio di documenti informatici nell'ambito del Sistema pubblico di con-nettività.

1. Gli scambi di documenti informatici tra le pubbliche amministrazioni nell'ambito del SPC,

realizzati attraverso la cooperazione applicativa e nel rispetto delle relative procedure e re-

gole tecniche di sicurezza, costituiscono invio documentale valido ad ogni effetto di legge.

CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale 42

3.2.2.3 GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI (DE-

CRETO LEGISLATIVO 7 MARZO 2005, N. 82)

Articolo 61 (R) - Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi

1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico,

della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizza-

tive omogenee individuate ai sensi dell'articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipenden-

ze della stessa area organizzativa omogenea.

2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di ido-

nei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di pro-

cessi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

3. Il servizio svolge i seguenti compiti:

a. attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura, di-

stinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla

modifica delle informazioni;

b. garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano

nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico;

c. garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di pro-

tocollo di cui all'articolo 53;

d. cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate

entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo

possibile;

e. conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;

f. garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività

di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali,

incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59e 60 e le attività di gestione

degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;

g. autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 54;

h. vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del perso-

nale autorizzato e degli incaricati.

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 43

Articolo 64(R) - Sistema di gestione dei flussi documentali

1. Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine alla gestione dei procedimenti am-

ministrativi mediante sistemi informativi automatizzati, valutando i relativi progetti in ter-

mini di rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorità per l'in-

formatica nella pubblica amministrazione.

2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti amministra-

tivi di cui al comma 1 è finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei sup-

porti conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia dell'azio-

ne amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge.

3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di gestione informatica

dei documenti.

4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree or-

ganizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li conten-

gono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d'archivio per

tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.

Articolo 65 (R) - Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali

1. Oltre a possedere i requisiti indicati all'articolo 52, il sistema per la gestione dei flussi do-

cumentali deve :

a. fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fasci-

colo ed il singolo procedimento cui esso è associato;

b. consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il proce-

dimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento;

c. fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio;

d. consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi docu-

mentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedi-

menti complessi.

CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale 44

Articolo 70 (R) - Aggiornamenti del sistema

1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare, per ogni aggiornamento del sistema, il

pieno recupero e la riutilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni precedenti.

3.2.2.4 SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI (DPR 445/2000)

Articolo 62 (R) - Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema

1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone

per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico

rimovibile.

2. E' consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di

protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.

3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenu-

ta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione all'evoluzione

delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la ripro-

duzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.

4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte inte-

grante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto

delle procedure di conservazione sostitutiva.

Articolo 63 (R) - Registro di emergenza

1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei

flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni

di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause

tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica.

Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione

nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema. (R)

2. Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquat-

tro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può au-

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 45

torizzare l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana.

Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.

(R)

3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il

numero totale di operazioni registrate manualmente. (R)

4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successi-

ve interruzioni, deve comunque garantire l'identificazione univoca dei documenti registrati

nell'ambito del sistema documentario dell'area organizzativa omogenea. (R)

5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema

informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino

delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato

in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario,

che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergen-

za.(R)

3.2.2.5 TRASMISSIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI (DECRETO LEGISLATIVO 7 MARZO 2005, N. 82)

Articolo 45. - Valore giuridico della trasmissione.

1. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo

telematico o informatico, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requi-

sito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del docu-

mento originale .

2. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se

inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'in-

dirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario

messa a disposizione dal gestore.

CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale 46

Articolo 47. - Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni.

1. Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'u-

tilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del pro-

cedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza .

2. Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se:

a. sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata;

b. ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 del decreto del

Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 ;

c. ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto

previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all' articolo 71 ;

d. ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al decreto

del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.

3. Le pubbliche amministrazioni e gli altri soggetti di cui all' articolo 2, comma 2 , provvedo-

no ad istituire e pubblicare nell'Indice PA almeno una casella di posta elettronica certificata

per ciascun registro di protocollo. La pubbliche amministrazioni utilizzano per le comunica-

zioni tra l'amministrazione ed i propri dipendenti la posta elettronica o altri strumenti in-

formatici di comunicazione nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati perso-

nali e previa informativa agli interessati in merito al grado di riservatezza degli strumenti

utilizzati.

Articolo 48. - Posta elettronica certificata.

1. La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di

una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del de-

creto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 , o mediante altre soluzioni

tecnologiche individuate con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentito Digi-

tPA .

2. La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata ai sensi del

comma 1 , equivale, salvo che la legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo

della posta.

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 47

3. La data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso ai

sensi del comma 1 sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del

Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 , ed alle relative regole tecniche, ovve-

ro conformi al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri di cui al comma 1 .

3.2.2.6 DISPOSIZIONI URGENTI IN MATERIA DI SEMPLIFICAZIONE E DI SVILUPPO. (DECRETO-LEGGE 9

FEBBRAIO 2012, N. 51)

Art. 6 - Comunicazione di dati per via telematica tra amministrazioni

1. Sono effettuate esclusivamente in modalità telematica in conformità alle disposizioni di

cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni:

a. le comunicazioni e le trasmissioni tra comuni di atti e di documenti previsti dai re-

golamenti di cui al decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2000, n.

396 e al decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 1989, n. 223, nonché

dal testo unico delle leggi per la disciplina dell'elettorato attivo e per la tenuta e la

revisione delle liste elettorali, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20

marzo 1967, n. 223;

b. le comunicazioni tra comuni e questure previste dai regolamenti di cui al regio de-

creto 6 maggio 1940, n. 635, e al decreto del Presidente della Repubblica 31 agosto

1999, n. 394;

c. le comunicazioni inviate ai comuni dai notai ai fini delle annotazioni delle conven-

zioni matrimoniali a margine dell'atto di matrimonio ai sensi dell'articolo 162 del

codice civile;

d. le trasmissioni e l'accesso alle liste di cui all'articolo 1937 del decreto legislativo 15

marzo 2010, n. 66.

2. Con uno o più decreti del Ministro dell'interno, di concerto con il Ministro per la pubblica

amministrazione e la semplificazione, sentita la Conferenza Stato-città ed autonomie locali,

da emanare entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore del presente decreto,

sono disciplinati le modalità e i termini per l'attuazione del comma 1, lettere a), b) e c).

3. Con uno o più decreti del Ministro dell'interno, di concerto con il Ministro della difesa, da

emanare entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore del presente decreto, sono

disciplinati le modalità e i termini per l'attuazione del comma 1, lettera d).

CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale 48

3.2.2.7 CONTINUITÀ OPERATIVA E SICUREZZA DEI SISTEMI (DECRETO LEGISLATIVO 7 MARZO 2005, N. 82)

Articolo 50-bis. - Continuità operativa.

1. In relazione ai nuovi scenari di rischio, alla crescente complessità dell'attività istituzionale

caratterizzata da un intenso utilizzo della tecnologia dell'informazione, le pubbliche ammi-

nistrazioni predispongono i piani di emergenza in grado di assicurare la continuità delle o-

perazioni indispensabili per il servizio e il ritorno alla normale operatività.

2. Il Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione assicura l'omogeneità delle

soluzioni di continuità operativa definite dalle diverse Amministrazioni e ne informa con ca-

denza almeno annuale il Parlamento.

