Un Sistema Informativo per la gestione integrata delle risorse … · 2007-04-04 · Un Sistema...

Un Sistema Informativo per la gestione integratadelle risorse nella PA :

Progetto SAP del Comune di Bologna

Pisa, 16 maggio 2006

AGENDA

I sistemi informativi :definizioni e utilizzo(1)

Scenari applicativi e ICT nella P.A. I sistemi ERP e gli impattiorganizzativi (2)

Esempio: Progetto SAP del Comune di Bologna (3)

Area di intervento :analisi dei problemi e della situazione iniziale (4)

Fasi del progetto:gli impatti e le criticità(5)

Risultati: copertura processi nella situazione finale; valutazione soluzioni.(6)

Sistemi Informativi: definizioni

Insieme ordinato di componenti,che raccolgono, elaborano,scambiano e memorizzano dati con l’obiettivo di produrre e distribuire informazioni nel momento e nel luogo + adatto alle persone in azienda che ne hanno utilità, permettendo all’azienda di svolgere le sue attività, perseguire i suoi obiettivi e di affrontare problemi nell’ambiente in cui opera.

Sistema informativo (sottosistema)

•Dati

•Risorse umane

•Procedure

•Risorse strumentali,tecnologiche, finanziarie

•Orientamento/cultura aziendale

Sistema azienda (organizzazione)Evento aziendale(input)

Informazioni(output))

SINDACO

ORGANIGRAMMA DEL COMUNE DI BOLOGNA

DIRETTORE GENERALE

Romano

SettorePERSONALE E

ORGANIZZAZIONEAngeli

SettorePOLIZIA MUNICIPALE E

PROTEZIONE CIVILEMignani

SettoreSISTEMI INFORMATIVI

E TELEMATICIPanaro

SEGRETARIO GENERALE

Napoli

QuartiereNAVILE

Cesari

QuartiereBORGO PANIGALE

Donati

GABINETTOCocchianella

SEGRETERIA GENERALE

Bruni F.

SettoreAFFARI ISTITUZIONALI,

E QUARTIERICocchianella

SettoreACQUISTI

Cammarata

Area SERVIZI ALLE PERSONE-FAMIGLIE - COMUNITA'-POLITICHE DIFFERENZE

Tomba

AreaSAPERI ED ECONOMIA

Bottino

AreaURBANISTICA AMBIENTE E

MOBILITA'Capuzzimati

Area COMUNICAZIONE ERAPPORTI CON LA

CITTADINANZAIannucci

SettoreSALUTEDall'Olmi

Settore SERVIZI SOCIALI

Collina

SettoreISTRUZIONE

Minguzzi

SettoreCULTURA E RAPPORTI

CON L'UNIVERSITA'Govi Morigi

Settore ECONOMIA E ATTIVITA'

TURISTICHEMari

SettoreSPORT E GIOVANI

Occhionero

SettorePROGRAMMI

URBANISTICI-EDILIZICapuzzimati (a.i.)

SettoreMOBILITA' URBANA

Ferrecchi

SettoreINTERVENTI E SERVIZI

PER LA CASACapuzzimati (a.i.)

SettoreCOMUNICAZIONE

Iannucci (a.i.)

SettoreSPORTELLO PER LE

IMPRESEGuidazzi

QuartierePORTO

Biondi

QuartiereRENO

Tosi

QuartiereSAN DONATO

Cesari (a.i.)

QuartiereSANTO STEFANO

Perale

QuartiereSAN VITALE

Sassi

QuartiereSARAGOZZA

Speroni

QuartiereSAVENA

Puliti

STAFF DEL CONSIGLIOCOMUNALE

Minardi

SettoreSTAFF AMM.VO GARE

E CONTRATTIBartolini

SettoreAMBIENTE E VERDE

URBANODiolaiti

SettoreLAVORI PUBBLICI

Bruni R.

AreaFINANZA

Bigi

SettorePATRIMONIO

Bellagamba

SettoreRAGIONERIA

Bigi (a.i)

SettoreENTRATE

Cammarata

Settore PROGR. NE,CONTROLLI ESTATISTICA

Bovini

SettoreLEGALE

Carestia

POLITICHE PER LASICUREZZA

Sassi

SettorePARTECIPAZIONI

SOCIETARIEBellini

SettoreSERVIZI DEMOGRAFICI

RovitoProgetto

Nuove Istituzioni MusealiFelicori

Sistemi Informativi: classificazioni

S.I. informale

S.I. formale

Manuali

Computer based (Sistema Informatico e ICT):HW,SW,COMM

Tipologie in base alle funzionalità aziendali tipiche gestite da un S.I

TPS (operativi/gestionali)

OAS (gestione documenti)

DSS (decisionali/proiezioni)

KWS (progettuali/tecnici)

Integrazione delle funzionalità secondo i processi aziendali:ERP

A cosa serve un Sistema Informatico ?

Coerenza esterna/interna dei sistemi informatici

Un sistema ICT coerente aumenta l’efficienza/efficacia del sistema azienda nel risolvere problemi +/- strutturati nell’ambiente in cui essa opera e nel favorire il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Ambienti applicativi delle P.A

Obiettivo guida dei sistemi informativi nelle P.A. (paradigma dell’e-government)

AGENDA







Scenari applicativi nella P.A. (4G)

G2C - Government to Citizencittadinocittadino: : invioinvio richiesterichiestecittadinocittadino: : statostato delladella praticapraticaenteente: : comunicazionicomunicazioni

G2B - Government to Businessenteente: : pubblicazionepubblicazione bandibandiaziendaazienda: : invioinvio offerteofferteaziendaazienda: : richiestarichiesta autorizzazioniautorizzazioni

G2G - Government to Governmentscambioscambio informazioniinformazionipratichepratiche complessecomplesse

G2E - Government to Employeescambioscambio informazioniinformazioniaccessoaccesso aiai dipendentidipendenti

cobo

sapcobo

cobo

Il paradigma E-Government (mission di un’azienda della PA)

Il supporto ICT

Informatica di rete (paradigma web)

Sistemi ERP

Il supporto ICT

Informatica di rete (paradigma web)

Sistemi ERP

Nuovi modelli organizzativi: LEAN-FLAT-RISK-NET

Organizzazioni schiacciate-> meno livelli,meno passaggi burocratici

Flessibilità del job a livello operativo e strategico

Struttura matriciale a responsabilità condivisa

Attività strutturate x processi->comprensione e coinvolgimento utente finale

Nuovi modelli organizzativi: LEAN-FLAT-RISK-NET

Organizzazioni schiacciate-> meno livelli,meno passaggi burocratici

Flessibilità del job a livello operativo e strategico

Struttura matriciale a responsabilità condivisa

Attività strutturate x processi->comprensione e coinvolgimento utente finale

“Orientare le risorse e le attività secondo i bisogni dei cittadini perseguendo efficacia ed efficienza di gestione,

migliorando i sistemi di pianificazione e controllo”

company boundary

Il supporto ICT :informatica di rete

Web browser access/portale

Workplaceindustry-specific

role-basedpersonalizeddrag & relate

Workplaceindustry-specific

role-basedpersonalizeddrag & relate

Market-place

Market-place

singlesign-

on

3.1H

R/3 4.6FIFI LOLO

HRHR

CRMCRMKMKM

B2BB2B

SEMSEM

APOAPO

BWBW

CFMCFMmySAP.com applications

openInternet

standards

R/2R/2

non mySAP.com3rdparty3rd

party

legacylegacy

PartnerPartner

SAPSAP

inside

outsidemySAP.com Internet services

other Internet services

Cock-pits

Cock-pits

Disponibilità Multimedialità

Navigabilità Interattività

Paradigma web

I SISTEMI ERP

La standardizzazione/personalizzazione

La gestione per processi

La pervasività

Competenze diffuse x “end users”

