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FORUMPA 2008 13 maggio 2008

Un caso concreto di dematerializzazione e semplificazione dei processi inter -amministrazioni:

la gestione dei contratti dei docenti

Modello applicativo e tecnologico

dott.ssa Maria Pia GiovanniniResponsabile Ufficio Efficienza Organizzativa nelle PAC CNIPA

ForumPA – Roma, 13 maggio 2008 Dematerializzazione dei contratti scolastici MPGiovannini, CNIPA

Il CNIPAGli strumenti abilitanti

il Sistema Pubblico di Connettività SPCla cooperazione applicativala firma digitale e la posta certificatala gestione documentale

Il progettoil modello applicativo di riferimento

Le conclusioni

I CONTENUTI


Il Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) opera presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri per l’attuazione delle politiche per la innovazione tecnologica, con la missione di contribuire alla creazione di valore per cittadini e imprese da parte della Pubblica Amministrazione, fornendo a questa supporto nell'uso innovativo dell'informatica e più in generale dell’ICT (Information and Communication Technology)

In questo contesto, le modalità di azione del CNIPA sono: l’attività di consulenza e proposta relativamente a strategie e azioni puntuali rivolte ai decisori politici, alle pubbliche amministrazioni e agli operatori del settore; l’emissione di normative tecniche a livello secondario, quali linee guida e guide tecniche;la valutazione - ex ante (di coerenza con le strategie nazionali di innovazione del Governo), in itinere (durante l’attuazione dei progetti programmati), ed ex post (sui risultati raggiunti) - delle attività ICT della Pubblica Amministrazione centrale, sia a livello strategico, sui Piani pluriennali di sviluppo dei sistemi informativi, sia a livello di singoli interventi, che per legge sono sottoposti a parere (obbligatorio, ma non vincolante), di congruità tecnica ed economica da parte del CNIPA; la definizione e gestione (a livello di committente e con riferimento in particolare alle specifiche funzionali) di progetti dimostrativi, ad alto impatto, nell’uso dell’ICT nella P.A. centrale, nelle regioni e negli enti locali

IL CNIPA: MISSIONE


GLI STRUMENTI ABILITANTISISTEMA PUBBLICO DI CONNETTIVITÀ (ART.73 DEL CAD)


GLI STRUMENTI ABILITANTISISTEMA PUBBLICO DI CONNETTIVITÀ (ART.73 DEL CAD)

Pienamente operativo da novembre 2007

Sostituisce la RUPA - Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione (attiva dal 1999)

Utilizza 16.000 collegamenti ad alta velocità per connettere 58 domini delle amministrazioni centrali e oltre 200 amministrazioni territoriali consentendo l’integrazione delle applicazioni, flessibilità e servizi avanzati

Permette qualsiasi tipo di comunicazione - dati, fonia e immagini - tra le pubbliche amministrazioni centrali, con elevati standard di sicurezza

Ha permesso alla pubblica amministrazione centrale di dimezzare la spesa annuale per la propria interconnessione dati che è passata da 130 milioni di euro del 2005 a 54 milioni di euro attuali con prestazioni incrementate. La capacità di trasporto è infatti passata da 29,3 Gigabit/sec a 70 Gigabit/sec


GLI STRUMENTI ABILITANTISPC-COOP COOPERAZIONE APPLICATIVA

SP SP CooperazioneCooperazione

SP SP ConnettivitConnettivitàà

Amministrazioni Amministrazioni pubblichepubbliche

Servizi Servizi applicativiapplicativi

MessaggiMessaggi

PacchettiPacchetti

SSPPCC

Servizio 1

Servizio 2

Servizio 3

Servizio 4Porta di Dominio 2Porta di Dominio 2Porta di Dominio 1Porta di Dominio 1

Busta di Busta di eGoverneGovern

mentment


La cooperazione applicativaSPC - COOP

permette alle amministrazioni collegate in rete di effettuare lo scambio di comunicazioni, dati e servizi secondo modelli organizzativi e tecnologici condivisi, evitando a cittadini e imprese sovrapposizioni e duplicazioni burocratiche dovute alla mancanza di dialogo tra tutte le amministrazioni