3. A tali fini, le pubbliche amministrazioni definiscono:

a. il piano di continuità operativa, che fissa gli obiettivi e i principi da perseguire, de-

scrive le procedure per la gestione della continuità operativa, anche affidate a sog-

getti esterni. Il piano tiene conto delle potenziali criticità relative a risorse umane,

strutturali, tecnologiche e contiene idonee misure preventive. Le amministrazioni

pubbliche verificano la funzionalità del piano di continuità operativa con cadenza

biennale;

b. il piano di disaster recovery, che costituisce parte integrante di quello di continuità

operativa di cui alla lettera a) e stabilisce le misure tecniche e organizzative per ga-

rantire il funzionamento dei centri di elaborazione dati e delle procedure informati-

che rilevanti in siti alternativi a quelli di produzione. DigitPA, sentito il Garante per

la protezione dei dati personali, definisce le linee guida per le soluzioni tecniche i-

donee a garantire la salvaguardia dei dati e delle applicazioni informatiche, verifica

annualmente il costante aggiornamento dei piani di disaster recovery delle ammini-

strazioni interessate e ne informa annualmente il Ministro per la pubblica ammini-

strazione e l'innovazione.

4. I piani di cui al comma 3 sono adottati da ciascuna amministrazione sulla base di appositi

e dettagliati studi di fattibilità tecnica; su tali studi è obbligatoriamente acquisito il parere di

DigitPA .

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 49

Articolo 51. - Sicurezza dei dati, dei sistemi e delle infrastrutture delle pubbliche ammini-strazioni .

1. Con le regole tecniche adottate ai sensi dell' articolo 71 sono individuate le modalità che

garantiscono l'esattezza, la disponibilità, l'accessibilità, l'integrità e la riservatezza dei dati,

dei sistemi e delle infrastrutture .

1-bis. [omissis]

2. I documenti informatici delle pubbliche amministrazioni devono essere custoditi e con-

trollati con modalità tali da ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita, accesso non au-

torizzato o non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.

2-bis. Le amministrazioni hanno l'obbligo di aggiornare tempestivamente i dati nei propri

archivi, non appena vengano a conoscenza dell'inesattezza degli stessi .

particolare resi facilmente reperibili e consultabili i dati di cui all' articolo 54 .

2. Il DigitPA svolge funzioni consultive e di coordinamento sulla realizzazione e modificazio-

ne dei siti delle amministrazioni centrali .

3. Lo Stato promuove intese ed azioni comuni con le regioni e le autonomie locali affinché

realizzino siti istituzionali con le caratteristiche di cui al comma 1.

3.2.2.8 REGOLE TECNICHE (DECRETO LEGISLATIVO 7 MARZO 2005, N. 82)

Articolo 71. - Regole tecniche.

1. Le regole tecniche previste nel presente codice sono dettate, con decreti del Presidente

del Consiglio dei Ministri o del Ministro delegato per la pubblica amministrazione e l'inno-

vazione, di concerto con i Ministri competenti, sentita la Conferenza unificata di cui all'arti-

colo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, ed il Garante per la protezione dei dati

personali nelle materie di competenza, previa acquisizione obbligatoria del parere tecnico

di DigitPA.

1-bis. [Abrogato]

CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale 50

1-ter. Le regole tecniche di cui al presente codice sono dettate in conformità alle discipline

risultanti dal processo di standardizzazione tecnologica a livello internazionale ed alle nor-

mative dell'Unione europea.

2. Le regole tecniche vigenti nelle materie del presente codice restano in vigore fino all'ado-

zione delle regole tecniche adottate ai sensi del presente articolo.

3.3 Sistema per la conservazione digitale e sostitutiva

3.3.1 Caratteristiche del sistema

Il sistema di conservazione digitale

In attuazione di quanto previsto dall’articolo 44, comma 1, del CAD, il sistema di conserva-

zione assicura, dalla presa in carico dal produttore fino all’eventuale scarto, la conservazio-

ne, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, dei seguenti oggetti in esso con-

servati, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, re-

peribilità:

a. i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad

essi associati;

b. i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i meta-

dati ad essi associati, contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singo-

li oggetti documentali che appartengono al fascicolo o all’ aggregazione documen-

tale.

Le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano il trattamento dell’intero

ciclo di gestione dell’oggetto conservato nell’ambito del processo di conservazione. 3. Il si-

stema di conservazione garantisce l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo prescritto

dalla norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.

Gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di conservazione in pacchetti in-

formativi che si distinguono in:

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 51

a. pacchetti di versamento;

b. pacchetti di archiviazione;

c. pacchetti di distribuzione.

Ai fini dell’interoperabilità tra i sistemi di conservazione, i soggetti che svolgono attività di

conservazione dei documenti informatici adottano le specifiche della struttura dati emana-

te dalle autorità competenti, almeno per la gestione dei pacchetti di archiviazione.

Modelli organizzativi della conservazione

Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che

garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente.

Ai sensi dell'articolo 44 del Codice, la conservazione può essere svolta:

a. all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti in-

formatici da conservare;

b. affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offro-

no idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conserva-

tori presso DigitPA.

Le pubbliche amministrazioni realizzano i propri processi di conservazione all’interno della

struttura organizzativa che produce il documento informatico o affidando tali processi a

conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all’articolo 44-bis, comma 1, del CAD, fatte

salve le competenze del Ministero per i beni e le attività culturali ai sensi del decreto legi-

slativo 22 gennaio 2004, n 42, e successive modificazioni.

Ruoli e responsabilità della tenuta dell’archivio conservazione

Nel sistema di conservazione si individuano almeno i seguenti ruoli:

a. produttore;

b. utente;

c. responsabile della conservazione.

CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale 52

I ruoli di produttore e utente sono svolti indifferentemente da persone fisiche o giuridiche

interne o esterne al sistema di conservazione, secondo i modelli organizzativi definiti.

Il produttore, responsabile del contenuto del pacchetto di versamento, trasmette tale pac-

chetto al sistema di conservazione secondo le modalità operative di versamento definite

nel manuale di conservazione.

L’utente richiede al sistema di conservazione l’accesso ai documenti per acquisire le infor-

mazioni di interesse nei limiti previsti dalla legge. Tali informazioni vengono fornite dal si-

stema di conservazione secondo le modalità previste

Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di

conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione

al modello organizzativo adottato.

Sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione

o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione

alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il conte-

nuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato.

Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da

un dirigente o da un funzionario formalmente designato. Tale ruolo può essere svolto dal

responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione documen-

tale, ove nominato.

Resta ferma la competenza del Ministero per i beni e le attività culturali in materia di tutela

dei sistemi di conservazione degli archivi pubblici o privati che rivestono interesse storico

particolarmente importante.

Affidamento della conservazione a soggetti esterni

La conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno, secondo i modelli organizzati-

vi indicati, mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l’obbligo del rispetto

del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della stessa.

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 53

Il soggetto esterno a cui è affidato il processo di conservazione assume il ruolo di responsa-

bile del trattamento dei dati come previsto dal Codice in materia di protezione dei dati per-

sonali.