L’integrazione , l’unicità, l’affidabilità del dato

IL PROBLEMA DEI COMPARTI ORGANIZZATIVI

Fornitore(servizio,info)

Cliente(servizio,info)

SOLUZIONE: L’OTTICA DI PROCESSO aziendale

attivitàattivitàFornitore(servizio,info)

Cliente(servizio,info)

Orientamento al cliente, processi interfunzionali

Funzione aziendale

L’AMPIEZZA DELL’INTERVENTO:tipi azioni riorganizzative x ERP

AMPIEZZA DEL CAMBIAMENTO

OGGETTO DELCAMBIAMENTO

ATTIVITA’/FUNZIONE PROCESSO IMPRESA SETTORE

EFFICIENZA

BEST PRACTISES

NUOVE REGOLE

Miglioramento

ProcessRedesign

Business processReengineering

Network processReengineering E.D.I. con

il fornitore

Acquisizione beni e servizi

Approvvigionamento

Gestione richieste d’acquisto

Progetto ERPProgetto ERPALTERNATIVA 1

Progetto ERPProgetto ERPReingegnerizzazione dei Processi

Reingegnerizzazione dei Processi

ALTERNATIVA 2

Reingegnerizzazione dei ProcessiReingegnerizzazione dei Processi




ERP E REENGINEERING

PR,BPRPR,BPR

ReverseReverse

Forma

mista

Forma

mista

adeguamentoadeguamento

AGENDA







Progetto Progetto tecnico/informaticotecnico/informatico

Linee x Progetto Sap-ASAP RoadmapAllineamento dellaAllineamento della

organizzazioneorganizzazioneGestione dellaGestione della

Cultura aziendaleCultura aziendale

Data/Knowledge Warehouse.

Project Preparation

Business Blueprint

Realization

Final Preparation Go Live &

Support

Continuous

Improvement

• Initial Project Planning• Project Procedures• Training • Project Kickoff • Technical Requirements• Quality Check

• Project Management • Organizational Change Management• Training • Develop System Environment • Organizational Structure Definition • Business Process Analysis• Business Process Defintion• Quality Check

• Project Management • Organizational Change Management• Training• Baseline Configuration and Confirmation • System Management• Final Configuration and Confirmation • Develop Programs, Interfaces etc.• Final Integration Test • Quality Check

• Project Management• Training • System Management • Detailed Project Planning• Cutover • Quality Check

• Production Support• Project End

PROGETTO :FATTORI CRITICI, ATTIVITA’ DI CHANGE MANAGEMENT E RUOLI

MINIMIZZARE ILRISCHIO

MINIMIZZARE ILRISCHIO

ACCELERAREIL PROCESSO

ACCELERAREIL PROCESSO

MANTENERE ALLINEATAL’ORGANIZZAZIONE

MANTENERE ALLINEATAL’ORGANIZZAZIONE

Valutazioni

Sponsorship

Valutazioni

Sponsorship

Comunicazione/ assistenza

Formazione

Comunicazione/ assistenza

Formazione

Revisione dei processi/ruoli

Monitoring del clima

Revisione dei processi/ruoli

Monitoring del clima

SPONSORSPONSOR

CHANGE MANAGEMENT TEAMCHANGE MANAGEMENT TEAM

PROJECT MANAGERPROJECT MANAGER

UTENTI FINALIUTENTI FINALI

KEY USERKEY USER

CHANGE TEAM LEADERCHANGE TEAM LEADER

DECALOGO GENERALE DELLE FASI DI UN PROGETTO

1. Ottimismo generale

2. Fase di disorientamento

3. Sconcerto generale

4. Periodo di caos incontrollato

5. Ricerca implacabile dei colpevoli

6. Si salvi chi può

7. Castigo esemplare agli innocenti

8. Ritorno all’ottimismo perduto

9. Fine inspiegabile del progetto

10. Decorazioni e premi ai non partecipanti

Prodotto SAP:overview applicativa al Cobo

SAP è un sistema ERP

(integrato per processi,dati,elem.organizzativi,architettura tecnica e applicativa)

Multisocietario (+piani dei conti -> 1 (PDCB)

Multidivisionale (+ controlling area,+divisioni->1 (COBO,CB01),+ CdR e +Org.acq.)

Multilingua (non utilizzato)

Multipiattaforma (non utilizzato)

Flessibilità:

Parametrizzazione:il sistema permette di parametrizzare i vari moduli gestionali secondo le esigenze/migliori prassi. (IMG applicata)

Personalizzazione:il sistema fornisce interfacce per incorporare software esterno e suo tool di sviluppo (ABAP):utilizzo al Comune di Bologna

personalizzazione (user-exit): 25%

sviluppo applicativo (nuove funzioni):70% reportistica e 25% (di cui 50%su RE) funzionalità.

chiave di modifica su sorgenti standard:5%

Modelli di architettura

Sistema centr.

(Laptop)

Presentazione distribuita

Client/Server

a due livelli

Client/Server

a tre livelli

Client/Server

cooperativo

multilivello

Presentaz. Applicativi Database

COBO

Piattaforma: Windows (GUI e S.O.)-Oracle (DBMS)

Moduli principali soluzione SAP

R/3R/3ClientClient / Server/ Server

ABAP/4ABAP/4

FIFIFinancialFinancial

AccountingAccounting

WFWFWorkflowWorkflow

ISISIndustryIndustry

SolutionsSolutions

MMMMMaterialsMaterials

MgmtMgmt..

HRHRHumanHuman

ResourcesResources

SDSDSalesSales &&

DistributionDistribution

PPPPProductionProductionPlanningPlanning

PMPMPlantPlant MainMain--

tenancetenance

COCOControllingControlling

AMAMFixedFixed AssetsAssets

MgmtMgmt..

PSPSProjectProjectSystemSystem

QMQMQualityQuality

ManageManage--mentment

RERERealReal EstateEstate

MgmtMgmt..

FMFMFundFund mgmtmgmt....