GLI STRUMENTI ABILITANTICOOPERAZIONE APPLICATIVA – SPC - COOP

Cooperazione tra amministrazioni Le amministrazioni cooperano per l’erogazione e/o la fruizione di servizi applicativi

Ambito di responsabilità Ciascun amministrazione cooperante mantiene la responsabilità dei servizi da essa erogati e dei dati forniti attraverso tali servizi, dando luogo ad un singolo Dominio di servizi applicativi (brevemente Dominio)

Accordi Un servizio applicativo opera sulla base di accordi tra almeno due soggetti (erogatore e fruitore), accordi che hanno un fondamento normativo/istituzionale oltre che tecnico

Tecnologie di cooperazione I servizi applicativi vengono erogati/fruiti attraverso tecnologie e standard indicati genericamente come Web Service; queste rappresentano la soluzione proposta oggi dal mercato per l’interoperabilità di sistemi applicativi eterogenei in grado di soddisfare i requisiti precedentemente indicati.

Principi della SPC -COOP


In attuazione del CODICE DELL’AMMINISTRAZIONE DIGITALE (D.lgs 7 marzo 2005 n.ro 82) il CNIPA provvede inoltre alla diffusione di

Posta elettronica certificata Emanazione di norme e regole tecnicheGestione dell’elenco pubblico dei gestori previsto dall'art. 14 del DPR 11 febbraio 2005, n. 68 (oltre 22 gestori certificati)

Firma digitaleEmanazione di norme e regole tecniche

Gestione dell’elenco pubblico dei certificatori, previsto dall’articolo 29, comma 1 del DLGS 7 marzo 2005 nn. 82 e DPCM 13 gennaio 2004Vigilanza sull’attività dei certificatori qualificati ai sensi dell’articolo 31 del Codice dell’amministrazione digitale

Indice delle Pubbliche Amministrazioni www.indicePA.gov.itIstituito con DPCM del 31 ottobre 2000 contiene la struttura organizzativa e gli indirizzi di posta certificata delle amministrazioni

GLI STRUMENTI ABILITANTILA FIRMA DIGITALE, LA POSTA CERTIFICATA ……


Nel corso del 2007 il CNIPA ho effettuato una rilevazione che ha riguardato la situazione al 31 dicembre 2006 di 65pubbliche amministrazioni centraliI risultati sono stati pubblicati nel Quaderno 34

Valutazione delle azioni della Pubblica Amministrazione sul tema del protocollo informatico e sulla gestione dei flussi documentali

GLI STRUMENTI ABILITANTILA GESTIONE DOCUMENTALE


Nell’ambito dell’indagine sullo stato dell’informatizzazione nella Pubblica Amministrazione, nel corso del 2008 il centro di competenza per il protocollo informatico e gestione documentale del CNIPA ha curato la raccolta dei dati relativi al 31 dicembre 2007 coinvolgendo 51 pubbliche amministrazioni centrali

I risultati della rilevazione sono in corso di pubblicazione da parte del CNIPA

298 milioni (208 mln ingresso, 90 mln uscita) rilevazione 2007

283 milioni (199 mln ingresso, 84 mln uscita) rilevazione 2006

51% (42% del 2006) protocollati elettronicamente (151 mln)30% (29% del 2006) archiviati elettronicamente (90 mln)13 % (2% del 2006) scambiati via posta elettronica (38 mln)87% (98% del 2006) scambiati in via tradizionale (260 mln)62% (60% del 2006) scambiati tra amministrazioni (186 mln)

Alcune anticipazioni



AOO definite 15.403 13.504 con Protocollo informatico (88%)1.214 con Caselle PEC censite su IPA (9%)

PEC 26 milioni di messaggi18,1 % tasso di utilizzo della PEC sul totale dei documenti protocollati

Firma digitale25.400 firme distribuite ai dirigenti della PASolo 3 amministrazioni su 51 (che gestiscono il 50% dei documenti archiviati elettronicamente)