Il processo di conservazione

Il processo di conservazione prevede:

a. l’acquisizione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento

per la sua presa in carico;

b. la verifica che il pacchetto di versamento e gli oggetti contenuti siano coerenti con

le modalità previste dal manuale di conservazione e con quanto indicato per i for-

mati degli oggetti destinati alla conservazione;

c. il rifiuto del pacchetto di versamento, nel caso in cui le verifiche di cui alla lettera b.

abbiano evidenziato delle anomalie;

d. la generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento relativo ad

uno o più pacchetti di versamento, univocamente identificato dal sistema di con-

servazione e contenente un riferimento temporale, specificato con riferimento al

Tempo Universale Coordinato (UTC), e una o più impronte, calcolate sull’intero con-

tenuto del pacchetto di versamento, secondo le modalità descritte nel manuale di

conservazione;

e. l’eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con la firma digitale o firma

elettronica qualificata apposta dal responsabile della conservazione, ove prevista

nel manuale di conservazione;

f. la preparazione e la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifi-

che della struttura dati prevista e secondo le modalità riportate nel manuale della

conservazione;

g. la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata,

ove prevista nel manuale di conservazione, del pacchetto di distribuzione ai fini

dell’esibizione richiesta dall’utente;

h. ai fini della interoperabilità tra sistemi di conservazione, la produzione dei pacchetti

di distribuzione coincidenti con i pacchetti di archiviazione;

i. la produzione di duplicati informatici o di copie informatiche effettuati su richiesta

degli utenti in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di for-

mazione del documento informatico;

CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale 54

j. la produzione delle copie informatiche al fine di adeguare il formato di cui

all’articolo 11, in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di

formazione del documento informatico;

k. lo scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza

dei termini di conservazione previsti dalla norma, dandone informativa al produtto-

re;

l. nel caso degli archivi pubblici o privati, che rivestono interesse storico-artistico par-

ticolarmente importante, lo scarto del pacchetto di archiviazione avviene previa au-

torizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali rilasciata al produttore se-

condo quanto previsto dalla normativa vigente in materia.

Fatto salvo quanto previsto dal d. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 in ordine alla tutela, da parte

del Ministero per i beni e le attività culturali, sugli archivi e sui singoli documenti dello Sta-

to, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto

pubblico, i sistemi di conservazione delle pubbliche amministrazioni e i sistemi di conserva-

zione dei conservatori accreditati, ai fini della vigilanza da parte di DigitPA su questi ultimi,

prevedono la materiale conservazione dei dati e delle copie di sicurezza sul territorio nazio-

nale e garantiscono un accesso ai dati presso la sede del produttore e misure di sicurezza

conformi a quelle stabilite dal presente decreto.

Modalità di esibizione

Fermi restando gli obblighi previsti in materia di esibizione dei documenti dalla normativa

vigente, il sistema di conservazione permette ai soggetti autorizzati l’accesso diretto, anche

da remoto, al documento informatico conservato, attraverso la produzione di un pacchetto

di distribuzione secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione.

Formati degli oggetti destinati alla conservazione

I documenti informatici destinati alla conservazione utilizzano i formati previsti dall’autorità

competente in materia ovvero i formati scelti dal responsabile della conservazione il quale

ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l’integrità della presenta-

zione, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 55

Sicurezza del sistema di conservazione

Nelle pubbliche amministrazioni, il responsabile della conservazione, di concerto con il re-

sponsabile della sicurezza e, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, anche con il

responsabile dell’ufficio di cui all’articolo 17 del CAD, provvede a predisporre, nell’ambito

del piano generale della sicurezza, il piano della sicurezza del sistema di conservazione, nel

rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30

giugno 2003, n. 196 e dal disciplinare tecnico di cui all’allegato B del medesimo decreto,

nonché in coerenza con quanto previsto dagli articoli 50-bis e 51 del Codice e dalle relative

linee guida emanate da DigitPA. Le suddette misure sono descritte nel manuale di conser-

vazione.

I soggetti privati appartenenti ad organizzazioni che già adottano particolari regole di setto-

re per la sicurezza dei sistemi informativi adeguano il sistema di conservazione a tali regole.

Gli altri soggetti possono adottare quale modello di riferimento le regole di sicurezza indica-

te dagli articoli 50-bis e 51 del CAD e dalle relative linee guida emanate da DigitPA.

3.3.2 Riferimenti normativi

3.3.2.1 GESTIONE DELL’ARCHIVIO E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI (DECRETO LEGI-

SLATIVO 7 MARZO 2005, N. 82)

Articolo 42. - Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni.

1. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefìci il recu-

pero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o

opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di so-

stituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche

adottate ai sensi dell' articolo 71 .

Articolo 43. - Riproduzione e conservazione dei documenti.

1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o do-

cumento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su

supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la

CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale 56

conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti

agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell' articolo 71 .

2. Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni

atto, dato o documento già conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, su

supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli

originali.

3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento,

possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono con-

servati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabili-

te ai sensi dell' articolo 71 .

4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli ar-

chivi delle pubbliche amministrazioni e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse

storico ai sensi delle disposizioni del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 .

Articolo 44. - Requisiti per la conservazione dei documenti informatici

1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura :

a. l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'amministra-

zione o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, com-

ma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 ;

b. b) l'integrità del documento;

c. c) la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identifica-

tive, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari;

d. il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legi-

slativo 30 giugno 2003, n. 196 , e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a

tale decreto.

1-bis. Il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile che

opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'articolo 29 del

decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 , e, ove previsto, con il responsabile del servizio

per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 57

di cui all'articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 ,

nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza.

1-ter. Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti in-

formatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quan-

to stabilito dall' articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri

soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.

3.3.2.2 CIRCOLARE DIGITPA N. 59 DEL 29 DICEMBRE 20111

Modalità per presentare la domanda di accreditamento da parte dei soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

La presente circolare indica le modalità con le quali i soggetti, pubblici e privati, che

svolgono attività di conservazione dei documenti informatici (di seguito denominati

"conservatori") e intendono conseguire il riconoscimento dei requisiti del livello più elevato,

in termini di qualità e sicurezza, devono presentare a DigitPA domanda di accreditamento

per la conservazione dei documenti informatici ai sensi dell'art. 44-bis, comma 1, del

decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell'amministrazione digitale (di seguito

indicato "CAD").

Requisiti richiesti

L'art. 44-bis, comma 2, del CAD stabilisce che si applichino ai conservatori gli stessi criteri di

accreditamento previsti per i certificatori di firma digitale. In particolare in attuazione di

quanto disposto dal CAD agli articoli 26 e 27 sui certificatori, all'art. 29 (ad eccezione del

comma 3, lettera a) sull'accreditamento e all' art. 31 sulla vigilanza, i conservatori devono:

1. dimostrare l'affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere

l'attività di conservazione;

2. utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza e delle

competenze necessarie per i servizi forniti, in particolare della competenza a livello

gestionale, della conoscenza specifica nel settore della gestione documentale e

conservazione documenti informatici e della dimestichezza con procedure di sicu-

rezza appropriate e che sia in grado di rispettare le norme del CAD e le regole tecni-

che previste dall'art. 43 del CAD in materia di sistema di conservazione di documen-

ti informatici;

CAPITOLO 3 - Infrastruttura per la gestione documentale 58

3. applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a

tecniche consolidate;

4. utilizzare sistemi affidabili e sicuri di conservazione di documenti informatici realiz-

zati e gestiti in conformità alle disposizioni e ai criteri, standard e specifiche tecni-

che di sicurezza e di interoperabilità contenute nei decreti delle regole tecniche

previste dal CAD;

5. adottare adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la riser-

vatezza, l'autenticità, l'immodificabilità, l'integrità e la fruibilità dei documenti in-

formatici oggetto di conservazione come descritte nel manuale di conservazione

parte integrante del contratto/convenzione di servizio.

Il conservatore, se soggetto privato, in aggiunta a quanto previsto dai precedenti punti,

deve inoltre:

1. avere forma giuridica di società di capitali e un capitale sociale di almeno 200.000

Euro i. v.;

2. garantire il possesso, oltre che da parte dei rappresentanti legali, anche da parte

dei soggetti preposti alla amministrazione e dei componenti degli organi preposti al

controllo, dei requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di

amministrazione, direzione e controllo presso banche ai sensi dell'art. 26 del decre-

to legislativo 1° settembre 1993, n. 385 recante il “Testo unico delle leggi in materia

bancaria e creditizia".