Tasse & Entrate RegistrazioneCalcolo

delle TasseFatturazione e Bollettazione

Incassi e PagamentiGestione Posizione

Contabile del Contribuente

Contabilità delle Entrate / Ricavi

Indici di Efficacia

ed Efficienza

Programmazione e Pianificazione

Gestione Strategica e Organizzativa

Supporto alle Decisioni e Data

Warehousing

Pianificazione per Funzioni Obiettivo

Formulazionedel Budget

Valutazione e Analisi dei Programmi

Gestione Operativa

Gestione Programmi e Progetti

Contabilità Finanziaria ed

Economico-Patrimoniale

Controllo di Gestione

Gestione Fondi

Cash Management & Tesoreria

Missioni e Spese di Trasferta

Gestione del Budget

Archiviazione e Ricerca Documenti e

Pratiche

Gestione Documenti e Pratiche

Definizione dell’Iter di Workflow

WorkflowWorkflow

MonitoringGestione Documentale e

Schedulazione Archiviazione

Acquisti e Magazzini

Processo di Acquisto di Beni e Servizi Gestione Gare Gestione Contratti Gestione Magazzini Distribuzione

Gestione delle Risorse

Manutenzione su Strutture ed Attrezzature

Gestione del Parco Autoveicoli

Servizi Gestione Cespiti e

InventariPatrimonioImmobiliare

Risorse Umane Selezione Candidati

Gestione Giuridica ed Economica

Rilevazione Presenze

Percorsi di Carrierae Formazione CompensationGestione della

Pianta Organica Payroll

Sicurezza&

Autenticazione E-Government Marketplace Workplace

Portale Informativo & Marketing

Richieste e Servizi via

Internet

Gestione delle Relazioni tra le Pubbliche Amministrazioni

ed i CittadiniE-Procurement

KnowledgeManagement

Gestione delle Professionalità Interne

Sviluppo degli SkillE-Learning & Virtual

ClassroomValutazione degli

Obiettivi

Archivio Documenti Formativi edInformativi

Public Sector:Processi

Sis

tem

iOp

erat

iviS

pec

ific

i

Comune di Bologna:sintesi finanziaria/investimenti 2005 economica-patrimoniale 2003

I PROCESSI e la struttura: I Core Processes ed il Controllo di Gestione

SINDACO

ORGANIGRAMMA DEL COMUNE DI BOLOGNA

DIRETTORE GENERALE

Romano

SettorePERSONALE E

ORGANIZZAZIONEAngeli

SettorePOLIZIA MUNICIPALE E

PROTEZIONE CIVILEMignani

SettoreSISTEMI INFORMATIVI

E TELEMATICIPanaro

SEGRETARIO GENERALE

Napoli

QuartiereNAVILE

Cesari

QuartiereBORGO PANIGALE

Donati

GABINETTOCocchianella

SEGRETERIA GENERALE

Bruni F.

SettoreAFFARI ISTITUZIONALI,

E QUARTIERICocchianella

SettoreACQUISTI

Cammarata

Area SERVIZI ALLE PERSONE-FAMIGLIE - COMUNITA'-POLITICHE DIFFERENZE

Tomba

AreaSAPERI ED ECONOMIA

Bottino

AreaURBANISTICA AMBIENTE E

MOBILITA'Capuzzimati

Area COMUNICAZIONE ERAPPORTI CON LA

CITTADINANZAIannucci

SettoreSALUTEDall'Olmi

Settore SERVIZI SOCIALI

Collina

SettoreISTRUZIONE

Minguzzi

SettoreCULTURA E RAPPORTI

CON L'UNIVERSITA'Govi Morigi

Settore ECONOMIA E ATTIVITA'

TURISTICHEMari

SettoreSPORT E GIOVANI

Occhionero

SettorePROGRAMMI

URBANISTICI-EDILIZICapuzzimati (a.i.)

SettoreMOBILITA' URBANA

Ferrecchi

SettoreINTERVENTI E SERVIZI

PER LA CASACapuzzimati (a.i.)

SettoreCOMUNICAZIONE

Iannucci (a.i.)

SettoreSPORTELLO PER LE

IMPRESEGuidazzi

QuartierePORTO

Biondi

QuartiereRENO

Tosi

QuartiereSAN DONATO

Cesari (a.i.)

QuartiereSANTO STEFANO

Perale

QuartiereSAN VITALE

Sassi

QuartiereSARAGOZZA

Speroni

QuartiereSAVENA

Puliti

STAFF DEL CONSIGLIOCOMUNALE

Minardi

SettoreSTAFF AMM.VO GARE

E CONTRATTIBartolini

SettoreAMBIENTE E VERDE

URBANODiolaiti

SettoreLAVORI PUBBLICI

Bruni R.

AreaFINANZA

Bigi

SettorePATRIMONIO

Bellagamba

SettoreRAGIONERIA

Bigi (a.i)

SettoreENTRATE

Cammarata

Settore PROGR. NE,CONTROLLI ESTATISTICA

Bovini

SettoreLEGALE

Carestia

POLITICHE PER LASICUREZZA

Sassi

SettorePARTECIPAZIONI

SOCIETARIEBellini

SettoreSERVIZI DEMOGRAFICI

RovitoProgetto

Nuove Istituzioni MusealiFelicori

PRODUZIONE DEI SERVIZI

CONTROLLO DI GESTIONE

Comune di Bologna: processiProcessi di line che forniscono servizi al cittadiino

Specifici per servizi al cittadino (scuola,cultura, sociale, salute,economia, ambiente,traffico, territorio). Struttura territoriale su quartieri

Operativi (lavori pubblici, polizia municipale)

Processi di staff operativi (personale, SSI,supporto apparato politico)

Processi di staff contabili-amministrativi e gestionali:

Fasi entrata :accertamento-incasso-versamento

Fasi della spesa :impegno-liquidazione-mandato (ciclo passivo)

Approvvigionamento:

Richiesta

Scelta procedura acquisizione

Ordine

Consegna richiedente e verifica fornitura (e.m)

Gestione dopo-consegna (trattamento doc. contabili)

Gestione magazzino

Gestione patrimonio (mobile e immobile)

Pianificazione e controllo

Ordine.

EV. Consegna a Magazzino

Consegna a cdc (e.m./scarico)

Trattamento doc contabili

Liquidazione

Ordine.

EV. Consegna a Magazzino

Consegna a cdc (e.m./scarico)


Liquidazione

Processo acquisizione beni e servizi al Comune di Bologna

Ordine.

Consegna a cdc(e.m.)


Liquidazione

MercatoMercato

SETTORI/QUARTIERI

Proc.negoziale

Atto Impegno/Affidamento

Proc.negoziale


ContrattoContratto

Prenotazione

impegno

Prenotazione

impegno

RAGIONERIA

•Gestione richieste (previste/eccezionali)

Impegnocont

Proc.negoziale


Proc.negoziale


ContrattoContratto Offerta dafornitore sceltaOfferta dafornitore scelta

PrenotazioneimpegnoPrenotazioneimpegno

Impegnocont

Esecutività

Pagamento

Esecutività

Pagamento

TIPOLOGIE X ACQUISTO FORNITURE/SERVIZI

•Solo dal Settore Acquisti: Utenze, Refezione scolastica,Logistica,Servizi assicurativi ( ¼ dei consumi totali, generalmente previste)

•Solo da un singolo Settore: es. assistenza domiciliare (acquisto tipico)

•Sia da Settore Acquisti e da Settori/Quartieri :escancelleria, arredi,editoria,articoli pulizia, toner

•Magazzino solo x alcune tipologie: arredi scolastici,materiale pulizia/monouso x scuole