Nonostante risulti in aumento il numero delle amministrazioni provviste di strumenti per la gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali

la percentuale di documenti protocollati elettronicamente supera di poco il 50% dei volumi trattati dimostrando comunque un miglioramento nella diffusione e utilizzo delle procedure rispetto al 2006

mentre rimane costante la situazione per i documenti archiviati ( dal 29% nel 2006 al 30% nel 2007) confermando le difficoltà di carattere organizzativo che le amministrazioni incontrano nelladiffusione della gestione documentale

Il quadro generale



Servizio di protocollo e gestione documentale “ProtocolloASP”

“best practices” che ha costituito un modello di riferimento anche per altri progetti diversi dalla gestione documentale

Diffusione del servizio – Adesioni

21 amministrazioni attive su 31 aderenti 17.000 utenti ordinati20 milioni di registrazioni di protocollo ordinate1,5 milioni di documenti da gestire sulla piattaforma documentaleIn corso di avvio il riuso presso la SOGEI per la diffusione del servizio alle amministrazioni fiscali (35.000 utenti e 25.000.000 documenti)

GLI STRUMENTI ABILITANTIIL SERVIZIO PROTOCOLLOASP


GLI STRUMENTI ABILITANTIIL SERVIZIO PROTOCOLLOASP

Andamento Servizio (dati al 31 – marzo 2008)


L’e-Governmentnei Comuni di piccole e medie

dimensioni

studio del CNIPA 28 marzo 2008

Campione esaminato 4.042 comuni aderenti, di cui 2.831 hanno fornito le informazioni riportate


La gestione documentale negli Enti Locali


Diffusione del Protocollo Informatico nei comuni (% sul totale delle modalità di adozione)

Media Nazionale: Nucleo minimo 78,2%

GestioneDocumentale 15,9%

Workflow 5,9%



Diffusione dei servizi ASP di Protocollo Informatico nei comuni (% sul totale delle soluzioni)

Media Nazionale:

12,8 %



Si conferma anche per gli enti locali quanto registrato per le amministrazioni centrali

Il processo di automazione della gestione documentale èuna innovazione che ha raggiunto parzialmente l’obiettivo prefissato in quanto le amministrazioni locali, analogamente alle amministrazioni centrali, utilizzano gli strumenti informatici principalmente per le sole funzioni di gestione del protocollo

Il quadro generale




DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICIIL PROCEDIMENTO

Automazione dei procedimenti inter-amministrativi… un caso concreto

La dematerializzazione dei contratti scolastici

La diffusione del protocollo informatico, delle procedure di gestione documentale, di strumenti di workflow management, l’interoperabilità degli strumenti di base (attraverso i modelli della cooperazione applicativa) costituiscono le basi abilitanti per l’automazione dei procedimenti amministrativi.

Gli attori

MPI MEF - RGS MEF - DPSV

300.000 contratti/anno

Servizi di connettività - SPC

Cooperazione applicativa

busta di e-gov

Posta Certificata

FirmaElettronica

Gestione documentaleProtocollo informatico

MPI

MEF/RGS

DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICISCENARIO DI RIFERIMENTO ATTUALE

SistemaInformativo

Amm.

SistemaInformativo

Amm.

SistemaInformativo

Amm.


MEF/DPSV

Servizi di connettività - SPC

Cooperazione applicativa

busta di e-gov

Posta Certificata

FirmaElettronica

Gestione documentaleProtocollo informatico

MPI

MEF/RGS

SistemaInformativo

Amm.

Inpdap

SistemaInformativo

Amm.

SistemaInformativo

Amm.

MEF/DPSV

Altra Amm.Sistema

InformativoAmm.

Ente localeSistema

InformativoAmm.


DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICISCENARIO DI RIFERIMENTO A REGIME

DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICIIL MODELLO APPLICATIVO


Il formato per il documento prescelto contiene:

• la segnatura xml base che consente di veicolare il documento tra applicazioni di protocollo e gestione documentale che adottano le regole tecniche (circolare AIPA n.28 del 2000)

• la segnatura xml estesa che contiene i dati strutturati definiti per il “tipo documento” e che permette l’automazione del procedimento

• Il formato PDF-A contenente l’immagine del documento (con il certificato di firma in caso di documento firmato con firma digitale)



I contenuti vengono trattati secondo regole standard in relazione al canale utilizzato

Cooperazioneapplicativa

Posta elettronica certificata

Flusso dati

Busta e-gov

Interoperabilità

EDI/FTP

SEGNATURA BASE

SEGNATURA ESTESA

CONTRATTO

Struttura MIME

header

testo

documento 1

documento n

Segnatura.xml

...

messaggio

La presenza èopzionale

Se presente, puòessere significativo omeno (indicazione nellasegnatura)

La struttura XML hacome root un elementoSegnatura

Documenti informatici,con eventuale firmadigitale e/o cifratura


MPI

MEF/RGS

SistemaInformativo

Amm.

SistemaInformativo

Amm.

SistemaInformativo

Amm.

MEF/DPSV


ProtocolloASP

ProtocolloASP

Web serviceCooperazione

applicativaInteroperabilità

Posta certificata

Flusso dati

DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICIIL MODELLO TECNOLOGICO



l’infrastruttura del sistema di gestione documentale (ProtocolloASP ) porta gli ulteriori benefici:

Gestione integrata del workflow inter-amministrazione

Tracciatura del processo in tutte le fasi con possibilità di darne visione all’utente finale

Identificazione e classificazione automatica dei documenti attraverso la gestione del “tipo documento”

Gestione del procedimento correlato al ”tipo documento” sulla base di regole definite per esso


DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICIIL PROCEDIMENTO

MPI MEF - RGS MEF - DPSVSIDI - ProtocolloASP ProtocolloASP SPT

Predisposizione del contratto (in formato pdf/A)Il documento elettronico conterràoltre al testo del contratto tutte le informazioni utili organizzate in una struttura XML (per i controlli svolti dalla RPS e per la messa in pagamento delle competenze).Convalida e firma digitale del contratto per la trasmissione.Invocazione, tramite web service, del sistema di protocollo per la registrazione in uscita dei contratti, che varranno quindi trasmessi, tramite interoperabilità(posta certificata), alla RGS.Trasmissione di un flusso con i contratti al sistema informativo dl MEF (SPT) per la loro elaborazione al fine della liquidazione delle competenze.

Il sistema di protocollo di RGS registra in ingresso il contratto e popola automaticamente i campi del tipo di documento corrispondente con i dati associati al contratto.Effettua i controlli di competenza che si concludono con il visto o con il rilievo.Trasmette le ricevute di ritorno di avvenuta consegna.Trasmette tramite interoperabilità(posta certificata) a MPI e SPT il risultato dei controlli sotto forma di elenco di trasmissione con l’analico dei provvedimenti registrati o con il testo dei rilievi effettuati.

SPT elabora i dati ricevuti.Se l’elaborazione va a buon fine, dispone la liquidazione delle competenze.SPT trasmette alle DPSV il contratto in formato elettronico.SPT predispone il flusso con i risultati delle elaborazione.

METAPROTOCOLLO

Evoluzione dei sistemi di protocollo e gestione documentale versEvoluzione dei sistemi di protocollo e gestione documentale verso o infrastrutture tecnico organizzative che consentano la gestione infrastrutture tecnico organizzative che consentano la gestione dei dei processi STP (processi STP (straigh thruogh processing) ) tra le amministrazioni ) tra le amministrazioni pubbliche al fine di fornire servizi on line ai cittadinipubbliche al fine di fornire servizi on line ai cittadini

OBIETTIVO OBIETTIVO completare il processo di automazionecompletare il processo di automazione

della gestione documentaledella gestione documentale

EVOLUZIONE DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO E GESTIONE DOCUMENTALE


CONCLUSIONI

www.protocollo.gov.it

[email protected]


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