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 59

4

Dotazioni ICT

per lo suap telematico

4.1 Il sistema informativo per lo SUAP

4.1.1 Caratteristiche generali

Il sistema informatico a supporto dell’operatività dello SUAP telematico riprende tutte le

caratteristiche del sistema digestione documentale in merito a modalità di ricezione, trat-

tamento, archiviazione e conservazione dei documenti e dei fascicoli nell’ambito del proce-

dimento amministrativo. Infatti, in questo documento tali caratteristiche sono considerate

il prerequisito per l’avviamento del servizio.

In aggiunta a questa dotazione infrastrutturale sono richieste specifiche dotazione per lo

SUAP che sono principalmente:

una specifica casella PEC, dichiarata per la presentazione delle pratiche telemati-

che;

un’area dedicata del portale web (o in un portale autonomo) per l’accesso alle in-

formazioni sui procedimenti e sulla documentazione da presentare, per lo scarico

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico 60

dei moduli e dei formulari, per le modalità di pagamento degli oneri, e per le infor-

mazioni pubbliche sullo stato di avanzamento delle pratiche;

un portale di front-end per la formazione assistita e per la validazione dei moduli e

dei formulari necessari alla presentazione delle comunicazioni, delle segnalazioni e,

se possibile, delle istanze del procedimento ordinario;

una sezione del portale con la possibilità di accedere, previa autenticazione, allo

stato di avanzamento delle proprie pratiche;

uno specifico applicativo informatico per la gestione dei procedimenti.

Inoltre, se disponibile, un sistema di pagamento elettronico, della possibilità del pagamento

degli oneri (imposte e diritti di segreteria) per le pratiche da presentare allo SUAP.

L’insieme di questi elementi, generali (prerequisiti) e specifici (dotazioni dello SUAP telema-

tico), formano la piattaforma a supporto dell’attività amministrativa svolta dallo SUAP per

la sua relazione con le imprese e con gli altri uffici, enti e soggetti coinvolti nel procedimen-

to.

4.1.2 Nucleo minimo

Come esplicitato nel testo dell'Allegato “Modalità telematiche di comunicazione e trasferi-

mento dei dati tra il SUAP e i soggetti coinvolti nel procedimento”, nelle more dell'adozio-

ne di soluzioni tecnologiche più adeguate e performanti, le funzioni istituzionali del SUAP

possono essere comunque svolte attraverso il possesso dei seguenti requisiti tecnici mini-

mi:

casella di PEC istituzionale, a cui fa riferimento il SUAP, per ricevere la documenta-

zione dalle imprese; inviare le ricevute e gli atti relativi ai procedimenti; trasmette-

re atti, comunicazioni e relativi allegati alle altre amministrazioni comunque coin-

volte nel procedimento e ricevere dalle stesse comunicazioni e atti in formato elet-

tronico;

firma digitale rilasciata al Responsabile dello Sportello, per la sottoscrizione degli

atti in formato elettronico;

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 61

applicazione software per la lettura di documenti firmati digitalmente.

La verifica della firma e la successiva estrazione dei documenti firmati può essere

effettuata con qualsiasi software in grado di elaborare file firmati in modo confor-

me alla deliberazione CNIPA n.45 del 21 maggio 2009 ...;

protocollazione informatica della documentazione in entrata e in uscita, per la cer-

tificazione della corrispondenza, come previsto dal DPR 445 del 28 dicembre 2000 e

dal DPCM del 31 ottobre 2000;

sito web del SUAP o area ad esso riservata nell'ambito del sito istituzionale, in cui

siano pubblicate informazione sui procedimenti amministrativi oltre alle modulisti-

che di riferimento e che preveda la possibilità per gli utenti di verificare lo stato di

avanzamento delle pratiche. Quest'area web può anche essere collocata all'interno

di portali realizzati da una forma associativa di appartenenza, dalla Provincia o dalla

Regione di riferimento.

La descrizione che segue considera sia la condizione di attuazione dello SUAP telematico

nella versione “nucleo minimo” che la sua implementazione più evoluta.

4.1.3 Descrizione del sistema

Lo schema seguente sintetizza gli elementi del sistema e le possibili relazioni (considerando

i flussi informativi e documentali) secondo quanto richiesto per la realizzazione dello SUAP

telematico, ma che sia in grado di gestire casi di presentazione cartacea nella fase in deroga

attualmente in vigore.

Gli elementi costituitivi del sistema sono:

Infrastruttura di gestione documentale che comprende:

a. Strumenti per la formazione e la lettura del documento informatico (D1)

b. Sistemi per la ricezione e la trasmissione telematica dei documenti tramite PEC

(P1)

c. Sistema di protocollo informatico e gestione documentale (S1)

d. Strumenti e procedure per ricezione/trasmissione dei documenti cartacei (D2) e

l’acquisizione nel sistema documentale (T1) e per la produzione di copie analo-

giche di documenti informatici (T2)

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico 62

1. Sistema per la conservazione digitale e sostitutiva dei documenti e dei fascicoli

(S2)

Portale informativo (P2) che metta a disposizione:

a. Informazioni sui procedimenti, sui moduli e sui documenti necessari per ciascun

procedimento, i tempi svolgimento, gli oneri dovuti, ecc.

b. Moduli, formulari ed allegati richiesti per ciascun procedimento e modalità di

compilazione e presentazione

c. Modalità di pagamento degli oneri dovuti per le differenti tipologie di procedi-

mento

d. Fornire le informazioni ad accesso libero sullo stato di avanzamento delle prati-

che

Portale per il fronte end operativo (P3) che consenta al presentante (cittadino, pro-

fessionista o impresa) di:

a. Predisporre in modalità assistita le differenti tipologie di moduli, domande o

quant’altro richiesto per la presentazione di segnalazioni (SCIA, ecc.) o simili

b. Fornire informazioni, previo accreditamento, sullo stato di avanzamento delle

proprie pratiche

Applicazione informatica per la gestione dei procedimenti (P4) che consenta al

SUAP di:

a. Gestire le differenti tipologie di procedure ed il workflow amministrativo

b. Pubblicare sul portale le informazioni sullo stato di avanzamento delle pratiche

in modalità automatica e renderle accessibili previa autenticazione dell’utente

c. Fornire statistiche sul funzionamento del servizio e sui tempi di espletamento

delle pratiche

d. Sistemi di pagamento elettronico disponibili sul portale (P2/P3) così come indi-

cato all’art. 13. “Sistemi di pagamento” del DPR 160/2010 – Allegato: Modalità

telematiche di comunicazione e trasferimento dei dati tra il SUAP e i soggetti

coinvolti nel procedimento.

Gli elementi indicati nei punti 1 e 2 costituiscono il “nucleo minimo” individuato dal legisla-

tore per l’attivazione dello SUAP telematico.

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 63

Gli elementi indicati nei punti 3, 4 e 5 costituisco l’implementazione di un sistema avanzato

così come previsto dalle norme e dalle raccomandazioni tecniche.