Acquisto decentrato

Offerta dafornitore sceltaOfferta dafornitore scelta

Richiesta a Settore Acquisti

SETTORE ACQUISTI

Processo di pianificazione /controllo(Attori:Ragioneria, Pianificazione e Controllo, Settori)

Pianificazione (BDG/PRC)

Verifica x taratura

Controllo (CONS)

Conto Consuntivo Conto Consuntivo (Fin./Eco./(Fin./Eco./PatrPatr.).)Contabilità analiticaContabilità analitica

Attività (output/)indicatoriAttività (output/)indicatoriCdgCdg SettorialiSettoriali

Utilizzo

RppRppBilancio (pluriennale e Bilancio (pluriennale e annuale)annuale)PEGPEG

Risorse (Risorse (capcap--artart))Programma AttivitàProgramma Attività

Conto Conto economicoeconomico

e e StatoStato

PatrimonialePatrimoniale

Bilancio Bilancio FinanziarioFinanziario

ContabilitàContabilitàGeneraleGenerale

(Piano dei conti)(Piano dei conti)

ContabilitàContabilitàFinanziariaFinanziaria

(Cdr - Capitoli)

Prospetto diProspetto diConciliazioneConciliazione

AGENDA







PROBLEMA INIZIALE• Sistema Acquisti da cambiare (non Y2K e obsoleto)• Introduzione dell’Euro e impatto della moneta unica sui sistemi

informativi dell’area gestionale• Mancanza di strumento per controllo dei costi e dei servizi per

supporto al controllo di gestione per analisi e supporto alle decisioni• Pluralità di sistemi funzionali non integrati per processi che non

permettevano di trattare gli eventi gestionali una volta sola per tutti i sistemi che ne avevano necessità ( doppie immissioni e quindi ridondanze e disallineamenti).

• Processi gestionali non gestiti in modo standardizzato per tuttol’ente o non presidiati e quindi necessità di aumentare efficienza/ efficacia in questi processi.

• Obiettivi organizzativi:organizzazione per processi che aumenti il livello di responsabilizzazione e autonomia dell’operatore.

SOLUZIONE• ERP –SAP (con sol. Verticale x PS sviluppata in collaborazione) • FOCUS sui processi contabili amministrativi relativi alla spesa ed al

controllo di gestione

PROBLEMA INIZIALE• Sistema Acquisti da cambiare (non Y2K e obsoleto)• Introduzione dell’Euro e impatto della moneta unica sui sistemi

informativi dell’area gestionale• Mancanza di strumento per controllo dei costi e dei servizi per

supporto al controllo di gestione per analisi e supporto alle decisioni• Pluralità di sistemi funzionali non integrati per processi che non

permettevano di trattare gli eventi gestionali una volta sola per tutti i sistemi che ne avevano necessità ( doppie immissioni e quindi ridondanze e disallineamenti).

• Processi gestionali non gestiti in modo standardizzato per tuttol’ente o non presidiati e quindi necessità di aumentare efficienza/ efficacia in questi processi.

• Obiettivi organizzativi:organizzazione per processi che aumenti il livello di responsabilizzazione e autonomia dell’operatore.

SOLUZIONE• ERP –SAP (con sol. Verticale x PS sviluppata in collaborazione) • FOCUS sui processi contabili amministrativi relativi alla spesa ed al

controllo di gestione

Perchè il S.I. SAP al Comune di Bologna

I processi finanziario-contabili-gestionali

ContabilitàFinanziaria

Controlling PianificazioneConsuntivazioneGestione

commesseContabilità

analitica

PianificazionePianificazioneConsuntivazioneConsuntivazioneGestioneGestione

commessecommesseContabilitàContabilità

analiticaanalitica

Bilancio di PrevisioneAssegnazione di bilancioRendiconto finanziarioGestione operativa impegni di

competenza e residuiControllo di disponibilitàGestione della spesa(impegni-liquidazioni-mandati)Gestione dell’entrata(accertamenti-riscossioni)

Bilancio di PrevisioneAssegnazione di bilancioRendiconto finanziarioGestione operativa impegni di

competenza e residuiControllo di disponibilitàGestione della spesa(impegni-liquidazioni-mandati)Gestione dell’entrata(accertamenti-riscossioni)

Contabilitàeconomico-patrimoniale

Contabilità generaleSezionale fornitori/clientiGestione cespitiBilancio S.P. & P.P.Adempimenti civilisticofiscali

Contabilità generaleSezionale fornitori/clientiGestione cespitiBilancio S.P. & P.P.Adempimenti civilisticofiscali

Approvvigionamento Contratto -OrdineMovimenti

merci(entrata/scaricoa cdc)

Registrazionefattura

ContrattoContratto --OrdineOrdineMovimentiMovimenti

merci(entrata/scaricomerci(entrata/scaricoa a cdccdc))

RegistrazioneRegistrazionefatturafattura

I dati finanziario-contabili- gestionali-economici

ContabilitàFinanziaria

Controlling Voci (di costo e pianificazione)

Centri di CostoOrdini interniCommesseProgetti

Attività

Voci (di costo e pianificazione)

CentriCentri didi CostoCostoOrdiniOrdini interniinterniCommesseCommesseProgettiProgetti

AttivitàAttività

CdRCapitoli/impegni e sub/pos.FondiLiquidazioniMandati

CdRCapitoli/impegni e sub/pos.FondiLiquidazioniMandati

Contabilitàeconomico-patrimoniale

Fornitori/clientiCespitiConti contabilità

Fornitori/clientiCespitiConti contabilità

Logistica

Organiz.acq.MaterialiContrattoOrdineEntrata merciFattura

Organiz.acq.MaterialiContrattoContrattoOrdineOrdineEntrataEntrata mercimerciFatturaFattura

Architettura iniziale sistema informativo

GS00

SIEC

cdc

OFFICE3

impegni

SCIC

Ordini

Fatture

Liquidazioni (batch)

Fatture

Liquidazioni

Impegni(manuale x numero)

Liquidazioni

Fornitori(solo cod)

Settore Acquisti

SID

Settori consuntivi

Pianificazione capitoli

Atti

SISPE

Dati gareProgrammi

attività

Gare e Contratti

Attività

Contabilitàanalitica

(excel)Dati costi,indicatori

Processi analizzati:situazione iniziale sistemi informativi settoriali/funzionali

Controlling (pianificazione e consuntivazione) :SID,SIEC(cdgdettaglio solo Settore Acquisti),sistemi extragestionali per altri settori,GS00,Programma attività,Excel x Contabilità Analitica

Ciclo acquisto-magazzino: SIEC (solo Settore Acquisti),Gare e contratti.

Gestione finanziaria/economica/amministrativa: SCIC,SIEC (bilancio/preventivi solo Settore Acquisti), Office-atti

Gestione cespiti (sistema proprietario per immobili,excel permobili)

Gestione risorse personale (SISPE)

Processi analizzati :Criticità principali ->Problemi che si creano

Procedure d’acquisto differenziate fra i settori e approcci al mercato non coordinati (stessa merce, stessi fornitori, contratti e prezzi diversi)->Perdita sensibilità e controllo sugli acquisti

Il processo di spesa/acquisto è frammentato tra + funzioni e sistemi tecnologicamente eterogenei e basati su procedure disomogenee come dati e funzioni, non integrate e basate su reimmissioni dati manuali -> Scarsa efficienza, errori,dati non consistenti e non affidabili, impossibilità di razionalizzazione procedure (ogni settore fa diversamente)

Documenti contabili (fatture ) cartacei raccolti x liquidazione centralizzata e conservazione in Ragioneria->Perdita info e collo di bottiglia.