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico 64

4.1.4 Flussi documentali ed amministrativi nella gestione associata dello SUAP

Quanto previsto nella dotazione strumentale viene qui applicato ai flussi documentali al fi-

ne di individuare le relazioni ed i ruoli all’interno del procedimenti gestiti dallo SUAP. Lo

schema sintetizza i flussi, individuando:

I diversi ruoli coinvolti nel processo

I flussi di relazione con il front-end

I flussi di back-office

L’utilizzo dei diversi strumenti e sistemi ICT

La gestione delle pratiche e la costituzione dell’archivio

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 65

RUOLI

Addetto alla ricezione-spedizione

Addetto alla registrazione di protocollo

Responsabile del procedimento

Sub-assegnatario con competenze specifiche / Referente SUAP comune associato

Responsabile della conservazione/ Responsabile del Protocollo informatico

Ente o soggetto esterno

FASI PROCEDIMENTO E GESTIONE DOCUMENTALE

0 Ricezione / Spedizione

1 Acquisizione documenti / Registrazione di protocollo / Classificazione / Assegnazione

2 Assegnazione per competenza/ Presa in carico / Apertura fascicolo / Chiusura fascicolo

3 Sub-assegnazione per competenza / Inoltro per competenza territoriale (comune associato)

4 Inoltro per competenza (enti e soggetti esterni) / Comunicazione per conoscenza

COMPONENTI DEL SISTEMA

A1 Archivio corrente / Fascicoli aperti (pratiche attive) e fascicoli chiusi nell’anno corrente

A2 Archivio di deposito / Fascicoli chiusi raccolti ed organizzati secondo criteri archivistici

A3 Archivio storico / Documenti e fascicoli archiviati (previo scarto) per la conservazione

S1 Sistema di protocollo informatico e gestione documentale

P1 Casella PEC

P2 Sito web istituzionale- Portale informativo

P3 Front-end operativo / Porta di dominio SPC

P4 Sistema informatico per la gestione dei procedimenti e del workflow amministrativo

S2 Sistema di conservazione digitale (documenti informatici) e sostitutiva (documenti digitaliz-zati)

T1 Processo di trasformazione da cartaceo a digitale (digitalizzazione dei documenti)

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico 66

4.2 Sistema di acquisizione delle segnalazioni e delle doman-de (front end)

L’Allegato al DPR 160/2010 “Modalità telematiche di comunicazione e trasferimento dei da-

ti tra il SUAP e i soggetti coinvolti nel procedimento” indica una serie di funzionalità opera-

tive che il Portale (nazionale “impresainungiorno”, regionale o locale) devono mettere a di-

sposizione degli utenti.

Invio della pratica telematica

La pratica SUAP è trasmessa al Portale o al sito istituzionale del SUAP tramite Web Browser,

previa autenticazione informatica secondo le modalità previste dal CAD, ovvero in allegato

ad un messaggio PEC indirizzato alla casella PEC individuata da ciascun SUAP e pubblicata

nel Portale.

Ricevute telematiche

La ricevuta di pratica SUAP è emessa in modalità automatica dal Portale o dal sito

istituzionale del SUAP tramite Web Browser, previa autenticazione informatica e secondo le

modalità previste dal CAD, ovvero dalla casella PEC del SUAP, ed è firmata digitalmente dal

responsabile del procedimento o dal responsabile del SUAP.

Altre comunicazioni

Le comunicazioni e i provvedimenti relativi alla pratica SUAP sono resi accessibilidal Portale

o dal sito istituzionale del SUAP tramite Web Browser, previa autenticazione informatica

secondo le modalità previste dal CAD, ovvero inviati dalla casella PEC del SUAP, e sono

firmati digitalmente dal responsabile del procedimento o dal responsabile del SUAP.

Accesso alle pratiche presentate

il Portale rende disponibile tramite Web Browser un'area riservata ad ogni utente al fine

della gestione delle pratiche telematiche.

L'utente accede all'area riservata tramite autenticazione informatica secondo le modalità

previste dal CAD.

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 67

Dall'area riservata sarà possibile consultare informazioni sullo stato avanzamento della

pratica SUAP e accedere alle informazioni previste dall'art 4, comma 3, punto b del

regolamento.

Specifiche tecniche per la cooperazione

Le pubbliche amministrazioni interessate devono adottare la modalità di cooperazione e

colloquio telematico al fine di trasmettere con immediatezza al SUAP l'esito e lo stato di

avanzamento del procedimento.

Le comunicazioni sono inviate tramite il Sistema Pubblico di Connettività e Cooperazione e,

nelle more della definizione dei relativi accordi di servizio, tramite PEC.

In caso di utilizzo di PEC:

la trasmissione della domanda o richiesta all'Ente è inoltrata alla casella PEC defini-

ta dall'Amministrazione, mediante la casella di PEC del SUAP mittente;

l'esito della richiesta è inoltrato tramite posta elettronica certificata dall'Ammini-

strazione destinataria alla casella PEC del SUAP mittente;

ad ogni domanda trasmessa dall'utente al SUAP deve corrispondere, in funzione dei

contenuti della richiesta, l'invio di un messaggio di posta certificata ad una o piu'

caselle PEC definite dal sistema di cooperazione.

4.2.1 La piattaforma regionale MUTA

MUTA (Modello Unico Trasmissione Atti), sviluppato in prima istanza come semplice stru-

mento di monitoraggio delle attività economiche sul territorio (prevedeva il caricamento

delle informazioni a cura degli operatori SUAP) è cresciuto e si è trasformato in un sistema

di servizi implementato e messo a disposizione da Regione Lombardia per tutti i soggetti

coinvolti nei procedimenti di comunicazione o autorizzazione relativi alle attività produtti-

ve con l’obiettivo di:

semplificare gli adempimenti amministrativi relativi alle attività produttive;

regolamentare e rendere omogenei i procedimenti e i flussi informativi tra i vari

soggetti coinvolti;

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico 68

consentire la cooperazione tra enti interessati al processo attraverso lo scambio

controllato delle informazioni e l’integrazione tra sistemi;

monitorare lo sviluppo delle attività economiche e produttive attraverso la raccolta

sistemica e strutturata delle informazioni.

La sua progettazione è stata condivisa e sviluppata in accordo con il Sistema Camerale ed

ANCI Lombardia al fine di garantire l’interoperabilità tra sistemi e l’interscambio informati-

vo tra gli attori pubblici coinvolti nel ciclo delle autorizzazioni e dei controlli, secondo le li-

nee strategiche delineate dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) come integrato da

ultimo dal DPR 235/2010.

4.2.1.1 I SERVIZI OFFERTI DA MUTA

I servizi attivi sulla piattaforma MUTA sono suddivisibili nelle categorie sotto riportate:

Gestione e controllo degli accessi. Registrazione e profilazione per:

Cittadini/Imprese;

Intermediari (CCIAA, Studi professionali, Agenzie delle imprese....);

Enti (Comuni, SUAP, ASL, ARPA, VV.FF, Province, Regione Lombardia..).

Servizi applicativi online:

SCIA (include il modulo per la Procura Speciale);

SCIA Agriturismo (Segnalazione Certificata di Inizio Attività per l’esercizio Attività

Agrituristica e comunicazioni varie);

DIA+Agibilità Edilizia (Denuncia di Inizio Attività Edilizia per le attività economiche e

Dichiarazione di Agibilità per edifici destinati ad attività economiche)

Carta Esercizio Ambulantato (prossimo rilascio);

Comunicazione Semestrale per nuove installazioni e cessazioni di apparecchi auto-

matici per la vendita di prodotti alimentari (prossimo rilascio).

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 69

Servizi di interoperabilità tra sistemi / soggetti:

Acquisizione e trasmissione telematica delle pratiche (via Upload, Pec, Web Servi-

ces, Cooperazione applicativa);

Gestione delle notifiche ai soggetti interessati;

Gestione acquisizione degli esiti dei controlli dai soggetti interessati.