Manca gestione cespiti mobili ed immobili integrata e standard->Controllo su patrimonio poco efficiente e con scarsa qualità del dato

Scarso supporto operativo per il ciclo approvigionamento ( no contratti, resi, modifiche ordine, note credito,no e.m parziale, 1 solo cdc x ordine ); problemi usabilità (interf.testuale,no help di ricerca, no report on-line) ->Scarsa efficienza delle procedure amministrative di acquisto

Registrazioni contabili effettive scollegate dalla Pianificazione e dalla Consuntivazione.(solo finanziarie e non integrate tra loro)e dalla contabilità analitica->Tutto da reimmettere a mano,pianificazione e controllo realistiche non possibili

Mancanza integrazione con dati sistema personale e sistema gare e contratti e sistema atti.->Scollegamento tra processi amministrativi connessi a quello di acquisto.

AGENDA







Le fasi del progetto Sap al Comune di Bologna

Pilot Settore Acquisti ( anni 1997-2000)

Estensione ai Settori-Integrazione gestione finanziaria. Migrazione euro e v.4.6 IS-PS (anni 2001-2002)

Sviluppo sistema assistenza,comunicazione e formazione. Sistema di pianificazione e controllo.Contratti quadro. Integrazione verso ambiente esterno(2003-oggi).

Obiettivo :Ciclo PassivoGestione efficiente del processo di acquisto per il Settore Acquisti(MM)Gestione cespiti beni mobili Gestione bilancio/cdg del Settore Acquisti Gestione Utenze e Magazzino

Situazione iniziale processi/operatori :Analisi processi precedentemente effettuataOperatori che lavorano su processi per tipologie di forniture/servizi.

Criticità e impatti :Impatto culturale registrazioni in partita doppia.Impatto interfaccia utente.Disorientamento per le troppe funzionalità inutilizzate.

1° fase (1997-2000) –Pilot Settore Acquisti

Architettura S.I. Risultato della 1 fase : Pilot Settore Acquisti

GS00

MM,CO,FM

cdc

OFFICE3

impegni

SCIC

Ordini

Fatture

liquidazioni

Fatture

Liquidazioni

•Impegni

•Ordini

•Fatture

•Liquidazioni

•Fornitori

Settore Acquisti

SID

Settori consuntivi

Pianificazione capitoli

Atti

SISPE

Dati gareProgrammi

attività

Gare e Contratti

Attività

Contabilità analitica

(excel)Dati costi,indicatori

Il processo di approvvigionamento in SAP al CoBo

ContrattoContrattoFornitoreFornitore

Ordine diOrdine diAcquistoAcquisto

RicevimRicevim..MerciMerci

RapportoRapportoPrestazioniPrestazioni

VerificaVerificaFatturaFattura LiquidazioneLiquidazione

ImpegnoImpegno Fattura Fattura direttadiretta

La gestione dei beni mobili con SAP al CoBo

TransactionsTransactions duringduringconstructionconstructionTransactionsTransactions duringduring

constructionconstruction

Ordini d’Acquisto

Entrata merce

Fattura su ordine

Fatture dirette

Settori Settori Cespitone140

Cespitone142

Cespitone146

Cespite 144

Cespite 140

Cespite 142

Cespite 146

Beni da inventariare

Ufficio

inven

tarioU

fficio in

ventario

Liquidazione

Settori Settori

Conti patrimoniali

ValorizzazioneAlla fatturazione

Am

mo

rtamen

ti

Centro di Costo

Customizzazioni principali e definizioni anagrafiche.Aumento funzionalità nella gestione processo acquisizione beni eservizi per Settore Acquisti:ordine per + cdc, gestione resi e usato per magazzino, gestione utenze migliorata, e.m parziale, contrattiTracciabilità modifiche (storni, id utente). Non si cancella niente.Usabilità :matchcode,reporting,interfaccia utente,liquidazioni on-lineSuperamento di funzioni non integrate (es gestione IVA).Gestione cespiti beni mob. Integrata-> presidio patrimonio beni mobili, efficienza per esigenze informative istituzionali e gestionali.

Aumento efficienza valutato con follow up:10% e aumento qualità dei dati gestiti dal settore Acquisti

Problemi residuiMancanza di utilizzo da tutto il Comune->non si sfruttano benefici ERP per tutta l’organizzazioneMancanza di integrazione per isolamento modulo MM e necessità allineamento batch di tutti i dati->non si sfruttano benefici ERP per l’unicità delle informazioni.Pianificazione per risorse finanziarie/ attività scollegata da registrazioni

Customizzazioni principali e definizioni anagrafiche.Aumento funzionalità nella gestione processo acquisizione beni eservizi per Settore Acquisti:ordine per + cdc, gestione resi e usato per magazzino, gestione utenze migliorata, e.m parziale, contrattiTracciabilità modifiche (storni, id utente). Non si cancella niente.Usabilità :matchcode,reporting,interfaccia utente,liquidazioni on-lineSuperamento di funzioni non integrate (es gestione IVA).Gestione cespiti beni mob. Integrata-> presidio patrimonio beni mobili, efficienza per esigenze informative istituzionali e gestionali.

Aumento efficienza valutato con follow up:10% e aumento qualità dei dati gestiti dal settore Acquisti

Problemi residuiMancanza di utilizzo da tutto il Comune->non si sfruttano benefici ERP per tutta l’organizzazioneMancanza di integrazione per isolamento modulo MM e necessità allineamento batch di tutti i dati->non si sfruttano benefici ERP per l’unicità delle informazioni.Pianificazione per risorse finanziarie/ attività scollegata da registrazioni

1° fase –Pilot Acquisti:Risultati

Obiettivi :Doppia migrazione:valuta in euro e nuova struttura dati finanziari (4.6) Utilizzo esteso a tutti i settori per ciclo passivo (MM)Contabilità economico-patrimoniale (FI)Contabilità finanziaria autorizzativa (FM) Implementazione fase di gestione impegno e gestione liquidazione/ mandato Controllo di gestione esteso (CO)Gestione del Patrimonio Immobiliare (RE)Criticità e impatti:

•Problemi di comunicazione/coinvolgimento/tempi stretti/contemporaneità di modifiche sostanziali

•Diverso impatto a seconda della situazione organizzativa del Settore.•Carenza “culturale “ per passaggio da un sistema di contabilità finanziaria pura ad uno integrato con la contabilità economica,patrimoniale e analitica

•No migrazione dati gestionali/contabili/finanziari di dettaglio ante 2002. (due ambienti produzione)

Obiettivi :Doppia migrazione:valuta in euro e nuova struttura dati finanziari (4.6) Utilizzo esteso a tutti i settori per ciclo passivo (MM)Contabilità economico-patrimoniale (FI)Contabilità finanziaria autorizzativa (FM) Implementazione fase di gestione impegno e gestione liquidazione/ mandato Controllo di gestione esteso (CO)Gestione del Patrimonio Immobiliare (RE)Criticità e impatti:

•Problemi di comunicazione/coinvolgimento/tempi stretti/contemporaneità di modifiche sostanziali

•Diverso impatto a seconda della situazione organizzativa del Settore.•Carenza “culturale “ per passaggio da un sistema di contabilità finanziaria pura ad uno integrato con la contabilità economica,patrimoniale e analitica

•No migrazione dati gestionali/contabili/finanziari di dettaglio ante 2002. (due ambienti produzione)

2° fase (2001-2002) Avvio del sistema di Amministrazione e Controllo Integrato:

Il processo di acquisizione beni servizi in SAP al CoBo

ContrattoContrattoFornitoreFornitore

Ordine diOrdine diAcquistoAcquisto

RicevimRicevim..MerciMerci

RapportoRapportoPrestazioniPrestazioni

VerificaVerificaFatturaFattura LiquidazioneLiquidazione

MandatoMandato

ImpegnoImpegno

ApprovvigionamentoApprovvigionamento

Fattura Fattura direttadiretta

Acquisizione beni e servizi

VerificaVerificaFatturaFattura

Ordine diOrdine diAcquistoAcquisto EntrataEntrata

MerceMerce

(Contratto)(Contratto)

ImpegnoImpegno

controllo controllo disponibilita’

disponibilita’ su Finanziariasu Finanziaria

PROCESSO ACQUISIZIONE FORNITURA/SERVIZIO

(Pianificazione) CONTROLLO DI GESTIONE (Controllo)

Contabilizzazione su:• CdC/VdC• OI/VdC• WBS/VdC (fut.)

L’integrazione con la contabilità:oggetti e processi

Ordine afornitore

Ordine afornitore

Impegno di Spesa

Impegno di Impegno di SpesaSpesa

Entrata merceEntrata cespiteAvv. Prestazione

Entrata merceEntrata cespiteAvv. Prestazione

Controllo eReg.Fattura

Controllo eReg.Fattura LiquidazioneLiquidazione MandatoMandato

Voce diCostoCentro di

Costo Ordine int

Voce diCosto

Centro di Costo

Ordine int.

Materiale Oggetti di Pianificazione

Oggetti di Consuntivazione

Controllo diControllo di

disponibilitàdisponibilità

Controllo diControllo di

disponibilitàdisponibilità

Collegamento impegno-ordine e doc contabili-doc CO

• Ciclo passivo esteso a tutto il Comune (richiesta di acquisto, ordine, entrata merce, registrazione fattura). Copertura di tutte le tipologie di spesa per tutti i settori. Fatture conservate presso Settori.

• Nuova interfaccia utente “a navigazione” e nuova struttura finanziaria • Attivato un sistema contabile in Euro che integra:

i modelli di contabilità di riferimento (Finanziaria, Generale e Analitica) sia nell’operatività che nella reportistica.le contabilità di settore ->superati i fogli excel di controller

• Reso il PEG più compatto, permettendo una gestione semplificata per la variazione dello stesso.

• Integrata la gestione del Patrimonio Immobiliare.• Inserite nel sistema altre strutture di misura dei fenomeni contabili (Voci

di Costo, Centri di costo, Commesse) che consentono:di pianificare e monitorare in maniera analitica l’andamento della

spesa di tutto il comunedi attribuire correttamente le spese, al momento della registrazione

dell’evento con valenza contabile, per calcolare il costo dei servizi e dei prodotti forniti dal Comune

• Ciclo passivo esteso a tutto il Comune (richiesta di acquisto, ordine, entrata merce, registrazione fattura). Copertura di tutte le tipologie di spesa per tutti i settori. Fatture conservate presso Settori.

• Nuova interfaccia utente “a navigazione” e nuova struttura finanziaria • Attivato un sistema contabile in Euro che integra:

i modelli di contabilità di riferimento (Finanziaria, Generale e Analitica) sia nell’operatività che nella reportistica.le contabilità di settore ->superati i fogli excel di controller

• Reso il PEG più compatto, permettendo una gestione semplificata per la variazione dello stesso.

• Integrata la gestione del Patrimonio Immobiliare.• Inserite nel sistema altre strutture di misura dei fenomeni contabili (Voci

di Costo, Centri di costo, Commesse) che consentono:di pianificare e monitorare in maniera analitica l’andamento della

spesa di tutto il comunedi attribuire correttamente le spese, al momento della registrazione

dell’evento con valenza contabile, per calcolare il costo dei servizi e dei prodotti forniti dal Comune

I risultati raggiunti (fase 2°)

Progetto SAPProgetto SAP1-Lav.Pubblicino ordine, no

gest.commesse

Progetto SAPProgetto SAPReingegnerizzazionedei Processi

Reingegnerizzazionedei Processi

2-Acquistiordini dett., contratti

org. x proc. merceologicicultura cdg


Progetto SAPProgetto SAPALTERNATIVA 3


Progetto SAPProgetto SAP

4-Settoriordine(+/-dett)

+/- contratti+/- org.x proc. merceologici

+/- cultura cdg

SAP E REENGINEERING-RISULTATI : IMPATTI ORGANIZZATIVI dopo l’estensione a tutti i settori in COBO

BPR,PRBPR,PR

ReverseReverse

Forma

mista

Forma

mista

adeguamentoadeguamento

L’impianto del sistema di Assistenza e Comunicazione :Helpdesk e SAPNews. La Formazione interna.

SUPPORTO e INTEGRAZIONE alla PROGRAMMAZIONE, CONSUNTIVAZIONE E ANALISI COSTI

Programmi attività/Progetti :Strutturazione attività con WBS e collegamento con risorse BDG di pianificazione

Contabilità Analitica:• Modello attivato dall’evento gestionale del ciclo

passivo(reg.contabile)• Valorizzazione attività (output):automazione processo• Indicatori:quantificare misure di attività->ottenere costo

unitario di prodotto.

SAP BW (ambiente diverso da SAP/R3) su aree Pianificazione, Controllo Costi e Acquisti per confronti su dati aggregati su piu’ anni e analisi più dinamiche e sofisticate e su grossi volumi.

Gestione delle Entrate (Ciclo attivo): In analisi. Manca ancora collegamento costi-ricavi.

L’impianto del sistema di Assistenza e Comunicazione :Helpdesk e SAPNews. La Formazione interna.

SUPPORTO e INTEGRAZIONE alla PROGRAMMAZIONE, CONSUNTIVAZIONE E ANALISI COSTI

Programmi attività/Progetti :Strutturazione attività con WBS e collegamento con risorse BDG di pianificazione

Contabilità Analitica:• Modello attivato dall’evento gestionale del ciclo

passivo(reg.contabile)• Valorizzazione attività (output):automazione processo• Indicatori:quantificare misure di attività->ottenere costo

unitario di prodotto.

SAP BW (ambiente diverso da SAP/R3) su aree Pianificazione, Controllo Costi e Acquisti per confronti su dati aggregati su piu’ anni e analisi più dinamiche e sofisticate e su grossi volumi.

Gestione delle Entrate (Ciclo attivo): In analisi. Manca ancora collegamento costi-ricavi.

La 3° fase (2003-oggi) (1)

Contratti quadro

• Analisi razionalizzazione processo di acquisti e relativo supporto(sistema policentrico).

• Accentramento capacità gestionali e normative per i contratti.• Decentramento impegno finanziario con controllo.• Decentramento procedure acquisti dall’ordine in poi.• Possibilità di rendere flessibile/adattabile la procedura d’acquisto.• Facilitazioni:Richieste di acquisto e richieste di offerta

INTEGRAZIONE (sopratutto verso ESTERNO)

• Gestione Risorse Umane (modulo HR): integrazione di SISPENET. Dati mensili dei costi personale presenti su SAP R/3

• Mandati elettronici: Flusso dati solo elettronico e Firma digitale

• E-procurement: • Partecipazione al progetto di Centrale di Acquisto regionale(Intercent)• Analisi per componente SAP per la gestione delle Gare on-line

• Portale fornitori: partitario fornitori via web con accesso riservato e integrazione con SAP

Contratti quadro

• Analisi razionalizzazione processo di acquisti e relativo supporto(sistema policentrico).

• Accentramento capacità gestionali e normative per i contratti.• Decentramento impegno finanziario con controllo.• Decentramento procedure acquisti dall’ordine in poi.• Possibilità di rendere flessibile/adattabile la procedura d’acquisto.• Facilitazioni:Richieste di acquisto e richieste di offerta

INTEGRAZIONE (sopratutto verso ESTERNO)

• Gestione Risorse Umane (modulo HR): integrazione di SISPENET. Dati mensili dei costi personale presenti su SAP R/3

• Mandati elettronici: Flusso dati solo elettronico e Firma digitale

• E-procurement: • Partecipazione al progetto di Centrale di Acquisto regionale(Intercent)• Analisi per componente SAP per la gestione delle Gare on-line

• Portale fornitori: partitario fornitori via web con accesso riservato e integrazione con SAP

La 3° fase (2003-oggi) (2)

Comunicazione-Assistenza e Formazione

Criticità per l’utente alla partenza della fase 2 (gen/2002):SAP esteso a tutti i Settori•Passaggio dalla versione 4.0 alla 4.6 e contemporaneo passaggio all’Euro. Coesistenza di entrambe le versioni .•Chiusure vecchio sistema (SCIC) basato solo su logica finanziaria/Apertura su SAP 4.6. per tutti i Settori in tempi scaglionati ma brevi (3-6 mesi).•Formazione utente in tempi brevissimi e con un ambiente di test/formazione/produzione non allineato sulle funzioni. •Assistenza all’utente limitata e mancanza di una comunicazione “di massa”• Mancanza di una base culturale “contabile” tra gli end-user coinvolti•Scarsa sensibilizzazione della dirigenza riguardo l’impatto sulla struttura esistente

problema

Mancanza di formazione tecnica

Scarsa sensibilità della Dirigenza

•COMUNICAZIONEMonitoraggio del clima progettuale (incontri rivolti a Dirigenti, Controller e Key User ) Questionario sulla formazione: inviato a tutti gli utenti SAP (13 domande, adesione pari a circa 80%)

Change Management Team, gruppo intersettoriale di coordinamento delle attività di comunicazione e di razionalizzazione procedure sponsorizzato dal Settore Personale e OrganizzazioneSAPNews:Giornalino telematico per comunicazioni di: novità, indicazioni operative, adeguamenti, scadenze,adempimenti->Clima organizzativo migliorato e omogeneo. Le procedure/strutture dati SAP fanno parte della cultura gestionale/direzionale del Comune di Bologna.

ASSISTENZAAssistenza telefonica (mattino)Helpdesk :Database condiviso strutturato di ticket/miglioramenti (media 50 richieste al mese).Key User-Sap:Tutoraggio diffuso decentrato in ogni settore.Manuali :Aggiornamento e pubblicazione sulla rete Intranet del Comune di Bologna->Autonomia utente e razionalizzazione del supporto.

•FORMAZIONE (media 20 ore all’anno x dipendente)Corso di contabilità economico-patrimoniale esteso a tutti gli end userCorso on-line introduttivo e su CD per navigazione SAPCorso per formatori interni e Laboratori controller Corso per dirigenti e Gestione impegni a richiestaCorso Ciclo Passivo e Contabilità Finanziaria attivato ogni 15 nuovi utenti->Autonomia utente e coinvolgimento esteso e mirato su tutte le figure professionali.

Soluzione : piano di Comunicazione,Assistenza e Formazione del Comune di Bologna ->Risultati

Processo di pianificazione/controllo -> vs integrazione risorse previste e utilizzo effettivo nelle attività

Consuntivo :•CdC utilizzatore•VdC registrazione

ControllingControlling (CO)(CO)

Centro di Costo/Centro di Costo/Ord.IntOrd.IntNatura di costo(Natura di costo(vdcvdc) ) Attività output(Attività output(O.IO.I .tipo.tipo AA))IndicatoriIndicatoriCommessaCommessa

Competenza economica

Budget : •Linee di bdg ( CdR – Capitolo-cdcpian – vdcpian) •WBS

Contabilità Finanziaria (FM)Contabilità Finanziaria (FM)

••Centro di Centro di ResponsRespons. . ••TitoliTitoli--FunzFunz././CatCat..--ServServ--IntInt//RisRis..--CapitoliCapitoli--ArtArt••Linee di budgetLinee di budget••WBSWBS

Competenza finanziaria

Verifica x taratura

UtilizzoBILANCIOBILANCIOPEGPEG••BdgBdg//PrcPrc

••Programma Programma attivitaattivita

CdgCdg SettoreSettore

ContabilitàContabilitàanaliticaanalitica

Programmi attività- Contabilità analitica:implementazione

•Timing e % realizzazione in corso d’anno

•Programmi sempre in linea ed integrati con Progetti

•Macroattiv. elemento Pianif/Contab

•Allineamento WBS e O.I Co.An non automatizzato

CDC/O.I e VDC primarie

Cicli allocazione costi diretti e indiretti per valorizzazione attività CO.ANattività CO.AN

•Riproducibiltà

•Condivisibilita

•Manutenibilità

•Indicatori

•Svuotamento cdc/o.i partenza

WBS (Progetti e attività)

Settore

Gruppo Cdc

Obiettivo/ProgettoMacroattivitàMacroattività

Attività

Costi da : Ciclo passivo, Personale, Chiusura es.cespiti, Allocazioni costi economaliaggregati.