Monitoraggio statistico e territoriale delle pratiche:

Applicativo integrato nella piattaforma MUTA per il monitoraggio statistico e car-

tografico in tempo reale delle pratiche gestite dalla piattaforma (prossimo rilascio).

4.2.1.2 IL SERVIZIO DI COMPILAZIONE ONLINE DELLA MODULISTICA SCIA

Per la SCIA, MUTA mette a disposizione il servizio di compilazione della modulistica online

con le seguenti caratteristiche funzionali diversificate in base al profilo di utenza.

Funzioni disponibili per il compilatore (Impresa o Intermediario):

compilazione guidata della modulistica e stampa PDF;

gestione degli allegati anche firmati digitalmente;

recupero automatico delle informazioni già presenti nel Registro Imprese;

controllo automatico della correttezza formale dei dati inseriti e della completezza

degli allegati previsti;

predisposizione automatica della pratica completa di tutti gli elementi (allegati +

tracciato XML) nella PEC del compilatore per l’inoltro alla PEC del SUAP di compe-

tenza;

messa a disposizione di tutte le pratiche di competenza (ricerca, visualizzazione,

download);

messa a disposizione dello stato di avanzamento delle pratiche di competenza.

Funzioni disponibili per il SUAP:

identificazione delle pratiche di competenza trasmesse telematicamente;

gestione dello stato della pratica (Definitiva / Sospesa) con imputazione del proto-

collo di ricevimento;

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico 70

acquisizione telematica delle pratiche complete di allegati;

messa a disposizione di tutte le pratiche di competenza (ricerca, visualizzazione,

download);

gestione dell’integrazione con l’eventuale sistema proprietario del SUAP;

gestione delle notifiche ai soggetti coinvolti nel procedimento;

acquisizione automatica delle informazioni e dei dati relativi ai controlli svolti dalle

amministrazioni deputate ai controlli (ASL, Arpa, VVFF);

messa a disposizione dello stato di avanzamento delle pratiche di competenza.

Funzioni disponibili per gli altri ENTI (ASL, ARPA, VVFF, PROVINCE…):

gestione notifiche relative alla presenza delle pratiche di competenza (solo per ASL,

ARPA e VVFF);

messa a disposizione di tutte le pratiche di competenza (ricerca, visualizzazione,

download);

messa a disposizione dello stato di avanzamento delle pratiche di competenza.

4.2.2 Le possibili modalità di utilizzo della piattaforma MUTA

Grazie all’architettura modulare della sua piattaforma, MUTA può essere utilizzato in diver-

se modalità in funzione dal sistema adottato per la compilazione della SCIA e in funzione

dell’organizzazione del SUAP, vediamo nel dettaglio di seguito i singoli flussi.

4.2.2.1 COMPILAZIONE DELLA SCIA A PARTIRE DALLA MODULISTICA ONLINE DI MUTA - SUAP

NON DOTATO DI SISTEMA INFORMATIVO (SCHEMA 1)

In questo caso il flusso informativo è il seguente:

Il richiedente/intermediario, che deve essere necessariamente in possesso di PEC,

firma digitale e CF dell’impresa, interroga il portale nazionale

www.impresainungiorno.gov.it, identifica il SUAP o la CCIAA in surroga di riferimen-

to e viene reindirizzato al relativo indirizzo;

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 71

Dalla pagina dedicata alla modulistica on-line del SUAP viene indirizzato alla compi-

lazione guidata del sistema MUTA. Durante la compilazione il sistema attiva tutti i

controlli di correttezza formale dei dati inseriti, recuperando dai sistemi camerali le

informazioni già disponibili e controlla la presenza dei documenti allegati; il sistema

propone al richiedente tutte e sole le schede del modulo da compilare in funzione

dell’attività esercitata e richiede di allegare i documenti obbligatori automatica-

mente in relazione all’attività esercitata;

Una volta completata la compilazione della pratica, questa, comprensiva degli alle-

gati firmati digitalmente e del file XML di interscambio, deve essere trasmessa, dal-

la PEC del richiedente/intermediario, alla casella PEC del SUAP. A tale scopo MUTA

“confeziona” la pratica, già controllata dal sistema, e la deposita nella PEC del ri-

chiedente, già pronta per l'inoltro alla PEC del SUAP. Nello stesso momento MUTA

notifica al SUAP la presenza nel sistema della nuova istanza specificando

l’identificativo univoco assegnato dal sistema stesso.

Il SUAP protocolla la pratica e ne verifica l’accoglibilità; aggiorna lo stato della prati-

ca in MUTA inserendo gli estremi di protocollo assegnato e indicando se è stata ac-

colta o meno (stato “definitiva” o “sospesa”).

Nel caso di pratica accolta (stato “definitiva”) MUTA notifica la presenza della prati-

ca agli enti esterni preposti ai controlli (ASL, ARPA, Vigili del Fuoco)

MUTA “raccoglie” gli esiti dei controlli operati dagli enti esterni e li notifica al SUAP;

Il SUAP comunica l’esito dell’istruttoria al richiedente.

L’utente può consultare lo stato di avanzamento delle proprie pratiche collegan-

dosi a MUTA.

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico 72

SCHEMA 1: Compilazione della SCIA a partire dalla modulistica online di MUTA - SUAP non dotato di

sistema informativo

4.2.2.2 COMPILAZIONE DELLA SCIA A PARTIRE DALLA MODULISTICA ONLINE DI MUTA - SUAP DO-

TATO DI SISTEMA INFORMATIVO (SCHEMA 2)

In questo caso il flusso informativo è il seguente:

Il richiedente/intermediario, che deve essere necessariamente in possesso di PEC,

firma digitale e CF dell’impresa, interroga il portale nazionale

www.impresainungiorno.gov.it, identifica il SUAP o la CCIAA in surroga di riferimen-

to e viene reindirizzato al relativo indirizzo;

Dalla pagina dedicata alla modulistica on-line del SUAP viene indirizzato alla compi-

lazione guidata del sistema MUTA. Il richiedente deve essere necessariamente in

possesso di casella PEC, certificato di firma digitale e Codice Fiscale. Durante la

compilazione il sistema attiva tutti i controlli di correttezza formale dei dati inseriti,

recuperando dai sistemi camerali le informazioni già disponibili e controlla la pre-

senza dei documenti allegati; il sistema propone al richiedente tutte e sole le sche-

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 73

de del modulo da compilare in funzione dell’attività esercitata e richiede di allegare

i documenti obbligatori automaticamente in relazione all’attività esercitata;

Una volta completata la compilazione della pratica, questa, comprensiva degli alle-

gati firmati digitalmente e del file XML di interscambio, deve essere trasmessa, dal-

la PEC del richiedente/intermediario, alla casella PEC del SUAP. A tale scopo MUTA

“confeziona” la pratica, già controllata dal sistema, e la deposita nella PEC del ri-

chiedente, già pronta per l'inoltro alla PEC del SUAP;

MUTA notifica al sistema informativo del SUAP la presenza di una pratica tramite

WS o SPCoop (Web Services o Cooperazione Applicativa) e Il sistema informativo

del SUAP acquisisce la pratica da MUTA secondo il tracciato standard

(XML+allegati);

Il SUAP protocolla la pratica e ne verifica l’accoglibilità tramite le funzioni del pro-

prio sistema informativo e aggiorna in MUTA, via WS o SPCoop lo stato della prati-

ca (definitiva o sospesa);

Nel caso di pratica accolta (stato “definitiva”) MUTA notifica la presenza della prati-

ca agli enti esterni preposti ai controlli (ASL, ARPA, Vigili del Fuoco);

MUTA “raccoglie” gli esiti dei controlli operati dagli enti esterni e li notifica al SUAP;

Il SUAP comunica l’esito dell’istruttoria al richiedente;

L’utente può consultare lo stato di avanzamento delle proprie pratiche collegan-

dosi a MUTA.