O.I. (Attività CO.AN)

Acquisto con contratti quadro/giroconti: Flussi modificati con SAPPercorsi possibili ante-SAP (con supporto informativo non strutturato, disoomogeneo, senza possibilità di controllo puntuale)

AGENDA







Gestione:I volumi di attività

0

10.000

20.000

30.000

40.000

50.000

60.000

70.000ImpegniSub-impegniOrdiniEntrata merciFatture passiveLiquidazioniMandatiReversaliFatture attive

Impegni 3.705 3819

Sub-impegni 2.965 3.073

Ordini 7.629 7473

Entrata merci 9.814 8.505

Fatture passive 61.370 60.082

Liquidazioni 9.693 8.852

Mandati 31.457 30.342

Reversali 13.868 14.826

Fatture attive 406 342

2004 2005

Numero utenti attivi: 380 nel 2003, 379 nel 2004,377 nel 2005

Ciclo passivo e finanziario:Numeri documenti contabili per tipologie

Risultati:Integrazione in R/3:processi gestionali e cdg

Documenti Documenti Documenti Documenti Documenti Documenti Prelievi materiali TrasferimentiPrelievi materiali Trasferimenti

Pianificazione Contabili. Finanziari Pianificazione Contabili. Finanziari Ordini diOrdini di ImputazImputaz. costi. costi

acquacquistoisto AllocazioniAllocazioni

periodicheperiodiche

Risorse Gestione Gestione Contabilità Ricavi Gestione Controlling

Umane progetti cespiti finanziaria/gen. materiali

AM/RE FI/FM MM CO

Attività (WBS pian.)

Ordini interni(output)

SDHRHR

Centri di costo/commesse

Voci (pian. e costo)

PROCESSI GESTIONALI-BACK OFFICE

CONTROLLO DI GESTIONE

PS

Risultati: Moduli principali soluzione SAP utilizzati al Comune di Bologna

R/3R/3ClientClient / Server/ Server

ABAP/4ABAP/4

FIFIFinancialFinancial

AccountingAccounting

WFWFWorkflowWorkflow

ISIS--PSPSIndustryIndustry

SolutionsSolutions

MMMMMaterialsMaterials

MgmtMgmt..

HRHRHumanHuman

ResourcesResources

SDSDSalesSales &&

DistributionDistribution

PPPPProductionProductionPlanningPlanning

PMPMPlantPlant MainMain--

tenancetenance

COCOControllingControlling

AMAMFixedFixed AssetsAssets

MgmtMgmt..

PSPSProjectProjectSystemSystem

QMQMQualityQuality

ManageManage--mentment

RERERealReal EstateEstate

FMFMFundFund MgmtMgmt

Risultati: Moduli principali soluzione SAP utilizzati al Comune di Bologna

Tasse & Entrate RegistrazioneCalcolo

delle TasseFatturazione e Bollettazione

Incassi e PagamentiGestione Posizione

Contabile del Contribuente

Contabilità delle Entrate / Ricavi

Indici di Efficacia

ed Efficienza

Programmazione e Pianificazione

Gestione Strategica e Organizzativa

Supporto alle Decisioni e Data

Warehousing

Pianificazione per Funzioni Obiettivo

Formulazionedel Budget

Valutazione e Analisi dei Programmi

Gestione Operativa

Gestione Programmi e Progetti

Contabilità Finanziaria ed

Economico-Patrimoniale

Controllo di Gestione

Gestione Fondi

Cash Management & Tesoreria

Missioni e Spese di Trasferta

Gestione del Budget

Archiviazione e Ricerca Documenti e

Pratiche

Gestione Documenti e Pratiche

Definizione dell’Iter di Workflow

WorkflowWorkflow

MonitoringGestione Documentale e

Schedulazione Archiviazione

Acquisti e Magazzini

Processo di Acquisto di Beni e Servizi Gestione Gare Gestione Contratti Gestione Magazzini Distribuzione

Gestione delle Risorse

Manutenzione su Strutture ed Attrezzature

Gestione del Parco Autoveicoli

Servizi Gestione Cespiti e

InventariPatrimonioImmobiliare

Risorse Umane Selezione Candidati

Gestione Giuridica ed Economica

Rilevazione Presenze

Percorsi di Carrierae Formazione CompensationGestione della

Pianta Organica Payroll

Sicurezza&

Autenticazione E-Government Marketplace Workplace

Portale Informativo & Marketing

Richieste e Servizi via

Internet

Gestione delle Relazioni tra le Pubbliche Amministrazioni

ed i CittadiniE-Procurement

KnowledgeManagement

Gestione delle Professionalità Interne

Sviluppo degli SkillE-Learning & Virtual

ClassroomValutazione degli

Obiettivi

Archivio Documenti Formativi edInformativi

La mappa della soluzione SAP al comune di Bologna

Architettura Sistemi Informativi Attuale

GS00 cdc

OFFICE3

impegni

Ordini

Doc contabili

liquidazioni

Settori

Cicli ripartizioni

Rettifiche costi

Modelli output

Indicatori

Pianificazione capitoli-linee bdg

Atti

SISPENET

Dati gare

Gare e Contratti

Dati e variazioni impegni

Dati e variazioni fornitori

Programmi attività

Dati personale (mensili)

Mercato

•E-procurement

•Partitario fornitori web

Tesoriere

Mandati elettronici

Settore Personale

Prnformatizzazioocessi analizzati:confronto situazione sistema informativo dell’ente

Controlling (pianificazione e consuntivazione) :SID (tutti) ,SIEC(cdg solo Settore Acquisti),sistemi extragestionali per altri settori,GS00,Programma attività

GS00, SAP

Ciclo acquisto-magazzino: SIEC (solo Settore Acquisti)

SAP

Gestione finanziaria/economica SCIC (tutti),SIEC (bilancio solo Settore Acquisti) –Office atti

SAP ,Office atti

Gestione cespiti (sistema proprietario per immobili,inesistente per mobili)

SAP

Gestione risorse personale (SISPE)

SISPENET , costi integrati mensilmente su SAP

Sommario valutazioni delle soluzioni e impatti (+,=,-)

Dati/procedure condivise per tutto il comune sul processo di acquisizione non frammentata fra funzioni e sistemi eterogenei -> + comprensione e contributo da parte operatore al processo,facilità comunicazione e risoluzione problemi tra settori/funzioni diversi.

Flessibilità strutturata della gestione finanziaria (accentrata/decentrata) e sfruttamento competenza contrattuale ( contratti quadro) (+)

Possibilità realizzare controllo di gestione con presidio processi d’acquisto e analisi della spesa per razionalizzazione acquisti (+)

Maggiore copertura funzionale->+ efficienza e efficacia, eliminate molte elaborazioni batch/excel/cartacee. 10% t.medio recuperato x espletamento attività amministrative

Evitate reimmissioni e tracciabilità dell’informazione->+ efficienza,affidabilità del dato e +qualità del servizio amministrativo.

Standardizzazione e linguaggio comune->+ flessibilità e mobilità degli operatori tra settori.

Facilità di adeguamento alle modifiche organizzative/procedurali (+)

Verifica/ausilio x pianificazione guidata dall’utilizzo effettivo->+ esatte previsioni

Integrazione con ambiente esterno e nuove possibilità di utilizzo mercato (+)

Manca ancora totale integrazione economica-finanziaria: automatismo pianificazione/Co.An , Bdg economico, collegamento costi-ricavi ( =)

Manca ancora integrazione gestione risorse personale e gare/contratti (=)

Minor flessibilità x gestione casi “fuori procedura” (-)

Necessario impegnativo adeguamento culturale iniziale dell’organizzazione/operatore (-)

Un Sistema Informativo per la gestione integrata delle risorse … · 2007-04-04 · Un Sistema...

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