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico 74

SCHEMA 2: Compilazione della SCIA a partire dalla modulistica online di MUTA - SUAP dotato di si-

stema informativo

4.2.2.3 COMPILAZIONE DELLA SCIA A PARTIRE DALLA MODULISTICA ONLINE DEL SISTEMA INFOR-

MATIVO DEL SUAP - SUAP DOTATO DI SISTEMA INFORMATIVO (SCHEMA 3)

In questo caso il flusso informativo è il seguente:

Il richiedente/intermediario interroga il portale nazionale

www.impresainungiorno.gov.it, identifica il SUAP o la CCIAA in surroga di riferimen-

to e viene reindirizzato al relativo indirizzo;

Dalla pagina dedicata alla modulistica on-line del SUAP viene indirizzato alla compi-

lazione della SCIA utilizzando l’applicativo proprietario del SUAP;

Una volta compilata, Il Sistema Informativo del SUAP, produce la SCIA in formato

compatibile con il sistema MUTA (XML standard+allegati);

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 75

Tramite il servizio di integrazione, il sistema proprietario del SUAP trasferisce la

pratica già in stato “definitivo” a MUTA (la pratica è già stata dichiarata accoglibile

dal SUAP);

MUTA, al ricevimento della pratica MUTA notifica la presenza dell’istanza agli enti

esterni preposti ai controlli (ASL, ARPA, Vigili del Fuoco);

MUTA “raccoglie” gli esiti dei controlli operati dagli enti esterni e li notifica al SUAP;

il SUAP comunica l’esito dell’istruttoria al richiedente;

L’utente può consultare lo stato di avanzamento delle proprie pratiche collegan-

dosi a MUTA.

SCHEMA 3: Compilazione della SCIA a partire dalla modulistica online del sistema informativo del

SUAP - SUAP dotato di un proprio sistema informativo

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico 76

4.2.2.4 COMPILAZIONE DELLA SCIA A PARTIRE DAL SISTEMA INFORMATIVO CAMERALE STARWEB -

SUAP DOTATO O MENO DI UN PROPRIO SISTEMA INFORMATIVO (SCHEMA 4)

In questo caso il flusso informativo è il seguente:

Il richiedente/intermediario interroga il portale nazionale

www.impresainungiorno.gov.it, identifica il SUAP o la CCIAA in surroga di riferimen-

to e viene reindirizzato al relativo indirizzo;

Dalla pagina dedicata alla modulistica on-line del SUAP viene indirizzato alla compi-

lazione della SCIA utilizzando l’applicativo Starweb della Camera di Commercio;

Una volta compilata, Il Sistema Informativo Starweb della Camera di Commercio,

produce la SCIA in formato compatibile con il sistema MUTA (XML stan-

dard+allegati);

A valle della compilazione, la pratica, completa di XML, viene trasmessa dalla PEC

del compilatore alla PEC del SUAP o della CCIAA in Surroga;

L’operatore del SUAP, dopo aver protocollato la pratica, ridirige la stessa sulla PEC

di MUTA;

L’operatore accede a MUTA e aggiorna lo stato della pratica (sospesa o definitiva)

e compila gli estremi del di protocollo assegnato;

Se la SCIA viene posta in stato “definitivo” MUTA attiva automaticamente il siste-

ma di notifiche verso ASL, ARPA e VVFF per i controlli;

MUTA “raccoglie” gli esiti dei controlli operati dagli enti esterni e li notifica al SUAP;

Il SUAP comunica l’esito dell’istruttoria al richiedente

L’utente può consultare lo stato di avanzamento delle proprie pratiche collegan-

dosi a MUTA.

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 77

SCHEMA 4: Compilazione della SCIA a partire dal sistema informativo camerale Starweb - SUAP dota-

to o meno di un proprio sistema informativo

4.3 Sito web informativo

4.3.1 Aspetti generali

Il sito web che ospita la sezione dedicata allo SUAP dovrà rispondere alle caratteristiche in-

dividuate per i siti web istituzionali della pubblica amministrazione (vedi in allegato la sche-

da allegata: “Sintesi delle linee guida 2011 per i siti web delle PA”)

Nel CAD viene chiaramente indicato cosa devono contenere tali siti, pertanto il portale

SUAP si conforma, per le parti che gli competono, a tali indicazioni.

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico 78

(Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Articolo 54. - Contenuto dei siti delle pubbliche amministrazioni.

1. I siti delle pubbliche amministrazioni contengono necessariamente i seguenti dati pubbli-

ci:

a) l'organigramma, l'articolazione degli uffici, le attribuzioni e l'organizzazione di ciascun uf-

ficio anche di livello dirigenziale non generale, i nomi dei dirigenti responsabili dei singoli

uffici, nonché il settore dell'ordinamento giuridico riferibile all'attività da essi svolta, corre-

dati dai documenti anche normativi di riferimento ;

b) l'elenco delle tipologie di procedimento svolte da ciascun ufficio di livello dirigenziale non

generale, il termine per la conclusione di ciascun procedimento ed ogni altro termine pro-

cedimentale, il nome del responsabile e l'unità organizzativa responsabile dell'istruttoria e

di ogni altro adempimento procedimentale, nonché dell'adozione del provvedimento finale,

come individuati ai sensi degli articoli 2, 4 e 5 della legge 7 agosto 1990, n. 241 ;

c) le scadenze e le modalità di adempimento dei procedimenti individuati ai sensi degli arti-

coli 2 e 4 della legge 7 agosto 1990, n. 241 ;

d) l'elenco completo delle caselle di posta elettronica istituzionali attive, specificando anche

se si tratta di una casella di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della

Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 ;

e) le pubblicazioni di cui all'articolo 26 della legge 7 agosto 1990, n. 241 , nonché i messaggi

di informazione e di comunicazione previsti dalla legge 7 giugno 2000, n. 150 ;

f) l'elenco di tutti i bandi di gara ;

g) l'elenco dei servizi forniti in rete già disponibili e dei servizi di futura attivazione, indican-

do i tempi previsti per l'attivazione medesima;

g-bis) i bandi di concorso .

1-bis. [omissis]

2. [Abrogato]

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 79

2-bis. [Abrogato]

2-ter. Le amministrazioni pubbliche pubblicano nei propri siti un indirizzo istituzionale di

posta elettronica certificata a cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta ai sensi

del presente codice. Le amministrazioni devono altresì assicurare un servizio che renda noti

al pubblico i tempi di risposta . (148)

2-quater. Le amministrazioni pubbliche che già dispongono di propri siti devono pubblicare

il registro dei processi automatizzati rivolti al pubblico. Tali processi devono essere dotati di

appositi strumenti per la verifica a distanza da parte del cittadino dell'avanzamento delle

pratiche che lo riguardano .

3. I dati pubblici contenuti nei siti delle pubbliche amministrazioni sono fruibili in rete gra-

tuitamente e senza necessità di identificazione informatica .

4. Le pubbliche amministrazioni garantiscono che le informazioni contenute sui siti siano

conformi e corrispondenti alle informazioni contenute nei provvedimenti amministrativi o-

riginali dei quali si fornisce comunicazione tramite il sito.

4-bis. La pubblicazione telematica produce effetti di pubblicità legale nei casi e nei modi e-

spressamente previsti dall'ordinamento .

Articolo 64. - Modalità di accesso ai servizi erogati in rete dalle pubbliche amministrazio-ni.

1. La carta d'identità elettronica e la carta nazionale dei servizi costituiscono strumenti per

l'accesso ai servizi erogati in rete dalle pubbliche amministrazioni per i quali sia necessaria

l'identificazione informatica.

2. Le pubbliche amministrazioni possono consentire l'accesso ai servizi in rete da esse ero-

gati che richiedono l'identificazione informatica anche con strumenti diversi dalla carta d'i-

dentità elettronica e dalla carta nazionale dei servizi, purché tali strumenti consentano l'in-

dividuazione del soggetto che richiede il servizio. L'accesso con carta d'identità elettronica e

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico 80

carta nazionale dei servizi è comunque consentito indipendentemente dalle modalità di ac-

cesso predisposte dalle singole amministrazioni.

3. [Abrogato]

4.3.2 Aspetti specifici

L’Allegato al DPR 160/2010 “Modalità telematiche di comunicazione e trasferimento dei da-

ti tra il SUAP e i soggetti coinvolti nel procedimento” indica una serie di funzionalità infor-

mative che il Portale (nazionale “impresainungiorno”, regionale o locale) devono mettere a

disposizione degli utenti.

Servizi informativi e modulistica

Il Portale deve permettere al SUAP la pubblicazione di informazioni e modulistica.

Sul Portale saranno pubblicati:

l'identificativo dello sportello SUAP (assegnato dal sistema informatico e indicato

nel seguito con identificativo SUAP)

le caselle PEC messe a disposizione ai fini della gestione telematica;

la tipologia del SUAP (comunale, associato, camerale);

informazioni utili ai fini dell'attività del SUAP (indirizzi, responsabili, ecc).

Inoltre, sarà disponibile l'elenco delle attività produttive, secondo la classificazione ATECO.

Per ciascuna attività saranno pubblicate le seguenti informazioni:

adempimenti necessari per l'attività;

classificazione dell'adempimento in base alla possibilità di immediato avvio;

modulistica per le domande da presentare al SUAP;

istruzioni di compilazione;

altre informazioni.

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 81

4.4 Sistema di pagamento elettronico

Secondo quanto indicato nell’Allegato al DPR 160/2010 “Modalità telematiche di comunica-

zione e trasferimento dei dati tra il SUAP e i soggetti coinvolti nel procedimento” il Portale

“Impresainungiorno” deve consentire agli utenti di effettuare il pagamento per i diritti e le

imposte relativi ai procedimenti gestiti dal SUAP.

Il sistema di pagamento si adegua alle regole tecniche di cui all'art. 38 del CAD, qualora ap-

plicabili. Il sistema inoltre consente di effettuare i versamenti ai SUAP in modalità telemati-

ca relativamente a:

imposte (imposta di bollo virtuale);

tasse di concessione governativa (nazionali e/o regionali);

diritti di segreteria

Il Portale fornisce servizi infrastrutturali (“Gateway di Pagamento”) per la gestione della lo-

gica del flusso dei pagamenti da/verso i circuiti di pagamento, consentendo di interfacciare

i diversi sistemi di pagamento e gestire il flusso delle transazioni di pagamento, garanten-

done l'integrità, la registrazione su appositi log contabili e la successiva rendicontazione e

gestione.

NOTA: In relazione alla progettazione del sistema di pagamento occorre definire,

con i vari soggetti coinvolti, modalità condivise per il versamento e la contabilizza-

zione delle imposte, tasse e diritti di segreteria che gli utenti devono versare in base

alle procedure richieste.

Il sistema di pagamento sarà attivato sul Portale fornendo servizi infrastrutturali per

il flusso dei pagamenti verso tutti gli attori coinvolti. La quantità delle transazioni

previste e la necessità di garantirne l'integrità, la registrazione su appositi log con-

tabili e la successiva rendicontazione e gestione, richiederanno comunque un con-

fronto con le pubbliche amministrazioni interessate.

CAPITOLO 4 - Dotazioni ICT per lo suap telematico 82

4.5 Sistema gestione dei procedimenti amministrativi

Pur non essendo strumento vincolante per l’avvio dell’attività dello SUAP, qualora

l’amministrazione decidesse di dotarsi di un applicazione o di un sistema informatico dedi-

cato alla gestione dei procedimenti, dovrà considerare alcuni fattori (efficacia, efficienza,

sicurezza, capacità di integrazione e aderenza agli standard ove richiesto, adattabilità al

modello organizzativo adottato, ecc.).

Analogamente a quanto richiesto per altri sistemi informatici e secondo il modello organiz-

zativo adottato, l’applicativo , e più in generale, il sistema dovrà:

supportare il corretto e puntuale svolgimento dell’attività amministrativa degli uffi-

ci coinvolti;

consentire la gestione dei documenti e delle comunicazioni in entrata e in uscita;

fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascuna comunicazione, segna-

lazione o istanza ricevuta dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati

nel corso del procedimento;

consentire il reperimento delle informazioni riguardanti le pratiche gestite (in corso

di trattazione o archiviate);

consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da par-

te dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle

persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;

garantire la corretta organizzazione delle pratiche nell'ambito del modello organiz-

zativo adottato.

Sotto l’aspetto operativo, l’applicazione informatica per la gestione dei procedimenti dovrà

consentire allo SUAP di operare sia a livello di back-office, che nell’interazione con

l’infrastruttura di front-office propria (ove attivata), nazionale, regionale e camerale. In ge-

nerale dovrà:

Gestire le differenti tipologie di procedure previste in ogni fase del processo ammi-

nistrativo, secondo il modello organizzativo adottato;

Sistemi e dotazioni ICT per gli sportelli unici 83

Consentire l’attivazione di un workflow amministrativo al fine di una gestione assi-

stita dei flussi e dei tempi di attuazione delle diverse fasi;

Gestire la modulistica per le comunicazioni ed i provvedimenti, tramite modelli

predefiniti e liberamente modificabili;

Pubblicare sul portale le informazioni sullo stato di avanzamento delle pratiche in

modalità automatica e renderle accessibili in forma libera o previa autenticazione

dell’utente secondo le tipologie di informazioni da pubblicare;

Interagire nelle modalità richieste (SPCoop, Web service, ecc.) e secondo gli stan-

dard previsti (tracciati XML, formato dei messaggi, ecc.) con gli altri sistemi e portali

(nazionali, regionali e camerali) coinvolti nel funzionamento dello SUAP telematico;

Consentire di tenere traccia delle operazioni svolte dagli utenti del sistema, secon-

do responsabilità e nel rispetto delle singole competenze;

Fornire statistiche sul funzionamento del servizio e sui tempi di espletamento delle

pratiche.

Un aspetto specifico del funzionamento è la capacità di interfacciarsi con il sistema di pro-

tocollo informatico in uso all’amministrazione ed in dotazione allo SUAP, al fine di registrare

tutte i documenti e le comunicazioni in entrata ed in uscita oltre che i messaggi e le ricevute

della casella PEC. Ove tale integrazione non sia fattibile o risulti economicamente svantag-

giosa, sarà individuata una precisa procedura operativa da eseguirsi da parte degli addetti

per ognuna di tali operazioni.

Infatti è fondamentale che le informazioni gestite dal sistema per la gestione dei procedi-

menti sia allineato al sistema di gestione documentale al fine di mantenere quel legame in-

dispensabile fra pratiche, documenti e fascicoli al fine di garantire la necessaria trasparenza

amministrativa ed esercitare il controllo amministrativo.

www.progettogit.it